Udržet pořádek na stole je pro mnoho z nás, kteří pracují z domova nebo v kanceláři, vždy obtížné.
Například když jsem byl novinářem, hromadily se mi staré noviny, vytištěné stránky a návrhy layoutů po celém mém velkém stole a konferenčním stole.
Moje oblíbená metoda byla naskládat všechny papíry, brožury a staré poznámky do kartotéky vedle stolu a pak se na ně dlouhou dobu nedívat.
Hodně štěstí při hledání mého seznamu úkolů nebo složky v okamžiku, kdy ji potřebuji.
Máme pro vás dobrou zprávu: existuje lepší způsob, jak udržet svůj stůl v pořádku (přesněji řečeno 15 způsobů)!
Zde je 15 tipů a triků pro organizaci pracovního stolu, které vám pomohou udržet si přehled o práci a najít vše, co potřebujete, během chvilky.
⏰ 60sekundové shrnutí
- Nepořádek na stole je rozšířeným problémem, který negativně ovlivňuje produktivitu a duševní jasnost, ať už pracujete z domova nebo v kanceláři.
- Dobře organizované pracovní prostředí, ať už fyzické nebo digitální, je klíčové pro udržení soustředění, snížení stresu a maximalizaci efektivity.
- Pokud na stole ponecháte pouze nezbytné věci a zajistíte dostatek volného prostoru, budete moci okamžitě prohlížet dokumenty a snížíte nepořádek.
- Barevné označení souborů, seskupování podobných položek a využití digitálních nástrojů, jako je ClickUp, pro správu úkolů a organizaci zefektivní pracovní postupy.
- Omezení osobních věcí, kontrola oznámení a vyhýbání se nadměrnému používání lepících poznámek pomáhá udržet soustředění a zabránit mentálnímu nepořádku.
- Pravidelné úklidy a přehodnocování organizačních systémů jsou nezbytné, aby se zabránilo hromadění nepořádku a zajistila se trvalá efektivita.
- Využijte skříně nebo úložné prostory pro nepotřebné věci a schovejte elektrické kabely, abyste vytvořili vizuálně čisté a bezpečné pracovní prostředí.
- Vyvážená fyzická organizace stolu a efektivní digitální nástroje zvyšují celkovou produktivitu a vytvářejí plynulé a efektivní pracovní prostředí.
15 nápadů a tipů pro organizaci pracovního stolu
1. Udržujte volný prostor na stole
Udržujte prostor bezprostředně vedle počítače bez jakéhokoli nepořádku. Takto můžete okamžitě prohlížet papíry nebo dokumenty, aniž byste museli uklízet stůl nebo kancelář.
A nenechávejte věci ležet příliš dlouho.
Projděte je, upravte, schválte a posuňte dál.
Je to podobné jako pracovní postup Kanban!
I v této oblasti jsou skvělým pomocníkem organizační aplikace a software pro správu projektů. V mnoha nástrojích, jako je ClickUp, můžete přímo prohlížet a připojovat dokumenty, čímž udržíte pořádek i ve svém digitálním prostoru.
Máte zájem vyzkoušet pracovní postup ve stylu Kanban? Podívejte se na jednoduchou šablonu Kanban tabule od ClickUp!
2. Počítač mějte před sebou
Pokud máte stolní počítač nebo notebook před sebou, pomůže vám to udržet soustředění.
Měl by však být také pohodlný, proto se ujistěte, že monitor stojí tak, abyste mohli sedět čelem k němu se vzpřímenými zády. Nechte si dostatek prostoru, asi 45 cm před sebou.
A co počítačové kabely?
Udržujte je za stolem a zkuste použít kabelové spony, aby vám kabely a nabíječky nepřekážely.
Pokud chcete, můžete si také pořídit organizér na stůl.
3. Věci, které používáte nejčastěji, umístěte blízko své dominantní ruky.
Mít nejčastěji používané předměty po ruce vám pomůže zabránit zbytečným pohybům, které mohou vést k nepohodlí nebo únavě. Například opakované natahování se po předmětu na druhé straně stolu může časem způsobit bolesti ramen a krku, což vede ke snížení produktivity a nepohodlí.
Rychlý tip: Využijte prostor na stěnách. Pokud nemáte v kanceláři mnoho úložného prostoru nebo máte malý stůl, řešením může být plovoucí police. Pokud však nemáte volný prostor na stěnách, pořiďte si stohovatelnou podložku na stůl.
4. Na stole si nechte pouze to, co potřebujete
Nechat na stole pouze to, co potřebujete, je skvělý způsob, jak udržet pořádek a být produktivní. Nepořádný pracovní prostor může rozptylovat a ztěžovat soustředění na daný úkol. Pokud budete mít po ruce pouze nezbytné věci, vytvoříte si čistší a přehlednější pracovní prostor, ve kterém se budete lépe soustředit.
5. Označte své soubory barevnými kódy
Ano, nechte si urgentní a nezbytné věci.
Můžete ale jít ještě o krok dál a rozdělit je do různých sekcí pomocí barevných pořadačů, organizérů nebo třídičů. 📂
Řekněme:
- Červená barva je pro marketing
- Zelená barva symbolizuje prodej
- Modrá barva je pro kreativitu/design
- Žlutá barva je pro zprávy a tak dále.
Díky tomu rychle rozpoznáte barvu, když budete potřebovat konkrétní předmět.
Stejnou úroveň barevné koordinace můžete aplikovat i na svou virtuální kancelář pomocí ClickUp! Vyzkoušejte šablonu Priority Matrix Template od ClickUp a zorganizujte si své úkoly pomocí různých barev a priorit.
💡 Tip pro profesionály: Požádejte ClickUp Brain, vestavěného asistenta AI ClickUp, aby vám pomohl barevně označit úkoly související s organizací. 👇🏼
6. Seskupte podobné předměty dohromady
Pokud nejste umělec, který používá akrylové barvy, štětce a spoustu dalších pomůcek, pravděpodobně se všechny vaše kancelářské potřeby vejdou do jedné zásuvky.
Pro kancelářské potřeby, které jsou multifunkční, si ponechte pouze jednu zásuvku.
A nevadí, když tam dáte i nůžky, lepící papírky, připínáčky a oblíbenou washi pásku.
Nyní můžete ostatní zásuvky využít na jiné věci, například na kabely, které jste nikdy nezapomněli vyhodit, nebo třeba na zásuvku určenou pro nezdravé jídlo. 😉
V ClickUp můžete seskupování začlenit také do své virtuální kanceláře!
Využijte naši organizovanou hierarchii projektů k seskupení souvisejících úkolů a umístěte věci tam, kam patří.
Bonus: Software pro plánování prostoru!
7. Zbavte se lepících papírků
Jste ten typ člověka, který si celý monitor polepí lepícími papírky a pak všechno označí jako „důležité“?
Pokud jde o nápady na organizaci kanceláře, pravděpodobně to není nejlepší cesta.
Nejenže by některá z těch poznámek mohla spadnout a skončit v koši, ale připevnění tolika poznámek na monitor vypadá nevkusně a neuspořádaně.
Bylo by lepší, kdybyste dostávali oznámení ve své platformě pro správu projektů nebo produktivitu, kde by byla v bezpečí před nebezpečím kancelářského vysavače.
Lepicí poznámky si schovejte pouze pro nejnaléhavější úkoly nebo pro ten poslední bláznivý nápad, na který nechcete během oběda zapomenout.
Pamatujte, že lepící papírky slouží pouze pro urgentní připomenutí. Nejsou to seznamy úkolů.
📮ClickUp Insight: 92 % zaměstnanců používá nekonzistentní metody ke sledování úkolů, což vede k opomenutým rozhodnutím a zpožděnému provedení.
Ať už posíláte následné poznámky nebo používáte tabulky, proces je často roztříštěný a neefektivní. Řešení pro správu úkolů ClickUp zajišťuje plynulý převod konverzací na úkoly, takže váš tým může jednat rychle a zůstat v souladu.
Chcete se dozvědět více o možnostech organizace kanceláře? Podívejte se na 30 nejlepších nástrojů, které vám okamžitě pomohou .
8. Omezte množství osobních věcí
Omezení osobních předmětů, jako jsou fotografie a drobnosti, na vašem stole může být neuvěřitelně užitečné pro udržení pořádku a produktivity. I když může být lákavé vyzdobit si pracovní prostor osobními předměty, nadměrný nepořádek se může rychle stát rozptýlením a snížit funkčnost vašeho stolu.
9. Ovládejte své oznámení
Přetížení oznámeními je reálný problém. I když se to týká pouze digitálního světa, může to ovlivnit vaši psychiku u pracovního stolu.
Pokud odložíte mobilní telefon do zásuvky nebo do držáku na telefon, nebudete tak rozptylováni.
Alternativně můžete zvolit nástroje jako ClickUp, které vám umožní přizpůsobit si oznámení!
Díky chytrým oznámením můžete rozhodnout, jaké akce spustí oznámení. Ať už se jedná o nový komentář, vytvořený úkol nebo změnu stavu, ClickUp vám může posílat oznámení o čemkoli, co si budete přát.
💡 Tip pro profesionály: Zvažte automatizaci některých rutinních úkolů, abyste ušetřili více času. Podívejte se, jak na to. 👇🏼
10. Na stole nechte pouze relevantní a urgentní dokumenty
Vzpomínáte si, jak jsem na začátku tohoto článku mluvil o všech těch papírech?
Kolik z toho bylo nutné?
Kolik z toho bylo opravdu naléhavé?
Určitě ne všechno.
Jakmile jsem dokument zkontroloval, měl jsem ho vyhodit nebo uložit pro dlouhodobější uchování.
Sníte o bezpapírové kanceláři? Podívejte se na těchto 11 tipů, jak to uskutečnit .
11. Používejte své knihy nebo si je vezměte domů
Na jednom místě, kde jsem pracoval, jsme měli knižní klub, kde členové týmu každý měsíc četli různé knihy a pak se o ně podělili.
Také jsme si často vyměňovali knihy a já jsem dokonce přinesl několik z domova.
Teoreticky to bylo skvělé, dokud jsem je nezačal skládat na polici. 📚
Používal jsem je jen příležitostně jako referenci a ne dost často na to, abych je měl po ruce.
Pokud se nechcete rozloučit se svými knihami, pořiďte si na ně knihovnu nebo regál, místo abyste je rozházeli po stole.
Cítíte se kreativní? Vyrobte si vlastní knižní podpěry, které udrží knihy na svém místě.
12. Uklidit před odchodem
Skvělým zvykem je uklidit si pracovní prostor před odchodem.
Snažte se uklízet každý den, abyste mohli druhý den začít s čistým štítem. A každý týden nebo měsíc uklízejte celý pracovní prostor nebo domácí kancelář.
Stejně produktivní můžete být i ve svém virtuálním pracovním prostoru v ClickUp! Než se odhlásíte, nezapomeňte vymazat všechny oznámení ve své doručené poště.
Takto můžete každý den začít s čistým štítem!
13. Vytvořte si plán pro přehodnocení
Vyhraďte si každý den čas na odstranění bezvýznamných poznámek a zamyslete se nad tím, jak svůj systém skutečně využíváte.
K tomu se perfektně hodí opakující se úkol, který vám to připomene!
Můžete také použít šablonu plánu ClickUp k naplánování svých událostí a sledování všeho.
14. Přesuňte nepořádek do organizované skříně
Nepořádné pracovní prostory mohou vést k rozptýlení, stresu a snížené produktivitě. Přesunutím nepotřebných věcí z pracovního stolu do skříně nebo úložného prostoru vytvoříte čistší a soustředěnější pracovní prostor, který vám pomůže soustředit se na práci a být produktivnější.
Možná zjistíte, že pouhé vyhrazení určitého prostoru pro ukládání věcí vám pomůže cítit se méně zahlceni nepořádkem, což povede k většímu pocitu klidu a kontroly ve vašem pracovním prostředí.
15. Skryjte elektrické kabely
Skrytí elektrických kabelů je užitečná strategie, jak udržet pořádek na stole a zvýšit produktivitu. Odhalené kabely a dráty mohou vytvářet vizuálně neuspořádaný pracovní prostor, což vede k rozptýlení a pocitu nepořádku.
Navíc zamotané a odkryté kabely mohou představovat bezpečnostní riziko, protože zvyšují pravděpodobnost zakopnutí nebo zamotání.
Podívejte se, jak vám uspořádání stolu může pomoci maximalizovat produktivitu
Tyto organizační nápady můžete využít k tomu, abyste se lépe soustředili, byli produktivnější a vyhnuli se nepořádku na stole i v hlavě.
Nemluvě o tom, že pořádek na stole ovlivňuje vaši schopnost podávat dobrý výkon v práci. Vaše pracovní prostředí má totiž přímý vliv na vaše projekty, úkoly a spolupráci v týmu.
A když se zbavíte nepořádku, budete mít volné ruce pro tvořivou práci.
Pomohou vám odstranit rušivé vlivy a vytvořit skvělé prostředí pro psaní, práci na dalším velkém nápadu nebo budování něčeho nového.
Úklid stolu může být to nejlepší, co kdy uděláte. Ať už jste student nebo profesionál, využijte tyto tipy k vylepšení své práce.
Až se jednoho dne budete v práci nudit, nezapomeňte si uklidit stůl!