V průměru zaměstnanec promarní 26 % svého pracovního dne administrativními úkoly nebo kvůli zastaralým obchodním procesům.
Neefektivní obchodní operace a nejasné odpovědnosti mohou rychle snížit produktivitu a morálku. Právě zde přicházejí na řadu pracovní postupy.
Ať už řídíte projekt, zaškolujete nové zaměstnance nebo provádíte marketingovou kampaň, dobře naplánovaný pracovní postup organizuje, zpřehledňuje a zefektivňuje práci vašeho týmu.
V této příručce prozkoumáme vše, co potřebujete vědět o pracovních postupech: co to je, jak je vytvořit a příklady pracovních postupů z praxe z různých oddělení. Ukážeme vám také, jak překonat běžné výzvy při implementaci pracovních postupů.
Na konci budete mít k dispozici nástroje a strategie pro vytváření pracovních postupů, díky nimž bude váš tým fungovat jako dobře namazaný stroj. 😍
Jdeme na to! 🙂🚗
Co je to pracovní postup?
Pracovní postup je série opakovatelných procesních kroků navržených k dosažení konkrétního výsledku. Představte si jej jako páteř každého procesu – je to způsob, jakým se úkoly, informace nebo zdroje přesouvají z jednoho kroku do druhého. Pracovní postupy vnášejí do chaosu strukturu tím, že zajišťují, aby každý věděl, co má dělat, kdy to má udělat a kdo za to odpovídá.
Představte si například proces zapracování nového zaměstnance. Od zaslání nabídky zaměstnání přes přípravu pracovní stanice až po naplánování prvního školení – každý krok je součástí pracovního postupu.
Součásti pracovního postupu
Každý pracovní postup má pět odlišných částí:
- Úkoly: Konkrétní akce nebo kroky, které je třeba dokončit.
- Zainteresované strany: Osoby odpovědné za jednotlivé úkoly
- Zdroje: Nástroje, data nebo informace potřebné k dokončení úkolů
- Sekvence: Logické pořadí, ve kterém se úkoly provádějí.
- Pravidla: Podmínky nebo spouštěče, které řídí pracovní postup
Typy pracovních postupů
Existují čtyři hlavní druhy pracovních postupů:
- Sekvenční pracovní postupy: V takových pracovních postupech jsou úkoly dokončovány v přísném lineárním pořadí.
- Paralelní pracovní postupy: Tyto pracovní postupy umožňují provádět více úkolů současně.
- Pracovní postupy stavového stroje: V tomto typu pracovního postupu se úkoly provádějí na základě aktuálního „stavu“ nebo podmínky.
- Pracovní postupy řízené pravidly: Jedná se o automatizované pracovní postupy, kde jsou akce spouštěny podle konkrétních pravidel nebo logiky.
Případy použití pracovních postupů
Každé oddělení v organizaci využívá pro své vlastní procesy specifické pracovní postupy. Některé běžné příklady použití pracovních postupů jsou následující:
- Pracovní postupy v oblasti řízení projektů zefektivňují přidělování úkolů, zajišťují soulad mezi týmy a zúčastněnými stranami, garantují dodržování termínů a poskytují jasnou cestu od zahájení projektu až po jeho dokončení.
- Pracovní postupy zákaznické podpory automatizují směrování, eskalaci a řešení ticketů, aby se zkrátila doba odezvy a zvýšila spokojenost zákazníků.
- Marketingové pracovní postupy standardizují marketingové kampaně a další aktivity, od nápadu po realizaci, a zajišťují, že nic nebude opomenuto.
- IT pracovní postupy efektivně spravují žádosti o podporu, aktualizace systému a reakce na incidenty.
- Pracovní postupy vývoje produktů pomáhají koordinovat úsilí napříč týmy, sledovat milníky a zajistit hladký přechod mezi návrhem, vývojem a kontrolou kvality.
- Pracovní postupy v oblasti lidských zdrojů pokrývají celý životní cyklus zaměstnance od náboru až po výstupní pohovory a zajišťují konzistentnost a soulad s předpisy v procesech HR.
Další informace: Automatizace pracovních postupů: Automatizujte pracovní postupy a zvyšte produktivitu
16 příkladů pracovních postupů pro různé týmy
Začněme od základů – co je to správa pracovních postupů?
Správa pracovních postupů je proces mapování pořadí akcí, které musíte provést, abyste dosáhli cíle nebo dokončili větší úkol. V tomto obchodním procesu můžete také identifikovat akce, které lze automatizovat pomocí nástroje pro správu pracovních postupů.
Tím se zjemní nebo zabrání zpožděním mezi jednotlivými kroky vašeho procesu, aby byl váš pracovní postup co nejproduktivnější. Tak proaktivní! 👏
Tyto diagramy a příklady pracovních postupů vám poskytnou představu o tom, jak různé týmy promýšlejí své procesy, jaké platformy používají k optimalizaci těchto obchodních procesů a jak vytvořit vlastní pracovní postup. 💯
Příklady pracovních postupů pro týmy lidských zdrojů
1. Pracovní postup při náboru zaměstnanců
Když najdete ideálního kandidáta, chcete ho co nejrychleji přivítat v týmu.
Zefektivněný náborový proces je nezbytný pro hladký a organizovaný průběh této transformace. Zároveň kandidátům ukazuje, že vaše společnost má vše pod kontrolou a že váš zájem o ně je upřímný.
Navíc plynulý pracovní postup je tajemstvím toho, jak zajistit, aby správní potenciální zákazníci našli vaše příležitosti a žádný kandidát nepropadl sítem.
Díky automatizaci rutinních úkolů v rámci náborového procesu se váš tým pro nábor talentů může soustředit na to nejdůležitější – dovednosti, hodnoty a pravděpodobnost úspěchu kandidáta v dané pozici. Zde je příklad, jak to vypadá ve společnosti ClickUp. 👉
- Náborový manažer identifikuje potřebu a stanoví požadavky na pracovní pozici.
- Náborový manažer vytvoří příslušný popis pracovní pozice a zašle jej náborovému týmu.
- Člen náborového týmu vytvoří úkol pro volnou pozici a přidá jej do seznamu v ClickUp, který je organizován podle oddělení a seřazen podle priority.
- Člen náborového týmu vytvoří pracovní inzerát s odkazem na formulář ClickUp.
- Pozice je zveřejněna na webových stránkách společnosti, sociálních médiích a pracovních portálech.
- Kandidát se uchází o práci prostřednictvím jednoho z těchto inzerátů a informace z formuláře se automaticky stanou úkolem pro náborový tým, který je zkontroluje.
- Pokud uchazeč splňuje všechna kritéria náborového manažera, je domluveno první pohovor.
- Pokud ne, je uchazeči zaslán zdvořilý e-mail s odmítnutím.
💡Tip pro profesionály: Šablona akčního plánu náboru společnosti ClickUp může zjednodušit a zefektivnit váš náborový proces. Obsahuje podrobného průvodce, který týmům pomáhá nastínit náborový proces od začátku do konce, včetně zveřejnění pracovního inzerátu, prověření životopisů, naplánování pohovorů a postupů při nabídce zaměstnání.
2. Pracovní postup pro zaškolení nových zaměstnanců
Přilákání špičkových talentů do vaší společnosti vyžaduje pečlivé promyšlení a úsilí, ale získání ideálního kandidáta je jen polovina úspěchu.
Proces zapracování je první zkušeností nového zaměstnance a udává tón toho, jak bude podle něj společnost s ním v budoucnu zacházet.
Proces zapracování nového zaměstnance není jen den strávený o samotě čtením příručky nebo podepisováním hromady papírů, ale také důležitý první dojem. Berte to jako příležitost předvést nadšení a schopnosti vaší společnosti:
- Pomozte zaměstnancům růst
- Podporujte zdravé fyzické a duševní zdraví
- Nabídka podpory
- Usnadněte hladký přechod k novému týmu
- Zapojte se do diskuzí o důležitých tématech
A mnohem více!
Zaškolení nových zaměstnanců by mělo být co nejinformativnější, nejzajímavější a nejefektivnější, což vyžaduje dobře naplánovanou analýzu pracovních postupů, aby každý nový zaměstnanec mohl začít správným způsobem. Než bude nabídka zaslána, zde je příklad toho, jak by mohl vypadat proces před zaškolením v ClickUp:
- Uchazeč podá přihlášku ClickUp na volnou pozici.
- Formulář přesměruje na seznam potenciálních kandidátů v ClickUp k posouzení.
- Formulář se převede na úkol se stavem PŘIJATO.
- Po dokončení pohovoru se úkol uchazeče přesune do stavu NOVÝ ZAMĚSTNANEC, což spustí vytvoření nového úkolu, který převezme tým ClickUp pro zaškolování nových zaměstnanců.
Věřte tomu nebo ne, proces zapracování nového zaměstnance začíná ještě předtím, než je mu nabídnuta pracovní pozice – začíná při prvním kontaktu. Aplikace pro pracovní postupy jsou zásadní pro sledování komunikace, aktualizací a dalších kroků v průběhu celého procesu zapracování.
V ClickUp vyvolávají změny stavu vlastního úkolu novou sadu automatizací úkolů, které odstraňují manuální práci z agendy onboardovacího týmu.
- Ve stavu HIRED se zobrazí komentář pro školitele pro zaškolování nových zaměstnanců a manažera pro nábor, aby se mohli spojit.
- Ve stavu PODPISANÁ NABÍDKA obdrží nový zaměstnanec automatický uvítací e-mail s informacemi, které mu pomohou připravit se na první den v práci.
- Ve stavu VYBAVENÍ se v rámci úkolu vyplní kontrolní seznam spotřebního materiálu pro veškeré potřebné pracovní vybavení. Jakmile jsou všechny položky označeny jako splněné, další automatizace přesune stav úkolu do KONTROLY.
- Ve stavu REVIEW bude školitel pro zaškolování nových zaměstnanců vědět, že všechny úkoly před nástupem do zaměstnání jsou splněny.
- Ve stavu DIRECTORY zůstane úkol nového zaměstnance v seznamu adresáře po zbytek jeho zaměstnání v ClickUp.
Líbí se vám, co tu vidíte? Podívejte se na náš blog, kde najdete další podrobnosti o tom, jak tým ClickUp Onboarding používá ClickUp. 💜
💡Tip pro profesionály: Šablona ClickUp pro zaškolení nových zaměstnanců je předem připravená šablona, kterou lze použít k zefektivnění procesu zaškolení nových zaměstnanců. Tato šablona poskytuje podrobného průvodce pokrývajícího všechny aspekty procesu zaškolení, včetně personálních dokumentů, firemních zásad a postupů, harmonogramů školení a dalších.
Příklady pracovních postupů v oblasti marketingu a CRM
3. Pracovní postup pro zapojení zákazníků
Proces zapracování nových zákazníků je stejně důležitý jako procesy týkající se vašich zaměstnanců.
Nerovnoměrný pracovní postup při zapojování zákazníků může být překážkou, která brání vašim zákazníkům plně se ponořit do vašeho produktu, zejména pokud vyžaduje další vzdělávací nástroje, aby jej mohli plně integrovat do svého týmu.
Takto Belén Papa, analytička digitálního marketingu ve společnosti Flokzu, využívá automatizaci pracovních postupů k optimalizaci pracovního postupu při přijímání nových zákazníků:
V závislosti na vašem pracovním postupu můžete automatizovat připomenutí, e-maily a zprávy. Při registraci nového zákazníka můžete do systému zadat všechny jeho údaje: zemi, jazyk, společnost atd. S Flokzu tyto informace také přeměníme na cenné metriky a statistiky.
Pracovní postup začíná registrací nového zákazníka. Můžete nastavit automatický personalizovaný e-mail, ve kterém zákazníka přivítáte a pozvete ho na první schůzku s manažerem pro úspěch zákazníků. Během této první schůzky stanovíte společné cíle a plány, abyste zákazníkovi ukázali, jak službu co nejlépe využít.
Od tohoto okamžiku se CSM stává partnerem v úspěchu zákazníků a přidělí klienta výkonnému pracovníkovi, aby pokračoval v procesu.
S Flokzu může výkonný ředitel nastavit automatické připomenutí s termíny splnění, aby bylo možné sledovat a zajistit dosažení všech cílů. Jakmile proces zapracování skončí a klient je stabilní, můžete automaticky informovat generálního ředitele a provozního ředitele.
V závislosti na vašem pracovním postupu můžete automatizovat připomenutí, e-maily a zprávy. Při registraci nového zákazníka můžete do systému zadat všechny jeho údaje: zemi, jazyk, společnost atd. S Flokzu tyto informace také přeměníme na cenné metriky a statistiky.
Pracovní postup začíná registrací nového zákazníka. Můžete nastavit automatický personalizovaný e-mail, ve kterém zákazníka přivítáte a pozvete ho na první schůzku s manažerem pro úspěch zákazníků. Během této první schůzky stanovíte společné cíle a plány, abyste zákazníkovi ukázali, jak službu co nejlépe využít.
Od tohoto okamžiku se CSM stává partnerem v úspěchu zákazníků a přidělí klienta výkonnému pracovníkovi, aby pokračoval v procesu.
S Flokzu může výkonný ředitel nastavit automatické připomenutí s termíny splnění, aby bylo možné sledovat a zajistit dosažení všech cílů. Jakmile proces zapracování skončí a klient je stabilní, můžete automaticky informovat generálního ředitele a provozního ředitele.
💡Tip pro profesionály: Použijte šablonu ClickUp pro zapojení zákazníků a vytvořte efektivní a konzistentní zážitek pro zákazníky. Šablona umožňuje firmám přizpůsobit proces zapojení zákazníků podle jejich konkrétních potřeb a požadavků, čímž zajistí, že zákazníci obdrží potřebné informace a podporu.
4. Pracovní postup e-mailové kampaně
Frfr, e-mailové kampaně jsou náročné. 🥵
Dobře provedená e-mailová kampaň však může vašemu podnikání přinést mnoho nové pozornosti a příjmů. Navíc je to také skvělý a osobnější způsob, jak oslovit předplatitele nebo zákazníky, které chcete přivést dále do nákupního procesu.
Pokud jste ještě nenastoupili do vlaku e-mailových pracovních postupů, je čas to napravit. 🚂
Kromě zákaznických vztahů v e-mailovém marketingu by vám pracovní postupy e-mailových kampaní měly pomoci ušetřit čas, spravovat zákazníky napříč více kanály a být přizpůsobeny cílům každé kampaně.
Řekněme, že se nový uživatel právě přihlásil k odběru vašeho blogu. Pracovní postup uvítací e-mailové kampaně vám pomůže navázat kontakt s tímto novým odběratelem, posunout váš vztah o krok dál a nasměrovat ho k obsahu vašeho blogu, který se mu pravděpodobně bude líbit.
Zde je příklad, jak by takový pracovní postup mohl vypadat:
- Nový odběratel se připojí k vašemu e-mailovému seznamu
- Předem připravený uvítací e-mail je odeslán tomuto odběrateli.
- Po dvou dnech zkontrolujte, zda někdo klikl na některý z odkazů ve vašem uvítacím e-mailu.
- Zašlete další e-mail s obsahem přizpůsobeným jejich zájmům na základě odkazů, na které klikli.
5. Pracovní postup pro tvorbu obsahu
Vytváření poutavého obsahu vyžaduje zapojení více zúčastněných stran a jasnou komunikaci.
Tento pracovní postup zajišťuje, že každý obsah prochází fázemi nápisu, tvorby, úprav a publikování bez překážek. Pomáhá týmům dodávat vysoce kvalitní obsah včas.
Příklad v ClickUp:
- Obsahový brief se odesílá pomocí formuláře a je přiřazen autorovi.
- Autor vytvoří návrh a předloží jej ke kontrole.
- Editor poskytuje zpětnou vazbu přímo v dokumentu pomocí ClickUp Docs.
- Obsah je naplánován k publikování a sledován v kalendáři ClickUp.
6. Pracovní postup pro obsahový marketing
Pracovní postup, který mi je velmi drahý. 💓
Vytváření vysoce kvalitního obsahu je klíčové pro etablování vaší značky jako lídra ve vašem odvětví. Přiláká nové potenciální zákazníky, dále posílí důvěru stávajících zákazníků a poskytne další příležitost k propagaci vašich produktů a služeb.
Není žádným překvapením, že v ClickUp používáme ClickUp k vytvoření jasného a funkčního pracovního postupu pro obsahový marketing, abychom mohli pravidelně publikovat co nejvíce obsahu. Existuje však více než jeden způsob, jak mohou různé týmy dosáhnout svých jedinečných cílů v oblasti obsahu.
Takto Kashyap Trivedi, Growth Marketer ve společnosti Salesmate, vytvořil a implementoval svůj pracovní postup pro obsahový marketing:
K řízení toku obsahu pro náš marketingový tým používáme nástroj Pipeline Management (Kanban) od Salesmate. V zásadě jsme celý proces tvorby obsahu rozdělili na řadu kroků a přeměnili jej na pipeline.
Jakmile je obchod (karta obsahu) přesunut do další fáze, příslušným osobám je pomocí automatizace pracovních postupů Salesmate přidělen další úkol.
K řízení toku obsahu pro náš marketingový tým používáme nástroj Pipeline Management (Kanban) od Salesmate. V zásadě jsme celý proces tvorby obsahu rozdělili na řadu kroků a přeměnili jej na pipeline.
Jakmile je obchod (karta obsahu) přesunut do další fáze, příslušným osobám je pomocí automatizace pracovních postupů Salesmate přidělen další úkol.
Chcete se dozvědět více o různých pracovních postupech v oblasti content marketingu a podívat se, jak přizpůsobujeme procesy našeho blogu v ClickUp?
Stačí se podívat na tento seminář z naší konference o produktivitě LevelUp! Seznamte se s osvědčenými postupy a nástroji, které ClickUp nabízí pro správu různých částí pracovního postupu webového designu, jako jsou autoři, designéři a vývojáři.
💡Tip pro profesionály: Marketingové týmy mohou využít šablonu kalendáře obsahu ClickUp k vytváření a správě své strategie obsahového marketingu. Tato šablona pomáhá týmům plánovat a organizovat tvorbu, publikování a propagaci obsahu, aby mohly plnit své cíle v oblasti obsahového marketingu.
7. Pracovní postup schvalování návrhů
Zajistit, aby každý design, text, marketing a výběr produktu odpovídal vaší značce, je práce na plný úvazek, která vyžaduje plné nasazení.
Stejně jako jakékoli požadavky personálního oddělení nebo návrhy na občerstvení v jídelně, i všechny návrhy musí projít pevně stanoveným schvalovacím procesem, než dostanou zelenou. 🚦
Tento proces návrhu může vypadat například takto:
- Žádost o návrh se podává s obecnou představou a možným návrhem plánovaného designu.
- Návrhový koncept nebo maketa je schválena.
- Návrhář obdrží požadavek a vytvoří obrázek nebo grafiku na základě schváleného konceptu.
- Návrh je zkontrolován manažerem a buď schválen, nebo vrácen s konkrétními poznámkami k drobným úpravám.
Příklady pracovních postupů v podnikání
8. Pracovní postup při zadávání veřejných zakázek
Řízení nákupu zahrnuje koordinaci s dodavateli, sledování objednávek a zajištění včasného dodání.
Tento pracovní postup zajišťuje organizaci a efektivitu každého kroku procesu nákupu, čímž snižuje zpoždění a chyby.
Příklad v ClickUp:
- Vedoucí oddělení podá žádost o nákup prostřednictvím formuláře.
- Žádost je posouzena a schválena finančním týmem.
- Je vytvořena objednávka a přiřazena týmu nákupu.
- Stav objednávky je sledován v zobrazení tabule ClickUp až do dokončení.
9. Pracovní postup pro žádosti o dovolenou
I když pracujete pro moderní startup s neomezeným počtem dnů dovolené a volného času, budete potřebovat schválení žádosti od manažera.
Efektivní pracovní postup pro žádosti o dovolenou vám pomůže udržet si přízeň všech manažerů (a personálního oddělení), protože vaše žádosti o dovolenou nebudou zaplňovat týmový chat ani přeplněné e-mailové schránky. Navíc automatizovaný proces pomáhá urychlit vyřízení vaší žádosti! Můžete tak co nejdříve začít plánovat dovolenou u moře.
Zde je další pracovní postup, který sdílela Belén Papa a který ukazuje, jak implementuje svůj pracovní postup pro žádosti zaměstnanců o dovolenou:
V našem procesu žádostí o dovolenou můžete vidět, o kolik jednodušší může být pracovní postup, když jej automatizujete pomocí softwaru BPM, jako je Flokzu.
Zaměstnanci vyplní personalizovaný veřejný formulář, který se automaticky odešle personálnímu oddělení k přijetí nebo zamítnutí. Můžete nastavit připomenutí a termíny, aby personální oddělení rozhodlo rychle.
Jakmile je toto rozhodnutí učiněno, bude zaměstnanci zaslán e-mail s oznámením, zda byla jeho žádost přijata či nikoli. Tato možnost je velmi užitečná pro společnosti se stovkami zaměstnanců.
V našem procesu žádostí o dovolenou můžete vidět, o kolik jednodušší může být pracovní postup, když jej automatizujete pomocí softwaru BPM, jako je Flokzu.
Zaměstnanci vyplní personalizovaný veřejný formulář, který se automaticky odešle personálnímu oddělení k přijetí nebo zamítnutí. Můžete nastavit připomenutí a termíny, aby personální oddělení rozhodlo rychle.
Jakmile je toto rozhodnutí učiněno, bude zaměstnanci zaslán e-mail s oznámením, zda byla jeho žádost přijata či nikoli. Tato možnost je velmi užitečná pro společnosti se stovkami zaměstnanců.
Příklady pracovních postupů prodejního týmu
10. Pracovní postup pro prodejní objednávky
Objednávky zahrnují nabídky, faktury, odhady, vrácené zboží, informace o produktech a další. To je spousta věcí, které je třeba spravovat. 😳
Bez ohledu na velikost vaší firmy nebo odvětví, ve kterém působíte, je digitální pracovní postup pro sledování všech prodejních objednávek nutností. Nejenže vám pomůže udržet pořádek, snížit nepořádek a přesně sledovat ziskovost, ale také to udělá rychleji.
Odmítnutí digitálního procesu prodejních objednávek může vést k významným zpožděním při čekání na podpisy nebo schválení dokumentů, protože úkoly směrujete ručně – a vzdání se automatizovaného pracovního postupu může být stejně problematické.
Digitální formuláře a elektronické podpisy vyplněné v softwaru pro správu pracovních postupů mohou po dokončení spustit nové úkoly nebo oznámení, což týmům pomáhá zpracovávat objednávky rychleji a prakticky odkudkoli.
Zde je příklad toho, jak by mohl vypadat pracovní postup pro prodejní objednávky:
- Prodejce nebo zákazník vytvoří objednávku pomocí formulářů ClickUp.
- Odeslání formuláře automaticky vytvoří odpovídající úkol k dané objednávce se všemi potřebnými informacemi o klientovi a objednávce.
- Manažer prodejce schválí objednávku a ta je odeslána zákazníkovi.
- Zákazník schválí objednávku a účetní oddělení je upozorněno.
- Účetní fakturuje zákazníkovi
- Zákazník obdrží objednávku
- Odpovídající úkol je dokončen a zůstává v organizovaném seznamu pro uchovávání záznamů.
Související: Pracovní postupy CRM
11. Pracovní postup pro přidání nového kontaktu
Přidávání nových kontaktů do databáze je zásadní pro budování a udržování silných vztahů se zákazníky. Tento pracovní postup zajišťuje, že všechny relevantní informace jsou zaznamenány, uspořádány a připraveny pro další kroky.
Příklad v ClickUp:
- Obchodní zástupce se setká s potenciálním klientem a shromáždí jeho informace, buď prostřednictvím vizitky, nebo digitálního formuláře.
- Zástupce odešle kontaktní údaje pomocí formuláře ClickUp přizpůsobeného pro zadávání údajů, jako je jméno, společnost, e-mail, telefonní číslo a poznámky z jednání.
- Formulář automaticky vytvoří úkol v ClickUp, který je přiřazen správci prodeje nebo specialistovi CRM k přezkoumání.
- Správce ověří informace a přidá kontakt do systému CRM nebo prodejní databáze.
- V ClickUp je vytvořen následný úkol a přiřazen zástupci s termínem splnění, aby naplánoval schůzku nebo hovor.
- Poznámky a aktualizace z následného sledování se přidávají k úkolu, čímž se zajišťuje, že databáze zůstává aktuální.
Příklady pracovních postupů produktů
12. Pracovní postup vývoje funkcí
Vytváření nových funkcí vyžaduje koordinaci mezi několika týmy, včetně designu, vývoje a kontroly kvality.
Tento pracovní postup zajišťuje hladký vývoj, testování a nasazení funkcí při dodržení termínů.
Příklad v ClickUp:
- Produktový tým předloží požadavek na funkci, který je zařazen do seznamu priorit.
- Tým designérů vytváří makety a předkládá je ke schválení.
- Vývojáři pracují na funkci a přidělují úkoly pro kontrolu kódu.
- QA otestuje funkci a tým pro nasazení ji spustí do produkce.
13. Pracovní postup při uvedení produktu na trh
Za každým úspěšným uvedením produktu na trh se skrývá spousta pohyblivých částí – a možná i pár slz.
Je nezbytné sladit agilní týmy ve všech procesech, komunikaci a cílech týkajících se produktu v dostatečném předstihu před spuštěním, a k dokončení této práce bude zapotřebí více než jen podrobný kontrolní seznam.
Takto vytvořila a implementovala svůj pracovní postup pro uvedení produktu na trh Gabrielle Lafontaine, vedoucí produktového marketingu a partnerství ve společnosti Unito:
Uvedení produktu na trh je náročné, proto jsme navrhli tuto šablonu, která usnadňuje sloučení plánování (které probíhá v Miro) s ClickUp (kde se práce skutečně zadává a sleduje).
Naše spuštění vyžadovalo měsíce tvrdé práce v oblasti výzkumu, plánování, navrhování, budování a nakonec i spuštění, což znamenalo MNOHO mezifunkční spolupráce mezi produktovými manažery, vývojáři, designéry, marketingem a týmy v přímém kontaktu se zákazníky.
Řízení všech zaměstnanců v každém oddělení a zajištění, aby dodávali včas a nic nezanedbali, může vyžadovat velké úsilí. K vytvoření tohoto pracovního postupu jsme použili Unito, aby nám pomohlo realizovat největší a nejsložitější uvedení produktů na trh.
Uvedení produktu na trh je náročné, proto jsme navrhli tuto šablonu, která usnadňuje sloučení plánování (které probíhá v Miro) s ClickUp (kde se práce skutečně zadává a sleduje).
Naše spuštění vyžadovalo měsíce tvrdé práce v oblasti výzkumu, plánování, navrhování, budování a nakonec i spuštění, což znamenalo MNOHO mezifunkční spolupráce mezi produktovými manažery, vývojáři, designéry, marketingem a týmy v přímém kontaktu se zákazníky.
Řízení všech zaměstnanců v každém oddělení a zajištění, aby dodávali včas a nic nezanedbali, může vyžadovat velké úsilí. K vytvoření tohoto pracovního postupu jsme použili Unito, aby nám pomohlo realizovat největší a nejsložitější uvedení produktů na trh.
💡Tip pro profesionály: Produktové týmy mohou využít šablonu ClickUp pro uvedení produktu na trh k plánování a realizaci úspěšného uvedení produktu na trh. Tato šablona poskytuje podrobného průvodce pokrývajícího všechny aspekty procesu uvedení produktu na trh, včetně průzkumu trhu, vývoje produktu, testování a propagace.
Příklady IT pracovních postupů
14. Pracovní postup pro správu incidentů
Rychlé řešení IT incidentů je zásadní pro hladký chod podniku.
Tento pracovní postup zajišťuje, že problémy, jako jsou výpadky systému nebo technické potíže, jsou řešeny efektivně a bez dopadu na produktivitu.
Příklad v ClickUp:
- Zaměstnanec odešle žádost o podporu prostřednictvím formuláře.
- Tiket je přiřazen členovi IT týmu na základě priority.
- Člen týmu vyřeší problém nebo jej v případě potřeby eskaluje.
- Rozhodnutí je zdokumentováno v ClickUp pro budoucí použití.
15. Pracovní postup nasazení softwaru
Nasazení nového softwaru nebo aktualizací vyžaduje pečlivé plánování a provedení, aby se zabránilo výpadkům nebo narušením.
Tento pracovní postup zajišťuje, že jsou dodrženy všechny nezbytné kroky k efektivnímu testování, schvalování a nasazování softwaru při minimalizaci rizik.
Příklad v ClickUp:
- IT tým vytvoří úkol pro plánované nasazení softwaru.
- Je nastaveno testovací prostředí a software je testován na chyby a kompatibilitu.
- Plán nasazení je přezkoumán a schválen zúčastněnými stranami.
- Software je nasazen během plánované odstávky a jeho průběh je sledován v Ganttově diagramu ClickUp.
- Kontroly po nasazení jsou dokončeny a všechny problémy jsou zdokumentovány v ClickUp pro řešení.
Příklady pracovních postupů v oblasti zákaznických služeb
16. Pracovní postup podpůrného procesu
Pracovní postupy pro úspěch zákazníků nebo podporu jsou vynikajícím způsobem, jak zajistit, aby byly otázky všech zákazníků zodpovězeny a jejich potřeby byly včas uspokojeny.
Zákazníci chtějí vědět, že jejich hlas je vyslyšen a že jejich zkušenosti s vaším produktem nebo službou jsou pro vás důležité – a spolehlivý proces podpory je klíčem k dosažení tohoto cíle.
Tento pracovní postup je v podstatě posloupností automatizovaných akcí, které každý pracovník zákaznické podpory provádí při řešení stížností, dotazů nebo problémů, které může zákazník mít. Řešení problémů je jednou z nejčastějších situací, s nimiž se pracovníci zákaznické podpory denně setkávají, a část toho, co je činí tak důležitými, je skutečnost, že tyto problémy jsou často časově omezené.
To znamená, že tyto problémy budete chtít vyřešit co nejdříve.
V ClickUp může pracovní postup podpory vypadat například takto:
- Zákazník vyplní formulář s řešeným problémem, ve kterém uvede své základní údaje, podrobný popis problému a jeho prioritu.
- Tento formulář se stává úkolem v ClickUp a je přiřazen členovi týmu Customer Success.
- Tým zákaznické podpory buď poskytne řešení, nebo předá problém příslušné osobě.
Bonus: Příklady RACI diagramů!
Jak efektivně vytvářet pracovní postupy pomocí ClickUp
Krok 1: Určete cíl
Určete cíl pracovního postupu. Jedná se o automatizaci opakujícího se procesu nebo zlepšení koordinace úkolů? Cíl rozhodne o tom, jaký druh pracovního postupu byste měli vytvořit. Pomocí ClickUp Goals propojte pracovní postupy přímo s cíli vašeho týmu.
Krok 2: Seznamte kroky
Rozdělte proces na jednotlivé úkoly a zajistěte, aby žádný krok nebyl opomenut. Vizualizujte své kroky pomocí myšlenkových map ClickUp pro větší přehlednost. Myšlenkové mapy ClickUp jsou ideální pro vizualizaci postupného procesu jakéhokoli projektu nebo pracovního postupu.
Díky funkci drag-and-drop můžete mapovat a organizovat nápady. Poté můžete přetahovat větve, abyste zobrazili vztahy a závislosti mezi úkoly, nebo upravit umístění uzlů, abyste uspořádali a přeskupili svůj pracovní prostor.
ClickUp Whiteboards poskytuje nekonečné plátno pro kreslení pracovních postupů jakéhokoli druhu – dokonce i myšlenkových map! Nemluvě o tom, že ClickUp nabízí spoustu šablon pracovních postupů speciálně pro své kolaborativní Whiteboards, které vám pomohou ušetřit čas.
Přidejte tvary, které se přímo převedou na úkoly ClickUp a propojí se s vaším pracovním postupem, a poté nakreslete spojení mezi nimi, abyste snadno zobrazili pořadí úkolů.
Krok 3: Přiřaďte odpovědnosti
Definujte, kdo je zodpovědný za každý úkol, protože jasné rozdělení odpovědnosti zajišťuje zodpovědnost. Použijte ClickUp Tasks k přiřazení a stanovení priorit úkolů, přidání sledujících a dalšího.
Krok 4: Nastavte pravidla a spouštěče
Rozhodněte se, co by mělo iniciovat každý krok pracovního postupu. Je to dokončená úloha, konkrétní datum nebo externí vstup? Jakmile to vyřešíte, automatizujte spouštěče pomocí ClickUp Automations.
Krok 5: Otestujte pracovní postup
Projděte proces a identifikujte úzká místa nebo chybějící kroky. Najděte mezery nebo chyby a opravte je. Zapojte do procesu členy svého týmu a zainteresované strany, abyste se ujistili, že jste pokryli všechny požadavky.
Krok 6: Dokumentujte a vylepšujte
Zapište si pracovní postup pro snadnou orientaci a sdílejte jej se všemi zúčastněnými stranami. Na základě zpětné vazby a zkušeností pokračujte v optimalizaci svých pracovních postupů.
Centralizujte dokumentaci pracovních postupů v ClickUp Docs, aby byli všichni členové týmu synchronizováni.
Další informace: Jak automatizovat opakující se úkoly
Časté výzvy při vytváření a implementaci pracovních postupů
Nedostatečná přehlednost procesů
Týmy nemusí plně rozumět krokům nebo cílům pracovního postupu, což vede k nejasnostem a neefektivitě. K tomu může dojít, pokud procesy nejsou jasně definovány nebo zdokumentovány.
Řešení: Jasně definujte procesy. Naplánujte každý krok pracovního postupu s přispěním členů týmu, kteří jej budou používat. K vizualizaci procesu použijte vývojové diagramy nebo nástroje jako ClickUp Mind Maps.
Odpor ke změnám
Zaměstnanci mohou bránit zavedení nových pracovních postupů, zejména pokud jsou zvyklí na stávající metody nebo vnímají změny jako zbytečné nebo příliš složité.
Řešení: Vysvětlete týmu „proč“ je pracovní postup důležitý. Zdůrazněte, jak ušetří čas, sníží počet chyb a usnadní práci.
Příliš složité pracovní postupy
Vytváření pracovních postupů s příliš mnoha zbytečnými kroky může členy týmu přetížit, zpomalit produktivitu a vést k chybám.
Řešení: Vyhněte se přílišnému komplikování pracovních postupů. Rozdělte procesy na zvládnutelné kroky a soustřeďte se na dosažení požadovaného výsledku s minimální složitostí.
Nevhodné nástroje nebo technologie
Týmům mohou chybět vhodné nástroje na podporu implementace pracovních postupů, jako je software pro řízení projektů, automatizační nástroje nebo integrace se stávajícími systémy.
Řešení: Používejte spolehlivé nástroje pro správu projektů a automatizaci pracovních postupů, jako je ClickUp. Vyberte si platformy, které se integrují do stávajících systémů a jsou uživatelsky přívětivé.
Špatná komunikace
Pokud týmu nesdělíte účel, výhody a podrobnosti pracovního postupu, může to vést k nesouladu a špatnému přijetí.
Řešení: Povzbuzujte členy týmu, aby sdíleli zpětnou vazbu ohledně pracovních postupů. Pravidelné kontroly mohou zajistit, že jsou pracovní postupy dodržovány a v případě potřeby vylepšovány.
Silo workflow
Pokud pracovní postupy nezohledňují spolupráci mezi týmy, mohou vytvářet izolované úseky, kde se důležité informace nebo úkoly mezi odděleními efektivně nesdílejí.
Řešení: Podporujte spolupráci mezi týmy a navrhujte pracovní postupy, které zohledňují vzájemné závislosti mezi odděleními. Sdílené panely nebo centralizované nástroje, jako je ClickUp, mohou eliminovat izolovanost jednotlivých oddělení.
Nekonzistentní provádění
Bez pravidelného monitorování by se členové týmu mohli odchýlit od pracovního postupu, což by vedlo k nesrovnalostem ve výsledcích nebo zpožděním v harmonogramu projektu.
Řešení: Používejte šablony a automatizaci ke standardizaci pracovních postupů. Sledujte pokrok prostřednictvím dashboardů, abyste zajistili, že všichni budou postupovat podle plánu.
Nedostatek školení
Členové týmu mohou mít potíže s dodržováním pracovních postupů, pokud nejsou řádně proškoleni v používání nástrojů nebo nerozumí příslušným procesům.
Řešení: Dokumentujte pracovní postupy a nabídněte praktické školení pro příslušné nástroje a procesy. Zvažte vytvoření snadno srozumitelné dokumentace nebo videonávodů pro referenční účely.
Neschopnost přizpůsobit pracovní postupy
Pravidelně kontrolujte a aktualizujte pracovní postupy. S měnícími se obchodními potřebami se musí vyvíjet i pracovní postupy. Týmy, které své stávající pracovní postupy nepřezkoumávají a neaktualizují, mohou časem zjistit, že jsou zastaralé nebo neefektivní.
Řešení: Naplánujte pravidelné kontroly, abyste identifikovali úzká místa, nadbytečné kroky nebo zastaralé postupy. Využijte poznatky z těchto kontrol k optimalizaci pracovních postupů.
Nejasné vlastnictví
Pokud nejsou role a odpovědnosti v rámci pracovního postupu jasně přiděleny, mohou některé úkoly zůstat opomenuty, což vede ke zpožděním a frustraci.
Řešení: Přiřaďte jasné role a odpovědnosti. Použijte nástroje, jako je správa úkolů ClickUp, k přiřazení vlastnictví každého úkolu. Jasné definování odpovědností zajišťuje zodpovědnost v každém kroku.
Bonusové zdroje pro správu pracovních postupů:
Vytvářejte a spravujte pracovní postupy pro maximální produktivitu s ClickUp
Existuje příklad pracovního postupu doslova pro všechno. Ale nechcete přeskakovat mezi softwarem pro pracovní postupy, abyste provedli každý proces. Místo toho použijte jedinou platformu pro produktivitu, která centralizuje všechny vaše pracovní postupy – bez ohledu na velikost vašeho týmu nebo odvětví. AKA, ClickUp. 🤓
Mezi plně přizpůsobitelné funkce knihovny ClickUp patří myšlenkové mapy a digitální nástroj Whiteboard, které umožňují vytvářet vysoce vizuální, poutavé a automatizované pracovní postupy pro jakékoli použití. To vše bez nutnosti otevírat další kartu.
Software pro digitální tabule zažívá v současné době boom – ale věděli jste, že ClickUp je jednou z mála platforem, která si svou funkci tabule vyvinula sama? 🏡
Bez ohledu na obor podnikání nebo odvětví se ClickUp stane vaším novým oblíbeným nástrojem pro vše, co souvisí s procesy a pracovními postupy.
A zmínili jsme už, že tyto funkce jsou zcela zdarma ?
Začněte šetřit čas automatizací a zefektivněním svých procesů v ClickUp. ♻️
Zaregistrujte se zdarma ještě dnes.