Podniky fungují na základě procesů. Od náborových postupů po hodnocení rizik a stanovování cílů – procesy a pracovní toky probíhají v pozadí, aby zajistily splnění vašich cílů.
Ověření, zda máte zavedené efektivní procesy, může být rozhodujícím faktorem pro úspěch. To znamená, že nemůžete nechat procesy běžet samy od sebe, ale musíte se aktivně podílet na jejich vytváření, vývoji a neustálém zlepšování.
Jedním ze způsobů, jak toho dosáhnout, je provést analýzu pracovních postupů. To zahrnuje pravidelné přezkoumávání vašich pracovních postupů a procedur, abyste zjistili, co funguje dobře a kde je třeba provést zlepšení.
Zde se podrobněji zaměříme na analýzu pracovních postupů a uvedeme výhody tohoto typu přezkumu. Navíc vám ukážeme různé typy analýzy pracovních postupů, nabídneme postupný přístup k provádění analýzy pracovních postupů a poskytneme příklady z praxe, které vám pomohou ve vašich snahách. ✨
Co je analýza pracovních postupů?
Analýza pracovních postupů je proces přezkoumávání postupů s cílem zvýšit jejich efektivitu. Tento typ analýzy je nedílnou součástí řízení podniku.
Zahrnuje to zkoumání, které pracovní postupy jsou neefektivní, a následné využití těchto poznatků k vytvoření lepších řešení. Můžete například identifikovat opakující se manuální úkoly, které lze automatizovat, nebo najít nový způsob rozdělení práce na základě kapacit vašeho týmu.
Stručně řečeno, analýza pracovních postupů je způsob, jak zkoumat trendy ve vašich pracovních postupech, odhalit slabiny ve vašich procesech a vyvodit závěry pro zlepšení. 📝
Obecně proces analýzy pracovních postupů zahrnuje:
- Dokumentace stávajícího pracovního toku
- Identifikace slabých míst nebo překážek
- Určení úkolů, které jsou ideální pro automatizaci
- Vytváření akčních plánů zahrnujících poznatky z analýzy
4 výhody implementace analýzy pracovních postupů
Analýza pracovních postupů má mnoho výhod, včetně vyšší efektivity, jasnějších očekávání a jednoduššího dodržování předpisů. Analýza pracovních postupů nejen zefektivňuje vnitřní fungování vašich obchodních procesů, ale také vytváří lepší pracovní prostředí a posiluje vaši konkurenceschopnost na velkém trhu.
Zde jsou některé z hlavních výhod analýzy pracovních postupů.
1. Vyšší efektivita napříč různými týmy
Hlavním cílem této analýzy je přepracovat obchodní procesy a zefektivnit je. Zefektivněním pracovních postupů se můžete soustředit na velké cíle, aniž by vám něco uniklo.
Přezkoumání procesů také znamená odstranění nadbytečných úkolů, přiřazení seskupených úkolů správným členům týmu a stanovení priorit úkolů, které na sobě závisí. Použití nástroje pro správu pracovních postupů odhalí možnosti automatizace pracovních postupů, díky nimž můžete ušetřit čas členům týmu, aby se mohli soustředit na jiné úkoly. 👩💻
2. Vyšší přizpůsobivost pro odhalení a prevenci úzkých míst
Správná analýza pracovních postupů je nepřetržitý proces. To znamená, že tento proces neprovádíte pouze jednou.
Místo toho byste měli naplánovat analýzu pracovních postupů jednou za čtvrt roku nebo jednou za rok, abyste přehodnotili, jak věci děláte. Začleňte to jako poslední krok v projektu, abyste mohli začít připravovat půdu pro úspěšné budoucí projekty na základě zpětné vazby z existujících projektů.
Díky neustálému přezkoumávání vašich postupů se budete lépe přizpůsobovat změnám na trhu, spokojenosti a preferencím zákazníků a fluktuaci zaměstnanců. Budete také lépe připraveni řešit úzká místa, protože budete dokumentovat silné a slabé stránky, které jste měli v minulosti, a poznatky o tom, jak jste je řešili.
3. Spokojenější zaměstnanci znamenají efektivnější pracovní postupy
Správa a analýza pracovních postupů vytvářejí lepší pracovní prostředí, zejména pokud jde o zapojení zaměstnanců.
Zaměstnanci se nemusí potýkat se starou, zastaralou technologií. Povzbuďte svůj tým, aby přicházel s návrhy, pokud jde o nástroje pro zlepšování procesů. Jelikož jsou to oni, kdo každý den pracuje se softwarem pro správu pracovních postupů, jsou v ideální pozici, aby poskytli informace o tom, co je třeba zlepšit.
To nejen vede k lepším pracovním postupům, ale také posiluje postavení vašich zaměstnanců. Cítí se vyslyšeni a respektováni a mají větší autonomii a kontrolu nad svými pracovními procesy. 🤩
4. Snadnější dodržování předpisů a regulačních rámců
Pro obchodní procesy ve zdravotnických společnostech, vládních agenturách a finančních nebo bankovních firmách usnadňují nástroje pro analýzu pracovních postupů dodržování předpisů. Poskytují vám přehled a strukturu, takže každý ví, co je třeba, a nabízí aktualizace o postupu v reálném čase.
Analýza stávajících obchodních procesů vám umožní vyvinout strukturu pro lepší dodržování předpisů. Vytvořte znalostní databáze jako součást svých pracovních postupů, abyste mohli uvést všechny požadované regulační rámce, přiřadit úkolům značky pro sledování odpovědnosti a vytvořit kroky pro rychlé auditní zprávy.
Hlavní typy analýzy pracovních postupů
Existují tři různé typy analýzy pracovních postupů. Každý z nich má společný cíl, a to zlepšit pracovní postupy a zvýšit efektivitu. 💪
Zde jsou tři typy analýzy pracovních postupů:
- Lineární analýza pracovních postupů: Tento typ přezkumu se zaměřuje na procesy, které fungují lineárně. Tato metoda je nejvhodnější pro organizace, které mají jasné kroky úkolů, dobře definované procesy a jasnou odpovědnost zaměstnanců.
- Funkční analýza pracovních postupů: Tento typ analýzy je určen k přezkoumání procesů napříč odděleními nebo v organizacích, kde není jasné vymezení jednotlivých kroků úkolů.
- Hybridní analýza pracovních postupů: Tento typ se zaměřuje na podrobnou analýzu pracovních postupů napříč odděleními i v rámci jednotlivých oddělení. Je ideální pro hodnocení procesů v projektech, na kterých se podílejí různá oddělení, ale existují i procesy v rámci oddělení, které je třeba zefektivnit.
Každý typ analýzy pracovních postupů lze použít ke zlepšení pracovních postupů v podniku. Zamyslete se nad strukturou své společnosti nebo projektu a vyberte si typ analýzy, který nejlépe vyhovuje vašim potřebám v oblasti optimalizace pracovních postupů.
Jak provést analýzu pracovních postupů
Jste připraveni začlenit analýzu do svého systému řízení pracovních postupů? Zde jsou čtyři kroky analýzy pracovních postupů, které vám pomohou lépe provádět a mapovat efektivní obchodní procesy. 🗺️
1. Shromážděte data, abyste pochopili, co je třeba zlepšit.
Než začnete s optimalizací, musíte shromáždit informace o tom, co funguje a co je třeba zlepšit. Typ dat, která potřebujete, se bude lišit v závislosti na typu pracovního toku, který optimalizujete.
Nezapomeňte posoudit jak kvantitativní data (například počet nedokončených úkolů), tak kvalitativní data (například jak vnímají členové týmu zdroje potřebné k provedení úkolu).
Nejlepší způsob, jak shromáždit data, je projít si stávající proces pomocí nástroje, jako je ClickUp Whiteboards, a vytvořit diagramy procesů, které vám umožní sledovat a optimalizovat vaše operace pomocí vizuálních diagramů. Postupujte krok za krokem, pořizujte si poznámky o tom, kdo je zodpovědný za které výstupy, a zdůrazněte potenciální překážky. ⚠️
Měli byste také provést rozhovory se zaměstnanci, abyste získali přehled o základních principech projektu. U složitějších projektů uspořádejte workshop, na kterém vám každý zaměstnanec představí své pracovní postupy.
Mezi údaje, které byste měli hledat, patří:
- Počet úkolů, za které je každý člen týmu zodpovědný
- Obecný časový rámec úkolů projektu
- Čas potřebný k dokončení úkolu
- Počet opakování úkolu
- Jak často jsou úkoly dokončeny nebo zamítnuty
K zobrazení a analýze dat použijte panely ClickUp. Poskytují podrobný přehled všech úkolů, které jsou součástí plnění cílů společnosti. Rychle si prohlédněte, co je v procesu a co je pozadu. Navíc identifikujte nadbytečnosti, abyste mohli přizpůsobit své pracovní postupy pro lepší efektivitu s přehledem o své mezifunkční analýze pracovních postupů.
2. Analyzujte data a odhalte oblasti, které lze vylepšit
Jakmile shromáždíte poznatky, je čas analyzovat data. Nezapomeňte, že hlavním cílem je optimalizovat procesy, které nefungují. Někdy budete muset provést velké změny, jindy budou stačit drobné úpravy.
ClickUp usnadňuje analýzu vlastních dat díky svým funkcím pro správu pracovních postupů. Můžete vytvořit diagram pracovního postupu, abyste získali vizuální přehled všech svých stávajících procesů. Tímto způsobem můžete odhalit úzká místa a zdokumentovat stávající systémy, které je třeba vylepšit.
Dalším skvělým nástrojem je ClickUp Board View, kde můžete procházet všechny úkoly a rychle vidět, jak postupují jednotlivými fázemi projektu.
Podívejte se na data, která jste shromáždili, a položte si následující otázky:
- Je tento úkol nebo proces nezbytný?
- Jaký je cíl tohoto úkolu?
- Slouží to nějakému užitečnému účelu?
- Je tento úkol časově náročný?
- Existují metriky pro měření výkonu?
- Nabízí tento proces uživatelsky přívětivé prostředí?
- Vyžaduje to náročnou výuku nebo značné zdroje pro zaškolení?
- Mají zaměstnanci k dispozici zdroje, které potřebují k dokončení daného kroku?
- Lze tento manuální proces automatizovat?
Je také užitečné zvážit, které změny budou mít největší dopad, zejména pokud máte málo času nebo omezené zdroje.
ClickUp Task Priorities vám umožňuje vybrat si ze čtyř značek, abyste mohli identifikovat nejdůležitější položky. Upřednostněte změny, které mají největší dopad a vyžadují nejméně práce. Ty mohou mít velký vliv, aniž by to mělo dopad na váš rozpočet, a poté se můžete věnovat méně naléhavým změnám. 🙋🏻♂️
3. Zavádějte změny na základě svých zjištění
Po přezkoumání dat byste měli mít přehled o tom, jaké změny je třeba ve vašich pracovních postupech provést.
Možná jste identifikovali úkoly, které by po automatizaci zabraly méně času. Možná jste určili oblasti, kde lze zefektivnit předávání úkolů ostatním členům týmu. Možná jste se rozhodli, že potřebujete nové pracovní postupy, nebo chcete zavést kontrolu projektů, aby se vešly do rozpočtu.
Ať už vám data říkají cokoli, zamyslete se nad tím, jak můžete provést změny, aby se pracovní postupy zefektivnily.
Nástroje pro automatizaci procesů, jako je funkce Whiteboard od ClickUp, vám umožňují vizualizovat změny v pracovním postupu. Jakmile máte pracovní postup dokončený, můžete během několika sekund vytvářet úkoly přímo z Whiteboardu a přidávat kontext pomocí dokumentů, popisů a souborů. 💪
O změnách informujte všechny zúčastněné strany. Od projektového týmu po personální oddělení, informujte všechny, kteří jsou do procesu zapojeni. Vytvořte jasné pokyny a instrukce pro změny, aby všichni věděli, co se od nich očekává.
4. Pravidelně kontrolujte pracovní postupy ve vaší firmě
Analýza pracovních postupů nekončí jejich implementací. Měli byste své procesy pravidelně kontrolovat a analyzovat, abyste zajistili efektivitu pracovních postupů a hladký chod.
Stanovte harmonogram pro kontrolu výkonu pracovních postupů. Využijte nástroje pro reporting a retrospektivní analýzu, abyste mohli průběžně sledovat, jak se věci vyvíjejí.
Ve skutečnosti můžete použít šablonu ClickUp Project Retrospective Template, abyste snadno shromáždili zpětnou vazbu, našli silné a slabé stránky pracovního toku a provedli změny pro zlepšení budoucích projektů. ✍️
Promluvte si se členy svého týmu, abyste se ujistili, že všichni táhnou za jeden provaz. Získáte tak cennou zpětnou vazbu, kterou můžete využít a na základě návrhů zaměstnanců zlepšit své pracovní postupy.
3 příklady analýzy pracovních postupů
Všechno to zní skvěle v teorii, ale v praxi je to ještě lepší! Chcete vidět příklady analýzy pracovních postupů z reálného života? Máme pro vás několik různých případů použití. 👀
Případ použití 1: Zjednodušení růstu společnosti
Jakmile se společnosti stávají úspěšnějšími, mají tendenci růst. Procesy a postupy, které jste používali v malém týmu pěti až deseti lidí, najednou přestávají fungovat, když se rozrostete na 50 a více zaměstnanců. To brání efektivitě a může dokonce brzdit váš růst.
Potřebujete lépe vyladěný nebo segmentovaný systém pracovních postupů, abyste drželi krok se změnami. Využijte automatizaci pracovních postupů k vytvoření nového plánu pro úspěch s větším týmem a zlepšení těchto procesů.
Navíc, čím více lidí se zapojí, tím rozmanitější poznatky a širší škálu zpětné vazby získáte, což povede k kreativním řešením. 🥳
Případ použití 2: Zefektivnění manuálních procesů
Mnoho projektových manažerů a jejich týmů zpracovává opakující se úkoly ručně. Někdy to znamená odpovídat na faktury klientů prostřednictvím e-mailu. Jindy může tato práce zahrnovat opakované psaní stejného článku do blogu od začátku.
Tyto úkoly zabírají čas a když začnete rozšiřovat své podnikání nebo pracovat na větších projektech, mohou se stát časově náročnou záležitostí.
Automatizujte manuální procesy, kdykoli je to možné. To může znamenat použití finančních nástrojů, jako je QuickBooks, pro zpracování plateb a faktur. Může to také znamenat použití aplikací pro tvorbu obsahu a dalších šablon, které zkracují čas potřebný k vytvoření opakujícího se obsahu. ⌚️
Případová studie 3: Efektivnější komunikace se zákazníky
Komunikace se zákazníky je velmi důležitá. Chcete získat zpětnou vazbu od uživatelů, abyste mohli poskytovat lepší produkty a služby.
Pro malé podniky je snadné navázat s zákazníky osobní kontakt. Odpovídáte na jejich e-maily, poskytujete rady ohledně používání vašich produktů a služeb a řešíte problémy, jakmile se objeví.
V případě větší společnosti s několika zaměstnanci na plný úvazek – nebo pokud se pouštíte do větších projektů – může být obtížnější zvládat tyto úkoly sami. Navíc je pravděpodobné, že vaše úsilí bude lépe zaměřeno na větší cíle a důležitější úkoly.
Nástroj CRM pro pracovní postupy je lepší způsob, jak spravovat vztahy se zákazníky pomocí automatizovaných pracovních postupů. Po analýze stávajících procesů můžete pomocí CRM automatizovat odpovědi a generovat úkoly pro příslušné členy týmu. 📚
Proveďte analýzu pracovních postupů a zefektivněte své procesy pomocí ClickUp
Podpořte obchodní operace a veďte efektivnější týmy tím, že přidáte analýzu pracovních postupů do svého seznamu úkolů. S tímto praktickým průvodcem máte vše, co potřebujete k shromažďování dat, analýze výsledků a vytváření akčních položek na základě přezkumu pracovních postupů.
Vyzkoušejte ClickUp ještě dnes a využijte funkce pracovního toku, včetně diagramů, vývojových diagramů a stovek šablon, které jsou navrženy tak, aby vaše práce byla metodičtější. Každá z nich je přizpůsobitelná, takže můžete tento nástroj využít k uspokojení svých konkrétních obchodních potřeb. 🏙