Jak používat Excel pro správu projektů

Chcete se dozvědět více o řízení projektů pomocí Excelu?

Nebo hledáte užitečnou šablonu pro správu projektů v Excelu?

Jste na správném místě!

Microsoft Excel je neuvěřitelně univerzální nástroj, který můžete použít pro řadu různých úkolů. Má však i své nevýhody.

V tomto článku se podíváme na použití Excelu pro správu projektů a poskytneme vám několik užitečných šablon pro správu projektů v Excelu, které můžete okamžitě použít. A pokud se vám zdá, že možnosti Excelu jsou omezené, představíme vám také lepší a výkonnější alternativu – ClickUp!

Je správa projektů v Excelu užitečná?

Microsoft Excel je praktický nástroj, který vám a vašemu projektovému týmu může pomoci mnoha různými způsoby. A když se daří, může Excel fungovat jako základní nástroj pro správu projektů.

Zde je přehled toho, co vám může nabídnout:

1. Podrobné tabulky

To je nejzřejmější důvod, proč se obrátit na Excel.

Excel je skvělý pro vytváření podrobných tabulek s velkým množstvím projektových dat. Snadno kategorizujte informace, zvýrazněte důležité části a dokonce vytvářejte samostatné listy v rámci jedné tabulky.

Excel je například ideální pro dlouhý seznam potenciálních zákazníků, u nichž je třeba sledovat jejich podrobnosti.

V aplikaci Excel můžete také vytvořit časový rozvrh, abyste zajistili odpovědnost svého týmu, nebo udržovat výdaje v rámci rozpočtové šablony.

Pokud jde o zaznamenávání dat, Excel je stále jedním z nejlepších nástrojů v oboru!

2. Podmíněné formátování

Další skvělou funkcí aplikace Excel je podmíněné formátování.

Můžete proměnit jednoduchá projektová data v užitečné informace.

Existuje spousta vzorců Excelu, které můžete použít k automatizaci procesu zaznamenávání dat a vytváření podrobných výpočtů. Se správným vzorcem můžete během několika sekund uspořádat velké množství dat.

Rozlučte se s komplikovanou vědeckou kalkulačkou!

Například Excel dokáže díky pokročilým matematickým vzorcům snadno spravovat rozpočet vašeho projektu nebo pracovní výkazy.

Jediným problémem s podmíněným formátováním je to, že chvíli trvá, než si na něj zvyknete.

3. Ukládání a obnova dat

Excel dokáže zpracovat všechna data související s projektem.

Od rozpočtu projektu po časový harmonogram – vše můžete uložit v Excelu, aniž byste se museli obávat, že o data přijdete.

Stejně jako většina ostatních nástrojů společnosti Microsoft má i Excel vestavěnou funkci zálohování dat. Pokud tedy například dojde k náhodnému smazání dat z časové osy, můžete je kdykoli obnovit!

10 šablon pro správu projektů v Excelu a příklady použití

Excel je takřka Supermanem základního řízení projektů, dostatečně výkonným na to, aby zvládl většinu úkolů, s nimiž byste se jinak museli potýkat ručně.

Zde je několik příkladů šablon pro správu projektů v Excelu a případů jejich použití:

1. Šablona Ganttova diagramu pro Excel

Váš mozek lépe reaguje na vizuální podněty a Ganttův diagram je právě tím pravým!

Poskytuje vám kompletní přehled o projektu, a to najednou.

Šablona projektu Ganttův diagram usnadňuje plánování průběhu projektu.

Využijte jej k přehlednému sledování všech milníků projektu, závislostí a úkolů, které zbývá dokončit do termínu ukončení.

2. Šablona časové osy projektu v Excelu

Jakmile projekt začne, všichni budou myslet jen na termíny.

Ale jak je sledovat?

Šablona časové osy projektu je podobná listu s milníky projektu.

Použijte jej ke sledování postupu projektu až do jeho dokončení. Díky přesnému časovému plánu projektu budete vždy vědět, v jaké fázi se projekt nachází.

3. Šablona seznamu úkolů nebo sledování projektů v Excelu

Bez nákupního seznamu byste nešli nakupovat.

Proč si tedy také nepořídit seznam úkolů pro svůj projekt?

Seznam úkolů obsahuje seznam úkolů, které je třeba dokončit, spolu s jejich termíny.

Tuto šablonu pro sledování úkolů použijte ke sledování struktury rozdělení práce (WBS) a fází projektu, abyste měli přehled o harmonogramu projektu.

Ale co je to vlastně WBS? Podívejte se na tento podrobný rozpis dokumentu rozsahu projektu , abyste se dozvěděli více o WBS.

4. Šablona Excel pro sledování více projektů

Tato šablona pro sledování více projektů v Excelu vám umožní získat přehled o všech aktuálně probíhajících projektech.

Velmi užitečné pro správu projektového portfolia firmy nebo implementaci řízení podnikových projektů ve vaší organizaci!

Všechna data projektu můžete zadat do datového listu a celkový průběh projektového plánu si prohlédnout na řídicím panelu. Dále můžete filtrovat podle jednotlivých sloupců a zobrazit všechny úkoly v Ganttově diagramu.

5. Šablona pro SWOT analýzu v Excelu

Jednoduché seznamy výhod a nevýhod vám mohou pomoci rozhodnout se o vaší příští dovolené.

Ale pokud jde o správu projektů, potřebujete víc.

Při řízení projektů je třeba provést SWOT analýzu!

Šablona SWOT (Strength, Weakness, Opportunity a Threats) se používá ke sledování silných a slabých stránek projektu při hodnocení vašeho projektového plánu.

Po provedení této analýzy přeformulujte aktivity projektu, fáze projektu a výstupy tak, aby odpovídaly vašim zjištěním.

6. Šablony rozpočtu projektu v Excelu

Tato šablona rozpočtu projektu podrobně rozepisuje váš WBS. Můžete zadat předpokládané náklady na každý úkol v závislosti na tom, do které kolony spadá.

S touto šablonou můžete sledovat náklady na práci, materiály a fixní náklady a také mít přehled o skutečných výdajích.

Když vzniknou skutečné náklady, praktické vzorce této šablony vám umožní zjistit, zda jste překročili nebo nedosáhli rozpočtu.

7. Šablona pro správu nákladů a výnosů v Excelu

Šablona pro řízení nákladů a výnosů vám umožní posoudit úspěšnost projektu ještě před jeho zahájením. Pokud totiž něco stojí víc, než přináší, je to už ztráta.

Nezapomeňte, že analýza nákladů a přínosů není nutná pro všechny projekty vývoje softwaru.

Má však uplatnění v některých odvětvích, která používají agilní řízení projektů. Tento graf v Excelu je navíc důležitý pro vedoucí pracovníky odpovědné za projektové účty a rozpočty.

Vypočítejte hodnotu výstupů projektu v porovnání s rozpočtem projektu a použijte tyto informace k naplánování nákladově efektivní struktury rozdělení práce ( WBS ) se správnými fázemi projektu.

8. Šablona pro agilní plánování projektů v Excelu

Chcete se rozloučit s tradičními metodami řízení projektů, jako je Waterfall , a vstoupit do Agile realm?

To je dobře. Brzy budete dosahovat lepších výsledků a rychleji.

A není to snad to, co chce každý projektový plánovač?

To je však možné pouze v případě, že používáte nástroj pro správu projektů, který podporuje a zvyšuje agilitu vašeho týmu v průběhu celého životního cyklu projektu.

Ačkoli bychom nikdy nedoporučovali používat k tomuto účelu Excel, správná šablona by vám mohla vyhovovat.

Seznamte se s agilním řízením projektů a agilním vývojem softwaru .

9. Šablona grafu Excel Burnup

V agilním projektu je burnup chart nezbytnou součástí vašeho arzenálu.

Pomůže vám sledovat vše, co jste dosáhli v každém sprintu, a udržet se v rámci rozsahu projektu.

Ale je tu jeden háček.

Nastavení grafu burnup vyžaduje pečlivé výpočty týkající se každého aspektu vašeho sprintu.

Můžete si tedy buď každý den vyhradit nějaký čas na práci s čísly.

Nebo si můžete stáhnout jednoduchou šablonu grafu spotřeby pro Excel.

10. Šablona pracovního postupu v Excelu

Šablona SmartArt Flow Chart v aplikaci Microsoft Excel je užitečný výukový seznam grafických prvků, které můžete snadno upravovat a přizpůsobovat pro vytvoření svého diagramu. Po výběru karty Vložit se uživatelům zpřístupní řada živých barevně odlišených vizuálních prvků, do kterých mohou přidávat text, tvary a další formátovací prvky, aby rychle a efektivně vytvořili požadované sekvence pracovních postupů.

Výzvy spojené s používáním šablon Excelu pro správu projektů

Šablony Excel sice přidávají některé funkce do standardního souboru Excel, ale nejsou ideálním řešením pro správu projektů.

Zde jsou tři důležité důvody, proč:

A. Není to specializovaný software pro správu projektů

Nezapomeňte, že Excel nebyl vytvořen pro správu projektů.

Jedná se o vynikající nástroj pro správu dat, který může doplnit vaše řízení projektů.

Ale to je asi tak vše.

Proč tedy používat šablonu reportu v Excelu, když máte k dispozici mnohem lepší nástroje pro správu projektů zdarma?

Od vytvoření projektové charty přes správu projektů až po analýzu struktury rozdělení – nástroj pro správu ClickUp zvládne vše!

B. Šablona pro správu projektů v Excelu se obtížně přizpůsobuje

Práce s šablonami Excelu je jako nákup bot.

Po zakoupení již není možné provádět žádné úpravy.

Nemáte tedy příliš velkou flexibilitu, pokud jde o přizpůsobení šablon pro Excel podle potřeb vašeho projektu.

Například můžete používat šablonu prodejní faktury nebo šablonu rozpočtové zprávy, ale nemůžete ji upravit tak, aby přesně odrážela rozhraní pro rozpočtování projektu, které chcete.

C. Neexistuje automatické zadávání dat

Všechny šablony v Excelu vyžadují ruční zadávání dat ve všech bodech.

Není možné naplánovat automatické aktualizace ani vytvářet oznámení pro celý tým, jak to umí nástroje pro správu projektů.

Pokud například používáte šablonu plánu v Excelu, nebudete moci po změnách v plánu automaticky upravit závislosti úkolů a termíny.

Pamatujte, že šablony Excelu mohou pomoci, ale nemohou vyřešit všechny problémy spojené se správou projektů v Excelu.

Bonus: Software pro zadávání dat

Pojďme se podívat na tato omezení a řešení pomocí specializovaného bezplatného nástroje pro správu projektů: ClickUp

Alternativy šablon pro správu projektů v Excelu

Excel není vždy ideálním nástrojem pro správu úkolů v rámci projektu.

Podívejte se na tyto šablony pro správu projektů od ClickUp:

1. Šablona pro správu projektů ClickUp

Šablona pro správu projektů ClickUp je skvělým způsobem, jak rychle začít s vašimi projekty a úkoly. Pomocí předem připravených šablon můžete zefektivnit své procesy a zajistit, aby všechny vaše úkoly byly organizovány a sledovány efektivním způsobem. Šablona obsahuje kroky pro vytvoření plánu projektu, přiřazení úkolů, sledování pokroku, monitorování termínů a další.

Šablona obsahuje také užitečné zobrazení, jako je zobrazení tabule, Ganttův diagram a zobrazení seznamu. Všechny komponenty lze snadno přizpůsobit, takže si můžete systém správy projektů přizpůsobit podle svých potřeb.

2. Šablona pro agilní správu projektů ClickUp

Šablona ClickUp Agile Project Management Template je ideální volbou pro všechny, kteří chtějí efektivně řídit agilní projekty. Pokrývá všechny aspekty řízení projektů, od plánování sprintů a mapování příběhů až po vytváření uživatelských příběhů a sledování pokroku v úkolech. Tato šablona nejen zefektivňuje váš pracovní postup, ale také vám pomáhá jasně stanovovat priority požadavků, organizovat sprinty v několika zobrazeních a hladce spolupracovat s členy týmu i zainteresovanými stranami!

Související zdroje pro Excel:

Osvoboďte se od správy projektů v Excelu

Ačkoli má Excel mnoho využití, řízení projektů není něco, co by mu šlo příliš dobře.

I s šablonami Excelu budete mít stále potíže se správou projektů v Excelu.

Ačkoli existuje mnoho alternativ k Excelu, chytřejší volbou by bylo použít specializovaný nástroj pro správu úkolů, jako je ClickUp.

ClickUp je totiž nástroj určený pro správu projektů. Jeho funkce byly navrženy tak, aby vám pomohly spravovat vaše projekty efektivněji za velmi příznivou cenu!

Proč tedy nevyzkoušet ClickUp zdarma a přesvědčit se sami?