Jak vytvořit časový rozvrh v Excelu (průvodce se šablonami)

Ušli jsme dlouhou cestu od dob, kdy lidé používali časové karty a vedli papírové pracovní výkazy.

Dnes máme v počítačích automatické nástroje pro sledování času.

A někde po cestě lidé objevili sledování času v Excelu.

Ale jak na to?

V tomto článku vám ukážeme, jak vytvořit tabulku pro sledování času v Excelu, představíme několik šablon a prozkoumáme nevýhody sledování času v Excelu. Představíme také chytrý alternativní nástroj, který usnadňuje sledování času.

Kdo je připraven vyniknout ve vytváření tabulky pro sledování času v Excelu?

Jak vytvořit časový rozvrh v Excelu?

Pokud jste majitelem firmy nebo projektovým manažerem, chcete vědět, kde váš tým tráví veškerý svůj čas, zejména pokud řídíte tým na dálku.

Koneckonců, údaje o čase jsou zásadní pro personální oddělení, poskytovatele mzdových služeb, fakturaci klientům atd.

Naštěstí je sledování času něco, co můžete dělat pomocí tabulky Excel.

Pojďme se podívat, jak vytvořit časový rozvrh v Excelu...

Krok 1: Naformátujte tabulku

Otevřete nový soubor Excel.

Chcete-li vytvořit čitelný časový rozvrh v Excelu, musíte formátovat buňky listu tak, aby byly širší.

Jak?

Vyberte sloupec A a přetáhněte jeho okraj na požadovanou šířku.

Poté klikněte pravým tlačítkem myši na sloupec A > vyberte Kopírovat > označte rozsah sloupců B až L > stiskněte klávesy Ctrl+V pro vložení formátování.

Tím se zkopíruje formátování všech vybraných sloupců (B-L).

Krok 2: Přidejte název časového rozvrhu

Zvýrazněte rozsah buněk A1–L1.

Poté vyberte z panelu nástrojů možnost Sloučit a vycentrovat. Najdete ji na kartě Domů.

Do buňky A1 zadejte název své společnosti.

Vycentrujte a naformátujte text buňky (název společnosti) podle svých představ.

Hrajte si s písmem, velikostí a barvou. 🌈

Nezapomeňte jej zvýraznit. Název vaší společnosti by měl vyniknout!

Poté, co jste název své společnosti ozdobili barvami, může vaše tabulka vypadat například takto:

Krok 3: Přidejte požadované štítky

Nyní je čas přidat všechny štítky do vašeho časového rozvrhu v Excelu.

Jak jinak budou lidé vědět, kam přidat své záznamy o čase a další údaje o zaměstnancích?

Začněte přidávat štítky jako zaměstnanec, manažer, oddělení atd.

Do tohoto příkladu časového rozvrhu zaměstnance přidáme:

Pro všechny tyto štítky vyberte možnost Zalamovat text.

Je to ikona s písmeny „abc“ a šipkou na panelu nástrojů.

Tím se slova vejdou do jedné buňky, bez ohledu na to, jak dlouhý je název štítku.

Hotovo?

Váš list Excel by měl vypadat přibližně takto:

V buňkách za každým štítkem vytvořte řádek, do kterého mohou zaměstnanci a manažeři zadávat údaje.

A pokud se rozhodnete, že by se mělo jednat o tisknutelný časový rozvrh, čára vám ukáže, kam psát.

Chcete-li vytvořit čáru, označte buňky B2 až D2 a poté na panelu nástrojů vyberte možnost Dolní ohraničení.

Pro označení Zaměstnanec se zobrazí řádek.

Poté sloučte buňky.

Tento postup opakujte pro všechny ostatní štítky, které jste přidali.

Krok 4: Přidejte štítky související s časem

V předchozím kroku jsme se zaměřili spíše na podrobnosti týkající se zaměstnance. Nyní je čas přidat štítky související s časem!

Jsou to dvě různé věci, nemyslíte?

Spojíme tedy buňky A6 až L6, abychom vytvořili malé oddělení mezi údaji o zaměstnancích a další sadou štítků souvisejících s časem.

Do řádku 7 můžete přidat štítky související s časem a vytvořit tak záhlaví pro každý sloupec.

Přidat:

Toto jsou jen některé z běžných štítků, které by se vám mohly hodit.

Můžete však přidat nebo odebrat štítky, které lépe vyhovují vaší organizaci, jako jsou běžné hodiny, sváteční hodiny, hodiny zaměstnanců, fakturovatelné hodiny atd.

Pokud si všimnete, že Čas příchodu a Čas odchodu jsou přidány dvakrát do dvou různých buněk. (C7, D7, E7 a F7)

To je na obědovou přestávku. 🍲

Tento formulář můžete kdykoli upravit podle potřeb vaší organizace.

Přidejte si jednu nebo dvě přestávky na kávu, nebo i více!

Káva není nikdy dost. ☕

Po přidání všech štítků souvisejících s časem budete mít tabulku, která vypadá takto:

Něco tu nesedí, že?

Ano, formátování.

Pojďme to napravit.

Nejprve vyplňte řádek libovolnou barvou podle svého výběru. Chcete-li to provést, zvýrazněte buňky A7 až J7, vyberte možnost Barva výplně na panelu nástrojů a poté vyberte barvu.

Poté označte text ve zvýrazněných buňkách jako tučný, vycentrujte text a zarovnejte jej na střed. Nezapomeňte vybrat Zalamování textu jako předtím, aby se text zobrazoval v buňce, aniž by přetékal do jiných buněk.

Poté přejděte do nástroje Ohraničení a z rozevíracího seznamu vyberte možnost Všechna ohraničení, aby se kolem štítků zobrazily rámečky.

Co zbývá?

Musíte přidat dny v týdnu!

Pro tento týdenní časový rozvrh přidejte pondělí až neděli počínaje buňkou A8 a konče buňkou A14. Týden můžete začít kterýmkoli dnem, který vám vyhovuje.

Po zadání dnů v týdnu je naformátujte tak, aby byly čitelné.

Postupujte takto:

Krok 5: Dokončovací práce

Pokud zjistíte, že vaše tabulka Excel obsahuje zbytečné mřížky a buňky s ohraničením, které váš časový rozvrh nepotřebuje, odstraňte je.

Odstranění zbytečných prvků vám pomůže získat přehledný týdenní časový rozvrh v Excelu.

Nakonec proveďte finální změny písma, velikosti, zarovnání a barvy, a je to!

Gratulujeme, úspěšně jste dokončili vytváření časového rozvrhu v Excelu! 🎉

Vaše tabulka pro evidenci pracovní doby může vypadat například takto:

Začněte již nyní zadávat časové údaje, abyste měli pod kontrolou produktivitu a mzdy!

Existuje však i snadnější řešení, které nevyžaduje vytváření tabulky pro sledování času v Excelu z prázdného listu.

Ach, tajná síla šablon!

Pečlivě jsme pro vás vybrali několik šablon Excelu pro sledování času, abyste je nemuseli hledat.

Související: Software pro sledování času

3 šablony pro sledování času v Excelu

Nejlepší na šablonách Excelu pro sledování času je to, že vám ušetří spoustu času a úsilí.

Šablony s vzorci jsou však ještě lepší.

Některé šablony Excel pro sledování času mohou za vás provádět výpočty na základě jedné nebo dvou vzorců pro pracovní výkazy v Excelu.

Jsou již zahrnuty v buňkách tabulky, takže je nemusíte přidávat!

Zde jsou tři možnosti šablon pro sledování času v Excelu:

1. Šablona měsíčního časového rozvrhu

Jedná se o bezplatnou šablonu Excelu pro sledování času s několika záložkami věnovanými jednotlivým zaměstnancům.

Díky tomu je to přehledná šablona časového rozvrhu zaměstnanců, díky které je výpočet celkové mzdy více zaměstnanců hračkou.

Stáhněte si tuto šablonu měsíčního časového rozvrhu.

2. Šablona dvou týdenního časového rozvrhu

Toto je soubor šablony časového rozvrhu v Excelu, který obsahuje tři šablony. Získáte šablonu týdenního časového rozvrhu, měsíčního časového rozvrhu a šablonu čtrnáctidenního časového rozvrhu.

Stáhněte si tuto šablonu kalkulačky pro výkaz práce v Excelu.

3. Šablona denního časového rozvrhu

Tato šablona Excelu pro sledování času je navržena s políčky pro informace o zaměstnancích, mzdě, celkovém počtu odpracovaných hodin a dalšími údaji. Jedná se také o velmi jednoduchou šablonu časového rozvrhu, se kterou můžete hned začít.

Můžete přizpůsobit nebo přidat štítky podle svých potřeb, abyste uvedli další podrobnosti, jako je hodinová sazba, fakturační sazba, přesčasy, datum začátku výplatního období atd.

Stáhněte si tuto šablonu denního časového rozvrhu.

Toto jsou pouze některé možnosti.

Najdete zde několik dalších možností, jako jsou šablony Excel pro produktivitu zaměstnanců, 24hodinovou aktivitu a sledování času stráveného na projektech.

Existuje však jeden problém.

Dříve nebo později narazíte na tyto omezení šablony Excelu pro sledování času.

Další informace najdete v těchto šablonách časových rozvrhů!

3 Nevýhody sledování času v Excelu

Sledování času v Excelu se zdá být poměrně jednoduchým přístupem, ale je také neuvěřitelně zastaralé.

Proč?

Existují totiž automatické nástroje pro sledování času a výpočet mezd!

Zde jsou některé z nedostatků sledování času v Excelu:

1. Zbytečná manuální práce

Každou sledovanou pracovní hodinu je nutné zadat ručně.

To je jediný způsob, jak Excel funguje.

Zadáváním časových údajů strávíte věčnost.

A to pokaždé, když se přihlásíte a odhlásíte.

VŽDY!

Poté přichází na řadu sčítání, odčítání a násobení, aby se zjistil celkový počet odpracovaných hodin...

Doufám, že máte rádi čísla, protože s nimi budete hodně pracovat.

Ruční sledování času navíc s sebou nese riziko lidské chyby.

Zamyslete se nad tím.

Budete se muset spolehnout na svou paměť, abyste si zapamatovali čas, který jste strávili prací.

Nezapomeňte také každý den vyplňovat údaje do časového rozvrhu, jinak to ovlivní vaši výplatu. Posměšný smích

V nejhorším případě uděláte chybu ve výpočtu, zadáte nesprávné minuty nebo omylem pokazíte vzorec Excelu v šabloně.

Už jste v panice?

Měli byste, protože by to mohlo vést k hrubým přepočtům a nákladným chybám ve výplatách.

V důsledku toho mohou náklady na váš projekt neočekávaně vzrůst!

Jak se vám nyní líbí sledování času v Excelu?

2. Nelze integrovat s vaším nástrojem pro správu projektů

Nástroje Microsoftu nejsou zrovna nejpřívětivější.

Je to jako soused, který má problém se všemi v ulici.

Protože když sestavíte seznam nástrojů Microsoft, které lze snadno integrovat, Excel by se na něm mohl ocitnout až na posledním místě.

Neočekávejte tedy, že ve svém softwaru pro správu projektů budete mít k dispozici užitečná nebo praktická data.

MS Excel jede sólo. 🙄

3. Nelze generovat automatické zprávy

Microsoft Excel je tabulkový procesor s funkcemi, jako jsou kontingenční tabulky, podmíněné formátování a ověřování dat.

Neobsahuje však žádné funkce pro sledování času.

Nelze v něm automaticky sledovat čas ani generovat přehledy na základě zadaných údajů o čase.

Může obsahovat grafy a vzorce, ale k čemu to je?

Pokud data nezadáte ručně a nezpracujete, nebudou k dispozici žádné zprávy k analýze.

To není ideální.

Tabulka Excel pro sledování času obsahuje velké množství dat zobrazených v jediném listu, což ztěžuje rozpoznání vzorců nebo získání cenných poznatků.

Závěrem lze říci: Potřebujete přehledy.

A Excel žádné nevytvoří.

Podívejte se na náš podrobný průvodce Řízení projektů v Excelu .

Otázkou však je, co teď?

Odpovědí na tuto otázku je ClickUp, jeden z nejlépe hodnocených nástrojů pro zvýšení produktivity, který si oblíbily týmy všech velikostí po celém světě.

Bonus: Šablony pro blokování času

Užijte si snadné sledování času v ClickUp

Nativní sledování času v ClickUp je vše, co jste kdy potřebovali.

Proč?

Za prvé, je to integrovaná funkce.

To znamená, že nebudete potřebovat pomoc žádné aplikace třetí strany.

S naším nativním nástrojem pro sledování času můžete:

Používání nativní funkce sledování času v ClickUp

K zaznamenaným časovým údajům můžete dokonce přidat další podrobnosti v podobě štítků a poznámek.

Naučte se jak pomocí sledování času dokončit projekty rychleji.

Věděli jste, že můžete spustit náš časovač pro úkol na jednom počítači a zastavit ho na jiném počítači? 🤯

Ano.

To dokáže náš globální časovač.

Jediné, co musíte zajistit, je, abyste byli přihlášeni k zařízením, která používáte.

Kromě našeho opravdu skvělého globálního časoměru jsme hrdí také na funkce ClickUp pro vykazování času.

Pomocí widgetů pro sledování času můžete získat všechny druhy dat.

Mezi ně patří například:

Hlášení času v ClickUp

Zde je ještě lepší nápad.

Stačí použít widgety a vytvořit si v ClickUp svůj vlastní dashboard pro sledování času. 😎

Máte také možnost integrovat ClickUp s vaší oblíbenou aplikací pro sledování času, jako je Time Doctor, Harvest, Everhour atd.

Získáte tak kompletní řešení přizpůsobené vašim potřebám, a ne jen to, co my považujeme za nejlepší pro vás. 😇

Díky našemu zobrazení Embed můžete dokonce přistupovat k existujícímu časovému rozvrhu v Excelu přímo zde na ClickUp.

Tímto způsobem nepřijdete o žádná sledovaná data z Excelu, když přejdete na sledování času v ClickUp.

Ale počkejte, máme pro vás ještě něco navíc.

Zde je krátký přehled funkcí ClickUp, abyste si mohli udělat představu:

Řekněte sbohem sledování času v Excelu!

Metoda tabulky Excel vám samozřejmě může pomoci se sledováním vašich časových údajů.

Je to však příliš časově náročné a riskantní.

Chybí přesnost času a dat, chyby jsou nevyhnutelné a na konci měsíce se možná nebudete chtít zabývat problémy s výplatami.

Nejlepší by bylo, kdybyste tento proces automatizovali pomocí nástroje pro sledování času.

Jako ClickUp!

Proč?

Protože se jedná o kompletní řešení.

ClickUp dokáže sledovat čas a projekty a zároveň generovat zprávy o obou.

Jste připraveni sledovat čas automaticky? Pak se ještě dnes připojte k ClickUp a rozlučte se s vyplňováním tabulek docházky, které je tak zdlouhavé. 👋

Související články: