Slyšeli jste už hodně o diagramu pracovního postupu, ale nemáte tušení, co to vlastně je?
Zmatek tímto končí. ✋
Na první pohled mohou diagramy pracovních postupů vypadat jako složité schémata, kterým se budete chtít za každou cenu vyhnout. Nebo si možná myslíte, že k pochopení diagramů pracovních postupů je třeba být zvláštním typem člověka.
Pokud však věnujete jen pár minut tomu, abyste se dozvěděli, proč jsou diagramy pracovních postupů tak užitečné pro týmy a organizace, je velká šance, že vás jejich vytváření nadchne.
Pokud chcete zvýšit svou produktivitu a vytvořit efektivnější systémy pracovních postupů, aby váš tým podával co nejlepší výkony, určitě si tento průvodce přidejte do záložek.
👉 Přečtěte si související článek Top 15 softwarů pro pracovní postupy (2024 recenzí), abyste se dozvěděli více.
Pojďme se na to podívat!
Co je diagram pracovního postupu?
Možná jste o nich slyšeli jako o procesních diagramech nebo dokonce mapování obchodních procesů. Ať tak či onak, základní myšlenka je stejná.
Diagramy pracovních postupů jsou navrženy jako vizuální plán procesu. Obvykle se vytvářejí, aby pomohly týmům nastínit a zlepšit jejich pracovní procesy. Například tým HR může potřebovat vytvořit diagram pracovního postupu, aby vylepšil svou strategii pro zaškolování nových zaměstnanců, zatímco oddělení IT managementu může diagram pracovního postupu použít ke zlepšení procesu prověřování dodavatelů.
Koncept diagramu pracovního postupu vytvořili na konci 19. století Henry Gantt a Frederick Winslow Taylor. Důvod ? Dlouho předtím, než se objevil diagramový software, průmyslové podniky využívaly management science k zefektivnění práce a zajištění vysoké kvality výstupů. Jak? Vytvořily procesní diagramy.
Krása procesních diagramů spočívá v tom, že nejenže nastiňují úkoly, které tvoří proces (jako seznam úkolů s počátkem a koncem), ale také vám pomáhají vizualizovat data, rozhodovací procesy a dokonce i klíčové milníky v daném procesu. Skvělé, že? A vizualizace je jen jednou z mnoha výhod.
Bonus: Šablony diagramů & software pro tvorbu diagramů!
Výhody používání diagramů pracovních postupů
Součástí přijetí diagramů pracovních postupů je seznámení se se všemi výhodami, které nabízejí. V podstatě jde o to, aby vedly ke zlepšení.
Zlepšete komunikaci v týmu
Pokud je něco, co týmy musí dělat, pak je to být na stejné vlně. Potřebují také co největší jasnost.
Diagramy pracovních postupů jsou pro týmy ideálním způsobem, jak spolupracovat na vizualizaci systémů, které jim pomohou dotáhnout jejich projekt do cíle. Díky tomu jsou procesy rychlejší a dochází k mnohem menšímu plýtvání zdroji. Pomáhá to také zmírnit nepříjemné překážky. ⌛
Odhalte úzká místa v procesech
Překvapení! Pravděpodobně máte ve svých strategiích více procesních překážek, problémových oblastí nebo konfliktů, které by bylo možné odstranit. Je však těžké to určit, pokud nemáte vizuální rozvržení, které vám pomůže problémové oblasti přesně identifikovat.
Čím více překážek odhalíte, tím více můžete vytvořit efektivních systémů, díky kterým váš tým podá nejlepší výkon. A kdo by to nechtěl?
Zaznamenejte své systémy
Říká se, že historie se opakuje, pokud se z ní nepoučíme. Totéž platí, když nedokumentujete, co v minulosti fungovalo.
Ať už je váš tým digitální agenturou, která se zabývá mnoha proměnlivými prvky a revizemi klientů, nebo jste softwarová společnost zabývající se nákladní dopravou, která používá opakovatelný systém k rychlému zavádění nástrojů SaaS, chcete zdokumentovat to, co vašemu týmu funguje.
Diagramy pracovních postupů jsou přístupným způsobem, jakým se každý člen vašeho týmu může rychle seznámit s procesy a úkoly ve společnosti. Nemluvě o tom, že stráví méně času běháním kolem, kladením otázek a řešením nejasností (ano, to se stává!).
👉 Podívejte se na tyto šablony pracovních postupů!
Zde je 5 příkladů diagramů pracovních postupů.
Ne všechny diagramy pracovních postupů jsou stejné. Pokud vás zajímá, jak vypadají, zde je přehled nejoblíbenějších, které můžete začít používat už dnes.
1. Diagram s plaveckými drahami
Představte si plavecký pruh v bazénu. Pak si představte obrys s úkoly a označte členy týmu odpovědné za tyto úkoly ve vertikálním uspořádání. To je to, čemu se říká diagram plaveckých drah.
Jedná se o užitečný diagram pracovního postupu, když se snažíte zjistit, kde dochází ke konfliktům mezi úkoly. Je to také spolehlivý způsob, jak zajistit odpovědnost členů týmu a stanovit vlastnictví klíčových úkolů v daném procesu.
2. Časový diagram
Tento diagram je přesně tím, co naznačuje jeho název: vizuálně znázorňuje posloupnost událostí v chronologickém pořadí. Časové diagramy vám pomohou získat přesnější přehled o rozsahu procesu.
Může vám pomoci zjistit, kam mizí váš čas a kde ho nejvíce ztrácíte. Procesy, které spotřebovávají mnoho zdrojů, včetně času, mohou těžit z použití diagramu časové osy. Tento diagram může být užitečný pro projektové manažery a ředitele skladových operací.
3. Agilní diagram pracovního postupu
Tento diagram vám umožní vizualizovat celý proces, který je nezbytný k vytvoření produktu nebo služby. Je to jeden z nejlepších diagramů, který vám umožní přehledně zobrazit všechny části vašeho procesu. Zvýrazňuje také, kdo z vašeho týmu je přidělen k jednotlivým úkolům.
Agilní diagramy jsou nejvhodnější pro složitější projekty. Technické týmy nebo koordinátoři akcí mohou agilní diagramy využívat k tomu, aby při organizování týmů a plnění termínů zůstali efektivní a vysoce produktivní.
Bonus: Software pro tvorbu diagramů UML!
4. Diagram pracovního postupu
Diagram pracovního postupu můžete použít k ilustraci vztahů mezi úkoly, které tvoří daný proces. Je skvělé standardizovat procesy, které používáte často. Například pokud pracujete v oddělení lidských zdrojů a potřebujete zdokumentovat proces přijímání a zaškolování nových zaměstnanců. Diagram může být jedním z nejlepších způsobů, jak tento proces zorganizovat a optimalizovat.
Diagram pracovního postupu je přehledný, což z něj činí ideální nástroj pro podporu rozhodování a vylepšení již zavedeného systému.
5. Diagram pracovního postupu s daty
Diagram pracovního postupu dat funguje nejlépe, když se snažíte vizualizovat tok dat v procesu, místo abyste pouze vypisovali úkoly potřebné k jeho dokončení od začátku do konce.
Odkud pocházejí data? Kam se dostanou po dokončení konkrétního úkolu? Jakým způsobem se datový bod dostává do konfliktu s bodem rozhodování? Na všechny tyto otázky budete moci snáze odpovědět, jakmile si vytvoříte datový diagram.
Datové diagramy jsou také skvělé pro znázornění toku dat v rámci týmů a pro zjištění, zda nedochází ke konfliktům při zpracování dat s sousedními týmy. Je to skvělý způsob, jak zmapovat systém, který již používáte, abyste jej mohli zefektivnit.
👉 Podívejte se na našeho průvodce příklady diagramů a šablonami!
Jak vytvořit svůj první diagram pracovního postupu
I když můžete k vytváření diagramů pracovních postupů použít tradiční analogovou metodu starého dobrého pera a papíru, máme pro vás radu: vynechte to. Mnohem lepší je použít k vytváření diagramů digitální nástroj.
Jsou sdílené, snadno upravitelné a můžete je uložit do svého notebooku, kde zůstanou navždy. Funkce Whiteboard od ClickUp vám poskytuje plátno, na kterém můžete snadno začít vytvářet a sdílet své diagramy pracovních postupů.
1. Seznamte se se symboly diagramů a grafů pracovních postupů
Diagramy pracovních postupů mají svou logiku. Jinými slovy, jsou sestaveny ze standardizovaných tvarů, kterým je přiřazen význam, takže všichni, kdo čtou diagram pracovního postupu, jsou na stejné vlně. Zde je stručný přehled:
- Šipka/čára: Používají se k označení směru a toku vašeho diagramu. Používají se také jako spojovací symboly, které propojují určité tvary/úkoly. ➡️
- Paralelogram: Můžete je použít k přesnému znázornění místa, kde se do procesu dostávají nová data. 📒
- Diamant: Tento tvar se používá k znázornění rozhodnutí ve vašem pracovním postupu, které je nezbytné pro přechod k dalšímu kroku. 🔶
- Obdélník: Obdélník můžete použít k symbolizaci jednoho kroku v diagramu pracovního postupu 🟪
- Válec: Chcete přidat data do svého pracovního postupu? K tomu slouží válec. 🔋
- Ovál: Označuje začátek a konec pracovního postupu. 🏉
Nyní, když jste se seznámili se symboly pracovního postupu, vám ukážeme, jak vybrat správný diagram.
2. Vyberte si diagram podle svého konečného cíle
Výběr správného diagramu pracovního postupu pro vás začíná s ohledem na konečný cíl. Například se rozhodněte, zda chcete:
- Vizualizujte nový proces pro připravovaný projekt
- Proveďte analýzu pracovního postupu, abyste identifikovali neefektivnosti ve starém systému.
- Optimalizujte využití všech svých zdrojů v průběhu celého procesu
- Stanovte očekávání týmu pro konkrétní pracovní postup a zlepšete způsob komunikace.
- Rozložte vysoce komplexní proces s množstvím různých úkolů, rozhodovacích bodů a dat.
Každý úkol pak lze naplánovat pomocí jiného typu pracovního postupu. Řekněme, že jste architektonická firma, která potřebuje optimalizovat proces přijímání nových klientů. V takovém případě by bylo vhodné vytvořit diagram mapování procesů (viz náš seznam výše).
Nyní jste si tedy vybrali diagram pracovního postupu, který vám bude vyhovovat. Bez správných nástrojů ho však nemůžete vytvořit. 🛠️
3. Zaregistrujte se na ClickUp (funkce Whiteboard je zdarma!) 👀 🙌
Pokud hledáte jeden z nejjednodušších způsobů, jak začít vytvářet diagramy pracovních postupů, ClickUp je tou správnou volbou.
Funkce Whiteboard obsahuje všechny nástroje, které potřebujete k vytvoření pracovních postupů, na kterých může váš tým spolupracovat a sdílet je podle potřeby.
Po registraci stačí přejít na + Zobrazit, posunout se dolů a kliknout na Whiteboard.
Uvidíte příjemné čisté plátno, na kterém můžete začít kreslit diagram podle svého výběru.
4. Vytvořte návrh na tabuli a pozvěte členy svého týmu
Diagramy pracovních postupů nemusíte vytvářet sami! Můžete pozvat členy svého týmu, aby spolupracovali a zapojili se do procesu.
Chcete-li to provést, přejděte do Nastavení prostoru, klikněte na Sdílení a oprávnění a budete moci přidat členy do svého prostoru. Jakmile připojíte členy svého týmu, můžete začít pracovat na svém diagramu v reálném čase.
Každý z vás bude moci vidět kurzory ostatních při vytváření tvarů a propojování úkolů.
5. Vytvořte si diagram pracovního postupu pomocí nástroje pro tvorbu tvarů
Od této chvíle je whiteboard vaší hračkou. Můžete vytvořit tolik diagramů pracovních postupů, kolik potřebujete, a uložit je, sdílet, ukázat v prezentaci nebo kdykoli podle potřeby upravit.
Můžete intuitivně vytvářet tvary, propojovat je a pomocí funkce Text je vhodně označovat. Pomocí nástroje pro nahrávání obrázků můžete dokonce nahrát své vlastní jedinečné tvary a obrázky.
Bonus: Příklady pracovních postupů v projektovém managementu!
Vytvářejte úžasné systémy pomocí diagramů pracovních postupů
Nejedná se sice o seznam všech možných diagramů pracovních postupů, které můžete použít, ale je to dobrý odrazový můstek do světa diagramů pracovních postupů.
Využijte je jako vodítko při příštím brainstormingu nebo týmové schůzce.
Diagramy pracovních postupů vám a vašemu týmu umožňují mít vše pod kontrolou a zajistit, že všichni budou na stejné vlně.
Jedná se o spolehlivý způsob, jak zlepšit komunikaci, odstranit překážky v procesech a efektivně dokumentovat vaše systémy.
Chcete-li se seznámit se všemi výhodami diagramu pracovního postupu, stačí si vybrat ten nejvhodnější na základě vašeho konečného cíle. Až budete připraveni sestavit svůj diagram, začněte s funkcí Whiteboard od ClickUp zdarma zde!