Průvodce digitálním úklidem pro vytvoření produktivního pracovního prostoru

Uklízení digitálního pracovního prostoru může být zásadní změnou... pokud máte správné nástroje a návyky k účelné organizaci. Pokud jste odkládali organizaci stovek nebo dokonce tisíců souborů, nejste sami!

Úkol vytvořit udržitelný systém ukládání souborů hodný Pinterestu mi připadal jako otrava. To se změnilo poté, co jsem dokončila několik jednoduchých projektů na úklid. Nyní mě moje pracovní prostředí inspiruje a to samé přeji i vám!

Možná nevíte, kde začít, a ptáte se: „Jak čistý je čistý?“ Provedu vás osmi zvládnutelnými projekty na úklid digitálních zařízení a ukážu vám, jak vám ClickUp může pomoci vytvořit okamžité organizační návyky. 🌱

Cesta k digitálnímu úklidu

Je naší povinností pravidelně se vzdálit od technologie a zkontrolovat, jak se cítíme. Pravdou je, že právě tento přístup „ulož to, nebo toho budeš litovat“ podporuje naši tendenci hromadit digitální data, což je nepřítel naší produktivity na pracovišti.

Abychom dostali naše přeplněná zařízení pod kontrolu, musíme nejprve zjistit, co k tomu přispívá.

Plocha počítače

Pracovní aplikace

Mobilní telefon/tablet

Dobrou zprávou je, že jakmile si vytvoříte organizační návyky, množství úklidu, které budete muset provádět, se časem sníží! ✨

Co byste měli očekávat, když začnete s úklidem svých zařízení? Zpočátku budete možná cítit přetížení:

Následuje pár vzpomínek, které vás rozesmějí:

Až projekt dokončíte, konečně se vám uleví.

Než začneme, je důležité poznamenat, že pro dokonalý pracovní postup při úklidu nemusíte tento návod dodržovat do puntíku. Uspořádejte si věci tak, jak jste zvyklí, ale doporučuji vám trochu experimentovat! 🧠💡

Zde je osm projektů na úklid digitálních zařízení, které můžete využít, abyste se pustili do úklidu svých digitálních zařízení.

8 projektů na digitální úklid

1️⃣ Vymažte složku Stažené soubory

Náhodné stažené soubory PDF a duplicitní snímky obrazovky – ty musí pryč! Začněte tím, že tuto složku uspořádáte do seznamu a seřadíte podle typu souboru, abyste je mohli snadno smazat po skupinách. To mi pomáhá rychle najít a smazat všechny soubory PNG, archivy ZIP, GIF a složky HTML z mých minulých projektů, o kterých vím, že už je nepotřebuji. Po dokončení tohoto počátečního úklidu přejděte k ostatním souborům, které vyžadují zvláštní pozornost. 🔎

Tip: Pokud používáte Mac, vyberte soubor (nebo skupinu souborů) a stiskněte mezerník, abyste si soubor prohlédli. Poté stiskněte mezerník znovu, abyste soubor zavřeli. Tak se budete pohybovat mezi nepořádkem rychleji, místo abyste otevírali a zavírali jednotlivé soubory!

2️⃣ Uspořádejte si Google Drive

Google Drive je podobný složce Stažené soubory, protože se může rychle zaplnit kopiemi kopií kopií polovičatých dokumentů. Uspořádejte si soubory v mřížkovém nebo seznamovém zobrazení a smažte vše, co neslouží žádnému účelu. 🗑

Tip č. 1: Posuňte organizaci svého účtu Google Drive o krok dál a změňte výchozí domovskou stránku z Můj disk na Priority. Díky tomu se budete cítit méně zahlceni, protože při otevření účtu Google Drive uvidíte pouze důležité položky namísto celé knihovny.

V horní části stránky Priority se nachází karusel pro rychlý přístup k jednotlivým souborům, které byly často otevírány. Ve spodní části stránky se odehrává skutečná magie! Můžete vytvořit pracovní prostory, abyste měli přístup k nejdůležitějším nebo nejaktivnějším souborům, aniž byste je museli přesouvat z jejich původního umístění. 📍

Tip č. 2: Pokud panel Doporučeno v horní části služby Google Drive téměř nepoužíváte, můžete tuto funkci vypnout kliknutím na ikonu ozubeného kola > Nastavení > zrušením zaškrtnutí políčka Doporučení.

3️⃣ Sjednoťte záložky a rozšíření prohlížeče

Záložky a rozšíření by nám měly pomoci vytěžit maximum z našeho online prostředí. Pokud je tato oblast ve vašem digitálním prostoru přeplněná, zde je několik návrhů, jak ji zjednodušit:

Tip: Bez nadsázky, rozšíření ClickUp pro Chrome je revoluční. Když dělám rešerši pro svůj další projekt, přidám si do záložek asi 8–12 webových stránek za každou relaci. Je to kompilace textových zdrojů, videí z YouTube a inspirace. Místo toho, abych je uložil do složky v Chromu a zapomněl na ně, přidám si je do záložek pomocí rozšíření ClickUp pro Chrome! Synchronizuje se s mým účtem ClickUp spolu s ostatními pracovními materiály a krátkou poznámkou, kterou jsem napsal svému budoucímu já o jejich účelu. Pokud si z tohoto průvodce odnesete jen jednu věc, ať je to tato: stáhněte si rozšíření ClickUp pro Chrome! 🆓

4️⃣ Vyprázdněte e-mailové schránky

Lze předpokládat, že každý člověk má tři až pět e-mailových účtů:

1. AOL Mail, Hotmail, Lycos, Mail. com nebo Yahoo! Mail z mládí 2. Gmail (protože to nebyl AOL Mail, Hotmail, Lycos, Mail. com nebo Yahoo! Mail z mládí) 3. Pracovní účet 4 & 5. Účty s různými verzemi našeho jména

Nejprve se zaměřte na jeden e-mailový účet – osobní nebo pracovní – a roztřiďte, smažte nebo archivujte zprávy. Pokud si nejste jisti, kde začít, zde je několik možností:

Tip: Pokud používáte Gmail, přejděte do vyhledávacího pole a klikněte na ikonu Zobrazit možnosti vyhledávání. Najděte všechny e-maily větší než 5 MB nebo 10 MB a smažte je nebo archivujte.

Poté, co jste odstranili nepořádek, je čas na úklid! S pomocí několika technik můžete začít rozvíjet své dovednosti v oblasti správy e-mailů a času a získat tak více času během dne. Zde je návod:

1. Vyhněte se používání víceúrovňové struktury složek pro ukládání e-mailů. Postupem času budete přidávat další podsložky, které budou způsobovat ještě větší nepořádek. Budete ztrácet čas každé dva měsíce úpravami systému, abyste mohli přidávat nové úkoly, projekty a příchozí korespondenci. Místo toho používejte kategorie a štítky pro e-maily a přesouvejte je ze složky Doručená pošta. Když budete potřebovat vyhledat konkrétní e-mail, jednoduše vyhledejte podle štítku nebo názvu kategorie.

2. Vytvořte si rutinu pro e-maily. Před ClickUpem byl pro mě „normální“ pracovní den vyprázdnění schránky. Každých pár hodin jsem chodil na schůzky, ale pak jsem se vracel ke své schránce. Ke konci dne, kolem 15:00, jsem se pustil do svých skutečných úkolů, ale tou dobou už byl můj mozek unavený z celodenního procházení e-mailů. To není možné pro každého, ale pokud si zvyknete kontrolovat e-maily několikrát denně, můžete si ve svém dni vytvořit časové bloky, ve kterých budete moci věci dokončit.

3. Využijte funkce svého e-mailového poskytovatele k optimalizaci své produktivity. Zkratky, kategorie, štítky, pravidla, značky, prostě všechno! Tyto funkce stojí za to se naučit a používat, protože vám ušetří mozkovou kapacitu a čas – dva důležité zdroje, které každý den potřebujete.

Pokud vás zajímají tipy na zvýšení produktivity v Outlooku nebo Gmailu, dejte nám vědět v komentářích níže!

5️⃣ Nahrajte fotografie a snímky obrazovky do cloudu

Ušetřete místo ve svém zařízení přesunutím fotografií do cloudového úložiště, jako je iCloud nebo Google Photos. U fotografií, které chcete ponechat ve svém telefonu, projděte knihovnu a odstraňte všechny duplikáty, obrázky vtipných memů a náhodné snímky obrazovky budíku.

Tip: Google Photos má funkci, která kategorizuje velké fotografie a videa, rozmazané fotografie, snímky obrazovky a další aplikace, abyste mohli tyto soubory rychle zkontrolovat a smazat. Pokud máte zařízení Apple, můžete filtrovat podle typu média.

6️⃣ Vyčistěte sociální sítě

Přidávají sociální sítě vašemu životu hodnotu? Vzdělávají vás, inspirují nebo vám pomáhají cítit se propojeni s pozitivními lidmi? Toto je možná nejdůležitější projekt na tomto seznamu, protože ho může provést každý. Čeká na vás celý svět bez sociálních sítí, kde můžete trávit čas sami nebo s ostatními lidmi.

Pokud pro vás úklid znamená deaktivovat své účty na několik týdnů nebo měsíců, je to zcela na vás! Pokud se vám to však zdá příliš extrémní, jednoduchý úklid jednou za měsíc začne mít pozitivní vliv na vaše duševní zdraví:

Pokud spravujete účty sociálních médií pro svou firmu, zvažte použití jednotné sociální schránky. S takovým nástrojem ušetříte čas, který obvykle věnujete přepínání mezi záložkami, účty a zařízeními, a vyhnete se mnoha rozptýlením.

7️⃣ Uspořádejte si domovské obrazovky

Smažte všechny zbytečné poznámky a aplikace a poté uspořádejte to, co zbylo. V závislosti na tom, jakým způsobem preferujete uspořádání aplikací, zde jsou návrhy struktury:

1. Uspořádejte podle typu složky. Seskupte aplikace podle jejich účelu (produktivita, sociální média, práce, fotografie, cestování).

2. Zamyslete se nad tím, jak držíte svůj telefon nebo tablet. Aplikace, ke kterým potřebujete rychlý přístup, umístěte na okraje obrazovky.

3. Zvýrazněte nejčastěji používané nebo nezbytné aplikace. Omezte obsah zobrazený na domovské obrazovce, abyste nemuseli nic hledat.

8️⃣ Optimalizujte svůj nástroj pro správu projektů

Pokud používáte nástroj pro správu projektů ve škole nebo v práci, je pravděpodobné, že máte pokladnici informací a poznámek roztroušených po všech koutech softwaru. To je v pořádku! Všichni zažíváme tuto neorganizovanost, protože se neustále přesouváme k novým a dalším věcem. Říkáme si: „No, udělám to později. “ 🤷‍♀️

Začněte s úklidem tím, že vyčistíte domácí dashboard a zařadíte minulé práce:

1. Dokončete nedokončené úkoly

2. Archivujte korespondenci

3. Uložte důležité dokumenty (faktury, zadání projektů)

4. Odstraňte zastaralé zprávy

Tip: Klíčem k úspěšným (a bezstresovým) projektům je dodržování spolehlivého škálovatelného systému. Pokud máte k dispozici komplexní nástroj pro správu projektů nebo organizaci, využijte jeho funkce a zorganizujte si práci.

A je to – osm projektů, díky kterým se zbavíte nepořádku!

Jste připraveni na úklid a organizaci na vyšší úrovni? Seznamte se s ClickUp, přizpůsobitelným pracovním prostorem typu „vše v jednom“, který zjednodušuje práci a pomáhá dosáhnout více. 👋

Jak používat bezplatný účet ClickUp k vytvoření okamžitých organizačních návyků

Nikdy není příliš brzy začít organizovat své soubory pro vyšší produktivitu! Namísto čekání, až se nepořádek nahromadí, si každý měsíc vyhraďte čas na úklid svých zařízení. Právě v tom vám pomůže ClickUp:

1. Nastavte si v ClickUp měsíční opakující se úkol na úklid svých digitálních pracovních prostorů. Zavázat se k měsíčnímu harmonogramu digitálního úklidu s kontrolními seznamy, abyste v daný čas přesně věděli, co máte dělat.

2. Ušetřete místo na svých zařízeních pomocí připomenutí a úkolů ClickUp. Přesuňte screenshoty, poznámky a soubory související s projektem do svého pracovního prostoru ClickUp, aby vám nic neuniklo.

3. Přístup k klíčovým funkcím ClickUp z jakéhokoli zařízení mimo platformu. Zbavte se nutnosti přepínat mezi několika aplikacemi, abyste si udrželi pořádek a zvládli svou práci.

4. Při procházení internetu používejte rozšíření ClickUp pro Chrome. Vážně, je to revoluční změna!

Pokud jste novým uživatelem ClickUp, podívejte se na tuto jednoduchou lekci z ClickUp University, abyste si mohli s jistotou vytvořit svůj digitální projekt na úklid! ⬇️

Závěrečná myšlenka

Co byste mohli dělat s časem, který vám každý den zbývá? Naučit se novou dovednost? Trávit čas s lidmi, které máte rádi? Zdřímnout si?

Ať už je vaše odpověď jakákoli, všichni se shodneme na jedné jistotě: vytvoření pozitivních, udržitelných návyků nám umožňuje být inspirovaní, produktivní a sebevědomí. Nepotřebujeme nejmodernější systémy ani dokonalé estetické uspořádání, které nás dočasně motivuje k dokončení úkolů.

Všechny projekty na úklid uvedené v tomto článku můžete zvládnout i bez nich. Neuspěchejte to a pamatujte, že když tuto práci uděláte teď, časem budete mít méně starostí. 😌 🖥 📱

Přihlaste se k odběru našeho měsíčního zpravodaje a získejte ještě více tipů a trendů ohledně vytváření nejlepších pracovních postupů přímo do své e-mailové schránky.