Tabulkový projektový management (šablony, výhody, omezení)

Jako projektový manažer máte jednoduché přání:

Ať je tento projekt úspěšný, prosím. 🤞

Cesta k naplnění tohoto přání však vyžaduje ne tak jednoduché věci, jako je vytvoření projektového plánu, stanovení harmonogramu projektu, zmapování rozsahu projektu, plánování zdrojů, správa klientů atd.

Naštěstí nyní můžete k řešení všech těchto úkolů použít tabulkový software a nemusíte se jimi zdržovat.

V tomto článku se dozvíte, co je to tabulka pro řízení projektů, jaké jsou její výhody a několik šablon tabulek. Navrhneme také alternativu, která může být řešením všech nevýhod tabulek pro řízení projektů.

Uspokojte svou zvědavost ohledně tabulek.

Co je to tabulka pro řízení projektů?

Pokud v tabulce vytvoříte časovou osu projektu, Ganttův diagram, dashboard, zprávu nebo seznam úkolů, stane se z ní tabulka pro řízení projektů.

Zjednodušeně řečeno, projektové řízení v tabulkovém procesoru je cokoli, co děláte v tabulkovém procesoru, aby bylo projektové řízení snazší.

Mnoho lidí je používá ke správě projektů, protože jsou jim dobře známé.

Většina z nás už alespoň jednou v životě viděla nebo použila tabulku Microsoft Excel nebo Google Sheet, že?

Jsou flexibilní a projekty můžete spravovat ručně pomocí vzorců a grafů.

Nejlepší na tom je, že můžete vynechat ruční práci, protože někdo přišel s geniální inovací zvanou šablony.

Ale čím se tabulkový projektový management opravdu vyznačuje?

Pojďme se na to podívat!

5 výhod tabulkového procesního řízení projektů

Ať už se rozhodnete pro projektové řízení v tabulce Excel nebo v tabulce Google, můžete těžit z několika výhod.

Podívejme se na některé z nich:

1. Organizace

Tabulka je často ideálním nástrojem pro sběr a organizaci dat: to jsou dvě z jejích nejjednodušších použití.

A pokud máte rádi perfektní organizaci, tabulka je pro vás tím pravým místem.

Všechny údaje o projektu můžete zadat do jednoduchých, přehledných sloupců a řádků a poté je pomocí vzorců seřadit, abyste rychle našli to, co hledáte.

2. Rozpočtování

Kdyby Microsoft Excel chodil do školy, všichni víme, v jakém předmětu by exceloval – v matematice!

Je to proto, že výpočty v Excelu jsou působivé a přesné.

Když se pustíte do vytváření rozpočtu projektu, tabulka Excel vám díky rychlým výpočtům pomůže ho snadno zvládnout. Většinu těchto výpočtů můžete provést také v tabulce Google pro správu projektů.

3. Může být levná

Projektové řízení pomocí tabulky můžete provádět zcela zdarma.

Jak?

Můžete použít Google Sheets…

K tomu, abyste mohli začít používat Sheets ke správě projektů, potřebujete pouze účet Google.

Na rozdíl od Google Sheets není Excel zdarma. Můžete však stále mít sadu Microsoft 365 Personal za dostupnou cenu 6,99 $/měsíc.

Chcete se naučit, jak spravovat projekty v Google Sheets?

Podívejte se na našeho průvodce Google Sheets projektovým řízením .

4. Skvělé pro seznam úkolů

Buňky tabulky se opravdu hodí, když potřebujete vytvořit seznamy.

To znamená, že můžete vytvořit tolik projektových úkolů nebo seznamů úkolů, kolik chcete.

Víme, jak přehledné mohou tabulky být, takže bude pohodlné a snadné spravovat své vlastní aktivity na denní bázi.

Ne, váš tým nemusí být vynechán.

Můžete každý den vytvářet seznamy úkolů pro svůj tým, abyste zajistili, že vaše projekty budou pokračovat podle plánu.

Zřejmým způsobem, jak toho dosáhnout, je:

Chcete dělat víc než jen vytvářet seznamy úkolů v tabulce?

Podívejte se na našeho průvodce Excel projektovým managementem.

5. Šablony

Šablony vám usnadní život a ušetří spoustu času.

Naštěstí najdete nespočet možností šablon pro Excel a Google Sheets.

Existuje šablona pro všechno a pro každého.

Google Sheets dokonce obsahuje předinstalované užitečné šablony zdarma, které vám pomohou udržet projekt na správné cestě, v rámci rozpočtu a organizovaný.

Excel také nabízí mnoho šablon pro kalendáře, sledování úkolů, sledování prodejů a další.

Podívejme se na některé z nich:

4 šablony tabulek pro projektové řízení

Šablona pro řízení projektů je účinným nástrojem pro jednoduché i složité projekty.

Kdo by nechtěl mít náskok? 🏃

Najít tu správnou šablonu však může trvat VĚČNOST!

Máte štěstí, protože jsme pro vás připravili tři bezplatné šablony, abyste mohli hned začít!

1. Šablona pro sledování problémů projektu

Místo toho, abyste vytvářeli tabulku Excel pro řízení projektů od nuly, použijte tuto šablonu Excel k řízení rizik projektu zaznamenáváním problémů.

Stáhněte si tuto šablonu Excel pro sledování problémů v projektu.

2. Šablona rozvahy

Tato šablona rozvahy vám pomůže sledovat vaše aktiva, pasiva a vlastní kapitál. Použijte ji k lepšímu pochopení finanční situace vaší společnosti, abyste mohli odpovídajícím způsobem plánovat své budoucí projekty.

Stáhněte si tuto šablonu rozvahy v Google Sheets.

3. Šablona Ganttova diagramu

Toto je šablona Ganttova diagramu pro Google Sheet, která vám pomůže sledovat průběh projektu a časový harmonogram. Jedná se o snadný způsob, jak vizualizovat plán projektu a zkontrolovat, zda budou výsledky předloženy včas.

Stáhněte si tuto šablonu Ganttova diagramu pro Google Sheets .

4. Šablona pro rozpočtování projektu

Pomocí této šablony rozpočtu projektu v Excelu můžete sledovat výstupy, dodavatele, odhadované a skutečné náklady atd.

Stáhněte si tuto jednoduchou šablonu rozpočtu projektu v Excelu.

Toto je jen několik možností.

Online můžete vyhledat další šablony, například:

Potřebujete více možností?

Podívejte se na tento seznam šablon pro správu projektů. *

Bohužel, tabulky nejsou nejjednodušším nástrojem pro projektové řízení.

Pojďme zjistit proč.

7 nevýhod projektového řízení pomocí tabulky

Všichni známe skupinu lidí, kteří se s vámi budou hádat, aby dokázali, že tabulky zvládnou všechno.

A pokud jste jedním z nich, je to v pohodě.

Všichni máme své oblíbené věci.

Existuje však řada nevýhod, které nemůžeme ignorovat.

Problém č. 1: Uvízli jste ve stejném pohledu

Pokud máte rádi tabulky, pravděpodobně sníte v řádcích a sloupcích. 💭

Ale hádejte co?

Váš sen se brzy promění v noční můru, protože nebudete mít žádné jiné možnosti rozhraní.

Budete se muset potýkat s tabulkami plnými buněk, které vám neumožní používat projektové metodiky jako agile nebo kanban.

A právě tady přichází na řadu ClickUp!

Jedná se o jeden z nejlépe hodnocených nástrojů pro zvýšení produktivity, který používají tisíce organizací a freelancerů po celém světě.

Řešení ClickUp: více zobrazení

Na rozdíl od tabulek má ClickUp více zobrazení, protože bereme ohled na preference všech uživatelů.

Víte, nechceme vám brát vaše šťastné sny plné řádků a sloupců.

A proto vám představujeme náš tabulkový pohled.

Použití funkce přetahování k přesunu úkolů v tabulkovém zobrazení ClickUp

Použijte jej k zobrazení svých úkolů ve formátu tabulky, přetahujte je myší a organizujte je a dokonce sdílejte tabulku s ostatními, aby komunikace plynule pokračovala.

Je skvělá pro ukládání velkých databází, inventářů a rozpočtů.

Potřebujete ještě něco spočítat?

Pomocí výpočtů ve sloupcích můžete vypočítat součet, průměr nebo rozsah.

A pokud stále máte pocit, že vám tabulka chybí, použijte funkci Embed view a přeneste svůj oblíbený soubor do ClickUp pomocí jednoduché URL adresy.

Díky tomu nebudete muset opustit svůj nástroj pro řízení projektů, abyste měli přístup ke své tabulce.

Ale slíbili jsme, že vás nenecháme trápit se s buňkami.

To znamená, že ji můžete kdykoli změnit.

Přepněte do zobrazení Ganttův diagram, abyste mohli vytvořit plán projektu, nastavit harmonogram projektu podle svého časového plánu a sledovat pokrok.

Díky funkci drag and drop můžete snadno spravovat všechny závislosti mezi úkoly.

Plánování časové osy a sledování úkolů v zobrazení Ganttova diagramu v ClickUp

Jako projektový manažer jste pravděpodobně pracovali dnem i nocí, abyste našli projektovou metodiku, která vašemu týmu nejlépe vyhovuje.

Nesmíme nechat tuto snahu přijít vniveč!

Proto má ClickUp zobrazení tabule, abyste mohli použít metodiku kanban. Přizpůsobte si ji podle potřeb svého týmu pomocí vlastních stavů.

Může to být „čeká na vyřízení“, „v procesu“, „čeká na schválení“… cokoliv chcete.

Zobrazení úkolů v zobrazení tabule ClickUp

Nebo vyzkoušejte zobrazení Box.

Je skvělá pro sledování vašich sprintů a zároveň vám poskytuje přehled o aktivitách vašeho projektu.

Problém č. 2: Vytváření dashboardů může být únavné

Dashboard je nejlepším přítelem projektového manažera.

Alespoň by to tak mělo být.

Tabulkový dashboard je však spíše jako falešný přítel nebo dokonce tyran.

Zkuste si ji vytvořit a pochopíte, o čem mluvíme.

Budete si muset vygooglit návod a přečíst si ho celý.

Pak následujte nekonečné kroky a celý den upravujte buňky.

Uvažujete o šabloně dashboardu, abyste si ušetřili práci?

Ha!

Hodně štěstí při hledání šablony, která:

Některé z nich vám ani nedovolí provádět úpravy nebo editace. Argh!

Řešení ClickUp: Dashboardy

Nebojte se. Dashboardy ClickUp vám pomohou.

Žádné návody. Žádné kroky. Žádné nespolehlivé šablony.

Stačí tři kliknutí. 🖱

E-A-S-Y!

Přizpůsobení nového panelu v ClickUp

Přiveďte všechny druhy dat do svého Dashboardu pomocí:

Vytvoření dashboardu s vlastními widgety dostupnými v ClickUp

Chcete mít plnou kontrolu nad svými dashboardy?

Použijte místo toho vlastní widgety a vizualizujte svá data ve formě sloupcových grafů, výsečových grafů, výpočtů atd.

Problém č. 3: Žádné možnosti pracovního postupu

Upřímně řečeno? Tabulky jsou tabulky.

Tak, teď jsme to řekli.

Stejně jako nemůžete donutit toustovač, aby dělal vafle 🧇, nemůžete používat tabulky k řízení svých pracovních potřeb.

Neumožňuje vám vytvářet ani přiřazovat úkoly.

Nebo automaticky aktualizujte stav úkolů.

Nebo si nechte automatizovat opakující se úkoly.

Řešení ClickUp č. 1: úkoly

Pokud jsou pracovní postupy jako lahodné vafle, ClickUp je vaflovač, který potřebujete.

Jedná se o bezplatný software pro řízení projektů, který je navržen tak, aby podporoval všechny druhy pracovních postupů.

Můžete vytvářet úkoly s podúkoly a kontrolními seznamy.

A dokonce je můžete přiřadit.

Přidejte více přiřazených osob k jedné úloze nebo dokonce k celému týmu.

Máme pro vás snídaňový bufet plný možností!

Přidání jednoho nebo více přiřazených uživatelů k novému úkolu v ClickUp

Řešení ClickUp č. 2: Stavy

Pokud chcete vizualizovat průběh úkolu od jeho zadání až po dokončení, je pro vás ideální volbou funkce Statuses.

Jednoduché stavy můžete použít, když je třeba úkoly buď splnit, nebo nesplnit.

Jindy přizpůsobte stav úkolů podle svých požadavků v seznamech, složkách a prostorech.

Cože? Myslíte si, že jsme omezili vlastní stavy pouze na zobrazení tabule?

To snad ne!

Vytváření vlastních stavů v ClickUp

Problém č. 4: Ruční práce

Tabulky jsou N-U-D-N-É!

Téměř vše, co děláte, musíte zadávat ručně, ať už chcete vytvořit dashboard pro řízení projektů, sestavit zprávu, sledovat čas, vytvořit seznam úkolů...

Jako projektový manažer vyvažujete více projektů, úkolů a schůzek.

Máte po všech těch úkolech ještě čas na zuřivé psaní do tabulky?

To je ztráta času a všichni víme, že to může stát peníze. 💰

Řešení ClickUp č. 1: Automatizace

Zapomeňte na tabulky a vyzkoušejte automatizace ClickUp, abyste už nikdy nemuseli opakovat stejné úkoly.

Stačí nastavit kombinaci:

A pak?

Pohodlně se usaďte a relaxujte, zatímco ClickUp udělá práci za vás. 🥂

Nastavení vlastní automatizace v ClickUp

Řešení ClickUp č. 2: Šablony

Šablony v ClickUp jsou skvělým způsobem, jak pracovat chytře.

Šablony můžete použít a vytvořit pro:

Podívejte se!

Šablonu můžete vytvořit doslova pro cokoli.

A na rozdíl od šablon tabulek můžete snadno přizpůsobit nebo dokonce vytvořit vlastní šablony ClickUp bez návodu.

Problém č. 5. Mobilní zobrazení není pohodlné

Některé věci prostě nejsou určeny pro mobilní obrazovky.

Jako ta trapná fotka, na které vás váš nejlepší kamarád označí nebo tabulky v mobilní aplikaci.

Váš život bude plný mžourání a scrollování, protože malé obrazovky nejsou pro tabulky vhodné.

Chraňte svůj zrak pomocí…

Řešení ClickUp: dobře optimalizované mobilní aplikace

Naštěstí je ClickUp řešením pro správu projektů, které je snadno použitelné. Díky jeho dobře optimalizovaným mobilním aplikacím pro Android i iOS můžete:

Zobrazení úkolů a kalendáře v mobilní aplikaci ClickUp

Problém č. 6: Žádné sledování času

Sledování času v tabulce je stejně staré jako véčka.

S rostoucí automatizací, kdo v roce 2021 ještě ručně zadává časové údaje?

A i když používáte tabulku pro sledování času, je mi líto, ale tímto způsobem ztrácíte čas.

Proč to neautomatizovat?

Řešení ClickUp: Sledování času projektu

ClickUp spojuje správu projektových úkolů a sledování času na jedné platformě.

Klikněte na ikonu play a automaticky sledujte délku úkolů během práce. Mezi úkoly můžete kdykoli libovolně přecházet.

Sledování času pomocí nástroje pro sledování času v ClickUp

Náš nativní časový tracker je také globálním časovačem.

Co to je?

To znamená, že můžete spustit časovač na jednom zařízení a zastavit ho na jiném. 🤯

Problém č. 7: Omezené integrace

Pro efektivní projektové řízení potřebujete nástroj, který umí:

První bod zdaleka neplatí pro tabulky.

Ale co integrace?

Je nám líto, že vám musíme zkazit radost, ale tabulky také příliš nepodporují integraci.

Například Excel se nedá integrovat s nástroji jiných výrobců než Microsoft. Alespoň ne přímo.

Souhlasíte s tím, že pro tabulku pro řízení projektů není Excel ideální?

Poté si prohlédněte tento seznam nejlepších alternativ k Excelu .

Řešení ClickUp: spousta integrací

ClickUp je integrační ráj. Můžete jej přímo integrovat s několika oblíbenými nástroji, včetně Github, Toggl, Box a dalších!

Pokud nenajdete nástroj, který hledáte, naše integrace Zapier vám pomůže propojit ClickUp s více než 1000 nástroji.

Ale počkejte! Ještě jsme neskončili.

ClickUp pro vás má připraveno ještě více funkcí:

Osvoboďte se od buněk tabulky

Tabulky prostě nejsou určeny pro projektové řízení.

Proč byste měli trávit svůj drahocenný čas snahou přimět nástroj, aby dělal něco, k čemu nikdy nebyl určen?

Místo toho použijte výkonný software pro řízení projektů, který vám sníží pracovní zátěž a umožní vám sledovat projekty organizovaným způsobem.

Zjednodušeně řečeno, použijte ClickUp.

Podporuje řízení projektů, úkolů, času, dokumentů a zdrojů s nekonečnými možnostmi přizpůsobení.

Pokud toto komplexní řešení není dokonalým projektovým managementem, pak nevíme, co jím je.

Tak co říkáte?

Připojte se k ClickUp zdarma ještě dnes a splňte si všechna svá přání v oblasti projektového řízení!