Vedení týmu?
Je pravděpodobné, že trávíte spoustu času přemýšlením o tom, jak komunikujete, nebo zda to děláte dobře. To není žádné překvapení. Efektivní komunikace je koneckonců základem zdravé dynamiky týmu.
Studie zdůraznily také význam komunikace, včetně následujících zjištění:
- Dobře propojené týmy zaznamenávají 20–25% nárůst produktivity
- Neproduktivní schůzky v důsledku špatné komunikace stojí velké americké podniky každoročně více než 100 milionů dolarů.
- Až 97 % zaměstnanců se domnívá, že způsob jejich komunikace má vliv na jejich efektivitu na pracovišti.
Aby mohli vedoucí pracovníci vytvořit účinnou komunikační strategii pro pracoviště, musí pochopit a zvážit typy komunikačních dovedností, které jsou pro danou situaci nejvhodnější. Ačkoli se některé způsoby komunikace mohou zdát samozřejmé, ďábel se skrývá v detailech, jak každý přístup aplikujete, a začněte se učit signály řeči těla.
Abyste mohli vylepšit komunikaci ve svém týmu, zvažte 12 komunikačních strategií, které přinášejí mnoho výhod bez ohledu na velikost vašeho týmu. 🚀
Proč jsou komunikační strategie důležité?
Ačkoli není třeba být raketovým inženýrem, aby člověk pochopil, proč jsou komunikační strategie na pracovišti tak důležité, stojí za to zdůraznit jejich výhody.
- Lepší distribuce nezbytných znalostí: Vytvoření otevřených kanálů pro efektivní komunikaci na pracovišti, jako jsou pravidelné schůzky, firemní zpravodaje a hodnocení výkonu, vybaví zaměstnance znalostmi nezbytnými k pochopení jejich rolí a způsobu plnění svých povinností. Strategie otevřené komunikace dává týmům lepší příležitosti k dosažení jejich KPI. 📈
- Podporujte společné řešení problémů: Podporujte prostředí týmové spolupráce a řešení problémů na pracovišti tím, že budete zaměstnance povzbuzovat k brainstormingu a společnému hledání řešení. 🧠
- Pořádat pouze efektivní a nezbytné schůzky: Jednou z nejběžnějších forem týmové komunikace jsou schůzky. Zbytečné a neproduktivní schůzky však efektivní komunikaci škodí. Proto se musíte soustředit pouze na klíčové body, které je třeba nastínit před schůzkou nebo setkáním. ⏰
- Podporujte sladění : Hlavním problémem vzdálených týmů je nesladění kvůli různým časovým pásmům. Váš plán komunikace v rámci projektu musí zohlednit způsoby, jak posílit vztahy v týmu – ať už se jedná o vzdálené členy týmu, nebo ne – pravidelným sladěním všech. 👯
- Budujte důvěru a udržujte transparentnost: Transparentnost je klíčová pro jakoukoli komunikační strategii při vedení týmu. Vytvořte prostředí aktivního naslouchání, abyste budovali důvěru. 🤝
12 komunikačních strategií
Bez jasné týmové komunikace projekty nedosáhnou cíle a růst se zastaví. Proto je pro úspěch vašeho týmu zásadní znát a implementovat komunikační strategie, které pro něj fungují nejlépe.
Pojďme se podívat na 12 nejlepších komunikačních strategií, které můžete hned začít používat ve svém týmu:
1. Používejte více typů komunikace
Váš tým by měl mít k dispozici více způsobů komunikace, včetně osobních rozhovorů, e-mailů, telefonátů, videohovorů a chatovacích nástrojů. Používání různých metod zajišťuje, že všichni členové týmu jsou na stejné vlně a mají přístup k informacím, které potřebují.
Pokud například používáte řešení pro týmovou komunikaci, jako je ClickUp, které umožňuje označovat a zmiňovat členy týmu v rámci úkolů, dokumentů a dalších, umožníte svému týmu komunikovat během práce. Tím se sníží nutnost přepínání mezi kontexty, což zjednoduší proces dokončování práce.
2. Stanovte základní pravidla komunikace
Stanovte pokyny pro to, jak a kdy by členové týmu měli komunikovat. To může zahrnovat očekávané doby odezvy, způsob používání různých komunikačních platforem a to, komu by měly být určité e-maily zasílány v kopii. 📝
To se týká i schůzek, které jsou pravděpodobně jednou z úkolů na pracovišti, které zabírají velkou část zdrojů vašeho týmu. Zvažte stanovení základních pravidel pro verbální komunikaci a způsob, jakým by členové měli komunikovat během schůzek (tj. podrobně popište všechna očekávání ohledně přípravy předem).
3. Odstraňte komunikační bariéry
Zajistit, aby všichni členové týmu byli zapojeni do komunikačního cyklu, je obtížné, pokud nemáte k dispozici digitální nástroje, které to usnadňují. To platí zejména v případě, že pracujete s hybridními týmy, což znamená, že někteří členové týmu pracují na dálku a jiní v kanceláři.
Nikdo by neměl být vyloučen z konverzace, proto dobrá komunikace eliminuje izolovanost. Vaše komunikační strategie by měla zahrnovat malý výběr komunikačních nástrojů pro pracoviště, abyste se nerozptylovali přílišným množstvím obchodních nástrojů.
4. Mít určeného moderátora
Určení jedné osoby, která bude usnadňovat komunikační proces a zajistí, aby všichni včas vyjádřili svůj názor. Vždy se snažte, aby schůzky byly produktivní a zaměřené na daný úkol.
Pokud však chcete jít ještě o krok dál, pověřte někoho z týmu odpovědností za kontrolu komunikace i mimo schůzky. Určený facilitátor pomáhá s rozdělením úkolů a vyplňuje mezery.
5. Používejte nástroje pro spolupráci v reálném čase
Komunikujte snadno pomocí mnoha integrovaných projektových nástrojů Whiteboardu, které jsou ideální pro brainstorming a výměnu nápadů.
Nástroje pro spolupráci v reálném čase, jako jsou ClickUp Mind Maps, Whiteboards a Docs, nabízejí týmům skvělý způsob, jak mezi sebou komunikovat a současně pracovat na projektech.
Považujte Whiteboard za pískoviště, kde týmy používají vizuální a písemné typy komunikace ke sdílení a zdokonalování nápadů. Nejlepší na tom je, že nástroje Whiteboardu jsou snadno použitelné a dostatečně přizpůsobitelné, aby je týmy mohly průběžně používat a upravovat.
6. Stanovte jasné cíle týmu
Jasné a měřitelné cíle jsou nezbytné pro to, aby týmy zůstaly na správné cestě a zajistily, že všichni pracují na dosažení stejných cílů. Funkce Goals v ClickUp usnadňují nastavení, sledování a dosahování týmových cílů s vysokou mírou přehlednosti.
Vytvořte sledovatelné cíle spojené s vašimi pracovními úkoly, abyste mohli měřit cíle a vizualizovat časové osy. Pokud jde o komunikační styly, využívá jak písemnou, tak vizuální komunikaci, aby váš tým zůstal v kontaktu s cíli.
7. Podporujte obousměrnou komunikaci
Účinná komunikace musí být obousměrná. Když se říká, že „k tangu jsou potřeba dva“, platí to i pro komunikaci na pracovišti. 💃
Povzbuzujte členy týmu, aby kladli otázky a otevřeně sdíleli své nápady. To pomáhá budovat jednotnější tým, který pracuje na základě stejných nápadů a zpětné vazby.
8. Používejte aplikace pro sdílení obrazovky
Aplikace pro sdílení obrazovky, jako je nástroj Clip od ClickUp, jsou pro týmy pracující na dálku velmi užitečné. Umožňují členům týmu sdílet svou práci v reálném čase a zároveň zajišťují, že všichni jsou na stejné vlně a mohou spolupracovat.
Samozřejmě existují také nástroje, jako je Zoom, které týmům umožňují sdílet obrazovku v reálném čase. 💻
Je třeba najít kombinaci nástrojů, která vyřeší případné potíže v pracovním postupu týmu. Tímto způsobem se předávání informací stane hračkou a řízení změn bude probíhat efektivně.
9. Rozdělte složité témata na menší části
Rozdělte složité témata na menší části, aby byly srozumitelnější. To zahrnuje rozdělení problémů na menší, lépe zvládnutelné úkoly, abyste se mohli soustředit na jeden aspekt najednou.
Prezentace, dokumenty, šablony, matice a nástroje jako Whiteboards jsou užitečné při rozčlenění složitých úkolů a časových harmonogramů projektů, aby nic nezůstalo opomenuto.
Výhodou používání těchto nástrojů je, že všechny umožňují odkazovat na vaše úsilí o zlepšení, takže týmy jsou vždy v obraze.
10. Centralizujte své komunikační úsilí
Centralizujte, centralizujte, centralizujte. Často se stává, že úsilí týmu v oblasti komunikace přichází vniveč kvůli několika chybám v řízení týmu. K tomu může dojít z různých důvodů, například:
- Nesourodá technologická infrastruktura
- Neexistuje žádný referenční rámec pro to, jak by se mělo přistupovat k projektům
- Nesouvislé dokumenty uložené na příliš mnoha samostatných platformách
Když je komunikace centralizovaná, týmy mají lepší přehled o svých konverzacích, úkolech a projektech na jednom místě. To omezuje přepínání mezi úkoly a kontexty a pomáhá vašemu týmu soustředit se na to, co je důležité.
Je důležité mít na paměti, že komunikační strategie – pokud jsou správně použity – pomáhají týmům dosahovat pokroku v samotné práci, místo aby se ztrácely v manažerských úkolech. Velkým krokem v tomto směru je centralizace způsobu komunikace a sdílení informací.
11. Pořádat pravidelné týmové schůzky
Pravidelné týmové schůzky jsou skvělým způsobem, jak zajistit, aby všichni byli informováni o svých úkolech a byli vzájemně synchronizováni. Týmové schůzky také poskytují skvělou příležitost pro otevřenou diskusi a spolupráci.
Vše, co není zřejmé, je vyjasněno a týmy mohou vznést jakékoli potenciální problémy. Pravidelné týmové schůzky jsou většinou verbální, ale neměli byste zapomínat přidat vizuální a písemnou komunikaci, abyste dostali své myšlenky k srozumění.
12. Upřednostňujte osobní komunikaci
Vedoucí týmů by neměli zapomínat upřednostňovat osobní komunikaci. Abyste mohli těžit z výhod těchto schůzek, potřebujete na pracovišti silné komunikační dovednosti.
Začněte tím, že naplánujete pravidelné schůzky s členy týmu, abyste prodiskutovali konkrétní témata. Využijte tento čas k pravidelnému poskytování pozitivní zpětné vazby, aby se členové týmu cítili bezpečně a oceněni. Zde se začnete učit signály řeči těla a další neverbální komunikaci.
Individuální schůzky dávají členům týmu příležitost klást otázky, sdílet nápady a dohnat případné nedostatky. Tyto schůzky pořádávejte pravidelně a nezapomeňte stanovit jasná základní pravidla komunikace.
Pokud potřebujete pomoc s nastavením rytmu individuálních schůzek, můžete použít šablonu ClickUp, která vám pomůže rychleji začít! S šablonou ClickUp 1-on-1 můžete snadno nastavit a sledovat své individuální schůzky!
Typy komunikačních strategií
Obecně existují čtyři základní komunikační strategie, které je třeba zvážit při práci s týmem. Podrobně si popíšeme každou komunikační strategii, abyste věděli, která z nich bude nejlépe fungovat ve vaší situaci nebo roli:
Verbální komunikace
Když zaměstnanci používají verbální jazyk k výměně informací, používají verbální komunikaci. Ať už se jedná o osobní rozhovor, prezentaci nebo schůzku přes Zoom, vaším cílem je efektivně komunikovat prostřednictvím verbálních interakcí.
Pro nejlepší individuální komunikaci musíte zvážit své verbální dovednosti, jako je efektivní vysvětlování myšlenek, jít k jádru věci a udržet pozornost posluchačů.
Neverbální komunikace
Neverbální komunikace je situace, kdy zaměstnanci sdělují informace bez použití slov. Patří sem řeč těla, mimika, gesta nebo dokonce oční kontakt. Ze všech komunikačních strategií je často nejdůležitější pochopit právě tuto.
Neverbální komunikace poskytuje kontext verbálnímu sdělení. A v konečném důsledku vám pomáhá zachytit neverbální signály od zaměstnanců. Ne každý bude chtít komunikovat přímo prostřednictvím rozhovoru.
S rozvojem virtuální komunikace může být mnohem náročnější vnímat řeč těla, tón hlasu a další neverbální signály, které jsou při osobním setkání snáze rozpoznatelné.
Proto se doporučuje mít zapnutou kameru, když jste na týmovém hovoru přes Zoom. Porozumění neverbální komunikaci je důležité pro komunikaci na dálku, protože pomáhá poskytnout kontext a minimalizuje riziko nedorozumění.
Písemná komunikace
E-maily, poznámky, zpravodaje, poznámky a dokonce i symboly jsou dokonalými příklady písemné komunikace. Efektivní komunikační strategie zahrnují mnoho aspektů, které souvisejí pouze s psaním – při této formě komunikace záleží na všem, od výběru slov, struktury vět až po organizaci textu.
Na pracovišti si zaměstnanci vyměňují informace prostřednictvím písemných dokumentů, které mají mnoho podob. Tento typ komunikace je výhodný, protože umožňuje trvalý záznam konverzace, takže jej každý může snadno vyhledat a zkontrolovat.
Jednotný systém znalostní báze usnadňuje sdílení informací s více kolegy a eliminuje možnost nesprávné interpretace. Tato komunikační strategie je také vynikajícím způsobem, jak mohou manažeři delegovat úkoly a odpovědnosti.
Bonus: Software pro interní komunikaci!
Vizuální komunikace
Vizuální prvky, jako jsou diagramy, grafy, videa, fotografie a další, se používají k předávání zpráv prostřednictvím vizuální komunikace. Z nejúčinnějších komunikačních strategií je tato prospěšná, protože pomáhá rozložit složité pojmy a usnadňuje jejich pochopení.
Vizuální prvky, jako jsou tabule ClickUp, pomáhají doplnit kontext zprávy, což usnadňuje její pochopení. Proto existují obrázkové knihy. Navíc tento typ komunikační strategie umožňuje vysvětlovat složité pojmy, rychleji se rozhodovat, zvyšovat zapojení do schůzek a snadno se na něj odkazovat.
Používejte komunikační strategie se svým týmem v ClickUp
Používání správných nástrojů, strategií a komunikačních metod pomůže zlepšit komunikaci a spolupráci v týmu. Cílem je zajistit, aby všichni pracovali na stejných cílech, a toho lze nejlépe dosáhnout pomocí solidní komunikační strategie.
Ještě lepší je použít nástroje pro spolupráci v reálném čase, které centralizují komunikaci v týmu a zajistí, že všichni budou mít přístup k potřebným informacím. ClickUp nabízí širokou škálu funkcí, které právě to umožňují!
Využijte nástroje pro spolupráci v reálném čase, funkci sledování cílů, rozšíření pro nahrávání obrazovky a šablony schůzek ClickUp, které pomáhají týmům udržovat soulad a produktivitu.
Vylepšete svou komunikační strategii s ClickUp! Začněte ještě dnes zdarma!