Vytvoření plánu projektu je jen polovina úspěchu – skutečná práce začíná až ve chvíli, kdy svůj plán uvedete do pohybu!
Není nic horšího, než když do přípravy projektu vložíte celé své srdce a duši, jen aby se pak celý projekt rozpadl kvůli špatnému provedení. Proto je efektivní sledování projektů v projektovém řízení tak důležité! Ale to se snadněji řekne, než udělá.
Nejenže dohlížíte na dokončení plánu projektu, ale také řídíte členy týmu, úkoly, závislosti, zúčastněné strany, zdroje, rozpočet a další. 😵💫
I zkušení projektoví manažeři potřebují v této oblasti veškerou pomoc, kterou mohou dostat, a proto jsou šablony pro sledování projektů takovým časovým (a životním) spasitelem, pokud jde o snadné a efektivní dodávání vysoce kvalitních projektů.
Stejně jako neexistují dva stejné projekty nebo týmy, každá šablona pro sledování projektů má své jedinečné přednosti. V mnoha ohledech je to dobrá věc! Zajišťuje to, že existuje šablona pro každého. Výzvou je pak najít tu, která je skutečně vhodná pro vás.
Funkce, cena, software, odvětví a požadavky jsou rozhodujícími faktory při výběru šablony pro sledování projektů. Naštěstí jsme to vše zohlednili při sestavování tohoto seznamu pro vás!
Sledujte nás a dozvíte se více o výhodách a základních vlastnostech nejlepších šablon pro sledování projektů a získáte přístup k 11 nejlepším příkladům pro jakýkoli tým.
Co je šablona pro sledování postupu projektu?
I pro zkušené projektové manažery jsou šablony pro řízení projektů nezbytné, aby ušetřili drahocenný čas, aniž by ohrozili integritu projektu.
Šablona pro sledování projektů je předem připravený plán, který manažerům pomáhá efektivně dohlížet na pracovní postupy a průběh projektů. Nejlepší šablony doplňují váš software pro správu projektů a pomáhají týmům využít jej na maximum díky již přizpůsobeným funkcím, jako jsou stavy úkolů, automatizace pracovních postupů, řídicí panely a více zobrazení, aby bylo zajištěno, že vše bude dokončeno podle plánu.
Zajištění hladkého průběhu projektu vyžaduje mnoho úsilí. Zejména pokud jde o položky závěrečného kontrolního seznamu, schválení zúčastněnými stranami a blížící se termíny, je snadné některé věci přehlédnout.
I když je to běžné u všech projektů, může to také znamenat konec vašeho původního harmonogramu. Strategie zkrácení harmonogramu, jako je zrychlení a zkrácení projektu, mohou pomoci nahradit část ztraceného času, ale liší se případ od případu a nikdy by neměly být vaší první volbou. 😳
Proto projektoví manažeři věnují tolik energie vytváření a zefektivňování procesů sledování projektů. Problém je v tom, že to může být velmi časově náročné.
Šablony jsou dokonalým řešením tohoto problému – ale na jaké funkce byste se měli zaměřit před stažením další šablony pro sledování projektů?
Nezbytné funkce šablony pro sledování postupu projektu
Velikost vašeho týmu, rozpočet, technologické zázemí a složitost projektu nakonec určí, která šablona pro sledování projektů vám bude nejlépe vyhovovat. Několik základních vlastností vám však zajistí, že za své peníze dostanete maximum. 💸
- Více zobrazení: Ať už se jedná o Ganttův diagram, seznam, kalendář nebo Kanban tabuli, více zobrazení pomáhá projektovým manažerům vizualizovat jejich časové osy, úkoly a pracovní postupy nejproduktivnějším způsobem.
- Vlastní pole: Zejména u složitějších projektů pomáhají vlastní pole manažerům rychle a kdykoli získat přístup k důležitým informacím. V závislosti na vašem softwaru pro správu projektů vám vlastní pole mohou také pomoci třídit a filtrovat pracovní postupy, abyste mohli efektivněji vyhledávat konkrétní úkoly nebo skupiny.
- Reporting a přehledy: Důležitou součástí sledování projektu je mít přehled o jeho postupu. Šablona pro sledování projektů by měla obsahovat předem připravené vzorce, tabulky nebo dashboardy, které tento proces urychlí. Navíc jsou pro každé setkání zainteresovaných stran nezbytné funkce pro okamžité a spolehlivé vytváření reportů.
- Intuitivní: Jaký smysl má mít výkonnou šablonu pro sledování projektů, pokud nevíte, jak ji používat? Vaše šablona by měla být snadno ovladatelná, nastavitelná a distribuovatelná mezi členy týmu.
- Integrace: Integrace rozšiřují funkčnost jakéhokoli softwaru a zvýší hodnotu vaší šablony. Zejména pokud neustále přepínáte mezi záložkami, šablona umožňující více integrací vám pomůže konsolidovat vaši práci.
Nyní, když máte základy, pojďme je uvést do praxe! Využijte své nově nabyté znalosti o šablonách a prohledejte 10 nejlepších šablon pro sledování projektů, abyste našli tu, která vám nejlépe vyhovuje. 👠
11 bezplatných šablon a příkladů pro sledování postupu projektu
Místo toho, abychom vás nechali procházet 14 miliony výsledků vyhledávání pro šablony projektových trackerů, pečlivě jsme vybrali našich 11 oblíbených pro ClickUp, Excel a Google Sheets, abyste mohli začít správným krokem. ✅
Každá z těchto 11 šablon vám pomůže udržet váš projekt v tempu hned v několika ohledech! Ať už sledujete pokrok, zdroje, rozpočty nebo čas, tyto šablony by měly být vaší první volbou.
Navíc máte k nim přístup přímo z tohoto blogu!
1. Šablona pro sledování projektů ClickUp
Šablonu ClickUp Project Tracker lze přizpůsobit pro jakýkoli typ projektu, včetně velkých organizačních iniciativ nebo malých osobních projektů!
Jedná se o šablonu vhodnou pro začátečníky, která vám pomůže organizovat úkoly, spravovat zdroje a sledovat pokrok, a to vše přímo ve vašem pracovním prostoru.
Díky funkcím pro sledování času v ClickUp můžete kdykoli během životního cyklu projektu zjistit, jak si celý tým vede ve srovnání s očekáváními. Díky tomu mohou manažeři nebo vedoucí pracovníci v případě potřeby snadněji provádět úpravy, aby projekty nepřekročily rozpočet a dosáhly klíčových cílů!
Díky těmto prvkům, které spolu harmonicky spolupracují, bude úspěšné řízení vašeho příštího projektu od začátku do konce snazší, což povede k vyšší celkové efektivitě pro všechny zúčastněné. ✨
Tip pro profesionály: Použijte tuto šablonu jako výchozí bod pro vytvoření více sledovacích nástrojů pro opakovatelné projekty! Ušetříte tak čas po úvodních schůzkách k projektu a budete moci hned začít pracovat.
2. ClickUp Agency Client Health Tracker od Zenpilot
Pokud jste majitelem agentury nebo projektovým manažerem a chcete posunout spokojenost svých zákazníků na vyšší úroveň, je ClickUp Agency Client Health Tracker od ZenPilot ideálním řešením. Tato plně přizpůsobitelná šablona je navržena tak, aby vám pomohla předvídat potřeby klientů, zvýšit jejich spokojenost a zefektivnit vaše operace – to vše na jednom praktickém místě.
S nástrojem ClickUp Agency Client Health Tracker můžete snadno sledovat stav vašich vztahů se zákazníky, spravovat podrobnosti účtů a mnoho dalšího. Šablona obsahuje přizpůsobitelná pole, do kterých můžete přidat konkrétní podrobnosti o každém klientovi, včetně jeho kontaktních údajů a všech nevyřešených úkolů nebo problémů, které je třeba vyřešit.
Jedná se o nezbytný nástroj pro každou agenturu nebo projektového manažera, který chce zlepšit spokojenost svých zákazníků a udržet si náskok před jejich potřebami.
3. Šablona Ganttova diagramu pro sledování projektů ClickUp
Většina projektových manažerů dává při sledování projektů přednost Ganttovu diagramu. Ganttovy diagramy poskytují snadno srozumitelné vizuální znázornění projektových zdrojů, úkolů, milníků a časových os.
Šablona ClickUp v zobrazení Gantt vám poskytuje tyto nástroje – a ještě mnohem více – abyste měli přehled o postupu a stavu svých projektů:
- Postranní panel zobrazení Gantt: Rozbalte postranní panel a zobrazte časovou osu naplánovaných úkolů a podúkolů z jakéhokoli prostoru, složky nebo seznamu ve vaší hierarchii pracovního prostoru.
- Závislosti: Nakreslete čáry mezi úkoly, abyste automaticky nastavili a vizualizovali závislosti.
- Přesunutí termínu: Přesuňte celý prostor, složku nebo seznam v grafu a změňte tak termíny zahájení a dokončení všech úkolů, které obsahují.
- Barevné schéma: Snadno identifikujte stav úkolu pomocí barevných indikátorů.
- Hromadné úpravy: Provádějte velké změny hromadně, aniž byste opustili zobrazení Ganttova diagramu.
Tato šablona je ideální pro manažery, kteří chtějí bezplatný, intuitivní Ganttův diagram, který jim pomůže aktualizovat a sledovat jejich projekty – bez nutnosti trávit hodiny přepracováváním celého harmonogramu!
4. Šablona kanbanové tabule pro sledování projektů ClickUp
Pokud vám více vyhovují kanbanové tabule, přidejte si zobrazení tabule ze šablony ClickUp Project Tracker Template a sledujte fáze svých projektů a úkolů! Tento pohled vám pomůže zjistit, kde se hromadí úkoly a zda je třeba upravit pracovní postupy členů týmu.
Minimalizujte počet kliknutí seskupením a tříděním projektové tabule tak, aby zobrazovala přidělené úkoly, termíny, priority a další informace. Pro ještě lepší strukturu a organizaci povolte plavecké dráhy a limity WIP (Work in Progress, práce v procesu):
- Swimlanes organizují úkoly do řádků na základě druhého pole.
- WIP Limity se automaticky zobrazí, když jste pod, blízko, na nebo nad kapacitou.
Podívejte se na nejlepší software pro správu úkolů!
5. Šablona pro sledování kampaní ClickUp
Při realizaci kampaní je důležité sledovat všechny detaily. Jedním z nejúčinnějších způsobů, jak toho dosáhnout, je vytvoření propojeného systému a kategorizace různých typů výstupů kampaně.
V ClickUp můžete vytvářet složky a seznamy na podporu různých pracovních postupů týmů (marketing, design, finance a sociální sítě) pracujících na stejné kampani. 🤝
Šablona pro sledování projektů kampaně ClickUp vám poskytuje nástroje pro zefektivnění procesů a optimalizaci plánování a realizace kampaní. Šablona obsahuje různé pohledy pro sledování vašich projektů, včetně:
- Síťový zdroj, probíhající kampaně, náklady a metriky konverze Seznamy zobrazení
- Zobrazení kanbanové tabule stavu kampaně
- Zobrazení časové osy kampaně
- Zobrazení kalendáře kampaně
Tip pro profesionály: Přidejte ClickUp Forms do své marketingové sady nástrojů a centralizujte požadavky na kampaně z jediného formuláře!
6. Šablona pro sledování politické kampaně ClickUp
Organizace politických kampaní vyžaduje pečlivé plánování projektu, dobře definovanou strategii a tým oddaných jednotlivců, kteří kampaň uvedou do života.
Prvním krokem k organizaci úspěšné politické kampaně je vytvoření účinné platformy, která nastíní cíle a záměry vašeho kandidáta. Poté můžete zřídit centrální velitelské centrum s komunikačními pracovníky, finančními zdroji a dalšími nezbytnými členy personálu.
Představujeme: šablonu pro sledování politických kampaní ClickUp!
Již jsme nastínili základní a nezbytné kroky potřebné pro vaši politickou kandidaturu. Ušetřete čas a soustřeďte se na důležitější věci díky této snadno použitelné a komplexní šabloně seznamu!
Podívejte se na průvodce pro začátečníky, kde získáte rychlý nebo podrobný přehled o tom, jak šablonu používat. ⚡️
7. Šablona pro sledování výroby ClickUp
Šablona ClickUp Production Tracking Template slouží jako plán pro všechny zúčastněné členy týmu a partnery a poskytuje všem jasný přehled o fázích předprodukce, produkce a postprodukce vašeho video projektu.
Pokud ještě nemáte standardizovaný proces výroby videa, je to ideální šablona, která vám ulehčí sledování projektů. Pokud klíčová osoba opustí projekt a vy musíte převzít její práci, budete mít jistotu, že všechny informace o jejích úkolech jsou uloženy v ClickUp!
Šablona obsahuje oblíbené zobrazení ClickUp – seznam, Kanban Board a kalendář – ale tím to nekončí. Přidejte další bezplatná zobrazení v ClickUp, jako je Ganttův diagram nebo Whiteboard, a zvyšte produktivitu svého týmu!
Naučte se, jak vytvořit kalendář pro řízení projektů!
8. Šablona pro sledování programů ClickUp
Šablona ClickUp Program Tracker slouží jako jediný zdroj informací pro sledování pokroku každého projektu ve vašem programu. Ať už vaše programové plány trvají několik měsíců (nebo dokonce let), centralizace týmů, procesů a znalostí v ClickUp usnadňuje sledování projektů. 🍃
Navíc lze tuto šablonu znovu použít jako šablonu pro správu úkolů ke sledování přidělených rozpočtů a dalších finančních detailů souvisejících s každým programem.
Tip pro profesionály: Držte se plánu a dosáhněte svých cílů díky jasným časovým harmonogramům, měřitelným cílům a automatickému sledování pokroku pomocí Goals in ClickUp!
9. Šablona pro sledování a analýzu kampaní ClickUp
Sledování analytických údajů kampaní je nezbytnou součástí pochopení úspěchu jakékoli digitální marketingové aktivity. Sledováním a analýzou dat mohou marketéři identifikovat vzorce, odhalit příležitosti a činit informovaná rozhodnutí o tom, kam zaměřit své úsilí. 🔎
A s nástrojem, jako je šablona ClickUp Campaign Tracking & Analytics Template, máte k dispozici informace, které vám umožní měřit výkonnost vašich kampaní napříč různými kanály a platformami. Tento typ dat vám umožní identifikovat oblasti, které fungují dobře, a podle toho upravit vaši strategii.
Každý pohled v této šabloně pro správu projektů poskytuje jinou vizualizaci vašich marketingových kampaní:
- Zobrazení tabule: Vizualizujte pracovní postupy kampaní pomocí tabule Kanban, které lze seskupit podle stavu, priorit nebo marketingového kanálu.
- Zobrazení seznamu: Spravujte své kampaně v seznamu s vlastními stavy, vlastními poli, přidělenými osobami a dalšími funkcemi.
- Zobrazení časové osy: Prohlédněte si své marketingové kampaně na nastavitelné časové ose s podrobnostmi úkolů.
- Zobrazení kalendáře: Naplánujte marketingové termíny v kalendáři pomocí úkolů, které lze přetahovat myší.
10. Šablona pro sledování projektů v Excelu
Pokud hledáte jednoduché šablony pro správu projektů, použijte tuto bezplatnou tabulku Microsoft Excel k organizaci svého projektového týmu, rozpočtu projektu a termínů projektu. Poté nastavte procento nad/pod, aby se spustila vestavěná kalkulačka.
Šablona neposkytuje mnoho prostoru pro podrobnosti projektu nebo seznam úkolů. Zvažte použití šablony ClickUp pro sledování úkolů vašeho projektu od začátku do konce!
Podívejte se na nejlepší alternativy Excelu pro řízení projektů.
11. Šablona pro sledování projektů v Google Sheets
Vyzkoušejte šablonu zprávy o stavu projektu v Google Sheets a sledujte různé projekty najednou. Šablona obsahuje přehledný formát pro zaznamenávání podrobností o projektu, výstupů a finančních údajů.
Obsahuje také barevně odlišené buňky, které odrážejí stav vašeho projektu, takže je můžete snadno kopírovat a vkládat, aniž byste museli trávit příliš mnoho času jejich navrhováním!
Související: Šablony časových rozvrhů
Zůstaňte na správné cestě díky šablonám pro sledování projektů
Představte si šablonu pro sledování projektů jako vykrajovátko a software pro správu projektů jako váleček na těsto – šablona se vrství na vaši platformu pro správu projektů a pomáhá vašemu projektu nabýt tvaru. 🍪
Ne všechny šablony pro sledování projektů však mají stejnou hodnotu, funkce a flexibilitu.
Místo toho, abyste se spokojili s šablonou, která je dost dobrá, vyberte si takovou, která zaručeně splní všechny vaše požadavky a navíc je zcela zdarma. Jinými slovy, vyberte si šablonu od ClickUp. 🙂
ClickUp je jediný software pro správu projektů, který je dostatečně výkonný, aby centralizoval veškerou vaši práci napříč aplikacemi a sledoval vaše projekty ze všech úhlů. Díky bohaté sadě přizpůsobitelných funkcí, více než 1 000 integrací a rozsáhlé knihovně šablon pro každý případ použití je ClickUp ideálním řešením pro týmy jakékoli velikosti a z jakéhokoli odvětví.
Zaregistrujte se ještě dnes na ClickUp a začněte snadno sledovat své projekty. 🏆