No, stalo se to. Dokončili jste práci pro klienta, zaslali jste žádost o platbu a... ticho po pěšině. Možná vám nabídli různé vysvětlení, jako že momentálně nemohou zaplatit, mají problémy s platebním procesorem, platební metodou nebo že jejich účetní je nepřítomen.
Bez ohledu na důvody zůstává výsledek stejný: práci jste dokončili, ale platba nepřišla, takže vám zůstala hromada nezaplacených faktur.
Ať už provozujete malou firmu, pracujete jako freelancer nebo řídíte projekty pro velkou společnost, udržení zdravého cash flow je zásadní. Dosažení tohoto cíle závisí na vaší schopnosti včas inkasovat platby a zároveň zachovat profesionalitu.
Tento průvodce vás naučí, jak zdvořile a profesionálně požádat klienty o platbu, abyste se vyhnuli nepříjemným situacím. Koneckonců, vynaložili jste úsilí a zasloužíte si odměnu za svou práci! 🌻
Proč je žádání o platby od klientů obtížné?
Jedná se o delikátní a složitou situaci: potřebujete, aby klient zaplatil dlužnou částku, ale nechcete si pokazit budoucí profesionální vztahy.
Mnozí z nás se cítí nepříjemně při zasílání žádostí o platbu, protože nechceme působit nezdvořile nebo vlezle. Mnoho profesionálů se bojí zaslat e-mail typu „Jen se ujišťuji, zda jste viděli tuto fakturu“. Ale neměli byste se bát.
Strach z žádání o platbu od klientů se obvykle týká následujících věcí:
- Strach ze ztráty zákazníka: Pokud jste z velké části závislí na jediném zákazníkovi, který vám přináší velkou část příjmů, je pochopitelné, že máte obavy, že ho rozzlobíte a přijdete o budoucí zakázky. Pokud však situaci zvládnete profesionálně, můžete si zákazníka udržet a dostat zaplaceno. Navíc, opravdu chcete spolupracovat se zákazníkem, který neustále odkládá platby? I když se rozhodnou rozloučit, může se tato situace nakonec ukázat jako výhodná.
- Komunikační výzvy: Víte, že musíte požádat o platbu, ale je těžké najít ta správná slova. Správa klientů často spočívá v promyšlené komunikaci, ale pokud nemáte pro tuto situaci připravený scénář, snadno se vám může stát, že se zamotáte do slov a uděláte chybu.
- Osobní nepohodlí: Pokud máte sklon vyhýbat se konfliktům, může se vám zdát příjemnější vykonat nepříjemný úkol, než požádat klienta o zaplacení celé faktury. Vyhýbání se konfliktům však problém ještě zhoršuje. Osobní růst je součástí úspěšné profesní kariéry, proto to berte jako příležitost k posílení svých dovedností.
- Nejasné platební podmínky: Pokud jste předem jasně nedefinovali termíny splatnosti, poplatky za opožděné platby a platební možnosti, vytváří to nejistotu – a nejistota není při vymáhání plateb žádoucí. Pokud nestanovíte podmínky, nemůžete očekávat včasné platby, a proto by každý vztah s klientem měl začínat písemnou smlouvou.
- Právní důsledky: Někteří klienti mohou vyslovit vágní právní výhrůžky nebo říkat věci jako: „Budu to muset nechat prověřit svým právníkem.“ Nenechte se odradit možností právních kroků. V takovém případě si ujasněte právní aspekty platebního procesu ve vašem státě, abyste znali svá práva na platbu.
I když to může být náročné, musíme překonat strach z toho, že budeme vnímáni jako „obtížní“ nebo „asertivní“. Požadovat splnění svých závazků je spravedlivé a naprosto správné.
To však představuje příležitost zvládnout situaci profesionálně, což vede k respektovanějšímu a produktivnějšímu vztahu s klientem!
Opožděné platby významně brzdí cash flow, zejména u majitelů malých podniků, a vedou k provozním potížím, kterým by se dalo předejít, kdyby vám lidé platili včas.
Co dělat a nedělat při profesionálním a zdvořilém žádání o platbu
Každá situace je jiná, ale obecně lze říci, že je rozumné dodržovat tyto tipy, abyste žádost o platbu formulovali co nejzdvořileji.
Co dělat: Stanovte očekávání hned na začátku
Čím transparentnější budete od samého začátku, tím menší je pravděpodobnost, že klienti budou platit pozdě. Od momentu, kdy klienta přijmete, mu sdělte své ceny a platební podmínky.
Buďte proaktivní a uveďte platební podmínky ve svých smlouvách. Každý platební list by měl obsahovat:
- Jméno právního klienta
- Vaše kontaktní údaje, včetně telefonního čísla a dodací adresy
- Lhůta pro platbu nebo splatnost
- Způsob platby a měna
- Zásady pro proplácení výdajů
- Poplatky za opožděné platby a jejich podmínky
- Často kladené otázky vysvětlující, jak postupovat v případě opožděných plateb
Pro větší účinek požádejte klienty, aby vedle platebních podmínek uvedli své iniciály.
Abyste se vyhnuli chronickým opožděným platbám, přidejte do smlouvy klauzuli, která stanoví, že si vyhrazujete právo odmítnout klienty, kteří se určitý početkrát opozdí s platbou.
Nedělejte: Neříkejte nic, čeho byste mohli litovat
Konfrontační tón poškodí vztah s klientem a vy přece nechcete spálit mosty.
Místo toho, abyste reagovali v návalu emocí, vytvořte komunikační plán pro řešení opožděných plateb. Zahrňte do něj návod, jak postupovat v případě opožděných plateb, včetně scénářů, abyste neřekli něco negativního, co by vám mohlo způsobit ztrátu zákazníka.
Co dělat: Nabídněte různé způsoby platby
Možná klienti platí pozdě, protože přijímáte pouze platby papírovými šeky. Existuje tolik platebních metod a platebních procesorů, že je nejlepší přijímat co nejvíce z nich. 💸
Přijměte minimálně:
- Apple Pay
- Google Pay
- PayPal
- Kreditní karta nebo debetní karta
- Převody z bankovního účtu ACH
Nezapomeňte do dokumentů pro nové klienty přidat krátký standardní postup, jak používat váš platební nástroj, aby klienti předem věděli, jak celý proces probíhá.
Co nedělat: Překvapit klienty
Položky na faktuře by neměly být žádným překvapením. Pokud chcete, aby vám klienti platili včas, pošlete jim před datem splatnosti přátelské upomínky.
Rychlá upomínka platby e-mailem, telefonátem nebo textovou zprávou – s kopií faktury – je zdvořilá připomínka pro lidi, kteří upřímně zapomněli a neměli v úmyslu nechat ji nezaplacenou.
Co dělat: Posílejte upomínky k přijetí platby
Někteří lidé zapomenou zaplatit fakturu i po uplynutí splatnosti. Život je rušný a schránky jsou plné k prasknutí, takže není neobvyklé, že klienti přehlédnou upomínku.
Vytvořte interní pracovní postup ve svém softwaru pro správu úkolů, abyste mohli v různých fázích zasílat pravidelné upomínky k fakturám:
- Před datem splatnosti
- O termínu splatnosti
- Když je platba po splatnosti
Co nedělat: Zapomenout na nezaplacené faktury
Jediná věc horší než klient, který zapomene na fakturu, je vy, který zapomenete na nezaplacenou platbu! Mějte přehled o všech nezaplacených fakturách pomocí inteligentního nástroje pro správu klientů, který sleduje faktury, platby, oznámení o neúspěšných platbách a další.
Co dělat: Vytvořte formulář žádosti o platbu s využitím API pro žádosti o platbu.
Usnadněte lidem platby co nejvíce. Vytvořte online formulář žádosti o platbu, abyste zefektivnili platební proces.
Možná budete muset spolupracovat s vašimi IT pracovníky na integraci API pro žádosti o platbu – nebo by mohl stačit i jednoduchý formulář, který si sami vytvoříte. Vložte jej na webovou stránku pomocí jednoduchého HTML kódu a voilà! Vaši klienti jednoduše navštíví portál a zaplatí svůj dlužný zůstatek, a to vše díky této jednoduché integraci s API pro žádosti o platbu.
Jak se vyhnout nutnosti žádat o platbu
Upomínání faktur není nejlepším využitím vašeho času a můžeme vám zaručit, že ani vaši klienti nemají rádi, když je někdo upomíná. 👀
Minimalizujte potíže a vyhnete se žádostem o platbu díky těmto malým změnám:
- Požádejte o platbu předem: Pokud již znáte rozsah zakázky, požádejte klienta o platbu před dokončením jakékoli práce. Pokud to není možné, požádejte o zálohu nebo předplatbu.
- Nabízejte předplacené služby: Pokud každý měsíc poskytujete služby na stejné úrovni, účtujte klientovi opakující se předplatné prostřednictvím karty v evidenci.
- Zasílejte faktury včas: Neodkládejte zasílání faktur. Vždy je zasílejte rychle, dokud má klient projekt ještě čerstvě v paměti.
- Nabídněte splátkové kalendáře: Někteří klienti mohou mít potíže s platbami, zejména u větších faktur. V takovém případě jim nabídněte splátkové kalendáře, které jim umožní platit na splátky. Splátky klientům ukazují, že jste ochotni s nimi spolupracovat.
Šablony platebních požadavků pro inkaso plateb od klientů
V tuto chvíli již víte, jak překonat nepříjemný pocit při žádání o platby. Chápeme, že je těžké najít správná slova pro e-maily s žádostí o platbu, proto je důležité použít šablonu žádosti o platbu.
Šablony žádostí o platbu ClickUp
Proč trávit hodiny formátováním platebních formulářů a smluv? Spolehněte se na šablony ClickUp, které obsahují správné formulace pro žádosti o platbu – doplněné o pěkné barvy a přehledné formátování. ✨
Pro začátek nechte své klienty podepsat šablonu jednoduché platební smlouvy ClickUp. Tuto šablonu použijte ke sledování plateb, stavu klientů a vytváření vlastních polí pro vaše záznamy.
Šablona platebního formuláře ClickUp usnadňuje bezpečné shromažďování platebních údajů klientů online. Dokonce odesílá automatická upozornění, aby všichni měli aktuální informace o platbách.
Zajímá vás vaše platební data? Sledujte je pomocí šablony ClickUp Payment History Template. Zaznamenávejte všechny platební údaje zákazníků i platby, které provádíte dodavatelům. Šablona sleduje platební data v průběhu času, aby identifikovala potenciální problémy a poskytla vám rychlý přehled o vaší finanční situaci.
Napište žádosti o platbu pomocí ClickUp AI včetně relevantních platebních údajů.
I když solidní šablony poskytují pevný základ, sepsání zdvořilého e-mailu s žádostí o platbu může být náročné.
Naštěstí nemusíte žádost o platbu vůbec psát. Použijte ClickUp AI, aby za vás napsal zdvořilou, ale důraznou zprávu – a to vše bez opuštění vaší platformy pro správu projektů. Použijte jej k napsání e-mailových sekvencí, telefonních skriptů a textů, které vysvětlují vaše potřeby, aniž by došlo k narušení vztahů.
Pokud již máte existující žádost o platbu a chcete ji upravit tak, aby měla přátelštější tón, požádejte ClickUp AI, aby ji za vás analyzovala. Pokud text zní příliš agresivně, AI navrhne změny, aby byla zpráva méně ostrá.
Inkasujte platby pomocí formulářů ClickUp
Hledáte elegantní platební rozhraní? Vyzkoušejte ClickUp Forms! Je to nejrychlejší způsob, jak podpořit rychlé platby, a vaši klienti ocení také jeho pohodlí.
Formuláře ClickUp zachycují odpovědi, které se propojují s úkoly vašeho týmu. Vytvořte vlastní formulář, který provede zákazníky procesem platby v přehledném online portálu. Získání platby je stejně snadné, jako když zákazníci kliknou na tlačítko platby.
Poslední možnost: Obraťte se na právníka
V tomto okamžiku jste udělali vše, co bylo ve vašich silách, abyste si získali přízeň klienta a komunikovali s ním. V případě, že se klient i nadále vyhýbá platbě nebo přímo odmítá splnit své finanční závazky, dalším krokem může být podání žaloby.
Váš právník pravděpodobně zašle klientovi důrazně formulovaný dopis, ve kterém nastíní možnost právních kroků v případě, že platba nebude provedena včas. V mnoha případech může zmínka o právních krocích přimět klienty k uhrazení svých dluhů. Ale pozor: Tímto krokem téměř jistě ztratíte klienta, takže se do něj nepouštějte bez rozmyslu.
Pokud není finanční zapojení právníka možné, můžete se pokusit o vymáhání platby prostřednictvím soudu pro drobné pohledávky, ale to závisí na vašem státě, smluvních podmínkách a výši platby.
Sbohem, opožděné platby
Někteří profesionálové se cítí trapně, když žádají o platbu, na kterou mají nárok, a my chápeme, že to může být nepříjemné. Postupujte podle tipů v tomto průvodci a překonejte svůj strach z žádání o platbu. Pokud budete posílat zdvořilé a profesionální e-maily, budete moci zachovat dobré vztahy a zároveň rozvíjet své podnikání.
Žádosti o platbu můžete vyřizovat sami, ale pokud chcete ušetřit čas a vyhnout se komunikačním problémům, využijte ClickUp. Šablony, nástroje AI, formuláře a další funkce usnadňují vyřizování žádostí o platbu, takže se můžete soustředit na úkoly, které skutečně posouvají věci kupředu. Zaregistrujte se na ClickUp!