Příliš mnoho kuchařů kazí polévku.
Toto staré rčení platí i v projektovém managementu. Dokončení projektu trvá déle, pokud mají členové mezifunkčního týmu nejasné role a odpovědnosti. V některých případech může být projekt neúspěšný nebo jeho dokončení může trvat déle.
Šablona RACI zabraňuje problému „příliš mnoho kuchařů“. Jasně vymezuje, kdo provádí úkol X, kdo se na něm podílí a kdo činí konečné rozhodnutí ohledně dané práce. Díky tomu členové projektového týmu znají své role, což zabraňuje zmatkům a ztrátě času.
V tomto článku se podělíme o 11 našich oblíbených šablon RACI a o tom, jak je použít k organizaci vašich projektů! Nejprve si ale vysvětlíme význam matice RACI.
Co je šablona RACI tabulky?
RACI tabulka (nebo RACI matice) je tabulka, která rozděluje role členů týmu v rámci projektových úkolů. K označení rolí a odpovědností používá písmena R, A, C a I. RACI znamená:
- Odpovědný (R): Uvádí osobu odpovědnou za splnění úkolu, která se aktivně podílí na jeho realizaci.
- Odpovědný (A): Představuje nadřízeného, který dohlíží na úkol. Tato osoba v matici RACI se přímo nepodílí na úkolu, ale řídí a zajišťuje, aby byla práce řádně dokončena.
- Konzultovaný (C): Označuje osobu nebo skupinu, která poskytuje informace o konkrétním výstupu. Jsou konzultováni pro svou odbornost v konkrétní úloze, aby pomohli odpovědnému jednotlivci úspěšně dokončit práci.
- Informovaný (I): Představuje osobu nebo skupinu, která musí být informována o postupu úkolů a rozhodnutích přijatých v rámci projektu.
RACI tabulka identifikuje a definuje, kdo je za co zodpovědný, aby se předešlo zmatkům, nedorozuměním a ztrátě času v rámci projektu. Členové týmu ji mohou použít jako vodítko k řádnému a včasnému dokončení projektu.
11 bezplatných šablon RACI diagramů
Ačkoli RACI tabulka je užitečná pro každý projekt, šablony RACI jsou vytvořeny odlišně.
Naštěstí jsme prošli desítky šablon a sestavili jsme 11 nejlepších, které se nejlépe hodí pro projektové manažery. Níže uvedené šablony jsou zdarma a vybaveny nezbytnými funkcemi, které podpoří vaše potřeby v oblasti RACI grafů, bez ohledu na vaše odvětví.
Jste připraveni? Jdeme na to!
1. Šablona RACI matice ClickUp
RACI tabulka by měla jasně definovat role a odpovědnosti v projektu; tato šablona to splňuje. Jedná se o RACI matici, která identifikuje a popisuje role členů týmu v projektu. Tím je zajištěno, že jasně vymezíte, kdo daný úkol dokončí, zkontroluje nebo bude konzultován.
Šablona RACI Matrix od ClickUp se snadno přizpůsobí vašim jedinečným potřebám. Obsah lze snadno aktualizovat a přidávat řádky a sloupce podle vašich představ. Funkce drag-and-drop v některých sekcích navíc činí šablonu vhodnou pro začátečníky a velmi snadno přizpůsobitelnou.
Šablonu můžete upravovat v reálném čase, takže různé skupiny a všichni členové týmu mají přístup k aktualizacím ihned po jejich provedení. Tím ušetříte čas při exportu RACI diagramu a jeho sdílení s jednotlivými odděleními nebo členy skupiny.
Navíc můžete úkoly barevně odlišit, abyste je mohli snadno rozlišit od ostatních. Můžete například barevně odlišit rizikové úkoly nebo upozornit na úkoly s krátkými termíny. Všechny změny šablony se uloží do cloudu, takže můžete v přizpůsobování pokračovat, kdykoli se vám to hodí.
Tato bezplatná šablona RACI matice je díky svým jedinečným funkcím bezpochyby na vyšší úrovni. Kromě RACI grafu obsahuje šablona také oblasti pro nastavení očekávání, přidání dalších poznámek a přehled nástrojů potřebných k dokončení úkolů.
Tato šablona zajistí, že vám neunikne žádný detail, a role a odpovědnosti ve vašem projektu budou jasně definovány.
2. Šablona pro plánování RACI v ClickUp
Zefektivněte plánování projektů pomocí šablony RACI Planning Template od ClickUp. Tato šablona Doc je revoluční a nabízí přehledný graf pro definování rolí a odpovědností týmu ve vztahu k úkolům projektu. Využijte rámec RACI (Responsible, Accountable, Consulted, and Informed) k tomu, aby všichni byli na stejné vlně, a zajistěte tak odpovědnost a soulad s cíli organizace.
Šablona RACI Planning Template od ClickUp vám umožní:
- Přiřaďte jasné odpovědnosti každému členovi týmu.
- Identifikujte potenciální rizika a oblasti, které je třeba zlepšit.
- Zajistěte odpovědnost ve všech oblastech projektu.
Zorganizujte se a plánujte efektivněji jako tým. Začněte šablonu používat ještě dnes a převezměte kontrolu nad řízením svých projektů.
3. Šablona RACI matice pro Excel
Tuto šablonu RACI matice pro Excel lze velmi snadno přizpůsobit. Barevné označení grafu je jednoduché, protože proces je automatizovaný, takže šablona je vhodná i pro začátečníky. Přiřazení zkratek R, A, C a I je velmi snadné, stačí si vybrat z rozevíracího seznamu.
Excel je jednou z nejlepších platforem pro vytváření RACI diagramů. Proč? Nabízí spoustu možností úprav a umožňuje vytvořit specifická pravidla pro každou část diagramu. Díky tomu můžete tuto šablonu použít i pro jiné varianty RACI modelu, jako jsou DRASCI (Driver, Responsible, Accountable, Support, Consulted, Informed) a RASI (Responsible, Accountable, Support, Informed).
Před stažením této šablony se ujistěte, že máte ve svém systému nainstalován Microsoft Excel.
4. Šablona RACI tabulky pro Excel
S touto šablonou RACI tabulky můžete rychle nastínit úkol a osobu nebo oddělení, které je k němu přiřazeno. Poté uvedete každý úkol v tabulce a určíte osobu odpovědnou, zodpovědnou, konzultovanou nebo informovanou pro každý úkol.
Šablona je navíc plně přizpůsobitelná v aplikaci Microsoft Excel, aby vyhovovala vašim požadavkům. Bez ohledu na odvětví nebo povahu projektu vám tak pomůže jasně definovat role a odpovědnosti, aby členové týmu pochopili svou úlohu při úspěšném plnění úkolů.
Tato bezplatná šablona je k dispozici ve dvou formátech: PDF a Excel. Vyberte si ten, který vám nejlépe vyhovuje, a začněte vytvářet přehledný RACI graf přizpůsobený potřebám vaší firmy.
5. Šablona RACI pro Google Sheets
Tato šablona vám umožňuje seřadit úkoly podle pořadí provedení, takže nejprve se provedou naléhavější úkoly a poté méně naléhavé. To může pomoci zabránit nedodržení termínů.
Jak název napovídá, tato šablona má formu Google Sheet. Použití Google ukládá obsah do cloudu, což umožňuje úpravy šablony v reálném čase a přístup více osob k RACI grafu. Kromě toho živé úpravy zajišťují, že zúčastnění mají okamžitý přístup k aktualizacím, jakmile k nim dojde, aby se zabránilo zpožděním v projektu.
Díky cloudové technologii usnadňuje použití této šablony pro vytvoření RACI matice sdílení grafu mezi členy týmu. Sdílejte jej prostřednictvím odkazu a snadno kontrolujte přístup pomocí funkcí Google tabulek.
Na rozdíl od šablon Excel, které se mohou snadno ztratit, je tato šablona k dispozici v cloudu: máte k ní přístup odkudkoli a kdykoli prostřednictvím mobilního nebo stolního zařízení s připojením k internetu.
6. Šablona RACI matice pro rozdělení úkolů v Google Sheets
Tato šablona, založená na cloudové technologii Google, umožňuje více osobám přístup a úpravy podle potřeby. Díky tomu mohou členové týmu spolupracovat v reálném čase. Šablona je zdarma a po přizpůsobení potřebám vašeho projektu ji lze snadno sdílet.
Snadno seřaďte úkoly a osoby odpovědné za jednotlivé úkoly, aby všichni měli stejné informace. Navíc jsou všechny aktualizace synchronizovány v cloudu, takže se nemusíte bát, že se vám ztratí přizpůsobená šablona – například kvůli náhodnému smazání dokumentů, tabulek Excel nebo souborů PDF.
7. Šablona RACI tabulky pro Google Sheets od PM Training
Šablona RACI by měla jasně zobrazovat úkoly a definovat, kdo je za co zodpovědný. Tato šablona to splňuje a jde nad rámec základních prvků RACI tabulky. Například kromě funkcí typické RACI matice mohou členové týmu ukázat, zda jsou připraveni zahájit úkol.
Obsahuje sekci pro zaznamenávání postupu práce, která poskytuje více informací o tom, jak rychle a efektivně tým nebo jednotlivec plní přidělené úkoly. Poskytuje také větší přehlednost o stavu práce tím, že zobrazuje úkoly, které jsou:
- Probíhá
- Dokončeno
- Pozastaveno
- Ještě jste nezačali?
- Vyžaduje revizi
- Po splatnosti
Zjednodušuje to řízení projektů, protože vám pomáhá zajistit maximální produktivitu a včasné dokončení úkolů. Obsahuje také sekce pro přidávání poznámek ke každému přidělenému úkolu, což projektovým manažerům umožňuje komentovat výkonnost práce.
Vzhledem k tomu, že šablona existuje v cloudu, mohou členové týmu snadno přistupovat k RACI diagramu a plynule spolupracovat na projektu. Díky živé editaci mají všichni zúčastnění přístup k aktualizacím projektu v reálném čase, aby mohli co nejrychleji zahájit přidělené úkoly.
8. Jednoduchá šablona RACI tabulky pro Excel od Template Lab
Tato šablona RACI je věrná svému názvu. Jedná se o matici rolí a odpovědností s jednoduchým formátem, který vyžaduje minimální úpravy. Jasně ukazuje, kam zařadit úkoly a role, které jste přidělili konkrétním osobám. To vám pomůže rychle přizpůsobit šablonu vašim potřebám a co nejrychleji zahájit projekt.
Šablona vám umožňuje seřadit úkoly podle pořadí provedení, aby týmy mohly upřednostnit urgentní úkoly. Výsledek? Máte jistotu, že splníte milníky v předem stanoveném termínu.
9. Šablona RACI tabulky pro řízení projektů v Excelu od Template Lab
Pokud je váš projekt rozsáhlý a má mnoho výstupů, tato šablona RACI diagramu je pro vás nejvhodnější. Umožňuje vám vypsat desítky úkolů a přiřadit je konkrétním týmům nebo oddělením, které se na projektu podílejí. Ke každému úkolu můžete snadno přidat komentář s připomínkami nebo doplňujícími informacemi.
10. Šablona tabulky klíčových odpovědností pro Excel Excel od Template Lab
Hledáte šablonu RACI tabulky pro prodej? Už nemusíte hledat dál, protože tato šablona obsahuje vše, co potřebujete k vytvoření RACI matice pro prodejní projekty. Snadno definujete aktivity a role, které jste přidělili konkrétním osobám. Šablona vám přesně ukáže, komu přidělit konkrétní prodejní roli, což usnadňuje vytvoření RACI matice, která vám bude vyhovovat.
Pokud chcete vytvořit šablonu RACI pro prodejní projekty, tato šablona vám ukáže správný směr. Použijte ji k vytvoření matice, která jasně vymezuje, kdo je v projektu odpovědný, zodpovědný, informovaný a konzultovaný.
11. Šablona základního RACI diagramu pro Excel od Template Lab
Jedná se o jednoduchou šablonu RACI diagramu, která se nejlépe hodí pro rodiny, které chtějí organizovat role a odpovědnosti. Umožňuje vám sepsat úkoly podle osob, které by je měly provést, a zároveň určit, kdo je za daný úkol odpovědný, zodpovědný, konzultovaný a informovaný.
Pokud chcete šablonu RACI pro domácí použití, tato vám bude nejlépe vyhovovat. Obsahuje všechny základní prvky, které potřebujete k zajištění správné organizace, přidělování a plnění úkolů.
Jak používat šablonu RACI diagramu
Zde je návod, jak používat šablonu RACI diagramu ve čtyřech jednoduchých základních krocích:
Krok 1: Identifikujte a sepište všechny úkoly projektu
V závislosti na použité šabloně uveďte všechny úkoly v projektu ve sloupci „úkoly“ nebo „činnosti“. Některé šablony umožňují zaznamenávat úkoly v řadě. Seznam může být seřazen od úkolů s vysokou prioritou po úkoly s nízkou prioritou, aby byly nejdříve splněny ty důležitější.
Alternativně můžete úkoly rozdělit do fází, abyste měli vše přehledně uspořádané. Způsob jejich seřazení závisí na formátu, který vám nejlépe vyhovuje.
Krok 2: Seznam všech osob účastnících se projektu
Dále přidejte všechny členy týmu do šablony RACI, i když na projektu pracují nepřímo. Můžete je uvést podle jména nebo pracovní pozice. Doporučujeme druhou možnost, aby RACI diagram zůstal užitečný i pro osoby, které neznají jména všech účastníků projektu. To pomáhá zefektivnit komunikaci v týmu.
Krok 3: Přiřaďte zkratky R, A, C a I ke každému úkolu
Každý úkol, který uvedete v šabloně, musí mít alespoň jedno z těchto písmen (R, A, C nebo I). R označuje osobu, která se bude aktivně podílet na úkolech projektu. Stručně řečeno, osoba označená písmenem R je vykonavatelem úkolu.
Dále by měla být osoba odpovědná za úkol označena písmenem A. Tato osoba dohlíží na úkol a zajišťuje, aby osoba označená písmenem R dokončila projekt správně a včas.
Poté by měla být osoba, která byla konzultována kvůli své odbornosti, aby pomohla R dokončit úkol, označena jako C. Tato osoba poskytuje rady nebo doplňující informace o úkolu. Ne všechny úkoly ve vašem RACI diagramu budou mít označení C.
A konečně, každý, kdo musí být informován o postupu úkolu, je označen písmenem I, které představuje osobu, které se členové týmu nebo vedoucí podávají zprávy. Může to být generální ředitel, sponzor nebo vysoký úředník v organizaci.
Krok 4: Sdílejte RACI tabulku
Po úplném přizpůsobení a vyplnění šablony sdílejte finální dokument s členy týmu v projektu. Matice RACI je nejužitečnější, pokud všichni účastníci projektu jasně rozumí svým rolím. V závislosti na vaší šabloně můžete finální graf sdílet jako odkaz, PDF, dokument Word, HTML nebo tabulku Excel.
Další zdroje šablon pro řízení projektů:
Ušetřete čas a stanovte odpovědnosti v rámci projektu pomocí šablon RACI
Použití šablony k vytvoření RACI grafu je velmi užitečné a ušetří vám čas, který byste jinak strávili vymýšlením nového řešení pro každý projekt. Namísto toho, abyste začínali od nuly, budete mít připravenou strukturu, kterou stačí přizpůsobit.
Šablona ClickUp RACI je flexibilní pro týmy jakékoli velikosti a projektové požadavky. Obsahuje všechny základní prvky potřebné k vytvoření přizpůsobené matice, která zlepší produktivitu vašeho týmu v každé fázi projektu. Pokud spolupracujete mezi odděleními a zainteresovanými stranami, šablona ClickUp je nezbytnou součástí vaší projektové výbavy. A to nejlepší? ClickUp je navždy zdarma!