Naléhavé vs. důležité: Jaký je mezi nimi rozdíl?

Kolem šesti nebo osmi let si uvědomujeme pojem „čas“.

Začínáme rozumět sekundám, minutám, hodinám a našemu vnímání plynutí času.

Brzy poté si začneme vytvářet návyky a rozhodovat se, jak naložit se svým časem.

V našich vývojových fázích nám obvykle ostatní diktují, jak máme trávit svůj čas. Jak však dospíváme a stáváme se profesionály, získáváme stále větší autonomii nad svým časem.

Vytváříme si vlastní systémy, jak trávit svůj čas – někdy úspěšně, jindy ne.

A každý z nás se musí rozhodnout: Jak mohu svůj čas využít co nejefektivněji?

V tomto rozhodovacím procesu se můžeme nechat oklamat a myslet si, že úkoly jsou důležité, i když tomu tak není. Nebo odkládáme nejdůležitější položky na našem seznamu úkolů, protože jsou často nejtěžší.

A pak si pleteme, co je naléhavé a co je důležité.

To je zásadní rozdíl, který by mohl změnit naše priority a seznamy úkolů.

Než budeme pokračovat, zde je definice těchto pojmů:

Položky, které vyžadují okamžitou pozornost.

Položky, které ovlivňují vaše dlouhodobé cíle a strategii

Jedním ze způsobů, jak přemýšlet o tom, co musíte udělat a co chcete udělat, je zařadit své úkoly do matice časového managementu, často známé jako Eisenhowerova matice.

Tato metoda, pojmenovaná po bývalém prezidentovi Spojených států, byla popularizována Stephenem Coveym v knize 7 návyků vysoce efektivních lidí.

Takto vypadá kvadrant s několika relevantními příklady pro práci:

Naléhavé

Není urgentní

Důležité

Nedůležité

Kvadrant 1: Naléhavé a důležité

Toto jsou věci, které musíte udělat ihned, jinak brzy nastanou negativní důsledky. Může se jednat o okamžité revize a změny, které musíte provést před termínem a které mohou mít další časově citlivé důsledky.

Tyto vysoce hodnotné činnosti přinesou vaší společnosti zisky, které je také nutné realizovat okamžitě.

Příklad urgentních a důležitých úkolů v kvadrantu 1:

Pokud nejste traumatolog nebo někdo podobně hrdinský, neměla by se většina vaší práce odehrávat právě tady.

Čtvrtina 2: Není urgentní, ale důležité

Tady je ideální místo pro stanovení priorit vaší práce.

Zde můžete dosáhnout nejvyšší produktivity. To je to, o co se snažíte. Tyto projekty, úkoly a další akce jsou stavebními kameny, které vám pomohou dosáhnout vašich dlouhodobých cílů.

Nejsou to věci, které je nutné řešit okamžitě, ale pomohou vám dosáhnout úspěchu ve vašich cílech.

Někdy tyto úkoly zahrnují hašení požárů, které nemusí být vaší odpovědností nebo které se vůbec neměly stát.

Příkladů z kvadrantu 2 – důležité/nenaléhavé:

Takto by měla vypadat většina vaší každodenní práce.

Pokud trávíte příliš mnoho času v kvadrantech jedna a tři s naléhavými záležitostmi, pak je třeba přehodnotit priority, změnit pořadí důležitosti nebo najít další zdroje, které vám pomohou.

Kvadrant 3: Naléhavé, ale nedůležité

Toto je nejnebezpečnější kvadrant.

Tady mnozí z nás žijí a dýchají, aniž by to chtěli.

Pro ostatní lidi je snadné klást na nás požadavky, aniž by si uvědomovali, co vlastně dělají.

Jejich problém nemusí být nutně vaší naléhavou záležitostí. Pokud se snaží najít rychlé řešení nebo odpověď na něco, co neposouvá podnikání vpřed, je jasná komunikace nesmírně důležitá.

Tuto otázku řeší produktivní platforma jako ClickUp .

Uživatelé nastavují různé úrovně priority úkolů, poskytují odhady času, aby měl přidělený pracovník přehled o rozsahu úkolu, zasílají upomínky a předávají důležité informace celému týmu. To pomáhá udržovat práci a očekávání v souladu a umožňuje vám být efektivnějším týmem.

Musíme však být opatrní. Naše telefony a komunikační nástroje jsou navrženy tak, aby nás každou vteřinu rozptylovaly. Přetížení oznámení je reálný problém.

Push notifikace na našem telefonu pro aplikace sociálních médií nám navozují pocit, že se jedná o něco naléhavého, ale ve skutečnosti tomu tak není – zejména pokud se jedná pouze o vašeho přítele, který se chlubí, jak skvěle se má na dovolené.

Zajímavé?

Možná. Naléhavé? V žádném případě.

Kvadrant 4: Nedůležité, neurgentní

Také známý jako kvadrant prokrastinace.

To jsou věci, které děláte, i když nejsou důležité ani naléhavé. V podstatě jde o věci, které děláte, když byste měli pracovat.

To neznamená, že byste si nikdy neměli dopřát přestávku, zábavu nebo odpočinek. Ale někdy se dobré věci mohou povýšit na to nejdůležitější. A vy nechcete, aby se to stalo právě vám.

Mohou zahrnovat například:

Na trhu je dnes k dispozici mnoho skvělých aplikací pro zvýšení produktivity, které vám pomohou soustředit se. Jednou z mých oblíbených je Forest. Za každý časový úsek, kdy jste produktivní a nedotýkáte se svého telefonu, vyroste strom.

Můžete dokonce začít budovat les a sdílet své pokroky s přáteli. Je to hra, která vás odvede od telefonu.

Rozpoznání rozdílu mezi naléhavým a důležitým

Další pípnutí v e-mailové schránce.

Přichází další telefonáty.

A víte, co to znamená? Je čas se rozhodnout.

Ano, každý jednotlivý e-mail může rozhodnout o tom, jak strávíte příštích pár minut, příští hodinu, celý den nebo dokonce celý týden.

Pokud se rozhodnete e-mail otevřít (možná počkejte na určený čas!), budete muset učinit rozhodnutí.

Kam se tato žádost/požadavek hodí v Eisenhowerově matici? Jaká je naléhavost a důležitost související s tímto úkolem?

Sociální média a zpravodajský cyklus nás nutí myslet si, že každá aktuální událost je naléhavá a vyžaduje naši okamžitou pozornost.

Musíme odfiltrovat šum, abychom našli skutečný signál.

Naléhavé úkoly vyvolávají reakci.

Chceme se pustit do práce hned a vymyslet odpověď. Ano, některé pozice vyžadují urgentnější rozhodování než jiné (například operátoři tísňové linky!). Ale bez správných procesů budeme nervózní a nebudeme pracovat na maximum svých schopností.

Spěch při hledání odpovědi může vést k nesprávnému rozhodnutí, které by mohlo negativně ovlivnit produktivitu v budoucnu a přidat další problémy k našemu pracovnímu vytížení.

Důležité úkoly nám dávají čas na strategii. Tyto projekty a úkoly jsou to, co chceme dokončit a čím chceme přispět. Jedná se o úkoly týkající se specifikací nových produktů, nabídky nového obchodního plánu nebo přemýšlení o finančních cílech pro prodejní tým v příštím čtvrtletí.

Důležité úkoly jsou záměrné akce, které vyžadují pozornost. S touto zvýšenou pozorností se snad podaří omezit počet chyb.

Úkoly mohou být naléhavé a důležité, když je třeba okamžitě učinit klíčové rozhodnutí. Ale ne každý naléhavý úkol je nutně důležitý.

Poslední e-mail od prodejce zoufale upoutává vaši pozornost. Vypadá to naléhavě, ale pro vás to není důležité. Tuto úlohu můžete delegovat.

Jiné úkoly se stávají naléhavými. Například kolega si stěžuje, že potřebuje okamžitě pomoc. Možná si s tím poradí sám. Možná jeho naléhavý/důležitý úkol není vaší naléhavou záležitostí.

Problém s předpokladem, že každý úkol je naléhavý a důležitý, spočívá v tom, že nebudete mít dostatek času na strategické promyšlení věcí.

Je důležité, abyste vypracovali prodejní strategii. Může to být dokonce trochu naléhavé. Ale pokud věnujete několik dní nebo týdnů pečlivému vypracování plánu, budete mít méně chyb v závěrečné fázi. Všechny důležité úkoly nelze provést okamžitě – jsou na to příliš důležité a vyžadují zvláštní pozornost.

Ale naléhavost nám dává pocit důležitosti. Zaneprázdněnost může zakrýt nedostatek strategické pozornosti. Obrovské organizační problémy mohou kvůli zaneprázdněnosti zůstat bez povšimnutí.

Možná přicházíte o nevyužité příležitosti, protože jste neměli čas přemýšlet o důležitých strategických změnách.

Vezměte si například společnosti jako Blockbuster nebo Borders.

Byly to obrovské firmy – půjčovaly filmy a prodávaly knihy. Nepostřehly však měnící se trendy.

Mohlo by to být způsobeno pouze tím, že zanedbali důležité úkoly?

Samozřejmě že ne. Ale je zřejmé, proč čas strávený strategickou prací nemusí být vždy nejnaléhavější.

Které úkoly patří do jednotlivých kvadrantů?

Jak rozhodujete, co kam patří?

Je to velmi jednoduché a dobře to funguje ve spojení s kvadranty. Pomohou vám:

Jak můžete stanovit priority svého času v Eisenhowerově matici / matici time managementu?

Ne každá úloha má stejnou váhu. A úloha, kterou vy považujete za naléhavou/důležitou, může být někým jiným považována za důležitou/nenaléhavou.

Přesto byste si měli na tyto různé typy úkolů vyhradit konkrétní čas. Po dokončení plánování a rozvržení si můžete na každý z nich přinést správnou energii a správné myšlení.

Místo toho, abyste dělali pouze to, co je na vašem seznamu úkolů, si každý den nebo týden vyhraďte čas na urgentní/důležité úkoly a poté na důležité/neurgentní úkoly.

To vyžaduje disciplínu. Například vaše rána mohou být vyplněna nejdůležitějšími, naléhavými a důležitými úkoly. Poté můžete strávit několik minut delegováním ostatních naléhavých/nedůležitých úkolů.

Odpoledne nebo později večer, když se vše uklidní, se můžete pustit do strategičtější práce – té důležité, ale ne urgentní.

Zbývají tedy úkoly, které nejsou urgentní ani důležité. Ty zahrnují celou řadu činností, od kontroly sociálních sítí až po plánování dovolené na příští rok. Nakonec se mohou dokonce dostat i mezi vaše urgentní nebo důležité úkoly.

Další důležitá otázka: Zvládnete to za 2 minuty nebo méně?

Toto pravidlo pochází z metodiky Get Things Done od Davida Allena.

Říká, že pokud zvládnete úkol za méně než dvě minuty, můžete ho udělat sami. Pokud ne, delegujte ho nebo se k němu vraťte později.

Bonus: Software Get Things Done!

Jak vám ClickUp pomůže stanovit priority ve vaší práci

ClickUp je platforma pro zvýšení produktivity, která může radikálně změnit váš přístup k práci.

Své projekty můžete organizovat pomocí složek a seznamů a poté je přidělit svému týmu k práci nebo si je přidělit sami sobě. Tyto funkce vám pomohou určit rozdíl mezi naléhavým a důležitým nejen pro vás, ale pro celý váš tým.

Závěr: Rozdíl mezi naléhavým a důležitým ovlivňuje váš čas

Přemýšlení o rozdílu mezi naléhavým a důležitým může mít dalekosáhlý vliv na to, čeho ve svém čase dosáhnete. Tyto obecné strategie time managementu vám mohou pomoci lépe se soustředit.

S těmito tipy budete připraveni řešit naléhavé a důležité problémy. Zde najdete další zdroje v ClickUp, které vám pomohou stanovit priority vaší práce: