Znáte ten pocit paniky, když si všichni z vaší pětice objednají v restauraci složité kombinované menu a místo toho, aby si to zapisoval, číšník řekne: „Žádný strach, mám to tady. “ 🧠🫠
Takhle to vypadá, když se snažíte zvládnout rušný den bez pevného rozvrhu.
Zaznamenáním všech schůzek, úkolů, připomínek a termínů do kalendáře, seznamu nebo tabulky můžete lépe pochopit, jak bude váš čas během dne rozdělen. To může být nakonec rozhodujícím faktorem pro to, zda přijmete tu poslední žádost na poslední chvíli, nebo zda stihnete být v 14:30 u zubaře. 😳
Jednoduše řečeno, plánování dne vám pomůže vytěžit z něj maximum – v práci i mimo ni. Je to brána k vytvoření produktivních návyků a začlenění více strategií time managementu do vašeho pracovního týdne. A zmínili jsme už, že také léčí nedělní úzkost?
Ať už jste mistr v časovém plánování nebo vytváříte uvítací rozvrh pro nové zaměstnance týmu, prvním krokem by vždy mělo být použití šablony rozvrhu. Není však důvod šablonu příliš komplikovat!
Je snadné se cítit ohromen množstvím způsobů a softwaru pro tvorbu plánů, které jsou k dispozici pro strukturování vašeho dne, ale místo toho, abyste investovali čas do nějaké staré běžné šablony, začněte s takovou, která prokazatelně usnadňuje tento proces.
Ukážeme vám, proč potřebujete šablony plánů ve svém životě, jaké jsou nejdůležitější funkce, které byste měli hledat, a 10 bezplatných šablon plánů, které zaručeně zlepší vaše schopnosti time managementu.
Proč jsou šablony plánů důležité?
Váš plán by měl být víc než jen lepící poznámka nebo dokument s jmény a časy seřazenými na stránce – a pokud se vám tento příklad zdá až příliš povědomý, budete v našich modlitbách.
Váš plán by měl naopak přidávat hodnotu vašim každodenním procesům tím, že se integruje s vašimi aktuálními pracovními aplikacemi, kalendářem a procesy, aby spravoval všechny aspekty vašeho dne.
Právě v tom se šablona opravdu hodí. 🙂
Nejlepší šablony plánů jsou součástí softwaru pro řízení projektů a obsahují funkce, které vylepšují tradiční techniky plánování, na které jsme zvyklí. Vzhled a funkčnost vaší preferované šablony plánu bude záviset na vašem týmu, odvětví a projektu, ale výhody jsou stejné pro všechny!
Zde jsou některé z nejvýznamnějších výhod používání šablony plánu, ať už pro osobní použití nebo pro tým:
- Transparentnost: Šablony plánů nejsou určeny pouze pro osobní použití, ale pro celý tým. Když celý tým přijme šablonu plánu, pomáhá to členům vidět, co dělají jejich kolegové, a manažerům zjistit, zda je práce rozdělena rovnoměrně, nebo zda má někdo v daném týdnu nadměrnou pracovní zátěž.
- Organizace: Standardizace formátu a úrovně detailů, které členové zahrnují do svých plánů, pomáhá všem udržet si přehled o stavu projektu a jeho prioritách. Zejména pokud vaše šablona doplňuje software pro řízení projektů o funkce pro spolupráci, pomůže vašemu týmu předcházet každodenním překážkám.
- Zvyšuje produktivitu: Vizualizace vašeho plánu vám pomůže naplánovat budoucí úkoly a umožní vám vytvořit nové strategie pro maximální využití vašeho dne. Šablony plánů jsou navrženy tak, aby vám pomohly identifikovat oblasti, kde můžete každý den vytvářet nové procesy, restrukturalizovat pracovní postupy a sledovat čas strávený na úkolech nebo projektech.
- Zlepšuje schopnosti time managementu: Stalo se vám někdy, že jste na konci dne opustili své pracoviště a přemýšleli, kam se poděl čas? Šablony plánů vám na tuto otázku odpoví. Díky funkcím pro sledování času, historii verzí, schůzky a aktualizace stavu budete vždy vědět, které úkoly vám zabírají nejvíce času, a můžete podle toho upravit svůj pracovní postup.
10 bezplatných šablon plánů pro rok 2025
A teď to nejlepší – příklady!
Vyzkoušeli jsme a otestovali nejlepší šablony plánů, abychom vám mohli nabídnout ty nejlepší a naše nejoblíbenější!
Každá z těchto 10 bezplatných a přizpůsobitelných šablon nabízí vysoce vizuální a produktivní funkce, které vám a vašemu týmu pomohou zefektivnit současné procesy tvorby plánů. Navíc k nim máte přístup přímo z tohoto článku!
1. Šablona rozvrhu týmu ClickUp
Organizace harmonogramu týmu je pro každý tým nezbytná, aby bylo možné co nejlépe využít jeho čas. Šablona harmonogramu týmu ClickUp je ideální pro plánování, rozvrhování a dokonce i správu zdrojů!
Například plán týmu může zahrnovat schůzky, termíny pro dodání projektů, individuální cíle pro členy týmu, prezentace nebo školení pro zaměstnance, cíle zákaznického servisu a jakékoli další organizační cíle, které jsou potřebné.
Díky této přehlednosti si každý může být jistý, že splní všechny své závazky a zároveň mu zbude dostatek času na soustředěnou práci a další aktivity.
Šablona obsahuje čtyři předem připravené zobrazení, které můžete začít používat ještě dnes k vizualizaci práce:
- Zobrazení seznamu projektových aktivit: Konsoliduje všechny úkoly přiřazené jednotlivým týmům ve výchozím nastavení.
- Zobrazení týdenního plánovacího panelu: Uspořádá všechny úkoly přidělené jednotlivým týmům podle termínu splnění.
- Zobrazení pracovní zátěže: Poskytuje přehled o počtu úkolů přidělených týmu v daném období.
2. Šablona 24hodinového rozvrhu ClickUp
24hodinový plán je důležitým nástrojem pro dosažení denních cílů a udržení organizace. Pomůže vám efektivně spravovat čas, stanovovat priority úkolů a vyhnout se prokrastinaci. Vytvoření úspěšného plánu v tomto formátu vyžaduje plánování, strategii a správný nástroj, jako je šablona 24hodinového plánu ClickUp.
Všechny úkoly, aktivity, schůzky a přestávky, které vytvoříte, se zobrazují v denním kalendáři. Máte možnost nastavit opakující se úkoly podle data a času, takže je stačí nastavit pouze jednou!
Když se změní priority nebo něco naruší váš plán, můžete snadno kliknout na úkol a posunout jej nahoru nebo dolů do jiného časového úseku.
Tip pro profesionály: Propojte ClickUp s Outlookem, Apple nebo jakýmkoli kalendářem, který umožňuje přihlášení k odběru pomocí URL kanálu, abyste měli přehled o termínech splnění svých úkolů!
3. Šablona hodinového pracovního plánu ClickUp
Plány týmu také slouží jako způsob sledování času stráveného jednotlivými členy týmu na projektu. Díky aktuálnímu plánu mohou týmy předvídat potenciální problémy a rychle je řešit, než bude nutné vynaložit další čas na jejich řešení.
Šablona hodinového rozvrhu ClickUp nabízí tři různé pohledy pro sledování zaměstnanců nebo freelancerů placených hodinově:
- Seznam výplat podle přidělených osob: Zobrazení všech úkolů seskupených podle přidělených osob
- Seznam skutečných výplat: Třídit, seskupovat a filtrovat úkoly pro úplnou přehlednost
- Týdenní kalendář: Podívejte se, co vás čeká, a proveďte úpravy v reálném čase.
Šablona obsahuje průvodce pro začátečníky s tipy pro přizpůsobení, aby byly vaše plány připraveny ke sdílení s vaším týmem!
Podívejte se na tyto aplikace pro plánování práce!
4. Šablona matice plánování ClickUp
Plánovací matice je výkonný nástroj, který organizacím pomáhá organizovat a prioritizovat úkoly. Zaznamenáním úkolů do matice s osami času, zdrojů a důležitosti se usnadňuje rozhodování o časových harmonogramech projektů a přidělování zdrojů.
Myšlenkou plánovací matice je vytvořit organizovanou strukturu pro přidělování úkolů, která zohledňuje dostupné zdroje, množství času potřebného k dokončení úkolu a jeho celkovou důležitost v rámci většího projektu.
Tento způsob přidělování zdrojů pomáhá manažerům stanovit priority toho, co je třeba udělat jako první, aby byly vyřízeny nejdůležitější úkoly.
Se šablonou ClickUp Scheduling Matrix Template máte k dispozici nástroje, které vám poskytnou tolik kontextu, kolik potřebujete, aby týmy a projekty pokračovaly vpřed: popisy úkolů, kontrolní seznamy, přiřazené komentáře a mnoho dalšího!
5. Šablona pro blokování plánů ClickUp
Blokování rozvrhu je strategie používaná k efektivnímu plánování a správě času. Zahrnuje rozdělení většího cíle nebo úkolu na menší, lépe zvládnutelné časové úseky, aby bylo snazší je dokončit.
Pokud máte potíže s dodržováním blokování rozvrhu, vyzkoušejte šablonu ClickUp Schedule Blocking Template. Tato šablona je flexibilní a umožňuje komukoli dodržovat blokování rozvrhu a zkrátit čas potřebný k přepínání mezi aplikacemi, aby bylo možné zahájit úkol.
Můžete snadno nastavit připomenutí nadcházejících úkolů, připojit soubory k úkolu a uchovávat konverzace na jednom místě.
Tip pro profesionály: Použijte funkce Profily a Moje práce v ClickUp k zobrazení plánů všech uživatelů ve vašem pracovním prostoru! Profily vám poskytují přehled o povinnostech každého uživatele, takže můžete přidávat připomenutí, provádět úpravy nebo sledovat, na čem právě pracují.
6. Šablona harmonogramu pro řízení projektů ClickUp
Váš kalendář projektového řízení by měl zahrnovat všechny činnosti související s dokončením projektu. Patří sem úkoly jako plánování, navrhování, vývoj, implementace a testování. Všechny tyto činnosti je nutné sledovat, aby bylo možné monitorovat pokrok a zajistit, že všechny týmy, klienti a zúčastněné strany jsou informováni o výsledcích.
Šablona harmonogramu projektového řízení ClickUp obsahuje pět předem připravených zobrazení, která umožňují prohlížet harmonogram projektu z různých úhlů pohledu:
- Zobrazení seznamu: Úkoly seskupené podle fáze projektu (zahájení, plánování, provedení, monitorování a dokončení)
- Zobrazení časové osy: Zobrazení plánů všech úkolů a činností seskupených podle fáze projektu.
- Zobrazení tabule: Stav, ve kterém se každá úloha aktuálně nachází v pracovním postupu.
- Tabulkový náhled: Rizika a problémy úkolů
- Ganttův diagram: Závislosti a milníky v harmonogramu projektu
7. Šablona pro plánování bloků ClickUp
Organizace harmonogramu týmu do bloků může být účinným způsobem, jak zajistit, aby všichni členové týmu měli správně přidělené úkoly a aby tyto úkoly zapadaly do širšího časového rámce.
Jedním ze způsobů, jak toho dosáhnout, je rozdělit časový plán projektu do jednotlivých fází, přičemž každá fáze obsahuje své vlastní požadavky, cíle a zdroje. Navíc, zapracování časové rezervy také dává týmům prostor pro experimentování nebo brainstorming nových nápadů, aniž by se cítili ve spěchu nebo v zpoždění.
To pomáhá týmu identifikovat, co je třeba udělat v každé fázi, jak dlouho to bude trvat a kolik zdrojů je k tomu zapotřebí. Jakmile jsou tyto obecné body identifikovány, tým je může dále rozdělit na konkrétnější pracovní bloky.
Pokud například jedna fáze zahrnuje vytvoření nové webové stránky pro společnost, mohou členové týmu tuto fázi rozdělit na vývoj front-endu, vývoj back-endu, návrh maket a testování uživatelů.
Šablona pro plánování bloků ClickUp je celá složka s předformátovanými zobrazeními seznamu, časové osy, kalendáře a pracovní zátěže, které lze přizpůsobit potřebám vašeho pracovního postupu!
Podívejte se na výhody časového blokování v ClickUp!
8. Šablona plánu v Google Docs a Microsoft Word
Šablona hodinového rozvrhu je k dispozici v Google Docs nebo Microsoft Word. Můžete si vytvořit vlastní rozvrh směn pro práci, události, cestování nebo zábavné aktivity. Po přidání podrobností si dokument stáhněte a sdílejte.
Přizpůsobte vzhled a styl své šablony a sloučte libovolné buňky, aby byl váš plán reprezentativní. Nebo se naučte, jak si vytvořit vlastní kalendář v aplikaci Microsoft Word!
9. Šablona plánu v Google Sheets
Šablona rozvrhu v Google Sheets je ideální pro studenty, kteří preferují zobrazení rozvrhu v 30minutových intervalech. Tato šablona je jedinečná díky svému tří sloupcovému formátu:
- Naplánovaná činnost
- Úkoly kurzu
- Osobní/péče o sebe
Podívejte se, jak vytvořit plán v Google Sheets!
10. Šablona denního rozvrhu v Excelu
Pokud je formát se třemi sloupci příliš omezující, vyzkoušejte šablonu plánu s 30minutovými intervaly v aplikaci Excel. Sloupce jsou uspořádány podle jednotlivých dnů v týdnu (od neděle do soboty).
V horní části šablony můžete upravit počáteční čas 5:00 ráno na libovolný čas, který vám vyhovuje. Zbytek intervalů se automaticky vyplní na základě vašeho výběru, takže můžete začít plánovat podle svých představ!
Naučte se, jak vytvořit vlastní plán v Excelu!
Další šablony:
Funkce, které byste měli hledat ve své příští šabloně rozvrhu
Ne všechny šablony plánů jsou stejné, ale my vám pomůžeme zajistit, aby ta, kterou si vyberete, splňovala vaše potřeby, aniž by překročila váš rozpočet.
Všechny nejlepší šablony plánů mají tyto základní funkce:
- Přizpůsobitelné: Šablony sice vytvářejí základ pro váš plán, ale měli byste je moci podle potřeby upravovat a editovat, aby lépe odpovídaly vašim aktuálním procesům. A to by nemělo být nijak složité!
- Vizuální: Existuje více způsobů, jak strukturovat vaše plány, než jen v kalendáři. Zejména pro větší týmy, které pracují asynchronně, bude mít vysoce vizuální šablona plánu nebo možnost výběru z více zobrazení projektu pozitivní vliv na zkušenosti každého člena s používáním šablony.
- Spolupráce: Jen z hlediska logistiky je to obrovská výhoda. Pokud vaše šablona neumožňuje spolupráci, týmy budou mít potíže s plánováním schůzek, společnou prací a dokončováním úkolů bez překrývání.
- Sledování času a pokroku: Šablona rozvrhu není jednorázová záležitost. Měla by se vyvíjet s rostoucí složitostí vašich projektů a poskytovat informace a řešení, která vám pomohou zvýšit produktivitu. Sledování času a přehledové panely jsou dvě nejzákladnější funkce pro určování vašeho pokroku.
- Integrace: Čím více pracovních nástrojů lze integrovat do vaší šablony plánu, tím lépe! Pomůže vám to získat jasnější představu o tom, jaké úkoly máte naplánované na každý den, a poskytne vám více kontextu v podobě vložených odkazů nebo dat. Integrace navíc rozšiřuje funkčnost jakéhokoli softwaru a sníží počet záložek, které zaplavují váš prohlížeč.
A čestné uznání... nejlepší šablony jsou zdarma. 💸
V dnešní době existuje tolik výkonných předem připravených šablon plánů, že není důvod, proč by vás to mělo stát byť jen cent!
Plánování dne s ClickUp
Nikdy není pozdě začít organizovat své pracovní postupy, projekty nebo den pomocí flexibilní šablony plánu. Kterákoli z těchto 10 možností vám pomůže maximalizovat váš čas a urychlit proces tvorby plánu, ale pouze ClickUp vám pomůže posunout vaše úsilí o krok dál.
Bez ohledu na váš preferovaný styl práce, odvětví nebo tým je ClickUp jediným řešením, které je dostatečně výkonné, aby poskytovalo komplexní řešení s přizpůsobitelnými šablonami pro každý případ použití. ClickUp nabízí pokročilé funkce pro správu času, více zobrazení projektů, více než 1 000 integrací a další funkce – to vše zcela zdarma. 🤓
Není lepší čas než právě teď – zvyšte svou produktivitu – zaregistrujte se na ClickUp a sledujte, jak se váš den skládá dohromady. 📆