„Jak to, že je už tak pozdě?“
Slavný citát Dr. Seusse byl v té době zřejmý a dnes se jeví ještě zřetelnější.
Sociální média chtějí znát váš názor.
Další článek je na internetu hned za rohem.
Každé pípnutí a zazvonění vašeho telefonu vyžaduje vaši pozornost.
Brzy se vaše dvě hodiny nepřerušované práce v kanceláři zkrátí na 2 minuty.
„Už zase,“ řeknete si. Ale stalo se to znovu. Všechny cesty vedly k prokrastinaci a rozptýlení.
Je pro nás ještě nějaká naděje?
V mém životě byly období, kdy čas letěl, protože jsem byl tak soustředěný nebo zapojený do skvělých, produktivních činností. Jiné dny mi úplně unikly.
Time management znamená moudré využívání času k dokončení úkolů a činností, které musíme splnit.
A čas plyne bez ohledu na to, co s ním děláme. Je na nás, abychom ho využívali produktivněji.
Podívejte se na naše blogy o technikách a tipech pro správu času.
Jaké jsou základní strategie time managementu, které můžeme použít, abychom získali zpět svůj čas?
1. Stanovte si denní cíle
Pokud nevíte, co budete dnes dělat, jak se můžete zlobit na sebe, když si neumíte dobře rozvrhnout čas? Část problému spočívá v nesprávných očekáváních. Pokud si nestanovíte žádné cíle ani seznam úkolů, nezlobte se na sebe, když jste „nic“ neudělali.
Mít jen mlhavou představu o tom, co je třeba udělat, místo toho, abyste si zkontrolovali a vytvořili seznam úkolů, je jen černá díra neproduktivnosti a špatného time managementu.
V ClickUp každý den v rámci denní porady sepisujeme seznam cílů a úkolů, na kterých pracujeme. Také sepisujeme, na čem jsme pracovali předchozí den. Ne vždy se to dokonale shoduje (a upřímně řečeno, nakonec toho uděláme víc, než jsme plánovali).
2. Nejdříve proveďte nejdůležitější úkoly
Jedním ze způsobů, jak získat kontrolu nad svým časem, je pokusit se nejprve vyřídit nejnáročnější úkoly. Jiní doporučují „sníst žábu“, což znamená udělat nejprve to, co se vám nechce dělat. Vidím v tom smysl, ale když nejprve vyřídíte nejdůležitější věci, budete mít od té chvíle volno.
Upřímně řečeno, střídám přístup „sníst žábu“ s přístupem „udělat nejdřív to nejdůležitější“. Záleží to na rozvrhu a na tom, jak vypadá můj den, ale je dobré mít to na paměti.
3. Sledujte, jak dlouho vám trvá dokončení úkolu
Dobré řízení času znamená vědět, jak dlouho bude konkrétní úkol trvat. Abyste maximalizovali svůj čas, musíte omezit rozptýlení a zároveň sledovat, jak dlouho vám něco trvá. Jak toho dosáhnout?
Dvě strategie, jak toho dosáhnout:
- Pomodoro: Pojmenováno podle rajčatového časovače, pracujete v kratších 25minutových úsecích, uděláte si krátkou přestávku a pak pokračujete dalším 25minutovým úsekem. Po několika takových úsecích si uděláte delší přestávku. Používání techniky Pomodoro je skvělý způsob, jak zůstat soustředěný.
- Sledování času : Pokud používáte techniku Pomodoro, můžete také zaznamenávat čas, abyste si poznamenali, jak dlouho trvá konkrétní úkol. Až budete příště potřebovat provést podobný úkol, budete mít lepší představu o tom, jak dlouho to bude trvat.
Podívejte se na tyto šablony pro zaznamenávání času!
4. Naplánujte si čas na své úkoly, nejen na schůzky
Váš den může být plný schůzek, zejména pokud vaše společnost není tak produktivní a efektivní, jak by mohla být. Je snadné souhlasit s účastí na schůzkách. Těžší je přizpůsobit svou práci těmto schůzkám. Možná budete muset vyhradit si čas a ano, dokonce i občas odmítnout několik schůzek.
K tomu se skvěle hodí ClickUp Time View, protože si můžete naplánovat úkoly s přesností na hodinu a nemusíte je nutně zobrazovat v kalendáři.
5. Stanovte si priority v práci a seznamu úkolů
Při vytváření seznamu úkolů nebo kontrole dalších kroků ve vašem systému řízení projektů je důležité stanovit priority. To znamená nejen určit, co je nejdůležitější a co je třeba udělat jako první, ale také stanovit priority pro ostatní úkoly.
Existuje celý systém, jak stanovit priority ve vaší práci, ale klíčové je zamyslet se nad tím, co je důležité a co je naléhavé. Ne vždy se jedná o totéž. Rozlišení těchto dvou věcí vám ušetří spoustu času.
6. Naplánujte si, že budete pracovat nejlépe v nejvhodnější době.
Myslím, že tento bod je často přehlížen. Každý z nás má jiný rytmus, jak fungují naše dny. Někteří z nás jsou ranní ptáčata, jiní jsou noční sovy a odpoledne jsou špatná pro všechny (j/k). Zde je několik tipů, které vám pomohou: Dodržujte rozvrh.
Pokud znáte své rytmy, naplánujte si nejnáročnější práci na dobu, kdy jste nejvýkonnější. To může být ten správný čas na to, abyste snědli žábu.
7. Pracujte intenzivně, ne napůl.
Hluboká práce znamená vyhradit si ve svém rozvrhu čas na soustředěnou práci. Tento čas nemusí být nutně určen pro nejnaléhavější úkoly, ale pro strategické plánování.
Příkladem může být vypracování nového obchodního plánu nebo marketingového harmonogramu nebo plánování nejdůležitějších novinek pro nadcházející čtvrtletí.
Výzkumník produktivity James Clear nazývá jakoukoli práci, která je zatížena textovými zprávami, kontrolou e-mailů a sociálních médií, „poloviční prací”. Eliminace poloviční práce z vaší rutiny vám v dlouhodobém horizontu pomůže ušetřit čas, protože se budete soustředit na úkoly, které potřebujete udělat.
8. Uspořádejte si pracovní prostor tak, abyste měli vše, co potřebujete
Díky organizovanému stolu a pracovnímu prostoru budete mít potřebné nástroje vždy po ruce. Hledání dalších potřeb, USB flash disku nebo lepících papírků jsou činnosti, které vás rozptylují a narušují vaši koncentraci.
Důležité je také uspořádání vašeho digitálního pracovního prostoru. Používání funkčních nástrojů pro správu času je skvělou technikou time managementu, protože můžete automatizovat připomenutí, oznámení a prioritizovat své úkoly.
9. Zhodnoťte své výsledky ve vztahu k těmto cílům
Konec dne se blíží, jak jste naložili se svým časem? Pokud jste si vytvořili seznam úkolů, soustředili se na aktuální úkoly a sledovali využití času, měli byste vědět, jak dobře jste svůj čas spravovali.
A víte co? Nevadí, pokud jste neudělali všechno dokonale. Postupem času si vybudujete lepší návyky a naučíte se pracovat efektivněji.
10. Vybudujte si skvělý tým
Kolegové mohou být požehnáním – i prokletím.
Pokud jste součástí týmu, který vás drží zodpovědného a chce, abyste odváděli skvělou práci, pak se na tuto úroveň dostanete.
Skvělí kolegové vás mohou posunout na vyšší úroveň, což se může promítnout i do zlepšení vašich strategií time managementu.
Závěr
Účinné strategie time managementu nevznikají náhodou.
Vyžadují práci a odhodlání. Je to opravdu dovednost.
Strategie time managementu jsou jako strom. Začínají semínkem, pak zapustí kořeny a nakonec rozkvetou do plného zvyku a životního stylu.
To je váš cíl. S tímto vědomím můžete zvýšit svou produktivitu a využít svůj čas lépe než v minulosti.
Jakmile si tyto návyky osvojíte, budete si moci stanovit lepší dlouhodobé cíle. Čas strávený osvojováním těchto návyků se vyplatí.
Budete vědět více o tom, čeho můžete dosáhnout, a nebudete frustrováni nerealistickými cíli. Strategie time managementu optimalizují nejen váš čas pro dnešek, ale i váš čas do budoucna.