Mnoho moderních společností prosazuje plochou hierarchii. Ačkoli to zní, jako by žádná hierarchie neexistovala, organizace a projekty mají vždy nějakou hierarchii.
Když odhalíte různé styly a způsoby strukturování projektů, zabráníte tomu, aby se z nich stal chaotický nepořádek. Se správnou strukturou řízení projektů budou všichni členové vašeho týmu – i týmy kolem vás – přesně vědět, kdo je za co zodpovědný.
Bude mnohem snazší řídit práci a činit nejlepší rozhodnutí pro projekt a v konečném důsledku i pro podnik.
V tomto článku se dozvíte, co definuje strukturu projektového řízení a jak si ji vybrat. Ale co je ještě důležitější, dáme vám návod, jak tyto struktury snadno vytvořit v ClickUp!
Čtěte dál!
K čemu se struktury projektového řízení používají?
Struktura řízení projektů se používá k vyjasnění hierarchie a následně i podřízenosti v rámci projektu. Struktura nastiňuje funkci a pravomoci každého účastníka projektu v oblasti dohledu a rozhodování.
Tyto organizační struktury mají podobu grafů. Jejich hodnota spočívá v tom, že slouží jako reference, ke které se členové týmu mohou během realizace projektu vracet.
Koneckonců, s odchodem a fluktuací zaměstnanců se mění i struktury projektového řízení. Totéž se může stát během dovolených a při přijímání mnoha nových zaměstnanců.
Projekt však může být teprve v počáteční fázi, což vyžaduje definici jeho organizační struktury. Nebo může být tak starý, že se jeho organizační struktura v průběhu času změnila.
Je rychlejší a pohodlnější zkontrolovat tabulku v přístupném úložišti, než obtěžovat (někdy různé) kolegy dotazováním, s kým je třeba mluvit, aby se vyřešila naléhavá záležitost.
ŘÍZENÍ PROJEKTŮ NEBO ORGANIZAČNÍ STRUKTURA PROJEKTU? Někteří označují tyto struktury jako „organizační struktury projektu“ namísto „struktury řízení projektu“. Důvodem je to, že představují organizaci lidí kolem projektu. A v závislosti na struktuře se mění styl koordinace a řízení práce a komunikace projektového týmu.
Každá struktura řízení projektů však slouží jako základ pro:
- Jasná komunikace: Před zahájením projektu a v jeho průběhu sjednoťte všechny členy týmu ohledně očekávaného druhu příspěvku každého z nich, abyste minimalizovali konflikty.
- Efektivní týmová spolupráce: Jasně definované role, odpovědnosti a vzájemné vazby mezi nimi
- Optimalizace pracovních postupů : Zaměstnanci, technologické systémy a materiály v rámci projektů i mezi nimi jsou definovány.
- Odstranění možných překážek: Ty mohou existovat kvůli nadměrnému nebo nedostatečnému přidělování zdrojů a pracovnímu zatížení.
A všechny výše uvedené charakteristiky jsou do jisté míry principy projektového řízení.
Různé typy organizačních struktur projektů
Podívejme se na tři hlavní typy struktur projektového řízení. Každá z nich má odlišnou konfiguraci rolí členů týmu v rámci projektů a společnosti.
A to určuje odpovědnosti a pravomoci každého jednotlivce v kontextu projektu nebo společnosti. Upozorňujeme, že vám ukážeme šablony, které možná budete muset přizpůsobit vaší realitě.
Mezitím si ale zkontrolujte rozdíly mezi jednotlivými typy struktur na těchto úrovních:
- Role projektového manažera
- Koordinace práce a lidí, která je buď vertikální, nebo horizontální
- Pozice v liniové struktuře versus pozice ve štábní struktuře, s ohledem na to, že pozice v liniové struktuře představuje člena týmu přímo zapojeného do vývoje produktu. Pozice ve štábní struktuře představuje někoho, kdo podporuje práci těch, kteří jsou v liniové struktuře, aniž by se přímo podílel na vývoji produktu.
- Linka představuje člena týmu, který se přímo podílí na vývoji produktu.
- Pozice zaměstnance představuje osobu, která podporuje práci těch, kteří zastávají liniové pozice, aniž by se přímo podílela na vývoji produktu.
- Koncentrace rozhodování, které je buď v rukou několika členů týmu, nebo rozloženo po celé společnosti.
- Linie představuje člena týmu, který se přímo podílí na vývoji produktu.
- Pozice zaměstnance představuje osobu, která podporuje práci těch, kteří zastávají liniové pozice, aniž by se přímo podílela na vývoji produktu.
Funkční organizační struktura
Funkční organizační struktura projektového řízení rozděluje zaměstnance do oddělení. Každé z těchto oddělení představuje funkční oblast v rámci společnosti, jako je například personální oddělení, finanční oddělení nebo marketingové oddělení.
Funkční manažer je zodpovědný za každé z oddělení. A výkonný manažer dohlíží na jejich práci.
Funkční manažeři jsou rozhodovacími orgány a koordinují projekty horizontálně. Pro každý projekt vybírají členy týmu z řad zaměstnanců příslušného oddělení. Tito členové týmu kombinují své povinnosti v rámci oddělení, například zpracování mezd, s prací na projektu.
Doporučeno pro: Mezioborové projekty, které mohou zaměstnanci kombinovat se svými povinnostmi v rámci svého oddělení.
Projektová organizační struktura
V projektové (nebo projektově orientované) organizační struktuře projektového řízení jsou největšími divizemi lidí v rámci společnosti projekty (nikoli oddělení). Stejně tak je koordinace práce orientována na projekty, tedy vertikální.
Kromě toho pravomoc dohlížet na práci náleží projektovým manažerům – jeden na každý projekt. Ti přidělují zaměstnance k projektům, což znamená, že tito zaměstnanci se věnují projektům (namísto oddělením).
Doporučeno pro: Malé agentury a začínající startupy
Matricová organizační struktura
Matricová struktura je mřížka, ve které mají členové projektového týmu dvě linie podřízenosti. Existují různé varianty této struktury, mezi které patří:
Slabá struktura
Na první pohled se tato maticová organizační struktura projektového řízení jeví stejně jako funkční organizační struktura. Existuje však rozdíl: v této maticové struktuře koordinují práci na projektu napříč odděleními zaměstnanci (namísto funkčního manažera).
Vyvážená struktura
Vyvážené maticové struktury nemají projektové manažery na plný úvazek. Místo toho je projektový manažer také členem týmu a kromě svých povinností v rámci oddělení má na starosti i koordinaci projektů na částečný úvazek. Navíc je to stále funkční manažer, kdo rozhoduje o rozpočtech projektů, přidělování zdrojů a dalších aspektech.
Silná struktura
Silná maticová struktura zahrnuje speciální oddělení věnované výhradně projektovému řízení. Členové tohoto oddělení jsou všichni projektoví manažeři na plný úvazek s mezifunkčními kompetencemi (pod dohledem funkčního manažera).
Vedoucí všech projektových manažerů stojí v čele oddělení projektového řízení. A každý projektový manažer má pravomoc nad svými vlastními projekty.
Jak vybrat nejlepší organizační strukturu pro váš tým
Nevíte, která organizační struktura projektového řízení je pro vás nejvhodnější? Žádný problém! Zde je několik myšlenek a pokynů, které vám pomohou to zjistit:
Analyzujte omezení při přidělování zdrojů
Při zvažování omezených zdrojů myslete nejen na personál a pracovní sílu, ale také na zdroje jako software, nástroje a další výdaje týmu.
Váš rozpočet na nábor zaměstnanců ovlivňuje přidělování lidských zdrojů. A určuje funkce, které každý zaměstnanec zastává. Rozpočet také ovlivňuje čas, který má každý člen týmu k dispozici pro práci na projektu.
- Funkční organizační struktura je vhodná pro zaměstnance, kteří musí kombinovat práci na projektech s povinnostmi v rámci svého oddělení.
- Ve slabých maticových strukturách koordinují členové týmu projekt souběžně s prací v rámci svého oddělení.
- Vyvážené maticové struktury mají některé zaměstnance, kteří koordinují projekty a zároveň pracují v oddělení.
- Projektové struktury vyžadují, abyste plánovali mít projektového manažera, který se bude věnovat pouze dohledu nad projektovou prací.
- Silné maticové struktury vyžadují dostatečný rozpočet na plně zaměstnaného projektového manažera a oddělení projektového řízení s vlastním vedoucím.
Uvědomte si, jakou autoritu potřebují vaši projektoví manažeři
To je jejich rozhodovací autonomie, která do značné míry závisí na struktuře řízení projektů, kterou zvolíte. Rozhodovací pravomoc však závisí také na existenci funkčních manažerů kromě projektového manažera.
Kromě toho má organizační struktura projektu vliv na komunikaci mezi zaměstnanci a projektovými manažery. Jinými slovy, definuje hierarchii v rámci projektů.
- V vyvážené maticové struktuře projektový manažer nerozhoduje o rozpočtu ani o najímání personálu.
- Projektový manažer v projektových strukturách nesdílí pravomoci v projektech.
- Matricové struktury vyžadují, aby členové projektového týmu podávali zprávy jak projektovému, tak funkčnímu manažerovi.
Vyhodnoťte velikost a složitost svých projektů
Pokud je projekt méně složitý nebo menší, může projektový manažer kromě koordinace projektové práce vykonávat i jiné funkce. Může kombinovat koordinaci projektu s projektovou a/nebo oddělenou prací.
Menší projekty fungují nejlépe s funkčními, slabými maticovými a vyváženými maticovými strukturami.
Na druhou stranu, větší nebo složitější projekty se hodí pro organizační struktury s projektovými manažery, kteří nevykonávají práci v rámci oddělení nebo projektu. Organizační struktura, která zde funguje nejlépe, zahrnuje projektové a silné maticové struktury.
Posuďte vyspělost vaší společnosti
Pokud organizace ještě není dostatečně vyspělá, nemusí mít oddělení. To znamená, že povinnosti jednotlivých oddělení jsou zbytkové, takže zaměstnanci se téměř po celou dobu věnují práci na projektech. To funguje nejlépe u mladých startupů.
5 příkladů a šablon struktur projektového řízení pro různé týmy
Jakmile si vyberete organizační strukturu projektového řízení, možná ji budete muset přizpůsobit potřebám svého týmu. My jsme však o krok napřed a máme pro vás několik příkladů, které vám ušetří čas. Podívejte se na pět různých příkladů struktur projektového řízení, se kterými se můžete setkat:
1. Struktura řízení projektů marketingového týmu
Tento jednoduchý příklad organizační struktury se vztahuje na týmy zabývající se obsahovým marketingem. V příkladu je správce blogu projektovým manažerem. Blogy jsou úkoly v rámci projektu a členové týmu jsou stratégové obsahu, autoři blogů a ilustrátoři podílející se na tvorbě příspěvků.
Ilustrátoři podléhají nejen správci blogu, ale také kreativnímu manažerovi. Ten rozhoduje o rozpočtu a přidělování ilustrátorů a dalších kreativních pozic k projektu blogu a dalším projektům, jako jsou kampaně na sociálních médiích.
Obvykle se blogový manažer a někdy i kreativní manažer zodpovídají řediteli pro obsah (nebo vedoucímu kreativní sekce). A tento ředitel se zodpovídá viceprezidentovi pro marketing nebo marketingovému řediteli.
2. Navrhněte strukturu řízení projektů týmu
Jedna organizační struktura může fungovat lépe pro jeden tým než pro druhý – proto je pro designové týmy důležitá funkční organizační struktura. Ale právě jsme vám ukázali pouze jednu z možností, která zahrnuje designového vedoucího mezi členy projektového týmu.
V tomto příkladu struktury každý projektový manažer dohlíží na projektový tým. Koordinátorem projektových manažerů je produktový manažer, který definuje plán řízení všech projektů souvisejících s daným produktem.
Projektový tým 1 vyvíjí webové stránky. Tým 2 vytváří designové komponenty, které se objevují na webových stránkách. A tým 3 vytváří softwarové komponenty, které používá programátor v týmu 1.
To znamená, že týmy mohou být multidisciplinární, ale přesto mít svého vlastního vizuálního designéra. Výsledky práce těchto designérů však koordinuje vedoucí designér, aby byly v souladu se stejnými designovými pokyny.
3. Struktura řízení projektů prodejního týmu
Je běžné organizovat prodejní týmy a projekty geograficky, protože obchodní ředitel často dohlíží na více regionálních obchodních manažerů a každý z nich dohlíží na oblastní obchodní manažery.
V závislosti na velikosti okresu koordinuje každý oblastní obchodní manažer práci jednoho nebo více týmů obchodních zástupců. Cílem každého týmu je rozšířit zákaznickou základnu a zvýšit tržby v příslušném okrese.
4. Struktura řízení projektů týmu HR
Pro týmy lidských zdrojů představuje projekt rozsáhlou nebo komplexní práci v oblasti HR, která vyžaduje dohled projektového manažera. Příkladem takových projektů může být vytvoření programu pro zapracování nových zaměstnanců, příručky nebo programu odchodného.
Konfigurace personálního oddělení, ve kterém personální ředitel dohlíží na personálního manažera, může být funkční organizační strukturou vhodnou pro danou společnost. Někdy jsou personální manažeři zodpovědní za své vlastní týmy, které jsou organizovány podle povahy jejich práce – nábor, odměňování, benefity a vzdělávání a rozvoj (L&D).
Například při navrhování školicího kurzu pro nové zaměstnance by instruktážní designér mohl kromě vývoje samotného kurzu plnit také roli projektového manažera. Při tvorbě kurzu by se mohl spolehnout na přispění zaměstnanců z ostatních dvou týmů, za předpokladu, že by tito zaměstnanci nadále plnili své běžné povinnosti v rámci svého oddělení, jako jsou pohovory nebo zpracování mezd.
Bonus: Software pro zaměstnanecké příručky!
5. Struktura řízení projektů stavebního týmu
Stavební týmy mohou mít velmi propracované projektové struktury. A abyste mohli vytvořit strukturu, musíte pochopit, co znamená každá role v rámci stavebního projektu:
- Senior projektový manažer dohlíží na práci projektových manažerů a vedoucích pracovníků.
- Projektoví manažeři zůstávají v kanceláři, plánují cíle projektu s vedoucím manažerem a zajišťují, aby tým tyto cíle splnil. Dohlížejí na oba superintendenty – minimálně jednoho na projekt – a projektové administrátory – obvykle jednoho na projekt, pokud je projekt dostatečně velký.
- Superintendenti jsou manažeři na staveništi, kteří jsou zodpovědní za stanovení harmonogramů a dohled nad vedoucím pracovníkem.
- Hlavní předák – jeden na každé stavbě – dohlíží na předáky jednotlivých řemesel a na provádění prací všemi ostatními pracovníky v terénu, jako jsou tesaři, malíři, odborníci na sádrokarton, elektrikáři a instalatéři.
- Správci projektů se starají o veškerou administrativu, která je nezbytná pro hladký průběh projektu. Může se jednat například o žádosti o platby dodavatelům a subdodavatelům a jejich sledování.
Jak vytvořit organizační strukturu v ClickUp
Dva nejjednodušší způsoby, jak vytvořit strukturu řízení projektů v ClickUp, jsou prostřednictvím našich funkcí ClickUp Mind Map a ClickUp Whiteboards.
Použití myšlenkových map ClickUp k definování struktur projektů
Nejprve si ale řekněme, co je to myšlenková mapa. V kontextu tohoto článku je myšlenková mapa vizuálním znázorněním vnitřní struktury vaší organizace.
Jedná se o diagram znázorňující vztahy mezi členy projektového týmu, manažery a dalšími vedoucími pracovníky z hlediska podřízenosti a pravomocí. Můžete jej použít k plánování a nastavení projektu a ke sdělení struktury řízení projektu zainteresovaným stranám.
Nyní můžete v ClickUp vytvořit volnou myšlenkovou mapu buď v zobrazení myšlenkové mapy, nebo na tabuli. V prvním případě přidejte zobrazení myšlenkové mapy do svého pracovního prostoru ClickUp. Ve druhém případě přidejte myšlenkovou mapu na tabuli.
Poznámka: Prvky myšlenkové mapy můžete převést na úkoly ClickUp. Pokud však s myšlenkovou mapou pracujete poprvé, doporučujeme vám zvolit prázdný režim (namísto režimu úkolů).
Projděme si kroky, které musíte provést, abyste vytvořili myšlenkovou mapu buď v zobrazení myšlenkové mapy, nebo na tabuli.
Krok 1: Určete nejvyšší autoritu
Protože myšlenkové mapy jsou hierarchické struktury, začněte s vyobrazením nejvyšší pozice autority ve vašem projektu. Tato pozice je kořenovým uzlem v diagramu.
Krok 2: Zobrazte první úroveň podřízených uzlů
V závislosti na typu organizační struktury projektu, kterou jste vybrali, nakreslete podřízené uzly kořenového uzlu. Může se jednat o funkční manažery, projektové manažery nebo manažery projektových manažerů. A pokud je to užitečné, pojmenujte každou pozici jménem dané osoby.
Krok 3: Vytvoření podřízených uzlů
V této fázi proveďte podle struktury řízení projektu jednu z následujících akcí:
- Přidejte členy týmu a projektové manažery do funkčních oddělení tím, že je oddělíte od funkčních manažerů.
- Přidejte členy týmu do projektových týmů tak, že je odpojíte od projektových manažerů.
A pokud máte oddělení projektového řízení, přidejte do něj projektové manažery tak, že je oddělíte od manažera projektových manažerů.
Krok 4: Vyzdvihněte projektové týmy
Vymezte jednotlivé projektové týmy. Můžete to udělat například tak, že pro jednotlivé projektové týmy použijete různé barvy. Na tabulkách Whiteboards existují i jiné způsoby, jak je označit pomocí tvarů nebo barev.
Krok 5: Označte projektové manažery
Označte projektové manažery na plný úvazek a na částečný úvazek. Například označte uzly symboly, abyste je odlišili.
Chcete začít rychleji? Použijte šablonu Simple Mind Map od ClickUp a vytvořte si strukturu řízení projektů.
A pokud si nejste jisti, zda je ClickUp tím správným nástrojem pro navrhování myšlenkových map, podívejte se na náš článek o všech nejlepších softwarových možnostech pro tvorbu myšlenkových map, které jsou k dispozici na trhu!
Použití tabulek ClickUp k definování struktur projektů
Tabule jsou obzvláště vhodné pro vzdálenou spolupráci v reálném čase s manažery a dalšími vedoucími pracovníky při určování struktury řízení projektu.
Kroky pro vytváření myšlenkových map platí i pro navrhování organizačních struktur na tabulkách Whiteboard. Místo vytváření myšlenkové mapy na tabuli Whiteboard však můžete své struktury oživit dalšími vizuálními prvky a omezeními pro vytváření diagramů.
V ClickUp Whiteboards můžete kreslit tvary a propojovat je pomocí spojovacích prvků. Do struktur řízení projektů můžete také přidávat poznámky a text a nahrávat obrazové soubory, jako jsou fotografie nebo symboly, aby bylo možné rozlišit jednotlivé pozice.
Tip pro profesionály: Pro začátek použijte šablonu ClickUp „Úvod do tabulek “.
Myšlenky, které je třeba mít na paměti
Když vyberete nejlepší organizační strukturu pro svůj projekt, optimalizujete talenty a zdroje. A položíte základy pro efektivní řízení pracovních postupů a vysoce výkonné týmy.
Bez těchto dvou složek, jasných cílů projektu a vize, totiž není možné dosáhnout požadovaných výsledků a kvality.
Spojte se s námi! Pomůžeme vám nastavit strukturu řízení projektů, která bude mít na vaše projekty nejlepší dopad.