Ať už se jedná o kancelářskou práci, malé plány nebo velké projekty, vaše denní pracovní náplň se obvykle skládá z několika menších úkolů. Než však úkol postoupí dál, musí být dokončena jeho aktuální závislost. Pro projektové manažery a vedoucí týmů je důležité vidět, jak úkol prochází jednotlivými fázemi a jak souvisí s ostatními úkoly ve vašem pracovním postupu, abyste mohli předvídat jeho překážky.
Problémem je, že mnoho lidí se spoléhá na tabulky pro zobrazení, sledování a prezentaci závislostí projektů – ale pokud se pokoušíte zobrazit závislosti v Excelu, je to trochu složitější.
Znalost závislostí úkolů v jakémkoli projektu je zásadní – znamená to, že pořadí řady úkolů se nemůže změnit a že konkrétní úkol nelze zahájit, dokud není dokončen jiný, a naopak. Projektoví manažeři obvykle používají software pro správu úkolů ke sledování závislostí mezi jednotlivými úkoly projektu.
Stručně řečeno, závislost úkolů je v tomto případě jednoduchý vztah mezi dvěma nebo více úkoly v projektu. Závislosti úkolů jsou v aplikaci Excel běžné a pomáhají definovat pořadí, v jakém týmy provádějí projekty.
V aplikaci Excel existují různé, relativně časově náročné způsoby zobrazení závislostí. Ačkoli existují i jiné snadno použitelné metody zobrazení závislostí, nejprve se zaměříme na to, jak to udělat v Ganttových diagramech aplikace Excel, a poté poskytneme rychlejší způsob, jak získat stejný (a mnohem podrobnější) pohled pomocí jiného nástroje.
Co jsou závislosti v aplikaci Excel?
Závislosti jsou činnosti nebo úkoly, na kterých závisí jiné úkoly, nebo které závisí na tom, aby byly nejprve dokončeny jiné úkoly. Stručně řečeno, závislosti v aplikaci Excel jsou jednoduchý vztah mezi dvěma nebo více nevyřízenými úkoly v rámci projektu.
⭐ Doporučená šablona
Sledování závislostí v Excelu může být časově náročné. Vyzkoušejte zdarma šablonu pro mapování závislostí od ClickUp, abyste snadno propojili úkoly, vyhnuli se zpožděním a zajistili hladký průběh svých projektů – bez bolesti hlavy! ✅
Závislost úkolů se také nazývá logický vztah, což může být závislost mezi úkoly projektu nebo mezi úkoly a milníky.
Projektové řízení vyžaduje správné pochopení závislostí úkolů a toho, jak tyto závislosti zobrazit v Excelu. Naštěstí pro vás se do tohoto procesu ponoříme, abychom vám pomohli vytvořit a pochopit vaše vlastní závislosti úkolů pomocí tohoto nástroje. 🤓
Jak zobrazit závislosti úkolů v aplikaci Excel
Bez ohledu na to, jak působivý je harmonogram projektu, pokud neobsahuje popis kritických závislostí souvisejících s projektem, představuje to významné riziko pro dosažení špičkové hodnoty projektu. 🚩
Vytvoření závislých úkolů v aplikaci Excel je stejně snadné jako dvojité kliknutí na úkol a nastavení závislostí v pravém podokně – ale pojďme si to projít společně. Zde je podrobný návod, jak zobrazit závislosti úkolů v aplikaci Excel:
Krok 1: Otevřete kartu Upravit úkol
Klikněte pravým tlačítkem myši na úkol, který budete používat jako předchůdce, a zobrazí se karta Upravit úkol.
Krok 2: Z rozevíracího menu vyberte předcházející úkol.
Vyberte předcházející úkol, který chcete použít.
Krok 3: Nastavte typ závislosti a zpoždění
V Ganttově diagramu Excelu jsou k dispozici různé typy závislostí, a to:
- Dokončení-začátek
- Start-to-Start
- Od začátku do konce
- Od začátku do konce
Ačkoli se v projektu mohou vyskytnout jakékoli z těchto závislostí, nejběžnějším a logicky nejvhodnějším typem závislosti v každodenním řízení projektů je závislost typu „dokončení-začátek“.
Krok 4: Přidejte závislost
Klikněte na tlačítko Přidat, abyste přidali závislost, a poté klikněte na OK.
Závislost úkolů se poté okamžitě nastaví v časové ose.
Krok 5: Zobrazení konektorů
Pokud nejsou konektory závislostí úkolů viditelné, přejděte do nabídky Gantt do části Nastavení a klikněte na Zobrazit konektory.
Jak upravit závislost úkolů v aplikaci Excel
Chápeme, že chyby se stávají a okolnosti se mění! Ani v Excelu není nic neměnné. V případě potřeby můžete vždy změnit závislosti úkolů. Zde jsou tipy pro rychlou úpravu:
- Chcete-li změnit závislost úkolů v aplikaci Excel, poklepejte na požadovaný úkol.
- Chcete-li odstranit závislost, vyberte závislost úkolů a klikněte na tlačítko Odstranit.
- Chcete-li upravit závislost, klikněte na tlačítko Upravit.
Nezapomeňte kliknout na tlačítko Uložit a máte hotovo!
Typy závislostí v aplikaci Excel
Existují dva běžné typy závislostí v Excelu, kterým se budeme věnovat, a různé nastavené závislosti úkolů, které spadají do každého z nich:
1. Sledování závislostí
Závislost je definována jako buňka nebo skupina buněk ovlivněná jinou položkou, kterou jste vybrali. Excel zobrazuje modré šipky propojující jiné buňky související s aktivní buňkou při použití nástroje pro kontrolu vzorců.
Tabulky Excelu obvykle obsahují několik vzorců a bez sledování závislostí, funkcí sledování závislostí nebo Ganttových diagramů v Excelu by bylo pochopení vztahů mezi buňkami v tabulce náročné.
Stručně řečeno, trace dependent je vestavěný nástroj pro kontrolu vzorců v aplikaci Excel, který pomáhá správcům a týmům analyzovat vztahy mezi buňkami v listu aplikace Excel.
2. Závislosti v Ganttově diagramu
Závislost v Ganttově diagramu, známá také jako závislý úkol, jednoduše odkazuje na vztahy mezi projekty.
Většina projektů zahrnuje několik úkolů, které se provádějí v rychlém sledu nebo najednou, a tyto úkoly se často vzájemně ovlivňují a označují se jako závislosti v Ganttově diagramu.
Řízení projektů pomocí Ganttových diagramů je ideální pro vytváření a sledování několika úkolů a pro pochopení jejich vzájemných vztahů. Různé vztahy mezi úkoly jsou vizuálně znázorněny v Ganttových diagramech, což usnadňuje správu více akcí probíhajících současně.
Různé vztahy mezi úkoly jsou definovány jako různé typy závislostí v Ganttově diagramu. Zde jsou některé z nejběžnějších:
Závislost úkolů typu „dokončit-začít“
Finish-to-Start je nejběžnější typ závislosti úkolů v Ganttově diagramu a je také snadno srozumitelný. K této závislosti úkolů dochází, když musí být dokončen první úkol, aby mohl být zahájen následující úkol. Dokončení počátečního nadřazeného úkolu s zpožděním tedy znamená, že následující úkol bude také zahájen se zpožděním, což povede k dominovému efektu. 😳
Závislost úkolů typu „start-to-start“
K této závislosti dochází, když sekundární úkol nelze spustit, dokud není spuštěn úvodní úkol.
Poznámka: Tyto dva úkoly nemusí následovat bezprostředně po sobě ani začínat současně (a většinou tomu tak není). Druhý úkol může začít až po delší době od zahájení prvního úkolu – za předpokladu, že první úkol již byl zahájen.
Ve většině případů může první úkol skončit dlouho předtím, než začne druhý úkol. Jelikož však počáteční úkol nemusí být dokončen předtím, než může začít sekundární úkol, nejedná se o závislost typu „Dokončit-začít“.
Závislost úkolů od začátku do konce
Ačkoli je to velmi vzácné, závislosti typu „od začátku do konce“ se stále čas od času vyskytují.
Tato závislost je jednoduše opakem typické závislosti typu „dokončení-začátek“, kdy musí být první úkol dokončen, aby mohl začít druhý úkol. U závislostí typu „začátek-dokončení“ nelze první úkol dokončit, dokud nezačne druhý úkol. Druhý úkol tedy nemusí skončit ve stejnou dobu, kdy začíná první úkol.
Závislost úkolů typu „od začátku do konce“
Tato závislost se vztahuje k situaci, kdy musí být první úkol dokončen, aby mohl být dokončen i následující úkol. První a druhý úkol jsou přímo propojené a mohou probíhat současně.
Poznámka: Druhý úkol je plně závislý na prvním úkolu a nemusí být dokončen současně s prvním úkolem.
Bonus: Šablony Ganttových diagramů pro Excel!
Nevýhody použití aplikace Excel k zobrazení závislostí
Navzdory svým výhodám a celosvětové popularitě mezi podniky není Excel zrovna nejlepším nástrojem pro rychlé a snadné zobrazení závislostí úkolů, zejména u systémů založených na datech.
Zde je několik hlavních důvodů:
Omezená škálovatelnost
Velké společnosti často realizují více projektů a úkolů současně – právě v těchto případech se začínají projevovat nedostatky a problémy tabulek Excel při zpracování velkého množství dat a složitých projektů.
Nejnovější formát aplikace Excel pojme 1 048 576 řádků a 16 384 sloupců. Na papíře se to může zdát jako dostatek místa, ale s růstem společnosti se zvyšuje i objem dat. To se stává ještě větší výzvou, pokud vaše organizace spravuje tisíce účtů v různých městech a zemích.
Chybná kontrola verzí
Průzkum FSN zjistil, že více než 50 % uživatelů tabulek tvrdí, že pokaždé, když provedou změnu, tráví značné množství času ruční kontrolou čísel. 😳
Upřímně řečeno, to prostě není produktivní využití cenného času.
Nedostatečná kontrola verzí vede k vytváření duplicitních souborů s různými datovými sadami, jen aby se zajistilo, že práce nebude ztracena. Jedná se však o chybný systém. Přinejmenším existence velkého množství kopií stejných datových sad vede k nepořádku a zmatku, pokud jde o pojmenování souborů, sdílení a prezentaci.
Členové navíc mohou omylem přepsat tabulky, což vede ke zbytečným zpožděním. Neschopnost aplikace Excel sledovat a ukládat skutečné změny v reálném čase ohrožuje integritu dat, zejména v případech, kdy jeden sešit spravuje více týmů nebo členů.
P. S. , to je velmi častý jev!
Nestabilní zotavení po havárii
I přes neúnavnou práci na sešitech se pravděpodobně setkáte s poškozenými soubory. 😔
V některých případech mohou nástroje pro obnovu selhat při pokusu o opravu poškozených sešitů aplikace Excel a dokonce i obnovené soubory nemusí obsahovat vaše poslední aktualizace.
Na druhou stranu, online databáze vám ušetří starosti se zálohováním a obnovou ztracených souborů.
V ClickUp jsou zálohy pravidelné a plně automatické. Funkce závislostí ClickUp usnadňuje správu vašich projektů, aniž byste byli vystaveni riziku ztráty dat nebo marným pokusům o jejich obnovení.
ClickUp: Intuitivní řešení závislostí úkolů
Vytváření a zobrazení závislostí v projektovém řízení je možné pomocí aplikace Excel a jejích alternativ – ale ClickUp tento proces usnadňuje.
Ptáte se, co je ClickUp? Připoutejte se, přátelé. 😎
ClickUp je komplexní nástroj pro správu projektů, který splní všechny vaše potřeby v oblasti správy úkolů – bez ohledu na velikost vašeho týmu, odvětví nebo způsob použití.
ClickUp, kterému důvěřují týmy po celém světě, je řešení pro správu práce, které lze přizpůsobit a které nabízí stovky flexibilních funkcí pro týmy k vývoji projektů, správě úkolů a spolupráci, a to vše na jednom místě.
Závislosti ClickUp umožňují týmům vytvářet vztahy mezi projekty, úkoly, dokumenty a závislostmi na intuitivní platformě. Pomocí několika kliknutí na rozhraní drag-and-drop můžete...
- Propojte své související úkoly a nápady v ClickUp
- Nastavte závislosti, abyste věděli, co bude následovat
- Přesouvejte se mezi souvisejícími úkoly a dokumenty ClickUp a integrujte externí nástroje.
- Vytvářejte propojení mezi dokumenty.
To je sen. ⬆️😍
Díky snadnému použití, flexibilní sadě nástrojů a rostoucí knihovně šablon je ClickUp vynikající alternativou k Excelu. Na rozdíl od projektového řízení v Excelu je správa úkolů v ClickUp snadný, rychlý a bezproblémový proces.
Jak co nejlépe využít závislosti úkolů v ClickUp
Dobře, ClickUp zní docela zajímavě, ale co přesně jsou závislosti ClickUp a jak je můžete využít?
Jak vytvořit závislosti v ClickUp
Vytvořte nový úkol nebo otevřete existující úkol a začněte vytvářet závislosti.
V nabídce přejděte dolů na položku Vztahy a vyberte Závislost. V tomto bodě je důležité pochopit, že v ClickUp existují různé typy závislostí. Patří mezi ně:
- Čekání na: Znamená to čekání na úkoly, které je třeba dokončit před konkrétním úkolem.
- Blokování: Znamená to blokování úkolů, které nelze spustit, dokud není dokončen konkrétní úkol.
- Související úkoly: V ideálním případě se jedná o úkoly, které spolu souvisejí, ale nejsou na sobě přímo závislé.
V tomto případě je hlavním úkolem Provádění výzkumu stávajících výzev a systémů. Chcete-li přidat jeden nebo více úkolů, na které tento konkrétní úkol čeká, vyberte ze seznamu závislostí možnost Čeká na.
Vyberte úkol, na který tento úkol čeká, ze seznamu dostupných úkolů a klikněte na Hotovo. Totéž proveďte u úkolů, které byste obvykle zařadili do kategorií Blokující a Související úkoly, a poté u každého z nich klikněte na Hotovo.
Jak přidat závislosti v zobrazení tabule nebo seznamu
Umístěte kurzor na konkrétní úkoly a klikněte na menu s třemi tečkami. Z rozevíracího menu vyberte závislosti a zobrazte již existující závislosti a přidejte nové.
Jak hromadně propojit úkoly
Můžete snadno vytvářet propojení mezi více úkoly. Úkoly můžete propojit s hlavním úkolem nebo mezi sebou. Pokud dojde k problému s propojením s jinými úkoly, budete upozorněni varovnou zprávou o jiné závislosti.
Podívejte se na našeho průvodce nejlepším softwarem pro vytváření grafů závislostí!
Jak spravovat závislosti v zobrazení Gantt
Zobrazení Gantt v ClickUp vám umožňuje vizualizovat závislosti, plánovat čas a spravovat zdroje pro podrobnější správu úkolů.
Klikněte na + Zobrazit a poté vyberte Gantt.
Nastavte termíny splnění svých úkolů, abyste vizualizovali svůj pracovní postup, a poté přetáhněte propojení mezi úkoly, abyste okamžitě vyjádřili vztahy a závislosti mezi úkoly.
Je to tak jednoduché!
Zobrazení můžete pojmenovat a dokonce nastavit jako soukromé.
S ClickUpem nemusíte stahovat Gantt pro Excel. Je již k dispozici! Zobrazení Gantt komplexně spravuje vaše úkoly a navíc nabízí výhodu vizuálnějšího znázornění vašich závislostí.
Spoléhejte se na ClickUp, pokud jde o vaše potřeby v oblasti vztahů mezi úkoly.
Závislosti projektů nejsou v řízení úkolů novým pojmem. Existuje sice několik nástrojů, včetně aplikace Excel, které můžete použít k řízení úkolů projektu, ale jen málo z nich nabízí dokonalou kombinaci škálovatelnosti, snadného použití a spolehlivosti, aby bylo možné práci vykonat co nejefektivněji.
Ačkoli je Excel stále velmi populární, jeho omezení z něj nedělají nejlepší volbu pro vytváření nebo vizualizaci závislostí úkolů.
K tomu slouží ClickUp. 💜
ClickUp kombinuje vysoce kvalitní nástroje a funkce, které pomáhají jednotlivcům, týmům i velkým podnikům spravovat vše od každodenních úkolů až po složité projekty.
Intuitivní funkce závislostí úkolů a vysoce vizuální Ganttův graf jsou jen začátkem toho, co pro vás ClickUp může udělat. A to nejlepší? Je to zdarma.
Získejte přístup ke všem těmto funkcím, neomezenému počtu úkolů a členů, 100 MB úložného prostoru a více než 1 000 výkonných integrací zcela zdarma, ještě dnes. Na co tedy čekáte?
Zaregistrujte se do ClickUp a užijte si rychlé, snadné a spolehlivé funkce závislostí úkolů
Související průvodci aplikací Excel: