Tak či onak, všichni sledujeme čas během pracovního dne.
Ať už jde o pečlivé sledování hodin, časové blokování vašeho rozvrhu nebo volání „Alexo! Nastav časovač na 25 minut!“ Děláme to všichni. 🙃
Tyto metody mohou fungovat, když jsme v nouzi, ale ve skutečnosti nejsou nejproduktivnějším využitím vašeho času a v dlouhodobém horizontu mohou být dražší! Proto potřebujete šablonu pro sledování času. 🙌🏼
Sledování času pomáhá týmům zjistit, jak dlouho úkoly trvají, kolik jich již dokončily, kolik stojí a další informace. Navíc většinu šablon pro sledování času lze přizpůsobit jakémukoli použití!
Ať už jste právník, nezávislý spisovatel, konzultant nebo matka na mateřské dovolené, vaše šablona pro sledování času bude vyhovovat vašim konkrétním potřebám.
Čtěte dál a dozvíte se více o správě času pomocí šablon, jak najít ty nejlepší a o 10 nejlepších šablonách pro sledování času pro ClickUp, Excel a Google Sheets. 🤓
Co je šablona pro sledování času?
Šablony pro sledování času jsou předem připravené tabulky, sešity, složky nebo seznamy, které pomáhají firmám a zaměstnancům sledovat jejich čas v práci. Stejně jako vykrajovátka na cukroví se šablony vrství na různé nástroje pro správu času, aby pomohly týmům využívat software efektivněji a v plném rozsahu.
Tyto šablony mohou být již přizpůsobeny konkrétnímu použití nebo je lze snadno přizpůsobit tak, aby odpovídaly stávajícím procesům vašeho týmu.
Stejně jako šablony pro evidenci odpracované doby nebo jiné šablony pro plánování, i šablony pro sledování času shromažďují klíčové informace o čase, který strávíte v práci, na různých úkolech, celých projektech nebo s klienty, což usnadňuje identifikaci oblastí, které je třeba zlepšit, a vizualizaci vaší produktivity v průběhu času.
Sledování času stráveného na projektech je klíčovou součástí řízení produktivity v každé firmě, bez ohledu na její velikost nebo odvětví, ale šablony pro sledování času nabízejí mnohem více než jen jednoduchý časovač – umožňují vám snadno přidávat k záznamům poznámky, štítky, úpravy a další data.
Nejlepší šablony pro sledování času dokonce obsahují automatizované vzorce pro výpočet mezd založených na čase nebo fakturovatelných hodin.
Přečtěte si také: Bezplatné šablony časových rozvrhů zaměstnanců v Excelu, Wordu a ClickUp
10 bezplatných šablon pro sledování času stráveného na projektech (s tabulkami Excel)
Vaše šablona pro sledování času bude sloužit jako znalostní základna pro všechny informace související s časem – a čas jsou peníze! Toto rozhodnutí je tedy velmi důležité. Ale nejste na to sami, jsme tu, abychom vám pomohli. 🙂
Prohledali jsme internet a vybrali nejlepší tabulky a zdroje pro sledování času pro různé případy použití a nyní vám představujeme 10 našich oblíbených! Ať už pracujete sami nebo v týmu, zde je 10 nejlepších šablon pro sledování času pro ClickUp, Excel a Google Sheets.
1. Šablona pro sledování času konzultanta ClickUp
Ideální pro: Veškerou práci související s konzultacemi
Konzultanti sledují čas, který stráví poskytováním služeb klientům, aby mohli přesně vyúčtovat své služby a vést záznamy o dokončených úkolech. Ruční zadávání těchto údajů může být zdlouhavý proces, ale naštěstí existuje několik nástrojů, které tento proces zjednodušují! 🛠
Jedním z těchto nástrojů je šablona ClickUp Consultant Time Tracking Template, která je speciálně navržena pro zaznamenávání úkolů, schůzek a všech aktivit souvisejících s klienty.
ClickUp poskytuje konzultantům flexibilitu při sledování času prostřednictvím webu, desktopové nebo mobilní aplikace. Umožňuje jim také shromažďovat data a informace o tom, jak tráví svůj čas, což jim umožňuje přizpůsobit své strategie podle toho.
Projektoví manažeři získají kompletní přehled o všech probíhajících úkolech a projektech. (Bonus: Pokud váš tým účtárny potřebuje digitální stopu k ověření faktur konzultantů, bude mít k dispozici seznam pro kontrolu podrobností úkolů!)
📮 ClickUp Insight: Náš průzkum work-life balance zjistil, že 46 % pracovníků pracuje 40–60 hodin týdně, zatímco neuvěřitelných 17 % překračuje 80 hodin! A tím to nekončí – 31 % má potíže s pravidelným vyhrazením času pro sebe. To je ideální recept na vyhoření. 😰
Ale víte co? Rovnováha v práci začíná přehledností! Integrované funkce ClickUp, jako je zobrazení pracovní zátěže a sledování času, usnadňují vizualizaci pracovní zátěže, spravedlivé rozdělení úkolů a sledování skutečně odpracovaných hodin, takže vždy víte, jak a kdy optimalizovat práci.
💫 Skutečné výsledky: Lulu Press ušetří 1 hodinu denně na každého zaměstnance díky automatizaci ClickUp, což vede k 12% zvýšení efektivity práce.
2. Šablona pro přidělování času ClickUp
Ideální pro: Stanovení odhadů času pro splnění termínů
Rozvržení času je zásadní, protože pomáhá jednotlivcům i organizacím pracovat v daném časovém rámci. Motivuje vás k rychlejšímu dokončení úkolů a zajistí, že nic nebude přehlédnuto nebo zapomenuto.
Než začnete s jakoukoli prací, stanovte si cíle a odhadněte, jak dlouho bude každý úkol trvat, a po dokončení to zkontrolujte. Pomáhá to zajistit, že úkoly nezůstanou příliš dlouho nedokončené, což umožňuje rychlejší a efektivnější práci. ⚡️
Šablona pro alokaci času od ClickUp tento strategický proces usnadňuje. Použijte ji jako nástroj pro zaškolení manažerů, aby mohli stanovit pracovní očekávání nebo nabídnout doporučení ohledně času na každodenní úkoly:
- Prodejní týmy: Vyhledávání potenciálních zákazníků, příprava prodejních plánů a účast na prodejních schůzkách
- Marketingové týmy: Správa dodavatelů, tvorba obsahu a průzkum konkurence
- Týmy pro vývoj softwaru : Generování zpráv, psaní kódu a shromažďování požadavků
💡Tip pro profesionály: Sledujte čas, vytvářejte úkoly a prohlížejte si svůj rozvrh na cestách pomocí mobilní aplikace ClickUp!
3. Šablona pro osobní správu času ClickUp
Ideální pro: Časové rozvržení pro dosažení cílů produktivity
Použijte šablonu ClickUp Personal Time Management Template, abyste stihli více za méně času a vyhnuli se pocitu přetížení.
Rozdělte své životní kategorie (fitness, rodina, péče o sebe, práce, přestávky, společenský život a finance) na jednotlivé úkoly. Poté přidejte vlastní pole, abyste zaznamenali nejdůležitější informace – datum zahájení a termín dokončení, odhadovaný čas, zaznamenaný čas a další!
Tato šablona časového rozvrhu slouží zároveň jako nástroj pro sledování času a seznam úkolů na jednom místě. Po vytvoření úkolu přepněte do zobrazení kalendáře, kde uvidíte rozpis podle dnů nebo týdnů.
Jakmile úkoly dokončíte, odškrtněte je ze seznamu, abyste se mohli soustředit na další práci. Seznam pravidelně kontrolujte, abyste se ujistili, že děláte pokroky, a podle potřeby upravujte svůj harmonogram. 🔍
💡Tip pro profesionály: Všechny šablony ClickUp jsou plně přizpůsobitelné. Stačí je jednou nastavit a poté provádět libovolné změny, aniž byste museli začínat od začátku!
4. Šablona pro sledování času ClickUp Gantt
Ideální pro: Milovníky Ganttových diagramů a sledování času u složitých projektových plánů
Ganttovy diagramy pomáhají sledovat složité projekty tím, že poskytují rychlý přehled o časové ose projektu, závislostech a milnících. To usnadňuje identifikaci potenciálních konfliktů v plánování, zpoždění a oblastí, kde mohou být potřebné další zdroje.
Statické tabulky pro sledování času v Ganttově diagramu opomíjejí klíčovou součást harmonogramu projektu – automatické sledování času! ⏲
Pokud jste nadšenci do Ganttových diagramů, šablona ClickUp Gantt Time Tracking Template vás nadchne. Šablona nabízí tři samostatné zobrazení (týdenní, měsíční a roční), ve kterých můžete kdykoli zobrazit jeden nebo více projektových plánů. Můžete spustit časovač úkolu nebo ručně zaznamenat sledovaný čas – aniž byste museli opustit Ganttův diagram!
5. Šablona pro plánování času ClickUp
Ideální pro: Jakoukoli fázi vaší cesty k efektivnímu řízení času
Šablona pro plánování času ClickUp je navržena tak, aby vám pomohla vytvořit si zvyk odhadovat svůj čas. S těmito údaji budete moci provádět změny ve svém rozvrhu a vytvořit prostor pro smysluplnou práci a zážitky. 🌱
Díky stanovení priorit ve své práci můžete efektivněji spravovat svůj čas tím, že se nejprve zaměříte na nejdůležitější a nejnaléhavější úkoly. Jejich dokončení před přechodem k méně důležitým úkolům vám také pomůže uchovat si tvůrčí energii a duševní sílu pro práci, která přináší skutečné výsledky.
Tato šablona časového rozvrhu má tři různé zobrazení ClickUp, které vám pomohou začít s časovým managementem:
- Seznam aktivit shrnuje všechny vaše aktivity podle dne.
- Zobrazení pracovní zátěže zobrazuje všechny vaše odhady času.
- Zobrazení tabulky denních aktivit seskupuje vaše kategorie podle typu aktivity.
Přečtěte si také: Techniky time managementu pro zvýšení produktivity vašeho týmu
6. Šablona pro sledování času za hodinu ClickUp
Ideální pro: Sledování času pro freelancery, dodavatele a zaměstnance placené hodinově
Šablona ClickUp pro sledování hodinové práce je navržena tak, aby pomohla manažerům zajistit, že zaměstnanci a spolupracovníci dostanou zaplaceno za své pravidelné a přesčasové hodiny. Díky viditelnému hodinovému rozvrhu mezd v ClickUp mají manažeři a spolupracovníci úplný přehled o mzdových aktivitách.
V průvodci Začínáme najdete tipy, jak si šablonu přizpůsobit. Poté prozkoumejte zobrazení Kalendář a Seznam a vyberte si jedno (nebo několik), které vám přijde nejužitečnější pro každodenní přehled. 🗓
💡Tip pro profesionály: Změňte nastavení karet úkolů, abyste snížili nepořádek v zobrazení kalendáře ClickUp, takže se na první pohled zobrazí pouze nejdůležitější informace!
7. Šablona vyplnitelného časového plánu ClickUp
Ideální pro: Vytvoření vlastního harmonogramu projektu od základů
Časová osa projektu je skvělým nástrojem pro rozvržení postupnosti vašeho projektu, události, lekce nebo aktivity. To je obzvláště užitečné pro projekty, které zcela nezapadají do vašich pracovních postupů a procesů.
Šablona vyplnitelného časového plánu ClickUp nabízí několik zobrazení a také vlastní pole, díky kterým můžete vizualizovat úkoly a sledovat čas jejich plnění. Zde je několik funkcí obsažených v této šabloně, které vám mohou posloužit jako inspirace:
- Zobrazení časové osy: lineární způsob vizualizace a plánování úkolů
- Zobrazení tabule: Agilní nástroj s rozhraním typu drag-and-drop, který umožňuje snadno přesouvat karty úkolů z jednoho sloupce do druhého.
- Vlastní pole pro peníze: Formátovaná částka v jakékoli měně pro zobrazení přidělených a skutečných nákladů.
- Vlastní pole ukazatele průběhu: Automaticky vypočítávaný ukazatel průběhu, který sleduje dokončení dílčích úkolů, kontrolních seznamů a přiřazených komentářů.
Vytvoření vlastního harmonogramu projektu zahrnuje několik kroků. Nejprve shromážděte co nejvíce informací o projektu: cíle, úkoly, zdroje, rozpočet a časový plán. Poté rozdělte všechny úkoly, které je třeba splnit, do fází a vytvořte úkoly. Dále určete, jak jsou úkoly vzájemně závislé a které úkoly musí být dokončeny, než bude možné dokončit další.
Jakmile je stanoven hrubý časový plán, můžete jej postupně upřesňovat! ⚡️
8. Šablona pro sledování času advokáta ClickUp
Ideální pro: Veškerou práci související s právními službami
Sledování času pro zaneprázdněné právníky může probíhat na konci týdne, měsíce nebo po uzavření případu. Ale s výkonným softwarem pro sledování času se sledování času stává každodenním zvykem. 💪
Pokud vás aplikace unavují, vyzkoušejte šablonu ClickUp pro sledování času advokátů. Tento nástroj usnadňuje všem advokátům správu týdenních, čtrnáctidenních a měsíčních výkazů práce v přehledném zobrazení.
Šablona složky také obsahuje doporučená vlastní pole, abyste mohli hned začít:
- Den v týdnu: Rozbalovací pole s možnostmi, včetně dnů v týdnu
- Jméno právníka: Pole pro zadání jména právníka, právního asistenta nebo asistenta, který sleduje fakturovatelné hodiny.
- Číslo případu: Textové pole pro zadání čísla případu, na kterém pracuje advokát nebo skupina advokátů.
- Jméno klienta: Pole pro zadání jména klienta
- Hodinová sazba: Pole pro zadání hodinové sazby.
Chcete více možností šablon ClickUp pro sledování času? Tady jsou:
- Šablona pro analýzu času od ClickUp pro analýzu produktivity týmu
- Šablona časového rozvrhu služeb ClickUp pro sledování odpracovaných hodin zaměstnanců
- Šablona Time Box od ClickUp pro zjednodušení blokování času
- Šablona Ganttova časového plánu ClickUp pro milovníky Ganttových diagramů
- Šablona pro studium času od ClickUp pro optimalizaci procesů
9. Šablona tabulky pro sledování času v Excelu
Ideální pro: Práci na volné noze a smluvní práci na malých projektech
Správa času v Excelu je užitečnou volbou, pokud jste freelancer nebo dodavatel a chcete sledovat svůj čas strávený prací, přestávky a přestávky na jídlo každý den v týdnu.
Tato tabulka pro sledování času je krásně navržená. Obsahuje přehledné sekce pro kontaktní údaje osoby, podrobnosti o klientovi a souhrn sledování úkolů. Neobsahuje automatický nástroj pro sledování času, takže si naplánujte asi třicet minut navíc na shromáždění dat a výpočet celkového počtu hodin. 📈
Jakmile zaznamenáte své hodiny do tabulky Excel, můžete tyto informace použít k vytvoření faktur pro své klienty. Tyto faktury budou obsahovat čas strávený na jejich projektu a celkovou částku k úhradě.
Přečtěte si také: Jak počítat čas v Excelu (kompletní návod a užitečné vzorce)
10. Šablona tabulky pro sledování času v Google Sheets
Ideální pro: Uživatelsky přívětivější prostředí než Excel
Pokud váš klient potřebuje další informace, jako jsou popisy úkolů a výstupy projektu, může být tabulka pro sledování času v Excelu nepřehledná. Šablona denního výkazu práce od Google je ideální pro zaznamenání podrobného přehledu všech hodin odpracovaných na úkolech a projektech. 🔎
Šablona pro sledování času může pomoci jednotlivcům i organizacím pochopit, jak tráví svůj čas.
Kromě sekcí pevných nákladů, odhadovaných hodin a skutečných hodin obsahuje tato šablona pro sledování času v Google Sheets také speciální sekci, kterou lze použít k identifikaci oblastí, kde lze zlepšit efektivitu, využití zdrojů a produktivitu.
Přečtěte si také: Seznamte se s alternativami Google pro řízení projektů!
Co dělá šablonu pro sledování času projektu dobrou?
I když jste odborníkem na časové blokování v týmu, správné řízení času v rámci projektu zahrnuje mnoho dalších proměnných faktorů, a vaše šablona vám s tím pomůže! Zde jsou nejdůležitější funkce, které by měla obsahovat vaše příští šablona pro sledování času:
- Více zobrazení pro prohlížení kalendáře, úkolů, projektů a času ze všech úhlů
- Flexibilní sledování času, které vám umožní spravovat čas strávený v různých aplikacích, úkolech a oknech.
- Vlastní pole pro snadný přístup k důležitým informacím souvisejícím s časem a přesný výpočet faktur.
- Hlášení času pro přehled o vaší produktivitě na denní, týdenní nebo měsíční bázi.
- Integrace pro rozšíření funkčnosti vaší šablony a přehledné uspořádání nadcházejících schůzek, událostí a termínů.
Zní to jako hodně, ale těchto pět funkcí je jen zlomkem z celkového počtu možností sledování času, které mají manažeři dnes k dispozici! Trik spočívá v nalezení šablony, která je všechny obsahuje a je navržena tak, aby vám pomohla je využívat co nejefektivněji.
Přečtěte si také: Alternativy k Excelu pro zvýšení osobní a týmové produktivity!
Nevýhody používání tabulek pro sledování času
Pokud musíte sledovat čas pravidelně a důsledně, tabulky pro sledování času nejsou pro vás tím nejlepším řešením, protože mají následující nevýhody:
- Riziko nepřesnosti: Sledování času v tabulkách vyžaduje ruční zadávání dat, což zvyšuje riziko chyb. Pokud například zapomenete zaznamenat činnosti, bude výsledek zkreslený.
- Požadované úsilí: Ruční zadávání a sledování času v tabulce může vyžadovat hodně úsilí a času, snížit vaši produktivitu a odvádět vás od práce. Může to dokonce vést k tomu, že sledování času přestanete provádět úplně.
- Omezené funkce: Používání aplikace Excel pro správu času znamená, že přicházíte o výhody specializovaného nástroje pro sledování času. Tabulky postrádají pokročilé funkce, jako je automatické sledování času, připomenutí, vizualizace dat, ověřování dat nebo integrace s jinými nástroji (např. správa úkolů nebo kalendáře).
- Obtížné získávání přehledů: Ačkoli tabulky dokážou zpracovávat data, analýza trendů nebo generování přehledů vyžaduje znalost vzorců a dovednosti v oblasti vizualizace dat. Pokud tyto znalosti nemáte, může taková tabulka způsobit zahlcení daty.
- Nedostatek flexibility: Tabulky Excel a Google nejsou nejlepším řešením, pokud chcete spolupracovat se svým týmem. Jejich aktualizace v reálném čase může způsobit problémy s kontrolou verzí.
Tyto nevýhody tabulek můžete překonat pomocí specializovaného softwaru pro sledování času a produktivity, jako je ClickUp.
Spravujte a sledujte čas pomocí ClickUp
ClickUp je jediný komplexní produktivní software, který je dostatečně výkonný na to, aby konsolidoval vaši práci napříč aplikacemi do jedné platformy. Místo toho, abyste se trápili s šablonou časového rozvrhu v Excelu, optimalizujte své řízení času pomocí funkcí sledování času projektu v ClickUp!
- Zaznamenávejte čas ze svého počítače, mobilního zařízení nebo webového prohlížeče pomocí rozšíření prohlížeče ClickUp.
- Zobrazte si svůj čas sledovaný podle dne, týdne, měsíce nebo libovolného vlastního rozsahu s podrobnými časovými rozvrhy.
- Přidejte čas zpětně nebo vytvořte záznamy podle časového rozsahu pomocí ručního sledování času.
- Snadno propojte sledovaný čas s jakýmkoli úkolem, na kterém pracujete v ClickUp.
- Propojte svou oblíbenou aplikaci pro sledování času s ClickUp a synchronizujte sledovaný čas přímo v ClickUp.
- Vytvářejte a používejte štítky, abyste snadno kategorizovali a filtrovali čas strávený na úkolech.
- Přidejte k záznamům o čase poznámky, abyste přesně věděli, čemu jste čas věnovali.
- Seřaďte úkoly podle stráveného času, abyste zjistili potenciální úzká místa nebo oblasti, kde je potřeba více pomoci.
- Filtrujte sledovaný čas podle data, stavu, priority, značek a dalších kritérií.
- Ručně upravujte své sledování přidáním nebo odečtením času, kdykoli je to potřeba.
- Zobrazte celkový součet času stráveného na úkolech a podúkolech.
- Získejte přehled o sledování času vašeho týmu a porovnejte jej s odhadovaným časem.
Sledování času v ClickUp umožnilo týmům lépe spravovat zdroje a podle potřeby přesouvat pozornost jak interně, tak v celé společnosti.
Sledování času v ClickUp umožnilo týmům lépe spravovat zdroje a podle potřeby přesouvat pozornost jak interně, tak v celé společnosti.
Získejte zpět svůj čas díky sledování času v ClickUp
Sledování času v rámci projektu zahrnuje mnohem více než dokáže zvládnout jednoduchý časovač – proto potřebujete řešení pro sledování času, které vám pomůže sledovat postup projektu!
Ne všechny šablony pro sledování času však nabízejí stejné funkce. Tabulky pro správu času jsou sice užitečné, ale mají mnoho nevýhod, které mohou ovlivnit produktivitu.
Na trhu existuje mnoho nástrojů pro správu času, proto si vyberte ten, který nejlépe vyhovuje vašim potřebám. Samozřejmě nikdy neuděláte chybu, když se rozhodnete pro komplexní platformu pro zvýšení produktivity – ClickUp. 🙂
Díky stovkám funkcí, které šetří čas, rozsáhlé knihovně šablon a více než 1 000 integrací je ClickUp jediným softwarem pro sledování času, který je dostatečně výkonný, aby propojil váš čas, projekty, chaty a tým do jednoho centralizovaného pracovního centra.
Zaregistrujte se do ClickUp a zbavte se starostí se sledováním času. 🙌🏼