Pojďme si nastínit situaci. 🎥
Jste projektovým manažerem ve společnosti, která uvádí na trh nový produkt – to je vzrušující!
Strávili jste hodiny přípravou dokonalého plánu projektu a měsíce snahou uvést nápady svého týmu do praxe.
Stanovili jste si SMART cíle, vytvořili jste nouzové plány a počítali jste s určitou časovou rezervou pro případ, že by se objevily nějaké nepředvídané problémy. A přesto váš projekt stále hodně zaostává. 🤯
Co tedy dělat? Zpanikařit? Převrátit stůl? Zavolat svého životního kouče?
Ne!
Zhluboka se nadechnete a začnete přemýšlet o způsobech, jak strategicky dohnat ztracený čas. 🤓
Vydejte se s námi na cestu, během které prozkoumáme jeden z nejpopulárnějších plánovacích nástrojů pro dohánění zpoždění v projektovém řízení, kdy jej použít a jak jej úspěšně uplatnit v praxi!
Netflix/ GIPHY
Dobrý den, jmenuji se _____ a můj projekt je pozadu oproti harmonogramu.
Zpoždění projektu je velmi časté a v určitém okamžiku se to stane každému! A někdy je to zcela mimo vaši kontrolu.
Nedostatek materiálů, špatná komunikace, vyhoření a nejasné cíle se mohou nasčítat a zpomalit vás rychleji, než si myslíte, ale existují nástroje, které můžete jako projektový manažer použít k dohnání časového harmonogramu a splnění konečného termínu.
Zde přicházejí ke slovu techniky zkrácení harmonogramu. Jedná se o metody, které vám pomohou dodržet původní termín dokončení projektu. 🙌🏼
Tyto techniky jsou navíc velmi univerzální a lze je použít u všech druhů projektů.
Zkušení produktoví inženýři, vývojáři, designéři a manažeři již tuto techniku možná považují za zcela běžnou, ale i odborníci v oblasti stavebnictví, medicíny a nemovitostí zaznamenali úspěch při aplikaci těchto nástrojů ve svých odvětvích! Zejména technika zrychleného postupu.
Fast tracking v projektovém řízení je jedním z nejběžnějších nástrojů pro zkrácení harmonogramu a i když byste ho neměli používat příliš často, fast tracking v žádném případě neznamená konec vašeho projektu.
Bonus: Šablony nouzových plánů!
Co je to zrychlené řízení projektů?
Jsme rádi, že se ptáte.
Zrychlené řízení projektů znamená, že úkoly, které byly původně plánovány tak, aby se prováděly jeden po druhém, se provádějí souběžně nebo se částečně překrývají s jinými úkoly.
Jinými slovy, provádění více úkolů najednou v rámci jednoho projektu, aniž by to mělo vliv na rozsah projektu! Takto stále stihnete konečný termín. 😎
Zrychlené řízení je možné pouze v případě, že se překrývající úkoly navzájem neovlivňují a spadají do kritické cesty – tedy série hlavních úkolů v rámci projektu, které určují konečný termín dodání.
Přemýšlejte: Milníky nebo sprinty v ClickUp!
PeacockTV/ GIPHY
Užitečným výchozím bodem je podívat se na plán projektu a identifikovat úkoly, které signalizují, kdy projekt směřuje do další fáze. Obvykle jsou dobrým ukazatelem první nebo poslední úkoly v těchto fázích! Získáte tak představu o tom, které úkoly mohou způsobit potenciální překážky, pokud se pokusíte je provést současně.
Zrychlené zpracování můžete použít pouze u úkolů na kritické cestě, protože právě tyto úkoly skutečně posouvají věci vpřed a nejsou závislé na jiných úkolech, které by mohly bránit jejich dokončení.
Více o kritické cestě zde.
Ale ClickUp, existují i jiné nástroje pro zkrácení harmonogramu?
Ano, samozřejmě, že existují.
Crashing je další běžný nástroj pro zkrácení harmonogramu, který mnoho produktových manažerů zvažuje v době, kdy se rozhodují, zda použít zrychlený postup.
Zrychlení projektu znamená nasazení dalších zdrojů do činnosti nebo úkolu, namísto úpravy původního plánu nebo termínů zahájení. Stejně jako zrychlení, ani zrychlení nemá při úspěšném provedení vliv na konečný termín dodání a lze jej použít pouze na úkoly na kritické cestě.
Z mnoha technik zkrácení harmonogramu je však dobré pravidlo nejprve vyzkoušet rychlé sledování, protože s ním nejsou spojeny žádné dodatečné náklady a můžete jej používat současně s dalšími osvědčenými technikami.
Intenzivní kurz zkracování projektů
Pokud víte, že máte prostředky na přidělení externích materiálů a zdrojů k vašemu projektu, může se zrychlení jevit jako rychlejší řešení než zrychlené řízení, ale náklady nejsou jedinou výzvou, kterou je třeba zvážit.
Přiřazením dalších zdrojů ke stávajícím úkolům delegujete více práce na více lidí, což může rychleji, než stačíte říct „quidditch“, vést k situaci, kdy je „v kuchyni příliš mnoho kuchařů“.
Warner Bros/ GIPHY
Nadcházející projekty mohou také trpět tím, že další členové týmu jsou odveleni z jiných úkolů, aby pracovali na jiném probíhajícím projektu. Váš plán zrychlení proto vyžaduje stejně mnoho strategie a úsilí jako plán zrychlení, protože nejde o to, že jeden nástroj je účinnější než druhý, ale musíte vědět, který z nich bude pro vaši situaci nejvhodnější.
Přesto má zrychlení, pokud je provedeno úspěšně, spoustu výhod – včetně nezměněného pořadí!
Realisticky a objektivně zvažte, jaké budou dodatečné náklady na externí zdroje, a držte se toho. To zahrnuje personál i materiál.
Mějte na paměti, že zrychlení funguje pouze u činností, u nichž dodatečná podpora skutečně zkrátí dobu trvání úkolu. Když tedy delegujete úkoly na externí členy týmu, ujistěte se, že všichni zúčastnění přesně vědí, co mají dělat, aby se předešlo duplicitní práci, chybám a dalším překážkám produktivity.
Ačkoli lze zrychlené řízení kombinovat s crash managementem, může to být riskantní a nákladné. Doporučujeme proto postupovat s opatrností. 🚧
Nevýhodou současného používání těchto dvou technik je zvýšení rozpočtu a vyhoření, protože více lidí pracuje, vykonává více úkolů najednou a přidává úkoly z projektů, které jsou pro ně nové.
Navíc, v případě, že zrychlení selže, mnoho projektových manažerů se stejně uchýlí k drastickým opatřením! Pokud tedy váš projekt zaostává za harmonogramem a techniky zkrácení harmonogramu jsou pro vás novinkou, postupujte po jednom nástroji. 🙂
Ideální čas pro zrychlení ⏰
Ačkoli se rychlé sledování projektů může jevit jako varovný signál, ve skutečnosti je to běžnější, než si myslíte.
Při rozhodování o tom, jak často tuto techniku používat, buďte opatrní, ale existuje více důvodů, proč ji použít, než jen zpoždění projektu, takže se nemusíte cítit trapně!
Fast tracking v projektovém řízení můžete použít, když chcete dokončit projekt, abyste získali náskok před novou příležitostí, když o to požádá klient nebo když na vás konkurence vyvíjí tlak, abyste projekt dokončili – ale mějte na paměti rizika!
Každý typ techniky zkrácení harmonogramu s sebou nese řadu rizik a výzev, včetně zrychleného postupu. A vyžaduje projektového manažera, který se ve své práci opravdu vyzná. 🧐
Rizika a výhody zrychleného postupu
Naštěstí k urychlení realizace projektu využíváte pouze zdroje, které jste již zahrnuli do rozpočtu, takže dodržení harmonogramu nevyžaduje žádné nebo jen minimální dodatečné náklady.
Rychlé sledování v projektovém řízení však může být riskantní.
Fast tracking je v podstatě pečlivě naplánované multitaskingové úsilí s vyššími sázkami. Stejně jako u jakéhokoli jiného multitaskingového úsilí se věci mohou snadno vymknout kontrole, když se snažíte zvládnout několik termínů najednou.
Vzhledem k tomu, že se současně vyskytuje více akčních položek, je vyšší pravděpodobnost, že budete muset znovu navštívit dříve dokončené úkoly a potenciálně je zcela přepracovat.
Tato zvýšená složitost může také bránit kvalitě a efektivitě projektu, což může zpomalit časový harmonogram, který má váš plán zrychleného postupu urychlit.
A i když se můžete vyhnout některým dodatečným nákladům tím, že nepoužijete další zdroje, dejte si pozor na vyhoření!
PeacockTV/ GIPHY
Vy i váš tým budete mít více úkolů, než jste očekávali, a úspora peněz může na papíře vypadat lákavě, ale spokojenost vašich zaměstnanců a zdravá rovnováha mezi pracovním a soukromým životem jsou skutečně k nezaplacení. ✨
Nenechte se však těmito riziky odradit od zrychleného řízení projektů! Existují způsoby, jak se těmto rizikům vyhnout, a s tímto nástrojem se budete zlepšovat pouze praxí a plánováním! Jak vždy říkáme v ClickUp, pokrok směřuje k dokonalosti. 😎
Náš návrh: komunikujte, komunikujte a pak komunikujte znovu.
Zdá se to tak jednoduché, ale funguje to... a je to trochu těžší, než se zdá.
Projektový manažer, který zná časový plán jako své boty a dokáže tým rychle informovat o jakékoli změně – až do nejmenších detailů – dokáže zmírnit jakékoli potíže spojené s urychlením, které se vám postaví do cesty.
Zejména v případě, že tým zvyšuje své pracovní zatížení, je důležité zajistit, aby všichni věděli, co se děje, kdy to vstoupí v platnost, proč je projekt urychlován a jak to ovlivní jejich práci.
Ačkoli by zrychlení nemělo mít vliv na rozsah vašeho projektu, pro každou úlohu budou platit nové termíny, a čím dříve se s týmem na těchto změnách shodnete, tím lépe!
Také by nebylo na škodu sdílet výše zmíněná rizika spojená s urychlením, aby jste (nebo váš projektový manažer) nebyli jediní, kdo před termínem dodání hledá konkrétní překážky.
Dobře, možná to zní jako hodně informací. Ale je to jen proto, že chceme, abyste byli připraveni a schopni realizovat ten nejlepší plán urychlení všech dob!
Zde je jeden způsob, jak toho dosáhnout.
Jak urychlit svůj projekt
Není to tak, že by zrychlení bylo lepší než všechny ostatní nástroje pro zkrácení harmonogramu, ale jde o to vědět, které nástroje jsou pro vás ty správné! A jak je uvést do pohybu.
Než se pustíte do jakéhokoli pokusu o urychlení zpožděného projektu, ujistěte se, že máte připravený software pro řízení projektů, který vám pomůže spravovat všechny pohyblivé části na jednom místě.
Jako ClickUp!
Stáhněte si ClickUp a přistupujte k němu kdykoli z jakéhokoli zařízení
ClickUp je výkonné řešení pro správu práce se stovkami nástrojů, které zefektivní vaše procesy řízení projektů tím, že konsoliduje vaše úkoly, dokumenty, komunikaci a pokrok na jedné platformě.
Nabízí spolupráci a přizpůsobení v jádru každé funkce, aby celý projektový tým byl informován a aby byla zachována transparentnost v každé fázi projektu.
Navíc se integruje s více než 1 000 dalšími nástroji, aby se hladce přizpůsobila vašemu aktuálnímu technologickému vybavení a zajistila, že neztratíte čas, když jde o úsporu času na vašich projektech! Dokonce i na těch, které trochu zaostávají. 🙌🏼
Sprinty v ClickUp vám pomohou efektivně naplánovat délku trvání projektu a úkoly v jakémkoli časovém rámci a vizualizovat vaše pracovní zatížení pomocí více než 15 zobrazení, včetně Ganttova diagramu, tabule a myšlenkových map – což je velká výhoda pro projektové manažery v mezifunkčních týmech.
Vytváření vztahů mezi úkoly a milníky v Ganttově zobrazení v ClickUp
ClickUp sice dokáže profesionálně ukládat a organizovat vaše aktiva, ale rychlé sledování se neodehrává samo od sebe. Vyžaduje stejně pečlivé plánování jako původní plán projektu, a my máme pro vás tipy, jak začít v pěti jednoduchých krocích. 🖐🏼
5 kroků k urychlení
Ačkoli jsou potřeby každého projektu odlišné, jakýkoli pokus o přepracování aktuálního harmonogramu vyžaduje značné množství času a úsilí, aby se do něj zapojil celý tým.
Na plán urychlení, který vytvoříte, může mít vliv počet zpožděných úkolů, závislé úkoly, načasování a důvod, proč projekt zaostává, ale těchto pět kroků vám pomůže rozhodnout, zda je tento nástroj pro vás vhodný a jak znovu rozběhnout projekt.
1. Identifikujte problémy, abyste mohli určit své cíle.
Podívejte se na požadavky projektu, původní cíle, priority a milníky. Určete místa a důvody, které vedly k současné situaci projektu, a zvažte, zda by zrychlení mohlo problém vyřešit, nebo naopak způsobit ještě větší potíže.
V panelech ClickUp můžete snadno určit celkový „stav“ svého projektu díky přehlednému zobrazení jeho pokroku. Během několika sekund si můžete prohlédnout počet milníků ve vašem projektu, aktuální pracovní vytížení vašeho týmu, výkonnost a sprinty.
Získejte přehled o pokroku vašeho projektu v panelech ClickUp.
2. Prozkoumejte svůj aktuální harmonogram projektu.
Zeptejte se sami sebe:
- Kolik času potřebujete k dohnání zpoždění?
- Jaké úkoly jsou na kritické cestě?
- Které úkoly jsou závislé na jiných?
- Jaký dopad budou mít tyto změny na pracovní zátěž jednotlivých zaměstnanců?
Než upravíte svůj aktuální harmonogram, ujistěte se, že dokážete odpovědět na všechny tyto otázky, abyste se vyhnuli dalším problémům a rizikům spojeným s urychlením v budoucnu!
3. Hledejte příležitosti pro zrychlení.
Nezapomeňte, že zrychlené zpracování je možné pouze u úkolů na kritické cestě. Překrývejte úkoly, které na sobě nejsou závislé, a pokud jste tak ještě neučinili, přeměňte tyto úkoly na milníky v ClickUp!
Úkoly, které jsou převedeny na milníky, jsou od ostatních úkolů odlišeny diamantovým tvarem na časové ose projektu. Otevření milníků vám také okamžitě ukáže všechny vztahy a závislosti mezi úkoly, které je třeba mít na paměti.
Další profesionální tip? Zobrazte si časovou osu projektu jako Ganttův diagram nebo myšlenkovou mapu, abyste získali vizuální představu o tom, jak bude vypadat váš zkrácený harmonogram.
A zmínili jsme už, že ClickUp nabízí oba tyto pohledy a více než 13 dalších? 👀
4. Podívejte se na své zdroje. Je váš plán zrychlení realistický?
Podívejte se na předpokládané pracovní zatížení vašeho týmu v rámci zrychleného postupu a vytvořte sprinty, abyste rozdělili zbývající úkoly do proveditelných časových rámců.
To vám pomůže udržet si přehled o nových termínech a snadno sledovat, která skupina úkolů bude provedena v jakém čase.
Vytvářejte, spravujte a přizpůsobujte své sprinty v ClickUp nebo se podívejte do Centra šablon, kde můžete automatizovat proces řízení projektů a zároveň eliminovat opakující se práci!
5. Sledujte svůj pokrok.
Fast tracking vyžaduje více než jen solidní plán nebo dokonce solidního projektového manažera – potřebujete také výkonnou platformu, abyste měli přehled o provedené práci.
Komunikujte často a přímo se svým týmem na místě, které je snadno dostupné. Komplexní systém pro správu práce, jako je ClickUp, vám pomůže zefektivnit procesy projektu a zároveň eliminuje nutnost kontrolovat různé záložky a programy pro odesílání rychlých zpráv.
Často kontrolujte stav svých rozpracovaných úkolů a také svůj tým! Ujistěte se, že vaši kolegové se dobře přizpůsobují novým změnám, a buďte připraveni je podle potřeby podpořit a znovu se přizpůsobit. Zvládnete to. 💪🏼
HBOmax/ GIPHY
Zařaďte vyšší rychlost
Opakujte po nás: Zpoždění je normální a čas od času se stane každému.
Jen se snažte, aby se to nestalo zvykem. 😉
Nástroje pro zkrácení harmonogramu, jako je fast tracking, vám pomohou přizpůsobit vaše projektové plány tak, abyste vše stihli včas, i když se během realizace projektu vyskytnou neočekávané změny.
Zhluboka se nadechněte, sdílejte svůj plán zrychlení s týmem a využijte řešení pro správu práce, jako je ClickUp, abyste mohli snadno upravovat a spravovat termíny podle potřeby!