Někdy i ty nejsložitější projekty, procesy a schůzky vyžadují jednoduché shrnutí. V takovém případě je třeba vyhledat souhrnnou zprávu o projektu.
Ať už se jedná o hlavní účetní knihu nebo souhrn finančních výkazů, správná zpráva může mít zásadní význam pro zefektivnění řízení projektu. Umožní vám zjednodušit složité koncepty na přehledné souhrny, díky nimž budou váš projektový tým a další zúčastněné strany informovány, aniž by jim to zabralo příliš mnoho času.
Samozřejmě ale nechcete vytvářet každý souhrn projektu od nuly. Potřebujete struktury projektového řízení, které vám umožní věnovat co nejvíce času samotné práci a co nejméně času vykazování – a to vše při zachování skvělého vzhledu a užitečnosti těchto zpráv.
Zní to jako nemožný úkol? Ne s šablonou souhrnu projektu, která odpovídá vašim potřebám a typu projektu! Pojďme se na to podívat.
Co je šablona souhrnu projektu?
Šablona souhrnu projektu je zpráva s místy pro vyplnění, která slouží k rychlému shrnutí podrobností projektu a aktuálního stavu práce pro všechny zúčastněné strany projektu. Je zhuštěna na nejkonkrétnější požadované podrobnosti, obvykle se jedná pouze o jednu stránku nebo obrazovku, takže členové projektového týmu vidí na první pohled přesně to, co potřebují vědět.
Zároveň musí být vaše šablona souhrnu projektu flexibilní a přizpůsobitelná pro všechny typy projektových manažerů nebo vedoucích týmů. Souhrny projektů – nebo návrhy projektů – shrnují nejdůležitější podrobnosti, jako jsou milníky projektu a časové osy, aniž by příliš podrobně vysvětlovaly procesy.
Tento typ dokumentu by měl být také přizpůsoben vaší cílové skupině.
Opravdu váš klient potřebuje znát všechny podrobnosti? Nebo vaše právní oddělení vyžaduje podrobnější vysvětlení?
Šablona souhrnu projektu se může měnit v závislosti na fázi projektu. Pravděpodobně budete chtít zahrnout souhrn projektu do celkového návrhu projektu, ale měli byste vědět, že tyto podrobnosti mohou změnit výstupy projektu, jakmile začne samotná práce.
Co dělá šablonu souhrnné zprávy o projektu dobrou?
Protože souhrnné zprávy o projektu musí být flexibilní, musí tomu odpovídat i šablony, na kterých jsou založeny. Neexistuje žádná univerzální „nejlepší“ šablona souhrnu projektu, protože různé typy projektů a různé cílové skupiny vyžadují individuální přístup.
S ohledem na to mají nejlepší šablony souhrnných zpráv o projektu několik společných rysů:
- Jednoduchá část s přehledem, která umožňuje tvůrci nebo projektovému manažerovi shrnout projekt v několika slovech nebo větách.
- Přehled milníků projektu, časových harmonogramů, rozpočtů a dalších hmatatelných zdrojů, které slouží jako vodítka pro práci.
- Na viditelném místě uveďte jméno vlastníka projektu, aby se na něj čtenáři mohli obrátit s dotazy nebo poznámkami.
- Přehled klíčových ukazatelů výkonnosti projektového řízení a pokrok, kterého projekt dosáhl v jejich plnění.
- Část pro jasné, stručné a praktické závěry, která nastiňuje další kroky potřebné pro projektový tým.
Kromě toho je důležité najít šablonu souhrnné zprávy o projektu, která bude vyhovovat vašim potřebám. Než se rozhodnete, prohlédněte si několik oblíbených možností v seznamu níže.
11 šablon shrnutí projektu, které můžete použít
Nevíte, kde začít? Nebojte se – našli jsme pro vás ty správné šablony. Podívejte se na naše oblíbené šablony v tomto seznamu 11 bezplatných šablon pro shrnutí projektu, které slouží ke sledování pokroku, poskytování finančních informací nebo jednoduchému shrnutí podrobností projektu.
Bez ohledu na to, v jakém odvětví působíte, jsme přesvědčeni, že v tomto seznamu najdete jednu nebo více šablon, které vám budou vyhovovat.
1. Šablona shrnutí projektu ClickUp
Aktualizace projektu by neměly být roztroušeny v e-mailech nebo ztraceny na schůzkách. Šablona souhrnu projektu ClickUp shrnuje vše do jednoho přehledného a snadno čitelného dokumentu, který zajistí, že váš tým a zúčastněné strany budou mít stejné informace.
S touto přizpůsobitelnou šablonou můžete na jednom místě nastínit cíle projektu, klíčové milníky, časové harmonogramy, odpovědnosti týmu a výsledky. Jedná se o přehled projektu na vysoké úrovni, který je navržen tak, aby jasně a efektivně informoval o pokroku.
Jako dokument ClickUp podporuje spolupráci v reálném čase, takže týmy mohou přidávat komentáře, provádět úpravy a zůstat v obraze, jak se projekt vyvíjí. Můžete dokonce vkládat úkoly, propojovat dokumenty a označovat členy týmu přímo v dokumentu, abyste propojili své shrnutí s pracovním postupem.
Tuto šablonu použijte ke zlepšení přehlednosti, snížení počtu nedorozumění a poskytnutí rychlých informací rozhodovacím orgánům – bez nutnosti prohledávat roztroušené poznámky nebo tabulky.
Ať už se jedná o interní týmy nebo aktualizace pro klienty, tato šablona souhrnu projektu vám pomůže prezentovat profesionální a propracovaný přehled, který šetří čas a zvyšuje přehlednost projektu.
2. Šablona souhrnu ClickUp Executive Summary
Začneme šablonou, která je stejně jednoduchá jako účinná. Šablona souhrnu projektu od ClickUp obsahuje všechny informace, které potřebujete rychle sdělit, v snadno vyplnitelném formátu.
Stejně jako většina šablon souhrnů obsahuje i tato zpráva přehledovou část spolu s popisem produktu/služby, analýzou trhu a finančním souhrnem. Pole v těchto částech jsou navržena tak, aby dohromady tvořila souhrn celého obchodního plánu. Tuto šablonu souhrnné zprávy však lze snadno upravit tak, aby shrnula i plán produktu.
Pro ty z nás, kteří mají potíže s formulováním slov, je šablona souhrnu projektu díky barevnému kódování snadno srozumitelná. Stejně tak i přehledná závěrečná část, která obsahuje pole pro doporučení a kontaktní údaje. Díky kombinaci všech těchto prvků je tato šablona souhrnné zprávy o projektu velmi uživatelsky přívětivá a komplexní.
3. Šablona souhrnné zprávy ClickUp
Je čas jít trochu více do hloubky. Šablona souhrnné zprávy od ClickUp zůstává na vysoké úrovni, ale zabývá se některými detaily, které vás vaši stakeholdeři a projektový tým neustále obtěžují.
Kromě úvodní části najdete několik rozbalitelných polí, do kterých můžete zadat informace, jako například:
- Rizika a problémy projektu
- Navrhovaná řešení těchto problémů
- Další zjištění
- Akční položky
- Doporučení do budoucna
Nejlepší na tom je, že souhrny projektů, jako je tento, shrnují všechny složité informace do jednoduchého a přehledného formátu. Skvěle fungují společně se šablonou zprávy o postupu, která podrobněji popisuje časový harmonogram projektu. A pokud jsou obě zprávy uloženy na stejné platformě, je jejich integrace ještě lepší.
4. Šablona shrnutí programu ClickUp
Není nic lepšího než jednoduché řešení pro shrnutí složitého problému. Šablona shrnutí programu od ClickUp je speciálně navržena pro tuto univerzálnost a pomáhá vám vytvořit rychlý přehled většího obchodního nebo projektového plánu.
Je těžké přecenit, jak jednoduchá je tato šablona souhrnu projektu. Začněte souhrnem problému, pro který je projekt potřebný, a poté přejděte k hlavním bodům, jak projekt tento problém řeší.
Jako bonus můžete do záhlaví vložit nejen název vaší společnosti, ale také logo a kontaktní informace. Šablonu souhrnu programu považujte za titulní list.
Pokud vaše cílová skupina získá jen těchto několik podrobností, bude i tak přesně vědět, proč projekt existuje a jak řeší problém, pro který byl navržen. A není to v podstatě to, o čem je projektové řízení?
5. Šablona souhrnné zprávy o mzdách ClickUp
Kdo z nás nemá rád mzdy? Pravdou je, že některé z citlivějších finančních výpočtů a komunikace lze ve skutečnosti značně zjednodušit pomocí správné šablony souhrnné zprávy o projektu. Šablona souhrnné zprávy o mzdách od ClickUp se může stát touto šablonou souhrnné zprávy o projektu pro vaši firmu.
Stáhněte si tuto šablonu mzdového účetnictví a získáte vyplnitelné pole, které vám umožní snadno získat přehled o informacích souvisejících s mzdovým účetnictvím pro všechny vaše zaměstnance, včetně:
- Základní informace o zaměstnancích
- Platby a srážky
- Aktivity od začátku roku
- Kredity za placené volno
- Souhrn čisté mzdy
- Další komentáře a poznámky
Vzhledem k tomu, že se vše odehrává v ClickUp, můžete také sledovat, kdo je vlastníkem jednotlivých souhrnných zpráv o projektech, kdo k nim přispěl a datum poslední aktualizace. Tímto způsobem máte při výpočtu, vyhodnocování a sdílení důležitých informací o mzdách vždy k dispozici nejaktuálnější informace.
6. Šablona ClickUp pro shrnutí finančních účtů
Když už mluvíme o financích: rozpočty se rychle stávají složitými a bez správné zprávy je snadné ztratit přehled o jednotlivých výdajích. Právě zde přichází na řadu šablona souhrnu finančních účtů od ClickUp.
Jedná se o jednoduchou souhrnnou zprávu o projektu založenou na dvou dimenzích: individuálních účtech a skupinách účtů. Výchozí zobrazení se zaměřuje na účty jako položky, což vám umožňuje sledovat položky jako hotovost, nábytek, pohledávky, vybavení obchodu a další.
Mezitím skupiny účtů vytvoří zastřešující kategorie, jako jsou hotovost, vybavení a pohledávky, které budou důležité pro celkový návrh projektu.
Ale to je jen začátek. Jakmile vytvoříte shrnutí, můžete také zobrazit seznam nebo poznámky pro skupiny účtů nebo přidat vlastní pole, jako je typ účtu, kredit versus debet a další. Bez ohledu na to, jaký pohled nebo vlastní pole si vyberete, přehled zůstává jednoduchý, což vám a vašemu týmu pomáhá mít kdykoli přehled o rozpočtech.
Bonus: Vyzkoušejte tyto šablony pro vedení účetnictví!
7. Šablona dokumentace projektu ClickUp
Někdy stačí jen dobrá projektová dokumentace, aby všichni zůstali na správné cestě a mohli i nadále zdůvodňovat práci externím zainteresovaným stranám. Šablona projektové dokumentace od ClickUp je ideální příležitostí k uchování těchto záznamů.
Tato šablona je obzvláště užitečná pro váš vlastní projektový tým. Vyzdvihněte klíčové členy týmu spolu s jejich rolemi a odpovědnostmi v projektu. Nastíňte akce, metody a pokyny, které všichni účastníci projektu potřebují, aby projekt pokračoval. Můžete dokonce přidat odkaz na projektový plán, časový harmonogram a rozpočet nebo je shrnout.
Zní to složitě? Díky této šabloně to tak být nemusí. Stačí vyplnit několik polí a pak ji můžete sdílet se všemi, kteří chtějí vědět, o čem projekt je a jak bude práce provedena.
8. Šablona souhrnu pro ClickUp Whiteboard
Stejně jako první šablona souhrnu projektu v tomto seznamu vám šablona Whiteboard Executive Summary Template od ClickUp pomůže vytvořit souhrn. Ale tady je háček: tato šablona využívá nástěnku ClickUp, díky čemuž je ještě flexibilnější.
Možná již znáte řešení ClickUp Whiteboard jako intuitivní vizuální komunikační nástroj. Týmy jej mohou používat ke spolupráci, brainstormingu a vizualizaci složitých nápadů. Nyní si představte, jak mocný by mohl být souhrn, který využívá stejné základní koncepty.
Vaše shrnutí pravděpodobně bude muset pocházet z jediného zdroje. Stejná funkce drag-and-drop, která činí funkci Whiteboard v ClickUp tak přitažlivou, vám však může pomoci i zde, a to při vytváření flexibilních shrnutí, která zajistí, že všichni budou na stejné vlně.
9. Šablona zprávy ClickUp Board
Ach, zasedání představenstva. Všichni je potřebujeme a všichni se jich (někdy) obáváme. Představte si, jaký rozdíl můžete udělat pomocí jednoduché, přehledné zprávy, která představenstvu poskytne všechny potřebné informace na první pohled. To je to, co dokáže šablona zprávy pro představenstvo od ClickUp.
Začněte se základním brandingem společnosti a hlavními body zprávy. Odtud můžete přejít k zprávám o tržbách, produktivitě a dalším klíčovým oblastem. Výkonnost prodeje a zprávy o KPI, spolu s upřímným hodnocením všech výzev a překážek, mají všechny svou vlastní sekci.
Samozřejmě můžete také odkazovat na delší zprávy, které obsahují více než jen hlavní body. Vaše rada může mít například zájem o plán produktivity navržený k řešení aktuálních překážek. Pokud je vše vytvořeno v ClickUp, odkazy jsou přirozené a intuitivní.
10. Šablona shrnutí stavu projektu v MS Word
Pokud potřebujete pouze stručný přehled stavu projektu, tato šablona shrnutí stavu projektu by pro vás mohla být tou pravou. Obsahuje čtyři základní části, z nichž každá je určena pro jeden odstavec:
- Přehled projektu, včetně data zahájení, účelu a všech KPI. Tato část by měla být v každé zprávě konzistentní.
- Seznam správců, kteří jsou klíčovými vedoucími pracovníky, zúčastněnými stranami a společnostmi zapojenými do dokončení projektu.
- Stav projektu s prostorem pro přidání co nejvíce podrobností o pokroku směrem k cíli a dalších klíčových událostech.
- Seznam bodů, které mohou bránit úspěchu projektu, pokud nebudou vyřešeny
Stejně jako u mnoha šablon v tomto seznamu je výhodou této možnosti její jednoduchost. Potřebujete pouze Microsoft Word, abyste mohli kdykoli vytvořit poutavé a přehledné shrnutí stavu projektu.
11. Šablona souhrnu projektu v Google Docs
Tato šablona souhrnu projektu je podobná výše uvedené verzi pro MS Word, obsahuje však některé nuance, které přesahují rámec specifického návrhu pro Google Docs:
- Část věnovaná výhodám projektu, která podrobněji popisuje, proč je nutné projekt dokončit.
- Rozsah projektu, který vám umožní přesně zdůraznit, co lze a nelze dosáhnout a jaké zdroje jsou k tomu potřebné.
- Provoz projektu, navržený tak, aby poskytoval kontext o tom, jak bude projekt realizován.
Šablonu lze snadno vytisknout a stáhnout, takže se skvěle hodí pro rychlé sdílení základních informací o jakémkoli projektu s externími nebo sekundárními zúčastněnými stranami.
Shrnutí nejlepších šablon pro shrnutí projektu
K čemu je šablona, pokud vám neusnadňuje práci? A k čemu je šablona pro shrnutí projektu, pokud vám nepomáhá rychle shrnout váš projekt?
Jak vidíte, máme pro vás vše připraveno. Vyberte si některou z výše uvedených šablon a začněte zefektivňovat komunikaci v rámci projektu. Všechny tyto šablony vám pomohou vytvořit rychlé zprávy, které vaši klíčoví stakeholdeři potřebují, aby byli vždy v obraze.
A pokud potřebujete jít ještě dál, proč neoptimalizovat celý systém řízení projektů?
Používejte ClickUp jako produktivní aplikaci, která nahradí všechny ostatní produktivní aplikace. Je to více než jen správa projektů a úkolů: jsou to tabule, řídicí panely, chatovací funkce, stanovení cílů a mnoho dalšího. A ano, zahrnuje to také všechny šablony souhrnů projektů, které potřebujete k úspěchu v jakémkoli odvětví a pro jakékoli publikum.
Souhrny projektů a dokumenty ClickUp jsou jen začátek. Naše knihovna šablon obsahuje nespočet dalších šablon, od účetnictví přes design a prodej až po podporu. S bezplatnou verzí účtu, která zahrnuje 100 MB bezplatného úložiště, neomezený počet úkolů a členů a více než 1 000 integrací, je těžké najít důvod, proč se nezaregistrovat.