Co je analýza zainteresovaných stran? Příklady a tipy pro manažery

{ „@context“: „http://schema. org“, „@type“: „FAQPage“, „mainEntity“: [ { „@type“: „Question“, „name“: „Co je analýza zainteresovaných stran?“, "acceptedAnswer": { "@type": "Answer", "text": "Analýza zainteresovaných stran je proces identifikace osob, které jsou projektem ovlivněny, a jejich potřeb. Tato analýza zahrnuje kroky pro organizaci a stanovení priorit různých typů skupin zainteresovaných stran. " } } ] }

Každý projekt má své zainteresované strany – osoby, které mají zájem nebo vliv na danou práci. Znalost toho, koho projekt ovlivňuje, je klíčová pro získání podpory a souhlasu s úspěšným realizováním projektu. Jedním ze způsobů, jak mohou projektoví manažeři tento důležitý krok v řízení projektu splnit, je analýza zainteresovaných stran.

Tato analýza, která je součástí širšího plánu zapojení zainteresovaných stran, vám umožní zjistit, kdo jsou tito lidé. Ukáže vám také, jak na ně projekt působí a jakou roli hrají při zajišťování splnění cílů.

V tomto článku vám ukážeme, co je to analýza zainteresovaných stran a proč je důležitá. Dozvíte se také, jak provést analýzu zainteresovaných stran, a najdete příklad z praxe, který můžete použít jako vzor při vytváření vlastní analýzy. 🛠️

Co je to analýza zainteresovaných stran?

Analýza zainteresovaných stran je proces identifikace osob, které jsou projektem ovlivněny, a jejich potřeb. Tato analýza zahrnuje kroky pro organizaci a stanovení priorit různých typů skupin zainteresovaných stran.

Proces se zaměřuje na seskupení podobných zainteresovaných stran projektu na základě míry jejich účasti, úrovně zájmu a vlivu. Zaměřuje se také na to, jak komunikovat s jednotlivými typy zainteresovaných stran.

Cílem analýzy zainteresovaných stran je identifikovat interní a externí skupiny, které mohou mít vliv na projektové iniciativy z hlediska moci nebo zájmu. Jedná se o první krok v řízení zainteresovaných stran a klíčovou součást při získávání podpory pro projekt. ✨

Proč je analýza zainteresovaných stran důležitá?

Analýza zainteresovaných stran je nezbytná pro zajištění úspěšných výsledků projektu. Poskytuje včasné sladění, pomáhá vám vyhnout se potenciálním překážkám a vytváří komunikační plán pro dosažení vašich cílů. Zde je podrobnější pohled na to, co činí analýzu zainteresovaných stran tak důležitou. 👀

Podívejte se na nejlepší software pro správu zainteresovaných stran!

Vytváří jasný účel a strategii.

Počáteční fáze projektů jsou často chaotické. Provedení analýzy zainteresovaných stran poskytuje jasný účel a stanoví strategii pro včasné zapojení klíčových osob. Díky tomu je snazší a efektivnější zorganizovat úvodní a počáteční schůzky.

Navíc je monitorování projektu plynulé, protože máte jasnou vizi.

Každá zainteresovaná strana bude vědět, co se od ní očekává a jaké výhody jí přinesou cíle projektu. Získáte také plán procesu, který vám poslouží jako vodítko, když budete potřebovat poskytnout aktualizace různým skupinám potenciálních zainteresovaných stran.

Pomůže vám získat podporu.

Když plánujete projekt, je v raných fázích klíčové vědět, na koho bude vaše práce mít dopad, a získat podporu. Analýza zainteresovaných stran vám poskytne přehled o tom, kdo vám podá pomocnou ruku a kdo možná bude potřebovat trochu popostrčit, aby podpořil vaši vizi a cíle.

Spoluprací s lidmi, kteří mají vliv na váš projekt, můžete čerpat z jejich znalostí a odborných zkušeností a vytvořit tak výsledky. Tito lidé poskytují určitou formu podpory, když stojí za vaším projektem a ovlivňují další zainteresované strany, aby se k němu připojily.

Vyhýbá se konfliktům

Není nic horšího, než když po několika týdnech práce na projektu zjistíte, že klíčový stakeholder nepodporuje váš přístup a chce přidělit zdroje jinam. Včasná identifikace interních a externích stakeholderů vám pomůže těmto problémům předejít.

Díky úspěšné analýze zainteresovaných stran odhalíte potenciální kritiky a jejich obavy. Poté je čas vypracovat plán, který se bude zabývat jejich námitkami a ukáže, jakým způsobem jim tento projekt prospěje. Pokud se i přesto rozhodnou se k projektu nepřipojit, neztratili jste čas projektového týmu a můžete hledat nový přístup.

Jak provést analýzu zainteresovaných stran?

Analýza zainteresovaných stran se liší v závislosti na odvětví, ve kterém působíte, nebo typu projektu, na kterém pracujete. Obecně platí, že základní kroky zůstávají stejné, i když se celkový proces liší. Zde je přehled toho, jak většina organizací provádí analýzu zainteresovaných stran. ✍️

1. Identifikujte zainteresované strany

Prvním krokem je určit zainteresované strany, které mají finanční nebo emocionální zájem na projektu. Je dobré, aby tento seznam byl co nejúplnější. V případě potřeby jej můžete později zúžit, ale rozhodně byste neměli opomenout žádné důležité aktéry.

Chcete-li identifikovat zainteresované strany, začněte brainstormingem s členy týmu. Je třeba rychle nastínit rozsah projektu a společně určit klíčové zainteresované strany.

Mezi ně mohou patřit například tyto zainteresované strany projektu:

Pečlivě identifikujte zainteresované strany a nezapomeňte zdokumentovat proces řízení projektu pomocí softwaru pro řízení projektů. Využijte nástroje pro analýzu zainteresovaných stran, jako je software pro mindmapping, abyste zefektivnili proces brainstormingu a sledovali diskusi týmu.

Nezapomeňte zohlednit různé typy zainteresovaných stran, včetně interních a externích. Zde je stručný přehled tří hlavních typů zainteresovaných stran:

2. Roztřiďte zainteresované strany do kategorií

Jakmile určíte klíčové hráče a vytvoříte seznam zainteresovaných stran, je čas je rozdělit do kategorií. Cílem je rozdělit zainteresované strany do skupin na základě společných zájmů nebo motivů.

Existuje několik metod, jak toho dosáhnout, ale my se zaměříme na dvě nejběžnější: mřížku moci/zájmu a model Salience. K usnadnění procesu můžete také použít nástroje, jako jsou šablony pro mapování zainteresovaných stran. 🙌

Mocenská/zájmová matice

Tato metodika, známá také jako matice zájmů, rozděluje zainteresované strany podle úrovně jejich zájmu a vlivu. Analýza je rozděluje do čtyř kvadrantů a poskytuje jasný vizuální přehled o úrovni vlivu a zapojení každé osoby.

Při procházení seznamu identifikovaných zainteresovaných stran je rozdělte do čtyř kategorií následujícím způsobem:

Model významnosti

Druhá metodika se nazývá Salience Model (model významnosti) a používá tři parametry a osm klasifikací zainteresovaných stran. Je ideální, pokud je vaše společnost větší nebo pokud pracujete s komplexnějšími skupinami zainteresovaných stran.

Model Salience rozděluje zainteresované strany podle tří atributů:

Tyto tři atributy tvoří základ Vennova diagramu se třemi velkými kruhy. Existuje pak osm oblastí, do kterých můžete zainteresované strany zařadit na základě jejich atributů.

3. Stanovte priority zainteresovaných stran

Posledním krokem v procesu analýzy zainteresovaných stran je stanovení priorit. Víte, na koho má projekt dopad, rozdělili jste je do kategorií a nyní je čas přiřadit vyšší prioritu těm, kteří mají největší vliv a zájem. ✅

Tato priorita se může v průběhu projektu změnit. Na začátku možná budete muset nejprve uspokojit potřeby finančních stakeholderů.

Později možná budete muset stanovit priority zainteresovaných stran v oblasti rozvoje. Znalost toho, kdo jsou vaše zainteresované strany a co potřebují, bude tvořit základ vašeho procesu stanovení priorit.

Jakmile stanovíte priority zainteresovaných stran, spolupracujte s ostatními členy týmu na vytvoření komunikačních strategií pro různé zainteresované strany. Některé budou vyžadovat pravidelné aktualizace na vysoké úrovni, zatímco jiné budou potřebovat pouze krátké informace, aby se mohly rychle zorientovat.

Příklad analýzy zainteresovaných stran

Hledáte příklad analýzy zainteresovaných stran, který byste mohli použít jako referenci při vytváření vlastní analýzy? Máme pro vás řešení. Zde vás provedeme procesem vytváření analýzy zainteresovaných stran pomocí šablony ClickUp Stakeholder Analysis Matrix Template.

Řekněme, že pracujete v marketingové firmě a provádíte analýzu zainteresovaných stran pro připravovaný projekt, který bude zahrnovat reklamy na významné platformě. Bude se jednat o zcela nový projekt. Abyste zajistili jeho úspěch, potřebujete podporu vedoucích pracovníků společnosti i dalších členů týmu v marketingovém oddělení.

Nejprve zjistíte, kdo jsou vaši zainteresovaní. Svolejte svůj tým, abyste společně vymysleli a vybrali všechny, kdo by mohli mít zájem o váš projekt nebo na něj mít vliv. K dokumentaci procesu použijte myšlenkové mapy nebo si jednoduše zapište jména a role do seznamu.

Mezi zainteresované strany, které byste mohli zvážit, patří:

Jakmile budete mít seznam, zaznamenejte vše na jednom snadno přístupném místě. Pomocí matice přidejte informace o každé jednotlivé osobě. Šablona obsahuje barevnou mřížku, která zvýrazňuje různé zájmy a úrovně vlivu. Vpravo vyplňte seznam zainteresovaných stran a zaznamenejte je přímo do šablony matice.

Zaznamenejte různé zainteresované strany do tabulky podle jejich úrovně zájmu a vlivu. Každé políčko tabulky je označeno barvou, aby bylo snadno vidět, kterým členům týmu je třeba dát přednost a které je třeba sledovat nebo informovat.

V tomto příkladu marketingové firmy byste marketingovému manažerovi a kontrolorovi přiřadili vysokou úroveň moci. Úroveň zájmu kontrolora by však byla nižší než úroveň zájmu marketingového manažera.

Totéž platí pro všechny ostatní aktéry na vašem seznamu. Projektoví manažeři budou pravděpodobně mít velký zájem, ale menší vliv. Autoři, kteří vytvářejí vaše reklamy, jsou stále zainteresovanými stranami, i když budou mít menší vliv i menší zájem.

K vytvoření seznamu zainteresovaných stran můžete také použít šablonu analýzy zainteresovaných stran od ClickUp. Nejprve si stáhněte šablonu a klikněte na „Přidat úkol“. Vyplňte jméno zainteresované strany, její roli, e-mail, úroveň podpory, vliv a akci.

Přejděte do zobrazení Zainteresované strany podle činnosti a podívejte se, které osoby přispívají k jakému aspektu projektu. Pomocí filtrů můžete zobrazit pouze osoby, které mají vliv na finanční činnosti, jako je například kontrolor, nebo osoby, které hrají roli v řízení a plánování projektu, jako jsou projektoví manažeři.

Zobrazení „Zainteresované strany podle podpory“ vám umožní zjistit, kdo váš projekt podporuje a kdo má na práci negativní názor. Na základě těchto informací upřednostněte komunikaci s osobami, které potřebují více vedení. Nezapomeňte se zabývat jejich obavami, aby projekt podpořili.

Kromě toho využijte podporu klíčových zainteresovaných stran, které vám poskytnou zálohu a pomohou získat další osoby. Tyto osoby mají větší vliv na kolegy a poskytují cennou podporu, když ji nejvíce potřebujete.

Řekněme například, že váš marketingový manažer považuje reklamní projekt za skvělý způsob, jak zvýšit tržby a budovat vaši značku. Kontrolor však má za to, že vyhazujete peníze oknem. Pokud marketingový manažer pomůže kontrolorovi vysvětlit finanční dopady projektu, může to pomoci získat jeho podporu.

Zobrazení „Zainteresované strany podle vlivu“ vám umožní zjistit, kdo jsou nejvlivnější zainteresované strany. Takto můžete své komunikační úsilí soustředit na tyto osoby. To zahrnuje jak počáteční fázi projektu, tak pravidelné aktualizace v průběhu celého projektu.

Nyní, když víte, jaké jsou postoje všech zúčastněných stran, je čas vypracovat komunikační plán pro každou z nich. Přidejte úkoly do ClickUp pro pravidelné sledování a komunikaci, zejména u nejdůležitějších zainteresovaných stran.

Věnujte čas aktualizaci informací pro vaše kontrolory, zejména pokud jsou k projektu skeptičtí. Pro osoby s nižším zájmem můžete plánovat méně časté aktualizace. Osoby s vysokým zájmem a velkým vlivem by měly být informovány nejčastěji.

Automatizujte schůzky a zprávy o pokroku, abyste měli přehled o úspěchu projektu a jeho výstupech. Můžete předem naplánovat týdenní nebo dvakrát měsíční schůzky, abyste informovali zainteresované strany. Mějte na paměti, že různé skupiny zainteresovaných stran budou potřebovat odlišnou frekvenci podávání zpráv.

Proveďte efektivní analýzu zainteresovaných stran

Abyste byli efektivním projektovým manažerem, musíte vědět, jak vaše projekty ovlivňují jednotlivce ve vašem týmu a ve společnosti. Díky efektivní analýze zainteresovaných stran budete schopni vytvořit jasnou strategii, vyhnout se konfliktům a získat podporu klíčových hráčů ve vaší organizaci.

Vyzkoušejte ClickUp ještě dnes a začněte vytvářet informativní analýzu zainteresovaných stran pro všechny vaše klíčové projekty. S nástroji ClickUp ušetříte čas při sestavování seznamů zainteresovaných stran a při vývoji nejvhodnějších přístupů pro každou z nich!