Chcete znát pravidlo číslo jedna, jak ušetřit čas v pracovním dni? Nevymýšlejte znovu kolo. Překlad: Nedělejte stejnou úlohu dvakrát – i když ji podruhé provádí jiná osoba.
Při předávání projektů mezi dvěma nebo více osobami (natož mezi dvěma nebo více odděleními) vždy existuje riziko duplicity úkolů. A duplicitní pracovní zátěž nepřináší žádné výhody.
Místo toho jsou obě strany frustrované, protože jejich čas, talent a energie mohly být využity jinde. A projektový tým nebo projektový manažer se ztrácí v chaosu duplicitní práce.
Jak se tomu tedy vyhnout?
Jednoduché: Vytvoříte perfektní předání projektu mezi stranami a zajistíte, že ti, kteří budou na projektu pracovat v budoucnu, budou přesně vědět, co bylo v minulosti dokončeno. K tomu všemu potřebujete šablonu pro předání projektu.
Co je šablona pro předání projektu?
Šablona pro předávání projektů obsahuje všechny podrobnosti o projektu nebo roli, takže jej lze snadno (jak název napovídá) předat od jedné strany druhé.
Šablona pro předání projektu přehledně popisuje rozsah projektu, výstupy, termíny, procesy a postupy a další pokyny. Cíl kontrolního seznamu pro předání projektu je dvojí:
- Zabraňují duplicitě práce a obsahují všechny podrobnosti projektu, které je ještě třeba dokončit nebo které již byly dokončeny, aby byl projekt úspěšně završen.
- Díky spolehlivému dokumentu pro předávání projektů ušetříte společnosti (a vašemu projektovému manažerovi) čas a zdroje. Namísto plánování nesčetných schůzek k projednání procesu předávání projektů mohou klíčové zainteresované strany jednoduše nahlédnout do poznámek k předávání projektů.
Nejlepší dokumenty pro předávání projektů jsou stručné, přesné a umožňují spolupráci, což zajišťuje hladký přechod. Všechny poznámky k předání by měly obsahovat všechny podrobnosti projektu, čímž se zabrání nejasnostem mezi stranami a duplicitě práce.
Podle průzkumu společnosti Zippia, která informuje uchazeče o zaměstnání o firemní kultuře, má 50 % zaměstnanců 1–3 hodiny schůzek týdně a 20 % z nich se domnívá, že tyto schůzky jsou ztrátou času. Výběrem správné šablony pro předávání projektů, která obsahuje všechny potřebné informace, úkoly a priority projektu, snížíte potřebu zbytečných schůzek.
Bezplatné šablony pro předávání projektů pro snadný přechod
Správná šablona pro předávání projektů zabraňuje překážkám v projektu, stanoví priority a vytváří nouzový plán pro nové nebo stávající členy týmu. Níže najdete sedm šablon pro předávání projektů ve vaší organizaci, které musíte vyzkoušet.
1. Šablona pro předávání projektů ClickUp
Předáváte projekt z jednoho oddělení do druhého? Zajistěte, aby nedošlo k promarnění příležitostí, pomocí šablony pro předávání projektů ClickUp.
Tuto šablonu zprávy o předání projektu lze přizpůsobit vaší společnosti, v horní části je prostor pro název společnosti, logo, slogan a kontaktní informace. Nejprve uveďte název projektu a autora (tj. osobu, která vyplňuje zprávu), následovaný stručným popisem projektu.
Šablona se zabývá všemi aspekty projektu a zabraňuje tak zmatkům mezi jednotlivými odděleními. Sekce „Účastníci předání“ nabízí prostor pro fotografii, jméno a popis role každého spolupracovníka na projektu.
Sekce „Požadavky“ nabízí obzvláště užitečný časový plán, ve kterém můžete uvést každý úkol, oddělení odpovědné za daný úkol a související termín pro všechny akce, které je třeba provést předtím, než může dojít k předání. Sekce „Úkoly související s předáním“ umožňuje členům týmu nebo projektovému manažerovi zaznamenat všechny dokončené aktivity v rámci projektu, čímž se zabrání duplicitě práce.
2. Šablona SOP pro předávání projektů ClickUp
Přiznejme si fakta: lidé přidělení k projektu nebudou vždy stejní. Fluktuace zaměstnanců je prostě součástí podnikání. Když přijmete nové členy týmu, chcete je co nejdříve zapracovat a seznámit s prací.
Použití šablony standardního operačního postupu (SOP) zajistí, že noví zaměstnanci pochopí, co mají dělat a jak to mají dělat v rámci dané role. Šablona SOP pro předávání projektů od ClickUp poskytuje jasné a konzistentní pokyny, takže všichni zaměstnanci postupují při plnění úkolů standardizovaným způsobem, čímž se snižuje riziko chyb.
Aby noví zaměstnanci lépe porozuměli své roli a povinnostem, vyplňte část „Rozsah“ s různými aspekty přidělených úkolů. Poté v části „Postup“ nastíňte standardizované procesy, doplňte je očíslovanými kroky a obrázky (pokud to bude pro projektový tým užitečné).
Nakonec poskytněte kolegům nástroje, které potřebují k úspěchu, a to propojením s potřebnými zdroji (například složkami, úkoly a/nebo soubory) a vyplněním sekce často kladených otázek (FAQ).
Bonus: Podívejte se, jak vám ClickUp může pomoci spravovat důležité projektové dokumenty a soubory díky svým funkcím pro správu znalostí.
3. Šablona zprávy o změně směny ClickUp
Pokud řídíte skupinu zaměstnanců, kteří pracují na směny, šablona dokumentu pro předání může ušetřit nespočet hodin týdně. Abyste zabránili poklesu produktivity při konci jedné směny a začátku druhé, využijte šablonu zprávy o změně směny od ClickUp.
Plán předání projektu při změně směny poskytuje podrobný přehled o tom, co se odehrálo v průběhu předchozí směny, a nastiňuje priority pro nadcházející směnu. Tato šablona pro předávání projektů může být neocenitelná prakticky pro jakékoli podnikání založené na hodinové sazbě, od nemocnic a domovů pro seniory po kavárny a myčky aut.
Zpráva o změně směny by měla být používána denně – pardon, několikrát denně – s vyplněným datem, časem začátku a konce směny, místem a nadřízeným v horní části. V případě potřeby lze vyplnit část „Informace o zaměstnanci“, aby každý člen týmu poskytl svou vlastní zprávu.
V části „Přesun povinností a odpovědností“ najdete podrobný přehled všech úkolů, podúkolů, odpovědností zaměstnanců a stavu každého úkolu, takže každý kolega ví, jaké jsou jeho hlavní priority, když nastoupí do práce. Nakonec využijte část „Výzvy a doporučení“ k projednání případných překážek při plnění úkolů daného dne.
4. Šablona plánu řízení změn ClickUp
Dobrý manažer zajišťuje efektivnější chod celé organizace – přiděluje úkoly, deleguje odpovědnosti a stanovuje priority pro zbytek týmu. Vedoucí pracovníci společnosti dohlížejí na všechny aspekty řízení změn – přizpůsobování se měnícím se prioritám, přechod projektů a dokonce i fluktuaci zaměstnanců.
Připravte manažery na úspěch pomocí šablony plánu řízení změn od ClickUp. Tato šablona rozděluje přechody projektů do tří fází (lze ji však rozšířit tak, aby vyhovovala vaší konkrétní organizaci nebo projektovému týmu).
V rámci fáze 1 manažeři identifikují, jaké změny jsou nutné k přípravě na přechod projektu. V rámci fáze 2 manažeři přesouvají projekt z jednoho oddělení do druhého, identifikují komunikační plán, významné události a plán řízení odporu. V poslední fázi 3 se shromažďují zpětné vazby od zainteresovaných stran, oslavují se úspěchy a identifikují se mezery pro budoucí přechody.
Díky více než 100 předem připraveným automatizacím, ze kterých si můžete vybrat, vám tato šablona pro správu změn pomůže automaticky přiřazovat úkoly, přidávat komentáře a měnit stavy, čímž ušetříte drahocenný čas v pracovním týdnu.
Šablona navíc vybavuje manažery nástroji pro udržení každého projektu v souladu s úkoly pomocí snadno srozumitelného systému barevného kódování, tabulkového zobrazení se sloupci pro všechny relevantní informace a pruhů pro sledování pokroku v jednotlivých krocích.
5. Šablona ClickUp pro zaškolení zaměstnanců
Při přijímání nového zaměstnance chcete, aby se co nejdříve zapojil do projektů společnosti. Bohužel nedostatečné plánování může proces zapracování nového zaměstnance zpozdit o týdny (ne-li měsíce).
Chcete-li zkrátit proces zapracování a zvýšit produktivitu nových zaměstnanců, využijte šablonu ClickUp pro zapracování zaměstnanců. Tato šablona poskytuje podrobný pracovní postup počínaje prvním dnem zaměstnance v práci. Podrobný seznam rozděluje proces zapracování na týdenní priority, což novým členům týmu umožňuje odškrtávat jednotlivé úkoly podle toho, jak je plní.
Tuto novou zprávu o pokroku zaměstnance lze snadno přizpůsobit tak, aby vyhovovala vaší společnosti nebo oddělení. Zvažte rozšíření jednotlivých úkolů přidáním podúkolů (například úkol „Vyplnit dokumenty HR“ zahrnuje podúkoly týkající se zdravotních benefitů, příspěvků 401(k) a daňových odpočtů). Nebo přidejte přílohy, podpisy nadřízených, termíny nebo poznámky, aby proces zapracování proběhl co nejhladčeji.
6. Šablona Ganttova diagramu pro zaškolení zaměstnanců ClickUp
Úspěšný proces zapracování nových zaměstnanců nespočívá pouze v tom, že se noví zaměstnanci rychle zaučí. Závisí také na tom, že všichni členové týmu – i ti, kteří ve společnosti pracují již řadu let – spolupracují jako jeden produktivní celek.
K tomu, aby byl nový zaměstnanec úspěšný, je zapotřebí spolupráce celého týmu, včetně zaměstnanců z oddělení lidských zdrojů, právního oddělení a bezpečnostního oddělení. Proto musí být proces předávání a celkový přenos znalostí novému zaměstnanci pod dohledem na úrovni ředitele nebo vedoucího pracovníka – a právě zde přichází ke slovu šablona Gantt pro zaškolení zaměstnanců od ClickUp.
Tato šablona vytváří efektivní plán přechodu pro nové zaměstnance na úrovni organizace. Pomocí Ganttova diagramu je každému oddělení (tj. lidským zdrojům, právnímu oddělení, oddělení bezpečnosti a školení) přidělena vlastní složka s úkoly přidělenými jednotlivým zaměstnancům. Každý jednotlivec má vlastní ukazatel postupu, který nabízí přehled o dokončených výstupech projektu.
Například manažer lidských zdrojů může být zodpovědný za prověření minulosti, vyplnění formuláře I-9, ověření vládního průkazu totožnosti nových zaměstnanců a vyplnění nezbytných formulářů týkajících se benefitů. Mezitím bude někdo z bezpečnostního nebo technického oddělení zodpovědný za nastavení přihlašovacích údajů nových zaměstnanců, jejich aplikace pro sledování pracovní doby a jejich přístupových karet.
Díky této podrobné šabloně zabráníte duplicitě práce a zároveň poskytnete novým členům týmu maximální podporu.
Bonus: Šablony pro předávání stavebních projektů!
Jak vybrat nejlepší šablonu pro předávání projektů
Úspěšná šablona pro předání projektu snižuje zmatek, frustraci a plýtvání zdroji v souvislosti s daným projektem.
Chcete-li vybrat nejlepší šablonu pro předávání projektů pro vaši organizaci, položte si následující otázky:
- Kdo bude šablonu používat? Bude tuto šablonu používat jedna osoba, celé oddělení nebo celý výkonný tým? Porozumění zainteresovaným stranám je klíčové pro výběr správného rozvržení pro předání projektu.
- Jaké nástroje potřebujete? Potřebujete kalendář dodávek, způsob, jak připojit důležité dokumenty, nebo prostředek k vizuálnímu sledování pokroku? Pochopení nástrojů pro mapování procesů, které máte k dispozici, a jejich použití vám pomůže vybrat správnou šablonu.
- Které rozvržení je nejsrozumitelnější? Potřebujete kontrolní seznam, tabulku, kalendář nebo pracovní postup? Mnoho šablon nabízí více přizpůsobitelných zobrazení, ale znalost toho, které rozvržení bude nejpoužitelnější, zajistí nejúčinnější provedení projektu.
Zabraňte poklesu produktivity pomocí šablon pro předávání projektů
Aby projekt fungoval efektivně, je třeba zajistit součinnost mnoha různých složek. Když končí směny, přicházejí noví zaměstnanci, odcházejí stávající zaměstnanci nebo dochází ke změnám ve vedení, je třeba zajistit, aby vše fungovalo bez přerušení.
Správná šablona pro předávání projektů může pomoci zvýšit produktivitu týmu napříč odděleními. Ať už začnete s jednou z mnoha šablon pro předávání projektů od ClickUp nebo vytvoříte vlastní od základu, můžete přiřadit úkoly a podúkoly, vytvořit kalendář termínů, sledovat pokrok v reálném čase a zajistit hladké předání důležitých dokumentů.
S ClickUpem můžete snadno přizpůsobit zobrazení, pole, nadpisy nebo text tak, aby vyhovovaly jedinečným potřebám vaší společnosti. A s více než 1 000 integracemi, které máte k dispozici, můžete efektivně spravovat každý projekt.
Jste připraveni zjistit, jak ClickUp může zefektivnit chod vaší organizace? Vyzkoušejte jej ještě dnes zdarma.