9bodový kontrolní seznam pro řízení projektů pro manažery

V ClickUp se zaměřujeme na procesy a produktivitu.

Jako projektoví manažeři víme, že to jsou také dva z vašich cílů.

Pro usnadnění plánování projektů můžete tento kontrolní seznam použít pro každou část procesu. Používejte jej s projektovými týmy nebo jej sdílejte s ostatními projektovými manažery ve vaší organizaci.

Takový kontrolní seznam můžete dokonce přidat do ClickUp (více o tom za chvíli).

Jako projektový manažer máte mimo jiné za úkol vytvořit plán pro realizaci projektu.

Nejprve si představíme základní prvky dokonalého kontrolního seznamu pro řízení projektů.

Kontrolní seznam pro řízení projektů

1. Stanovte vizi, cíle a záměry

Jedním ze základů projektového řízení je stanovení cílů a záměrů vašeho projektu.

S ohledem na své cíle a záměry se pokuste odpovědět na tyto dvě obecné otázky:

Tyto otázky vám pomohou definovat výstupy projektu a určit, jak řeší problém, který chcete vyřešit.

Stanovení dosažitelných cílů jako projektový manažer

Stanovení dosažitelných cílů je nedílnou součástí procesů vrcholového managementu. Mnoho týmů využívá cíle SMART.

S ClickUp mohou projektoví manažeři pomocí funkce Cíle stanovit cíle pro celý tým a poté nastavit úkoly, které mají splnit.

Na základě toho můžete také vytvořit vizi a určit úsilí, které bude tým potřebovat, aby ji mohli zainteresovaní a pracovníci společně realizovat. Cíle také pomáhají všem pochopit, co projekt může přinést. Zahrňte body jako:

Kontrolní seznam pro řízení projektů lze použít k dosažení milníků a cílů projektu.

Další informace o cílech v ClickUp .

Bonus: Řízení webových projektů

2. Setkejte se se zainteresovanými stranami a dalšími projektovými manažery

Jedná se o osoby, které se osobně podílejí na postupu a konečných výsledcích projektu. Mají očekávání ohledně metod plánování projektu a vaším úkolem jako projektového manažera je tato očekávání splnit. Opět vám pomůže kontrolní seznam pro řízení projektů!

Mezi zúčastněné strany projektu mohou patřit:

Zjistěte více o pojmech z oblasti řízení projektů!

3. Shromážděte specifikace a požadavky pro projektový tým

Dalším krokem v kontrolním seznamu pro řízení projektů je shromáždění specifikací a požadavků pro váš projekt. To bude záviset na typu projektu, na kterém pracujete.

Obecně by vaše specifikace a požadavky měly zahrnovat několik kritérií zaměřených na výsledky:

4. Vytvořte plán projektu

Provedli jste průzkum, porozuměli požadavkům a nyní jste připraveni vytvořit pracovní plán.

Vaše přirozená tendence může být rovnou přejít k vytvoření časového plánu a rozvržení úkolů.

Než však vytvoříte harmonogram projektu, musíte zvážit, jaké konkrétní kroky je třeba provést.

Od psaní kódu po objednávání dílů nebo vytváření značení – jednotlivé části se budou lišit v závislosti na konkrétním projektu. Žádné dva kontrolní seznamy pro řízení projektů nebudou stejné a tento krok je klíčový pro vás a úspěch vašeho projektu.

Nezapomeňte na řízení rizik a na to, jak budete řešit případné náročné problémy nebo požadavky na změny. V plánu řízení projektu také definujte rozsah projektu, aby se nic nevymklo z rukou. Vždy se vyskytnou překvapení, ale pokud se budete věnovat komunikaci v rámci projektu, jeho realizaci a budete používat nástroj pro řízení projektů ClickUp, vy i váš projektový tým budete mít úspěch zaručený!

Zohlednění závislostí při plánování projektu

U tohoto bodu kontrolního seznamu zvažte také závislosti – které úkoly musí být dokončeny, než lze zahájit další úkoly. Seřaďte své úkoly a nastavte závislosti úkolů, abyste mohli spravovat milníky a ušetřit čas.

V ClickUp vytvořte složku pro svůj projekt a poté začněte seznam různých částí. Možná máte různé seznamy podle použitých programovacích jazyků. Můžete mít jeden pro front-end a druhý pro back-end. Design a copywriting také fungují! Ať už máte jakoukoli skupinu úkolů, seznam vám pomůže je udržet pohromadě.

Poté vytvořte jednotlivé úkoly pro každou z položek, které je třeba dokončit. Nestanovujte termíny! Můžete však přidat jakékoli relevantní podrobnosti nebo soubory. ClickUp poskytuje editor bohatého textu, který vám pomůže zdůraznit určité body, zkopírovat kód nebo dokonce citovat části kurzívou.

5. Vytvořte rozpočet projektu

Jakmile dokončíte plán projektu, je čas na to nejdůležitější: rozpočet.

Jedná se o časový odhad nákladů na celý projekt.

Doufejme, že vám zainteresované strany poskytly nějaká čísla, se kterými můžete pracovat.

Ale tady je tip: nedívejte se na něj.

Zamyslete se nad tím, co by bylo zapotřebí k dokončení projektu v rámci vašich nejlepších schopností a v daném rozsahu, a poté zvažte výsledné číslo.

Pak budete vědět, co vynechat a co zachovat. Začněte s hrubým odhadem a postupně se propracujte k podrobnějšímu rozpracování.

Přímé a nepřímé náklady

Každý rozpočet bude zahrnovat přímé a nepřímé náklady.

Přímé náklady zahrnují mzdy, hardware, software pro řízení projektů a veškeré náklady související s výzkumem (například cestovní výdaje nebo fokusní skupiny).

Nepřímé náklady nemusí být nutné zohledňovat (v závislosti na projektu). Tyto náklady mají dopad i mimo váš projekt, například pronájem kancelářských prostor nebo kancelářské potřeby. Mohou být využity i pro jiné projekty a být pro ně přínosem.

Díky funkci vlastních polí v ClickUp můžete vytvářet jedinečné sloupce úkolů pro správu rozpočtu nebo jakékoli jiné číselné hodnoty.

Můžete dokonce určit všechny náklady, vypočítat rozpočtová pole v přehledech a zjistit jejich součet, průměr nebo rozsah. Je to ideální způsob, jak spravovat náklady a získat přehled o celkové efektivitě projektu, abyste mohli vytvořit plán zdrojů pro svůj projekt.

6. Přidělte své zdroje

Kdo bude na čem pracovat?

V této části začnete přidělovat práci nebo úkoly konkrétním členům týmu. Zvažte dovednosti každého jednotlivce, jeho předchozí zkušenosti a jeho roli a odpovědnosti v rámci společnosti.

Často je samozřejmé, že na projektu bude pracovat určitý člen týmu. Jindy možná vytváříte specializovaný tým, kde budou všechny tyto faktory důležitější.

Přidělování zdrojů a vybavení

Kromě personálu budete možná muset přemýšlet také o harmonogramech a vybavení. Potřebujete objednat další díly? Jaký je váš aktuální stav zásob a stačí k dokončení práce? Jaký další software potřebujete?

Tyto úvahy jsou součástí přidělování zdrojů. Máte na starosti sladění harmonogramů s počtem lidí, které máte k dispozici.

To může znamenat požádat o další zaměstnance nebo uzavřít smlouvu s jinými dodavateli, aby byl projekt dokončen včas.

7. Vytvořte harmonogram

Poté, co určíte, jaké úkoly je třeba provést a jaké zdroje k tomu potřebujete, můžete vytvořit harmonogram a časový plán pro vaše projekty.

To zahrnuje odhadnutí času, který každá úloha zabere, a následné zakreslení těchto údajů, aby bylo možné stanovit přiměřený odhadovaný termín dokončení projektu.

Můžete požádat konkrétní přispěvatele, aby pro vás odhadli čas, nebo revidovat harmonogram projektu, jakmile budete mít k dispozici několik odhadů.

V ClickUp máte mnoho možností pro čas a plány:

8. Stanovte si komunikační plán

V tomto plánu vytvoříte milníky projektu pro kontroly a aktualizace. Může se jednat o denní porady, jako je tomu v agilním projektovém řízení, týdenní schůzky nebo úvodní schůzky k projektu.

Zamyslete se také nad tím, jak budete jasně informovat zúčastněné strany, sponzory projektu a další zainteresované osoby, protože pravděpodobně pracují na více projektech najednou.

Bonus: Podívejte se na našich 10 nejlepších šablon pro zahájení projektu pro schůzky

Součástí komunikačního plánu bude i způsob, jakým budete dokumentovat jednotlivé fáze projektu.

ClickUp vám umožňuje připojovat soubory, připojit se k Google Drive/Dropbox a dokonce vkládat tabulky nebo jiné dokumenty přímo do ClickUp. ClickUp může být aplikací, která nahradí všechny ostatní nástroje pro správu dokumentů a eliminuje tak tření mezi nimi.

Komunikace pomocí konverzací v ClickUp

Konverzace v ClickUp zlepšují vaši schopnost komunikovat. Přidejte konverzaci do složky nebo seznamu a zmíňte svého kolegu nebo člena projektového týmu. V jejich sekci oznámení se zobrazí oznámení a oni mohou přímo tam odpovědět. Konverzace jsou skvělé pro rychlé dotazy.

Můžete také zvážit formální prezentace jako aktualizace.

Ujistěte se, že své projekty plánujete správně, použijte jako výchozí bod tyto šablony pro plánování projektů a před zahájením projektu si připravte komunikační plán a registr rizik.

Pamatujte: Úspěšný projekt začíná vizí projektu, kterou všichni zúčastnění plně přijímají a rozumí struktuře rozdělení práce ( WBS ), klíčovým ukazatelům výkonnosti (KPI) a časovému harmonogramu projektu.

Přečtěte si více o efektivní komunikaci v projektovém týmu a nástrojích pro rozdělení práce .

9. Sledujte svůj pokrok

Jste na dobré cestě?

Splnili jste termín?

Toto jsou důležité otázky, které si musíte položit na začátku projektu. Zamyslete se nad požadovanými výstupy a zohledněte je v harmonogramu projektu. Zvažte také zkušenosti z předchozích projektů, které jste řídili, a ujistěte se, že váš tým má k dispozici všechny relevantní informace o projektu. Čím více detailů můžete poskytnout předem, tím lépe!

V ClickUp můžete sledovat průběh projektu několika způsoby.

Ganttovy diagramy v ClickUp vám poskytnou přehled o tom, které projekty jsou na dobré cestě, které zaostávají a kritickou cestu, která vám ukáže nejdůležitější úkoly, které je třeba splnit.

Zprávy v ClickUp vám také ukážou , kdo na čem pracuje, kolik úkolů bylo dokončeno a další informace.

K monitorování postupu projektu můžete také použít funkci Cíle v ClickUp. Nastavte cíl a poté přidejte složku, seznam nebo úkoly jako cíle. Můžete tak sledovat, jakého pokroku jste dosáhli.

Další funkcí, která vám pomůže sledovat pokrok, jsou portfolia. Tato funkce vám umožňuje získat přehled o tom, co se děje ve vašem týmu, protože můžete propojit vybrané seznamy na jednom místě. Zobrazení portfolia si můžete přizpůsobit a dokonce je sdílet s ostatními, aby všichni měli stejné informace o postupu vašeho projektu.

Bonus: Příklady projektového řízení

Závěr

Nyní, když jsme prošli devíti klíčovými kroky v kontrolním seznamu pro řízení projektů, je tu ještě jedna užitečná funkce nástroje PM, která vám pomůže.

Ano, ukázali jsme vám, jak vám ClickUp může pomoci – od termínů splnění po hlášení pokroku a výkonnosti projektu –, ale je tu ještě jedna část procesu.

V ClickUp můžete vytvořit kontrolní seznam úkolů, který zahrnuje všechny části tohoto procesu. Pokaždé, když chcete zahájit projekt, můžete použít uložený kontrolní seznam, který vám pomůže provést každý krok.

Jedná se o projektový plán pro zahájení projektů.

Tady je jeden, který jsem pro tento účel vytvořil:

Aby to bylo ještě jednodušší, můžete si šablony kontrolních seznamů uložit jako šablony pro řízení projektů a poté je znovu načíst, až je budete potřebovat pro svůj další projekt.

ClickUp zjednodušuje plánování projektů a zvyšuje produktivitu projektových manažerů.

Soustřeďte veškerou svou práci na jednom místě a začněte s ClickUp šetřit jeden den v týdnu!