Mnozí z nás hledají způsoby, jak se zbavit zbytečných věcí a stihnout více za méně času. Mezi termíny, schůzkami a nekonečnými oznámeními může být nemožné mít vše pod kontrolou.
Tento příspěvek obsahuje deset praktických tipů, které vám pomohou pracovat chytřeji, nikoli tvrději. Jedná se o jednoduché strategie, které mají skutečný vliv na to, kolik toho za den stihnete.
Jste připraveni změnit svůj způsob práce? Pojďme na to!
10 tipů pro produktivitu, jak být produktivnější v práci
Věc se má takhle – pouhé stažení Pomodoro Timeru nestačí.
Místo toho prozkoumejte nástroje produktivity určené ke zvýšení vaší efektivity. Může se jednat o kalendářovou aplikaci, rozšíření pro Chrome, software pro bílé tabule nebo nástroj pro sledování návyků, který měří vaši produktivitu.
Nebo pokud používáte ClickUp, je to všechno výše uvedené! ⬆️
Jakmile si vyberete svůj oblíbený software, je čas pustit se do práce. My vám s tím pomůžeme pomocí 10 našich oblíbených strategií pro vytvoření produktivních návyků.
1. Využijte brainstormingové sezení na maximum
Ať už se na prázdnou stránku díváte jakkoli dlouho, váš další skvělý nápad se nikdy zázračně neobjeví.
Tento boj se často projevuje během fáze tvorby nových konceptů nebo při jakémkoli brainstormingu. Všichni se nacházíme na bolestivě dlouhé cestě k prolomení našich kreativních bariér – a právě zde vstupují do hry techniky tvorby nových nápadů.
Strategie jako mind mapping, storyboarding a brainwriting byly vytvořeny, aby vám pomohly rychleji dosáhnout vašich nejlepších nápadů. Mnohé z těchto postupů se nejlépe provádějí s pomocí nástrojů pro brainstorming, jako je software pro digitální tabule s funkcemi pro:
- Náčrtky maket
- Vložte média pro další kontext
- Vytvořte příklady diagramů
Nejlepší nástroje také obsahují pokladnici předem připravených šablon a provedou vás strategií tvorby nápadů podle vašeho výběru.
Ideálním příkladem jsou tabule ClickUp. S tisíci šablonami pro zvýšení produktivity, které podpoří vaši kreativitu i kreativitu celého týmu, jsou tabule navrženy tak, aby vám pomohly zachytit a sdílet vaše nápady v okamžiku, kdy vás napadne inspirace.
Zejména v raných fázích projektu poskytují zdroje jako šablona Mood Board od ClickUp prostor, funkčnost a strukturu pro ponoření se do jakéhokoli konceptu.
Máte také možnost okamžitě realizovat své nápady pomocí tabulek v ClickUp, které mají jedinečnou schopnost převést jakoukoli poznámku, text nebo tvar na tabuli na proveditelný úkol! Nebudete tak ztrácet čas přizpůsobováním svých nových nápadů pracovnímu postupu, abyste dosáhli maximální produktivity.
📌 Bonus: Podívejte se na 10 bezplatných šablon moodboardů, které vám pomohou uspořádat vaše nápady
2. Optimalizujte své komunikační metody
Když už mluvíme o spolupráci na pracovišti – je čas začít vést efektivně, pokud jde o všechny formy týmové komunikace.
Je mi líto, že vám to musím sdělit, ale e-mail pravděpodobně není nejlepší způsob, jak kontaktovat své kolegy. 🫣
Než zprávu odešlete, zvažte její naléhavost, kontext a zda je vůbec nutná. Zde je stručný přehled toho, kdy a proč používat různé komunikační kanály:
- Použijte ClickUp Chat nebo instant messaging, když potřebujete někoho rychle kontaktovat. Je to také skvělá volba, pokud potřebujete sdílet citlivou nebo osobní zpětnou vazbu!
- Přidávejte komentáře k úkolům, dokumentům nebo návrhům, abyste sdíleli podrobné informace o postupu úkolu nebo zpětnou vazbu. To zajistí větší transparentnost a odpovědnost všem zúčastněným, jako jsou pozorovatelé, ostatní pověření pracovníci a projektoví manažeři!
- Vytvořte si ClickUp Clip z libovolného okna prohlížeče a okamžitě nahrajte svůj vzkaz. Až budete hotovi, budete mít možnost zkopírovat URL Clipu a sdílet jej v jakémkoli komentáři nebo chatové konverzaci. Můžete si dokonce vytvořit individuální úkol, který se bude týkat vašeho Clipu! Nezapomeňte na tuto funkci, až příště narazíte na chybu nebo budete chtít provést člena týmu vícefázovým procesem. 🏆
📮ClickUp Insight: Téměř 20 % respondentů našeho průzkumu posílá denně více než 50 okamžitých zpráv. Tento vysoký objem může signalizovat, že tým neustále bzučí rychlou výměnou zpráv – což je skvělé pro rychlost, ale také vede k přetížení komunikace. Díky integrovaným nástrojům pro spolupráci ClickUp, jako jsou ClickUp Chat a ClickUp Assigned Comments, jsou vaše konverzace vždy propojeny se správnými úkoly, což zvyšuje přehlednost a snižuje potřebu zbytečných následných kroků.
3. Určete své hlavní priority a delegujte úkoly, kde je to možné
Prioritizace úkolů bude pravděpodobně trvalou výzvou během celé vaší cesty za produktivitou. Vyhněte se pocitu přetížení velkým množstvím práce tím, že najdete způsoby, jak rozdělit nejčasově náročnější úkoly na menší části, a začněte s nejdůležitějšími činnostmi na svém seznamu úkolů!
Vaše nejnaléhavější úkoly se mohou jevit jako ty nejděsivější, ale jejich zúžení na první kroky nebo dílčí úkoly vám pomůže plynule se zapojit do pracovního procesu pohodlným tempem.
Priority úkolů v ClickUp vám v tomto úsilí pomohou vizuálními značkami, které odliší vaše malé úkoly od nejnaléhavějších úkolů. Jakmile si uděláte přehled o svém seznamu úkolů, můžete v ClickUp seskupit a filtrovat úkoly s nejvyšší prioritou, abyste se rychleji dostali k jádru své práce.
Ale stanovení priorit úkolů tím nekončí! Při procházení svých úkolů hledejte oblasti, kde můžete omezit nadbytečné činnosti. Zeptejte se sami sebe:
- Lze některý z těchto úkolů delegovat na jiného člena týmu?
- Lze některé z těchto úkolů sloučit nebo zcela eliminovat?
4. Zbavte se opakujících se úkolů pomocí automatizace
Automatizace pracovních postupů přiřazuje definované spouštěče a akce k rutinním položkám, které existují pouze proto, aby přesunuly vaše procesy z jedné úlohy do druhé. Jedná se obecně o opakující se úkoly, které zatěžují váš týden a vyžadují k dokončení bezmyšlenkovité akce. Jinými slovy, zaneprázdněná práce.
Automatizace vám pomůže tyto úkoly nastavit na autopilota a ClickUp má vlastní funkci automatizace, která vám pomůže přizpůsobit tyto akce podle vašich představ! Automaticky přidávejte nebo měňte věci jako stav, přiřazenou osobu nebo prioritu, když je úkol označen, přiřazen nebo aktualizován, abyste urychlili pracovní postupy.
5. Najděte si techniku time managementu, která vám vyhovuje
Neexistuje žádná univerzální technika time managementu. Typ práce, kterou děláte, nemusí všechny techniky podporovat! Na druhé straně spektra je možné, že vaše ideální time management spočívá v kombinaci několika technik navzájem se doplňujících.
Zde je několik nejběžnějších technik time managementu, které můžete vyzkoušet během svého pracovního týdne:
Metoda 1: Časové bloky
Tato strategie time managementu vám pomůže zpracovat seznam úkolů po jednom, a to rozdělením pracovního dne na časové bloky určené pro jednotlivé položky nebo kategorie. Tímto způsobem se každé činnosti dostane plná pozornost, kterou si zaslouží, místo toho, abyste přepínali mezi úkoly nebo se nechali rozptylovat!
Pokud jste s touto metodou nováčkem, bude pro vás zobrazení kalendáře v ClickUp vaším nejlepším přítelem pro blokování času.
Pomocí funkce Domů můžete zobrazit podrobný rozpis svého denního kalendáře po hodinách nebo přidat zobrazení kalendáře do libovolného seznamu nebo složky, abyste získali přehled o svých aktivitách v příštím týdnu, měsíci a dále.
Metoda 2: Technika Pomodoro
Technika Pomodoro představuje zkrácený přístup k časovému blokování. Základem této techniky je nastavení časovače na 20–25 minut pro nepřerušovanou práci na jedné úloze. Jakmile časovač vyprší, odměníte se pětiminutovou mentální přestávkou, abyste se vyhnuli vyhoření!
Nejde jen o efektivní způsob plánování času – je to také připomínka, abyste si dělali časté přestávky!
Mnoho funkcí ClickUp pro sledování času vám pomůže tento tip pro produktivitu uvést do praxe díky vestavěným časovačům, které sledují čas strávený konkrétními úkoly, odhadům času pro plánování dne a komplexnímu rozšíření pro Chrome, které zaznamenává čas strávený v jiných oknech prohlížeče. ⏱️
🧠 Věděli jste? „Technika Pomodoro“ byla pojmenována podle kuchyňské minutky ve tvaru rajčete, kterou její tvůrce používal ke sledování pracovních intervalů.
Metoda 3: Pravidlo 80/20
Pravidlo 80/20, nazývané také Paretův princip, předpokládá, že 80 % výsledků jakéhokoli úkolu pochází pouze z 20 % vynaloženého úsilí. Definováním toho, jak těchto 20 % vypadá, můžete maximalizovat svou produktivitu delegováním, minimalizováním nebo dokonce eliminováním zbývajících 80 %. Tím získáte přehledné prostředí pro činnosti, které mají větší dopad na váš den.
Metoda 4: Eisenhowerova matice
Matice Eisenhowera, vytvořená Dwightem Eisenhowerem a proslavená knihou Stephena Coveyho 7 návyků skutečně efektivních lidí, kategorizuje úkoly podle jejich důležitosti a relevance, aby určila, jak byste měli trávit svůj den.
Tento diagram 2×2 matice se skládá ze čtyř kvadrantů:
- První kvadrant představuje úkoly, které je třeba naplánovat do budoucna.
- Čtvrtina dvě představuje vaše nejdůležitější úkoly.
- Třetí kvadrant představuje úkoly, které je třeba ze seznamu zcela odstranit.
- Čtvrtý kvadrant představuje vaši příležitost delegovat úkoly na ostatní.
Není však nutné vytvářet matici od nuly! Šablona Eisenhowerovy matice od ClickUp automaticky aplikuje formátovaný diagram na vaši digitální tabuli. Tím se vaše důležité úkoly izolují během chvilky.
Pro snadný přístup propojte úkoly přímo s každým kvadrantem, přidejte dokumenty nebo webové karty, abyste zdůvodnili své volby, a poté snadno sdílejte svůj diagram s týmem. Než se nadějete, všichni budou mít přehled o naléhavých položkách seznamu úkolů projektu.
📌 Bonus: A pokud hledáte pomoc při nastavování nového procesu řízení času, začněte s šablonou pro sledování času!
6. Vytvořte si vlastní rámec, který bude v souladu s vašimi pracovními návyky
Říká se, že porovnávání je zloděj radosti, a vaše maximální produktivita se řídí stejným principem! Místo toho, abyste se řídili seznamem úkolů podle rámce někoho jiného, vytvořte si svůj vlastní! Přizpůsobení denního rozvrhu a osobních procesů je jedním z nejlépe střežených tajemství, které produktivní lidé používají, aby zůstali efektivní.
Hledejte ve své platformě pro produktivitu funkce, jako je zobrazení více projektů, abyste mohli vizualizovat své úkoly a pokrok na vysoké úrovni, která vám dává smysl. Ať už se jedná o interaktivní seznam, Kanban tabuli, Ganttův diagram nebo kalendář, existuje prakticky nekonečné množství metod, jak organizovat své aktivity a převzít kontrolu nad svým časem.
7. Využijte generativní AI k dokončení úkolů
Umělá inteligence není tu proto, aby vás nahradila, ale aby zvýšila produktivitu a výrazně usnadnila váš pracovní život! Použijte ClickUp AI k shrnutí úkolů, generování obsahu a automatizaci opakujících se úkolů souvisejících s psaním nebo výzkumem.
ClickUp Brain využívá umělou inteligenci, aby vám pomohl pracovat chytřeji tím, že okamžitě shrne úkoly a konverzace, takže můžete rychle dohnat aktualizace projektu. Umí generovat obsah, jako jsou e-maily, dokumenty nebo poznámky z jednání, čímž snižuje čas strávený ručním psaním. ClickUp Brain navíc poskytuje chytré návrhy dalších kroků a automatizuje opakující se úkoly, čímž zefektivňuje váš pracovní postup.
AI Notetaker automaticky přepisuje vaše schůzky v reálném čase a zaznamenává vše, co se projednává, bez nutnosti ručního psaní poznámek. Po schůzce vygeneruje přehledné shrnutí klíčových bodů a rozhodnutí, které lze snadno zkontrolovat nebo sdílet s týmem. Identifikuje také akční položky a může vytvářet úkoly přímo ze záznamů ze schůzky, takže nikdy nezmeškáte žádné následné kroky.
8. Vytvořte si plán a seznamy úkolů
Neplánovat znamená plánovat neúspěch! Bez ohledu na to, jak malý se váš projekt nebo úkol může zdát.
Vytvoření plánu produktivity pro váš pracovní den je prvním krokem k určení priorit úkolů a rozvržení času na základní úrovni. Díky předběžnému plánování můžete předvídat překážky, zpoždění nebo výzvy, které by mohly bránit vašemu pokroku. Také vám to dá příležitost vyhradit si čas navíc na rozsáhlejší činnosti, než bude příliš pozdě!
Nemusíte vytvářet podrobné plány pro každý den, ale stanovení cílů produktivity zajistí, že budete v souladu s bezprostředními cíli svého týmu a dlouhodobou vizí organizace.
Mít připravený akční plán vás povzbudí k tomu, abyste se psychicky distancovali od svého pracovního vytížení. To vám umožní efektivněji rozložit energii a v konečném důsledku vám zabrání cítit se přetížení nebo stresovaní.
Zdroje, jako je šablona akčního plánu od ClickUp, lze dokonce kopírovat a každý týden znovu používat k inventarizaci důležitých úkolů, které jsou v plánu, v procesu nebo již dokončené.
9. Naplánujte si přestávky, abyste si mohli odpočinout a zamyslet se
Filozof John Dewey kdysi řekl:
Neučíme se ze zkušeností, učíme se z reflexe zkušeností.
Neučíme se ze zkušeností, učíme se z reflexe zkušeností.
Učení se ze svých úspěchů i chyb vám pomůže udržet produktivitu neustále na vzestupné trajektorii. Neúspěchy a výzvy se vyskytnou vždy, ale vysoce produktivní lidé budou každé zpoždění vnímat jako příležitost k růstu a vyvarují se opakování stejných chyb.
Na osobní úrovni si můžete na konci každého dne nebo na začátku týdne vyhradit čas na reflexi toho, které triky pro zvýšení produktivity fungovaly a které ne. Stejně jako při hledání perfektní strategie brainstormingu existuje několik jednoduchých postupů pro smysluplnou sebereflexi, které můžete používat a opakovat týden co týden.
Mezi osvědčené postupy sebereflexe patří:
- Zaznamenávejte své myšlenky na papír nebo do digitální aplikace pro pořizování poznámek, abyste zachytili detaily a zpracovali své myšlenky.
- Pomocí grafů Start-Stop-Continue analyzujte své pracovní chování a podle potřeby upravte svou strategii. Berte to jako svou osobní retrospektivní schůzku, na které oslavíte své úspěchy a zaměříte se na oblasti, které je třeba zlepšit.
- Proveďte osobní SWOT analýzu, abyste identifikovali své největší silné a slabé stránky, příležitosti a hrozby pro vaši efektivitu.
A samozřejmě nikdy nepodceňujte sílu starého dobrého psaní deníku!
👍Vyzkoušejte toto: Pokud vám psaní připadá příliš časově náročné, použijte hlasové poznámky k reflexi – jednoduše nahlaste své myšlenky po dobu 3–5 minut.
10. Odpojte se od rušivých vlivů a udělejte si přestávku
A v neposlední řadě – nezapomeňte se odpojit od obrazovky a pravidelně si dělat přestávky! Úmyslné využívání přestávek bude mít velmi pozitivní dopad na vaši produktivitu v práci.
Chcete-li přistupovat ke své práci s novým nadhledem, stimulujte různé části své mysli nebo se prostě podívejte, jak se budete cítit po několika minutách pohybu. Vážně, vstali jste dnes ze své kancelářské židle?
Pokud patříte k lidem, kteří často zapomínají odejít od svého stolu, naplánujte si přestávky nastavením denního připomenutí v ClickUp, abyste si psychicky odpočinuli!
🔎 Klíčový poznatek: Studie ukazují, že pravidelné 5minutové přestávky mohou zvýšit produktivitu až o 30 % ve srovnání s nepřetržitou prací.
Proč je produktivita důležitá?
Význam produktivity ve vašem životě je neomezený.
A nemluvíme zde o toxické produktivitě, která vás nutí pracovat 12 hodin denně a určuje vaši hodnotu podle počtu prodejních hovorů, které uskutečníte.
Spoiler alert: to není skutečná produktivita!
Skutečná produktivita klade důraz na rovnováhu mezi pracovním a soukromým životem, stanovení SMART cílů a vytvoření zdravých hranic ve vaší práci. Když jste v práci, věnujete se bez přerušení svým profesním úkolům. A když pracovní den skončí, můžete zavřít notebook (bez nutnosti přihlásit se po večeři) a skutečně si odpočinout.
Zdravá produktivita vám také pomůže efektivně plnit úkoly. Poskytne vám znalosti, které potřebujete k využití profesionálních zdrojů, minimalizaci zbytečné námahy a rychlému rozhodování o vašem pracovním postupu.
Cílem je, aby se vaše nové tipy pro produktivitu staly vaší druhou přirozeností – a postupem času vás koncepty jako stanovení priorit úkolů, time management a zvládání stresu již nebudou během týdne brzdit.
Kolektivní dopad tohoto opatření by byl přinejmenším významný! Americký institut pro stres (American Institute of Stress) zjistil, že 41 % pracovníků se cítí méně produktivní, když jsou ve stresu, což přispívá k miliardovým ztrátám příjmů v celé americké ekonomice. 😳
Pozitivní je, že smysluplné návyky v oblasti produktivity prokazatelně zlepšují duševní zdraví a pomáhají vám získat kontrolu nad vaším pracovním vytížením. Souvisí také s osobním růstem, vyšší spokojeností v práci a větší inovativností!
Vážně, jakýkoli trik pro zvýšení produktivity je lepší než žádný trik pro zvýšení produktivity – takže nemáte co ztratit, když trochu experimentujete, abyste našli strategie, které odpovídají vašemu stylu práce.
💡Profesionální tip: Použijte pravidlo 2 minut – pokud úkol trvá méně než 2 minuty, proveďte jej okamžitě, místo abyste jej odkládali na později.
Nastartujte svou produktivitu v práci
Pokud chcete pozitivně a dlouhodobě změnit své pracovní návyky zlepšením produktivity, nestačí k udržení soustředění pouze odstranit rušivé vlivy.
Navíc ne všechny strategie produktivity budou mít stejný dopad na produktivní lidi v různých týmech nebo mezi kolegy! Najít tipy, které jsou pro vás vhodné, vyžaduje čas, pokusy a omyly a pečlivé zvážení. Nemluvě o tom, že bez pomoci speciálního softwaru pro sledování pokroku můžete svou produktivitu zvýšit jen do určité míry!
ClickUp je jediná platforma pro produktivitu, která je dostatečně výkonná, aby sjednotila veškerou vaši práci napříč aplikacemi do jednoho společného pracovního prostoru. Její bohatá sada integrovaných nástrojů vám pomůže převzít kontrolu nad vaší produktivitou díky funkcím, které vám umožní rozvíjet vaše nejlepší nápady, sledovat seznam úkolů, přizpůsobovat procesy, automatizovat rutinní práci a mnoho dalšího.
A ClickUp to vše zvládne bez jakýchkoli nákladů! Zaregistrujte se do ClickUp ještě dnes a získejte přístup k mnoha funkcím pro zvýšení produktivity, rozsáhlé knihovně šablon a více než 1 000 integrací.