Při práci na rozsáhlém projektu se snadno můžete cítit přetížení. Jak se úkoly hromadí, týmy mohou ztratit soustředění, zpomalit a zaznamenat pokles kvality práce.
Existuje však populární řešení – 94 % ze 127 společností, které globálně oslovila Boston Consulting Group, přijalo agilní metodiku.
Díky rámcovému systému Scrum od Agile se rozsáhlé projekty stávají malými sprinty, díky čemuž se týmy mohou soustředit a dosahovat stabilního pokroku. Každý sprint je dalším krokem, který vás přiblíží k vašemu cíli.
Ale jak se rozhodnout, na čem budete v každém sprintu pracovat? Využijte sprint backlog – svůj plán, jak proměnit chaos v jasnost.
V tomto blogovém příspěvku se podíváme na sprint backlogy: co to je, proč jsou důležité a jak je vytvořit a spravovat pomocí ClickUp.
⏰60sekundové shrnutí
Sprint backlog můžete vytvořit pomocí následujících kroků:
- Uspořádejte si produktový backlog: Upřednostněte úkoly podle hodnoty a důležitosti pro sprint.
- Stanovte jasný cíl sprintu a zaměřte se na priority: Definujte jasný cíl a vyberte úkoly, které přispívají k jeho dosažení.
- Poznejte kapacitu svého týmu: Posuďte dostupné zdroje svého týmu a kolik práce zvládne.
- Rozdělte velké úkoly na malé, zvládnutelné kroky: Rozdělte velké úkoly na menší, proveditelné části, které se snáze řídí.
- Vytvořte si sprintový dashboard: Nastavte si nástroj pro správu projektů, jako je ClickUp, abyste mohli sledovat úkoly, pokrok a výkonnost týmu.
- Dokončete plán a sjednoťte svůj tým: Projděte a potvrďte plán se svým týmem a ujistěte se, že všichni vědí, co mají dělat.
Co je sprint backlog?
Sprint backlog je jednoduchý seznam úkolů, které váš Scrum tým plánuje dokončit během sprintu, který obvykle trvá 2–4 týdny. Představuje také to, co vývojáři plánují během sprintu dokončit.
Je to jako seznam úkolů pro sprint, rozdělený na jasné, proveditelné plány a zvládnutelné kroky.
Pokud například pracujete na mobilní aplikaci, vaše položky sprint backlogu mohou zahrnovat:
- Návrh obrazovky uživatelského profilu (8 hodin)
- Přidání funkce přihlášení (16 hodin)
- Nastavení databáze pro uživatelská data (12 hodin)
- Napište testy pro funkce přihlášení (6 hodin)
Každý úkol je odhadnut a upřednostněn, aby se váš tým mohl soustředit a snadno sledovat pokrok.
➡️ Přečtěte si také: Jak mohou techniky Scrum zlepšit realizaci projektů
Porozumění sprint backlogu
Sprint backlog poskytuje jasnost, odpovědnost a zodpovědnost, takže každý ví, na čem pracuje a jak to přispívá k cíli sprintu.
Sprint backlog je však jedinečný svou flexibilitou. Zatímco cíl sprintu zůstává neměnný, backlog se může přizpůsobovat zpětné vazbě a měnícím se prioritám, což vyžaduje, aby váš tým zůstal soustředěný, spolupracoval a držel se plánu, aby dosáhl požadovaných výsledků.
Součásti sprintového backlogu
Abyste věděli, jak to funguje, musíte porozumět různým částem sprint backlogu. Mezi ně patří:
- Cíl sprintu: Cíl je nejdůležitější součástí sprintu a představuje jasné vyjádření toho, čeho chcete dosáhnout. Například: „Vytvořit bezpečný přihlašovací systém, který uživatelům umožní snadno si vytvořit účty a přihlásit se.“
- Uživatelské příběhy: Jedná se o jednoduché popisy funkcí napsané z pohledu uživatele a převzaté z produktového backlogu. Obvykle mají tento formát: „Jako [uživatel] chci [funkci], aby [výhoda]“.
- Úkoly a podúkoly: Tyto rozdělují každý uživatelský příběh na jasné, zvládnutelné kroky. Například „Implementovat ověřování uživatelů“ může zahrnovat vytvoření uživatelské databáze, návrh přihlašovacího formuláře, šifrování hesel a správu relací.
- Burndown graf: Graf ukazuje, kolik práce zbývá ve srovnání s časem zbývajícím ve sprintu. Pomáhá vám zjistit, zda jste na dobré cestě k dokončení všeho včas, a včas vás varuje, abyste mohli provést úpravy, pokud věci nejdou podle plánu.
- Přiřazení úkolů: Každý úkol by měl mít jasně určeného vlastníka, který je zodpovědný za jeho splnění. Přiřazení úkolů konkrétním osobám zabraňuje zmatkům, duplicitní práci a zajišťuje odpovědnost.
- Odhady času: Ať už se měří v hodinách nebo v bodech, pomáhají zabránit nadměrnému závazku a udržet sprinty realistické. Například ověření uživatele může trvat 4 hodiny pro nastavení databáze, 6 hodin pro návrh formuláře, 8 hodin pro logiku backendu a 4 hodiny pro testování.
👀 Věděli jste? V posledních několika letech dramaticky vzrostla popularita agilních metod mezi vývojáři, a to z 37 % na 86 %.
Vztah mezi sprint backlogem a produktovým backlogem
Produktový backlog je jako hlavní seznam úkolů vašeho projektu. Obsahuje vše, co váš produkt může potřebovat – nové funkce, opravy chyb a vylepšení. Tento seznam se neustále mění v závislosti na změnách potřeb trhu a zpětné vazbě od zákazníků. Vlastník produktu jej neustále aktualizuje a stanovuje priority, aby nejdůležitější položky zůstaly na vrcholu seznamu.
Sprint backlog představuje více zaměřené úkoly. Během schůzek plánování sprintu vám produktový vlastník pomůže vybrat položky s vysokou prioritou z produktového backlogu, které lze dokončit v jednom sprintu (obvykle za dva týdny). Je to jako nakupování konkrétních ingrediencí na vaření jídla – vezmete si pouze to, co je potřeba k dosažení konkrétního sprintu nebo cíle.
Jak to funguje:
- Tým vybírá úkoly s nejvyšší prioritou (uživatelské příběhy) z produktového backlogu.
- Ty jsou rozděleny na menší úkoly.
- Tým se zavazuje dokončit tyto úkoly během sprintu.
- Úkoly se přidávají do sprintového backlogu.
Tým poté prochází sprint backlog, zaměřuje se na problémy a postupně vše vylepšuje.
🧠 Zajímavost: Zatímco produktový vlastník vám pomáhá určit položky produktového backlogu, vývojový tým je nakonec vlastníkem sprintového backlogu a rozhoduje o tom, jak rozdělit práci na úkoly a podúkoly.
Role sprintového backlogu ve Scrumu
Sprint backlog je podrobný plán, který udržuje celý váš Scrum tým organizovaný a soustředěný. Vede váš tým v následujících týdnech a pomáhá všem spolupracovat na dosažení cíle sprintu.
Pokud například vytváříte e-commerce aplikaci, produktový backlog může zahrnovat velký úkol, jako je „Zabezpečit platby uživatelů“. Během procesu plánování sprintu jej produktový tým rozdělí na menší úkoly pro sprint backlog, jako je nastavení platební brány, návrh procesu platby, ověřování kreditních karet a řešení chyb při platbě.
Tento podrobný plán činí práci jasnou a zvládnutelnou. Každý den členové týmu vědí, co je třeba udělat, a mohou si vybrat úkoly, které odpovídají jejich schopnostem. Během denních kontrol týmu využívá sprint backlog ke sdílení pokroku a diskusi o problémech.
Sprint backlog vám také pomůže včas odhalit problémy. Jakmile jsou úkoly aktualizovány, je snadné zjistit, zda sprint zaostává. V případě potřeby se tým může rychle přizpůsobit, aby zůstal na správné cestě.
Jak vytvořit sprint backlog
Sprint backlog se vytváří během sprintového plánování. Podívejme se na jednotlivé kroky:
1. Uspořádejte si produktový backlog
Produktový backlog je páteří vašeho projektu a obsahuje vše, co váš tým může potřebovat k vytvoření, opravě nebo vylepšení. Organizace produktové vize vám pomůže:
- Identifikujte úkoly s vysokou prioritou nebo položky produktového backlogu (PBI), které jsou v souladu s cíli vašeho projektu nebo aktuálními potřebami trhu.
- Pochopte hodnotu, složitost a případné souvislosti jednotlivých úkolů s ostatními úkoly.
- Najděte úkoly nebo problémy, které mohou formovat smysluplný cíl sprintu.
- Odstraňte nebo odložte úkoly, které již nejsou relevantní.
Pokud například pracujete na platformě elektronického obchodu a vidíte úkoly jako „Přidat expresní pokladnu“, „Uložit platební metody“ a „Optimalizovat ověření košíku“, seskupíte je do jednoho cíle a vylepšíte proces platby.
Tyto souvislosti vytvářejí jasné zaměření vašeho sprintu a usnadňují stanovení smysluplných cílů.
💡 Tip pro profesionály: Použijte šablonu ClickUp Backlogs and Sprints Template k řízení backlogu produktů a plánování sprintů na jednom místě. Kromě vlastních stavů a vlastních polí obsahuje tato šablona také připravené zobrazení, jako jsou seznamy, tabule a chaty, které vám pomohou udržet vaše týmy a projekty v pořádku.
👀 Věděli jste? Marketéři, kteří zavedli Agile, zaznamenali výrazné zlepšení; 63 % z nich shledalo, že je snazší řídit měnící se priority, získat lepší přehled o stavu projektu a zvýšit morálku a produktivitu týmu.
2. Stanovte jasný cíl sprintu a soustřeďte se na priority
Jasné cíle sprintu dávají vašemu týmu směr a účel. Bez nich se snadno zaseknete v jednotlivých úkolech a ztratíte přehled o celkovém kontextu.
Každý dobře strukturovaný sprintový cíl musí:
- Zaměřte se na to, co je nejdůležitější, což znamená, že vybíráte pouze ty úkoly, které přímo řeší daný problém.
- Mějte na paměti celkový obraz a zvažte, co přináší největší hodnotu, jako je zvýšení tržeb nebo spokojenosti zákazníků.
- Vyhněte se rozptýlení tím, že jasně uvedete, co není zahrnuto ve sprintu, jako například nesouvisející aktualizace uživatelského rozhraní.
- Definujte konečné výsledky, například zvýšení prodeje o 30 %.
Pokračujme s naším příkladem z oblasti e-commerce. Pokud 40 % zákazníků opustí svůj košík během placení a vaší firmě to způsobuje finanční ztráty, dobrým sprintovým cílem by mohlo být:
Vylepšete proces platby a snižte počet opuštěných košíků přidáním důležitých funkcí, které zákazníci požadují.
Mezi vaše úkoly pro sprintový cíl může patřit přidání možnosti platby jedním kliknutím pro vracející se zákazníky a umožnění uživatelům uložit si své platební metody. Všimněte si, jak je každý úkol přímo spojen s cílem, což udržuje váš tým soustředěný a zabraňuje nesouvisející práci.
ClickUp Sprints vám umožňuje nastavit délku sprintů, spravovat backlog a sledovat pokrok týmu, přičemž zachováte flexibilitu pracovního postupu. Například s šablonou ClickUp Sprints můžete dosáhnout úspěchu projektu díky třem klíčovým funkcím:
- Získejte komplexní přehled, který týmům umožní vidět každý detail postupu jejich projektu.
- Efektivně přidělujte úkoly, sledujte pokrok a kontrolujte důležité termíny pomocí vlastních stavů a vlastních polí.
- Maximalizujte soulad týmu tím, že zajistíte, aby všichni měli jasný přehled a porozuměli cílům projektu.
3. Poznejte kapacitu svého týmu
Jakmile máte stanovený cíl sprintu a seznam úkolů, je čas zjistit, zda váš tým zvládne veškerou práci.
Zhodnoťte výkonnost svého týmu za poslední tři až čtyři sprinty, abyste zjistili, kolik práce obvykle zvládne. Pokud plánujete pracovní zátěž pro 15 osob, ale ve svém týmu máte pouze pět lidí, pravděpodobně narazíte na problémy a všechny přetížíte.
Poté zvažte všechny faktory, které mohou ovlivnit dostupnost vašeho týmu – dovolené, svátky, firemní akce, školení a dokonce i neočekávané sick days na základě minulých trendů.
Přemýšlejte o tom takto: šestičlenný vývojový tým obvykle zpracuje 45 story pointů za sprint. (Story pointy jsou jednotky, které měří úsilí potřebné k provedení úkolů na základě složitosti a času. )
Pro příští sprint má jeden vývojář týdenní dovolenou, koná se dvoudenní firemní workshop, dva členové týmu mají podporu a jsou dva státní svátky.
Po zohlednění těchto faktorů – jako je 25% snížení kapacity kvůli dovoleným, 20% kvůli workshopům a svátkům a 15% kvůli podpůrným úkolům – klesá reálná kapacita týmu pro tento sprint na přibližně 18–20 story pointů.
4. Rozdělte velké úkoly na malé, zvládnutelné kroky
Dalším krokem je rozdělení úkolů s vysokou prioritou na menší, zvládnutelné podúkoly, které se snáze odhadují a provádějí.
V našem příkladu eCommerce lze funkci platby jedním kliknutím rozdělit na backendové a frontendové úkoly.
- Backend: Vytvořte bezpečné úložiště tokenů, ověřujte autentizaci uživatelů a vytvářejte koncové body API.
- Frontend: Navrhněte tlačítko pro dokončení nákupu, nastavte obrazovky pro úspěšné/neúspěšné dokončení nákupu a vyvíjejte komponenty uživatelského rozhraní.
Každý z těchto úkolů můžete dále rozdělit na menší podúkoly. Například úložiště tokenů vyžaduje vytvoření schématu databáze, napsání šifrovací logiky a implementaci úložné služby.
Musíme také zohlednit závislosti. Tým frontendových vývojářů nemůže plně implementovat tlačítko pro dokončení nákupu, dokud nebude připraveno backendové API, ale mezitím může pracovat na maketách uživatelského rozhraní.
➡️ Přečtěte si také: Jak spravovat agilní scrum artefakty: definice a význam
5. Vytvořte si sprintový dashboard
Po rozdělení úkolů na menší kroky je dalším krokem jasné sledování pokroku vašeho sprintu.
Sprintový dashboard je řídícím centrem vašeho týmu, které zobrazuje úkoly, pracovní zátěž a aktualizace pokroku v reálném čase. Pomáhá včas odhalit problémy a udržuje všechny soustředěné na cíl sprintu.
Nyní je čas vytvořit sprintový dashboard. V našem arzenálu máme výkonný nástroj pro zvýšení produktivity, který zároveň funguje jako robustní nástroj pro správu sprintů.
Vytvoření sprintu v ClickUp Dashboards vám poskytne přehled o pokroku vašeho týmu v reálném čase. Dashboard zobrazuje úkoly a podúkoly, které můžete organizovat pomocí ClickUp Tasks.
Přidejte odhady času, nastavte termíny, označte priority a ke každému úkolu přidejte vlastní stavy a podrobné popisy. Poté stačí vybrat člena (nebo členy) týmu a úkol jim přiřadit.
Ale nebojte se, s ClickUp je to snadné. Podívejte se sem. 👇🏼
Chcete-li měřit výkonnost svého týmu, použijte systém Sprint Points od ClickUp, který umožňuje přiřazovat body úkolům, sledovat celkovou kapacitu a dostávat upozornění v případě překročení limitů.
ClickUp také nabízí Sprint Automations pro zpracování všech manuálních a opakujících se úkolů. Například může automaticky přesunout úkoly do dalšího sprintu, pokud nejsou dokončeny včas.
Stačí jen nastavit pravidla – například informovat QA, když se úkol přesune do fáze Review, nebo označit nadřazený úkol jako Done, když jsou všechny podúkoly dokončeny. Můžete také automaticky přesunout přebytečné úkoly do nadcházejícího sprintu.
Vytvoření sprintu zabere čas, ale co když máte napjatý harmonogram? Využijte plně přizpůsobitelné šablony pro plánování sprintů a produktové backlogy od ClickUp, abyste svůj proces urychlili!
➡️ Přečtěte si také: Jak vytvořit agilní dashboard pro váš softwarový tým
💡Profesionální tip: Rozdělte položky produktového backlogu (PBI) na menší, zvládnutelné úkoly, které lze dokončit za méně než jeden den. To týmům umožní přesněji sledovat pokrok a rychleji identifikovat potenciální zpoždění.
6. Finalizujte plán a sjednoťte svůj tým
Posledním krokem je svolat tým, aby zkontroloval finální backlog, vyjasnil odpovědnosti a klíčové rozdíly a potvrdil cíl sprintu. V této fázi se zabýváte případnými obavami, odhalujete potenciální překážky a diskutujete o rizicích, která by mohla proces zpomalit.
V této fázi také sdílíte sprintový plán se zainteresovanými stranami a vysvětlujete vybrané úkoly, očekávané výsledky a případné kompromisy. Cílem je být upřímný ohledně pracovní zátěže vašeho týmu a toho, jak zapadá do plánovaného sprintu.
Zde přichází na řadu ClickUp pro softwarové týmy. Během sprintového cyklu vám umožňuje provádět pravidelné kontroly (například denní standupy) s podrobným přehledem projektu, abyste mohli sledovat pokrok a řešit výzvy. Ačkoli by backlog měl zůstat většinou stejný, buďte připraveni jej v případě potřeby upravit.
📮ClickUp Insight: Přibližně 41 % profesionálů dává přednost instant messagingu pro týmovou komunikaci. Ačkoli nabízí rychlou a efektivní výměnu informací, zprávy jsou často rozptýleny napříč několika kanály, vlákny nebo přímými zprávami, což ztěžuje pozdější vyhledávání informací.
Díky integrovanému řešení, jako je ClickUp Chat, jsou vaše chatové vlákna přiřazena ke konkrétním projektům a úkolům, takže vaše konverzace zůstávají v kontextu a jsou snadno dostupné pro snadné řízení sprintů.
Osvědčené postupy pro používání sprint backlogu
Jako Scrum master potřebujete k vytvoření dobře spravovaného sprint backlogu pečlivé plánování. Zde je několik osvědčených postupů, které vám pomohou udržet se na správné cestě:
- Zůstaňte flexibilní, ale soustředění tím, že udržíte sprint backlog otevřený změnám a zároveň budete mít na paměti cíl sprintu. Provádějte pouze nezbytné úpravy a ujistěte se, že nenaruší odhodlání týmu.
- Pravidelně vylepšujte sprint backlog plánováním týdenních revizí a úpravou položek sprint backlogu s vaším týmem. V případě potřeby upřesněte úkoly a upravte odhady, abyste zůstali na správné cestě.
- Stanovte jasná kritéria přijatelnosti pro každý úkol. Jasné podmínky pro dokončení zabrání vzniku zbytečné práce navíc.
- Sledujte pokrok každý den pomocí standupů a vizuálních nástrojů. Otevřená komunikace o stavu úkolů, překážkách a závislostech pomáhá týmu provádět rychlé úpravy.
- Upřednostňujte úkoly na základě závislostí, aby byly důležité úkoly, které ovlivňují ostatní, provedeny jako první. Ujistěte se, že váš tým je si vědom závislostí, pomozte mu plánovat podle toho a vyhnout se zpožděním.
- Udržujte dokumentaci aktuální tím, že budete vést přehledné záznamy o technických detailech, rozhodnutích ohledně designu a všech důležitých souvislostech, aby členové týmu mohli pracovat samostatně a mohli se k nim vracet při budoucích sprintech.
💡Tip pro profesionály: K uspořádání práce použijte techniky prioritizace, jako jsou Weighted Shortest Job First (WSJF) a MoSCoW. Zaměřte se na úkoly, které přinášejí největší obchodní hodnotu a jsou v souladu s cílem sprintu.
Výzvy v řízení sprint backlogu a jak je překonat
Jak vidíte, správa sprint backlogu není vůbec snadná. Zde je několik běžných výzev, kterým týmy čelí během každodenního Scrumu, a jak je překonat:
- Nečekané změny a rozšiřování rozsahu jsou v polovině sprintu běžné. Řiďte je pomocí transparentního procesu, komunikujte jejich dopad a přijímejte pouze urgentní změny, které jsou v souladu s cílem sprintu.
- Nepřesné odhady a přetížení nastávají, když týmy špatně odhadnou složitost úkolů. Tomu můžete zabránit použitím údajů z minulých sprintů, rozdělením úkolů a vytvořením časové rezervy pro nepředvídané situace.
- Nejasné úkoly a nejasné cíle vedou k zmatkům a zpožděním. Tomu můžete zabránit tím, že vylepšíte backlog, definujete jasné popisy úkolů a kritéria přijatelnosti a vyřešíte technické nejistoty před sprintem.
- Skryté závislosti a zpoždění pracovního toku mohou narušit pokrok. Plánujte tak, že zmapujete závislosti, použijete nástroje pro řízení projektů k jejich vizualizaci a zorganizujete práci ve správném pořadí.
- Omezené zdroje a dostupnost mohou zpomalit pokrok. Plánujte realisticky, proškolte členy týmu a připravte zálohy pro kritické úkoly, abyste udrželi tempo.
💡Tip pro profesionály: Vytvořte formální mechanismy, jako je zpětná vazba od zainteresovaných stran, průzkumy a speciální sezení pro zpětnou vazbu, abyste vylepšili plánování sprint backlogu a nakonec dodali hodnotnější produkty.
Vytvářejte a spravujte své sprint backlogy pomocí Clickup pro maximální úspěch
Proces plánování sprintu je založen na jasných cílech, celkové vizi produktu a pochopení toho, čeho může celý váš Scrum tým dosáhnout v každém agilním sprintu. Nejedná se však o univerzální proces – je třeba jej přizpůsobovat v průběhu sprintu, aby měl váš tým prostor pro růst a zlepšování.
Sprint backlog sám o sobě však úspěch nezaručí. Potřebujete také správné nástroje, abyste vše mohli spravovat, a právě zde přichází na řadu ClickUp.
Ať už se jedná o výkonné funkce pro správu projektů a úkolů, intuitivní zobrazení nebo podrobné grafy postupu, ClickUp činí agilní správu projektů snadnou, efektivní a úspěšnou.
A nemusíte nám věřit – zaregistrujte se ještě dnes a získejte bezplatný účet ClickUp a uvidíte, jak se vaše projekty stanou mnohem lépe zvládnutelnými než dříve!