Představte si následující situaci: Vypracujete dokonalý projektový plán, ve kterém stanovíte všechny výstupy, termíny a odpovědné osoby. Pracovní postup? Přesný. Časový harmonogram? Bezchybný. Tým? Dokonalý. 🤩
A přesto, v polovině projektu, váš tým zjistí, že plán je zcela vykolejen. A v celé oblasti tří států není dostatek kofeinu, který by vám dodal energii k včasnému dokončení. ☕
Tento scénář je projektovým manažerům až příliš dobře známý. Často se stává, že při zpoždění projektu přerozdělují úkoly, posouvají termíny a omlouvají se klientům. Kdo za to může? Úzká místa, neboli body, kde dochází ke zácpě a zpomalení produkce.
Abychom vám pomohli lépe porozumět úzkým hrdelům – a vyhnout se jim v budoucích projektech – podíváme se na to, co to vlastně jsou, jak je identifikovat a jak jim ve vaší společnosti předcházet.
Co je to úzké místo?
Zjednodušeně řečeno, překážka je cokoli, co narušuje, maří nebo zdržuje váš projektový plán.
Představte si doslovné úzké místo: úzký bod nebo hrdlo láhve, které má zpomalit tok tekutiny. Stejně tak úzká místa v projektovém řízení fungují jako bod omezení – bod, kde je příliš mnoho práce a nedostatek lidí, procesů a systémů, které by ji zvládly. 🧐
Ačkoli se liší od odvětví k odvětví, existují obvykle dva typy překážek:
- Krátkodobá úzká místa: Krátkodobá úzká místa jsou často způsobena nedostatkem pracovních sil a jedná se o dočasné problémy. Například obchodní dům může v prosinci čelit úzkému místu v důsledku nárůstu počtu nakupujících před svátky.
- Dlouhodobá úzká místa: Dlouhodobá úzká místa trvají dlouhou dobu a jejich příčinou jsou neefektivní systémy nebo procesy. Například reklamní agentura, která neinvestuje do efektivního softwaru pro řízení projektů, bude čelit dlouhodobému úzkému místu.
Úzká místa jsou sice běžná, ale mohou mít katastrofální dopady na projektové manažery i celou společnost. Jelikož úzká místa jsou spojena se zpožděním harmonogramů a zvýšenými náklady, způsobují dominový efekt, který vede k nespokojenosti klientů, nákladným rozpočtům, zrušeným marketingovým plánům a frustraci členů týmu.
Důsledky úzkých míst ve vašich operacích
Úzké místo může způsobit chaos ve vašem projektu (a časem i v celé vaší společnosti). Ačkoli se úzká místa liší v závislosti na velikosti, rozsahu a časovém harmonogramu vašeho původního projektového plánu, existují některé obecné důsledky, kterých si musíte být vědomi.
Nedodržování termínů
Pokud je práce příliš mnoho a není dostatek lidí a/nebo procesů, které by ji zvládly, je splnění termínu projektu téměř nemožné. Například když dojde k úzkým místům ve výrobním procesu, může to zpozdit celou výrobní linku. To zase zpozdí uvedení finálního produktu na trh.
V projektovém řízení mohou zmeškané termíny nebo přeřazené úkoly způsobit dlouhé čekací doby mezi členy týmu. Pokud zaměstnanec odevzdá zprávu pozdě, jeho nadřízený musí odložit její kontrolu, což brání grafickému týmu včas zahájit práci. Výsledek? Buď se budete muset honit, abyste stihli termín, nebo odevzdáte zprávu koncovému klientovi pozdě.
Překročení rozpočtu
Úzká místa jsou jedním z nejčastějších důvodů překročení rozpočtu. Pokud například dojde k úzkému místu ve vašem dodavatelském řetězci, budete muset nakupovat od jiných dodavatelů nebo zadat urgentní objednávku. To rychle zvýší náklady na suroviny a celková výroba tak překročí rozpočet.
Projektoví manažeři často zjišťují, že po vzniku překážky dochází k prudkému nárůstu režijních nákladů. Pokud dojde k neočekávanému výpadku projektu, který způsobí jeho zpoždění, může být společnost nucena platit zaměstnancům přesčasy, aby projekt dokončili v termínu. Nebo může být nutné najmout sezónní pracovníky nebo dodavatele, kteří pomohou zmírnit pracovní zátěž.
Vysoká fluktuace zaměstnanců
Nikdo nechce pracovat v neustálém stresu, s nedorozuměními a posunutými termíny. Pokud kvůli překážkám v projektu pracují členové týmu na maximum svých kapacit, může to rychle vést k frustraci a vyhoření.
Podle zprávy Gallup State of the Workforce 2023 se téměř polovina (44 %) zaměstnanců cítí denně ve stresu. To vede k vysoké fluktuaci zaměstnanců, což může být důvodem, proč 51 % zaměstnanců aktivně hledá jiné zaměstnání. Poučení: Pokud chcete udržet špičkové talenty, zabraňte vzniku překážek, než k nim dojde, a tím omezíte noční přesčasy, přeřazování úkolů nebo zmatky v projektech pro zaměstnance.
Napjaté vztahy s dodavateli
Časté překážky v průběhu výrobního procesu mohou poškodit vaše vztahy s dodavateli nebo prodejci. Například několik dodatečných objednávek je příjemných, ale neustálé objednávky na poslední chvíli mohou být brzy únavné. Navíc, pokud kvůli překážkám zmeškáte platby, můžete se ocitnout na černé listině důvěryhodného dodavatele.
Zhoršené vztahy s klienty
Úzká místa ohrožují celkovou produkci, což může narušit nebo dokonce ukončit vztahy s klienty. Pokud váš tým nedodrží termíny, přeplánuje schůzky nebo odevzdá podprůměrnou práci, klienti vás mohou jako dodavatele propustit. To poškodí vaše finanční výsledky a reputaci, což vám může zabránit v získání budoucích zakázek.
Praktické kroky k identifikaci a řešení úzkých míst
Máte podezření, že úzká místa ohrožují vaše podnikání? Postupujte podle níže uvedených kroků a proveďte analýzu úzkých míst ve vašich projektových pracovních postupech. 🔍
1. Pochopte své úzké místo
První krok ke zmírnění úzkého místa? Pochopení problému, se kterým se potýkáte.
V oblasti projektového řízení existují dvě příčiny úzkých míst:
- Systémová úzká místa: Systémová nebo procesní úzká místa obvykle znamenají, že nemáte k dispozici správné procesy, software nebo infrastrukturu pro zvládnutí aktuálního pracovního zatížení. Možná nemáte správný software pro řízení projektů, nastavení montážní linky nebo automatizaci pracovních postupů, abyste mohli držet krok s požadavky klientů .
- Úzká místa způsobená lidmi: Úzká místa způsobená lidmi obvykle znamenají, že nemáte dostatek lidí – nebo možná správných lidí – aby zvládli požadavky projektu. To může znamenat, že budete muset najmout sezónní pracovníky, najmout zkušeného pracovníka nebo najít kolegu s jedinečnými dovednostmi.
Porozumění problému ve vašem pracovním postupu vám může pomoci vyřešit problém, ať už to znamená najmutí nových členů týmu, zlepšení obchodních procesů nebo upgrade softwaru.
2. Vytvořte si přehled svých procesů
Mapování procesů vám poskytne přehled o vašem pracovním toku z výšky 500 stop. Můžete si prohlédnout každý krok ve vašem projektovém plánu a pochopit, které úkoly byly dokončeny včas a které způsobily zpoždění práce.
Pomocí zmapování celého projektu – obvykle pomocí vývojového diagramu nebo jiného nástroje – můžete identifikovat sporné body ve vašem časovém plánu. Na základě toho můžete analyzovat metriky a identifikovat, kde k úzkým hrdelům obvykle dochází.
3. Promluvte si se svým týmem
Čísla samozřejmě nelžou, ale ne vždy vypovídají o celé situaci. Shromážděte všechny zúčastněné strany, od vrcholového managementu po spolupracovníky, a zeptejte se jich, které úkoly jsou nejčasově náročnější nebo se často ztrácejí v shonu.
Otevřenou a upřímnou komunikací se svým týmem můžete zjistit, kdo je nejvíce přetížený, proč dochází k výpadkům v komunikaci a kdo by mohl pomoci.
4. Vytvořte plán kontinuálního zlepšování
Jakmile identifikujete úzká místa ve svých projektových plánech, je čas na úpravy. Zjistěte, kde můžete odstranit neefektivitu a nadbytečnost, nebo vyvážit pracovní zátěž v rámci celého týmu. Zavedení plánu neustálého zlepšování může zvýšit morálku týmu, udržet projekty v časovém harmonogramu a rozpočtu a posílit vztahy s klienty a dodavateli.
Metody prevence překážek: 10 způsobů, jak zůstat na správné cestě
Chcete zmírnit úzká místa v projektovém řízení? Níže najdete 10 strategií, jak udržet svůj projektový plán na správné cestě, a nástroje pro řízení pracovní zátěže, které k tomu potřebujete. 👏
1. Vytvořte vizuální znázornění svých pracovních postupů
Nejlepší způsob, jak odstranit překážky, je vytvořit vizuální znázornění každého kroku ve vašem projektovém plánu. Použijte funkci ClickUp Whiteboard k nakreslení každého pracovního postupu projektu. Odtud mohou členové týmu dělat poznámky, identifikovat body přetížení nebo dokonce nakreslit alternativní pracovní postup.
2. Automatizujte opakující se úkoly
Pokud váš tým neustále pracuje s omezenou kapacitou, pomozte mu zmírnit zátěž automatizací opakujících se úkolů.
S ClickUp Automations si můžete vybrat z více než 100 automatizací, které zefektivní pracovní postupy, rutinní úkoly a předávání projektů. Navíc můžete automaticky přiřazovat úkoly, přidávat komentáře nebo aktualizovat stavy, abyste předešli úzkým hrdelům, než k nim dojde. Tím pomůžete svému týmu soustředit se na nejvyšší priority a zajistíte hladký průběh projektu.
3. Zavést plánování kapacity
Plánování kapacity zahrnuje odhadování požadavků na zdroje potřebné k dokončení daného projektu (tj. lidí, času a nástrojů nezbytných k provedení úkolů). Klíčovou součástí správného řízení provozu je plánování kapacity, které představuje rovnici nabídky a poptávky a spočívá ve výpočtu toho, kolik zdrojů potřebujete a kolik zdrojů máte k dispozici.
Naštěstí zobrazení pracovní zátěže v ClickUp usnadňuje plánování kapacity a poskytuje vám přehled o tom, kolik práce je přiděleno každému členovi týmu. Odtud můžete získat přehled o kapacitě každého člena týmu v souvislosti s jeho aktuální pracovní zátěží.
4. Vytvořte Ganttův diagram
Ganttovy diagramy jsou úžasné nástroje, které vám poskytují vizuální přehled všech časových os projektů, abyste mohli maximalizovat produktivitu. S Ganttovými diagramy ClickUp můžete sledovat průběh projektu, spravovat termíny a odhalit potenciální překážky. Navíc můžete vytvářet kaskádové zobrazení, abyste snadno stanovili priority důležitých úkolů.
5. Pochopte závislé úkoly
Jednou z hlavních příčin překážek jsou závislé úkoly (tj. úkoly, které mohou blokovat nebo bránit zahájení jiného úkolu). S funkcí ClickUp Dependencies můžete vytvářet vztahy mezi úkoly nebo dokumenty. Stačí vytvořit závislosti typu „blokování“ nebo „čekání“, aby váš tým vždy rozuměl optimálnímu pořadí operací.
6. Využijte šablonu pro zlepšení procesů
Zlepšení procesů pomáhá určit efektivitu systémů a procesů ve vaší organizaci. Pomocí šablony pro zlepšení procesů můžete vytvořit synchronizovaný plán pro provádění změn ve vašem projektu.
Naštěstí ClickUp obsahuje několik šablon, do kterých můžete přidávat vlastní pole, přizpůsobovat zobrazení nebo spolupracovat s kolegy, abyste mohli snadno realizovat svůj plán.
7. Rozdělte projekty na jednotlivé milníky
Projekty, které trvají několik týdnů, ne-li měsíců nebo let, mohou být zastrašující. Abyste zabránili rozpadu velkého projektu, rozdělte projekty na menší části.
Implementace milníků projektu rozdělí váš plán do různých fází (např. fáze návrhu nebo fáze vývoje), čímž udrží váš tým na správné cestě. Využijte tabulku milníků, abyste získali přehled o každé fázi vašeho projektu. Poté použijte funkci vlastních stavů ClickUp, abyste svůj tým informovali o aktuálním stavu při práci na každém milníku.
8. Mluvte přímo s členy týmu
Jak jsme již zmínili výše, data někdy neposkytují jasný obraz situace, a proto je při vylepšování projektových plánů nutné komunikovat přímo s členy týmu.
Pokud chcete zabránit vzniku překážek, požádejte členy týmu o zpětnou vazbu ohledně toho, co v minulých projektech fungovalo (a co ne). V rámci ClickUp můžete uspořádat brainstormingovou schůzku nebo zaslat dotazník všem relevantním stranám. Na základě toho můžete pochopit, zda byla překážka způsobena nedostatkem zdrojů, nedostatkem personálu nebo tím, že jste neměli správné nástroje pro řízení projektů.
9. Zaveďte sledování času
Jedním z důvodů, proč projekty selhávají, je to, že týmy podceňují, kolik času zabere dokončení daného úkolu. Abyste zajistili přesnost všech harmonogramů projektů, využijte funkci ClickUp Time Tracking. Členové týmu mohou snadno zaznamenávat čas z jakéhokoli zařízení, upravovat záznamy a přidávat poznámky k časovým protokolům, aby mohli v budoucnu lépe odhadovat čas.
10. Konsolidujte komunikaci v týmu
Projekty se ne vždy dostanou mimo plán proto, že váš tým nekomunikuje. Místo toho se mohou dostat mimo plán proto, že komunikují na nesprávných místech.
Pokud je váš tým nucen prohledávat e-maily, textové zprávy a kanály Slack, aby našel nejnovější informace o projektu, není to pro vás žádná výhoda. Naštěstí díky zobrazení ClickUp Chat můžete všechny konverzace konsolidovat do svého softwaru pro správu projektů, a tím zabránit vzniku překážek, než k nim dojde.
Prevence úzkých míst ještě před jejich vznikem s ClickUp
K překážce v projektovém řízení dochází, když máte příliš mnoho práce a příliš málo zdrojů na její zvládnutí. Přetížení vede k hromadění práce, což způsobuje překročení rozpočtu nebo časového harmonogramu projektu.
Naštěstí má ClickUp nástroje pro řízení projektů, které identifikují překážky a udržují vaše plány na správné cestě. S ClickUpem můžete přidělovat úkoly, přidávat komentáře, nastavovat milníky projektu a přizpůsobovat zobrazení, abyste předešli překážkám, než k nim dojde. Navíc můžete automatizovat opakující se úkoly, integrovat ClickUp se stovkami dalších systémů a využít tisíce šablon, které vašemu týmu pomohou dodržet harmonogram.
Začněte identifikovat úzká místa hned, jak vyzkoušíte ClickUp. 🙌