Když se vaše podnikání dostane do slepé uličky, nestačí pouhá kosmetická opatření. Je čas věci rozhýbat a přehodnotit „staré způsoby“, abyste se mohli posunout dál.
Využijte reengineering obchodních procesů (BPR) – účinný přístup, který může revolučně změnit provoz vašeho týmu a posunout vaši firmu na novou úroveň. Ačkoli je to náročné a často naráží na odpor, je to nezbytnost pro každou společnost, která chce zůstat relevantní a konkurenceschopná.
V tomto průvodci se budeme zabývat všemi základy BPR a poskytneme tipy pro jeho úspěšné plánování a implementaci. Pokračujte ve čtení, abyste se dozvěděli více a dosáhli dramatického zlepšení!✨
Co je reengineering obchodních procesů?
Reengineering obchodních procesů je zásadní přepracování pracovních postupů a obchodních procesů v rámci organizace. Cílem BPR je zefektivnit provoz, zlepšit výsledky, snížit náklady a podpořit růst obchodních procesů.
Tento koncept vytvořil Michael Hammer, profesor informatiky na MIT. V roce 1990 napsal pro Harvard Business Review slavný článek s názvem „Reengineering Work: Don’t Automate, Obliterate” (Reengineering práce: Neautomatizujte, ale odstraňte).
Hammer kritizoval manažery za to, že používají technologie k automatizaci práce, která je ze své podstaty neefektivní. Místo toho navrhl přehodnotit jejich obchodní procesy a odstranit ty, které nepřinášejí žádnou přidanou hodnotu.
Tento článek vyvolal trend, který mnoho společností rychle přijalo. V roce 1993 60 % společností z žebříčku Fortune 500 uvedlo, že začalo implementovat reengineering obchodních procesů nebo to plánuje.
Proč je reengineering obchodních procesů důležitý?
Abyste mohli úspěšně podnikat, musíte se přizpůsobovat neustálým změnám, držet krok s nejnovějšími trendy a neustále se snažit o zlepšení. ⬆️
Procesy, které vám v minulosti fungovaly, mohou být dnes zastaralé nebo brzděny vnitřními či vnějšími změnami. V některých případech může stačit drobná úprava jednoho nebo dvou kroků ve vašich současných procesech, ale jindy je nutné jít do toho naplno a provést radikální změny, abyste se vrátili na správnou cestu. 🛤️
Přepracování stávajících procesů přináší mnoho výhod, například:
- Zvýšená produktivita
- Rychlejší a kvalitnější výstupy
- Odstranění nadbytečných, neefektivních nebo opakujících se kroků
- Snížení výrobních nákladů
- Spokojenost zaměstnanců a zákazníků
- Růst v obchodních operacích
Reengineering obchodních procesů není snadný úkol. Vyžaduje investici spousty času, peněz a úsilí. Ani tak však nikdo nemůže zaručit úspěch nových strategií ve vašich nových obchodních procesech.
Přesto potenciální dlouhodobé výhody BPR daleko převyšují související náklady a potenciální rizika.
Reengineering obchodních procesů vs. zlepšování obchodních procesů
Zlepšování obchodních procesů (BPI) a BPR mají stejný cíl – zlepšit vaše obchodní procesy a umožnit dlouhodobý úspěch. K dosažení tohoto cíle však používají různé přístupy.
Zlepšování procesů spočívá v identifikaci úzkých míst a postupném vylepšování postupů. Můžete změnit několik pravidel, kroků nebo nástrojů, ale základní obchodní procesy zůstanou stejné.
Reengineering procesů zahrnuje zvažování nových perspektiv, porušování konvencí a přehodnocování každého článku vašich současných procesů a celkového fungování podniku. Znamená to rekonstrukci obchodních procesů od základů. V mnoha případech to zahrnuje automatizaci obchodních procesů.
Zde je příklad. Provozujete malou službu rozvozu rychlého občerstvení. Zaznamenali jste, že s rostoucí poptávkou se prodlužují čekací doby a ztrácíte zákazníky. Manuální systém správy objednávek, který vám dříve vyhovoval, nyní začíná selhávat a spokojenost zákazníků klesá.
BPI by pravděpodobně doporučilo přijmout nové zaměstnance nebo dočasně převést zaměstnance z jiných oddělení, aby v případě potřeby vyřizovali objednávky. BPR by znamenalo zavedení nového elektronického systému řízení dodávek, který vyžaduje jen minimální lidský zásah.
První řešení je jako zametání prachu pod koberec, zatímco druhé zabraňuje hromadění prachu už od samého začátku. 🧹
Reengineering obchodních procesů vs. řízení obchodních procesů
Řízení procesů je širší pojem z těchto dvou. Jedná se o řízení prvků a činností procesu s cílem zajistit hladký průběh. Zatímco BPR se provádí příležitostně, BPM probíhá nepřetržitě.
BPM a BPR mají některé podobné prvky. Oba vyžadují, abyste prozkoumali své stávající procesy a identifikovali a vyřešili problémy. Cíl je také stejný – zlepšit kvalitu produktů nebo služeb.
Kdy zavést strategii BPR?
V ideálním případě byste měli strategii BPR realizovat co nejdříve. Tak bude snazší připravit půdu pro veškerou budoucí práci a snahy o rozšíření. Čím větší je vaše firma, tím nákladnější, obtížnější a časově náročnější bude reengineering jejích procesů.
Ve skutečnosti se BPR obvykle stává tématem v případě, že společnost stagnuje nebo vykazuje špatné výsledky a snahy o BPI selhávají. V takových případech je správný čas na implementaci strategie BPR právě teď.
Pokud jste propásli ideální příležitost, nezoufejte. Podstatné změny v obchodních procesech můžete provést kdykoli, kdy to považujete za vhodné. Bude to vyžadovat více práce a pečlivé plánování, ale může to vést k úspěchu. Jak již bylo zmíněno, dlouhodobé výhody za to stojí.
Čtyři kroky reengineeringu obchodních procesů
Podoba procesu BPR se liší případ od případu. Obecně zahrnuje čtyři kroky, které popíšeme v následující části.
Uvědomte si, že efektivní nástroj pro řízení projektů, jako je ClickUp, vám může usnadnit práci. Kromě centralizace dat nabízí různé funkce pro efektivní plánování a realizaci projektů. Místo toho, abyste museli používat několik aplikací, můžete provádět složité operace, jako je BPR, z jedné platformy.
Ušetřete čas pomocí předem připravené šablony projektu ClickUp Business Process Reengineering Project Plan Template. Obsahuje předem nastavené sloupce a režimy zobrazení, tj. „zobrazení“ navržená tak, aby vám pomohla zvládnout BPR s jistotou.
A navíc je to zdarma! Nyní se vraťme ke čtyřem základním krokům obchodního procesu.
Krok 1: Příprava a průzkum
Tak komplexní úkol, jakým je BPR, vyžaduje zapojení všech zaměstnanců. 🤝
Měli byste sestavit kvalifikovaný a motivovaný tým, který bude mít na starosti projekt reengineeringu. Vaše pracovní skupina pro obchodní procesy by měla zahrnovat:
- Externí odborníci se zkušenostmi v oblasti BPR
- Vysoký manažer, který rozhoduje v týmu nebo organizaci
- Zkušený zaměstnanec, který zná procesy do detailu
Abyste zjistili, co vám chybí, měli byste proces důkladně prozkoumat. Analyzujte činnosti, účastníky, nástroje a metody používané od začátku do konce. Požádejte své zaměstnance a zákazníky, aby vyplnili anonymní dotazníky zpětné vazby, a použijte šablonu plánu projektu reengineeringu obchodních procesů ClickUp, abyste toho dosáhli ještě rychleji.
Co způsobuje nejvíce problémů
Hledejte kroky, které pravidelně způsobují zpoždění, chyby a stížnosti zákazníků. Nezapomeňte si také poznamenat kroky, které se osvědčily.
Shromáždění podnětů z různých stran vám umožní získat co nejrealističtější obraz. S těmito znalostmi bude pro vás snazší rekonstruovat proces a identifikovat úzká místa.
S ClickUp je sběr a zpracování dat hračkou. Pomocí formulářů ClickUp můžete vytvářet efektivní dotazníky pro zpětnou vazbu a vybírat z více než 10 typů polí. Spravujte svůj tým BPR v zobrazení Seznam nebo Tabule. Do sloupců přidejte jejich kontaktní údaje nebo jiné relevantní informace.
Přiřazujte úkoly nebo podúkoly a vytvářejte závislosti pro efektivnější pracovní postupy. ✔️
Krok 2: Mapování procesů
Nyní, když víte, které části procesu fungují a které ne, je čas jej přepracovat.
Krok za krokem vytvořte nový pracovní postup pomocí mapování procesů. Možná zjistíte, že vizualizace vám pomůže lépe porozumět složitým procesům a tomu, jak se konkrétní činnosti navzájem ovlivňují.
S nástrojem Whiteboard od ClickUp můžete vytvářet poutavé mapy procesů a vývojové diagramy, které ilustrují jednotlivé kroky vaší strategie BPR.
K označení typu činnosti použijte různé tvary. Například diamantové tvary obvykle označují rozhodovací kroky. Přidejte šipky, abyste určili směr a závislosti úkolů. Kromě tvarů a šipek můžete přidat také obrázky, videa, karty webových stránek, dokumenty nebo doodles, abyste lépe vyjádřili svůj názor.
Jakmile si vizualizujete celý proces, definujte začátek a konec svých snah o BPR a přidejte mezikroky. Uzly můžete proměnit v interaktivní úkoly a odemknout tak další funkce, jako jsou kontrolní seznamy, komentáře a sledování času.
Můžete dokonce určit odpovědnou osobu nebo oddělení přidáním obdélníků na pozadí pro každou z nich a seřazením úkolů podél svislé osy podle toho, kdo je má splnit.
Tabule také usnadňují spolupráci s vaším týmem odborníků na BPR. Můžete společně pracovat na mapě procesů v reálném čase a sdílet nápady prostřednictvím poznámek. 💡
Krok 3: Plánování a správa úkolů
Dalším krokem je definování rozsahu projektu, tj. vytvoření implementační strategie, která oživí vaši mapu procesů. Nejprve si stanovte konečný cíl a vysvětlete, jak souvisí s cíli společnosti.
Dále uveďte všechny kroky nezbytné k realizaci BPR. Zvažte, zda je třeba přijmout nové zaměstnance, proškolit stávající zaměstnance, zakoupit nové vybavení nebo modernizovat stávající.
Buďte co nejpřesnější, abyste předešli nedorozuměním. Nezapomeňte vypočítat náklady, abyste mohli přesně rozdělit rozpočet.
Nakonec určete měřítka úspěchu. Tak budete moci přesně zjistit, o kolik se pracovní postupy díky reengineeringu zlepšily.
Jelikož jste již stanovili cíle BPR a nedostatky stávajícího procesu, definování KPI by mělo být snadné. Je také dobré mít pohotovostní plán pro případ, že plán A nevyjde.
To vše můžete udělat v ClickUp Docs. Od pokročilých funkcí formátování až po správu verzí – ClickUp má vše, co potřebujete k vytváření praktických a vizuálně přitažlivých dokumentů.
Dokončete své plány tím, že v ClickUp seřadíte a přiřadíte všechny úkoly a podúkoly. Přidejte přílohy, kontrolní seznamy a důležité informace, které pomohou pověřeným osobám splnit jejich povinnosti.
Pomocí zobrazení Pracovní vytížení můžete posoudit individuální kapacitu a dostupnost. Zobrazte a spravujte plán a milníky v zobrazení Gantt nebo Časová osa. ⏱️
Krok 4: Implementace
Jakmile budete připraveni, začněte realizovat plán reengineeringu procesů v malém měřítku. Dokumentujte a kontrolujte všechny činnosti a po každém milníku vyhodnoťte pokrok. Současně zavedete robustní kontroly projektu, abyste zajistili dodržování nákladů a harmonogramu.
Pokud vybrané KPI nevykazují významné zlepšení ve srovnání s výchozími hodnotami, vraťte se do fáze plánování, proveďte nové hodnocení a zkuste to znovu. Pokud výsledky hovoří ve prospěch nového procesu, postupně jej aplikujte v širším měřítku.
Poté proveďte měření a shromážděte zpětnou vazbu od zainteresovaných stran.
V ClickUp můžete nastavit sledovatelné cíle a automaticky měřit pokrok. Platforma nabízí mnoho dalších možností automatizace, jak vestavěných, tak přizpůsobených.
V ClickUp můžete spolupracovat se svým týmem v každé fázi procesu reengineeringu. Diskutujte o záležitostech v komentářích k úkolům nebo v chatu. Upravujte dokumenty a další soubory, prohlížejte změny v reálném čase a dostávejte o nich oznámení.
Vaši zaměstnanci mohou také sledovat čas v rámci aplikace, což usnadňuje postupy odměňování. 💸
Příklady reengineeringu obchodních procesů
Jedním z nejúčinnějších způsobů učení je příklad, proto se podívejme na dva slavné případy úspěšného BPR !
T-Mobile: Telekomunikace
Problém: Až do roku 2015 se zákaznická podpora společnosti T-Mobile skládala z agentů první linie a několika oddělení specializujících se na různé typy problémů. Z tohoto důvodu řešení problémů obvykle vyžadovalo několik přenosů hovoru. Tento proces zabíral hodně času a vedl k frustraci zákazníků.
Řešení: Po analýze procesu společnost T-mobile dospěla k závěru, že nejúčinnějším řešením bude vyškolit své pracovníky zákaznické podpory, aby byli schopni vyřídit všechny hovory od začátku do konce. Společnost sestavila mezifunkční týmy odborníků, které provedly školení zástupců. Společnost T-mobile také změnila své postupy hodnocení pracovníků a přešla na model založený na individuálním a týmovém výkonu.
Výsledek: Počet hovorů na jeden účet se snížil o 21 % a náklady na jeden hovor klesly. Udržení zákazníků dosáhlo historického maxima. Fluktuace zaměstnanců prudce poklesla. Společnost T-mobile dosáhla dosud nevídaného úspěchu.
Honeywell: Technologie a inženýrství
Problém: V 90. letech 20. století se společnost Honeywell snažila snížit počet vad ve výrobním procesu v jedné ze svých jednotek v Arizoně. Vyšetřování odhalilo, že dvěma hlavními problémy byla potřeba větší spolupráce mezi týmy a nedostatek pravomocí při rozhodování o záležitostech, které měly vliv na jejich práci.
Řešení: Společnost Honeywell zastavila veškeré činnosti a vytvořila nový integrovaný výrobní systém s kompletním systémem kontroly kvality. Zaměstnanci prošli školením. Byly sestaveny týmy s více dovednostmi, které měly za úkol zajistit výrobu produktů od začátku do konce. Stejně jako T-Mobile zavedla společnost model hodnocení založený na kvalitě a výkonu.
Výsledek: Proces trval tři roky, ale výsledky mluví samy za sebe. Společnost Honeywell zaznamenala 70% snížení počtu vad, 72% zkrácení cyklu výroby dílů a mnoho dalších doprovodných výhod.
Běžné výzvy a řešení v oblasti reengineeringu obchodních procesů
Reengineering obchodních procesů je obvykle dlouhý a složitý proces, který s sebou může přinášet mnoho problémů. Některé z nich se budeme zabývat níže:
Nedostatek podpory
Když manažer iniciuje změnu, často se setkává s odporem ze strany nadřízených. Přesvědčit je, aby přijali daný nápad, může být složité, i když je navrhovatel odborníkem na daný proces.
Získat podporu nadřízených a majitelů je jedna věc, ale přesvědčit zaměstnance v terénu, aby tyto změny implementovali, je úplně jiná věc. 🐟
I když finance nejsou problémem, změna stávajícího a známého modelu může být.
Možná řešení:
- Shromážděte co nejvíce důkazů, abyste dokázali, že vaše společnost bude mít z BPR prospěch.
- Nabídněte pobídky za účast
- Buďte trpěliví a vytrvalí.
- Změny provádějte postupně, aby byl přechod plynulejší.
Nedostatečná příprava
V přípravné fázi se může mnoho věcí pokazit.
Například pokud je tým odborníků zaujatý, může prosazovat agendu, která nemusí být pro společnost nutně nejlepší. Příliš mnoho lidí v týmu může způsobit zmatek, zatímco nedostatek členů týmu může vést k tomu, že nebudou schopni držet krok. Problémem může být také nedostatek znalostí nebo motivace.
Další častou překážkou je nesprávná analýza příčin. Bez pochopení skutečné příčiny neefektivnosti procesu se můžete dostat do situace, kdy se bude opakovat.
Možná řešení:
- Nepřispěchejte s přípravným procesem
- Sestavte tým profesionálů s různými dovednostmi.
- Shromažďujte zpětnou vazbu z různých úhlů pohledu a podporujte transparentnost.
Omezené zdroje
Nedostatek zdrojů je pravděpodobně nejčastějším problémem BPR a může vážně bránit jeho pokroku. Ať už jde o čas, peníze nebo pracovní sílu, aby se změna mohla uskutečnit, je nutné někde ušetřit.
To je možné pouze v případě, že se všichni zapojí a přípravy jsou provedeny s dostatečným předstihem.
Možná řešení:
- Mějte jasnou představu o množství času a úsilí potřebném pro BPR.
- Zaměřte se na výhody, které by měl nový proces přinést.
- Začněte plánovat včas
- Zlepšete své organizační a časové manažerské dovednosti.
Nepravidelná implementace
Takže jste se dostali do fáze implementace. Hurá! 🎉
Ještě není vše vyřešeno. Nový proces musíte provádět tak, aby se ujal. Pokud jej budete aplikovat nedostatečně a nekonzistentně, nebude úspěšný.
Dalším důležitým bodem je, že BPR není jednorázová událost. Jedná se o průběžný proces hloubkového zlepšování. Pokud neměříte účinnost své strategie reengineeringu obchodních procesů, kdo může říci, že je lepší než ta předchozí?
KPI mohou ukázat, že některé části nového přístupu nejsou optimální a je třeba je přehodnotit.
Možná řešení:
- Přijměte fakt, že práce nekončí zavedením nového procesu.
- Začněte v malém a zavádějte změny postupně.
- Neustále testujte a měřte
- Dohlížejte na přizpůsobení a v případě potřeby poskytněte dodatečnou podporu.
Prolomte zažité stereotypy a dosáhněte nové úrovně efektivity díky BPR
Díky zásadnímu přepracování pracovních postupů můžete zefektivnit provoz, snížit náklady a podpořit růst. Ačkoli je to náročné, potenciální dlouhodobé výhody BPR z něj činí užitečné úsilí pro každou společnost, která chce udržet náskok v dynamickém obchodním prostředí.
Pryč se starým, sem s novým! Vdechněte své organizaci nový život přijetím reengineeringu obchodních procesů. 🛫