30 nejlepších organizačních nástrojů, které vám okamžitě pomohou

Nástroje, které vám pomáhají udržovat pořádek, jsou jako plevel – každý den se objevují nové.

Pokud se snažíte být organizovaní, můžete doslova vyzkoušet každý den jiný nástroj a přesto se svému cíli vůbec nepřiblížit.

Součástí používání nástrojů a technik je i váš způsob uvažování. Abyste mohli nástroj využívat, musíte s ním umět pracovat.

Co tím myslím?

To znamená, že je třeba je skutečně vyzkoušet, přidat do nich své úkoly, poznámky, plány a připomenutí a zjistit, zda fungují.

Někteří lidé dávají přednost organizaci pomocí čistě digitálních aplikací, jiní preferují analogové nástroje v kombinaci s digitálními možnostmi.

Cílem každého nástroje, ať už digitálního nebo analogového, je však pomoci vám mít vše pod kontrolou.

Někdy má každý z nás své vlastní preference.

Klíčem je nenechat nic propadnout.

Osobně používám kombinaci digitálních a analogových nástrojů, z nichž některé představím níže.

Nezbytné digitální organizační nástroje

1) Software pro řízení projektů, jako je ClickUp

Proč má ClickUp tak skvělé recenze?

Čím se liší od všech ostatních nástrojů pro zvýšení produktivity a systémů pro řízení projektů, které jsou na trhu k dispozici?

Jiní jej používají jako osobní nástroj pro správu úkolů nebo pro metodiku Get Things Done.

Bonus: GTD software!

Zavedení špičkového systému pro řízení projektů vám také pomůže se strategickým plánováním, protože můžete naplánovat cíle, porozumět zdrojům a interpretovat odhady času na první pohled.

Další důvod, proč tolik uživatelů miluje ClickUp?

ClickUp má plán vydávání funkcí, který nemá v tomto odvětví konkurenci. Za krátkou dobu ClickUp do svého produktu zabudoval několik zobrazení – včetně zobrazení seznamu, tabule a času, díky kterým je přidávání úkolů hračkou.

ClickUp neustále přidává speciální funkce, které uživatelé milují, jako například:

ClickUp se neustále vylepšuje a zároveň nabízí skvělé nabídky pro své trvale bezplatné a prémiové tarify.

Další možnosti:

2) Cloudové úložiště dokumentů, jako je Dropbox

Zprávy, prodejní prezentace nebo nové materiály – to vše lze uložit do Dropboxu. Na Dropboxu se mi líbí, že lze snadno přepínat mezi osobními a pracovními soubory pouhými několika kliknutími.

Udržování rovnováhy mezi pracovním a soukromým životem někdy znamená odstranění třecích bodů mezi nimi, a Dropbox to rozhodně dokáže.

Další bonus? Uživatelé mohou dokumenty prohlížet, přidávat vlastní komentáře a v případě dotazů si navzájem odpovídat. To vše je součástí úspěšného řízení pracovních postupů.

Dropbox se také pohodlně integruje přímo do ClickUp, což vám umožňuje propojit vaše dokumenty přímo s úkolem, ke kterému se vztahují.

Další možnosti:

3) Aplikace pro pořizování poznámek, jako je Google Keep

Většina příspěvků by do této kategorie zařadila Evernote, ale já jsem nedávno přešel na Google Keep a nelituji toho.

Samozřejmě má jednoduché ovládání, pro které je Google známý, a je propojený s ostatními nástroji G-suite.

Je mnohem snazší organizovat poznámky do složek a webový clipper vám pomůže zachytit URL adresy nebo poznámky z vašeho prohlížeče. Jsou to lepší nástroje než ty, které nabízí Google Keep, ale díky jejich každodenní použitelnosti se mi přechod vyplatil.

Evernote v posledních letech také zvýšil své ceny a přiměl uživatele přejít na Evernote Business. Než se rozhodnete pro Evernote Business, nezapomeňte si prohlédnout řadu alternativ a dalších aplikací pro pořizování poznámek.

Další možnosti:

4) Software pro řízení podnikových procesů, jako je Process Street

Zde je něco, co zní nudně, ale je velmi užitečné: řízení podnikových procesů.

Tento software vám pomůže automatizovat úkoly, jako je zadávání dat a vytváření reportů, a zbaví vás tak manuální práce. Je to práce, která se musí udělat, ale lidé ji nemají příliš v oblibě.

Pokud to dokážete systematizovat, máte větší šanci, že to bude přesné, včasné a opakující se. Software pro řízení podnikových procesů také pomáhá při jakékoli změně, ať už jde o odchod jednoho zaměstnance z firmy nebo přeřazení celé skupiny.

Pokud jsou všechny procesy zaznamenány a automatizovány, je mnohem snazší se do této práce pustit. Umožňuje vám také vypočítat důležité obchodní ukazatele , jako je kalkulátor marže a přirážky.

Process Street je pro tento účel dobrou volbou, protože je zdarma a propojuje se s mnoha aplikacemi, které již používáte. Vytvoří pro vás šablony, které Process Street může opakovat tak často, jak potřebujete.

Poskytují také kontrolní seznamy, abyste mohli sledovat pokrok a držet se plánu. Process Street má také formuláře, které můžete použít, pokud potřebujete opakovaně zaznamenávat velké množství kontaktů.

Process Street má velmi známé rozhraní, které vypadá jako prázdný dokument. Můžete přidávat videa nebo obrázky, abyste někomu ukázali přesné kroky, které je třeba provést k dokončení úkolu.

Další možnosti:

5) Správa znalostí jako Notion

Pokud zadáte do vyhledávače výraz „řízení znalostí“, rychle se ocitnete ve dvou různých táborech.

Jeden z nich bude určen pro informace o zákaznickém servisu a helpdesku, druhý pro interní úložiště firemních dokumentů, historie a procesů.

Systém pro správu znalostí je místo, kde týmy mohou ukládat důležité poznámky z jednání, starší archivy nebo firemní dokumenty. Tyto systémy mají spíše hierarchickou strukturu než cloudové úložiště dokumentů.

Když jsem v minulosti používal systém pro správu znalostí, často jsme jej kombinovali s Dropboxem nebo Google Drive. Dropbox a Google Drive sloužily pro aktivní dokumenty v procesu revize a po dokončení jsme je přesunuli do našeho systému pro správu znalostí.

Podobně jako systémy pro řízení podniku lze tyto nástroje použít k vedení záznamů pro další rozvoj vaší společnosti.

Notion.so je díky své jednoduchosti skvělým nástrojem. Je snadné organizovat, začít psát nebo přidat tabulku, aniž byste museli příliš přemýšlet o otravných nabídkách. Můžete zaznamenávat a ukládat informace a v případě potřeby je později organizovat. Kromě poznámek z jednání nabízí Notion také některé užitečné nástroje, jako jsou kalendáře a seznamy úkolů.

Další možnosti:

6) Aplikace pro automatizaci práce, jako je Zapier

Zapier je jako jeden dlouhý řetěz, který spojuje celý internet dohromady.

Možná ne celý internet, ale rozhodně všechny nástroje pro spolupráci na pracovišti, které používáte nejčastěji. Převádí všechny ty malé, detailní digitální úkoly (jako kopírování z tabulek Google) na automatizované úkoly.

Autoři těchto programů mysleli na všechny drobné úkoly, které je třeba mezi jednotlivými nástroji provést, a vytvořili způsoby, jak je vzájemně propojit. Protože jejich ekosystém obsahuje tisíce nástrojů, můžete je vzájemně kombinovat způsobem, který by vás možná nikdy nenapadl.

Vezměme si jako příklad ClickUp. Ano, ClickUp je součástí systému Zapier a v roce 2018 byl dokonce jmenován jednou z nejrychleji rostoucích aplikací!

Pokud například používáte pro marketingovou činnost vstupní stránku Hubspot, můžete nastavit Zap tak, aby automaticky převáděl jakékoli odeslané formuláře na úkoly v ClickUp.

Může existovat řada různých způsobů využití, ale je skvělé vědět, že je máte k dispozici! To je zásadní změna pro celé vaše marketingové oddělení.

Další možnosti:

7) Nástroje pro mindmapping, jako je Bubbl.us

Nástroje pro mindmapping jsou skvělé pro zaznamenání vašich nápadů na papír (nebo na obrazovku). Jedním z nejlepších je Bubbl. us. Můžete vytvářet tvary, zapisovat své nápady a poté je spojovat dohromady a vyplňovat jednotlivé kruhy.

Mindmapping je jednou z nejlepších technik brainstormingu a Bubbl. us je rychlý způsob, jak ho provádět.

Další možnosti:

Bonus: Podívejte se na našeho průvodce digitálním úklidem!

Nezbytné analogové organizační nástroje

Podle mého názoru je jednou z věcí, která se v naší současné kultuře ztratila, doporučování analogových nebo fyzických produktů spolu s těmi digitálními.

Je mnohem snazší, aby se digitální nástroje staly „virálními“ nebo tak něco, ale tyto dva typy nástrojů byly nespravedlivě postaveny proti sobě. Mnoho lidí používá k práci kromě digitálních nástrojů také diáře, zápisníky a deníky.

Lidé spolupracují pomocí různých nástrojů a možností, včetně těch, které můžete uchopit. V této části se podíváme na několik analogových nástrojů pro zvýšení produktivity, které vám pomohou udržet pořádek.

8) Denní plánovač jako Ink + Volt

Plánovač Ink + Volt je jedním z mých oblíbených. Je odolný, vypadá hezky (ale ne jako firemní) a je jasně zaměřený na cíle – včetně měsíčních, týdenních a denních.

Poskytuje mi široký přehled o mém životě – od pracovních schůzek po osobní schůzky – a pomáhá mi stanovit osobní a pracovní cíle. Je to skvělá kombinace pro dosažení úspěchu v obou oblastech.

Plánovač Ink + Volt také představuje měsíční výzvy, které vám pomohou zlepšit kvalitu života.

Další doporučené možnosti:

9) Deník jako Leuchtturm1917

Cože, žádný Moleskine? Ne, prázdné stránky jsou out a tečky jsou in. Hardcore zapisovači se k tomuto řešení uchylují, protože je doslova mnohem snazší spojovat tečky.

Tečky poskytují autorům přirozené oddělení mezi řádky a myšlenkami. Je také mnohem snazší vytvářet sloupce.

Tyto tečky jsou také skvělé pro populární bullet journaling.

Další možnosti:

10) Karty a lepící poznámky

Pokud se chcete plně věnovat analogovému organizačnímu systému, budete potřebovat kartičky a lepící poznámky. Ty se hodí pro psaní rychlých poznámek a připomínek, a dokonce i pro stanovení cílů.

Kartotéční karty nejsou příliš silné, takže je můžete uložit do okraje svého deníku a nosit je s sebou. Lepicí poznámky můžete nechat u svého počítače a používat je k zanechávání připomínek pro ostatní.

Někteří lidé dokonce používají kartotéční lístky k vytvoření vlastního systému GTD, což... opět... nutně nedoporučujeme.

Kartotéční karty a poznámkové lístky jsou skvělé pro brainstorming a tvorbu nápadů, ale nedůvěřoval bych jim, pokud jde o správu všech detailů vašeho projektu. V konečném důsledku to prostě není bezpečné pro vaše nápady.

Mohly by být odfouknuty, spadnout do koše a pak být v noci vyprázdněny úklidovou četou. To prostě nedává smysl.

Ale pokud si mám koupit kartičky a lepící poznámky, dávám přednost těm velkým, abych na ně mohl napsat hodně.

Možnosti:

Závěr: Které organizační nástroje jsou pro vás ty pravé?

Při hledání organizačních nástrojů budete muset najít rovnováhu mezi tím, co je pro vás osobně vhodné, a tím, co můžete použít pro svou společnost nebo pracoviště.

Tyto organizační nástroje vám mohou pomoci v obou případech, záleží jen na tom, zda jsou škálovatelné. Deník vám pomůže udržet si osobní organizaci, ale bude těžké jej sdílet se svými kolegy (pokud nepořídíte fotografie!).

Nástroje pro spolupráci, jako je ClickUp, vám pomohou udržet přehled o vašich osobních úkolech, poznámkách a seznamech úkolů a zároveň sdílet úkoly a nápady s ostatními členy týmu.

S poznámkovými lístky a kartičkami to není tak snadné.

Další zdroje pro spolupráci: