Jak se připravit na schůzky s nadřízenými a individuální schůzky

Schůzka zaměstnance s nadřízeným jeho manažera, známá také jako schůzka s nadřízeným nadřízeného, je obvykle vnímána jako eskalační mechanismus. Obecně se má za to, že když nastane problém, zapojíte vedoucího pracovníka. Nemělo by tomu tak však být.

Pravidelné schůzky s nadřízenými pomáhají zaměstnancům a vedoucím sdílet znalosti. Umožňují jim sdílet poznatky, které získávají ze své jedinečné pozice a perspektivy.

Například pracovník zákaznického servisu, který je v blízkém kontaktu se zákazníky, může mít přehled o jejich problémech. Provozní ředitel, který je v blízkém kontaktu s generálním ředitelem, může vědět více o strategii a plánu do budoucna. Když se tito dva setkají, pomáhá to při výměně informací o obchodním kontextu.

V tomto blogovém příspěvku se zaměříme na to, jak můžete jako manažer manažerů využít schůzky s nadřízenými ve prospěch organizace.

Co je to schůzka s nadřízeným?

Schůzka s nadřízeným na vyšší úrovni je rozhovor mezi zaměstnancem a nadřízeným jeho nadřízeného bez přítomnosti středního manažera. Přeskakuje jednu úroveň v organizační hierarchii, odtud pochází její název.

Řekněme například, že jste vedoucí prodeje ve městě a vašimi přímými podřízenými jsou manažeři klastrů. Každý manažer zákazníků může mít pod sebou zástupce pro rozvoj prodeje (SDR).

Schůzka s nadřízenými se koná mezi vámi a SDR bez přítomnosti cluster manažera.

Výhody schůzek s nadřízenými

V každém týdnu se manažeři mohou často setkávat se svými týmy – na standupech, hodnoceních, schůzkách se zákazníky atd. Kdykoli zaměstnanec čelí výzvě, obrátí se na svého přímého manažera a udržuje tak spolupráci.

Pro manažery na vyšší úrovni to však neplatí. Často jsou vzdáleni týmům svých přímých podřízených a jejich práci. Schůzky s nadřízenými tuto propast překlenují.

Výhody schůzek s nadřízenými pro zaměstnance

Vyslechnutí jejich názorů: Zaměstnanci často čelí problémům, které jejich přímí nadřízení nemohou vyřešit. Příkladem může být nákup drahého nového nástroje, k jehož schválení přímý nadřízený nemusí mít oprávnění.

V takových případech jim schůzky s nadřízenými umožňují sdělit své obavy někomu s větší autoritou.

Pocit uznání: Zaměstnanci, zejména ti, kteří pracují v terénu nebo mimo kancelář, mají pocit, že pracují izolovaně. I když spolupracují se svými kolegy nebo přímými nadřízenými, nemusí mít pocit, že jsou součástí širšího účelu své práce.

Schůzky s nadřízenými – stejně jako schůzky všech zaměstnanců nebo firemní teambuildingy – pomáhají zaměstnancům cítit se viděni, což zvyšuje jejich morálku.

Sdílejte poznatky: Zaměstnanci v terénu mají přehled o zákaznících, což má pro organizaci obrovskou hodnotu. SDR prodávající nástroj pro sledování času může zjistit, že zákazníci chtějí mít možnost automaticky převádět tyto záznamy do časového rozvrhu.

Takové poznatky se v shonu každodenních činností nemusí dostat k produktovému týmu. Schůzka s nadřízenými nabízí prostor a čas pro sdílení poznatků, které lze okamžitě uplatnit v praxi.

Porozumějte strategii organizace: Ne každý zaměstnanec má jasný přehled o firemní strategii. Softwarový inženýr může vědět vše o funkci, kterou vyvíjí, ale nemusí vědět, proč byla přidána do plánu vývoje produktu.

Schůzky s nadřízenými pomáhají vedoucím pracovníkům předat svou vizi a strategii celé organizaci.

Výhody schůzek s nadřízenými pro vedoucí pracovníky

Identifikace skrytých příležitostí: Vedoucí pracovníci mohou získat přímou a konkrétní zpětnou vazbu od svých podřízených. Finanční pracovník, který platí účty, si může všimnout, že organizace utrácí příliš mnoho za duplicitní nástroje.

V běžný den by to možná přehlédli. Během schůzky s nadřízenými by to však mohli nahlásit finančnímu řediteli, což může znamenat úsporu tisíců dolarů.

Efektivní řešení problémů: Když je komunikace v týmu filtrována několika úrovněmi manažerů, může se ztratit původní příčina problému. Schůzky s nadřízenými mohou vést vedení k jádru kritických problémů. Mohou pomoci s optimalizací pracovních postupů z pohledu koncového uživatele.

Přístup k informacím o zákaznících: Vedoucí pracovníci málokdy komunikují přímo se zákazníky, pokud se nejedná o významné/klíčové účty. Schůzka s nadřízenými je příležitostí získat upřímnou zpětnou vazbu o všech zákaznících, aniž byste se s každým z nich museli setkat individuálně. Jedná se o skvělý způsob, jak shromáždit informace o organizaci.

Zvyšování morálky zaměstnanců: Schůzky s nadřízenými zajišťují, že vedoucí pracovníci organizace vidí a slyší zaměstnance. Díky tomu se zaměstnanci cítí více zapojení a oceňovaní. Zaměstnanci, kteří mají pocit, že jejich práce má smysl, budou motivováni k větším výkonům.

Řešení personálních otázek: Lidé snášejí špatné manažery, protože nechtějí vypadat jako potížisté. Schůzky s nadřízenými umožňují 360stupňové hodnocení středních manažerů. Tímto způsobem mohou vedoucí pracovníci řešit obavy zaměstnanců a školit nadřízené, aby se zlepšili.

V podstatě schůzky s nadřízenými umožňují vedoucím pracovníkům měnit věci. Poskytují jim jasnější přehled. Pomáhají jim rychle a efektivně provádět zlepšení. Výsledkem je, že zaměstnanci vidí, že jejich zpětná vazba je ceněna a respektována.

V průběhu času to vede k loajalitě zaměstnanců, což má za následek lepší retenci a lepší finanční výsledky organizace.

Jak se připravit na schůzky s nadřízenými a naplánovat je

Jako manažer manažerů máte na starosti plánování pravidelných schůzek s nadřízenými. Zde je návod, jak se na schůzky s nadřízenými připravit a naplánovat je tak, aby byly pro vás výhodné.

1. Informujte nadřízeného manažera

Když člen vašeho týmu uvidí žádost o schůzku od nadřízeného svého manažera, bude si klást otázku: „Chystají se mě propustit?“ Když vaši přímí podřízení uslyší, že jste mluvil s jejich týmem, určitě budou nejistí.

Schůzky s nadřízenými mohou být pro vaše týmy emocionálně vyčerpávající. Abyste svým týmům ušetřili zbytečný stres, zamyslete se nad tím, jak chcete k těmto schůzkám přistupovat.

Pomocí nástroje pro mapování procesů identifikujte všechny úkoly, které musíte splnit před schůzkou s nadřízeným. Zde je několik kroků, které byste měli zvážit.

2. Vězte, s kým se setkáte

Řekněme, že máte pět přímých podřízených a každý z nich řídí tým pěti členů. Pak se budete muset setkat s 25 osobami s jejich osobnostmi, pracovními styly, prioritami a dovednostmi. Než se s nimi setkáte, snažte se je pochopit.

Shromážděte o nich předem podrobné informace. Z vašeho systému řízení lidských zdrojů [HRMS] se dozvíte o jejich roli, odpovědnostech, cílech a dosavadních výkonech.

Abyste je lépe poznali jako osoby, můžete použít například šablonu „O mně“ od Clickup. Vyzvěte je, aby odpověděli na otázky týkající se jejich hodnot, silných stránek, zkušeností a dalších věcí.

Využijte tato data k předvídání jejich problémů a zvažte své reakce předem.

3. Pečlivě naplánujte schůzky s nadřízenými

Nejlepší frekvence pro schůzky s nadřízenými je jednou za čtvrt roku. Pokud je necháte na delší dobu, můžete působit neupřímně, jako byste jen odškrtávali položky na seznamu. Častější schůzky by mohly být zátěží pro váš rozvrh.

Setkat se každé čtvrtletí s 25 lidmi není snadné. Správné naplánování schůzek s nadřízenými je proto velmi důležité. Doporučujeme jednu z následujících dvou metod.

Hromadné plánování: Pět 20minutových schůzek denně po dobu jednoho týdne v každém čtvrtletí. I když vás to bude zaměstnávat celý týden, pomůže vám to shromáždit všechny informace komplexně a v kontextu. Získáte tak také zbytek čtvrtletí na to, abyste mohli podniknout kroky na základě získané zpětné vazby.

Průběžné plánování: Alternativně se můžete během čtvrtletí setkávat s dvěma lidmi týdně. To vám pomůže rozložit schůzky v čase a lépe sledovat pokrok.

V závislosti na rozsahu vaší kontroly naplánujte schůzky tak, aby vám vyhovovaly. Dbejte na to, abyste nespojovali 2–3 osoby do jedné schůzky ani nepořádali skupinové schůzky. Dobrá schůzka s nadřízeným je vždy individuální.

4. Při plánování schůzek s nadřízenými mějte na paměti šířku pásma.

Nezapomeňte, že nejste jediný, kdo je v organizaci zaneprázdněn. Před naplánováním schůzky proto zohledněte pracovní vytížení svého týmu. Váš nástroj pro řízení projektů by vám měl být schopen sdělit, jak jsou členové týmu zaneprázdněni.

Zobrazení pracovní zátěže v Clickupu poskytuje konsolidovaný přehled v reálném čase o tom, co každý člen týmu dělá a zda si může udělat 20 minut čas na rozhovor s vámi.

Na druhou stranu je třeba věnovat pozornost také vaší kapacitě. Kalendář ClickUp vám pomůže zobrazit všechny vaše schůzky na jednom místě, takže se můžete ujistit, že nebudete zahlceni přílišným množstvím schůzek.

5. Vytvořte program schůzky s nadřízenými

Není nic marnějšího než schůzka bez programu. Vzhledem k tomu, že schůzka s nadřízenými trvá sotva dvacet minut, potřebujete jasný plán. Šablona programu schůzky s nadřízenými od Clickup je skvělým výchozím bodem.

Při plánování programu si také promyslete otázky, které byste mohli položit na schůzce s nadřízenými. Zde je několik příkladů.

Pokud jste finanční ředitel a setkáváte se s pracovníkem oddělení pohledávek, můžete se zeptat:

Pokud jste vedoucí prodeje ve městě a komunikujete s SDR, můžete se zeptat:

Na každé schůzce zvažte položení následujících otázek:

Sdílejte tento program schůzky s nadřízenými se svými zaměstnanci několik týdnů předem, aby měli čas se na ni připravit.

6. Připravte se na zodpovězení obtížných otázek

Schůzky s nadřízenými mohou být pro vás také náročné. Členové vašeho týmu využijí této příležitosti k projednání svých obav (což je přesně to, co chcete i vy!). Buďte tedy připraveni se jimi zabývat. Shromážděte všechna fakta a čísla. Rozhodněte se, jaké informace jste připraveni s nimi sdílet.

Bez ohledu na to, jak dobře se připravíte, účinnost schůzky s nadřízeným do značné míry závisí na tom, jak se zapojíte do konverzace. Zde je několik tipů, jak to zlepšit.

Jak uspořádat úspěšnou schůzku s nadřízenými

Začněte s přípravou na schůzku s dostatečným předstihem

Když zasíláte agendu schůzky s nadřízenými svým týmům, povzbuďte je, aby si ji prošli a přidali své body. Až tak učiní, aktivně reagujte na jejich podněty.

Toto je jeden z nejjednodušších způsobů, jak si získat důvěru. Vaše reakce jim ukáže, že vám na schůzce s nadřízenými a na nich jako lidech skutečně záleží.

Shromážděte nástroje, které potřebujete k úspěšnému vedení schůzek s nadřízenými. Může se jednat o nástroj AI pro zápisy ze schůzek nebo shrnutí, aplikaci pro sledování cílů, software pro nahrávání hovorů nebo váš oblíbený papír a pero.

Přijďte s jasnými cíli

Vstupte do schůzky s vědomím, čeho chcete vy a váš nadřízený dosáhnout tímto rozhovorem. Nástroj jako ClickUp pomáhá sledovat cíle a nastavit strukturu schůzky.

Pokračujte od předchozích schůzek s nadřízenými

Pokud jste s touto osobou již měli schůzky s nadřízenými, pokračujte tam, kde jste skončili. Uveďte své úkoly a pokrok, kterého jste od té doby dosáhli. Pokud se vám nepodařilo vyřešit nějaký problém, vysvětlete proč.

Když má zaměstnanec pocit, že z předchozí schůzky nic nevzešlo, je méně pravděpodobné, že se tentokrát bude aktivně účastnit. Ujistěte ho o důležitosti a dopadu schůzky s nadřízeným.

Buďte otevření novým myšlenkám

I když jste se na tuto schůzku připravili a zjistili jste si informace o dané osobě, nezapomeňte, že tato schůzka je spíše o ní než o vás. Kladejte tedy otázky a trpělivě poslouchejte, aniž byste přerušovali.

Buďte otevření. Nemějte předem vytvořené představy nebo názory, které jste slyšeli od jiných. Během schůzky nikoho nesuďte.

Poskytujte zpětnou vazbu

Zaměstnanci chtějí od vás slyšet, jak si vedou a co by mohli zlepšit. Poskytněte jim zpětnou vazbu k jejich práci a jejich příspěvkům na této schůzce. Zaznamenejte si ji a sdílejte s nimi, abyste na ní mohli navázat při příštím setkání.

Vytváření dokumentu s zpětnou vazbou vám připadá zdlouhavé? Vyzkoušejte asistenta Clickup s umělou inteligencí, který shrne vaše poznámky z jednání, identifikuje úkoly a navrhne časový harmonogram.

Odneste si jasné akční body

Schůzka s nadřízenými je tak dobrá, jak dobré jsou vaše kroky ohledně diskutovaných bodů. Abyste se ujistili, že jste zapojeni a máte zájem, nezapomeňte pořizovat zápisy ze schůzek. Dělejte si adekvátní poznámky. Pokud si nejste jisti, vyzkoušejte jednu ze šablon pro poznámky ze schůzek od ClickUp. Vytvořte si kopii a přizpůsobte ji účelu a struktuře vašich schůzek s nadřízenými.

ClickUp Meetings posouvá vaše schůzky s nadřízenými o krok dál a umožňuje vám pořizovat si poznámky, spravovat program a nastavovat úkoly. Převezměte odpovědnost za úkoly a přidejte je do svého systému správy úkolů. V případě potřeby nastavte časové harmonogramy a další kontroly.

Udržujte otevřenou komunikaci i po schůzce

Nečekejte na další schůzku s nadřízenými. Udržujte otevřenou komunikaci se svými zaměstnanci, abyste mohli diskutovat a dokončit úkoly. Využijte chat Clickup k spolupráci na úkolech v reálném čase.

Můžete také vytvořit samostatné okno pro chaty související s jednáními s nadřízenými, aby nerušily vaše projekty.

Zvládněte svou příští schůzku s nadřízenými pomocí ClickUp

Schůzky s nadřízenými nabízejí vhled do toho, co během každodenní práce zůstává nepovšimnuto. Pomáhají vedoucím pracovníkům lépe porozumět problémům. Pomáhají zaměstnancům lépe se zapojit. Pokud jsou schůzky s nadřízenými vedeny správně, mohou zvýšit morálku zaměstnanců, zvýšit produktivitu a vytvořit kulturu otevřenosti a transparentnosti.

Navzdory svým obrovským výhodám není schůzka s nadřízenými snadné naplánovat, zorganizovat, připravit a realizovat. ClickUp je tu, aby vám pomohl.

Software pro řízení projektů Clickup má funkce, které vám pomohou efektivně vést schůzky s nadřízenými. Ať už jde o kontrolu pracovní zátěže zaměstnanců, vytváření programů schůzek, pořizování poznámek během schůzek nebo jejich automatické shrnování, ClickUp to vše zvládne.

Vedejte schůzky s nadřízenými jako profesionál s ClickUp. Zaregistrujte se zdarma ještě dnes!