Na začátku tohoto desetiletí americký Úřad pro statistiku práce zjistil, že kumulativní ztráta produkce v nezemědělském sektoru USA v důsledku zpomalení produktivity práce činila neuvěřitelných 10,9 milionu dolarů. Společnost McKinsey označila tento růst produktivity za „v nejlepším případě anemický“.
O několik let později se situace změnila. Poprvé za několik desetiletí dochází k nárůstu produktivity, protože organizace přicházejí na to, jak využít moderní nástroje v oblasti práce na dálku, spolupráce, umělé inteligence a řízení projektů k uspokojení svých potřeb.
Udržení a rozvíjení tohoto nedávného fenoménu vyžaduje strategický přístup k řízení práce. V tomto blogovém příspěvku vám ukážeme, jak pomocí osvědčených strategií řízení projektů a nejmodernějších digitálních nástrojů zlepšit výsledky svého podnikání.
Co jsou strategie řízení projektů?
Strategie řízení projektů jsou souborem cílů, přístupů, procesů, osvědčených postupů a nástrojů používaných k realizaci obchodních projektů. Dobrá strategie řízení projektů se vyznačuje:
- Celkové uvažování: Nastíní širší souvislosti, cíle a vizi.
- Dlouhodobý pohled: Zahrnuje projekty v horizontu 3–5 let.
- Použitelnost v celé organizaci: Strategie řízení projektů se obvykle stanovují na úrovni organizace nebo oddělení, aby se dosáhlo vyšší efektivity.
- Sladění: Je v souladu s cíli a procesy organizace.
- Konzistence: Tyto strategie jsou založeny na principech, které se v krátkodobém horizontu pravděpodobně nezmění.
Projektová strategie vs. strategie řízení projektů
Pro upřesnění, projektová strategie popisuje, jak projektový tým provádí svou práci. Omezuje se na úroveň projektu a nastiňuje, co, proč a jak by se mělo dělat. Projektový manažer/vedoucí o ní rozhoduje a finalizuje ji na základě podnětů a zpětné vazby od sponzorů.
Projektová strategie může například zahrnovat, kolik času je třeba přidat do každé fáze projektu, nebo jak reagovat na rozšiřování rozsahu projektu v průběhu jeho realizace.
Strategie řízení projektů je způsob, jakým celá organizace řídí své projekty. Často se uplatňuje na úrovni organizace, je navržena vrcholovým vedením a vyžaduje značné investice do procesů a nástrojů řízení projektů.
V rámci strategie řízení projektů se rozhodnutí točí kolem toho, zda zvolíte bezplatný software pro řízení projektů, jak zavedete monitorovací systémy, nastavíte postupy kontroly atd.
Ať už řídíte malý nebo obrovský projekt, efektivní strategie řízení projektů mohou znamenat obrovský rozdíl. Podívejme se, jak.
Důležitost efektivního řízení projektů
Agilní vývoj softwaru klade důraz na potřebu „samostatně řízených týmů“.
Možná se ptáte: „Když jsem najal kvalifikované členy týmu a dal jim pravomoc rozhodovat, proč potřebuji projektové řízení?“
Zde je vysvětleno, jak efektivní řízení projektů podporuje samotný základ každého podnikání.
Řízení změn
Podniky potřebují změny. Trhy se vyvíjejí. Zákazníci požadují nové produkty a služby. Metodika řízení projektů, kterou jste zvolili na začátku svého podnikání, již nemusí být relevantní. Může vás dokonce brzdit.
Účinné nástroje pro řízení projektů pomáhají sledovat minulost a předpovídat budoucnost.
Řízení úkolů
Projekt může zahrnovat několik desítek až mnoho tisíc úkolů, které je třeba dokončit. Ještě důležitější je, že tyto úkoly jsou vzájemně propojené, dokončení jednoho má vliv na další a ten zase na následující.
Správná strategie řízení projektů zabrání tomu, aby vám unikly i ty nejmenší detaily.
Řízení lidí
Zaměstnanci, dodavatelé, sdílené zdroje, vedoucí pracovníci, začínající a střední manažeři, konzultanti, sponzoři, auditoři, zákazníci – do každého projektu je zapojeno mnoho různých lidí.
Efektivní řízení projektů zajišťuje, že každý plní svou roli bez vzájemných konfliktů.
Pokud stále nejste přesvědčeni, zde jsou každodenní výhody strategického řízení projektů.
Hlavní výhody strategického řízení projektů
Směr: Dobré řízení projektů dává všem členům týmu jasný směr. Sjednocuje všechny členy týmu a vede je ke společným cílům po správné cestě.
Kontrola: Efektivně řízený projekt má větší šanci být dokončen včas a v rámci rozpočtu. Řízení projektů eliminuje plýtvání a zlepšuje využití zdrojů.
Agilita: Když má projektový manažer přehled o všech aspektech projektu, může předvídat rizika a lépe na ně reagovat. To umožňuje týmu přizpůsobovat se měnícím se situacím.
Spokojenost zaměstnanců: Efektivní řízení projektů poskytuje týmům jasnost. Zaměstnanci znají svou práci a vědí, jak přispívá k fungování organizace. Tím se předchází zmatkům a zlepšuje se zkušenost zaměstnanců.
Spokojenost zainteresovaných stran: Dobře řízený projekt je předvídatelný. Projektoví manažeři mohou s zainteresovanými stranami komunikovat s jistotou.
Abyste toho všeho a ještě více dosáhli, potřebujete robustní strategie řízení projektů. Tady jsou.
Základní strategie řízení projektů
Každá organizace je jedinečná. Níže uvedenou strategii berte jako obecné vodítko a přizpůsobte ji svým potřebám. Pro větší úspěch a lepší výsledky použijte ClickUp pro projektové týmy k implementaci těchto strategií. V této části vám ukážeme, jak na to.
1. Definování jasných cílů a rozsahu projektu
„Mohl byste mi prosím říct, kudy se odtud mám vydat?“ zeptala se Alice Cheshire Cat. „To záleží hlavně na tom, kam se chcete dostat,“ odpověděl Cheshire Cat.
„Mohl byste mi prosím říct, kudy se mám odtud vydat?“ zeptala se Alice Cheshire Cat. „To záleží hlavně na tom, kam se chcete dostat,“ odpověděl Cat.
Nejzákladnější, ale zároveň nejdůležitější strategií řízení projektů je definování cílů projektu. Při tom se zaměřte na to, co pro vás znamená úspěch projektu, a definujte to jako výsledek.
Vaše cíle mohou být například: „vyvinout mobilní aplikaci pro rezervaci schůzek“ nebo „navrhnout marketingovou kampaň k Díkůvzdání“.
Abyste se vyhnuli pozdějším problémům s řízením projektů, stanovte si následující cíle:
- Vyváženost: Nebuďte příliš vágní, jako například „zjednodušte život“, což může způsobit paralýzu analýzy. Nebuďte ani příliš konkrétní, aby projektový tým měl prostor pro kreativitu.
- Omezené: Nastíňte rozsah práce potřebný k dosažení uvedených cílů. Jasně vymezte, co je zahrnuto a co není.
- SMART: Stanovte si konkrétní, měřitelné, dosažitelné, relevantní a časově ohraničené (SMART) cíle.
Jakmile stanovíte své cíle a definujete rozsah projektu, sdělte je všem zúčastněným stranám. ClickUp Goals je jednoduchý a vizuální způsob, jak toho dosáhnout. Vytvářejte velké cíle, stanovujte úkoly, organizujte je do složek, přiřazujte je lidem, sledujte pokrok v reálném čase a upravujte projekty podle potřeby, vše na jednom místě!
Pokud si nejste jisti cíli, které si stanovujete, prozkoumejte některé příklady řízení projektů. Podívejte se, jak si úspěšné organizace stanovují cíle, a nechte se jimi inspirovat.
2. Vypracování komplexního plánu projektu
Nyní, když víte, kam se vydat, je čas naplánovat si cestu ✈️. Pro každého projektového manažera je to jedna z nejčasově náročnějších částí práce. Zahrnuje to zvládání mnoha aspektů projektu a jejich sladění pro soudržnou realizaci.
Ještě se netrapte. Máme pro vás pomoc.
Začněte s brain dumpem
Než se pustíte do plánování, shromážděte všechny aspekty projektu na jednom místě. Zapište si cíle, požadavky, zdroje, rozpočty, kritéria úspěchu a vše ostatní, co považujete za relevantní, na jedno centrální místo. Zde je také užitečná dobrá analýza zainteresovaných stran.
Nesnažte se tomu hned porozumět. Prozatím si jen vše seřaďte. Pokud máte rádi formát se seznamem, ClickUp Docs je skvělý způsob, jak to zdokumentovat. Pokud jste vizuální typ, ClickUp Mind Maps má pro vás skvělé plátno, na které můžete vše hodit.
Uspořádejte si své nápady
Cvičení „brain dump“ vám musí poskytnout jasnější představu o všem, co potřebujete k naplánování svého projektu. Nyní se pustíme do jeho organizace. Organizace projektu vám pomůže rozhodnout, kdo bude na čem pracovat, jak dlouho to bude trvat atd.
Nastavte práci ve svém softwaru pro správu úkolů. V ClickUp můžete přímo vytvářet úkoly z dokumentů a myšlenkových map, což usnadňuje přechod od nápadu k akci. Pokud dáváte přednost čistému štítu, žádný problém. Vytvořte si projekty a přidávejte úkoly, jakmile vás napadnou.
Zadejte podrobnosti
U každé úlohy uveďte všechny potřebné informace, například:
- Veškeré dílčí úkoly, které je třeba dokončit v průběhu daného úkolu
- Termín, do kterého musí být dokončeno
- Závislosti, jak upstreamové, tak downstreamové
- Uživatelé odpovědní za úkol
- Kontrolní seznamy kritérií přijatelnosti
Využijte některou z desítek automatizací ClickUp, které vám tuto práci usnadní. Můžete například přiřadit odpovědné osoby ke všem novým úkolům v určitém umístění, jako je složka nebo pracovní prostor.
Krystalizujte projektový plán
Jakmile vyplníte podrobnosti, je čas ověřit, zda je váš plán skutečně praktický. Projektoví manažeři používající ClickUp k tomu nejraději využívají zobrazení kalendáře.
Kalendář ClickUp poskytuje přehledný a vizuální přehled toho, co se kdy děje. Pokud existují překryvy, závislosti, svátky atd., můžete je všechny vidět zde. A co víc? Úkoly můžete jednoduše přetahovat nebo je rozšiřovat a upravovat tak termíny přímo odtud.
Zároveň zefektivněte přidělování zdrojů. Pomocí zobrazení pracovní zátěže ClickUp se ujistěte, že tým, který pro tento projekt sestavujete, je k dispozici.
Pokud vám to připadá jako honba za větrem, chápeme vás. Zde je několik nejúčinnějších strategií kombinovaných v jedné komplexní šabloně pro řízení projektů ClickUp.
Tato šablona pro pokročilé umožňuje projektovým manažerům efektivně plánovat složité projekty zahrnující mezifunkční týmy. Díky několika zobrazením, vlastním stavům a vlastním polím je tato šablona základem pro výkonný systém řízení projektů.
Pokud je to pro vás příliš složité, vyzkoušejte některou z těchto dalších šablon pro řízení projektů nebo šablon projektových plánů.
3. Umožnění efektivní komunikace a spolupráce
Každý projekt je souborem pohyblivých částí. Aby vše fungovalo jako dobře promazaný stroj, je třeba se za každou cenu vyvarovat komunikačních mezer na pracovišti. Při vytváření strategie řízení projektů investujte do podpory pozitivní komunikace a spolupráce.
Procesy: Stanovte jasné komunikační protokoly a nastavte správné nástroje pro spolupráci při řízení projektů.
Pokud například vaše týmy potřebují prodiskutovat záležitosti související s konkrétním úkolem, povzbuďte je, aby využily sekci komentářů v ClickUp Tasks. Tím se vytvoří kontext a usnadní se přenos znalostí.
Abyste se vyhnuli zdlouhavému procházení jednotlivých úkolů a kontrolování, zda k nim nejsou připojeny komentáře, použijte ClickUp Chat. Získejte všechny zprávy na jednom místě, připravené k tomu, aby na ně vaše týmy mohly reagovat.
Zdroje: Zpřístupněte všechny zdroje projektu celému týmu. Ať už se jedná o dokument s požadavky, plán, harmonogram nebo znalosti z minulých projektů. Konsolidujte všechny zdroje v ClickUp Docs pro snadný přístup.
To neznamená, že musíte všechna svá data přenést do ClickUp. Naopak, stačí integrovat své stávající nástroje a aktivovat ClickUp Connected Search!
Myšlení: Jedná se o klíčový aspekt při podpoře efektivní spolupráce. Introvertní nebo plachí členové týmu nemusí aktivně žádat o pomoc. Možná ani neprohovorí, dokud se jich někdo nezeptá. Nezapomeňte se jich ptát. Vyzvěte je, aby se podělili o svůj názor způsobem, který jim vyhovuje, a dejte jim najevo, že si toho ceníte.
4. Praktické řízení a snižování rizik
V dnešní době každý projekt čelí riziku překročení rozpočtu, zpoždění, technologických výpadků, nedostupnosti pracovní síly, nejistoty na trhu atd. Předejděte těmto rizikům přijetím opatření ke zmírnění jejich dopadů nebo přípravou reakcí.
Posoudit
Proveďte důkladné posouzení rizik. Zahrňte finanční, provozní, organizační, regulační a externí rizikové faktory. Při identifikaci rizik také kvantifikujte jejich potenciální dopad.
Zmírnit
Zaveďte systémy, které vám pomohou těmto rizikům zcela předejít. Začleňte dodržování předpisů do svého projektu. Pokud očekáváte, že vám v polovině projektu dojdou finanční prostředky, požádejte o zálohu, půjčku nebo dodatečnou investici.
Vytvořte kontrolní seznam pro řízení projektů, abyste mohli důsledně identifikovat a minimalizovat rizika.
Plán
Některá rizika je obtížné zmírnit, i když víte, že mohou nastat. Například častým rizikem je situace, kdy klíčový člen týmu není k dispozici ze zdravotních nebo osobních důvodů. Najímání náhradních pracovníků však může být příliš nákladné.
Pro takové situace mějte připravený plán. Můžete si vytvořit seznam dodavatelů, které můžete využít, nebo práci přerozdělit mezi stávající členy týmu. Zamyslete se nad tím, co budete dělat.
5. Sledování a kontrola postupu projektu
Dobrá strategie řízení projektů pokrývá celý životní cyklus projektu – plánování, realizaci a hodnocení. Jako součást své strategie nastavte opatření pro sledování a kontrolu pokroku.
Stanovte KPI: V rámci cílů projektu stanovte klíčové ukazatele výkonnosti (KPI) pro každého jednotlivce.
Sledujte výsledky: Používejte systém reportování, jako je ClickUp Dashboards, k monitorování výkonu projektu napříč KPI v reálném čase.
Provádějte revize: Pravidelně s týmem diskutujte o postupu projektu. Může se jednat o retrospektivy, revize sprintů nebo individuální rozhovory. Využijte je k identifikaci problémů a provedení úprav.
6. Hodnocení a poučení po skončení projektu
Projekt nekončí dodáním. Úspěšné dokončení projektu znamená, že jste se naučili něco smysluplného, co můžete využít v budoucnosti. Začleňte proces hodnocení a učení, tedy neustálé zlepšování, do své strategie řízení projektů.
Podívejte se na čísla: Po skončení projektu proveďte kvantitativní hodnocení. Položte si následující otázky a poznamenejte si čísla.
- Dosáhli jste svých cílů?
- Dodali jste včas?
- Dodrželi jste rozpočet?
- Přišli jste o část rozpočtu kvůli nezmenšeným rizikům?
Najděte smysl: Kromě toho se snažte získat také kvalitativní informace. K vedení rozhovoru použijte následující otázky.
- Jsou sponzoři projektu spokojeni s výsledkem?
- Jsou členové týmu vyčerpaní?
- Kdyby měli možnost, co by chtěli dělat jinak?
- Co se z tohoto projektu naučili, co mohou využít v budoucnu?
Pečlivě si je zdokumentujte pro pozdější použití. Vyzkoušejte ClickUp Brain a spojte sílu projektového řízení a umělé inteligence. Využijte jej k získávání informací, automatickému vyplňování dat, pomoci při psaní, kontrole pravopisu, přepisu a dalším činnostem.
📖 Přečtěte si také: Geniální triky pro řízení projektů
Ušetřete čas a buďte produktivnější s ClickUp
Produktivita v oblasti znalostní práce je zvláštní záležitost. Úspěšní projektoví manažeři si uvědomují, že schůzky jsou nedílnou součástí znalostní práce, protože pomáhají vytvářet nápady a následně je zdokonalovat pro praktické použití.
Fakt: Od začátku pandemie vedou schůzky, e-maily a další činnosti související se vzdálenou prací k tomu, že týmy pracují denně o 48 minut déle. Většina lidí však schůzky vnímá jako překážku produktivity.
V průzkumu HBR 71 % respondentů uvedlo, že považují schůzky za „neproduktivní a neefektivní“. 64 % uvedlo, že jim zabírají čas, který by mohli lépe využít k hlubokému přemýšlení.
Jedním z hlavních důvodů je absence jednoduchého způsobu, jak využít kontext. Problém se ještě zhoršuje při řízení více projektů.
Například předání návrhu a vývoje se na vzdálených pracovištích stává mnohem časově náročnějším, pokud je dokumentace nejasná. Analytici kvality mohou později čelit potížím, pokud nemají přístup k celému kontextu projektu.
ClickUp vám to umožní. Jako virtuální pracovní prostor a komplexní nástroj pro řízení projektů ClickUp konsoliduje všechny vaše organizační znalosti na jednom místě, ke kterému má každý člen týmu přístup pouhým kliknutím. Nabízí jedinečný nástroj pro řízení projektů, řízení lidí, správu znalostí a mnoho dalšího.
Uveďte své strategie řízení projektů do praxe v plném rozsahu. Vyzkoušejte ClickUp ještě dnes zdarma.