Ach, e-mail. Je jednoduchý. Je známý. Je... zastaralý a bolestivě pomalý. 🐌
Jistě, je vhodný pro formální diskuse nebo zasílání důležitých dokumentů. Ale jak se stále více spoléháme na digitální spolupráci, je jasné, že e-mail nebyl navržen pro velkoobjemovou komunikaci v rámci spolupráce.
Naštěstí existuje mnoho alternativ k e-mailům, které jsou navrženy tak, aby podporovaly globální spolupráci v reálném čase. A díky přijetí jedné nebo více z těchto alternativ k e-mailům můžete zvýšit produktivitu svých společných úkolů.
Stále si nejste jisti, zda jste připraveni přejít od e-mailů k jiným řešením? Nebojte se, chápeme to! Abychom vám pomohli pochopit náš pohled na věc, pojďme se rychle podívat na to, proč e-maily nejsou dostatečně vybaveny pro splnění vašich moderních potřeb v oblasti obchodní komunikace.
Poté vám představíme osm nejlepších alternativ k e-mailům a komunikačních nástrojů, které zefektivní komunikaci vašeho týmu a firmy. 🙌
3 důvody, proč potřebujete alternativu k e-mailu
E-mail je místo, kde spolupráce umírá.
Ne, vážně, nepřeháníme; 70 % zaměstnanců si myslí, že e-mail výrazně snižuje produktivitu.
Proč?
Na rozdíl od jiných hybridních řešení pro pracovištěe-mail postrádá funkce a flexibilitu, které podporují efektivní spolupráci.
Podívejme se na tři hlavní problémy spojené s e-mailem. 👀
1. E-mail není vhodný pro zpětnou vazbu v reálném čase 🔁
Zpětná vazba je vodítkem pro naše neustálé a agilní zlepšování. Čím rychleji a pravidelněji dostáváte zpětnou vazbu, tím dříve ji můžete využít k provedení informovaných změn.
Problémem e-mailů však je, že jsou notoricky pomalé a nespolehlivé.
Představte si, že jste e-mailem zaslali dokument deseti lidem k posouzení. Jak dlouho budete čekat na jejich odpověď?
Pár hodin? Den? Týden nebo dva? Jak vlastně víte, že váš e-mail vůbec viděli? (Následuje pasivně agresivní e-mail s upomínkou.)
Bez možnosti zajistit zpětnou vazbu v reálném čase e-mail zpomaluje vývoj a růst na úroveň hlemýždího tempa.
2. E-maily se mohou snadno ztratit v konverzacích 📨
E-mail je informační slepá ulička.
Po několika vzájemných zprávách začíná být obtížné najít konkrétní informace v e-mailové konverzaci – a to i v případě, že se jedná o konverzaci mezi dvěma osobami. Přidejte do konverzace několik dalších lidí a hledání konkrétních informací v konverzaci je jako hledání zrnka soli v pískovišti.
Ve skutečnosti 73 % zaměstnanců uvádí, že tráví příliš mnoho času hledáním e-mailů. 56 % považuje hledání dokumentů ve své doručené poště za velmi frustrující.
3. E-mail není agilní 🐌
Pokud chcete vytvořit mistrovské dílo, musíte být schopni vést agilní společné rozhovory. Nápady by měly přicházet a odcházet, plány by měly být propracované a prvky by měly být vyřazovány a vylepšovány, jak váš projekt nabývá tvaru.
E-mail nejenže ztěžuje agilní konverzace.
Žádná z vašich konverzací neprobíhá v reálném čase. Rozsáhlé e-mailové vlákna jsou nepřehledné a obtížně se v nich orientuje. Zaměstnanci nejsou informováni o nových vývoji, což vede k izolovanosti znalostí a ztrátě produktivity. Všechny tyto problémy mohou poškodit váš interní pracovní tok a kvalitu vašich projektů.
8 alternativ k e-mailům pro obchodní komunikaci
Všechno není ztraceno – existuje spousta alternativ k e-mailům, které můžete využít pro svou obchodní komunikaci.
Nejprve se podívejme na software pro řízení projektů.
1. Software pro řízení projektů
Velká část vaší obchodní komunikace se točí kolem softwaru pro správu projektů, že? Ale zkusili jste někdy spravovat projekt přes Gmail nebo Outlook?
Je to zdlouhavé. Je to matoucí. Neexistuje žádný centrální úložný systém pro sdílení souborů, žádná zpětná vazba v reálném čase ani přehled o projektu. A to vše proto, že e-mailové platformy prostě nejsou stavěny pro řízení projektů.
Řešení? Software pro řízení projektů.
Řešení pro milovníky e-mailů? Správa e-mailových projektů v ClickUp!
Nejlepší nástroj: Software pro správu e-mailových projektů ClickUp
Pokud hledáte snadné řízení projektů, ClickUp je tou správnou volbou. Ale co přesně dělá ClickUp pět hvězdičkovým nástrojem pro řízení projektů?
Software pro správu projektů, jako je ClickUp, je navržen tak, aby zefektivnil proces správy projektů a pomohl jednotlivcům i týmům všech velikostí zvýšit produktivitu tím, že soustředí veškerou jejich práci na jednom místě.
Flexibilní a pokročilé funkce vám umožní snadno přiřazovat a sledovat úkoly, efektivně spravovat více úkolů, nastavit vlastní automatizaci, komunikovat v reálném čase s členy týmu a mnoho dalšího – vše na jedné centralizované platformě.
ClickUp také zabraňuje tomu, aby se vaše obchodní komunikace zamotala do chaotické pavučiny. Centralizuje komunikaci a poskytuje vám komplexní přehled o každé jednotlivé konverzaci (samozřejmě včetně zabezpečené e-mailové služby).
Díky aplikaci Email ClickApp mohou uživatelé Outlooku, IMAP, Office 365 a Gmailu propojit své e-mailové účty s ClickUpem a odesílat a přijímat e-maily přímo z úkolu ClickUp, což usnadňuje zefektivnění komunikace, sledování konverzací a šetří čas, který by jinak strávili přecházením na jinou kartu pro správu e-mailů. 📧
Nejenže můžete odesílat a přijímat e-maily přímo z úkolů, ale můžete také:
- Přidávejte přílohy, předdefinované odpovědi, formuláře s logem a další funkce.
- Propojte e-maily s úkoly
- Přiřazujte komentáře jako úkoly a odesílejte odpovědi pro efektivní spolupráci.
- Přidejte vlastní štítky
- Nastavte automatizaci e-mailů a úkolů
- Vytvořte šablony e-mailů a uložené odpovědi, abyste zrychlili dobu odezvy.
- Integrujte ClickUp se svými oblíbenými e-mailovými platformami (Gmail, Outlook, IMAP a Office 365).
ClickUp nabízí bezplatnou verzi s bohatými funkcemi, díky které můžete tento nástroj pro správu projektů a e-mailů vyzkoušet zdarma. Stáhněte si aplikaci a integrujte ji s nejčastěji používanými e-mailovými poskytovateli, jako jsou Outlook a Gmail, a zefektivněte komunikaci svého týmu a klientů ještě dnes. ⚡️
2. VoIP
Máte firemní VoIP telefonní systém?
Podniky potřebují VoIP pro rychlou a spolehlivou telefonní komunikaci. VoIP je zkratka pro Voice over Internet Protocol (hlas přes internetový protokol) a v podstatě vám umožňuje volat přes internetové připojení namísto fyzické pevné linky.
Hlasové hovory VoIP jsou nezbytnou alternativou k e-mailům, protože přiznejme si, že některé konverzace opravdu nejsou vhodné pro e-mail.
Hlasové hovory vám ušetří čas, jsou osobnější a poskytují vám větší mobilitu a produktivitu. K volání přes VoIP pomocí sluchátek s mikrofonem nepotřebujete ruce, což znamená, že můžete přijímat hovory, zatímco pracujete na návrhu, třídíte soubory, vaříte kávu nebo děláte cokoli jiného!
Nejlepší nástroj: Dialpad
Dialpad není běžný VoIP telefonní systém. Jedná se o cloudové kontaktní centrum, které využívá VoIP, nativní umělou inteligenci a řadu dalších technologií k poskytování plně sjednocených hlasových služeb, e-mailů, SMS, sociálních médií a instant messagingu.
Tyto služby lze využívat na více zařízeních, bez ohledu na vaši fyzickou polohu. Pokud jde o hlasové hovory, Dialpad je vybaven výkonnými funkcemi pro zlepšení komunikace, jako jsou:
- Nahrávání hovorů
- Přepisy hovorů v reálném čase a automatické pořizování poznámek
- Shrnutí po hovoru
- Vlastní směrování
- Nezávislé na zařízení a platformě (podporuje Android a iOS, stejně jako všechny systémy Windows, Mac, Linux a další)
A nezapomeňte, že se jedná o komplexní platformu, která je navržena tak, aby zefektivnila komunikaci. Pokud se tedy snažíte sdělit složitou myšlenku prostřednictvím e-mailu a nedaří se vám to, můžete jednoduše zavolat svému kolegovi, partnerovi nebo zákazníkovi pouhým kliknutím na tlačítko přímo v rámci stejné platformy.
Skoncujte s datovými silami a nepohodlným přepínáním mezi aplikacemi!
Bonus: Šablony e-mailových kampaní pro automatizaci e-mailových pracovních postupů
3. Platformy pro spolupráci
Společné konverzace prostřednictvím e-mailu mají tendenci sklouzávat do chaosu. Výsledkem jsou neuspořádané e-mailové vlákna, izolované znalosti napříč celou organizací a deset různých verzí sdíleného dokumentu.
Nástroje pro obchodní spolupráci poskytují firmám možnost připojit se a spolupracovat odkudkoli na jedné specializované platformě bez zmatků, izolace nebo zdlouhavého přenosu informací tam a zpět.
Nejlepší nástroj: Google Workspace
Google Workplace je sada cloudových nástrojů pro produktivitu a spolupráci, která zahrnuje:
- Gmail
- Google Docs
- Google Drive
- Tabulky Google
- Prezentace Google
- Formuláře Google
- Google Keep
Speciálně pro komunikaci v týmu nabízí Google Workspace jako alternativu k e-mailu následující nástroje:
- Google Chat: Centralizuje vaše konverzace do místností pro diskuse na konkrétní témata a sdílení dokumentů. Umožňuje týmům sdílet soubory, přidělovat úkoly, distribuovat znalosti a mnoho dalšího.
- Google Meet: Řešení pro videokomunikaci, které vám umožní účastnit se videokonferencí v HD kvalitě a sdílet působivé prezentace.
4. Intranet
Představte si, že máte vlastní soukromou firemní síť, ke které mají přístup pouze zaměstnanci vaší společnosti.
To je intranet. Jedná se o běžné řešení usnadňující transformaci podniků, protože velkým firmám poskytuje bezpečný, sdílený a přizpůsobitelný pracovní prostor pro komunikaci a spolupráci. Není však určen výhradně pro velké podniky – intranet může být přínosem i pro malé firmy.
Intranety vám umožňují vytvořit interní znalostní bázi, která eliminuje informační silosy pro nové zaměstnance. Můžete také vytvořit soukromé kanály určené pro konkrétní členy týmu.
Nejlepší nástroj: ClickUp
ClickUp poskytuje základní funkce intranetu: centralizovaný online portál, interní komunikační centrum, projektové řízení s maximální viditelností a mezifunkční spolupráci.
Zde je několik pokročilých funkcí, které získáte s ClickUp:
- ClickUp Docs : Vytvářejte dokumenty, zpravodaje, wiki a další, upravujte svou práci v reálném čase se svým týmem, propojujte dokumenty s pracovními postupy a sdílejte je bezpečně pomocí soukromého nebo veřejného odkazu.
- Vlastní řídicí panely : Vytvářejte vlastní řídicí panely s více než 50 widgety typu drag-and-drop a poskytněte svým týmům přehled o přidělených úkolech, prioritách, rozdělení projektů, pokroku, pracovní zátěži a řadě dalších metrik a KPI.
- ClickUp Whiteboards : Interaktivní nástroj pro bílé tabule umožňuje týmům brainstormovat, vytvářet strategie, mapovat pracovní postupy a spolupracovat v reálném čase.
Zefektivněním a sjednocením spolupráce v rámci jedné zabezpečené soukromé sítě vám ClickUp pomáhá udržovat týmy informované a produktivní v každé fázi životního cyklu projektu.
5. Videokonference
Videohovory jsou tím nejbližším, co můžete získat k osobnímu setkání. Umožňují vám plynulou a agilní diskusi namísto strojeného přetahování, které musíte snášet při komunikaci prostřednictvím e-mailu.
Prostřednictvím aplikací pro videokonference mohou členové týmu v reálném čase sdílet nápady, získávat okamžitou zpětnou vazbu a najít rychlá řešení. Videohovory také pomáhají vzdáleným pracovníkům cítit se více propojeni se svými kolegy než e-maily, telefonáty a jiné „anonymní“ komunikační metody, což z nich činí účinnou komunikační strategii a skvělou alternativu k e-mailům.
Nejlepší nástroj: Dialpad Meetings
Dialpad Meetings vám nabízí neomezené videokonference bez ohledu na vaši polohu nebo zařízení. Můžete si užít produktivní videokonference odkudkoli na světě.
Mezi funkce, které nabízí, patří:
- Funkce plynulého sdílení obrazovky
- Intuitivní ovládání schůzek
- Kvalita HD videa
- Živý přepis
A díky praktické webové aplikaci vaši kontakty ani nepotřebují aplikaci, aby se mohli připojit k videokonferenci.
6. SMS a instant messaging
S tolika zprávami ve vaší doručené poště je velmi snadné přehlédnout důležitý e-mail nebo zapomenout odpovědět na otázku.
K tomu se přidávají i problémy, které jsme zmínili výše (nedostatečná spolupráce, přehlednost... chápete, o čem mluvíme).
SMS a instant messaging poskytují jednoduché a nenáročné řešení pro komunikaci v týmu.
Nejlepší nástroj: Zobrazení chatu ClickUp
Zobrazení chatu v ClickUp dokonale vyvažuje jednoduchost a funkčnost.
Snižuje potřebu účastnit se schůzek a slouží jako jedna z nejlepších alternativ Gmailu nebo jakéhokoli jiného poskytovatele e-mailových služeb. Poskytuje stejné funkce jako e-maily a umožňuje vám rychleji komunikovat s vaším týmem, aniž byste museli opustit svou pracovní platformu.
Zahajte chat s jednou nebo více osobami, okamžitě si vyměňujte zprávy, rychle sdílejte aktualizace v reálném čase, propojujte zdroje a konsolidujte komunikaci týmu na jednom místě. Můžete také:
- Přidejte kohokoli do pracovních konverzací pomocí @zmínek a přiřazujte komentáře, aby váš tým pokračoval v plnění úkolů.
- Sdílejte odkazy, soubory a vložené soubory, jako jsou webové stránky, tabulky a videa, společně s konverzacemi.
- Přiřazujte komentáře v rámci chatu
- Zahrňte bloky kódu, seznamy s odrážkami, bannery a další prvky, abyste mohli jasněji sdělovat podrobnosti o práci.
Zobrazení chatu je k dispozici v bezplatném tarifu Free Forever Plan, bezplatné verzi ClickUp. Vyzkoušejte jej a zrychlete komunikaci svého týmu ještě dnes.
7. Sociální média pro podnikání
Sociální média mohou být cenným prostředkem týmové komunikace, zejména pokud je používáte společně s některými z dalších alternativ e-mailu, které jsme zmínili.
Jen si představte, o kolik jednodušší a efektivnější je zveřejnit aktualizaci stavu na stránce vaší společnosti na LinkedIn než poslat e-mail. Všichni vaši zaměstnanci jsou okamžitě informováni a vy můžete vidět všechny odpovědi na příspěvek na jednom místě.
Nejlepší nástroj: Workplace by Meta (dříve Facebook)
Workplace by Meta je v podstatě Facebook pro firmy. Má dokonce stejné rozhraní. Workplace vám umožňuje:
- Vytvořte skupiny
- Pozvěte členy týmu nebo zainteresované strany k živým konverzacím
- Odstraňte nedostatek přehlednosti, který trápí e-mailové platformy.
- Přiřazujte úkoly
- Vytvářejte ankety
- Sdílejte neomezené množství souborů
Nabízí mnoho příležitostí pro komunikaci zvyšující produktivitu. A samozřejmě je tu také slavný newsfeed Facebooku, kde můžete zveřejňovat aktuality a prohlížet si relevantní obchodní informace.
8. Nahrávání obrazovky
Představte si, že máte nové zaměstnance, kteří mají potíže s dokončením online úkolu. Aplikace pro nahrávání obrazovky vám umožní vytvořit návodné video, což je mnohem méně pracné než psát dlouhý e-mail s vysvětlením, jak danou věc provést.
Podobně můžete na svém webu zaznamenat chybu a potřebujete ji nahlásit svému IT týmu. Samozřejmě můžete napsat e-mail s podrobným popisem problému, nebo jim jednoduše ukázat problém pomocí záznamu obrazovky, abyste problém nahlásili a vyřešili rychleji.
Nejlepší nástroj pro nahrávání obrazovky: Clip by ClickUp
Vytváření a sdílení záznamů obrazovky je snadné díky Clip by ClickUp – nástroji pro nahrávání obrazovky v aplikaci, který týmům umožňuje efektivnější komunikaci, zejména při práci na dálku a asynchronně.
Nejenže můžete nahrávat bez časových omezení, ale můžete k nahrávce přidat i hlasový záznam pomocí mikrofonu. To samozřejmě není vše.
ClickUp je nástroj pro správu projektů, pamatujete? Všechny funkce ClickUp jsou navrženy tak, aby usnadnily proces správy vašich projektů. Proto v Clip můžete:
- Okamžitě zachyťte celou obrazovku, okno aplikace nebo kartu prohlížeče – bez časového omezení.
- Vytvořte úkol ze svého záznamu, přidejte popis a přiřaďte členy týmu.
- Pošlete svou videozprávu komukoli pomocí sdíleného odkazu, který se přehraje přímo ve vašem prohlížeči.
- Sdílejte své video zprávy v rámci úkolu ClickUp a použijte přiřazené komentáře nebo zmínky k upozornění svých kolegů nebo týmů.
Jděte nad rámec e-mailu – vylepšete svou komunikaci pomocí alternativ k e-mailu
Odklon od e-mailů je náročný, zejména když nám tak věrně slouží již tolik let. Nezapomeňte však, že e-maily stále zaujímají důležité místo ve světě obchodní komunikace a pravděpodobně ještě dlouho nebudou nahrazeny.
E-mail nemusíte úplně nahrazovat – ClickUp se integruje s Gmailem a Outlookem, aby vylepšil vaše běžné e-mailové funkce.
V obchodním světě práce na dálku a digitální spolupráce je však nezbytné vylepšit komunikaci pomocí alternativ k e-mailům, jako jsou nástroje pro řízení projektů, intranetový software a videokonference.
Chcete urychlit řízení projektů a spolupráci v rámci firmy? Začněte zdarma a vyzkoušejte řešení pro řízení projektů ClickUp!
Hostující autor:
Jenna Bunnell je senior manažerkou pro obsahový marketing ve společnosti Dialpad. Nadšeně se věnuje komunikaci designové citlivosti značky a vizualizaci kreativních a komplexních způsobů prezentace obsahu. Jenna také píše pro jiné domény, jako jsou FreshySites a BlockSurvey.