Většina znalostních pracovníků stále dodržuje tradiční pracovní týden od pondělí do pátku, přičemž pondělí a úterý jsou často hodnoceny jako nejproduktivnější dny.
Ale způsob, jakým pracujeme, se mění. A to rychle.
S specializovanými nástroji pro každou činnost, od e-mailů po chaty, je stále těžší se plně soustředit. Od znalostních pracovníků se očekává, že budou přepínat mezi úkoly a platformami a neustále se přizpůsobovat novým informacím.
Globální týmy pracující v různých časových pásmech přidávají další vrstvu složitosti, která vyžaduje nové přístupy ke spolupráci a komunikaci.
V letech 2020 až 2025 organizace a dokonce i vlády provedly několik experimentů, aby pomohly zaměstnancům přizpůsobit se této měnící se povaze práce. Například u modelu čtyřdenního pracovního týdne účastnické společnosti zaznamenaly 49% zvýšení produktivity.
Ale to je jen část příběhu. V roce 2025 bude produktivita záviset na pochopení toho, jak se během pětidenního pracovního týdne mění naše energie a soustředění.
V tomto vydání ClickUp Insights se zaměříme na to, jak tradiční struktura pracovního týdne a požadavky moderního pracoviště společně ovlivňují výkonnost v průběhu týdne.
⏰ 60sekundové shrnutí
📮ClickUp Insight: 35 % respondentů našeho průzkumu uvádí pondělí jako nejméně produktivní den, zatímco 50 % uvádí pátek jako nejproduktivnější!
Naše data potvrzují to, co mnozí již dlouho tušili: pondělní blues existuje! Více než třetina (35 %) respondentů našeho průzkumu označila pondělí za jeden z nejméně produktivních dnů v pracovním týdnu.
Zde je několik hypotéz, proč tomu tak může být:
V pondělí ráno stojí znalostní pracovníci před důležitým úkolem: rozhodnout, čemu v nadcházejícím týdnu věnovat svou pozornost. Procházejí záplavou informací, včetně e-mailů, které přišly o víkendu, zpráv vyžadujících odpověď, projektů v různých fázích dokončení a dalších.
Výzva se zde odehrává ve dvou odlišných fázích:
❗️Zpracování informací za účelem obnovení kontextu z předchozího týdne
❗️Určení smysluplných priorit pro plánování nadcházejícího týdne
Vzhledem k tomu, že se týmy obvykle scházejí na týdenních stand-upech a statusových schůzkách, mohou se objevit nové požadavky a měnit se priority, které se přidají k prioritám z minulého týdne. Toto vynucené obnovování kontextu a fragmentované procesy stanovování priorit mohou vést k neefektivitě, která se projevuje po celý pracovní týden.
V tomto vydání ClickUp Insights mapujeme výkyvy produktivity v průběhu tradičního pracovního týdne, které odhalují tři odlišné vzorce:
1️⃣ Pondělní útlum
👉🏽 Týden začíná značnou kognitivní zátěží, protože profesionálové tráví kritické hodiny rekonstruováním svého pracovního kontextu a shromažďováním priorit.
👉🏽 Tento skrytý faktor snižující produktivitu může vést ke zpoždění významného pokroku v klíčových iniciativách.
2️⃣ Fenomén pátku
👉🏽 Jak se týden chýlí ke konci, objevili jsme nečekaný vrchol produktivity v pátek.
👉🏽 Jedna teorie říká, že pátek je nejproduktivnějším dnem v týdnu díky nahromaděným informacím, jasně stanoveným prioritám a menšímu množství rušivých vlivů.
3️⃣ Rozdíl v prioritách
👉🏽 Naše výzkumy ukazují, že znalostní pracovníci preferují práci s personalizovanými metodami stanovování priorit a strategiemi time managementu.
👉🏽 Nedávné studie poukazují na to, jak nestrukturované stanovení priorit často vede k nejednotným výsledkům nebo výkonům v rámci daného týdne.
👉🏽 Mnoho tradičních nástrojů pro řízení projektů (a pracovních postupů) nenabízí jasné způsoby integrace rámců pro stanovení priorit, což profesionálům ještě více ztěžuje jejich implementaci.
Metodika průzkumu a demografické údaje
ClickUp Insights každý měsíc provádí průzkum mezi tisíci znalostními pracovníky a nadšenci do produktivity, aby vám přinesl nejnovější trendy na globálním pracovišti.
Naše výzkumy se zabývají tím, jak profesionálové spravují svůj čas, zvládají požadavky na pracovišti a implementují strategie produktivity. Analýzou odpovědí účastníků z celého světa se snažíme odhalit univerzální výzvy a vzorce produktivity, které pomáhají organizacím a jednotlivcům činit informovanější rozhodnutí v jejich každodenním pracovním životě.
5 klíčových vzorců, které definují produktivitu v pracovním týdnu
Struktura našeho pracovního týdne neslouží pouze k organizaci času. Ovlivňuje také tok naší energie, soustředění a výkonnost během pracovních dnů.
Naše data odhalují pět klíčových vzorců, které definují produktivitu v rámci pracovního týdne. Podívejme se na ně:
1. Pondělní útlum: dohledávání kontextu z minulého týdne
📮 ClickUp Insight: 35 % znalostních pracovníků uvádí pondělí jako svůj nejméně produktivní pracovní den.
Téměř 50 % pracovníků uvádí, že v pondělí pociťují vyšší úroveň stresu, protože procházejí nahromaděné e-maily, chatové zprávy, poznámky k projektům a stand-up meetingy, aby zjistili, na co by se měli dále soustředit.
Není tedy překvapivé, že pro mnoho znalostních pracovníků je pondělí náročným (a vyčerpávajícím) rituálem dohánění restů. I ti, kteří svou práci opravdu milují, mohou považovat přechod z víkendu do pracovního dne za obtížnou výzvu.
Zde je další fakt, který to uvádí do kontextu: 44 % pracovníků má pocit, že musí hádat, jaké jsou jejich priority v práci, což na začátku týdne vytváří dvojí zátěž v podobě shromažďování informací o kontextu a stanovování priorit .
Tato mentální zátěž nemá vliv pouze na produktivitu v pondělí – zdá se, že úbytek energie způsobený rekonstruováním kontextu a určováním priorit pokračuje po celý začátek pracovního týdne.
Klíčové poznatky
- 35 % lidí uvedlo, že pondělí je jejich nejméně produktivní den.
- 11 % respondentů označilo úterý za den, kdy je nejtěžší být produktivní.
- 7 % respondentů uvádí nejvýraznější pokles produktivity ve středu.
Hlavní poznatky
📌 Pro mnoho znalostních pracovníků je pondělí tradičně zaměřeno na stanovení priorit pro daný týden a hledání informací, které potřebují k zahájení práce na úkolech.
📌 Shromažďování informací v pondělí, jako je kontrola aktualizací v chatu a e-mailech a opětovné seznámení se s probíhajícími projekty, může zabrat značnou část dne.
📌 Centralizovaná dokumentace a správa úkolů v kombinaci s robustními vyhledávacími funkcemi založenými na umělé inteligenci mají potenciál eliminovat nebo alespoň snížit pondělní pokles produktivity, protože informace jsou aktuální a okamžitě dostupné.
2. Fenomén pátku: vstup do fáze maximální výkonnosti
📮ClickUp Insight: 50 % respondentů uvedlo, že pátek je jejich nejproduktivnějším dnem v týdnu.
Může to mít několik důvodů. Tento nárůst produktivity na konci týdne však může být výsledkem jasnějšího kontextu a silnějšího smyslu pro směr, které se během týdne získaly.
Kromě toho bývají pátky méně nabité schůzkami a více termíny. To znamená, že mnoho zaměstnanců má šanci zdvojnásobit své úsilí, soustředit se a dosáhnout významného pokroku bez obvyklých rozptýlení.
Organizace jako Slack ( Focus Fridays ) a Codeword ( Soft Fridays ) využily sílu pátků k tomu, aby umožnily větší autonomii v tom, jak a kdy se provádí náročná práce.
Hlavní zjištění
- 50 % lidí označilo pátek za svůj nejproduktivnější den.
Hlavní poznatky
📌 Páteční nárůst produktivity je pravděpodobně založen na dynamice celého týdne a menším počtu rušivých vlivů (například méně schůzek nebo žádné schůzky).
📌 Dny bez schůzek a asynchronní komunikace mohou organizacím pomoci dosáhnout produktivity na úrovni pátku po celý týden.
📌 Centralizované pracovní platformy s funkcemi založenými na umělé inteligenci, jako jsou funkce „catch me up“ pro správu znalostí a automatické aktualizace úkolů, mohou zaměstnancům pomoci udržet si přehled a jasnost po celý týden.
3. Daň za soustředění: identifikace faktorů snižujících produktivitu
📮ClickUp Insight: 50 % pracovníků uvádí, že mobilní telefony jsou největším zabijákem jejich produktivity.
Vzhledem k neustálému přívalu rušivých vlivů – ať už jde o oznámení nebo nekonečné schůzky – je pro znalostní pracovníky stále obtížnější udržet hluboké a nepřerušované soustředění na své nejdůležitější úkoly.
Tyto faktory snižující produktivitu rozptylují pozornost do více směrů a často přidávají další vrstvu přepínání kontextu, jako je přepínání mezi zařízeními a platformami.
V konečném důsledku jde o to, být propojený napříč několika nástroji.
Zpráva ClickUp o stavu produktivity v roce 2024 poukazuje na to, že týmy s nízkou výkonností používají čtyřikrát častěji více než 15 nástrojů, zatímco týmy s vysokou výkonností používají 9 nebo méně nástrojů, což snižuje kognitivní zátěž členů týmu.
Hlavní zjištění
- 50 % pracovníků označuje mobilní telefony za hlavní překážku produktivity.
- 15 % respondentů uvedlo, že e-maily jsou hlavní překážkou v udržení soustředění.
- 14 % respondentů uvedlo, že přepínání mezi úkoly snižuje jejich produktivitu.
- 13 % respondentů uvádí časté schůzky jako hlavní zdroj rušivých vlivů.
- 8 % respondentů uvedlo, že jejich hlavní překážkou produktivity jsou chatové notifikace.
Hlavní poznatky
📌 Chráněný čas na soustředění hraje klíčovou roli v udržení maximální produktivity. Týmy toho mohou dosáhnout, když mají možnost si během týdne vytvořit bloky na soustředění nebo odmítnout nepodstatné schůzky.
📌 Konsolidované pracovní platformy mohou pomoci snížit mentální zátěž sjednocením komunikace a pracovních postupů. Tyto nástroje centralizují všechny informace související s prací na jedné platformě a minimalizují pokles produktivity způsobený neustálým přepínáním mezi nástroji.
Jak definují produktivitu znalostní pracovníci?
V roce 2023 provedla společnost ClickUp průzkum mezi 1 000 znalostními pracovníky, aby zjistila, jak měří svou osobní produktivitu. Zde jsou jejich odpovědi:
✅ 42 % definuje produktivitu jako dosažení významného pokroku v plnění úkolů ze svého seznamu.
✅ 58 % respondentů měří produktivitu podle své schopnosti dokončit všechny přidělené úkoly.
✅ 51 % se považuje za produktivní, když mají pocit, že ve své práci dosáhli úspěchu.
4. Rozdíl v prioritách: strategie na celý týden
📮ClickUp Insight: 76 % pracovníků dává přednost vlastním metodám stanovování priorit a 92 % upřednostňuje personalizované strategie time managementu.
Většina znalostních pracovníků chápe základní principy stanovování priorit a obvykle pracuje podle svého seznamu priorit od pondělí do pátku. Tento přístup má však určitá omezení.
Studie zveřejněná v časopise Journal of Judgment and Decision Making zjistila, že 65 % pracovníků se nejprve věnuje snadnějším nebo lépe zvládnutelným úkolům, což snižuje celkovou produktivitu.
Tento jev se nazývá „past malých úkolů“ a způsobuje, že se pracovníci více soustředí na dosažení rychlých výsledků. V důsledku toho zůstávají nedokončeny úkoly s vysokou hodnotou, které mohou přinést strategickou hodnotu nebo mimořádné výnosy pro organizaci.
Naopak efektivní stanovení priorit využívá odlišnou metodiku. Využívá rámce jako:
✅ Technika Eat The Frog, která profesionálům umožňuje stanovit priority a vyřešit nejnáročnější úkoly hned ráno.
✅ Eisenhowerova matice pro hodnocení úkolů na základě atributů, jako jsou vysoká hodnota/nízká náročnost nebo vysoká náročnost/nízká hodnota.
Tento systematický přístup zajišťuje, že se pozornost soustředí na úkoly s vysokou hodnotou, bez ohledu na jejich složitost. Dalším důležitým prvkem je zde time management . Díky realistickým termínům mohou strategie time managementu pomoci znalostním pracovníkům stanovit si dosažitelné cíle v rámci daného týdne.
Mnoho tradičních nástrojů pro projektové řízení navíc nenabízí jasné cesty, jak do svých pracovních postupů integrovat osvědčené metody stanovování priorit nebo řízení času. To znamená, že pracovníci si musí pořídit aplikaci nebo se spolehnout na jiné mechanismy, aby je mohli používat.
Hlavní zjištění
- 92 % pracovníků používá personalizovanou strategii time managementu.
- 76 % respondentů používá personalizovanou metodu stanovení priorit.
- 10 % používá k prioritizaci úkolů Eisenhowerovu matici.
- 8 % pracovníků využívá k řízení svého rozvrhu metodu Time Blocking .
- 5 % se při správě úkolů spoléhá na metodu Getting Things Done (GTD) .
Hlavní poznatky
📌 Studie ukazují, že 65 % znalostních pracovníků má tendenci volit jednodušší úkoly namísto práce s velkým dopadem, pokud používají nestrukturované metody stanovování priorit.
📌 Efektivní stanovení priorit a time management mohou lidem pomoci sladit dny, kdy podávají nejlepší výkon, s úkoly s vysokou přidanou hodnotou.
📌 Platformy s integrovanými nastaveními priorit a sledováním času mohou profesionálům pomoci tyto postupy snadněji implementovat.
Naše 5 strategických doporučení
Jak ukazuje náš průzkum, v pátek v 15 hodin se méně znalostních pracovníků mentálně odhlásí z práce.
✅ Fakt: Jen v USA se 48 % pracovníků považuje za workoholiky, 66 % vynechává kvůli pracovnímu vytížení alespoň jedno jídlo denně a 62 % pravidelně kontroluje pracovní e-maily mimo pracovní dobu.
Přestože jsme více propojeni než kdykoli předtím, dlouhá pracovní doba a měnící se požadavky představují pro znalostní pracovníky značnou kognitivní zátěž, která často přesahuje tradiční pracovní týden.
Mezi hlavní výzvy, které jsme z dat odhalili, patří náklady na shromažďování kontextu, nekonzistentní stanovení priorit a roztříštěná doba soustředění v průběhu pracovního týdne.
Aby tyto výzvy zmírnili, potřebují znalostní pracovníci propojené pracovní postupy, které jim pomohou maximalizovat jejich soustředění a osobní produktivitu.
Zde je pět strategických doporučení, která vaší organizaci pomohou optimalizovat produktivitu týmu v průběhu celého týdne:
✅ Posilte mosty mezi pátkem a pondělím
Zaveďte konsolidovanou sadu technologií, která týmům umožní proaktivně dokumentovat priority a kontext v průběhu celého týdne. Hledejte nástroje s funkcemi, jako je nastavení úrovně priority, vyhledávání založené na umělé inteligenci a schopnost vytvářet souhrny, které pomáhají snížit kognitivní zátěž.
✅ Strukturovat práci kolem období nejvyšší výkonnosti
Objevte nástroje, které usnadňují vlastní plánování a umožňují zaměstnancům sladit práci s vysokou přidanou hodnotou s jejich přirozenými vrcholy produktivity.
✅ Chraňte produktivní výhodu pátku
Využijte produktivitu pátku na maximum tím, že si naplánujete den bez schůzek a asynchronní pracovní postupy, které omezí přerušení práce.
✅ Zaveďte systematické stanovování priorit
Povzbuďte svůj tým, aby do svých pracovních postupů zavedl formální rámce pro stanovení priorit a postupy plánování SMART namísto ad hoc řízení úkolů. Například využití umělé inteligence pro řízení času může v tomto ohledu znamenat významný rozdíl.
✅ Vytvořte si časové bloky bez rušivých vlivů
Stanovte jasná pravidla pro soustředěnou práci, včetně vyhrazeného času na soustředění a omezení komunikace. Vyzkoušejte systémy pro správu kalendáře založené na umělé inteligenci, které vám mohou doporučovat úkoly na základě definovaných priorit a pomáhají vám sledovat čas na pozadí.
Jak vám může ClickUp pomoci?
Tradiční pracovní týden už nefunguje tak jako dřív.
Naše úkoly, priority a důležité souvislosti se často ztrácejí v chatových konverzacích a e-mailech mezi víkendy, což vede k poklesu produktivity právě v době, kdy potřebujeme dosáhnout vrcholu.
Jako všestranná aplikace pro práci kombinuje ClickUp inteligentní správu úkolů, chytré plánování a pracovní postupy založené na umělé inteligenci, aby pomohl vašemu týmu udržet tempo po celý týden.
Zde je pět způsobů, jak ClickUp změní váš týdenní pracovní postup:
🏁 Přizpůsobitelné pracovní postupy
ClickUp sjednocuje pracovní postupy vašeho týmu pomocí sdílených prostorů a standardizovaných pracovních postupů.
Obsahuje přizpůsobitelná zobrazení, jako jsou seznamy, tabule a Ganttovy diagramy, v kombinaci s režimem Me Mode pro soustředěnou individuální práci. Tímto způsobem může váš tým hladce spolupracovat a zároveň si zachovat svůj preferovaný pracovní styl.
🏁 Inteligentní stanovení priorit úkolů
ClickUp Tasks vám umožňuje stanovit jasné priority a automatizovat rutinní pracovní postupy, abyste se mohli soustředit na to, co je důležité.
Díky značkám priority, kontrolním seznamům úkolů, závislostem úkolů a vlastním stavům váš tým vždy ví, co má řešit jako první, a nemusí se tak v pondělí ráno zabývat hádáním priorit. Navíc ClickUp Automation se postará o náročné úkoly, jako jsou aktualizace stavu.
🏁 Chytré řízení času
Kalendář ClickUp vnáší jasnost do vašeho pracovního týdne.
Využijte jej k automatickému sledování času, vizualizaci kapacity týmu a optimalizaci vašeho rozvrhu pomocí poznatků založených na umělé inteligenci. Dokáže dokonce navrhnout optimální časové úseky pro konkrétní úkoly, čímž z vašeho pracovního kalendáře udělá strategický nástroj produktivity.
🏁 Správa znalostí pomocí umělé inteligence
ClickUp Brain vám umožňuje okamžitě získat správné odpovědi z vašich úkolů, dokumentů a od lidí.
Stačí požádat AI o „Catch me up“ (Informuj mě) nebo „What are my priorities for the week?“ (Jaké jsou moje priority pro tento týden?) a ona vám tyto informace vyhledá. Funkce ClickUp založené na AI v kombinaci s menším počtem schůzek vám mohou zvýšit produktivitu až o 30 %.
🏁 360stupňové vyhledávání (napříč propojenými nástroji třetích stran)
60 % pracovního dne týmu je věnováno hledání informací. Řešením tohoto problému je funkce Connected Search od ClickUp.
Propojením všech vašich souborů, chatových konverzací, konkrétních projektových úkolů, nahraných klipů a dalších dat vám vyhledávání ClickUp okamžitě přinese to, co potřebujete. Pokud je váš Google Drive nebo jakýkoli jiný nástroj třetí strany integrován s ClickUp, Connected Search tyto soubory také najde!
Další kroky
Jste připraveni dosáhnout produktivity jako v pátek po celý týden? Připojte se k více než 3 milionům týmů, které používají ClickUp ke zvýšení své produktivity. Zaregistrujte se zdarma ještě dnes.