Kompletní průvodce schůzkami Scrum

Uvažujete o zavedení procesu scrumových schůzek?

Možná si ale nejste jisti, jak je nejlépe vést.

Zpráva Digital.ai State of Agile Report zjistila, že 81 % technických pracovníků uvádí, že jejich organizace používá nějakou formu scrumu. A vzhledem k tomu, že zpráva Broadcom ukazuje, že týmy používající Full Scrum dosahují o 250 % lepšího hodnocení kvality než týmy, které neprovádějí odhady, je zřejmé, proč patří mezi nejoblíbenější agilní postupy.

Pokud se tedy snažíte nastoupit do scrumového vlaku, nemáme vám to za zlé. Zde je vše, co potřebujete vědět, abyste mohli začít.

Co jsou scrumové schůzky?

Scrumové schůzky zajišťují soulad mezi zainteresovanými stranami, vedením a týmy prostřednictvím stručné komunikace a rychlého strategického plánování – to vše ve snaze udržet projekty v pohybu. Existuje pět typů scrumových schůzek:

Zjistíte, že každá schůzka má svůj účel přímo v názvu. Plánování sprintu slouží k plánování sprintu. Retrospektivy jsou retrospektivy.

To je záměrné.

Scrumové schůzky jsou totiž tak trochu protikladem běžných schůzek. Nejedná se o setkání za účelem dohnání restů, brainstormingy ani dlouhé přednášky generálního ředitele. Nejsou to zbytečná přerušení vaší práce na produktu.

Tento proces je taktický, naplánovaný na správný čas a navržený tak, aby týmy byly na stejné vlně a nedocházelo k komunikačním zmatkům (to vše s cílem zajistit, aby projekty nenarazily na zbytečné překážky).

CO JE TO SCRUM? Scrum je agilní rámec pro řízení projektů, který se zaměřuje na jasné cíle, spolupráci, odpovědnost a poskytování přidané hodnoty. Rozděluje velké a složité projekty na lépe zvládnutelné části a vytváří flexibilitu, kterou týmy potřebují, aby se mohly přizpůsobit změnám v průběhu projektu. Termín pochází z ragbyového scrumu: hry, při které se tým shromáždí blízko sebe, skloní hlavy a snaží se získat míč.

Kdo by se měl účastnit scrumových schůzek?

Většina scrumových schůzek je určena pro vývojový tým, scrum mastera a produktového vlastníka, i když existují určité výjimky. Váš produktový vlastník se například nemusí účastnit vašich retrospektiv. A další zainteresované strany se mohou připojit k vaší scrumové revizní schůzce.

V ideálním případě by celý váš scrumový tým měl mít maximálně 10 členů. Pokud je váš scrumový tým větší, vedení jej často rozdělí na menší skupiny, které pracují na společném cíli.

5 scrumových schůzek, o kterých potřebujete vědět

1. Denní scrumové schůzky

Jedním z nejpopulárnějších typů scrumových schůzek – podle výše zmíněné zprávy State of Agile Report – je denní standup, někdy také známý jako denní scrumová schůzka. Měla by to být bleskurychlá kontrola cílů, pokroku a potenciálních problémů. Každý účastník schůzky by měl být schopen odpovědět na tři otázky:

Termín „standup“ vznikl proto, že tyto typy scrumových schůzek mají být krátké, a proto je mnoho týmů provádělo ve stoje – pokud to bylo možné –, aby se nikdo necítil příliš pohodlně. Nyní, když mnoho týmů pracuje na dálku, je méně pravděpodobné, že budeme stát, ale cílem schůzky by stále mělo být, aby byla co nejkratší.

2. Plánování sprintu scrum

Cílem vašeho sprintového plánování scrum je identifikovat, co chcete dosáhnout v příštím sprintu a jak toho dosáhnete. Tato schůzka pro plánování sprintu obvykle trvá asi jednu hodinu za každý týden nadcházejícího sprintu (např. pokud je váš sprint dva týdny, vaše schůzka trvá dvě hodiny nebo méně).

Existují však způsoby, jak je zkrátit – například dobré předběžné plánování a správné nástroje pro sledování sprintů. Tyto typy schůzek pomáhají rozdělit problémy na lépe stravitelné části, díky čemuž je zobrazení seznamu v ClickUp tak univerzální.

3. Vylepšení produktového backlogu

Mezi sprint backlog a refinement meetingy požádejte svůj scrum tým, aby se podíval na sprint backlog, doplnil podrobnosti a zaznamenal priority a závislosti. Z různých typů scrum meetingů závisí tento na organizaci týmu.

V opačném případě, pokud nebudete udržovat sprint backlog organizovaný, produktoví vlastníci a scrum master nebudou mít mnoho podkladů pro plánování dalšího sprintu.

4. Sprint review

Na konci každého sprintu je čas, aby týmy představily svou práci vlastníkovi produktu (a někdy i dalším zainteresovaným stranám).

Cíl: zpětná vazba.

Považujte tuto schůzku za demonstraci a příležitost pro zúčastněné strany klást otázky a poskytovat zpětnou vazbu. Tato zpětná vazba se poté přidá do seznamu úkolů k budoucímu zvážení.

5. Retrospektiva sprintu

Další schůzka na konci sprintu, kterou scrum doporučuje, je retrospektiva. Tentokrát však zainteresované strany obvykle nejsou přítomny.

Jedná se pouze o to, že týmy samy diskutují o tom, co se povedlo, co se nepovedlo, co se naučily a jak by se věci měly změnit v nadcházejících sprintech.

Doporučujeme také retrospektivy na konci rozsáhlejších projektů – a tyto retrospektivy by měly zahrnovat širší okruh účastníků. Vedoucí pracovníci, marketingoví pracovníci a další zainteresované strany se mohou připojit, aby posoudili přínos každého týmu k komunikaci, koordinaci a GTM.

Podívejte se na tyto šablony pro retrospektivu sprintu!

NEVYNECHÁVEJTE RETROSPEKTIVUVýzkumy ukazují, že výkonnost týmu stoupá až o 20 %, když se do procesu zapojí efektivní retrospektiva.

Výhody scrumových schůzek

1. Zjednodušte správu složitých projektů

Scrumové schůzky se zaměřují na dvě věci: komunikaci a strategii. Bez ohledu na typ schůzky by cílem mělo být vždy sjednocení všech účastníků ohledně cílů, stavu a problémů, které je třeba vyřešit.

Právě otevřená komunikace je tím, co udržuje týmy v neustálém pohybu vpřed (udržuje jejich vysokou rychlost) směrem ke společným cílům.

Bez strategických kontaktních bodů, které poskytují scrumové schůzky, je mnohem snazší, aby se vaše scrumové řízení projektů dostalo mimo plán. Ještě horší je, že jakmile se tým nebo člen týmu dostane mimo plán bez schůzek, na kterých by se kontroloval postup, může se dostat hodně daleko na špatnou cestu – což vede ke ztrátě času i peněz a zkreslení statistik rychlosti pro další schůzku plánování sprintu.

2. Výsledky jsou vždy na prvním místě

Tyto strategické body styku by měly týmům vždy připomínat, na čem pracují. Bez ohledu na to, jak hluboko se v projektu dostaneme, právě tato připomínka nás udržuje na zemi a posouvá nás k výsledkům, kterých chceme dosáhnout.

3. Vyšší spokojenost zákazníků

Lepší výsledky, rychlejší dodávky a spokojenější týmy v konečném důsledku znamenají lepší zákaznickou zkušenost a vyšší míru spokojenosti. Konzistentnost je klíčem ke spokojeným zákazníkům, protože zároveň buduje větší důvěru.

4. Snižte náklady!

Každý typ scrum meetingu má pro společnost finanční přínos: Retrospektivy zvyšují produktivitu týmů v průběhu času. Review meetingy nám pomáhají rychle zapracovat zpětnou vazbu.

Denní standupy zajišťují, že projekty probíhají včas a v rámci rozpočtu (nebo nám alespoň dávají vědět, když se něco pokazí, abychom to mohli co nejdříve napravit). A schůzka pro plánování sprintu propojuje vše, co děláme, s obchodními cíli a reálnými finančními výhodami.

5. Zůstaňte v kontaktu

Šestým principem agilního manifestu je, že osobní schůzky jsou nejlepším způsobem, jak sdělovat informace agilním týmům. Proto jsou tyto schůzky pro agilní organizace tak důležité.

A vzhledem k tomu, že 52 % zaměstnanců uvedlo, že se v uplynulém roce někdy cítili odtrženi od svých týmů, je na čase se vrátit k dobře vedeným strategickým scrumovým schůzkám, které udržují týmy v souladu ve všem, od backlogu přes sprinty až po denní úkoly.

Jak vést efektivní scrumové schůzky

Jak tedy zajistit, aby vaše scrumové schůzky dosáhly svých cílů? Zde jsou čtyři tipy od odborníků:

1. Stanovte časy a dodržujte je

Scrumové schůzky jsou důležité. Slaďují týmy ohledně toho, co je třeba udělat, kdo to má udělat a kdy. Umožňují všem pravidelně komunikovat a spolupracovat. A upřednostňují strategii.

Ale stále se jedná o schůzky a stále je třeba vykonat práci. Proto by měly být dostatečně dlouhé, aby byly efektivní, a dostatečně krátké, aby udržely pozornost.

Jinými slovy: pokud řeknete, že schůzka bude trvat hodinu, držte se hodiny nebo méně.

2. Začněte s prioritou číslo jedna

Pokud je jedna věc, kterou chcete, aby si týmy odnesly z vašeho meetingu, co to je? Ať už je vaše odpověď jakákoli, právě s tím byste měli začít a také skončit. Nenechte, aby přetížení informacemi zastínilo vaše priority.

CO KDYŽ JE PRIORIT NĚCO VÍCE NEŽ JEDNA?Chápeme to. Ve složitých organizacích je mnoho položek, které se ucházejí o místo nejvyšší priority. Ale pravdou je, že pokud chcete mít produktivní týmy, nemůžete jim jednoduše dát neuspořádané seznamy priorit a očekávat, že se vše stihne. Je na projektových manažerech a vedení, aby se spojili a seřadili priority, než je předají vašim týmům.

3. Dejte týmům na výběr... ale ne příliš mnoho možností

Potřebujete, aby tým během scrumového meetingu učinil rozhodnutí? Dejte mu na výběr... ale ne příliš mnoho možností. Studie naznačují, že příliš mnoho možností může být paralyzující. Proto by vedení mělo předložit týmu na meetingu pouze ty nejdůležitější rozhodnutí.

4. Používejte správné nástroje

Scrum tabule, plánování sprintů, Ganttovy diagramy, nástroje pro sledování... Scrumové schůzky jsou efektivnější díky nástrojům, které vám pomáhají sledovat a sdílet informace v reálném čase. Od Trella po ClickUp (samozřejmě) máte k dispozici mnoho možností, jak udržet týmy na stejné vlně a prezentovat informace užitečným a vizuálně zajímavým způsobem.

OSVOBOĎTE SVÉ TÝMY, ABY SE MOHLY SOUSTŘEDIT NA PRÁCISkvělý nástroj vám nejen pomůže držet krok s každodenní prací vašeho týmu, ale také může výrazně zkrátit vaše schůzky, takže se všichni budou moci soustředit na práci, kterou mají před sebou. Jak říká Alaina Maracotta z Vida Health o ClickUp: „Je úžasné vidět, kolik času jsme ušetřili na schůzkách od přechodu na ClickUp. To, co nám dříve zabíralo tři hodiny týdně na plánování akcí a aktualizace, nám nyní zabere jen něco málo přes hodinu. Týmy, které se na tom podílejí, mají nyní více času soustředit se na důležitější marketingové priority.“

Začínáme se schůzkami Scrum

Takto pochopíte, co jsou scrumové schůzky, jak fungují a jaké osvědčené postupy byste měli mít na paměti...

Pokud ještě nepoužíváte Full Scrum, jak se k němu dostanete?

Odpověď – stejně jako u většiny velkých změn v rámci společnosti – obvykle vyžaduje změnu myšlení, procesů a nástrojů.

1. Zapojte týmy

Bez plné účasti vašich týmů nebudou tato setkání tak efektivní, jak by mohla být. Proto potřebujete jejich podporu. Vysvětlete svým týmům, jak jim tato nová struktura pomůže – zkrácení setkání, uvolnění času pro kreativitu atd.

Čím lépe lidé vidí konečný cíl (pro sebe, své týmy a podnik), tím větší je pravděpodobnost, že se plně zapojí do jakékoli změny, včetně scrumu.

2. Proveďte nezbytné změny procesů

Podívejte se na stávající procesy ve vaší společnosti s ohledem na scrum. Co je třeba změnit? Musí týmy před schůzkou aktualizovat svůj pokrok ve vašich nástrojích? Měli by se vedoucí pracovníci připravovat na schůzky novým způsobem?

Měli by projektoví manažeři a scrum master před schůzkou vyřešit všechny nevyřízené úkoly? Čím jasněji a dříve sdělíte všechny nezbytné změny procesu, tím snazší bude přechod na scrum.

To také umožní celému vašemu scrum týmu rychle postupovat, což týmům dokáže, že vaše sliby (například o uvolnění času a kreativity) jsou opodstatněné.

3. Vyberte si nástroje, které vám pomohou

Podporují vaše současné nástroje nové způsoby práce, nebo vás naopak brzdí? Namísto toho, abyste začali s nástroji a snažili se do nich vtěsnat nové procesy, zamyslete se nejprve nad tím, co od nástrojů potřebujete, aby vám pomáhaly, a poté vyberte scrumové nástroje na základě těchto kritérií.

Chápeme, že změna nástrojů může být velkým krokem, ale také víme, že bez správných nástrojů mohou dobře míněné změny směrem k agilním postupům uvíznout. Upřednostněte tedy své potřeby a nepodléhejte omylu utopených nákladů a nezůstávejte u starých, již nepoužitelných nástrojů.

POČKEJTE... CO JE TO CHYBNÝ ÚSUDEK O NEVRATNÝCH NÁKLADECH?Chybný úsudek o nevratných nákladech nám říká, že lidé mají větší sklon dělat špatná rozhodnutí, jakmile do těchto rozhodnutí již „investovali nevratné náklady”. To je důvod, proč lidé zůstávají ve vztazích, které jim již neslouží („ale já jsem do toho už investoval dva roky!“), nebo nadále vkládají peníze do projektů, které se jasně zvrtly („ale my jsme už na tuto funkci utratili 100 000 dolarů!“). Může vás to také přimět k používání neužitečných nástrojů, protože „jste už utratili peníze“. Odborníci říkají, že při rozhodování je třeba ignorovat utopené náklady a soustředit se na náklady do budoucna. Bude vás to stát více nebo méně zítra, pokud se zbavíte starého nástroje a vyberete si ten, který lépe vyhovuje vašemu podnikání?

Praktické šablony pro scrumové schůzky

Podle nedávného průzkumu mezi zákazníky patří šablony ClickUp mezi tři nejcennější funkce, které nabízíme. Upřímně řečeno, nás to nepřekvapuje. Skvělá šablona vám uleví od tlaku.

Přesně víte, jaké informace potřebujete a jak je prezentovat – není třeba se podrobně zabývat osvědčenými postupy. Zde jsou dvě šablony scrumu, které vám pomohou zahájit novou praxi:

1. Šablona schůzky ClickUp Scrum

Šablona schůzek Scrum od ClickUp, která byla navržena pro zefektivnění vašich denních standupů, pomáhá týmům soustředit se na to, co je hotové, co je třeba dokončit a jaké potenciální překážky se rýsují na obzoru.

2. Šablona agilního řízení ClickUp Scrum

Skvělé pro použití při plánovacích schůzkách sprintů, retrospektivách, prořezávání backlogu a dalších činnostech. Šablona Agile Scrum Management od ClickUp také obsahuje dokument „Jak začít“, který pomůže scrum masterovi přizpůsobit vaše schůzky. Žádný člen týmu by neměl zůstat v nevědomosti!

Začněte s ClickUp

Pokud jste připraveni začít, jsme tu pro vás.

Ať už jste začátečník nebo zkušený scrum master, ClickUp nabízí spoustu šablon a agilních funkcí, které vám pomohou zajistit hladký průběh scrumových schůzek. A náš plán forever-free je (jak jste asi uhodli) navždy zdarma. Vyzkoušejte nás ještě dnes.