Předpokladem pro úspěšnou realizaci projektu je strategické plánování.
Zahrnuje definování rozsahu projektu, nastínění úkolů, stanovení priorit, odhad časového harmonogramu projektu, řízení zainteresovaných stran a přidělování zdrojů. ?
Ale to není vše. Musíte také neustále sledovat projekt, zajistit kvalitu výstupů, eliminovat izolovanost a identifikovat a předcházet potenciálním rizikům.
To vyžaduje manuální úsilí a ponechává prostor pro chyby, zejména pokud pracujete současně na více projektech.
Šablony pro řízení projektů jsou vynikajícím způsobem, jak automatizovat a standardizovat procesy řízení projektů. Pomohou vám ušetřit spoustu času a zdrojů.
V tomto blogu vám představíme pět nejlepších šablon Excel pro řízení projektů, které můžete použít pro efektivní plánování a sledování projektů.
Co jsou šablony Excel pro řízení projektů?
Šablony Excel pro řízení projektů jsou předformátované tabulky Excel se strukturovaným rozvržením pro plánování a sledování projektů. Jedná se o efektivní rámce pro přidělování zdrojů, vytváření rozpočtů projektů, stanovení časových harmonogramů, vypracování zpráv o projektech a hodnocení pokroku.
Tyto šablony pro řízení projektů můžete přizpůsobit podle svých požadavků, cílů a zainteresovaných stran.
Ale jak zjistit, která šablona je vhodná? Pojďme to zjistit.
Co dělá šablonu Excel pro řízení projektů dobrou?
Je to jednoduché – dobrá šablona by vám měla usnadnit život.
Některé z nejlepších šablon Excel pro projektové řízení jsou přehledné, uživatelsky přívětivé, snadno přizpůsobitelné, škálovatelné a lze je hladce integrovat s oblíbeným softwarem pro projektové řízení.
Zde je několik klíčových prvků, které tvoří dobrou šablonu.
Flexibilita a přizpůsobení
- Přizpůsobitelné různým typům projektů: Šablona by měla být přizpůsobitelná různým velikostem, složitostem a metodikám projektů (např. Agile, Waterfall).
- Snadná úprava: Měli byste mít možnost snadno přidávat, odebírat nebo přizpůsobovat sekce.
Klíčové funkce
- Spolupráce při řízení úkolů: Sledujte úkoly, závislosti, termíny a pokrok. Zvažte funkce jako drag-and-drop a ukazatele pokroku.
- Rozpočtování a přidělování zdrojů : Sledujte náklady, výdaje a odchylky rozpočtu projektu. Umožněte snadné zadávání a vizualizaci finančních údajů.
- Reporting: Generujte reporty o postupu projektu, využití zdrojů a plnění rozpočtu.
Vizuální přitažlivost a použitelnost
- Přehledný a profesionální design: Používejte jasné formátování, jednotná písma a barvy, abyste zlepšili čitelnost a vizuální přitažlivost.
- Intuitivní rozvržení: Uspořádejte informace logicky a použijte jasné označení, abyste snadno našli to, co potřebujete.
Další úvahy
- Zabezpečení: Pokud je používáte ve spolupráci s dalšími uživateli, zvažte ochranu heslem nebo jiná bezpečnostní opatření.
- Správa verzí: Implementujte mechanismy správy verzí, abyste mohli sledovat změny a v případě potřeby je vrátit zpět.
S ohledem na tyto základní funkce vám představíme některé z nejužitečnějších šablon Excel pro projektové řízení.
5 šablon Excel pro řízení projektů, které můžete použít
Zde je pět nejlepších šablon Excel, které můžete v roce 2024 použít k optimalizaci řízení projektů.
1. Šablona Excel Project Tracker ?
prostřednictvím Microsoft
Pokud zpracováváte více projektů současně, je pro vás ideální šablona Excel Project Tracker. Tento tracker rozděluje různé úkoly v rámci projektu do různých kategorií, aby se zjednodušilo jejich sledování.
Pomocí této šablony můžete sledovat data zahájení a ukončení projektů a také to, která kategorie projektu byla přiřazena kterém členovi týmu. Pomáhá spravovat termíny a umožňuje efektivní přidělování zdrojů.
Po dokončení projektů můžete analyzovat čas potřebný pro různé projekty a důvody zpoždění a podle toho optimalizovat další projekty.
A to nejlepší? Můžete je přizpůsobit a přidat kontingenční tabulky a grafy, abyste lépe pochopili, jak různé projekty postupují.
2. Šablona seznamu úkolů projektu v Excelu ?
prostřednictvím Microsoft
Pokud chcete mít jasný a podrobný přehled o všech úkolech v rámci projektu, stáhněte si šablonu Excel Project To Do List Template. Obsahuje všechny základní funkce seznamu úkolů. Můžete rozdělit i ty největší projekty na konkrétní „aktivity“, z nichž každá má svůj termín, rozpočet a procentuální pokrok.
K každé činnosti můžete také přidat konkrétní poznámky nebo připomenutí, abyste projekt zefektivnili a všechny zúčastněné strany měly vždy aktuální informace.
Datové pruhy Excel přidané do tabulky poskytují vizuální přehled o celkovém pokroku. Jedná se o vynikající šablonu pro plánování týdenních, měsíčních a čtvrtletních aktivit pro vaše BHAG (velké, smělé a odvážné cíle).
3. Šablona časové osy projektu v Excelu ?️
via Microsoft
Tato šablona časové osy projektu v Excelu je vynikajícím nástrojem pro projektové manažery, kteří upřednostňují vizuální a zjednodušený pohled na data před informacemi zabalenými do nekonečných řádků nebo sloupců.
Šablona poskytuje vizuální přehled celkového časového harmonogramu projektu. Do šablony přidejte své milníky, termíny a jména členů týmu pracujících na konkrétních úkolech a získáte časový diagram všech milníků projektu.
Kdy budete tuto šablonu potřebovat? Vždy, když budete panikařit, že projekt není v souladu s harmonogramem. Motivuje vás a váš tým, abyste se připravili a pracovali dvakrát tak tvrdě.
4. Šablona Ganttova diagramu pro Excel ?
prostřednictvím Microsoft
Šablona Ganttova diagramu v Excelu je pokročilý nástroj pro vizuální sledování postupu projektu. Zatímco ostatní šablony Excelu pro řízení projektů poskytují přehled o projektu, tato šablona zachází do složitých detailů.
Do sloupce s popisem milníků přidejte podrobnosti úkolů. Poté zadejte příslušné kategorie, včetně cílů projektu a milníků, nebo přizpůsobte šablonu Ganttova diagramu tak, aby obsahovala informace relevantní pro vás, váš tým a zúčastněné strany projektu.
Dále uveďte datum zahájení úkolu, přiřaďte jej členovi a nastavte počet dní potřebných k dokončení úkolu.
Musíte průběžně přidávat procento dokončené úlohy. Výsledek? Víte, které úlohy jsou na dobré cestě, které úlohy mají nízké/střední/vysoké riziko nedokončení a které úlohy nejsou přiřazeny.
Ačkoli si na tuto šablonu musíte chvíli zvykat, její výhodou je, že je k dispozici ve světlém, tmavém a barevně odlišeném provedení, díky čemuž je práce s ní vizuálně velmi příjemná.
5. Šablona Excel pro výkonnost projektu ✅
prostřednictvím Microsoft
Šablona Excel pro výkonnost projektu je o něco složitější než některé jiné šablony Excel pro řízení projektů.
Jakmile se s nimi seznámíte, můžete z nich získat podrobné finanční informace o výkonnosti projektu, zejména pokud jde o skutečné generování příjmů. Můžete vyhodnotit finanční zdraví jakéhokoli projektu porovnáním rozpočtu projektu, celkových vynaložených nákladů a částky, o kterou byl rozpočet překročen.
Jedná se o jednu z nejlepších šablon Excel pro analýzu skutečné hodnoty projektu pro podnik. Můžete ji použít ke sledování poměru nákladové efektivity a efektivity harmonogramu.
Omezení používání Excelu pro řízení a sledování projektů
Šablony Excel sice poskytují standardní, transparentní a efektivní rámec pro řízení projektů, ale jejich používání může být obtížné. Mohou selhat kvůli nadměrnému spoléhání se na ruční zadávání dat.
Zde je několik výzev, kterým můžete čelit při používání Excelu pro řízení projektů:
1. Nedostatečná automatizace
Sledování úkolů, řízení rizik a komunikace se zainteresovanými stranami vyžaduje čas a úsilí. V chaotické situaci je ruční aktualizace dat to poslední, co byste chtěli dělat.
S Excelem však nemáte jinou možnost. Musíte vše zadávat ručně, ať už se jedná o generování přehledů nebo aktualizaci stavu projektu.
2. Obtížné sledování postupu projektu
Hladká spolupráce je základem efektivního řízení projektů.
V Excelu však nelze sledovat průběh v reálném čase ani identifikovat překážky, zejména u velkých týmů pracujících na jednom projektu.
3. Nemožnost integrace Excelu s jinými nástroji
Projektový management vyžaduje sdílení dat pomocí různých platforem. Potřebujete nástroje, které lze hladce integrovat s jinými aplikacemi.
Můžete například integrovat platformu pro správu projektů, jako je ClickUp, se Slackem a vytvářet úkoly na základě diskusí o projektu. Excel však nelze s jinými platformami integrovat tak snadno.
4. Omezená vizualizace dat
Jakým způsobem byste raději sledovali časové osy projektů – několikrát kontrolovali sloupec v tabulce Excel nebo přistupovali k vizuální časové ose v intuitivním dashboardu?
Druhá možnost je jednodušší, ale v Excelu není proveditelná. S nástroji pro řízení projektů, jako je ClickUp, však můžete vizualizovat časové osy projektů, zdroje, přidělování rozpočtu a výkonnost na základě několika metrik.
Seznamte se s ClickUp: nejlepší alternativou šablony Excel pro řízení projektů
Digitalizace mění průmyslová odvětví k lepšímu a projektové řízení není výjimkou. Šablony Excel již neslouží svému účelu. Pro pokročilejší funkce potřebujete software pro projektové řízení, jako je ClickUp. Šablony pro projektové řízení ClickUp pomáhají s lepším plánováním, optimalizací, sledováním a analýzou. Zde je 10 šablon, které byste měli zvážit jako alternativu k šablonám pro projektové řízení Excel.
1. Šablona pro řízení projektů ClickUp
Podrobné plánování a realizace jsou zásadní pro úspěch každého projektu. Šablona ClickUp Project Management Template je vynikajícím nástrojem pro efektivní plánování různých projektových úkolů a včasné odhalení překážek .
Poskytují plán, který vám umožní navigovat celým životním cyklem projektu. Zde je návod, jak na to.
Nejprve přidejte úkoly a seskupte je do čtyř kategorií – nezahájené, v kontrole, v procesu a vyžadující aktualizaci. Můžete přidat nové úkoly do každé kategorie nebo úkoly přesouvat mezi různými kategoriemi.
Dále přidejte oddělení pro každý projekt, vyberte prioritu, přidejte popis projektu a definujte klíčové ukazatele výkonnosti.
Díky tomu budete mít všechny důležité informace o projektu po ruce.
Tato šablona obsahuje různé karty aktivit, které vám usnadní správu projektů. Obsahuje kartu s přehledem, která popisuje různé fáze projektu, tabuli postupu úkolů ve stylu Kanban a kartu urgentních úkolů, díky které budete mít vždy přehled o požadavcích projektu.
2. Šablona jednoduchého Ganttova diagramu ClickUp
Šablona ClickUp Simple Gantt Chart je jednoduchý a efektivní nástroj pro sledování projektového řízení pro všechny typy projektů. Tato šablona vám pomůže sledovat a vizualizovat průběh různých úkolů a vyhodnotit jejich stav podle času vyhrazeného pro daný úkol.
Získejte komplexní přehled o každé složce projektu s poli, jako je popis úkolu, přidělená osoba, aktuální stav, priorita, fáze projektu, datum zahájení a ukončení a postup projektu.
Tuto šablonu můžete použít k předvídání a řešení závislostí nebo překážek, než naruší průběh projektu. Tento vizuální tracker vám umožní analyzovat potenciální zpoždění při dokončování konkrétních úkolů, čímž zvýšíte celkovou efektivitu.
3. Šablona ClickUp pro výstupy projektu
Konečným cílem projektového řízení je poskytnout klientovi kvalitní výstupy. Šablona ClickUp Project Deliverables Template vám pomůže tohoto cíle dosáhnout. Poskytuje přehled o výstupech, úkolech a fázích vašeho projektu.
Tato šablona poskytuje přehled všech projektů pro různé klienty ve formě tabule nebo kanbanového zobrazení. Pod popisem projektu musíte přidat podrobný seznam výstupů. Můžete také přidat konkrétní procesy k dosažení výsledků, časové plány, rozpočty a milníky.
Tuto šablonu použijte ke sledování postupu každého projektu. Nebo jděte ještě o krok dál a sledujte skutečný výkon projektu na základě několika metrik. Pomůže vám to určit míru úspěšnosti projektů a jejich přínos pro růst organizace.
4. Šablona pro reporting projektů ClickUp
Mezi další povinnosti projektového manažera často patří i podávání zpráv o projektu. Šablona ClickUp Project Reporting Template vám usnadní přípravu podrobných zpráv o projektu pro interní sledování a včasné informování zainteresovaných stran.
Tato šablona používá tradiční rozložení zprávy k popisu podrobností a stavu projektu. Tuto šablonu můžete také použít k zobrazení časové osy aktivit projektu, obdržených schválení, vznesených připomínek, překážek, využitých zdrojů a nákladů projektu.
Tato šablona projektového dashboardu obsahuje následující relevantní podrobnosti pro přípravu vyčerpávajících zpráv.
- Metriky projektu
- Stav aktivity
- Shrnutí priorit
- Stav harmonogramu
- Stav rozpočtu
5. Šablona ClickUp Project Tracker
Sledování úkolů je jedním z nejnáročnějších aspektů projektového řízení, zejména u rozsáhlých projektů, na kterých se podílí více zainteresovaných stran. Právě zde přichází ke slovu šablona ClickUp Project Tracker.
Automatizuje plánování a sledování úkolů tím, že vám umožňuje přidávat úkoly do konkrétní kategorie projektu. Můžete také vytvořit několik podúkolů a přiřadit je různým členům týmu.
Stav různých úkolů můžete aktualizovat a sledovat kliknutím na rozbalovací tlačítko vedle každého úkolu.
- Červená barva znamená kritický stav a vyžaduje okamžitou pozornost.
- Žlutá barva znamená zpoždění a může být považována za vysokou prioritu.
- Zelená barva znamená, že úkol je na dobré cestě.
Můžete také přidat vlastní datové pole pro sledování odhadovaného a skutečného času dokončení úkolů.
6. Šablona pro uzavření projektu ClickUp
Konečně jste odevzdali projekt v termínu. Ale je úspěšný? Přijal klient výsledky? Šablona ClickUp Project Closure Template vám pomůže získat odpovědi na tyto otázky.
Stačí vytvořit seznam úkolů všech akcí potřebných k dokončení projektu, včetně finalizace nákladů projektu, získání souhlasu zúčastněných stran a potvrzení od klienta.
Přidejte přidělené osoby, prioritu, termín a poté vyberte stav úkolu. Můžete také přizpůsobit další pole a přidat metriky projektu.
Tuto šablonu pro uzavření projektu budete potřebovat na konci projektu, poté, co jste projekt dodali klientovi. Může být rozeslána všem zúčastněným stranám k závěrečné diskusi, po které můžete projekt prohlásit za dokončený.
Tuto šablonu můžete zobrazit v pěti formátech – Seznam, Tabule, Gantt, Dokument a Časová osa.
7. Šablona plánu projektu ClickUp
V projektovém řízení je plán často velmi rozsáhlý. Přidělování zdrojů, sledování pokroku, monitorování rizik a řízení zainteresovaných stran jsou jen špičkou ledovce.
Můžete se cítit přetížení, ztratit přehled a odchýlit se od konečného cíle. Šablona ClickUp Project Roadmap Template vám pomůže získat přehled o každém projektu.
Tato šablona vám pomůže udržet přehled o všech úkolech a jejich souladu s cílem projektu. Byla navržena z pohledu týmu pro vývoj produktů. Můžete ji proto použít k snadné spolupráci s týmem, sledování nadcházejících úkolů a stanovení priorit úkolů.
Tato uživatelsky přívětivá šablona nabízí pět zobrazení pro vizualizaci podrobností projektu – seznam, pracovní zátěž, kalendář, Ganttův diagram a tabule nebo Kanban. Můžete také přizpůsobit různá pole a stavy tak, aby odrážely, zda je realizace projektu v souladu s plánem.
8. Šablona portfolia pro řízení projektů ClickUp
Šablona ClickUp Portfolio Project Management slouží jako plán pro všechny projekty v rámci celé společnosti. Je podobná dashboardu investičního portfolia, kde můžete na jednom místě sledovat zisky a ztráty všech svých investic. Tato šablona poskytuje přehled o všech projektech ve všech odděleních organizace.
Můžete přidat vlastní štítky, jako například čeká na kontrolu, v procesu nebo nezahájeno, abyste mohli sledovat stav projektu. Šablona také obsahuje několik polí, jako například popis projektu, komentáře související s projektem, odhadovaný časový harmonogram projektu a stav priority.
Tato šablona je velmi užitečná, pokud chcete připravit zprávy o stavu projektu nebo poskytnout zainteresovaným stranám rychlou aktualizaci.
9. Šablona vyplnitelného časového plánu ClickUp
Projektoví manažeři jsou neustále pod tlakem, aby dodávali projekty v přísných termínech. Šablona ClickUp Fillable Timeline Template snižuje stres tím, že vám pomáhá snadno mapovat projekty a nastavovat časové osy pro události s postupnými aktivitami. Můžete také vizualizovat složité časové osy a sdílet je s příslušnými zúčastněnými stranami.
Máte také možnost přidávat/odstraňovat/upravovat úkoly z časových os, což vám umožní soustředit se na urgentní úkoly. A to není vše. Můžete získat rychlý přehled o pokroku, sdílet časové osy se svým týmem a sledovat náklady na projekt. Nejzajímavější funkcí této šablony je, že si můžete přizpůsobit způsob zobrazení časové osy – vyberte si z zobrazení seznamu, Ganttových diagramů, zobrazení pracovní zátěže nebo zobrazení kalendáře.
Šablonu si přizpůsobte přidáním štítků priority, komentářů a více přiřazených osob. Tato šablona pro řízení projektů ClickUp je vynikající pro projekty s možností flexibility nebo projekty s nízkou prioritou.
10. Šablona rámce pro řízení projektů ClickUp
Pokud se vám zdá, že dům hoří a vy se snažíte uhasit oheň, potřebujete lepší plánování a alokaci zdrojů.
Omezte chaos při plánování projektů pomocí šablony ClickUp Project Management Framework Template. Jedná se o komplexní šablonu, která usnadňuje podrobné plánování jednotlivých prvků projektu, pomáhá nastavit standardní operační postupy (SOP) pro různé úkoly a sledovat aktualizace v reálném čase za účelem zmírnění rizik.
Tato šablona poskytuje strukturovaný přehled pro přidělování úkolů, stanovení milníků, sledování pokroku a úpravu termínů.
Bonus: Nástroje AI pro Excel!
Zlepšete řízení projektů pomocí šablon Excel a ClickUp
Jako projektový manažer překonáváte všechny překážky a vedete svůj tým správným směrem. Abyste však mohli sebevědomě postupovat vpřed, potřebujete strategický plán a spolehlivou realizaci. Šablony pro řízení projektů ClickUp vám to umožní.
Automatizují plánování a sledování projektů, aby vám pomohly identifikovat a překonat překážky. Podrobné analýzy nabízené softwarem pro řízení projektů ClickUp navíc zajišťují, že se poučíte ze svých probíhajících projektů a zlepšíte výsledky budoucích projektů.
Zaregistrujte se ještě dnes na ClickUp a optimalizujte svůj rámec pro řízení projektů!