Znáte ty dny, kdy otevřete notebook v 8 hodin ráno a než se nadějete, je 17:30 a váš stůl je pokrytý drobky a lepícími papírky?
Stává se to i těm nejlepším z nás. 😵💫
Místo toho, abyste si lámali hlavu a přemýšleli, kam se poděl den, ušetřete energii díky šabloně, která je navržena právě pro řešení tohoto problému.
Řízení času je klíčem k tomu, abyste zůstali během dne soustředění – a šablony časových rozvrhů jsou svatým grálem, pokud jde o co nejefektivnější implementaci správných strategií.
Od zaznamenávání času stráveného u stolu až po rozvržení celého kalendáře – existuje šablona časového rozvrhu pro všechno! Výzvou je najít tu, která nejenže odpovídá vašemu pracovnímu postupu, ale také vás naučí, jak zvýšit svou produktivitu. *
Dobrá zpráva je, že jste na správném místě. 🙂
Bez ohledu na vaši pozici, tým nebo technologické vybavení máme pro vás tu správnou šablonu. Přečtěte si, na co se zaměřit při výběru šablony pro evidenci odpracované doby, a získejte přístup k 10 nejlepším bezplatným šablonám, které jsou dnes na trhu k dispozici. ⏱
Co je to šablona časového rozvrhu?
Šablony časových rozvrhů jsou předem připravené dokumenty, formuláře nebo tabulky, které týmům pomáhají sledovat čas strávený v práci, na úkolech, s klienty a další. Šablony časových rozvrhů se liší svou složitostí a mohou být velmi účinným nástrojem pro zefektivnění procesů souvisejících s časem, správu harmonogramů a dohled nad rozpočty.
Považujte šablonu časového rozvrhu zaměstnanců za více než jen nástroj pro sledování času, ale za způsob, jak sdílet tipy pro efektivní správu času v rámci celého týmu.
Co hledat v šabloně časového rozvrhu
Vaše šablona časového rozvrhu nabídne více než jen jednoduchou tabulku se jmény a časy. Nejlepší šablony budou vycházet z vašeho bezplatného softwaru pro správu projektů, aby byly ještě užitečnější díky funkcím, které do každého záznamu vnesou další kontext a informace.
Ačkoli existuje spousta aplikací pro blokování času, které vám pomohou zdokonalit vaše techniky řízení času, nejlepším způsobem, jak získat maximum za své peníze, je najít šablonu časového rozvrhu navrženou s ohledem na tyto strategie.
Šablona docházkového listu by navíc měla odrážet typ práce, kterou váš tým vykonává. Spolupracujete s dodavateli nebo konzultanty? Zaznamenává váš tým fakturovatelný čas? Jsou záznamy o čase sdíleny s vedením a schvalovány jím?
Jedná se o klíčové faktory, které je třeba zvážit předtím, než se pustíte do výběru další šablony, a které nakonec rozhodnou o tom, která šablona bude pro vaše zaměstnance nejvhodnější.
Na internetu je k dispozici tolik předem připravených zdrojů, že si můžete dovolit být vybíraví, pokud jde o nezbytné funkce vaší příští šablony časového rozvrhu. Zde je několik našich oblíbených, na které se před stažením zaměřte:
- Sledování času
- Štítky, tagy nebo kategorie
- Vlastní pole
- Spolupráce
- Integrace
Možnosti jsou však neomezené! Hledání některé (nebo všech) z těchto pěti funkcí vás dovede k solidní šabloně časového rozvrhu, ale než se pustíte do hledání na webu, začněte tady! Už jsme za vás udělali práci a připravili vám některé z nejlepších bezplatných šablon časových rozvrhů pro zaměstnance pro jakýkoli tým.
10 bezplatných šablon pro evidenci odpracované doby pro sledování zaměstnanců
Strategie pro správu času jsou skvělým způsobem, jak udržet vysokou produktivitu a zajistit, že své osobní zdroje využíváte co nejefektivněji.
Ale jaká je nejlepší strategie? Začněte se šablonou, která vám pomůže s dalšími kroky.
Začněte šetřit čas co nejdříve díky tomuto pečlivě sestavenému seznamu 10 nejlepších bezplatných šablon časových rozvrhů pro ClickUp, Excel, Word a další!
1. Šablona denního výkazu práce zaměstnanců ClickUp
Denní pracovní výkaz je dokument, do kterého se zaznamenávají hodiny odpracované zaměstnancem během každé směny nebo dne.
Proces schvalování denních výkazů práce se může v jednotlivých firmách lišit. Obvykle zahrnuje kontrolu hodin zaznamenaných každým zaměstnancem manažerem a ověření, zda jsou všechny údaje správné.
Pokud má jeden manažer na starosti více zaměstnanců, schvalování denních výkazů práce je zdlouhavá záležitost! ⌛️
Šablona denního výkazu práce ClickUp usnadňuje zaměstnancům a manažerům důsledné sledování času! Obsahuje řadu funkcí, které centralizují tento proces, takže vaše personální a účetní oddělení mohou v případě potřeby zobrazit digitální záznamy. Funguje to takto:
- Zaměstnanec vyplní formulář ClickUp požadovanými informacemi a poté jej odešle ke kontrole.
- Jejich formulář se odešle do seznamu (také součástí šablony!) a stane se úkolem.
- Odtud můžete zobrazit všechny odeslané formuláře a schválit nebo okomentovat úkol, abyste vyřešili případné problémy.
S ClickUpem budete mít jistotu, že vaše záznamy jsou přesné a sledovatelné!
2. Šablona týdenního výkazu práce ClickUp
Týdenní pracovní výkaz je dokument, do kterého se zaznamenávají hodiny odpracované zaměstnancem za týden.
Obvykle obsahuje sloupce pro den v týdnu, odpracované hodiny a případné další poznámky k činnostem daného dne. Pracovní výkaz by měl zaměstnanec vyplnit na konci každého týdne a předložit svému vedoucímu nebo nadřízenému ke kontrole.
Šablona týdenního výkazu práce ClickUp shrnuje hodinovou sazbu, celkový počet hodin, celkovou mzdu, podpis a schvalovatele za každou osobu v týdenním přehledu. Pokud je třeba provést opravy, můžete také upravit podrobnosti kliknutím na konkrétní pole.
Pokud upravíte Celkový počet hodin nebo Hodinovou sazbu, celková mzda se automaticky vypočítá na základě zadaných údajů. 🤖
ROZŠÍŘENÁ OPRÁVNĚNÍ V CLICKUPTip pro profesionály: Oprávnění a přístup mohou být pro firmy spravující pracovní výkazy zaměstnanců citlivou záležitostí. Stačí přejít do nastavení libovolného zobrazení ClickUp a přizpůsobit Sdílení a oprávnění, abyste zabránili nechtěným změnám!
3. Šablona měsíčního výkazu práce ClickUp
Měsíční výkaz práce je dokument, do kterého se zaznamenávají odpracované hodiny zaměstnance za daný měsíc. Šablona měsíčního výkazu práce ClickUp je stejná jako týdenní výkaz práce, ale údaje jsou uspořádány podle měsíců.
Měsíční pracovní výkazy také umožňují manažerům snadno plánovat dopředu a vytvářet přesnější odhady nadcházejících projektů, protože jim poskytují lepší přehled o dostupnosti zaměstnanců a využití zdrojů.
Jsou také užitečné při plánování žádostí o dovolenou, protože mohou manažerům pomoci posoudit, kteří zaměstnanci mohou potřebovat dodatečné zastoupení v obdobích vysoké poptávky. Nebo když si někdo bere volno z práce! 🏝
Naučte se, jak pomocí sledování času dokončit projekty rychleji!
4. Šablona pro schvalování časových rozvrhů ClickUp
Schvalování výkazů práce je proces, během kterého zaměstnavatelé schvalují nebo zamítají předložené výkazy práce svých zaměstnanců nebo dodavatelů. Šablona pro schvalování výkazů práce ClickUp v zobrazení tabule vám nabízí jiný pohled na sledování času vašeho týmu a skupinových předložení podle stavu.
Stavy v této šabloně zahrnují:
- K nahlédnutí
- Recenze
- Vyžaduje pozornost
- Schváleno
Díky zobrazení tabule v ClickUp je snazší vizualizovat váš pracovní postup. A díky jednoduché akci přetažení myší, kterou přesunete podání z jednoho stavu do druhého, zpracujete podání za kratší dobu a s naprostou přesností. ⚡️
PŘÍSTUP K CLICKUP KDEKOLIProfesionální tip: Chcete, aby zaměstnanci dostávali výplatu včas, a proto je důležité mít přístup k jejich schvalování odkudkoli. Zobrazení tabule ClickUp je dostupné v mobilní aplikaci ClickUp, takže můžete schvalovat časově citlivé žádosti i na cestách!
5. Šablona pro sledování času konzultanta ClickUp
Konzultanti obvykle sledují svůj čas pomocí softwaru, který jim umožňuje zaznamenávat schůzky s klienty, fakturované hodiny a milníky projektu.
Šablona ClickUp Consultant Time Tracking Template obsahuje příklady schůzek a úkolů souvisejících s časem, který konzultant strávil ve společnosti. Přidejte své konzultanty do svého pracovního prostoru ClickUp, aby mohli sledovat svůj čas přímo v rámci úkolu v reálném čase, nebo ručně přidávat časové záznamy.
Chcete-li maximalizovat hodnotu této šablony, použijte vlastní pole ClickUp k označení odhadovaných nákladů na úkol a částky splatné konzultantovi. Ty se počítají pomocí následujících vzorců:
- Odhad času x hodinová sazba = odhadované náklady
- Zaznamenaný čas x hodinová sazba = Částka k úhradě
ClickUp můžete dokonce integrovat se svými oblíbenými aplikacemi pro sledování času – Toggl, Hubstaff, Everhour, Harvest a dalšími!
6. Šablona pro sledování času konzultanta ClickUp v tabulkovém zobrazení
Vytvořte si v šabloně ClickUp pro sledování času konzultanta zobrazení tabule, abyste mohli seskupit úkoly a schůzky svého konzultanta podle stavu, termínu splnění nebo libovolného vlastního pole podle svého výběru!
Díky těmto informacím můžete vy nebo váš konzultant odpovídajícím způsobem upravit plány, pokud něco trvá déle, než se očekávalo, nebo pokud by některé úkoly mohly být efektivněji delegovány.
Výkonná platforma pro produktivitu, jako je ClickUp, je pro konzultanty neocenitelná, protože jim umožňuje snadno koordinovat jednoduché i složité projekty. Tato šablona pomáhá zefektivnit proces komunikace a spolupráce mezi členy týmu a zúčastněnými stranami a zajišťuje, že všechny strany mají aktuální informace!
Podívejte se na nejlepší nástroje pro sledování času!
7. Šablona časového rozvrhu pro právníky ClickUp
Účet advokáta se obvykle skládá z kombinace honorářů a výdajů souvisejících s prací advokáta:
- Poplatky se obecně účtují za služby poskytované advokátem, jako jsou poradenství a jiné právní zastoupení.
- Výdaje jsou náklady, které advokátovi vzniknou při zastupování svých klientů, jako jsou poplatky za podání, náklady na kopírování, poplatky za soudní zapisovatele, poplatky spojené se získáváním dokumentů nebo cestovní výdaje.
Složka ClickUp Attorney Timesheet Template obsahuje týdenní, dvoutýdenní a měsíční pracovní výkazy, takže právník není zatížen administrativním nastavováním každé úlohy nebo činnosti. 🧑💻
ClickUp navíc nabízí flexibilitu přizpůsobení fakturační struktury podle konkrétních potřeb a požadavků každého klienta!
8. Šablona časového rozvrhu služeb ClickUp
Tabulky služeb jsou nezbytné pro správu času, který zaměstnanci věnují konkrétním úkolům. Tyto tabulky zajišťují odpovědné rozdělení času, udržují efektivitu školení a pomáhají manažerům sledovat odpracované hodiny zaměstnanců.
Šablona časového rozvrhu služeb ClickUp vám pomůže pečlivě sledovat čas, náklady a zdroje věnované každé nabízené službě.
Umožňuje vám:
- Snadno sledujte celkový počet odpracovaných hodin a fakturovatelných hodin na jednom snadno přístupném místě.
- Sledujte přidělování zdrojů v různých projektech
- Rozdělte zdroje mezi projekty a služby
9. Šablona časového rozvrhu zaměstnanců v Excelu
Šablony časových rozvrhů zaměstnanců v aplikaci Microsoft Excel jsou hotové nástroje pro vykazování odpracovaných hodin a přesčasů. Ačkoli to nemusí být ideální pro střední a velké podniky, nezávislí dodavatelé a freelancerové mohou tuto jednoduchou šablonu použít k vyplnění na konci pracovního týdne.
Pokud chcete zjednodušit proces sledování času, tradiční tabulka v Excelu může být ztrátou času. Vyzkoušejte šablonu časového rozvrhu v ClickUp a zvyšte svou produktivitu!
10. Šablona časového rozvrhu zaměstnanců v Excelu
Pro týdenní, měsíční a dokonce i roční časové karty může tento pracovní časový rozvrh zaměstnanců v Excelu vypočítat hodiny pouhými několika kliknutími. Můžete přizpůsobit vzhled této tabulky Excel a upravit sloupce tak, aby odrážely denní hodiny nebo výplatní období platná pro vašeho zaměstnance nebo dodavatele.
Používání této šablony pro zpracování mezd může být náročné. Abyste tomu předešli, seznámte svůj tým s osvědčenými postupy a dodržujte přesné sledování času. To může zahrnovat poskytnutí dalšího školení nebo zdrojů, aby lépe porozuměli fungování systému, a také poskytování zpětné vazby k jejich úsilí, aby zůstali motivovaní.
11. Šablona časového rozvrhu zaměstnanců v aplikaci Microsoft Word
Šablona denního výkazu práce v aplikaci Word pomáhá zaměstnancům a dodavatelům sledovat fakturovatelné hodiny. Kdokoli si ji může stáhnout, přizpůsobit a exportovat jako soubor PDF, aby získal podpisy ke schválení.
Tato šablona je rozdělena do pěti částí, abyste mohli zachovat konzistentnost při zpracování mezd:
- Výplatní období
- Informace o společnosti
- Jméno a kontaktní údaje
- Časová karta (pokrývá 7 dní)
- Podpisy zaměstnanců a manažerů
Tip pro profesionály: Papírové pracovní výkazy nejsou v případě vzdálených zaměstnanců nejspolehlivější. Zvažte použití softwaru pro sledování času zaměstnanců, který vám zajistí správnou digitální stopu a bezproblémový zážitek!
12. Šablona Excel pro výkaz práce pro mzdy
Tato šablona Excel pro výkaz práce pro mzdy je snadno použitelný výkaz práce určený pro použití v aplikaci Microsoft Excel.
Přiřaďte každému zaměstnanci pracovní dobu a nechte je každý den vyplňovat čas příchodu a odchodu. Ujistěte se, že zaznamenávají i přestávky na oběd. Zadejte vzorce do mini kalkulačky mezd, aby automaticky vypočítala celkový počet odpracovaných hodin za týden.
Pomocí šablony výplatní listiny můžete generovat týdenní, čtrnáctidenní nebo měsíční výplaty pro každého zaměstnance.
Tato šablona je nejvhodnější pro malé podniky, které zadávají práci externím dodavatelům. Jelikož se jedná pouze o pracovní výkaz a není součástí většího nástroje pro řízení projektů, může být pro organizace s mnoha odděleními a velkým počtem zaměstnanců příliš jednoduchá.
13. Excel Time Log od Vertex42
Tato šablona Excel pro evidenci času nabízí hladký způsob zaznamenávání odpracovaných hodin. Je určena pro ty, kteří nepotřebují žádné zbytečné funkce, ale pouze jednoduché řešení pro základní správu času a fakturaci.
Začněte používat šablonu vyplněním části pro zaměstnance svým jménem, adresou a dalšími důležitými informacemi. Totéž proveďte v části vyhrazené pro informace o vašem zákazníkovi nebo zaměstnavateli. Dále zadejte datum, kdy jste provedli konkrétní úkol nebo službu, a také čas jejího zahájení a ukončení. Můžete také přidat přestávky a zadat celkovou dobu práce v minutách nebo hodinách, abyste dále zefektivnili proces sledování.
Tato šablona může sloužit také jako generátor faktur. Po dokončení projektu nebo na konci výplatního období jednoduše odešlete vyplněný záznam svému zaměstnavateli, a to v papírové nebo digitální podobě.
14. Šablona dvouměsíčního výkazu práce s přestávkami v Excelu
Tato šablona časového rozvrhu v Excelu je navržena tak, aby zjednodušila správu času, a je ideální jak pro malé firmy, tak pro velké korporace. Umožňuje zaznamenávat časy příchodu a odchodu, počítat celkový počet odpracovaných hodin a automaticky odečítat přestávky za každý den dvoutýdenního období. Navíc díky vestavěným vzorcům je zpracování mezd hračkou. Udržujte pořádek, šetřete čas a zvyšte přesnost s naší šablonou dvoutýdenního časového rozvrhu v Excelu.
15. Šablona časového rozvrhu (pracovní list) v Excelu
Tato šablona pracovního listu Excelu je navržena tak, aby na jednom místě sledovala odpracované hodiny, přestávky a přesčasy. Díky automatickým výpočtům denních a týdenních součtů eliminuje chyby a šetří drahocenný čas. Tato šablona také umožňuje přizpůsobení vašim jedinečným obchodním potřebám. Tato šablona je ideální pro firmy všech velikostí a je perfektním nástrojem pro zefektivnění procesu výplaty mezd a zvýšení produktivity.
Typy šablon časových rozvrhů
Různé podniky mají různé potřeby, od sledování hodinové práce zaměstnanců přes časové rozvrhy specifické pro jednotlivé projekty až po časové rozvrhy specifické pro jednotlivé klienty v případě konzultantů. Proto existuje mnoho typů šablon časových rozvrhů podle konkrétních potřeb a povahy práce. Zde je několik typů šablon časových rozvrhů:
- Šablony denních výkazů práce: Jak název napovídá, tyto šablony umožňují uživatelům zaznamenávat své každodenní pracovní hodiny a činnosti. Jsou užitečné pro zjišťování neefektivnosti v produktivitě a doladění pracovních vzorců za účelem zvýšení efektivity.
- Šablony týdenních výkazů práce: Tyto šablony nabízejí komplexnější přehled o práci dokončené v daném týdnu. Členové týmu mohou zaznamenávat své každodenní úkoly a sestavovat je do jednoho uceleného výkazu práce. To může manažerům pomoci s týdenní analýzou práce a mapováním postupů.
- Šablony měsíčních výkazů práce: Šablony měsíčních výkazů práce vám umožňují získat podrobný přehled o úkolech dokončených během měsíce. Pro vedoucí týmů a projektové manažery je užitečné znát pracovní vytížení, postup projektu a časové rozvržení celého týmu během měsíce.
- Šablony časových rozvrhů pro konkrétní projekty: Tyto šablony se zaměřují na jednotlivé projekty a rozdělují časový rozvrh pro každý úkol v projektu. Projektoví manažeři i členové týmu mohou tyto šablony používat ke sledování časového harmonogramu projektu, řízení nákladů, řízení pracovní síly a celkového postupu projektu.
- Šablony časových rozvrhů specifické pro klienta: Konzultanti a freelanceri často používají šablony časových rozvrhů specifické pro klienta, aby mohli sledovat své pracovní hodiny pro každého klienta. Tento typ šablony je užitečný pro přesné fakturování klientům a sledování hodin odpracovaných na každém projektu pro každého klienta.
- Šablony časových rozvrhů zaměstnanců: Tyto šablony se používají ke sledování pracovní doby každého zaměstnance, včetně přesčasů a nemocenské. Jsou užitečné pro účely personálního oddělení, jako je výplata mezd a správa absencí.
- Šablony časových rozvrhů pro dodavatele: Šablony časových rozvrhů pro dodavatele obvykle používají externí pracovníci nebo nezávislí pracovníci k zaznamenávání odpracovaných hodin pro své klienty nebo organizace, se kterými mají uzavřenou smlouvu. Tyto šablony usnadňují dohled nad prací prováděnou dodavateli a zajišťují přesné platby.
- Šablony časových rozvrhů zaměřené na úkoly: Tyto časové rozvrhy se nezaměřují pouze na odpracované hodiny, ale také na úkoly, které byly během těchto hodin splněny. Poskytují podrobnější přehled o produktivitě a mohou odhalit oblasti, které je třeba zlepšit.
Jak vytvořit pracovní výkaz
- Rozhodněte se pro formát: Vyberte si, zda chcete obecný týdenní, čtrnáctidenní, měsíční nebo projektový vzorový pracovní rozvrh.
- Definujte kategorie: Do časového rozvrhu zahrňte kategorie, jako jsou data, úkoly, časy zahájení a ukončení a celkový počet odpracovaných hodin.
- Přidejte speciální sekce: Nezapomeňte zahrnout sekce pro přestávky, přesčasy, dovolenou nebo nemocenské dny.
- Automatické výpočty: Pokud používáte digitální nástroj, nastavte automatické výpočty odpracovaných hodin a přesčasů.
- Přiřaďte odpovědnost: Jasně určete, kdo je zodpovědný za vyplnění a odeslání časového rozvrhu.
- Recenze: Otestujte svůj časový rozvrh, abyste se ujistili, že se snadno vyplňuje a splňuje všechny vaše požadavky.
- Proškolte svůj tým: Seznamte svůj tým s tím, jak správně používat pracovní výkazy.
- Implementace: Zaveďte pracovní výkaz do praxe a zajistěte, aby existoval jasný proces pro sledování času, předkládání a schvalování.
- Sledujte: Sledujte, jak dobře pracovní výkaz funguje, a podle potřeby jej upravujte.
- Optimalizujte: Pravidelně kontrolujte a aktualizujte svůj pracovní rozvrh podle zpětné vazby nebo měnících se potřeb.
Jak používat pracovní výkazy v ClickUp
Efektivní správa pracovní doby je klíčová pro zajištění produktivity a zamezení zbytečným přesčasům. Použití snadno dostupného nástroje, jako je ClickUp, pro vytváření výkazů pracovní doby tento proces výrazně zefektivňuje. Zde je podrobný průvodce, jak vytvořit výkaz pracovní doby v ClickUp, který vám pomůže efektivně sledovat čas vašeho týmu.
- Začněte kliknutím na „Více“ v postranním panelu.
- Vyberte „Časové rozvrhy“.
- (Volitelné) Klikněte na ikonu špendlíku vedle položky „Timesheets“ (Časové rozvrhy), abyste ji měli po ruce v postranním panelu.
- Pomocí záhlaví stránky „Timesheets“ (Časové rozvrhy) si můžete časový rozvrh přizpůsobit podle svých potřeb.
- Přejděte na kartu „Můj pracovní časový rozvrh“ a klikněte na ikonu „Nastavení“, abyste mohli svůj pracovní časový rozvrh upravit.
- Nastavte si týdenní nebo denní kapacitu výběrem možnosti „Moje kapacita“.
- Můžete upravit časové rozmezí a určit období, které má váš pracovní výkaz pokrývat.
- Filtrujte svůj pracovní časový rozvrh podle možností „Fakturace“, „Značka“ nebo „Sledovaný čas“.
- Uspořádejte si zobrazení svého časového rozvrhu pomocí záložek „Podle úkolů“ nebo „Všechny záznamy“.
- Pomocí záložek v pravém horním rohu obrazovky můžete zobrazit svůj pracovní časový rozvrh podle úkolů nebo jednotlivých časových záznamů.
Začněte řídit zaměstnance pomocí šablon časových rozvrhů
Ačkoli všechny tyto šablony mají několik společných klíčových funkcí a pomohou vašemu týmu dostat časové rozvrhy zpět na správnou kolej, ne všechny šablony časových rozvrhů mají stejnou účinnost a některé zaručeně posunou vaše strategie řízení času ještě dále. Které šablony, ptáte se?
Ty, které jsou připojeny k dynamické platformě produktivity, jsou dostatečně silné, aby centralizovaly veškerou vaši práci napříč aplikacemi do jednoho kolaborativního centra.
AKA, ClickUp. 🙂
S více než 15 jedinečnými zobrazeními, bohatou sadou funkcí pro sledování času a stovkami šablon pro každé použití je ClickUp dokonalým řešením, jak ušetřit čas a využít každou vteřinu svého dne.
I v rámci svého bezplatného tarifu Free Forever Plan nabízí ClickUp všechny funkce potřebné k tomu, abyste svou produktivitu posunuli na novou úroveň, a integruje se s více než 1 000 dalšími pracovními nástroji, které vám pomohou vaše procesy ještě více zefektivnit.
Zaregistrujte se ještě dnes na ClickUp a začněte šetřit čas. ✅