Scrumové týmy: Jak optimalizovat dynamiku vzdálených týmů

V důsledku globálního přechodu k práci na dálku je dynamika týmů podrobena zkoušce jako nikdy předtím. Členové týmů jsou geograficky rozptýleni v různých časových pásmech. Pracují z domova v prostředí, jehož vybavení a rušivé vlivy organizace nemohou kontrolovat.

To může být velká výzva, zejména v malých scrumových týmech. Scrumový rámec se opírá o samosprávné týmy, které spolupracují, inovují a přizpůsobují se změnám. Bez správné dynamiky jsou vzdálené týmy odsouzeny k neúspěchu.

V tomto blogovém příspěvku se dozvíte, jak tomu zabránit.

Co je to Scrum tým?

Scrumový tým je mezifunkční skupina jednotlivců, kteří spolupracují na dodávkách softwarových produktů v malých krocích. Scrumový tým je podobný sportovnímu týmu, kde každý člen týmu má specifickou roli a všichni pracují na společném cíli.

Typický agilní scrumový tým je:

Mezifunkční: Zahrnuje specialisty na UI, UX, DevOps a kvalitu, kromě vlastníka produktu, scrum mastera a vývojového týmu.

Malý: Typický scrumový tým má méně než deset členů. Týmy jsou navrženy tak, aby byly dostatečně malé, aby se snadno řídily, ale zároveň dostatečně velké, aby v každém sprintu dokončily podstatnou část práce.

Někdy však, když je projekt rozsáhlý, existuje také možnost, že bude spolupracovat více scrumových týmů. Nebo se jeden scrumový tým rozdělí na podtýmy se specializovanými dovednostmi.

Samoorganizace: Členové scrumového týmu jsou autonomní a samosprávní. Mohou diskutovat, nesouhlasit a řešit konflikty mezi sebou.

Transparentní: Scrumové týmy využívají při plánování historická data. Otevřeně sdílejí zpětnou vazbu a spolupracují na dosažení pokroku.

Spolupráce na jednom místě: Tradičně byly týmy Scrumu umístěny na jednom místě. S rostoucí popularitou práce na dálku tomu tak již není, alespoň ne v reálném světě. Aby však mohly být úspěšné jako jednotka, potřebují digitální prostor pro spolupráci. K tomu se dostaneme později v tomto blogovém příspěvku.

Porozumění týmům Scrum

Filozofie agilního Scrumu zásadně změnila způsob vývoje softwaru. Na rozdíl od starého způsobu, kdy projekty vývoje softwaru trvaly několik let a vždy se držely původního plánu, ať už byl ještě použitelný nebo ne, Scrum upřednostňuje obchodní hodnotu, orientaci na zákazníka a přizpůsobivost. Tato cesta však nebyla rychlá.

Stručná historie scrumu

Koncept scrumu vznikl na základě článku Hirotaka Takeuchiho a Ikujiro Nonaky, který byl publikován v časopise Harvard Business Review v roce 1986. Autoři v něm našli paralely mezi efektivními, rychle se pohybujícími a mezifunkčními agilními týmy a ragby.

Termín „scrum“ je převzat z ragby, kde označuje hru, při které se členové týmu těsně semknou, aby mohli znovu zahájit hru.

O několik let později Ken Schwaber a Jeff Sutherland vyvinuli Scrum jako formální proces pro vývoj softwaru a v roce 1995 jej představili veřejnosti. Ten se později vyvinul v manifest agilního vývoje.

Zatímco Ken a Jeff jej původně navrhli pro vývoj softwaru, Jeff od té doby pomáhá týmům napříč odvětvími a funkcemi přijmout filozofii Scrumu.

Struktura týmu Scrum

Scrumový tým má tři klíčové role:

V další části tohoto blogového příspěvku se budeme zabývat jednotlivými rolemi.

Základy scrumového týmu

Kromě samoorganizující se mezifunkční skupiny lidí existuje několik komponent a postupů pro scrumové týmy. Mezi ty hlavní patří:

Scrumové události: Společné události, kterých se agilní týmy účastní, jako je plánování sprintů, denní scrumové schůzky, retrospektivy atd.

Agilní scrumové termíny: Společný jazyk pro scrumový tým, včetně termínů jako sprinty, epiky, backlogy atd.

Artefakty: Tři klíčové artefakty Scrumu, tj. produktový backlog, sprintový backlog a produktový přírůstek.

Nástroje: Bezplatný software pro řízení projektů, který umožňuje praktikovat Kanban, zaznamenávat uživatelské příběhy, sledovat pokrok atd.

Role scrumového týmu při vývoji use case

Filozofií Scrumu je vyvíjet software v malých krocích, které přinášejí uživateli hodnotu. Aby bylo možné rozdělit funkce do logických kroků, musí týmy Scrumu rozumět případům použití zákazníků.

Vezměme si jako příklad aplikaci pro sociální média. Pokud je jedním z případů použití nahrávání obrázků, které chce zákazník sdílet, pak by funkce, které je třeba vyvinout v rámci sprintu, byly: uživatelský účet > nahrávání obrázků > hashtagy > popis > zveřejnění.

Na druhou stranu, bez použití případu by tým mohl tento úkol rozdělit vertikálně. Sprint by tak mohl zahrnovat funkce jako uživatelský profil > profilový obrázek uživatele > URL uživatelského profilu > ověřený status uživatele > tipy pro uživatele atd. S touto metodou bude aplikace mít pouze funkce uživatelského profilu, což ji činí nepoužitelnou, dokud nebude spuštěna funkce sdílení.

Oba tyto přístupy jsou samozřejmě agilní, ale díky použití případů jsou funkce ve sprintu použitelné ihned po spuštění.

Produktový vlastník, scrum master a vývojový tým společně přizpůsobují use cases úkolům.

Vlastník produktu zajistí, aby vývojový tým pochopil potřeby uživatelů a to, jak se tyto potřeby promítají do funkčního softwaru.

Scrum masteri vám pomohou stanovit priority a organizovat uživatelské příběhy v backlogu pro efektivní plánování sprintů.

Vývojový tým porozumí zpětné vazbě od uživatelů a bude průběžně provádět vylepšení.

Díky případovým studiím zlepšují scrumové týmy výsledky vývoje softwaru. To je ale jen začátek. Členové scrumového týmu denně provádějí několik činností, aby byl agilní vývoj softwaru úspěšný. Některé z klíčových činností jsou následující.

Role ve Scrum týmu

Scrumový tým má tři hlavní role: vlastník produktu, scrum master a vývojový tým. Podívejme se, co dělají a jak členové scrumového týmu spolupracují.

1. Vlastník produktu

Produktový vlastník je jako hlavní zpěvák kapely, který udává tón a směr. Je spojovacím článkem mezi zainteresovanými stranami a vývojovým týmem. Mezi jeho hlavní odpovědnosti patří následující.

Definování vize

Vlastník produktu nastíní cíle a vizi projektu. Nastaví rámec scrumu a zajistí, aby všichni byli sladěni a věděli, jak vypadá úspěch. Vytvoří spojnici mezi obchodními cíli a inženýrskými aktivitami.

Vlastnictví a správa produktového backlogu

Produktový vlastník je také do jisté míry vlastníkem backlogu. Má na starosti produktový backlog a stanovuje priority položek na základě strategie/cílů pro každý sprint.

Komunikace se zainteresovanými stranami

Vlastník produktu je jediným kontaktním bodem obchodního týmu. Komunikuje se sponzorem projektu/klientem a pravidelně předkládá zprávy.

Vyhodnocování zpětné vazby

Dobré scrumové týmy otevřeně poskytují a přijímají zpětnou vazbu. Totéž platí i pro obchodní týmy a sponzory/klienty projektů. Úlohou vlastníka produktu je shromažďovat, vyhodnocovat, třídit a formulovat zpětnou vazbu pro další kroky.

2. Scrum master

Scrum master je manažerem kapely, který zajišťuje, aby kapela dorazila na koncert včas a měla vše, co potřebuje k tomu, aby mohla podávat maximální výkon.

Jsou to mistři scrumu, ne lidí. Scrum master je tedy facilitátorem a koučem týmu, nikoli manažerem. Mezi povinnosti scrum mastera patří:

Usnadnění scrumových ceremonií

Scrum masteri jsou zodpovědní za to, aby tým dodržoval všechny scrumové postupy. Zajišťují, aby plánovací schůzky, denní stand-upy, revize a retrospektivy proběhly hladce a byly produktivní.

Odstraňování překážek

Scrum master řeší překážky, které se objevují na cestě týmu. Může se jednat o cokoli, od konfliktů mezi členy vývojového týmu až po nedostatek finančních prostředků na potřebné automatizační nástroje. Pokud nastane problém, zavolejte scrum mastera.

Koučování a podpora

K důslednému dodržování postupů Scrum je potřeba někdo, kdo bude týmy kontrolovat. Scrum mistři pomáhají týmu zůstat soustředěný a nabízejí podporu a vedení, aby zajistili neustálé zlepšování.

3. Vývojový tým

Vývojový tým je vaše skupina členů kapely, z nichž každý hraje na svůj vlastní nástroj, ale všichni přispívají k celkovému zvuku skladby.

Zásadní vlastností vývojového týmu Scrum je, že je multifunkční a disponuje všemi dovednostmi potřebnými k výkonu práce, od návrhu a vývoje po testování a nasazení. Mezi společné odpovědnosti vývojového týmu patří:

Dodávání produktových přírůstků

Na základní úrovni je vývojový tým zodpovědný za vytváření funkčních a hodnotných přírůstků produktu pro každý sprint. Převádí uživatelský příběh od nápadu k funkčnosti prostřednictvím plánování, návrhu, vývoje, testování a nasazení.

Samoorganizace

Členové týmu Scrum jsou autonomní a mají vysoký smysl pro odpovědnost. Když hovoříme o „samoorganizaci“, máme na mysli, že vývojový tým kolektivně rozhoduje o tom, jak nejlépe vykonat svou práci, kdo co dělá, kdo komu pomáhá a jak jsou úkoly prováděny.

Neustálé zlepšování

Vývojový tým je v jádru produktu. Má tedy moc identifikovat mezery a umožnit průběžné zlepšování v nejmenších detailech. Po každém sprintu vývojový tým přemýšlí o tom, jak být efektivnější, a podle toho upravuje své chování.

Ačkoli je Scrum jedním z nejlépe definovaných rámců, řízení týmu není snadné. Přináší s sebou výzvy, o kterých budeme hovořit dále.

Časté výzvy při řízení týmů Scrum

Výzvy v řízení scrumových týmů mohou být technologické, manažerské, kulturní nebo procesní. Podívejme se na několik nejčastějších.

Nejasnost rolí: Když je tým štíhlý a multifunkční, mohou se odpovědnosti překrývat. Například UX designér a front-end vývojář mohou vykonávat překrývající se úkoly. Bez jasného rozlišení mezi těmito dvěma rolemi může docházet k zbytečnému zmatku a konfliktům.

Řešení: Tuto výzvu lze řešit jasným vymezením rolí, komunikací a řízením úkolů.

Nedostatek obchodní perspektivy: Produktový vlastník poskytuje vývojovému týmu obchodní perspektivu. Obchodní oddělení však někdy může produktové vlastníky držet v nevědomosti, čímž zastíní softwarové vývojové týmy.

Řešení: Vlastník produktu musí tuto situaci řešit s pocitem odpovědnosti. Pomocné mohou být nástroje jako dotazníky nebo rozhovory zaměřené na zjišťování informací.

Plánování sprintu: Dobré plánování sprintu zahrnuje předpovídání a odhadování náročnosti. Scrumové týmy však často bojují s nadměrným závazkem nebo podceněním úkolů, což vede k nedokončené práci nebo vyhoření.

Řešení: Řešení tohoto problému vyžaduje přesné a vysoce kvalitní údaje.

Návrat ke starým postupům: Když tradiční tým vývojářů softwaru přechází na Scrum, vždy hrozí riziko, že se vrátí ke starým postupům – nebo že bude agilní postupy provádět pouze povrchně.

Řešení: Aby tuto výzvu překonaly, musí týmy investovat do řízení změn a školení. Nejedná se o jednorázový přechod, ale o neustálé úsilí o učení.

Neefektivní komunikace: Scrumové týmy prosperují díky komunikaci. Potřebují spolu komunikovat v reálném čase a v kontextu.

Řešení: To umožňuje dobrá platforma pro komunikaci a spolupráci.

Neustále se měnící priority: Přizpůsobivost je hlavní charakteristikou scrumového týmu. Neustále se měnící priority však mohou být frustrující. Přizpůsobení se těmto změnám při zachování produktivity a bez ohrožení rozsahu projektu nebo termínů vyžaduje vysoce flexibilní a odolnou dynamiku týmu.

Řešení: Změny můžete moderovat s obchodními týmy. Pokud však pracujete pro startup v rané fázi, budete experimentovat a změny jsou nevyhnutelné. Tuto výzvu můžete řešit užší spoluprací.

Jak úspěšně řídit týmy Scrum

Úspěšný scrumový tým potřebuje nástroje a procesy, které pomáhají s agilním řízením projektů. Agilní software pro řízení projektů ClickUp je navržen přesně pro tento účel. Podívejme se, jak můžete pomocí ClickUp řešit všechny výše uvedené výzvy.

Jasné rozdělení rolí a správa úkolů

Aby byly týmy Scrum agilní, potřebují jasně definované role. Dobrý nástroj pro správu úkolů může být v tomto ohledu velkým pomocníkem.

Využijte úkoly ClickUp a vytvořte scrumovou tabuli pro správu sprintu.

Obchodní perspektiva s ClickUp Forms

Role produktového vlastníka spočívá stejně tak v řízení obchodních stakeholderů jako v řízení agilního týmu. To znamená, že produktoví vlastníci potřebují nástroje pro jasnou komunikaci se sponzorem/klientem projektu.

ClickUp Forms zefektivňuje sběr informací tím, že klade cílené otázky zaneprázdněným obchodním partnerům. Stanovuje kontext pro jakékoli budoucí rozhovory, které by mohly být potřebné.

ClickUp Whiteboards vám pomůže s volným brainstormingem a objevováním nových nápadů, přičemž opakovaně zachytí nejdůležitější body.

Zefektivněné plánování sprintů s kvalitními daty

Nástroj pro správu projektů ClickUp je navržen tak, aby využíval mimořádný objem dat, který může každý sprint generovat.

Získejte více informací o svých zaměstnancích: Přidejte odhady času a sledujte čas strávený každým úkolem. Pomocí zobrazení Pracovní vytížení můžete sledovat dostupnost a produktivitu každého člena vývojového týmu, abyste mohli odpovídajícím způsobem přidělovat zdroje.

Správa časových os: Pomocí zobrazení Ganttova diagramu můžete vizualizovat svůj projekt v čase. Sledujte závislosti a vytvářejte odpovídající plány. Úkoly můžete přetahovat na časovou osu a upravovat tak termíny jejich splnění.

Využijte data: Pomocí panelů ClickUp Dashboards shromážděte různé druhy dat, která zaznamenáváte, jako jsou úkoly dokončené za týden, priority, stav projektu atd.

Držte se Scrumu s těmi správnými zdroji

Zabránit tomu, aby se vaše týmy odchýlily od scrumu, vyžaduje úsilí. ClickUp nabízí několik nástrojů pro řízení změn, které vám to umožní.

Zaznamenejte osvědčené postupy pomocí ClickUp Docs. Zapište si projektovou chartu, kontrolní seznamy atd. a sdílejte je s celým týmem, aby k nim měli všichni snadný přístup.

Pomocí ClickUp Goals můžete týmy vést k holističtějšímu praktikování scrumu. Nastavte cíle související se scrumem, jako je pořádání pravidelných standupů nebo psaní podrobných uživatelských příběhů.

Automatizujte standardní procesy pomocí ClickUp Automations. Nastavte jednoduché pracovní postupy typu „if-this-then-that“ pro změnu stavu po dokončení kroku nebo pro upozornění scrum mastera v případě, že úkol není splněn v termínu.

Pokud jste v oblasti řízení agilních týmů nováčkem, využijte některou z šablon Scrumu dostupných na platformě. Zejména šablonu ClickUp pro agilní řízení Scrumu, která podporuje komplexní agilní řízení projektů.

Problémy spojené s neefektivní komunikací a měnícími se prioritami lze nejlépe vyřešit lepší komunikací, o které budeme hovořit dále.

Efektivní komunikace a spolupráce v týmech Scrum

Tým, jehož členové spolu nekomunikují, nemůže být úspěšný. Týmy pracující na dálku potřebují vše, co jim umožní efektivně spolupracovat. Funkce pro spolupráci v ClickUp jsou navrženy právě s ohledem na tuto skutečnost.

Pište a sdílejte s ClickUp

Pokud váš tým pracuje asynchronně, potřebuje způsoby písemné komunikace. E-maily mohou být v tomto případě zdlouhavé. Vyzkoušejte ClickUp Docs k zaznamenávání procesů, standardů, událostí atd. Můžete také psát zápisy ze svých schůzek a sdílet je se všemi zúčastněnými stranami v zájmu transparentnosti.

Co je ještě lepší? Použijte ClickUp AI k korektuře a shrnutí svého textu. Už se nemusíte bát, že „nejste spisovatel“!

Přemýšlejte společně

Scrum týmy tráví mnoho času diskusemi, brainstormingem a plánováním své práce. To vyžaduje společný pracovní prostor. ClickUp Mind Maps vám umožní mapovat pracovní postupy, vytvářet propojení a spravovat úkoly přímo odtud!

Pokud dáváte přednost dokumentaci, upravujte ClickUp Docs jako tým v reálném čase. S funkcí ClickUp Collaboration Detection uvidíte, kdo je online, a můžete ho okamžitě přizvat ke spolupráci na dokumentu.

Zůstaňte informováni

Používejte nástroje Scrumu, jako jsou Kanban tabule, k vizuálnímu sledování pokroku v reálném čase. Přizpůsobte si oznámení prostřednictvím e-mailu, mobilní aplikace, desktopové aplikace nebo prohlížeče podle svých preferencí.

Podporujte agilní kulturu

Zajistěte, aby vaše organizační kultura byla ideální pro agilní vývoj softwaru. Vytvořte prostředí, ve kterém se členové týmu budou cítit pohodlně při sdílení nápadů, zpětné vazby a obav, aniž by se museli obávat hodnocení. Organizujte pravidelné schůzky pro sdílení znalostí, kde mohou členové týmu sdílet odborné znalosti, poznatky z minulých projektů nebo své vlastní zkušenosti.

Role týmu Scrum v projektovém řízení

Ve scrumovém týmu neexistuje role „projektového manažera“ (i když může existovat). Očekává se, že autonomní samoorganizující se týmy se budou řídit samy. Scrumové projektové řízení však může využít pomoc v následujících oblastech

Nejdůležitější je, že vývoj softwaru je v metodice Scrum úzce provázán s potřebami a očekáváními koncových uživatelů. To vyžaduje úzkou spolupráci mezi obchodním a technickým oddělením. Naštěstí to usnadňují dva konkrétní faktory.

Uživatelské příběhy ve Scrumu

Uživatelské příběhy jsou krátké, jednoduché popisy funkcí z pohledu uživatele, které pomáhají týmu soustředit se na poskytování hodnoty zákazníkovi. V každém sprintu scrumové týmy zpracovávají několik uživatelských příběhů.

Tým Scrum spolupracuje na:

Obchodní analytici

Když mluvíme o scrumovém týmu, často nezmiňujeme roli obchodního analytika. I když existují rozdílné názory na to, kam v procesu scrumu obchodní analytici zapadají, jejich role je jasnější.

V týmu Scrum, který má roli obchodního analytika, pomáhají porozumět obchodním potřebám, převést je do proveditelných úkolů a zajistit, aby vyvinutá řešení splňovala požadavky. Jejich role zahrnuje:

Nyní, když máte vše, co potřebujete k řízení scrumového týmu, přejděme k poslední části: měření výsledků.

Ukazatele výkonnosti pro týmy Scrum

Abyste věděli, zda si vedete dobře, potřebujete správné metriky, které měří produktivitu, efektivitu a obchodní hodnotu. Zde jsou některé z nejpopulárnějších klíčových ukazatelů výkonnosti pro scrumové týmy.

Rychlost vývoje

Množství práce, které tým dokončí během sprintu, obvykle vyjádřené v bodech nebo hodinách. Rychlost vývoje je dalším způsobem měření produktivity.

Burnup/burndown

Během sprintu sledujte burn-up dokončené práce a burn-down zbývající práce. Scrumové týmy používají burnup/burndown grafy pro sprinty, epiky nebo vydání zahrnující více sprintů.

Doba realizace a doba cyklu

Doba realizace i doba cyklu měří čas potřebný k dokončení. Doba realizace je doba od podání požadavku do dodání. Doba cyklu je doba od zahájení práce do dokončení.

Kumulativní diagram toku

Diagram kumulativního toku vizualizuje stav úkolů v různých fázích vývojového procesu. Projektoví manažeři jej používají k identifikaci úzkých míst a efektivity toku.

Hustota defektů

Jedná se o měřítko kvality, které se vztahuje k počtu vad nalezených na jednotku dodané práce.

Uniklé vady

I to je měřítko kvality, ale mnohem závažnější. Uniklé vady sledují počet chyb, které se dostanou k zákazníkovi, a poskytují tak přehled o účinnosti procesu zajištění kvality.

Metriky uživatelů/využití

V závislosti na produktu, který vytváříte, můžete měřit několik metrik týkajících se uživatelů/využití, například:

Efektivní správa týmů Scrum s ClickUp

Agilní scrumové týmy jsou jádrem vývoje softwaru. Kromě pravidel, procesů a rámců je scrum o lidech, jejich společné práci a hodnotě, kterou společně vytvářejí.

S rostoucí digitalizací světa budou všechny druhy organizací po celém světě vyvíjet velké komplexní aplikace. To bude vyžadovat ještě větší důraz na flexibilitu, přizpůsobivost a automatizaci.

Nebylo by překvapením, kdyby boti pracovali po boku lidských týmů a využívali umělou inteligenci pro zvýšení efektivity. Řízení týmu složeného z lidí a umělé inteligence by vyžadovalo nové metody a nástroje.

ClickUp je navržen tak, aby se přizpůsoboval. Je velmi flexibilní a vyhovuje široké škále potřeb uživatelů. Od řízení staveb až po vývoj mobilních aplikací – agilní scrumové týmy používají ClickUp a přizpůsobují si ho podle svých potřeb.

Podívejte se, jak můžete spravovat své scrumové týmy pomocí ClickUp.

Často kladené otázky o týmech Scrum

1. Co je to scrumový tým?

Scrumový tým je malá, mezifunkční skupina jednotlivců, kteří spolupracují na dodávkách softwarových produktů v malých přírůstcích. Ačkoli se scrum původně používal v oblasti softwaru, jeho filozofii lze aplikovat na jakýkoli projekt.

2. Kdo jsou členové scrumového týmu?

Scrumový tým se skládá z produktového vlastníka, scrumového mistra a vývojového týmu.

3. Co znamená zkratka Scrum?

Slovo „scrum“ není zkratka ani akronym. Je převzato z ragby, kde označuje hru, při které se členové týmu těsně semknou, aby mohli znovu zahájit hru.