{ „@context“: „http://schema. org“, „@type“: „FAQPage“, „mainEntity“: [ { „@type“: „Question“, „name“: „Co je automatizace pracovních postupů?“, "acceptedAnswer": { "@type": "Answer", "text": "Automatizace pracovních postupů zjednodušuje provádění opakujících se úkolů – obvykle pomocí softwaru – nastavením konkrétních pokynů pro automatické dokončení manuálních procesů. Často se používá v projektovém řízení k omezení ručního zadávání dat a automatizaci úkolů za účelem rychlejšího delegování práce. " } } ] }
Hledáte nejrychlejší způsob, jak důsledně dokončovat projekty a úkoly?
A možná doufáte, že toho dosáhnete vytvořením vlastních pracovních postupů speciálně pro váš tým?
Jsme tu, abychom vám řekli, že to není jen možné, ale že je to mnohem jednodušší, než byste čekali, pokud máte zavedený správný proces automatizace pracovních postupů. Produkce vašeho týmu je klíčová pro úspěch celého projektu a automatizované pracovní postupy vám pomohou odstranit neefektivitu a překážky, které vás obvykle brzdí.
Zde je háček – potřebujete flexibilní software pro automatizaci pracovních postupů, který vám dokáže rychle pomoci a přizpůsobit se vašim procesům. Co je tedy automatizace pracovních postupů a jak může vyřešit vaše problémy?
Přečtěte si našeho podrobného průvodce, abyste se seznámili s našimi osvědčenými postupy, podívali se na užitečné příklady a naučili se, jak vytvořit jasnou cestu k efektivitě.
Co je automatizace pracovních postupů?
Automatizace pracovních postupů zjednodušuje provádění opakujících se úkolů – obvykle pomocí softwaru – nastavením konkrétních pokynů pro automatické dokončení manuálních procesů. Často se používá v projektovém řízení k omezení ručního zadávání dat a automatizaci úkolů za účelem rychlejšího delegování práce.
Můžete automatizovat úkoly nebo celé pracovní postupy a zlepšit tak celkový pracovní tok ve vaší firmě. Ať už se jedná o částečnou nebo úplnou automatizaci pracovních postupů pro provádění vybraných nebo manuálních úkolů, tento proces urychluje způsob, jakým práci vykonáváte.
Na druhou stranu, software pro automatizaci úkolů vám umožňuje přidávat, spravovat a vizualizovat informace. Můžete například ukládat stav úkolu nebo čas strávený na úkolu a tyto informace aktualizovat během práce.
Takto projektoví manažeři, vedoucí týmů a další zúčastněné strany sledují, co se děje s vaším projektem – včetně vašeho klienta! Automatizace pracovních postupů navíc uvolňuje váš čas a zdroje (myslete na hodiny práce a náklady na projektové rozpočty ).
Koneckonců, jaký smysl má dělat práci sám, když ji může udělat software? Stačí jen definovat soubory pravidel a postupů, které automatizují pracovní postupy.
Příklady automatizace pracovních postupů
Automatizované pracovní postupy slouží v mnoha odvětvích. Zde je několik příkladů automatizace, které vás mohou inspirovat:
- IT: resetování hesel, vytváření nových uživatelských účtů, nasazování softwaru, správa záloh, instalace softwaru a správa IT servisního střediska
- Zdravotnictví : tvorba rozpisů směn a pohotovostí, přijímání pacientů, propouštění pacientů a přenos záznamů o pacientech
- Účetnictví a finance: fakturace, mzdy, schvalování výdajů, proplácení výdajů a schvalování rozpočtu
- Právní: správa revizí smluv a schvalování smluv
- Bankovnictví: vytváření účtů a schvalování úvěrů
- Marketing: správa e-mailových marketingových kampaní a plánování příspěvků na sociálních médiích
- Prodej: schvalování nabídek, správa prodejního procesu a plánování prodejních schůzek
- Lidské zdroje: prověřování žádostí o zaměstnání, komunikace v rámci náboru, vytváření záznamů o nových zaměstnancích, zapracování zaměstnanců, odchod zaměstnanců, aktualizace záznamů o zaměstnancích, schvalování výkazů pracovní doby, správa průzkumů zapojení zaměstnanců, schvalování žádostí o placené volno, schvalování žádostí o cestovní výdaje a zasílání ročních daňových formulářů.
- Zákaznický servis: zapojení zákazníků, správa zákaznického servisu a správa průzkumů spokojenosti zákazníků
Podívejte se na tyto šablony nabídek!
Kroky k automatizaci pracovních postupů
Ať už chcete zlepšit proces řízení projektů nebo systém řízení pracovních postupů, můžete si snadno vytvořit vlastní řešení pro automatizaci pracovních postupů.
Postupujte podle těchto kroků a můžete začít hned teď.
Krok 1: Porozumění pracovnímu postupu
Automatizace pracovních postupů začíná shromážděním informací o tom, jak v současné době funguje proces řízení pracovních postupů. Je třeba pochopit, jak týmy provádějí úkoly, jak probíhá jejich tok mezi odděleními a co ovlivňuje efektivitu a výsledky projektů.
Určete také, co spouští jednotlivé úkoly v pracovním postupu a co způsobuje jejich změnu. Zjistěte, o jaké změny se jedná a jaká kritéria je třeba zohlednit, aby byl každý úkol považován za dokončený.
Jinými slovy, formulujte všechny události a podmínky, které posouvají úkoly ve vašem pracovním postupu. Mějte na paměti, že cílem je navrhnout systém automatizace pracovních postupů tak, aby úkoly byly směrovány správným osobám.
Krok 2: Návrh pracovního postupu
Než začnete používat software pro automatizaci pracovních postupů, měli byste si nejprve nastínit celý proces. Napsat si pracovní postup do dokumentu by stačilo, ale vytvoření vizuální reprezentace v softwaru pro správu pracovních postupů je užitečnější pro odhalení neefektivních míst.
Nejlepší software pro automatizaci pracovních postupů vám nejen pomůže vizualizovat celý proces, ale také umožní týmům spolupracovat na pracovním postupu současně.
Krok 3: Identifikujte příležitosti pro integraci
Vstupní data, která napájejí pracovní postup, mohou pocházet z více zdrojů. Může se jednat o:
- Online formulář na vašem webu
- Chatbot
- Okamžitá zpráva
- Sdílený nebo podepsaný dokument
- Databáze
- Aplikace třetí strany
Označte úkoly ve svém návrhu pracovního postupu, které vyžadují data z externích aplikací nebo systémů. Nyní ověřte, které integrace váš software pro pracovní postupy podporuje.
Na základě toho prozkoumejte, jak je třeba upravit pracovní postupy, aby splňovaly integrační požadavky. Například může být nutné rozdělit úkoly na menší pracovní jednotky.
Krok 4: Řešení neefektivnosti
Kromě úkolů, které lze automatizovat pomocí integrací, může váš pracovní postup obsahovat i další body automatizace. Mluvíme například o neefektivitách, jako jsou:
- Úzká místa
- Následné kroky, které se obvykle neprovádějí
- Často zpožděné úkoly
- Data, která se ztratí
- Selhání komunikace
Zvýrazněte tyto neefektivnosti a překonfigurujte pracovní postup tak, abyste je odstranili. Například může být nutné vyjasnit, kdo je vykonavatelem úkolu, nebo určit, v které aplikaci musí být jediný zdroj pravdivých informací.
Bonus: Analýza pracovních postupů!
Krok 5: Vytvořte pracovní postup
Nyní, když je váš pracovní postup správně nastíněn a řeší většinu vašich neefektivit, je čas ho uvést do života. Většina softwaru pro automatizaci pracovních postupů vám umožňuje vytvářet pracovní postupy v několika zobrazeních.
Například můžete vytvořit pracovní postup v zobrazení Mind Maps, Process Maps, Gantt nebo Calendar, abyste svému týmu poskytli co nejlepší přehled. Opět platí, že nejlepší software pro automatizaci pracovních postupů vám ušetří přepínání mezi nástroji pro návrh, vytváření osnovy, sestavování a nakonec automatizaci vašich úkolů.
K popisu jednotlivých úkolů použijte informace, které jste shromáždili v předchozím kroku. V závislosti na softwaru pro automatizaci pracovních postupů, který používáte, a složitosti úkolu přiložte textový dokument se standardním postupem.
Nakonec přidejte k úkolům podúkoly, abyste mohli sledovat pracovní jednotky menší než úkol. A nezapomeňte přiřadit uživatelské role (a úrovně oprávnění) účastníkům vašeho pracovního postupu!
Krok 6: Vytvořte automatizace
Vytvoření automatizovaného pracovního postupu ještě není hotové! V této fázi musíte vytvořit automatizace pracovních postupů pro své úkoly. Takto automatizujete opakující se akce v rámci svých úkolů.
Pokud si jako software pro automatizaci pracovních postupů vyberete ClickUp, můžete vytvářet buď vestavěné, nebo vlastní automatizace ClickUp. Začněme s první možností.
Zde je několik příkladů vestavěných automatizací v ClickUp:
- Když se stav úkolu změní na konkrétní hodnotu, vytvoří se nový úkol.
- Když se změní osoba, které je úkol přidělen, změní se stav úkolu na určitou hodnotu.
- Když se změní priorita úkolu, změní se i osoba, které je úkol přidělen, na konkrétního příjemce.
- Když nastane termín splnění úkolu, změní se odpovídajícím způsobem jeho priorita.
- Při vytvoření úkolu se na něj aplikuje konkrétní šablona.
- Když je úkol přesunut na konkrétní místo, je archivován.
Pokud vestavěné automatizace ClickUp nevyhovují vašim potřebám, potřebujete automatizace na míru. A musíte je definovat tak, aby odpovídaly struktuře používané softwarem pro automatizaci pracovních postupů, který jste si vybrali.
V ClickUp se automatizace pracovních postupů skládá z:
- „Když se stane toto“ nebo spouštěč, který automatizaci iniciuje.
- Podmínky nebo kritéria, které musí být splněny, aby software mohl provádět automatizaci
- A „pak proveď tuto akci“ nebo automatizované akce (jedna nebo více), které následují po spouštěči.
Krok 7: Pracovní postupy důsledně testujte, monitorujte a optimalizujte
Zaveďte integrace a definujte přidělené osoby, datum zahájení a termín splnění pro každý úkol. Spusťte pracovní postup s několika testery a zkontrolujte, zda vše funguje podle očekávání. Pokud ne, upravte pracovní postup a opakujte testovací postup.
Pokud je test úspěšný, je čas spustit pracovní postup pro celý tým a začít jej monitorovat. Pokud zjistíte známky neefektivnosti, musíte pracovní postup optimalizovat.
Můžete například zaznamenat pokles produktivity, příliš dlouhou dobu potřebnou k dokončení pracovního postupu nebo výstup, který nesplňuje požadavky. Odhalení těchto problémů vám v dlouhodobém horizontu pomůže.
Stanovení klíčových ukazatelů výkonnosti (KPI) pro automatizovaný pracovní postup je vynikající praxí. Pomáhají vám optimalizovat pracovní postup. Ale také dokazují vedoucím pracovníkům, že automatizace pracovních postupů přinesla očekávané výsledky.
K reportování vašich KPI použijte dashboardy (a vlastní dashboardy) a vlastní pole. Například v ClickUp můžete využít reportovací dashboardy ke sledování postupu úkolů a identifikaci překážek.
Krok 8: Proškolte svůj tým
Tento krok je obzvláště důležitý, pokud vaše společnost nebo tým nedávno zavedli software pro automatizaci pracovních postupů. Naučte je používat tento software, aby mohli hned začít pracovat, jakmile začnou používat vaše automatizované pracovní postupy.
Kromě toho, když vylepšujete pracovní postupy, musíte tým na změny připravit. Pokud jsou změny příliš rozsáhlé a váš tým nemá s automatizací pracovních postupů zkušenosti, možná budete dokonce potřebovat program pro řízení změn.
Udržování komunikace v centralizovaném prostoru pomáhá týmům snáze zpracovávat (a v případě potřeby přesouvat) informace. Přiřazování úkolů je zásadní, protože pomáhá zajistit jasné vymezení odpovědností.
Poté jsou jednotlivci odpovědní za splnění konkrétních úkolů v rámci projektu nebo organizace.
5 výhod automatizace pracovních postupů
Opakující se manuální úkoly nemusí být složité, aby plýtvaly vaším časem a zdroji vašeho týmu. Místo toho byste měli využít automatizaci pracovních postupů k řešení rutinních, předvídatelných a plánovatelných úkolů, které každý den vykonáváte.
Problémem je, že mnoho z těchto úkolů je svou povahou jednoduchých a nepochybně časově náročných, ale jsou také náchylné k chybám a mají dopad na celý obchodní proces. Nástroje pro automatizaci pracovních postupů omezují rizika spojená s ručním zadáváním dat a zároveň poskytují řadu dalších výhod.
Podívejme se na nejvýznamnější výhody, které přináší automatizace pracovních postupů v praxi.
1. Vyšší produktivita s menším množstvím zdrojů
Automatizované úkoly a pracovní postupy zabírají méně času. A nemusíte úkoly v pracovním postupu přesouvat ručně. Například opravy chyb mění stav, přiřazenou osobu nebo termín splnění v závislosti na předem definovaných pravidlech.
Díky automatizaci pracovních postupů již například nezapomenete vystavit fakturu klientovi, což ušetří čas všem, od personálního oddělení po týmy nákupu a projektového řízení. Místo toho fakturu odešlete automaticky, zatímco se všichni ostatní soustředí na jinou práci.
Nikdy není příjemné být překážkou.
Automatizace pracovních postupů vám také umožňuje dosáhnout více s méně zdroji, takže zůstáváte produktivní. Je snadné automatizovat věci, jako je přidělování práce freelancerům, zaškolování nových zaměstnanců a poskytování dokumentů pro školení zaměstnanců.
Chcete optimalizovat a standardizovat procesy ve vaší společnosti? Naše šablona procesů a postupů je navržena tak, aby vás provedla nezbytnými kroky k vytvoření komplexního a dynamického procesního dokumentu.
Funkce ClickUp Whiteboards vám navíc umožňuje vizualizovat, jak se různé procesy propojí a budou navzájem plynule navazovat, což vám umožní vytvořit zefektivněný a efektivní pracovní postup.
2. Lepší spolupráce, přehlednost a komunikace
Díky automatizaci pracovních postupů mohou členové týmu sledovat práci ostatních a uvědomovat si individuální příspěvky k projektu. Tato viditelnost snižuje pravděpodobnost vzájemného překrývání úkolů.
Navíc vytváří příležitost komentovat úkoly, nabízet nebo žádat o pomoc. Proto software pro automatizaci pracovních postupů zabraňuje komunikačním mezerám. Žádá o vstup od správné osoby ve správný čas a zaznamenává zprávy, abyste je mohli později sledovat.
Rychleji odhalte úzká místa v komunikaci tím, že se vyhnete používání e-mailů pro jednoduché úkoly. Přiřaďte uživatelům komentáře, abyste se ujistili, že váš komentář uvidí, a po odpovědi jej označte jako dokončený.
Kromě toho software pro automatizaci pracovních postupů podporuje interní i externí komunikaci. Můžete například koordinovat svůj tým, kontaktovat klienty, žádat o platby a zadávat práci freelancerům pomocí automatizované komunikace v rámci řízení projektů.
Podívejte se na náš blog a zjistěte, jak software pro automatizaci pracovních postupů podporuje správu e-mailových úkolů !
3. Větší odpovědnost
Díky automatickému přiřazování úkolů členům týmu je jasně definována jejich odpovědnost za část pracovního postupu. Správa pracovních postupů vám umožňuje sledovat průběh úkolů a včas přijímat opatření, aby nedošlo k nedodržení termínů.
Navíc pomocí dashboardů a KPI můžete průběžně zlepšovat výkonnost svých pracovních postupů a vytvářet efektivnější systémy řízení projektů. A jako by toho nebylo dost, software pro automatizaci pracovních postupů vám pomáhá identifikovat a odstraňovat úzká místa ve vašich obchodních procesech.
Obecně řečeno, opakující se úkoly vyčerpávají zaměstnance. A to může v dlouhodobém horizontu vést k jejich vyhoření. Tyto úkoly také odvádějí pozornost zaměstnanců od smysluplné a důležité práce.
Automatizace pracovních postupů však účinně bojuje proti dopadu opakující se práce na duševní zdraví a zkušenosti zaměstnanců tím, že ví, co bude následovat a kdo je zodpovědný za daný úkol. Vytvářejte vývojové diagramy v nástroji Whiteboards, abyste získali jasný přehled o procesu řízení pracovních postupů.
Díky vizuálním nástrojům pro automatizaci pracovních postupů tak vaši zaměstnanci zůstanou ve vaší společnosti déle.
4. Efektivní zákaznický servis
Automatizace odpovědí na dotazy zákazníků významně přispívá k bezchybnému zákaznickému servisu. Automatizace pracovních postupů je vynikající pro poskytování rychlého a personalizovaného zákaznického servisu. Výsledkem bude spokojenost vašich zákazníků, kteří budou vaši značku vnímat pozitivně.
Chcete optimalizovat podporu vaší společnosti pomocí automatizace pracovních postupů? Šablona zákaznické podpory ClickUp vám umožňuje nastavit dvoustupňový systém, který zahrnuje tým první linie podpory a specializovaný tým pro řešení eskalací.
Tento přístup zajišťuje, že požadavky na podporu jsou vyřizovány efektivně a účinně a že i ty nejsložitější problémy dostanou potřebnou pozornost. Naše šablona navíc obsahuje zobrazení formuláře, které lze přizpůsobit tak, aby zachytilo všechny informace, které váš tým potřebuje.
Díky tomu můžete svým zákazníkům poskytovat špičkovou podporu.
5. Snížení nákladů a neočekávaných výdajů
Úspora nákladů je vedlejším efektem efektivního řízení pracovních postupů. Když zvýšíte produktivitu snížením manuálních úkolů, dodáváte produkty vyšší kvality.
Optimalizované pracovní postupy také snižují náklady organizací tím, že snižují fluktuaci zaměstnanců a, jak jsme již zmínili, poskytují přesný zákaznický servis. A víme, že vaše obchodní procesy jsou složité.
Proto je zavedení nejlepšího softwaru pro automatizaci pracovních postupů nezbytné také pro omezení chyb v rozpočtu!
Efektivně dohlížejte a sledujte pokrok svého projektu pomocí šablony pro řízení projektů s rozpočtem od ClickUp. Tato uživatelsky přívětivá šablona pro řízení projektů vám umožní snadno sledovat časový harmonogram projektu.
Můžete také sledovat stav různých aktivit, což vám umožní mít přehled o svém rozpočtu.
Začněte automatizovat pracovní postupy s ClickUp!
Kromě integrace, dashboardů, upomínek a oznámení, které splňují vaše potřeby, musíte v softwaru pro automatizaci pracovních postupů hledat i další funkce. Například knihovna přizpůsobitelných šablon pracovních postupů je absolutní nutností.
Je však také důležité, aby software pro automatizaci pracovních postupů umožňoval vytvářet vlastní šablony. Další důležitou funkcí je low code.
Pracovní postupy můžete automatizovat tím, že si sami vyvinete software. To by však byla ztráta času, když nástroje jako ClickUp nabízejí vizuální, intuitivní rozhraní, pomocí kterého mohou zaměstnanci vytvářet a spravovat automatizované pracovní postupy.
Kromě toho software pro automatizaci pracovních postupů poskytuje nástroje pro spolupráci. Ty umožňují společnou tvorbu a optimalizaci pracovních postupů obchodními týmy.
Nástroje jako ClickUp umožňují shromažďovat a konsolidovat data prostřednictvím přizpůsobitelných formulářů. Standardizují a sjednocují proces žádání, přístupu a údržby informací od vašich uživatelů nebo zákazníků.
Přizpůsobitelné formuláře jsou velmi účinné při prevenci duplicitního zadávání dat. Umožňují však také převést zaznamenaná data na úkoly přidělené správným osobám k dalšímu zpracování.
Chcete se dozvědět více o automatizacích ClickUp? Začněte s bezplatným pracovním prostorem a zjistěte, jak můžete zvýšit efektivitu celého svého týmu!