Procesní mapa je při řízení projektů neuvěřitelně užitečným nástrojem. 💡
Pomůže vám rozložit složité úkoly a procesy na snadno srozumitelné vizuální prvky. S procesní mapou budete mít méně potíží s identifikací oblastí, které je třeba zlepšit, a potenciálních úzkých míst v daném projektu.
K vytvoření procesních map lze použít celou řadu nástrojů, včetně ClickUp, Excel nebo dokonce Word. 💻
Dobrá zpráva?
Při vytváření procesní mapy, která je vizuálně přitažlivá, sdíletelná a editovatelná, už nikdy nemusíte začínat od nuly. V tomto článku vám přinášíme přehled 10 šablon procesních map, které vám pomohou začít s mapováním vašich procesů.
Co je šablona pro mapování procesů?
Šablona procesní mapy je diagram, který vizualizuje proces a podrobně popisuje jednotlivé kroky zahrnuté v úkolu. Je navržena tak, aby pomohla projektovým manažerům – v jakékoli funkci – identifikovat oblasti zlepšení a potenciální úzká místa v pracovních postupech jejich projektů.
Co dělá šablonu pro mapování procesů dobrou?
Dobrá šablona pro mapování procesů je přesně tím, co od ní očekáváte – jasným, stručným a vizuálně přehledným způsobem, jak zobrazit pracovní postupy vašich týmů. Měla by být snadno čitelná a srozumitelná a obsahovat všechny informace potřebné k realizaci projektu od začátku do konce.
Skvělá šablona používá symboly pro mapování procesů, šipky a rámečky k znázornění jednotlivých kroků od začátku do konce. Mapy procesů je třeba optimalizovat pro konkrétní případ použití.
Jako manažer budete například pravděpodobně chtít použít mapu procesů typu swimlane, abyste vizualizovali, kdo z vašeho týmu je zodpovědný za každý krok v procesu. 🏊
Na druhou stranu, vytvoření procesní mapy ve formě vývojového diagramu – doplněné symboly pro mapování procesů – vám pomůže vizualizovat všechny kroky v procesu, který řeší konkrétní problém.
Jak vytvořit mapu procesů
Vytvoření mapy procesů začíná stanovením rozsahu projektu. To zahrnuje určení cílů projektu a klíčových úkolů, důležitých zúčastněných stran a úkolů, které je třeba splnit. 📝
Dalším krokem je rozdělit každý úkol na menší kroky a analyzovat, které kroky jsou propojené a jakým způsobem. Poté použijte nástroj pro mapování procesů k vytvoření mapy.
ClickUp obsahuje integrované nástroje, které poskytují tvary, štítky a šipky, které pomáhají vizualizovat tok úkolů a ilustrovat souvislosti mezi úkoly. Do šablony pro mapování podnikových procesů můžete také přidávat barvy a štítky.
Jak na to?
Vytvoření mapy procesů pomocí ClickUp Mind Maps je snadné a intuitivní. Nejprve vyberte + Zobrazit v horní části pracovního prostoru ClickUp a klikněte na ikonu pro vytvoření nové myšlenkové mapy.
Odtud si vyberete mezi dvěma možnostmi: režimem úkolů nebo prázdným režimem.
Režim úkolů
Tento režim zobrazuje všechny úkoly ve vaší myšlenkové mapě. Usnadňuje to přeskupování pracovního prostoru, protože umožňuje přetahování větví pro úpravu uzlů.
Můžete také vytvářet, upravovat a mazat úkoly podle potřeby. Pokud jde o mapování obchodních procesů, režim úkolů pomáhá identifikovat úzká místa, klíčové kroky a všechny úkoly, na kterých se podílí více členů týmu pracujících ve vašem oddělení.
Prázdný režim
Pokud dáváte přednost práci v prázdném režimu, můžete vytvářet myšlenkové mapy s odpojenými uzly. V prázdném režimu můžete vytvořit libovolný počet uzlů a poté je snadno převést na úkoly v seznamu podle vašeho výběru.
Poté začněte s hlavním režimem a klikněte na + Úkol, abyste mohli začít vytvářet svou myšlenkovou mapu. Přidejte název pro každý úkol a stiskněte klávesu Enter, abyste jej vytvořili.
Při přidávání větví a uzlů můžete použít barevné kódování, abyste přesně ilustrovali každý krok. Až budete hotovi, můžete svou mapu procesů snadno uložit a sdílet s ostatními členy týmu.
10 šablon procesních map pro nastínění vašeho dalšího projektu
Podívejte se – milujeme podrobné procesní mapy. A také milujeme šablony, které vám pomohou sledovat celý proces. A při mapování procesního diagramu vašeho příštího projektu máte na výběr z mnoha možností.
Proto jsme shromáždili 10 nejlepších šablon procesních map, které stojí za zvážení, včetně různých případů použití pro každou z nich.
1. Šablona procesní mapy ClickUp pro bílou tabuli
Šablona ClickUp Process Map Whiteboard je skvělým zdrojem pro projektové manažery i kreativce. Šablona procesní mapy jim pomáhá jasně vizualizovat tok úkolů v každé fázi procesu. Tímto způsobem odhalíte nejdůležitější činnosti v každé fázi, takže můžete upřednostnit úkoly, které vás posunou vpřed.
Jedná se o šablonu vhodnou pro začátečníky. S ClickUp Whiteboards můžete procesní mapu podle potřeby doplňovat nebo upravovat. Namísto přepínání mezi nástroji pro vytvoření sdílené procesní mapy můžete použít tuto šablonu k vytvoření procesní mapy, jejímu uložení a snadnému sdílení s týmem.
Šablona obsahuje barevný, vizuálně přehledný sloupcový formát a je optimalizována pro sledování průběhu projektu. Obsahuje také štítky pro každou fázi procesu, včetně cílů, aktivit a akčních položek.
Obsahuje dva stavy, jedno vlastní pole a tři typy zobrazení, takže máte k dispozici velkou flexibilitu.
2. Šablona diagramu procesů ClickUp
Funkční diagram je zjednodušená vizualizace toho, jak probíhají obchodní procesy. Obvykle se označuje určitými tvary, štítky a spojovacími čarami od začátku do konce ve vašich procesních mapách.
Tato šablona diagramu procesní mapy ClickUp je skvělá pro pochopení logického sledu úkolů nebo procesů. Pomáhá vám rozdělit velké projekty na menší, lépe zvládnutelné části. Po dokončení vám tato šablona procesní mapy usnadní přeskupení a optimalizaci, protože vizualizuje projekt od začátku do konce.
Tato šablona je obzvláště užitečná pro vizualizaci složitých diagramů pracovních postupů a lze ji přizpůsobit barvami, tvary, popisky a čarami tak, aby vyhovovala potřebám jakéhokoli projektu.
Díky dvěma stavům a dvěma typům zobrazení nemusíte začínat s vytvářením vývojového diagramu od nuly.
3. Šablona mapy procesů ClickUp PDCA
Plánujte, provádějte, kontrolujte a jednejte. To jsou čtyři fáze šablony procesní mapy PDCA. S její pomocí se projekty snáze realizují, což výrazně usnadňuje obchodní procesy.
Podrobná mapa procesů je sestavena kolem každé ze čtyř fází, takže úkoly v nich jsou lépe zvládnutelné. Jakmile rozdělíte a kategorizujete své úkoly, bude mnohem snazší určit, které úkoly jsou nejdůležitější.
Procesní mapa PDCA je skvělý způsob, jak posunout mapování procesů o úroveň výš, protože vám poskytuje jiný pohled na celý projekt. Pokud vedete tým a potřebujete snadno srozumitelný vizuální nástroj, použijte procesní mapu PDCA.
Při řízení projektu je třeba zvládnout spoustu úkolů – to není žádné překvapení. Je však užitečné si uvědomit, že mapování procesů rozděluje celý projekt na malé, zvládnutelné části. Kdo by neměl rád jednoduchost?
4. Šablona úkolu pro mapování procesů ClickUp
Pomocí mapování procesů standardizujete opakující se úkoly, které jsou nezbytné pro chod vaší firmy. Tato šablona úkolů pro mapování procesů ClickUp je ideální pro ty, kteří chtějí rozdělit a sledovat jednotlivé úkoly zahrnuté v jakémkoli procesu. Obsahuje přizpůsobitelné sloupce, jako jsou Čas, Zdroje a Náklady.
Tímto způsobem můžete přesně měřit čas, náklady a zdroje spojené s každým úkolem. Každý úkol lze navíc přiřadit konkrétnímu členovi týmu, což usnadňuje sledování a správu složitých projektů.
Jednou z velkých výhod mapování procesů je, že získáte nejen jasný přehled o úkolech a fázích projektu, ale také o tom, kdo je za co zodpovědný. Použití této šablony pro mapování procesů ClickUp zvyšuje přehlednost odpovědností v rámci projektu.
Většinou je sledování těchto povinností bez sdíleného rozdělení s týmem velmi obtížné. Poskytněte tedy svému týmu (a sobě) více informací o vašem procesním diagramu, abyste mohli lépe definovat svůj aktuální proces.
5. Šablona úkolů ClickUp Simple Process Map
Představte si, že máte k dispozici přehlednou mapu, která zobrazuje tok činností v jednotlivých fázích konkrétního procesu. Právě proto můžete snadno vytvořit mapu procesů pomocí nástroje Simple Process Map od ClickUp.
Projektoví manažeři používají šablonu procesní mapy k rozdělení složitých úkolů projektu na jednoduché, snadno sledovatelné kroky. Pomáhá identifikovat oblasti ve vašem aktuálním procesu, kde lze pracovní postupy zefektivnit.
Například vaše procesní mapa na vysoké úrovni by mohla pomoci omezit úkoly, aby se projekt vešel do rozpočtu, a najít oblasti logistického zlepšení.
Stejně jako u ostatních šablon ClickUp můžete přiřazovat úkoly členům týmu, sledovat pokrok a měřit úspěch, aniž byste museli začínat od nuly s technikami mapování procesů.
6. Šablona mapy procesů ClickUp Swimlane
Jak jsme již dříve zmínili, procesní mapy typu swimlane jsou vynikajícím nástrojem pro řízení projektů. A šablona procesní mapy ClickUp Swimlane je nezbytností, pokud chcete označit, kdo je zodpovědný za určité úkoly ve vašem pracovním postupu.
Tato šablona slouží k tomu, aby každý zůstal ve své „koleji“, takže procesní tok zobrazuje dílčí úkoly a události, které spadají do jejich konkrétních kolejí. Použití takovéto šablony pro mapování obchodních procesů je skvělé pro složité procesy, které je třeba zjednodušit.
Máte obavy, že jednomu členovi týmu přidělíte příliš mnoho odpovědnosti a zdroje nebudou rozděleny rovnoměrně? Procesní mapa s plaveckými drahami vám pomůže vizuálně přerozdělit odpovědnost podle vašeho uvážení.
Je to skvělá šablona pro ty, kteří chtějí zahájit proces swimlane, a obsahuje dva stavy a typy zobrazení.
7. Šablona jednoduché myšlenkové mapy ClickUp
Začínáte nový projekt? Nezapomeňte na brainstorming! Použijte šablonu ClickUp Simple Mind Map Template, abyste si snadno mohli zapisovat poznámky a nápady, které vás napadnou. Brainstormujte tyto nápady společně, aby projekty nevznikaly ve vakuu.
Díky dvěma stavům a třem typům zobrazení vám tato šablona myšlenkové mapy usnadní vytváření uzlů, propojování nápadů a přeskupování procesů řízení pracovních postupů, dokud nenajdete řešení, které funguje.
8. Šablona procesu Excel pro základní vývojový diagram
Když všechno ostatní selže, vždy se můžete obrátit na Excel. Je těžké odhadnout, co všechno s ním lze dokázat, včetně vytváření procesních map, které vám pomohou eliminovat opakující se úkoly nebo zavést nové s dobře zmapovaným referenčním bodem.
Díky této šabloně procesní mapy v Excelu už nebudete muset procesy neustále vysvětlovat, a ušetříte tak čas. ⌛
Díky intuitivnímu rozhraní a možnosti snadného vytváření a formátování tabulek vám šablona Excelu umožňuje efektivně mapovat procesy rychle a pouhými několika kliknutími. Šablona nabízí různé tvary, čáry a šipky k označení toku procesu.
Ačkoli existuje mnoho alternativ k Excelu, některé z jeho šablon mohou být dobrým výchozím bodem.
9. Šablona mapy procesů pro zlepšení podnikání Slide Team PowerPoint
Věděli jste, že existuje spousta šablon procesních map, které lze použít také k vytváření prezentací v PowerPointu? Šablona procesní mapy v PowerPointu zjednodušuje proces vytváření efektivní a vizuálně poutavé prezentace o zlepšování obchodních procesů pouhými několika úpravami.
Používá intuitivní ikony, tvary a šipky k ilustraci jednotlivých kroků analýzy procesů, jako jsou definice, měření, analýza, zlepšení a kontrola. To poskytuje snadno srozumitelné vizuální znázornění.
Z pokročilých procesních map v tomto seznamu obsahuje knihovnu předdefinovaných obrázků a vlastních prvků, které slouží k ozdobení snímků a dodávají jim ještě profesionálnější vzhled.
10. Šablona procesní mapy TemplateLab Swim Lane
TemplateLab nabízí skvělou šablonu mapy procesů Swimlane, kterou lze použít v aplikacích Microsoft Word nebo PowerPoint.
Díky nim budete schopni identifikovat potenciální oblasti pro zlepšení, jako je eliminace plýtvání, zvýšení efektivity a snížení nákladů. Tato šablona s plaveckými drahami je skvělá pro vizualizaci a sledování metrik výkonnosti, zajištění spokojenosti zákazníků a zlepšení celkové výkonnosti procesů.
Jakmile najdete složitější kroky v procesu, mapa procesů vám pomůže je zjednodušit nebo dokonce eliminovat, aby byl systém přehlednější.
Bonus: Mapování procesů pomocí umělé inteligence!
Šablony jsou jen špičkou ledovce procesního mapování
Procesní mapy poskytují praktický vizuální přehled pro týmy, které chtějí zůstat organizované a zároveň vytvářet procesy a pracovat efektivně. Šablony procesních map jsou však pouze špičkou ledovce, pokud jde o nástroje, které pomáhají zefektivnit jakýkoli projekt od začátku do konce.
Díky automatizacím, přizpůsobitelným pracovním prostorům, přiřaditelným úkolům, sledování času a dalším funkcím diagramů pracovních postupů v ClickUp můžete mnohem hladčeji spravovat složité procesy nebo různé projekty v rámci svého týmu.
Pokud chcete více příkladů, navštivte Centrum šablon ClickUp, kde najdete stovky možností, které vám usnadní a zintuitivnější způsob, jak začít s vašimi projekty. Možnosti jsou neomezené!