Co je to sponzor projektu? Role a odpovědnosti sponzorů projektu

Kde projekt začíná a kde končí? U sponzora projektu.

Za projekt lze považovat cokoli, od výstavby mostu Golden Gate Bridge až po uspořádání narozeninové oslavy. Bez ohledu na povahu projektu se na něm během celého jeho životního cyklu podílí řada zainteresovaných stran.

Z nich všech je podle nás nejdůležitější sponzor projektu. Podívejme se, proč.

Co je to sponzor projektu?

Sponzor projektu iniciuje projekt a schvaluje výstupy. Jedná se o obchodního partnera odpovědného za plánování a realizaci úspěšného projektu. Často patří do vrcholového vedení a má významný vliv a autoritu, i když nemá žádnou přímou manažerskou odpovědnost za samotný projekt.

V případě servisní organizace může sponzor projektu patřit k externí entitě, obvykle k zákazníkovi. Sponzor projektu je interní součástí produktové organizace a někdy se označuje jako vlastník projektu.

Sponzor projektu vs. projektový manažer

Jelikož jak sponzor projektu, tak projektový manažer zastávají vedoucí role, jsou často zaměňováni. Nejprve si ujasněme rozdíly mezi nimi.

Ačkoli se sponzor projektu od projektového manažera výrazně liší, jejich spolupráce je pro úspěch projektu zásadní.

Sponzor definuje cíle a rozsah projektu, zatímco projektový manažer jej realizuje. Sledují metriky projektu, jako je doba uvedení na trh nebo spokojenost zákazníků.

Na druhé straně projektový manažer sleduje metriky na úrovni projektu, jako je produktivita vývojářů a kvalita kódu, které přispívají k metrikám na vysoké úrovni.

Sponzor schvaluje rozpočet, harmonogramy atd., ale projektový manažer rozhoduje, zda jsou potřeba další zdroje, a podává příslušné žádosti.

Spolu s manažerem je za řízení projektu zodpovědný také sponzor. Úspěch projektu vyžaduje, aby spolu spolupracovali a rozuměli si navzájem svým prioritám.

Sponzor projektu vs. zúčastněná strana projektu

„Zainteresovaná strana“ je obecný termín používaný pro kohokoli, kdo se podílí na projektu. Může se jednat o člena týmu, nadřízeného, manažera, partnera, dodavatele, zákazníka, vládní orgán nebo jakéhokoli zprostředkovatele.

V tomto smyslu je sponzor projektu také zainteresovanou stranou projektu. Ne všechny zainteresované strany jsou však sponzory.

Role sponzora projektu

Obchodní vedení

Sponzorování projektu není jen o jeho financování. Sponzor projektu funguje jako spojovací článek mezi obchodní a technickou stránkou. Poskytuje poznatky a rady z obchodního hlediska. Vede realizační tým v otázkách týkajících se zákazníků, organizace, obchodní strategie a plánů uvedení produktu na trh.

Představme si, že maloobchodní společnost osloví technologickou společnost s žádostí o vývoj řešení pro prodejní místa (POS). Sponzor projektu, vedoucí pracovník maloobchodní společnosti, seznámí technologickou společnost s uživateli produktu, pracovním postupem, požadavky na integraci atd.

I když nemusí specifikovat technické požadavky, jsou zodpovědní za to, aby produkt splňoval obchodní potřeby.

Umožnění toku informací

Během celého projektu zajišťují plynulý tok informací mezi zúčastněnými stranami. Propojují členy týmu s potřebnými zdroji a odborníky.

Může například propojit tým zabývající se výzkumem uživatelů se správnou cílovou skupinou, aby provedl průzkumy nebo sledoval chování.

Dohled nad projektem

Sponzor projektu je zodpovědný za stanovení cílů a identifikaci měřítek úspěchu. Jakmile projektový tým předloží plán, sponzor zkontroluje jeho rozsah a schválí zahájení projektu.

Pravidelně provádějí revize a retrospektivy s projektovým týmem, aby zajistili, že vše probíhá podle plánu. Aktivně také odstraňují překážky, které se vyskytnou. Jsou zodpovědní za výkonnost projektu.

Rozhodování na vysoké úrovni

Sponzoři projektu přijímají rozhodnutí na vysoké úrovni ohledně rozpočtu a směru projektu. Jsou také zodpovědní za schvalování velkých požadavků projektového týmu na dodatečné zdroje, prodloužení termínů atd.

Projektoví manažeři mohou vytvářet rozhodovací stromy, které sponzorům pomohou při přijímání důležitých rozhodnutí, a nastínit důsledky těchto rozhodnutí.

Konečné ověření

Sponzor projektu má pravomoc schvalovat výstupy projektu. Ověřuje, zda výstupy splňují technické a obchodní požadavky. Projekt potřebuje souhlas sponzora k uzavření projektu a provedení plateb.

Některé z těchto rolí a povinností se mohou překrývat s rolí projektového manažera nebo jiné zainteresované strany. Nejprve si tedy ujasněme rozdíly.

Důležitost sponzora projektu

Role sponzora projektu není tak běžná jako role projektového manažera. Vzhledem ke strategické povaze role sponzora projektu je často přehlížena.

V některých případech je tato role také slabě definována. Role sponzora projektu je přidělena vedoucímu pracovníkovi, který již má na starosti řadu dalších povinností. To pouze brání úspěchu projektu. Zde je vysvětlení, jak k tomu dochází.

Sladění s obchodními cíli: Ať už vyvíjíte technologii nebo navrhujete nové logo, sponzoři projektu jsou důležití pro zajištění toho, aby projekt splňoval obchodní potřeby.

Řízení vztahů: Sponzor projektu udržuje zdravé vztahy s klíčovými zainteresovanými stranami, jako jsou klienti, dodavatelé a vládní orgány. Umožňuje tak efektivní spolupráci na projektu.

Schvalování a financování: Mají na starosti schvalování rozpočtů, uvolňování finančních prostředků a vyjednávání případných dodatečných požadavků.

Řešení konfliktů: V případě zásadních názorových rozdílů projektový sponzor dosahuje konsensu a přijímá obtížná rozhodnutí. Pokud například existuje nejednoznačnost v definici určité funkce, která způsobuje zmatek mezi technickými týmy, projektový sponzor pomáhá situaci vyjasnit. Hraje klíčovou roli v zajištění toho, aby projekt nezastavil.

Prosazování věci: Prosazují projekt a jeho účel mezi vedoucími pracovníky a představenstvem, čímž zajišťují viditelnost a zapojení klíčových zainteresovaných stran. Zajišťují, aby projekt získal uznání, které si zaslouží.

Odpovědnosti sponzora projektu v různých fázích projektu

Nyní, když známe celkovou roli a účel sponzora projektu, podívejme se na jeho odpovědnosti v různých fázích projektu: zahájení, plánování, realizace a uzavření projektu.

Zahájení projektu

Mezi povinnosti sponzora projektu při zahájení projektu patří:

Někdy jmenují projektového manažera a provázejí ho procesem najímání a zapracování členů týmu.

Plánování projektu

Jakmile je projekt zahájen, sponzor působí jako jeho zastánce. Již se nezapojuje do detailních činností. Řídí fázi plánování projektu a vede jej k realizaci.

Realizace projektu

Zde je role sponzora projektu ještě omezenější. Přesto úzce spolupracuje s projektovým manažerem, aby zajistil hladký průběh projektu.

Ukončení projektu

Sponzor projektu projekt uzavírá. Je odpovědný za:

Způsoby efektivní spolupráce se sponzory projektu

Každý projektový manažer spolupracuje se sponzory pravidelně, minimálně jednou za měsíc, pokud ne dokonce jednou za týden. Jejich vztah však není vždy jednoduchý.

Projektový manažer spolupracuje se sponzorem projektu na sdílení informací, porozumění obchodním požadavkům a řešení problémů. Úlohou sponzorů projektu je připravit projektového manažera na úspěch.

Sponzoři projektu jsou však vedoucí pracovníci s větší autoritou než manažer. Projektový manažer předkládá k posouzení pokrok, výsledky a data. Projektový manažer v této funkci podává zprávy sponzorovi, i když se nejedná o vztah mezi nadřízeným a podřízeným.

Navigace v tomto vztahu může být složitá. Zde jsou způsoby, jak mohou projektoví manažeři efektivně spolupracovat se sponzory projektu.

Organizujte projekt

V první řadě potřebuje sponzor projektu přehlednost. Musí vědět, jak bude projekt realizován. K organizaci projektu použijte komplexní software pro řízení projektů, jako je ClickUp. S ClickUpem můžete:

Pokud jste nezávislá agentura nebo freelancer, vaším sponzorem projektu bude pravděpodobně váš klient. V takových případech zkuste pro organizaci své práce využít software pro řízení projektů pro malé podniky.

Představte své plány

Pomocí ClickUp můžete předvídat požadavky projektu. Poté své plány představte sponzorovi projektu a získejte jeho souhlas. Jakmile nastavíte projekt v ClickUp, použijte zobrazení Ganttova diagramu k jeho vizualizaci v čase.

K vysvětlení složitých témat použijte nástroj ClickUp Whiteboard. K vytvoření logických cest a demonstraci pracovních postupů použijte nástroj ClickUp Mind Maps.

Konsolidujte zdroje

Sponzor projektu očekává, že znalosti, které sdílel s projektovým manažerem a původním týmem, budou pečlivě předány všem členům týmu/zainteresovaným stranám. Aby toho bylo dosaženo:

Usnadněte komunikaci

Žádný sponzor projektu nechce, aby mu unikaly důležité informace. Využijte projektové řízení ClickUp k zajištění transparentnosti a srozumitelnosti komunikace.

Zapněte si oznámení v aplikaci nebo e-mailem, aby sponzor projektu nezmeškal žádnou aktualizaci.

Posilte dokumentaci projektového řízení

Každý sponzor projektu má rád dobrou dokumentaci. Pomocí ClickUp Docs můžete psát dobře formátovanou dokumentaci pro každou funkci. Propojte je s úkoly, abyste je nikdy neztratili v záplavě informací.

Automatizujte reporting

Informujte sponzora projektu o pokroku ještě předtím, než se zeptá. Použijte panely ClickUp pro reportování v reálném čase s přehledy o:

Pokud váš sponzor projektu požaduje konkrétní zprávy, vytvořte si přímo ve svém nástroji pro správu projektů vlastní grafy podle svých potřeb.

V závislosti na tom, jak aktivní je sponzor projektu, bude potřebovat pravidelné aktualizace s různou mírou detailů. Upravte podrobnost a frekvenci aktualizací pomocí ClickUp. Dejte jim přístup k hostovskému účtu, aby si mohli aktualizace upravovat sami.

Spolupracujte hladce se svým sponzorem projektu pomocí ClickUp

Sponzor projektu vás bude provázet od začátku až do konce. Použijte ClickUp, abyste mohli projekt zahájit s důvěrou, efektivně ho realizovat a s hrdostí dokončit.

Projektoví manažeři obvykle tráví nadměrné množství času přípravou měsíčních zpráv pro sponzory projektů. Eliminujte duplicitní práci. Efektivně spravujte projekty a spolupracujte se sponzorem na jednom místě, v ClickUp!

Vyzkoušejte ClickUp zdarma hned teď.