Zažili jste někdy ten pocit, kdy si uvědomíte, že trávíte příliš mnoho času kopírováním dat mezi systémy a formátováním buněk v tabulkách, místo abyste se věnovali strategickému plánování a inovacím? Nejste v tom sami.
Přibližně 60 % organizací uvádí, že jejich týmy ztrácejí pět hodin týdně manuálními úkoly a opakujícími se procesy – to je přibližně 1,5 měsíce ročně! A mnoho z nich jsou znalostní pracovníci, kteří mají prostředky k automatizaci úkolů; představte si, jakou zátěž by tyto opakující se úkoly představovaly pro jiné týmy.
Dobrou zprávou je, že tento cenný čas můžete získat zpět automatizací rutinních a opakujících se úkolů. Tím se uvolníte pro náročnější aspekty své práce a zvýšíte efektivitu.
Abychom vám v tomto úsilí pomohli, přinášíme vám rychlý a snadný 5krokový průvodce automatizací opakujících se úkolů.
Porozumění automatizaci úkolů
Automatizace úkolů využívá technologie k zefektivnění a dokončení úkolů s minimálním nebo žádným lidským zásahem. To zahrnuje použití softwaru, platforem a nástrojů k:
- Replikujte lidské činnosti, které mohou být tak jednoduché jako kopírování dat, nebo tak složité jako provádění akcí na základě podmíněné logiky.
- Proveďte úkol podle předem definovaného souboru kroků a pokynů.
- Reagujte na konkrétní situace nebo události a spouštějte následné akce.
Cílem je delegovat úkoly na vhodné digitální řešení pro větší přesnost, produktivitu a efektivitu. Následující části podrobně popisují výhody tohoto řešení.
Proč byste měli automatizovat opakující se úkoly?
Automatizace pracovních postupů přináší jednotlivcům i firmám následující výhody:
- Šetří čas a úsilí tím, že se zabývá rutinními procesy. Tento čas lze využít pro kreativnější, inovativnější nebo strategičtější činnosti.
- Eliminuje opakující se nebo nadbytečnou práci a zefektivňuje pracovní postupy, což umožňuje jednotlivcům být produktivnější, dokončovat úkoly rychleji a dosahovat lepších výsledků.
- Minimalizuje lidské chyby díky dodržování předem definovaných pravidel pro přesné obchodní procesy.
- Vytvořte značku založenou na konzistentnosti a spolehlivosti, protože automatizované procesy přinášejí jednotné výsledky.
- Zvyšuje morálku zaměstnanců a spokojenost s prací, protože jednotlivci již nejsou zapojeni do rutinních nebo nudných úkolů.
- Snižuje náklady tím, že snižuje náklady na pracovní sílu spojené s manuálními úkoly. Přináší také úspory nákladů tím, že omezuje nákladné chyby, které mohou způsobit nárůst provozních nákladů.
- Zachovává škálovatelnost, což umožňuje podnikům zvyšovat pracovní zátěž nebo kapacitu bez výrazného navýšení lidských zdrojů. Díky tomu mohou podniky držet krok s kolísající poptávkou a měnícími se tempy růstu.
- Umožňuje týmům shromažďovat, spravovat a aktualizovat data v reálném čase, což podporuje informované rozhodování a lepší výsledky.
- Zvyšuje spokojenost zákazníků tím, že zajišťuje hladký zákaznický zážitek.
- Uvolní skutečný potenciál tím, že uvolní lidské zdroje pro náročnější nebo složitější úkoly, jako je budování vztahů se zákazníky a inovace produktů.
- Zajišťuje bezpečnost a integritu dat, protože nevyžaduje ruční zadávání a zpracování dat.
Jak automatizovat opakující se úkoly: 5 kroků
Jak jsme slíbili, zde je náš podrobný návod, jak automatizovat opakující se úkoly:
Krok 1: Identifikujte opakující se úkol
Nejprve musíte identifikovat opakující se úkoly, které vám zabírají čas a energii.
Postupujte takto:
- Vytvořte si seznam úkolů. Měl by obsahovat všechny vaše úkoly spolu s jejich prioritou, četností a účelem.
- Nasadit nástroj pro sledování času, aby bylo možné kvantifikovat čas potřebný k dokončení každého úkolu.
- Poradit se s odborníky nebo spolupracovat se svým týmem, abyste shromáždili všechny podrobnosti týkající se opakujících se úkolů.
Opakující se úkoly jsou takové, které se vyskytují často, zabírají hodně času a mohou vést k chybám. Můžete však objevit i jiné úkoly, které se hodí k automatizaci. Mohou to být například:
- Úkoly založené na pravidlech, které se řídí jasně definovanými pravidly nebo logikou. Například automatizace e-mailů pro odesílání automatických odpovědí na příchozí e-maily.
- Softwarové úkoly, které lze automatizovat pomocí stávajícího softwaru s integrovanými automatizačními funkcemi. Například jak automatizovat Excel pro provádění výpočtů.
- Časově náročné úkoly, které vyžadují minimální lidský dohled, ale zabírají značné množství času. Například automatizace DevOps pro monitorování systémů z hlediska chybových protokolů a označování incidentů.
- Úkoly související se zadáváním a zpracováním dat, při kterých musíte shromažďovat, spravovat, organizovat, aktualizovat a využívat data k dosažení obchodních cílů. Můžete například použít nástroj pro automatizaci prodeje ve spojení s CRM k personalizaci prodejního procesu.
Systematicky identifikujte takové úkoly při přípravě na další fázi – upřednostněte oblasti, které přinesou největší výhody automatizace.
Krok 2: Změřte potenciál automatizace
I když máte možná dlouhý seznam úkolů vhodných pro automatizaci, zaměřme se na ty opakující se.
V této fázi změřte potenciál automatizace opakujících se úkolů. K výpočtu budete muset analyzovat následující parametry:
| Úkoly, které jsou na základě parametrů obvykle vhodné pro automatizaci | |
| Čas potřebný k dokončení úkolu | Dlouhé úkoly |
| Periodicita výskytu daného úkolu | Často se vyskytující úkoly |
| Složitost spojená s dokončením úkolu | Předvídatelné a na pravidlech založené úkoly s nižší složitostí |
| Úkol vyžaduje manuální úsilí | Úkoly vyžadující značnou manuální práci |
| Průměrná míra chybovosti, zejména při manuální práci | Úkoly náchylnější k chybám |
| Dopad na pracovní postupy | Úkoly s vysokou prioritou a velkým dopadem |
Taková analýza se řídí strategickým přístupem při automatizaci opakujících se úkolů. K přípravě seznamu priorit pro automatizaci úkolů můžete použít vážený vzorec.
Krok 3: Prozkoumejte řešení pro automatizaci
Nyní, když máte seznam rutinních úkolů, je čas vybrat správný nástroj pro automatizaci úkolů.
To zahrnuje průzkum trhu softwaru pro automatizaci pracovních postupů s cílem najít řešení pro automatizaci opakujících se úkolů.
Postupujte takto:
- Jasně identifikujte své potřeby a zmapujte odpovídající požadavky automatizačních nástrojů. Rozdělte své požadavky na potřeby, přání a budoucí plány, abyste se mohli soustředit na opakující se úkoly s vysokou prioritou.
- Definujte cíle automatizačního nástroje. V ideálním případě tyto cíle specifikujte podle parametrů SMART, abyste vyjádřili a kvantifikovali dopad automatizovaných procesů na obchodní výsledky.
- Jakmile budete mít základní představu, vyhledejte na internetu oblíbené automatizační nástroje, které odpovídají vašim potřebám. Prozkoumejte své možnosti na oficiálních webových stránkách, fórech zaměřených na dané odvětví, diskusních fórech atd.
- Vytvořte seznam možných řešení a porovnejte a vyhodnoťte jejich funkce. Zohledněte faktory jako cena, škálovatelnost, integrační možnosti, snadnost použití, kompatibilita se stávajícími technologiemi atd.
- Nyní, když máte menší výběr možností, pečlivě prozkoumejte uživatelské recenze, reference zákazníků a případové studie, abyste získali realistickou představu o tom, co můžete od nástroje pro automatizaci úkolů očekávat. Poznamenejte si všechny mezery nebo nedostatky, abyste pochopili, jak ovlivňují vaše cíle v oblasti automatizace úkolů.
- V této fázi budete mít k dispozici přibližně dvě až tři možnosti. Kontaktujte dodavatele a zaregistrujte se na produktové ukázky, bezplatné zkušební verze a produktové prezentace, abyste získali přímou představu o schopnostech každého automatizačního nástroje.
- Po zkušební a testovací fázi vyberte automatizační nástroj, který odpovídá potřebám vaší organizace, rozpočtu a schopnostem týmu. Potřebujete škálovatelné řešení, které vyhovuje dlouhodobým cílům, i když je o něco dražší. Z tohoto důvodu bude nástroj nabízející automatizaci pracovních postupů založenou na umělé inteligenci výkonnější než nástroj, který tuto funkci postrádá.
Krok 4: Automatizujte úkoly
Nyní, když je software pro automatizaci úkolů součástí technologického stacku, je čas úkoly automatizovat.
Takto automatizujete úkoly dokonale:
- Začněte přípravou podrobného plánu implementace. Seznamte si všechny úkoly, které chcete automatizovat, a přiřaďte jim vhodný časový harmonogram. Můžete dokonce začít s automatizací úkolů v malém měřítku a poté ji rozšířit.
- Dále definujte jasné cíle pro automatizaci úkolů. Určete klíčové ukazatele výkonnosti (KPI) a metriky, které budete používat k hodnocení výkonu automatizovaných úkolů, a zadejte je do automatizačního nástroje.
- Spusťte svůj pilotní projekt automatizace pracovních postupů, ideálně jednoduchý, který nabízí znatelné výhody. Je to skvělý způsob, jak otestovat automatizaci pracovních postupů v kontrolovaném prostředí, než přejdete k složitějším pracovním postupům.
- Vyhodnoťte výkon a dopad této první fáze automatizace úkolů. Vylepšete automatizované procesy na základě zpětné vazby, počátečních výsledků a metrik výkonu. Dolaďte pracovní postupy, optimalizujte nastavení a opravte chyby, abyste zajistili hladký provoz.
- Po dokončení fáze opakování a vylepšování automatizace rutinních úkolů přejděte k plnému zavedení postupným rozšiřováním na další úkoly, pracovní postupy a oddělení. Postupné zavádění zajistí kontinuitu podnikání a minimální narušení.
Fázi implementace automatizace by mělo doprovázet průběžné školení a podpora. Musíte také zvýšit povědomí svých zaměstnanců o výhodách a osvědčených postupech automatizace úkolů.
Krok 5: Změřte dopad automatizace
Poslední fáze se týká měření dopadu vašich automatizačních snah. Vzpomínáte si, jak jste museli definovat KPI a metriky, abyste to zjistili? Vaše KPI mohou měřit ušetřený čas, zvýšení produktivity, úspory nákladů nebo snížení počtu chyb. Ať už je to jakkoli, zde je místo, kde je můžete sledovat, abyste mohli posoudit celkovou účinnost, výkonnost a přínosy.
K tomu je třeba:
- Zaznamenávejte data ve fázi před automatizací. Měřte hodnoty, jako je čas potřebný k dokončení úkolu, průměrná míra chybovosti atd.
- Pomocí automatizačního softwaru získáte přehled o obchodních procesech a operacích po automatizaci procesů. Shromažďujte srovnatelná data
- Změřte odchylku, abyste mohli kvantifikovat zlepšení a dopad na pracovní postupy. Nastavte je jako referenční hodnoty pro budoucí měření.
Navíc se poraďte se všemi zúčastněnými stranami a shromážděte od nich zpětnou vazbu. Jejich postřehy mohou osvětlit některé nehmotné aspekty automatizace úkolů, které data mohou opomíjet, jako je zvýšení morálky nebo spolupráce v týmu.
Naplánujte pravidelné kontroly a sledujte výkonnost pro neustálou optimalizaci.
Příklady automatizace opakujících se úkolů z praxe
Zde je několik příkladů automatizace obchodních procesů na základě výše uvedených pěti kroků:
Marketing: Zjednodušení kalendářů sociálních médií
- Identifikujte úkoly: Plánování příspěvků na sociálních médiích na různých platformách je časově náročné.
- Vyhodnoťte potenciál: Úkol je častý, zahrnuje dodržování předem stanovených harmonogramů a procesů zveřejňování a vyžaduje minimální dohled.
- Prozkoumejte řešení: Nástroje jako Hootsuite nebo Buffer vám mohou pomoci automatizovat plánování sociálních médií.
- Automatizujte: Připravte si kalendář obsahu, navrhněte marketingové materiály, vytvořte příspěvky a pomocí tohoto nástroje automatizujte publikování podle plánu.
- Měření dopadu: Sledujte zvýšenou efektivitu, konzistentnost zveřejňování příspěvků a růst zapojení pomocí analytických nástrojů.
Finance: Zlepšení přesnosti faktur
- Identifikujte úkoly: Ruční zadávání údajů z faktur je časově náročné, vyžaduje úsilí a je náchylné k chybám.
- Vyhodnoťte potenciál: Úkol je častý, založený na pravidlech a náchylný k lidským chybám.
- Prozkoumejte řešení: OCR dokáže extrahovat data z faktur a automaticky je vyplnit do účetních systémů.
- Automatizujte: Integrujte software OCR do účetního systému a nastavte pravidla pro extrakci a ověřování dat.
- Změřte dopad: Sledujte zkrácení doby zpracování, snížení počtu chyb a zvýšení přesnosti finančních záznamů.
Zákaznický servis: Více práce se stejnými zdroji
- Identifikujte úkoly: Odpovídání na často kladené otázky (FAQ) zabírá příliš mnoho času pracovníkům zákaznické podpory.
- Vyhodnoťte potenciál: Odpovídání na časté dotazy je opakující se činnost, která se řídí předvídatelným vzorem a nevyžaduje řešení složitých problémů.
- Prozkoumejte řešení: Chatboty lze naučit odpovídat na časté dotazy a eskalovat složité problémy živým agentům.
- Automatizujte: Navrhněte chatbota s rozhodovacími toky a stromy odpovědí, který bude řešit běžné dotazy, a integrujte chatbota do platformy zákaznických služeb.
- Měřte dopad: Sledujte metriky jako NPS (Net Promoter Score), CSAT (Customer Satisfaction Score), FRT (First Response Time), opakované dotazy atd.
Přečtěte si také: Příklady automatizace
Důvody pro použití ClickUp k automatizaci úkolů
Ať už hledáte automatizaci úkolů nebo plnohodnotné automatizované řízení projektů, ClickUp je v obou případech vynikající volbou.
Abyste skutečně ocenili, jak můžete pomocí ClickUp automatizovat úkoly, zvažte následující funkce:
Automatizace ClickUp
ClickUp Automations umožňuje uživatelům vytvářet vlastní pravidla nebo vybírat z knihovny předem připravených automatizačních receptů pro automatizaci opakujících se úkolů. Můžete například nastavit automatizaci tak, aby úkoly byly po jejich vytvoření automaticky přiřazovány kvalifikovanému členovi týmu.
Podobně můžete nastavit automatizaci tak, aby aktualizovala priority úkolů na základě předem definovaných kritérií nebo odesílala oznámení po dokončení úkolu. Taková automatizace založená na spouštěčích funguje jako digitální asistent a zároveň zajišťuje, že budete mít přehled o všech aktivitách.
ClickUp Brain
ClickUp Brain je výkonný nástroj, který snižuje technické překážky při využívání technologií, jako je umělá inteligence. Tento asistent s umělou inteligencí přijímá příkazy v přirozeném jazyce a překládá je do vlastních automatizačních pravidel! To znamená, že můžete automatizovat jakýkoli úkol nebo pracovní postup pouhým popisem požadovaného pracovního postupu v jednoduchém a srozumitelném jazyce, zatímco ClickUp Brain za vás udělá veškerou práci.
Nastavení automatizace je stejně jednoduché jako říct Brainovi: „Když je úkol označen jako vysoce prioritní, přiřaď ho Jane a nastav termín splnění na následující den.“ ClickUp Brain pak nastaví automatizaci. Podobně může automatizovat úkoly, jako je příprava požadavků na produkt, psaní e-mailů, shrnování poznámek z jednání a mnoho dalšího! Díky tomu jsou funkce automatizace dostupné všem členům týmu, bez ohledu na jejich technické znalosti.
Formuláře ClickUp
ClickUp Form View eliminuje časově náročné ruční zaznamenávání dat. Použijte jej k vytvoření podrobných přizpůsobených online formulářů, které zachycují data a převádějí je přímo na úkoly. Má to dvojí výhodu.
Za prvé, nemusíte vyčleňovat speciální zdroje pro zadávání dat.
Zadruhé zajišťuje přesnost dat bez ztráty dat a ručního zásahu. Výsledné uživatelsky přívětivé, přesné a praktické formuláře jsou obzvláště užitečné pro obchodní činnosti, jako je získávání potenciálních zákazníků, přijímání nových klientů a žádosti o služby.
Opakující se úkoly v ClickUp
Pomocí funkce ClickUp Recurring Tasks automatizujte opakující se úkoly – je to tak jednoduché. Naplánujte úkoly, které se opakují denně, týdně, měsíčně nebo ročně. Ať už se jedná o generování zpráv, fakturaci nebo sledování, přizpůsobte vzorce opakování pomocí možností jako „každý druhý týden“ nebo „poslední den v měsíci“, abyste sladili svůj pracovní postup s periodickými úkoly. V kombinaci s ClickUp Automations tato funkce zajistí, že vám nic neunikne, takže se vy a váš tým můžete soustředit na činnosti vyšší úrovně.
Šablony ClickUp
Díky bohaté knihovně šablon pro automatizaci můžete optimalizovat pracovní postupy, zvýšit produktivitu a ušetřit čas. Tyto hotové řešení jsou skvělým výchozím bodem pro automatizaci běžných pracovních postupů.
Zde je několik tipů, které můžete využít pro začátek:
Šablona ClickUp pro automatizaci e-mailů
Odstraňte manuální práci z e-mailové komunikace a posílejte personalizované e-maily na základě hodnot vlastních polí nebo spouštěčů úkolů. Představte si, že automaticky posíláte uvítací e-mail nově registrovanému klientovi nebo zasíláte uvítací e-mailovou sadu novému zaměstnanci! To vám umožní posílat správné e-maily ve správný čas a zároveň uvolnit čas týmu pro jiné úkoly. Můžete vytvořit úkoly pro každý automatizovaný e-mail a nastavit pravidla v ClickUp, která definují spouštěč.
Šablona ClickUp pro automatizaci projektových návrhů
Zefektivněte proces vytváření návrhů projektů. Tato šablona vám umožňuje automatizovat úkoly, jako je přidělování činností souvisejících s vytvářením návrhů členům týmu, zasílání připomínek a oznámení o termínech a konzultace se zainteresovanými stranami po dokončení návrhu. Zobrazení návrhu projektu vám poskytuje komplexní přehled všech návrhů.
Šablona pro sledování KPI automatizace ClickUp
Neomezujte se pouze na automatizaci opakujících se úkolů, ale měřte také dopad této činnosti. Pomocí této šablony otestujte účinnost své automatizace. Poskytuje rámec pro měření klíčových KPI, které můžete sledovat, abyste mohli posoudit, zda automatizované pracovní postupy naplňují svůj potenciál. Obsahuje vlastní pole, jako je oddělení, cílová hodnota, odchylka atd. Vizualizujte časovou osu a milníky svých automatizačních iniciativ pomocí zobrazení časové osy a sledujte průběh jednotlivých úkolů pomocí zobrazení průběhu.
Neopakujte, automatizujte s ClickUp
Z všeho, o čem jsme dosud hovořili, je zřejmé, že automatizace již není luxusem ani „příjemným doplňkem“. Opakující se úkoly musíte automatizovat v maximální možné míře, abyste dosáhli nové úrovně efektivity, produktivity a využití zdrojů. Doufáme, že náš jednoduchý 5krokový průvodce vám poskytne jasný plán pro implementaci automatizace.
Řešení pro správu projektů založené na umělé inteligenci, jako je ClickUp, může transformovat vaše každodenní procesy díky síle inteligentní automatizace.
Zaregistrujte se zdarma na ClickUp a maximalizujte potenciál svého podnikání!