Co je správa úkolů prostřednictvím e-mailu a jak ji implementovat

Zajímá vás správa úkolů prostřednictvím e-mailu?

Představte si následující situaci:

Hledáte starý e-mail, který vám kolega poslal před několika měsíci. Uplyne 10 minut, pak 20, pak 30...

Teď to ale připadá jako věčnost, takže se ztrácíte v nekonečném oceánu ztracených e-mailů.

Naposledy, když jsme to kontrolovali, to nebyl způsob, jak úkoly splnit!

Ale nebojte se, našli jsme řešení tohoto dilematu.

V tomto článku se podíváme na to, co je správa úkolů prostřednictvím e-mailu, její klíčové funkce, výhody a nejlepší nástroj, který můžete použít ke správě úkolů ze své doručené pošty.

Jste připraveni se zbavit nekonečných e-mailových řetězců?

Skvělé, pojďme na to!

Co je správa úkolů prostřednictvím e-mailu?

Správa úkolů prostřednictvím e-mailu zahrnuje používání doručené pošty k třídění, organizování a vytváření úkolů. To zahrnuje přidělování úkolů lidem, stanovování termínů a správu projektů, a to vše prostřednictvím e-mailu.

E-maily jsou však samozřejmě systematicky organizovány podle odesílatele, předmětu a data, a nikoli podle úkolu, priority a termínu. E-maily jsou také plné konverzací, které nejsou relevantní pro přidělování úkolů.

Proč je tedy vůbec používat?

Nechápejte nás špatně, e-mail není mrtvý, zejména proto, že zaměstnanci na plný úvazek tráví až 2,5 hodiny denně zpracováním e-mailů.

Najednou se těch 30 minut, které jste ztratili, nezdá tak strašných, že? 😉

Existuje však způsob, jak z e-mailů učinit efektivní nástroje pro správu úkolů. Potřebujete k tomu pouze software pro správu projektů založený na e-mailech.

S nástrojem pro správu úkolů v e-mailech můžete plánovat a organizovat více projektů, přidělovat úkoly a sledovat jejich průběh.

Klikněte sem pro další tipy k plánování úkolů!

Funkce, které by měl mít váš nástroj pro správu úkolů v e-mailech

Víme, že chcete, aby váš tým byl silnější než Titanic, aby se nerozpadl jako tento:

Abychom vám pomohli, přinášíme vám seznam základních funkcí, které by měl váš nástroj pro správu úkolů v e-mailech mít:

1. Integrace e-mailů

Integrace e-mailů je nezbytnou funkcí, zejména proto, že bez e-mailů doslova nemůžete mít nástroj pro správu úkolů v e-mailech.

Díky integraci e-mailů může váš tým spravovat dokumenty přímo ve své doručené poště. Může také ukládat a sdílet e-maily a vytvářet úkoly s automatickými oznámeními.

Už žádné přeskakování mezi aplikacemi, jako je tato:

2. Vytváření a delegování úkolů

Vytváření úkolů je klíčová funkce, která vám umožňuje plánovat a rozesílat úkoly vašemu projektovému týmu pomocí e-mailu. Úkoly jsou rozesílány s termínem splnění, popisem úkolu a přílohami.

Efektivní delegování úkolů vám také pomůže s plánováním kapacit. Tímto způsobem můžete maximálně využít to, co máte k dispozici.

Koneckonců, všichni víme, že Jack a Rose nevyužili plovoucí dveře na maximum! 🙄

3. Plánování úkolů

Jedna věc je zadávat úkoly, druhá věc je řídit tým.

Váš nástroj pro správu projektů by měl mít funkce pro správu týmu, které zajistí, že každý člen týmu bude mít denní úkoly.

Pokud dojde ke zpoždění úkolu, měl by váš správce úkolů být schopen automaticky přeplánovat závislé úkoly. Kromě toho by měl být k dispozici integrovaný kalendář, odhady času a nástroje pro sledování úkolů.

4. Zmínky o úkolech

Pomocí všestranného symbolu @ můžete zmínit uživatele, tým, úkol nebo dokument a označit tak členy ve svém pracovním prostoru. Zmínky o úkolech jsou vždy viditelné a jsou také odesílány e-mailem.

To znamená, že členové vašeho týmu už nikdy nezmeškají žádný úkol, ale co jim bude chybět, je výmluva „Neviděl jsem ten úkol“!

5. Efektivní komunikace

Správce úkolů, kterého si vyberete, by měl mít centrální platformu pro okamžité zasílání zpráv, kde mohou členové týmu komunikovat.

Díky tomu může váš tým i nadále využívat všechny výhody e-mailů, ale již se nemusí spoléhat na (pomalou) komunikaci.

Související: Drip e-mailové kampaně

Nejlepší nástroj pro správu úkolů v e-mailech: ClickUp

E-maily zabírají 23 % pracovního dne průměrného zaměstnance a zaměstnanci v průměru kontrolují své e-maily 36krát denně. Vždyť to známe všichni... aktualizujeme své e-maily... 36krát. ⌚

Není tedy žádným překvapením, že projektoví manažeři hledají nástroje pro správu úkolů, které by zvýšily produktivitu v práci. A není také žádným překvapením, že dodržování osvědčených postupů v oblasti e-mailového marketingu a studené e-mailové komunikace přináší skutečné výsledky.

Naštěstí právě k tomu byl ClickUp vytvořen.

Co je ClickUp?

ClickUp je přední světový nástroj pro správu projektů.

Od pomoci se správou vzdáleného týmu až po zlepšení týmové spolupráce – ClickUp poskytuje týmům vše, co potřebují k produktivní práci.

Když už jsme u toho, tady je článek s několika tipy, jak zůstat produktivní v práci!

Nyní zpět k správě úkolů prostřednictvím e-mailu…

Zde je několik příkladů, jak vám může správa úkolů prostřednictvím e-mailů v ClickUp pomoci:

Systém správy úkolů prostřednictvím e-mailů ClickUp podporuje týmy v komplexnějším přístupu k úkolům, aby mohly plánovat odpovídajícím způsobem.

Nechceme přece, aby se opakovala situace jako na Titanicu, kde neměli dostatek záchranných člunů!

Jste zmatení?

Podívejme se, jak může ClickUp zajistit hladký chod vašeho týmu:

1. Odesílejte a přijímejte e-maily přímo z úkolů

Kolik času byste ušetřili, kdybyste mohli okamžitě odesílat nebo odpovídat na e-maily přímo při relevantní práci – aniž byste museli přepínat mezi záložkami?

S e-mailem v ClickUp můžete dělat přesně to!

Můžete například přiřazovat e-maily členům týmu, spolupracovat na odesílání a odpovídání a spouštět automatizace na základě vlastních polí, událostí zákazníků a dokonce i sledování chyb. Možnosti jsou téměř neomezené!

Integrace e-mailů s ClickUp vám pomůže:

Pro tuto funkci ClickUp v současné době podporuje Outlook, IMAP, Office 365 a Gmail. Všechny e-maily, které odešlete z ClickUp, budou vypadat, jako by byly odeslány přímo z vašeho e-mailu – žádné podivné adresy pro přeposílání!

2. Vytvářejte úkoly prostřednictvím e-mailu

Nástroj pro správu úkolů v e-mailech ClickUp má funkci Přiřadit úkol, která vám umožňuje vytvářet úkoly zasláním nebo přeposláním e-mailů do ClickUp.

Zde jsou podrobnosti úkolů, které můžete zahrnout:

3. Přidávejte komentáře

E-maily můžete odesílat do úkolů ClickUp a zobrazí se jako nový komentář k danému úkolu, včetně všech příloh.

Zajímá vás rozvržení?

Nebojte se, ClickUp zachytí HTML e-mail v celém jeho rozsahu, takže vaše obrázky a návrhy budou vypadat stejně úchvatně jako Jackův obrázek Rose.

4. Odpovídejte na oznámení

Na oznámení od ClickUp můžete odpovědět zasláním e-mailu, který bude přidán jako nový komentář k úkolu. Není třeba přepínat mezi aplikacemi!

5. Automatizujte úkoly

Pomocí pravidel pro přesměrování e-mailů v ClickUp můžete automaticky vytvářet úkoly. A pokud si uložíte adresy úkolů a seznamů do svého adresáře, můžete úkoly přidávat do svého seznamu úkolů i na cestách!

Alternativně můžete své úkoly automatizovat pomocí funkce opakujících se úkolů v ClickUp. Opakování úkolů můžete přizpůsobit pomocí opakovaného plánu nebo opakovaného spouštěče.

6. Plánování úkolů

Pomocí podrobností úkolu v ClickUp můžete do předmětu e-mailu přidat termín splnění, který automaticky naplánuje termín pro daný úkol.

K řízení denního, týdenního nebo měsíčního plánu svého týmu můžete také použít funkci drag and drop Scheduling Time.

Pokud se člen týmu zpozdí (všichni víme, jak to v životě někdy bývá), ClickUp automaticky změní termíny splnění všech závislých úkolů.

Bonus: Alternativy k e-mailům

7. Integrace Gmailu a Microsoft Outlooku

ClickUp vám umožňuje propojit Gmail a Outlook s vašimi úkoly v ClickUp. Tímto způsobem se všechny úkoly, které přidáte do ClickUp, synchronizují s vašimi úkoly v Gmailu nebo Outlooku.

Chcete ušetřit čas?

Převádějte důležité e-maily ve své doručené poště Gmailu na úkoly ClickUp přidáním hvězdiček. ⭐

Úkoly z ClickUp můžete také synchronizovat s Google Kalendářem.

Pokud nyní aktualizujete úkol v ClickUp, změna se projeví i v aplikaci Google.

To je ale pohodlí!

Ale to není vše, co pro vás ClickUp připravil! 🎁

Tento skvělý software pro správu projektů nabízí také další funkce, jako například:

Proč potřebujete nástroje pro správu úkolů v e-mailech

Nástroje pro správu úkolů v e-mailech pomáhají projektovým manažerům a týmům zvýšit produktivitu práce s e-maily.

Díky aplikaci pro správu úkolů může váš tým snadno dosáhnout stavu „inbox zero“ a mít více času na soustředění se na jednotlivé úkoly.

Takto to funguje v softwaru pro správu úkolů:

1. Promění e-maily v úkoly

Pomocí nástroje, který se integruje s vaším e-mailovým klientem, můžete svou doručenou poštu proměnit v obrovský seznam úkolů.

Zapomeňte tedy na stahování samostatné aplikace pro pořizování poznámek nebo aplikace pro úkoly!

Díky správě úkolů prostřednictvím e-mailu můžete vytvářet úkoly a přidávat k nim podrobnosti přímo z e-mailu.

Rozlučte se s duplicitními úkoly a přepínáním mezi aplikacemi a stránkami!

2. Posílat méně e-mailů a šetřit čas

Díky správci úkolů jsou členové vašeho týmu, dokumenty související s projektem a konverzace uloženy na jednom centrálním místě.

To znamená, že již nemusíte posílat dotazy členům týmu e-mailem, abyste pak dostali nejasnou odpověď, která vás donutí poslat další e-mail.

Pokračujte v tom dostatečně dlouho a najednou...

Když však používáte aplikaci pro úkoly, vaše e-maily obsahují všechny podrobnosti o úkolu spolu s termínem splnění. A pokud má někdo dotaz, může jednoduše poslat zprávu ve vestavěné chatovací místnosti.

Voilà!

Odpovědi během několika sekund.

3. Zvyšuje efektivitu týmu

Nástroje pro správu úkolů v e-mailech poskytují projektovým týmům podrobné popisy úkolů, takže týmy nebudou mít nejasnosti ohledně svých povinností. Kromě toho můžete úkol jednoduše sdílet s členem týmu tím, že ho zmíníte.

Aplikace pro správu projektů také pomáhají týmům spolupracovat. Díky funkcím pro sledování úkolů a instant messagingu mají týmy a projektoví manažeři lepší přehled o postupu projektu všech členů.

4. Centralizuje váš pracovní postup

Co je horší než správa více úkolů najednou?

Správa více úkolů na více platformách!

I když se všichni rádi považujeme za skvělé multitaskery, pravdou je, že nám mnohem více vyhovuje práce na centralizovaných, jednotných platformách.

Udržuje věci v pořádku, organizované a pomáhá vám pochopit souvislosti na první pohled.

A přesně s tím vám pomůže platforma pro správu úkolů v e-mailech. Jelikož můžete z jednoho rozhraní spravovat přidělování pracovního zatížení, komunikaci v týmu i plánování úkolů, nebudete muset přeskakovat z jedné platformy na druhou a snažit se v tom všem najít smysl!

Závěr

Správa úkolů prostřednictvím e-mailu umožňuje týmům používat jejich doručenou poštu jako hlavní platformu pro správu projektů. I když můžete zůstat u své běžné doručené pošty, ta vám neposkytuje pracovní prostor s možnostmi spolupráce, vestavěnými chatovacími místnostmi a automatizací úkolů.

ClickUp nabízí týmům širokou škálu efektivních funkcí pro správu úkolů a e-mailových pracovních postupů, které jim pomáhají dosáhnout co nejvyšší produktivity.

Díky funkcím od plánování úkolů až po delegování úkolů prostřednictvím e-mailu nabízí ClickUp vše, co potřebujete ke správě úkolů z vaší e-mailové schránky.

Pořiďte si ClickUp ještě dnes a sledujte, jak se vaše doručená pošta promění v efektivní nástroj pro správu úkolů, protože život je příliš krátký na to, abyste ho ztráceli nekonečnými a otravnými e-mailovými řetězci.

Zeptejte se Jacka: