7 způsobů, jak podpořit důvěru a komunikaci ve virtuálních týmech

Meri je nadšená tvůrkyně obsahu a vášnivá knihomolka. Její láska k barevným vizuálům a jasným ilustracím pohání její kreativitu k tvorbě informativních a poutavých článků. Když nepracuje, najdete ji schoulenou v posteli s knihou.

Slyšíte to?

Nuda a ticho během konferencí na Zoomu?

Zaznamenáváte nedostatek zapojení členů vašeho týmu?

…🦗🦗🦗…

Pokud ano, pak je pravděpodobně na čase přehodnotit strategii komunikace vašeho virtuálního týmu. 👀

Vzhledem k tomu, že práce na dálku se stává novým standardem, musí vedoucí týmů přijít s kreativními a inovativními metodami pro vytvoření kooperativnějšího pracovního prostředí.

Práce na dálku přináší jak zaměstnancům, tak manažerům řadu výzev, mezi které patří komunikační bariéry, pracovní únava, technické potíže a další.

Během pandemie COVID-19 byl proveden výzkum Harvard Business Review s cílem porozumět výzvám spojeným s řízením virtuálních týmů. Ukazuje, že většina vedoucích týmů pracujících na dálku má potíže s efektivní komunikací a budováním důvěry se svými virtuálními týmy.

Ať se nám to líbí nebo ne, tyto dva faktory mají obrovský vliv na produktivitu, motivaci a výkonnost zaměstnanců, a jejich ignorování má dalekosáhlejší důsledky než jen neproduktivitu a chyby v práci.

Co je tedy zapotřebí k budování důvěry a efektivní spolupráce v rámci virtuálních týmů a jakou roli hrají v pracovním výkonu zaměstnanců? Pojďme to zjistit.

Jste připraveni skoncovat s tichem? 🧨

Jak dobrá komunikace ve virtuálním týmu zvyšuje produktivitu?

Někteří z nás pracovali v negativním prostředí, kde byli kolegové nespolehliví, odtažití a nereagovali.

V takových situacích mají zaměstnanci tendenci zadržovat svou energii, dovednosti, nadšení a motivaci, protože pociťují nedostatek důvěry, podpory a spojení se svými týmy.

Jak tedy může budování důvěry pomoci?

1. Více důvěry = méně konfliktů

Důvěra je super síla, která řeší problémy s nedorozuměním ve virtuálních týmech. 💪

Mezi lidská důvěra mezi zaměstnanci a manažery pomáhá hladce snižovat a řešit nedorozumění.

Sdílejte ducha důvěry, abyste urychlili procesy vyjednávání a navázali užší osobní vztahy v rámci virtuálních týmů. I když byste měli zachovat profesionální úroveň, přemýšlejte o tom, jak postupně budovat pevný základ důvěry, abyste v budoucnu co nejvíce předešli konfliktům.

Jak to funguje? 🤔

Když lidé sdílejí vzájemnou jistotu vůči kolegům a manažerům, cítí se ve svém pracovním prostředí bezpečně.

Díky tomu budou otevřenější k jednání, diskusím a zdravému dialogu s týmem.

2. Důvěra vytváří auru „Máš ve mně přítele!“

Jedním z klíčových prvků vynikajícího výkonu zaměstnanců je ještě lepší spolupráce v rámci týmů. Zejména v případě práce na dálku, kde je osobní komunikace na minimu, se řízení spolupracujícího týmu na dálku stalo ještě náročnějším.

Nejasné pracovní vztahy vedou ke špatné spolupráci, zatímco důvěryhodné vazby mohou snadno vybudovat silnější partnerství mezi zaměstnanci a vedoucími pracovníky. ✊

Studie Harvard Business Review ukazuje, že lidé pracující v prostředí s vysokou mírou důvěry dosahují o 50 % vyšší produktivity. To dokazuje, že důvěra je nejdůležitějším prvkem pro budování silných virtuálních týmů. 🥗

Zjednodušeně řečeno, komunikace založená na důvěře v rámci týmů motivuje členy, aby spojili své síly a přišli s inovativnějšími nápady.

Prosím o potlesk...🥁 pro Randyho Manovy sladké texty. 🎶

Bonus: Šablony komunikačních plánů

3. Snižuje stres a izolaci

V současné době většina společností přešla na hybridní pracovní prostředí a zcela vzdálenou pracovní kulturu, na což nebyli všichni zaměstnanci a vedení připraveni.

Nové výzvy a četné překážky, které s sebou přináší práce z domova, mohou způsobit vysokou úroveň stresu a tendenci k izolaci nebo izolované práci mezi vašimi zaměstnanci.

Na druhou stranu… 😍

Otevřené, transparentní a důvěryhodné vztahy s virtuálními týmy pomáhají zaměstnancům překonat pracovní tlak, cítit se více motivovaní k zapojení a snížit veškerý tlak spojený s prací na dálku.

Bonus 👉 Podívejte se na tento seznam inspirativních citátů o týmové práci!

7 chytrých způsobů, jak zlepšit komunikaci ve virtuálním týmu a posílit důvěru

Naštěstí existuje několik způsobů, jak mohou vynikající manažeři budovat důvěru a transparentní komunikaci ve virtuálních týmech. 🥳

Podívejte se na tyto praktické tipy pro budování spolupracujících, sladěných a motivovaných týmů.

1. Buďte flexibilní, pokud jde o komunikaci virtuálního týmu

V dnešní době se stále více firem přiklání k otevřenému přístupu a flexibilnějšímu pohledu na týmovou práci. Zejména u virtuálních týmů, kde je efektivní socializace poněkud složitější, se zavedení jednoduchosti stalo nezbytností.

Vedoucí virtuálních týmů musí být přístupní a přátelští, aby se zaměstnanci nebáli klást otázky, diskutovat o problémech a vyjadřovat své názory. 🗣️

Otevřenost vůči změnám pomůže vedoucím pracovníkům zachovat flexibilitu a agilitu při neustálých změnách. Transparentní firemní kultura navíc zajišťuje efektivnější komunikaci mezi členy týmu.

2. Stanovte společné cíle, které jsou přesné

Práce z domova rozhodně změnila rovnováhu mezi naším osobním a profesním životem.

To zase ztěžuje stanovení priorit.

Proto by vedoucí virtuálních týmů měli jasně definovat firemní cíle pro každého zaměstnance.

Členové týmu se někdy mohou cítit odloučení jednoduše proto, že jsou geograficky vzdáleni. Ať už tedy pracujete pro společnost SaaS nebo pekárnu, jako manažer máte za úkol stanovit společný cíl s jasně definovanými úkoly.

Když každý zná své úkoly na daný den/týden/měsíc, termíny a další požadavky, komunikace se stává snazší.

Navíc nastíní společné cíle, aby se vytvořila pevná základna společných hodnot společnosti, ke kterým může každý člen přispět. Toho lze dosáhnout jednodušším způsobem pomocí speciální funkce správy úkolů ClickUp.

3. Poděkujte svému virtuálnímu týmu

Přiznejme si to: jako lidé všichni toužíme po tom, aby nás ostatní vnímali a oceňovali. 😌

Při práci s virtuálními týmy se hodnocení a uznání často ztrácí v neustálém proudu videohovorů, rychlých diskusí a nekonečných projektů. Proto vám využití síly upřímného uznání a ocenění dává výhodu v podobě zlepšení komunikace s vaším virtuálním týmem.

Podle Glassdoor 53 % zaměstnanců přiznává, že by ve své společnosti zůstali déle, pokud by se cítili dostatečně oceněni.

Zde je několik kreativních postupů, jak ocenit zaměstnance:

Členové virtuálních týmů se často mohou cítit odtrženi od společnosti, proto jim uznání pomůže lépe se zapojit a motivovat.

4. Individuální schůzky formují skvělou komunikaci ve virtuálním týmu

Součástí úspěšné komunikace je individuální přístup k členům vašeho virtuálního týmu.

Pravidelné schůzky jsou jedním ze způsobů, jak sledovat postup práce a celkový výkon zaměstnanců a také jak se spojit s členy virtuálního týmu.

Pokud však chcete vybudovat pevný základ důvěry a prostředí pro spolupráci, vyhraďte si také čas na individuální schůzky. 🤝

V kanceláři je navázání osobního kontaktu poměrně snadné. Jednoduché „Ahoj“ nebo krátký rozhovor při přípravě kávy jsou užitečné pro prolomení ledů.

I když byste se snažili udržovat kontakt prostřednictvím e-mailového marketingu nebo hromadných SMS zpráv vašim více než 100 zaměstnancům, fyzická přítomnost stále hraje důležitou roli.

Ačkoli práce na dálku přinesla výzvy v oblasti mezilidské komunikace, stále existuje možnost najít si přátele ve virtuálním světě. 🧑‍💻

Zde je několik rychlých tipů, jak úspěšně vést individuální schůzky se svými vzdálenými pracovníky:

Vedoucí týmů, kteří pořádají osobní setkání s každým členem, mají větší šanci získat jejich důvěru a zlepšit přátelské vztahy.

Upřímná a opravdová empatie ukazuje, jak moc respektujete a staráte se o svůj virtuální tým. To zase zlepšuje vztahy uvnitř týmu.

Kromě toho byste měli vytvořit vhodné prostředí, kde je příjemné chatovat a vyměňovat si názory. Ať už se rozhodnete použít software pro schůzky nebo mobilní aplikace, vyberte si nejvhodnější čas, eliminujte rušivé zvuky v pozadí a vytvořte přátelskou atmosféru.

ClickUp se snadno stane vaším oblíbeným nástrojem pro zlepšení všech typů týmové komunikace. Zejména pokud jde o virtuální týmy, které pracují na dálku, dostupné nástroje a funkce pomáhají organizovat vše, co se ve vaší společnosti děje. Od vizualizovaných map projektů a monitorování práce v reálném čase až po sprintové grafy a seznamy priorit – můžete vytvářet, dokončovat a spravovat úkoly z jednoho místa!

5. Umožněte svému virtuálnímu týmu sdílet a brainstormovat

Výměna informací je svatým grálem komunikace.

(Prosím o zvukové efekty… 🙌)

Společná zkušenost, jako je brainstorming, pomůže vašemu virtuálnímu týmu otevřeně sdělit své skryté nápady a návrhy, názory na určité téma a řešení existujících problémů.

Vzhledem k tomu, že výměna nápadů je společným úsilím, pomáhá budovat silnější týmy a produktivní vazby.

Zejména pro vedoucí virtuálních týmů je nezbytné organizovat brainstormingové sezení, kde se účastníci cítí vyslyšeni a oceněni i za své „špatné“ nápady. 🧠

6. Život není jen práce!

Diskuse o tématech mimo práci je nejjednodušší možností, jak budovat důvěryhodné vztahy s vaším virtuálním týmem.

To opět podporuje transparentnost a otevřenost vaší společnosti vůči zaměstnancům pracujícím na dálku.

Studie společnosti Gallup ukazuje, že 50 % zaměstnanců opouští své zaměstnání, protože jsou nespokojeni a nemají dobrý vztah se svými nadřízenými.

Skutečným důvodem je to, že lidé prostě hledají upřímnou lidskou interakci.

A když nastanou těžké časy, chtějí se prostě dostat pryč od pracovního vyhoření, termínů projektů a nekonečných zpráv.

Mít vedoucího, se kterým mohou diskutovat o pracovních projektech stejně jako o své lásce k psům, je opravdovým požehnáním.

7. Nezapomeňte na zábavu

A v neposlední řadě, každý má rád zábavu. 💃

I v práci. 🤫

Vzhledem k množství stresu, kterému jsou vzdálení pracovníci vystaveni, musí manažeři vytvořit pro virtuální týmy nějaký volný čas. Ačkoli jsou teambuildingové aktivity často vnímány jako odklon od práce, pomáhají budovat silnější vazby.

Jakými způsoby se můžete bavit na dálku?

A ještě mnohem více!

Zejména u virtuálních týmů pomáhá zábava udržovat jejich soudržnost a angažovanost. Navíc pomáhá izolovaným členům cítit se blíže a více se spoléhat na manažery.

Závěr!

Zlepšení důvěry a spolupráce jako vedoucí virtuálního týmu není snadné, ale naše jednoduché a praktické tipy vám pomohou začít a posunout pracovní vztahy na vyšší úroveň. ↗️

Pamatujte: Nakonec jde především o uznání, respekt a péči o virtuální týmy.

Podělte se s námi o své zkušenosti s prací ve virtuálním týmu nebo s virtuálním týmem.

Moje recenze ClickUp

ClickUp jsme začali používat, když se práce na dálku stala novým standardem. S tolika novými nástroji, se kterými jsme se museli vypořádat (Zoom, TeamViewer atd.), nám ClickUp poskytl další úroveň jednoduchosti. Používali jsme ho hlavně pro správu úkolů. I když byl tým malý, potřebovali jsme něco, s čím se snadno pracuje. S ClickUpem jsme nemuseli hledat úkoly ani termíny. Mohli jsme také použít speciální systém barevného kódování, díky kterému bylo vše ještě přehlednější.

Osobně se mi velmi líbily úkolové boxy, do kterých bylo možné přesunout všechny úkoly do příslušných fází (V procesu, Hotovo, K určení atd.). Pomohlo mi to vizuálně pochopit, kde se nacházím v rámci správy úkolů a kde se nachází můj tým. Pokud jsem tedy mohl s něčím pomoci, viděl jsem to přímo na řídicím panelu.