Jak může úprava backlogu pomoci vašemu produktovému týmu?

Mnoho osvědčených postupů v oblasti vývoje softwaru se zaměřuje na to, co je třeba udělat v současnosti – v nejlepším případě v aktuálním sprintu. I když je to nezbytné, je to také krátkozraké.

Dobré produktové týmy také sledují budoucnost. Nezbytným procesem v takovém plánování zaměřeném na budoucnost je backlog grooming.

Promyšlené backlog grooming může změnit produktivitu vašeho týmu, zefektivnit procesy a vést k úspěšnému dodání. Zde je návod, jak na to.

Co je úprava backlogu?

Backlog grooming, také známý jako backlog refinement, je společné hodnocení, vylepšování, stanovování priorit a aktualizace položek v produktovém backlogu.

Nesmí se zaměňovat se sprint backlogem, tj. položkami aktuálního sprintu, které ještě nebyly dokončeny a které se řeší až poté, co jsou upřesněny a považovány za připravené k vývoji.

Proces backlog grooming obvykle zahrnuje opakované schůzky, během nichž celý mezifunkční tým diskutuje o jednotlivých položkách, aby se ujistil, že jsou v souladu se strategickým směrem projektu a dostupnými zdroji.

Výhody backlog groomingu

Během každého sprintového plánovacího jednání týmy vybírají a upřednostňují položky z backlogu pro vývoj. V této fázi také hodnotí a rozšiřují funkce/uživatelské příběhy, které si vyberou.

Proč by se produktové týmy měly zabývat položkami backlogu, které mohou nebo nemusí být v budoucnu využity, a upravovat je? Podívejme se na to.

Usnadňuje plánování sprintů: Dobře upravený backlog stanovuje priority úkolů na základě hodnoty, složitosti a naléhavosti. Během plánování sprintů se můžete soustředit na bezprostřední relevanci pro potřeby trhu/podnikání a efektivně postupovat vpřed.

Zvyšuje produktivitu: Nezbytnou součástí vylepšování backlogu je přidávání informací do uživatelského příběhu prostřednictvím definice, očekávaných výsledků a kritérií přijatelnosti. Když vývojáři začínají pracovat, mají již vše, co potřebují k vytvoření skvělých produktů.

Přináší předvídatelnost: Rozdělením větších úkolů na zvládnutelné části přináší backlog grooming do procesu pocit opakovatelnosti a předvídatelnosti. Výsledkem je, že týmy mohou pracovat efektivněji a vyhnout se paralýze, která často doprovází náročné projekty.

Podporuje alokaci zdrojů: Úprava backlogu zajišťuje, že zdroje jsou přidělovány úkolům, které nabízejí největší hodnotu. Zabraňuje tomu, aby se backlog stal skládkou všech nápadů a požadavků, což může oslabit soustředění a bránit pokroku.

Lepší spolupráce týmu: Prostřednictvím pravidelných schůzek mohou členové týmu diskutovat a sjednotit se ohledně směru a priorit projektu. Mohou si vizualizovat budoucí stav některých z nejlepších softwarů pro bílé tabule. Tyto diskuse zajišťují, že všichni mají společný kontext a pracují na stejných cílech.

Potenciální nevýhody backlog groomingu a jak je překonat

Ačkoli je backlog grooming velmi prospěšný, pokud je prováděn nesprávně, může mít značné nevýhody. Zde je několik potenciálních nevýhod backlog groomingu a jak se jim vyhnout.

Časově omezené groomingové sezení: Týmy mohou trávit příliš mnoho času groomingem úkolů, které ani nejsou součástí aktuálního sprintu, a tím plýtvat důležitými zdroji. Stanovte proto časové limity pro groomingová sezení a nasměrujte konverzace tak, aby byly zaměřené a produktivní.

Vězte, kdy přestat: Bez jasného procesu týmy pro dodávky upřednostňují a přehodnocují priority stejných úkolů, což vede k paralýze analýzy. Abyste tomu předešli, vězte, kdy přestat, a přijměte, že můžete provádět úpravy, jakmile budou k dispozici nové informace.

Zaměřte se na dlouhodobé cíle: Pokud pravidelně upravujete backlog, můžete ztratit přehled o dlouhodobých cílech a optimalizovat na základě okamžité dostupnosti nebo potřeby zdrojů.

Vyhněte se tomu a nasměrujte backlog grooming k celkové vizi projektu. Začlenění milníků do procesu groomingu zajistí, že budou sladěny jak krátkodobé úkoly, tak dlouhodobé cíle.

Nezapomeňte být kreativní: Strukturovaná povaha těchto sezení může potlačovat kreativitu, protože se zaměřují spíše na zdokonalování a odhady než na tvorbu nápadů. Podporujte otevřené brainstormingy mimo proces groomingu, abyste dosáhli rovnováhy mezi kreativitou a produktivitou.

I když teoreticky chápeme, co backlog grooming dokáže, pojďme se podívat blíže na to, jak to vypadá v praxi.

Backlog grooming nebo zdokonalování v projektovém řízení

Pokud je projektové řízení procesem plánování, rozvrhování a implementace řady úkolů směřujících ke společnému cíli, bude úprava backlogu patřit mezi nejdůležitější rozhodnutí, která učiníte.

Na rozdíl od tradičních metod vývoje softwaru, jako je metoda vodopádu nebo kritické cesty, které nabízejí malou flexibilitu pro přizpůsobení se změnám na trhu, agilní inženýrství – a backlog grooming – vám umožňuje vždy držet krok s potřebami uživatelů a poptávkou na trhu.

V projektovém řízení, zejména v agilním vývoji softwaru, je grooming klíčový v následujících oblastech.

Rozsah práce

Backlog grooming vyjasňuje rozsah práce. Pomáhá vyhodnotit práci, která je třeba udělat, a odhadnout vynaložené úsilí/čas. Umožňuje projektovému manažerovi identifikovat závislosti a provádět proaktivní úpravy.

Plánování sprintu

Agilní úprava backlogu je předpokladem pro dobré plánování sprintů. Dobrá úprava zajišťuje, že backlogy a sprinty jsou naplněny pracovními položkami, které jsou dobře srozumitelné a mají přesnou velikost, což minimalizuje překvapení a překážky.

Nevíte, kde začít? Šablona Backlogs and Sprints od ClickUp je pro vás tím správným výchozím bodem.

Produktivita a rychlost týmu

Upravený backlog:

Agilita

Backlog grooming poskytuje agilnímu dodavatelskému týmu tolik potřebnou flexibilitu. Zlepšuje organizaci úkolů, aby ztělesňovala agilní étos neustálého zlepšování a schopnosti reagovat na změny.

Spolupráce zainteresovaných stran

Když přizvete obchodní partnery a týmy klientů k groomingu, proměníte je v aktivní účastníky projektu, čímž podpoříte jejich pocit sounáležitosti a sdílenou vizi. To také pomáhá zmírnit rizika díky včasné identifikaci a diskusi o potenciálních problémech nebo překážkách.

Důležitou otázkou v procesu, který je klíčový pro efektivní řízení projektů, je to, kdo by se měl účastnit schůzek backlog grooming. Na to odpovíme dále.

Kdo by se měl zúčastnit školení o backlog groomingu

Účinnost procesu backlog groomingu v agilních a scrumových metodikách závisí na aktivní účasti a spolupráci klíčových zainteresovaných stran. Každé backlog groomingové sezení by se měli účastnit následující lidé.

1. Vlastník produktu

Produktový vlastník má za úkol formulovat vizi a zajistit, aby se s ní backlog produktu shodoval. Úlohy produktového vlastníka v rámci schůzek týkajících se backlog groomingu jsou následující:

2. Scrum master

Scrum master, vedoucí backlog grooming session, musí zajistit, aby schůzky byly produktivní a zaměřené. Odpovědnosti scrum mastera v grooming session jsou:

3. Vývojový tým

Nakonec budou vývojáři a analytici kvality vytvářet položky v backlogu, takže tam musí být. Poskytují neocenitelné informace o technické proveditelnosti a potřebném úsilí. Zajistí, aby byl backlog realistický, dosažitelný a v souladu s praktickými možnostmi.

4. Zástupci podniků

Zástupci firmy zajišťují, aby backlog odrážel priority firmy. Jejich účast na schůzkách věnovaných upřesňování backlogu zajišťuje soulad vývojových aktivit s obchodními cíli.

Jejich role v agilním backlog groomingu zahrnuje:

Nyní pozvěte všechny tyto osoby a svolávejte je na schůzku. Ukážeme vám, jak na to správně.

Provedení schůzky k upřesnění backlogu

Žádný jednotlivec nevylepšuje backlog samostatně, i když mnoho zainteresovaných stran přidává své připomínky offline. Většina vylepšení produktového backlogu probíhá na schůzkách prostřednictvím diskuse, spolupráce a neustálého zlepšování.

K produktivnímu jednání potřebujete správné procesy a nástroje pro správu produktového backlogu. Obojí si nyní představíme.

1. Shromážděte a analyzujte data backlogu

Prvním krokem, ještě před zahájením schůzky k backlogu, je shromáždění a analýza dat. V této fázi sestavte všechny existující položky, včetně:

Pro komplexní a přehledný přehled použijte nástroj, jako je bezplatný software pro řízení projektů ClickUp. Zobrazte si backlog jako seznam, tabulku nebo Kanban tabuli.

Můžete se také obrátit na tým zákaznické podpory a požádat ho o konkrétní zpětnou vazbu nebo podněty, které obdržel od uživatelů.

Pokud jste v oblasti správy backlogu nováčkem, použijte k zahájení práci některou z těchto šablon produktového backlogu.

2. Kategorizujte položky v backlogu

Ne všechny úkoly jsou stejné, proto je roztřiďte podle kategorií. Určete, které z vašich položek jsou:

Pro snazší přístup aktualizujte typ úkolu v ClickUp.

Tento krok zjednodušuje stanovení priorit seskupením podobných úkolů, což usnadňuje přidělování zdrojů a odhadování časových harmonogramů.

3. Stanovte priority, opakujte

Upřednostňujte položky na základě klíčových faktorů, jako je obchodní hodnota, dopad na zákazníky a technická proveditelnost. Nezapomeňte, že práce není hotová, když jednou stanovíte priority. Při každém backlog groomingu znovu zkontrolujte – alespoň povrchně – všechny dříve upřednostněné úkoly a ujistěte se, že jsou stále ve stejném stavu.

4. Odhadněte úsilí a zdroje

Pro každý úkol s vysokou prioritou odhadněte potřebné úsilí a zdroje. V této fázi získejte podporu celého týmu, včetně vývojářů, testerů a specialistů DevOps.

Přidejte komplexní uživatelské příběhy a případy použití, abyste zajistili přesnost svých odhadů. Zajistěte, aby každý úkol obsahoval vysvětlení funkce z pohledu koncového uživatele.

Stanovte jasná a měřitelná kritéria přijatelnosti. Tím zajistíte, že všichni budou mít společné pochopení toho, co je třeba dosáhnout, aby byla úloha považována za dokončenou.

Zmapujte závislosti mezi úkoly. Identifikujte potenciální překážky nebo rizika spojená s každou položkou s vysokou prioritou, jako jsou technické výzvy nebo omezení zdrojů.

5. Naplánujte si schůzky k revizi a zdokonalování

Organizujte pravidelné schůzky s projektovým týmem zaměřené na vylepšování backlogu, abyste mohli zkontrolovat pokrok, přehodnotit priority a aktualizovat backlog. Tím zajistíte, že backlog bude relevantní a v souladu s cíli projektu a očekáváními zainteresovaných stran.

Udržujte otevřenou komunikaci se všemi zúčastněnými stranami a umožněte tak živou zpětnou vazbu. Využijte poznatky z dokončených úkolů k vylepšení a úpravě backlogu.

6. Dokumentujte a sdílejte aktualizace

Vede podrobný záznam o všech změnách provedených během procesu backlog refinement a sdílejte aktualizace s příslušnými zainteresovanými stranami. To podpoří transparentnost a zajistí, že všichni budou informováni o postupu a směřování projektu.

ClickUp Docs je skvělý způsob, jak zaznamenávat vaše groomingové sezení. ClickUp Brain vám také pomůže shrnout, zkontrolovat a vylepšit vaše poznámky!

Nástroje a techniky pro efektivní backlog grooming

Když už máme proces vyjasněný, podívejme se na některé konkrétní agilní nástroje a osvědčené postupy backlog groomingu, které mohou pomoci, včetně softwaru pro správu produktů ClickUp.

Časově ohraničené schůzky k upřesnění backlogu

Délka schůzek backlog grooming se může lišit v závislosti na složitosti projektu a vyspělosti týmu. Obecně však platí, že tyto schůzky by měly trvat 1 až 2 hodiny.

Neváhejte využít funkce ClickUp pro sledování času k měření času stráveného groomingovými sezeními.

Buďte struční a soustředění

Je snadné diskutovat o každém malém nápadu a ztratit pojem o čase. Proto se do schůzky pusťte s programem, který jasně nastíní očekávaný výsledek. Diskusi zaměřte právě na to. Zaznamenejte si průběh rozhovoru i body, které jste nestihli prodiskutovat.

ClickUp Docs je k tomu skvělým nástrojem. ClickUp Docs můžete také propojit s různými úkoly/podúkoly, přiřadit uživatele, sdílet atd., abyste usnadnili své groomingové sezení.

Naplánujte si to předem

Nikdo nemá rád ad hoc ping o dvouhodinové groomingové schůzce. Naplánujte opakující se schůzky jako součást projektu.

Zobrazení kalendáře v ClickUp je skvělý způsob, jak integrovat pravidelné schůzky k údržbě backlogu do úkolů a časových plánů projektu. Nastavte automatická připomenutí, abyste zajistili, že se všichni zúčastnění zúčastní schůzky. Ke každé schůzce přidejte podrobnosti o ideálním výsledku, aby se zúčastnění mohli připravit.

Zajistěte spolupráci na schůzkách

Používejte vizuální nástroje při schůzkách, abyste povzbudili všechny k účasti. Vyzývejte k podávání návrhů a inspirujte k novým nápadům.

ClickUp Whiteboard je skvělý způsob, jak vizuálně zaznamenávat nové uživatelské příběhy, prioritizovat úkoly a propojovat je jako myšlenkovou mapu.

Používejte agilní techniky odhadování

Odhadování může být zdlouhavé, takže lidé se spokojí s odhadem nebo improvizují. Tomu se vyhnete tím, že odhadování přizpůsobíte kontextu a možná z něj uděláte i zábavu. Mezi běžně používané agilní techniky odhadování patří:

Vyzkoušejte rámce pro stanovení priorit

Prioritizace je důležitou součástí přípravy produktového backlogu. Použijte ty nejlepší techniky, abyste tuto část zvládli správně. Dvě běžně používané metody jsou:

Zvládněte svou příští schůzku k úklidu backlogu s ClickUp

Jedním ze základních principů agilního vývoje softwaru je jednoduchost – umění maximalizovat množství neodvedené práce – která je nezbytná.

Tento princip zdůrazňuje potřebu pečlivě a promyšleně stanovovat priority práce, abychom dělali pouze to, co vytváří maximální hodnotu. Backlog grooming je skvělým nástrojem k dosažení tohoto cíle.

Backlog grooming pomáhá projektovému/produktovému manažerovi jasněji vizualizovat budoucnost. Pomáhá jim formovat produktovou roadmapu ve střednědobém a dlouhodobém horizontu, zatímco aktivně pracují na aktuálním sprintu.

Produktové týmy mohou výrazně zlepšit efektivitu backlog groomingu pomocí správného nástroje pro řízení projektů.

Díky podrobným popisům funkcí (uživatelské příběhy), kritériím přijatelnosti (kontrolní seznamy), sledování času, plánování, připomínkám, komentářům a funkcím pro spolupráci je agilní software pro řízení projektů ClickUp speciálně navržen pro agilní vývoj softwaru, včetně backlog groomingu.

Podívejte se, jak ClickUp podporuje backlog grooming. Vyzkoušejte ClickUp ještě dnes zdarma.

Často kladené otázky o backlog groomingu

1. Jaký je lepší výraz pro backlog grooming?

Backlog grooming se také nazývá backlog refinement nebo story grooming.

2. Jaký je účel groomingu ve scrumu?

Účelem groomingu v projektovém řízení Scrum je přezkoumat, upřednostnit a vylepšit položky produktového backlogu, aby byla zajištěna jasnost, relevance a soulad s cíli projektu.

3. Jaká je role backlog groomingu?

Úlohou backlog groomingu je zajistit, aby produktový backlog softwarového vývojového týmu zůstal organizovaný, prioritizovaný, aktuální a připravený k použití.