Ne všichni, kdo bloudí, jsou ztraceni – ale ti, kteří se pustí do výroby, aniž by plně porozuměli požadavkům, mají tendenci se odchýlit od kurzu! 🧭
Požadavky projektu jsou základem hladkého plánování a realizace. Díky správnému systému shromažďování a správy můžete tento proces zvládnout a zajistit lepší výsledky bez dalšího úsilí.
Pro začátek si prohlédněte náš seznam 11 oblíbených šablon pro shromažďování požadavků. Zjednodušují jinak komplikovaný proces a zajišťují sledovatelnost a soulad v průběhu celého životního cyklu projektu.
Co je šablona pro shromažďování požadavků?
Shromažďování požadavků znamená dokumentovat nezbytné prvky produktu nebo projektu, na kterém pracujete.
Šablona pro sběr požadavků je předem připravený rámec nebo systém, který pomáhá projektovému manažerovi řídit tento proces a související úkoly. Použijte ji ke sběru, ukládání a organizaci dat pro snadný přístup.
Smyslem shromažďování požadavků je poskytnout členům projektového týmu jasné pokyny. Zabraňuje to nedorozuměním a všem doprovodným problémům, jako jsou zpoždění, dodatečné náklady a nespokojenost zúčastněných stran. S přesně definovanými cíli a potřebami mohou týmy projekty realizovat efektivně.
Shromažďování požadavků je běžnou součástí vývojových a inženýrských pracovních postupů. Lze jej však použít u jakéhokoli typu produktu nebo projektu.
Proces shromažďování požadavků se obvykle skládá ze tří hlavních kroků:
- Sběr: Shromažďování podnětů od sponzora projektu a různých zainteresovaných stran
- Dokumentace: Převod vstupních údajů do specifikací nebo dokumentů s požadavky na produkt (PRD)
- Ověření: Kontrola a doladění požadavků a jejich přeměna na úkoly
Další věcí, kterou je třeba vzít v úvahu, je to, že agilní metodika vyžaduje poněkud odlišný přístup ke sběru požadavků. Zatímco tradiční pracovní postupy definují požadavky na začátku, agilní metodika zahrnuje průběžné úpravy a spolupráci se zainteresovanými stranami.
Co dělá šablonu pro sběr požadavků dobrou?
Zde je několik faktorů, které je třeba zvážit při výběru šablony pro shromažďování požadavků:
- Flexibilita: Šablona musí být přizpůsobitelná a adaptovatelná na projekty různé velikosti a typu.
- Sběr dat: Měl by vám umožnit shromáždit všechna data a uspořádat je jasným a přehledným způsobem.
- Křížové odkazy: Požadavky musí být sledovatelné a sladěné v různých dokumentech – šablona by to měla umožňovat nebo provádět automaticky za vás.
- Vizuální pomůcky: Měly by podporovat vizualizaci procesů a pomáhat vám tak porozumět složitým požadavkům klientů a sdělit vaše nápady.
- Kontrola: Šablona musí mít funkci sdílení nebo poskytovat jinou metodu, pomocí které mohou klíčové zainteresované strany zkontrolovat dokumentaci požadavků.
- Integrace: Šablonu byste měli být schopni hladce integrovat do svého stávajícího pracovního postupu.
11 bezplatných šablon pro shromažďování požadavků v Excelu a ClickUp
Shromažďování požadavků je klíčovým krokem v projektovém řízení. Nemělo by však zabírat příliš mnoho času a úsilí, abyste se mohli soustředit na nejdůležitější věci, tj. kvalitu výroby. A právě zde přicházejí na řadu šablony! ▶️
Níže se můžete dočíst o 11 šablonách pro sběr požadavků v ClickUp a Excelu.
Díky široké škále funkcí vám zajistí všechny potřebné informace pro úspěšnou realizaci vašich projektů! Takový robustní systém vám pomůže najít společnou řeč i s těmi nejnáročnějšími klienty. 👀
1. Šablona pro shromažďování požadavků ClickUp
Využijte sílu organizace a komplexního plánování s šablonou ClickUp pro shromažďování požadavků. Tento dobře strukturovaný dokument vám umožní snadno zachytit a uspořádat různé potřeby a očekávání zúčastněných stran vašeho projektu. Jasným definováním a zdokumentováním všech požadavků projektu zajistíte vzájemnou shodu ještě před zahájením realizace projektu. S touto šablonou nasměrujte svůj projekt správným směrem hned od začátku!
2. Šablona dokumentu obchodních požadavků ClickUp
Šablona dokumentu obchodních požadavků ClickUp vám pomůže nastínit všechny podstatné aspekty vašeho projektu nebo podniku a vytvořit přehledný dokument obchodních požadavků (BRD). 💼
Jedná se o intuitivní šablonu vhodnou pro začátečníky v zobrazení Doc. Pokud jste někdy pracovali v programu pro úpravu textu, nebudete mít žádný problém se s touto šablonou naučit pracovat!
Dokument obsahuje 10 podstránek s informacemi nezbytnými pro pochopení vašeho projektu. Některé z nich jsou:
- Cíle projektu
- Funkční požadavky
- Finanční požadavky
- Zainteresované strany
- Harmonogram a termíny
První stránka je vyhrazena pro základní informace, jako je název projektu, datum a číslo verze. Na následujících podstránkách můžete podrobně popsat všechny požadavky a očekávání vašeho projektu v textové nebo tabulkové formě. Přizpůsobte podstránky a všechny ostatní prvky tak, aby šablona odpovídala vašemu použití.
Šablona obsahuje pokyny, které vám pomohou začít. Na každé podstránce také najdete pokyny. Nezapomeňte je ale poté smazat!
💡Bonusový tip: Použijte ClickUp Docs s Brain k vytváření a správě strukturovaných dokumentů s požadavky na projekt, které umožňují spolupráci a kontrolu verzí.
3. Šablona systémových požadavků ClickUp
Pokud jde o projekty vývoje softwaru, je nanejvýš důležité být upřímný ohledně svých schopností. Naštěstí je tu šablona systémových požadavků od ClickUp, která vám pomůže pokrýt všechny základní aspekty.
Tento dokument funguje na stejném principu jako ten předchozí. Stačí pouze zadat informace do určených polí nebo buněk tabulky.
Ve výchozím nastavení obsahuje dokument pět částí:
- Stručný popis požadavků: Účel projektu, rozsah projektu a cílová skupina nebo trh
- Celkový popis: Vlastnosti vašeho produktu a jeho použití
- Funkce systému a požadavky uživatelů: Hlavní, funkční, nefunkční a externí požadavky na uživatelské rozhraní
- Konvence dokumentace: Pokyny pro pochopení toho, jak dokumentovat požadavky projektu a volby formátování
- Zdroje: Uvedené zdroje
Jako obvykle můžete přizpůsobit téměř všechny prvky šablony, včetně písma, ikon a mezer. Můžete dokonce nahrát obrázek na obálku a přidat tak osobní nádech. ✨
4. Šablona požadavků na produkt ClickUp
Jak název napovídá, tato šablona požadavků na produkt ClickUp vám pomůže popsat složitosti vaší připravované funkce nebo produktu. Tento krok je zásadní pro transparentnost projektu a komunikaci. Jasně definuje produkt, jeho funkce, design a lidi, kteří je vyvíjejí.
Šablona PRD je v zobrazení Doc a skládá se z několika sekcí a podstránek. Hlavní stránka je vyhrazena pro přehled a technické detaily, jako je časový harmonogram projektu a metriky úspěchu. Zahrnuté podstránky jsou:
- Uživatelské profily a scénáře: Kdo bude produkt používat, jak a proč?
- Funkce: Které funkce zahrnete/vyloučíte?
- Kritéria pro uvedení na trh: Jak poznáte, že je produkt připraven k uvedení na trh?
- Design: Jak budou vypadat různé prvky produktu?
Díky tomuto dokumentu získají týmy celkový přehled i uživatelské příběhy. Takový přehled jim pomáhá činit rozhodnutí, která jsou v souladu s celkovými cíli a plány.
Nezapomeňte dokument aktualizovat po celou dobu životního cyklu produktu, abyste poskytovali nejrelevantnější informace.
5. Šablona požadavků pro řízení projektů ClickUp
Při zahájení projektu je třeba jasně definovat jeho požadavky. Tím se zefektivní veškeré budoucí úsilí a umožní vám to prosazovat svůj projekt u zainteresovaných stran.
Šablona požadavků na řízení projektů od ClickUp slouží právě k tomuto účelu – pomáhá vám snadno a s jistotou spravovat požadavky projektu a související úkoly.
Tato šablona má formu seznamu a obsahuje zobrazení seznamu požadavků, tabuli schvalovacích fází ve stylu Kanban a Ganttův diagram pro sledování času. Vytvářejte úkoly a podúkoly v zobrazení seznamu, abyste specifikovali všechny požadavky a doprovodné kroky. Sloupce obsahují informace, jako například:
- Pověřená osoba a schvalovatel
- Datum zahájení a termín dokončení
- Procento dokončení
- Fáze schvalování
- Odkaz nebo soubor k dodání
Přizpůsobte sloupce a rozbalovací kategorie tak, aby šablona vyhovovala vašim potřebám. Přidejte vlastní kritéria pro třídění a seskupování úkolů. Vyzkoušejte tuto šablonu při svém příštím workshopu zaměřeném na shromažďování požadavků!
6. Šablona požadavků na zprávy ClickUp
Potřebujete konkrétní zprávu od jiného oddělení? Šablona požadavků na zprávy ClickUp vám pomůže formulovat typ informací, které potřebujete. Jedná se o jednoduchý způsob, jak sdělit své myšlenky a zajistit, že zpráva, kterou obdržíte, splní svůj účel.
Začněte uvedením názvu společnosti, loga a kontaktních údajů. Dále vysvětlete účel žádosti, aby čtenář lépe pochopil váš úhel pohledu. V následující tabulce uveďte podrobnosti o vašem oddělení.
Sekce Typ zprávy popisuje charakteristiky, které jsou klíčové pro třídění a plánování, jako například:
- Typ zprávy
- Ať už se jedná o opakující se nebo jednorázové úkoly
- Úroveň priority
- Úroveň náročnosti (tj. kolik KPI je zapojeno a které)
- Termín
Použijte závěrečnou tabulku k poskytnutí důkazu o schválení manažerem a označení osob, které musí zprávu vidět.
7. Šablona ClickUp IRAAD
Požadavky se mění, jakmile odhalíte nové informace. Musíte to zohlednit, aktualizovat podmínky a vyvinout systém pro předpovídání a sledování těchto významných změn.
Naší další bezplatnou šablonou pro sběr požadavků je šablona IRAAD od ClickUp – praktický nástroj, který vám pomůže zaznamenávat důležité údaje pro úspěšné řízení projektů.
Jedná se o šablonu složky s pěti seznamy, z nichž každý představuje jeden prvek analýzy IRAAD:
- Problémy: Problémy, neefektivnosti a další aspekty projektu, které nefungovaly.
- Rizika: Potenciální problémy, rizika související s náklady a oblasti, které vyžadují zvláštní pozornost.
- Akce: Kroky, které musíte podniknout k dokončení projektu
- Předpoklady: Rozumné tvrzení, které ještě musíte ověřit.
- Rozhodnutí: Úkoly, na kterých jste se dohodli a které jste schválili.
Každý seznam obsahuje různé zobrazení, jako například Seznam, Tabule a Formuláře, pro shromažďování podnětů od zainteresovaných stran. Ty mohou například zaznamenávat problémy, na které narazily, nebo přispívat novými nápady. Jejich odpovědi lze převést na úkoly a automaticky třídit, což šetří čas. ⌛
8. Šablona plánu projektu zajištění kvality ClickUp
Ať už se zabýváte vývojem softwaru nebo výrobou, šablona plánu projektu zajištění kvality ClickUp vám poskytuje robustní rámec pro kontrolu kvality vašich technických požadavků a výstupů. Zefektivňuje proces zajištění kvality a pomáhá vám identifikovat úzká místa a podle toho plánovat budoucí činnosti. ☑️
Začněte přidáním úkolů do zobrazení Seznam projektových plánů. Uveďte odpovědné oddělení, termín, dopad a úroveň náročnosti. Všechny úkoly a podúkoly jsou uspořádány do přehledné hierarchie, seskupené podle sekce projektu nebo jiných zvolených kritérií. Aktualizujte stav úkolů v průběhu procesu kontroly kvality.
Zobrazení tabule nabízí stejné funkce jako zobrazení seznamu, ale data vizualizuje jinak. Úkoly zobrazuje jako karty a přidává k nim informace ze sloupců.
Pokud zachováte seskupení podle stavu, můžete aktualizovat stav úkolů přetažením mezi vertikálními sekcemi. Můžete také zapnout plavecké dráhy a zavést další kritéria pro horizontální seskupení.
Bonus: Nástroje pro automatizaci dokumentů!
9. Šablona plánu projektu návrhu sítě ClickUp
Návrh celé síťové infrastruktury je pomalý, komplikovaný a rizikový proces. Správná topologie sítě je zásadní pro úspěšné fungování systému. Pokud návrh není dokonalý, existuje vysoká pravděpodobnost, že síť selže z hlediska výkonu a bezpečnosti.
Naštěstí lze takové krize odvrátit pomocí technologie a nástrojů, jako je tato šablona plánu projektu návrhu sítě ClickUp. Od shromažďování požadavků až po testování – tento rámec obsahuje vše, co potřebujete k překonání obřího úkolu, kterým je návrh sítě.
Tuto šablonu použijte stejně jako předchozí, do sloupců zadejte všechny úkoly, podúkoly a doprovodné informace. Šablonu si můžete přizpůsobit tak, aby vyhovovala vašemu pracovnímu postupu. Přidejte další zobrazení, například:
- Gantt pro správu času
- Pracovní zátěž pro přidělování zdrojů
- Tabule pro brainstorming a mapování procesů
- Chat pro diskuze
10. Šablona plánu projektu migrace SQL Serveru ClickUp
Důležitost dobře naplánované migrace nelze přeceňovat. Tento proces ovlivňuje kritické obchodní operace, jako je bezpečnost dat a celkový výkon. Abyste zajistili hladký přechod a minimalizovali prostoje, musíte pečlivě zvážit různé technické a provozní aspekty.
V tomto náročném prostředí se šablona plánu migrace SQL Serveru od ClickUp ukazuje jako neocenitelný zdroj. Použijte ji k nastínění své strategie, definování cílů projektu a přidělení zdrojů. Vaše migrace bude rychlejší, přesnější a hlavně méně stresující!
Využijte funkce a možnosti přizpůsobení ClickUp a spravujte všechny činnosti související s migrací na jedné platformě. Stanovte priority úkolů, popište je podrobně a zlepšete rozhodování ve všech odděleních. Pokud aktivujete sledování cílů, můžete také sledovat pokrok, KPI a milníky.
11. Šablona matice sledovatelnosti požadavků v Excelu od Agile-Mercurial
Pokud jste zvyklí používat Excel a chcete u něj zůstat, šablona matice sledovatelnosti požadavků od Agile-Mercurial by vám mohla vyhovovat. 🍵
Jedná se o komplexní systém tabulek, který vám umožňuje sledovat požadavky, jejich původ, stav dokončení a všechny další relevantní údaje.
První ze dvou karet je databáze požadavků. Ve sloupcích můžete zadat informace, jako například:
- Popis
- Zdroj a typ
- Výstupy struktury rozdělení práce
- Testy a výsledky testů
- Identifikované vady
- Stav
Díky přehlednému uspořádání všech informací přesně víte, co je třeba udělat a proč. Můžete stanovovat priority, plánovat a provádět, přičemž budete v souladu s potřebami zainteresovaných stran. Karta Stav poskytuje základní statistiky vaší dosavadní práce, vizualizované ve formě sloupcového grafu.
Šablony pro shromažďování požadavků: přehled
Níže uvedená tabulka shrnuje vše, co potřebujete vědět o každé šabloně v našem seznamu:
| Šablona | Co to je a k čemu slouží |
| Šablona dokumentu s obchodními požadavky ClickUp | Jednoduchá šablona dokumentu, která vás provede definováním všech nezbytných požadavků projektu, včetně technických a finančních. |
| Šablona systémových požadavků ClickUp | Dokument pro nastínění všech specifikací softwaru, na kterém pracujete, a sladění vaší práce s potřebami uživatelů. |
| Šablona požadavků na produkt ClickUp | Šablona, která vám pomůže vytvořit profesionální a účelné dokumenty s požadavky na produkt s minimálním úsilím. |
| Šablona požadavků pro řízení projektů ClickUp | Komplexní systém plánování správy požadavků, který vám umožňuje přidělovat práci a stanovovat termíny. |
| Šablona požadavků na zprávy ClickUp | Dokument, který vám pomůže definovat vaše potřeby a získat zprávu a informace, které jste hledali. |
| Šablona ClickUp IRAAD | Rámec pro shrnutí klíčových údajů o projektu, zejména jeho problémů, rizik, opatření, předpokladů a rozhodnutí. |
| Šablona plánu projektu zajištění kvality ClickUp | Šablona s mnoha funkcemi pro vytváření, plánování a sledování procesu kontroly kvality, která zajistí optimální výsledky. |
| Šablona plánu projektu ClickUp Network Design | Systém, který vám pomůže shromáždit požadavky na síťovou infrastrukturu, kterou navrhujete, a podle toho naplánovat práci. |
| Šablona plánu projektu migrace SQL Serveru ClickUp | Šablona, která vám umožní organizovat proces migrace databáze a související práce. |
| Šablona matice sledovatelnosti požadavků v Excelu od Agile-Mercurial | Šablona pro shromažďování požadavků v Excelu, která vám umožní sledovat zdroje a dokumentovat proces testování. |
Nejlepší šablony pro sběr požadavků pro váš agilní tým
Parafrázujeme-li slavnou pasáž z knihy Sun Tzu „Umění války“ a zasadíme ji do pacifističtějšího kontextu, lze říci, že adekvátní příprava je minimálně polovinou úspěchu!
S pomocí agilní šablony pro sběr požadavků a multifunkčních bezplatných nástrojů, jako je ClickUp, můžete být připraveni na cokoli, co vám přijde do cesty. Vybavte se znalostmi a vydejte se do boje, tj. do výroby, připravenější než kdykoli předtím! ⚔️