Pamatujete si „ukázat a povědět“? Den, kdy jste si konečně mohli přinést do školy svou rybičku a představit ji svým spolužákům z první třídy? To byly časy. 😌
Jako profesionálové nyní čelíme podobným situacím v podobě prezentace nápadů, brainstormingu a realizace projektů se skupinou.
Od té doby jsme se naučili, že ukazovat je účinnější než jen vyprávět, a vymysleli jsme různé poutavé způsoby, jak sdělovat naše myšlenky. To je obrovská výhra pro lidi, kteří zpracovávají informace odlišným způsobem, včetně 65 % naší populace, kteří se identifikují jako vizuální učenci.
Zadejte: Kanbanové tabule.
Kanbanové tabule jsou velmi vizuální agilní přístup k řízení projektů, který pomáhá týmům optimalizovat jejich pracovní postupy, podporovat transparentnost, identifikovat úzká místa a v případě potřeby rychle změnit směr. Cílem je sice začít šetřit čas co nejdříve, ale nastavení tabule od nuly může být zdlouhavé a do jisté míry dokonce kontraproduktivní – a právě v tom se hodí šablony. 🤓
Týmy pracují rychleji a efektivněji, pokud mají správné šablony Kanban tabule přizpůsobené jejich jedinečným potřebám – ale kdo má čas zkoušet všechny šablony Kanban, které se objevují ve výsledcích vyhledávání Google? My ano. 🙋🏼♀️
Považujte tento článek za svůj intenzivní kurz o všem, co se týká Kanbanu, včetně struktury, často kladených otázek, tipů, výhod a samozřejmě 11 bezplatných šablon Kanban, které vám pomohou dosáhnout vašich cílů v oblasti pracovních postupů!
Co je šablona Kanban tabule?
Šablony Kanban tabulek jsou přizpůsobitelné, předem připravené tabule, které urychlují přípravu a nastavení při vytváření vaší tabule, takže můžete začít šetřit čas okamžitě. V podstatě se jedná o vyplnitelné, připravené Kanban tabule, které můžete podle potřeby upravovat nebo editovat.
A protože metodu Kanban lze použít v řadě různých oddělení a odvětví, dobře strukturovaná šablona zajistí, že váš tým ji bude využívat co nejefektivněji. To však není zdaleka vše, co se týče výhod flexibilní šablony Kanban tabule!
Výhody používání šablon Kanban tabulek
Šablony Kanbanových tabulek vám nejen ušetří čas, ale také vám pomohou začít správným způsobem díky přehlednému a dobře udržovanému rozhraní, které zajistí, že vaše tabule bude vždy připravena k prezentaci – i na poslední chvíli – zainteresovaným stranám, manažerům nebo jiným oddělením.
Inspirují také k inovacím v oblasti přizpůsobení, automatizace a efektivnějšího sledování stavu úkolů. Vzhledem k tomu, že přístup Kanban může být přínosem pro celou řadu případů použití, může vám určená šablona posloužit jako pomůcka, která vám ukáže, které stavy, limity rozpracovaných úkolů a automatizace jsou pro vaše odvětví běžně užitečné.
Navíc je k dispozici šablona pro každou úroveň dovedností. Pokud jste v oblasti Kanbanových tabulek nováčkem, najdete zde spoustu šablon vhodných pro začátečníky, které vám usnadní vstup do této agilní metodiky. Pokud naopak používáte tabule již několik let a potřebujete nový pohled nebo hledáte způsoby, jak inovovat svůj Kanbanový proces, šablony jsou vynikajícím způsobem, jak se naučit, jak vylepšit svou tabuli.
Hlavním ponaučením je, že šablony Kanbanových tabulek jsou tu proto, aby vám pomohly. Nechte dobře navrženou šablonu udělat za vás těžkou práci, abyste se mohli soustředit na svůj projekt a tým, který ho posouvá vpřed.
Bonus: Šablony storyboardů!
11 bezplatných šablon Kanban tabulek
Mluvíme tu o velké věci – podívejme se, jak tyto výkonné šablony fungují v praxi! Zde je 11 našich oblíbených šablon Kanbanových tabulek pro ClickUp, OneNote a Excel a jak mohou posunout váš tým na vyšší úroveň.
1. Šablona Kanbanové tabule
Použijte šablonu ClickUp Simple Kanban Board ve svém pracovním prostoru ClickUp a začněte optimalizovat svůj cyklus vydávání v mžiku. Tato složka obsahuje pět stavů, mezi které můžete rozdělit své úkoly, a nápovědu s tipy a popisem všech funkcí. Nabízí dokonce další zdroje pro nastavení automatizace úkolů, vytváření kontrolních seznamů pro menší úkoly a doporučené integrace, které vám usnadní přechod na zobrazení tabule v ClickUp.
Stavy úkolů jsou dostatečně univerzální, aby vyhovovaly téměř jakémukoli pracovnímu postupu, zejména pokud potřebujete upravovat úkoly nebo k nim získávat zpětnou vazbu – od marketingu po vývoj produktů, dokonce i úpravy blogů nebo grafický design. Ačkoli se jedná o šablonu pro pokročilejší uživatele, její podrobný návod je srozumitelný a snadno pochopitelný bez ohledu na to, jaké máte zkušenosti s Kanbanem.
2. Šablona agilní správy Kanban Board
Šablona Agile Management Kanban Board od ClickUp vám pomůže rychle nastavit komplexní pracovní postup.
Agilní přístup může zpočátku působit ohromujícím dojmem, ale tato šablona vytvoří v ClickUp prostor se vším, co potřebujete k implementaci základního agilního pracovního postupu během několika minut.
Agilní týmy pracující ve sprintech mají možnost aktivovat 13 různých ClickApps, aby si přizpůsobily organizaci backlogu, správu pracovního zatížení a spolupráci s týmem. Patří mezi ně limity rozpracovaných úkolů, milníky, závislosti, sprintové body a další!
S 30 přizpůsobenými stavy, jedním přizpůsobeným polem, osmi značkami, šesti zobrazeními a čtyřmi automatizacemi je tato šablona vybavena všemi nezbytnými funkcemi pro poskytování zpětné vazby, přesun zdrojů a rychlejší dosahování výsledků.
3. Šablona jednoduché sprintové kanbanové tabule
Vyzkoušejte si sprinty s šablonou Simple Sprints Kanban Board od ClickUp! Tato šablona je méně složitá a vhodnější pro středně pokročilé uživatele než předchozí šablona Agile Management Template. Používá prostor ve vašem pracovním prostoru ClickUp s devíti stavy, devíti aplikacemi ClickApps a přednastavenými zobrazeními tabule a seznamu.
Tato šablona pokrývá všechny základy sprintu pro agilní týmy, aby mohly dodávat produkty rychleji, a nabízí užitečný dokument, který vám ukáže, jak tuto šablonu přizpůsobit vašemu workflow a jak co nejlépe využít panel nástrojů Multitask.
4. Šablona Kanbanové tabule pro správu účtů
Pokud jste vedoucí kanceláře, finanční poradce, pracujete v prodeji nebo se prostě jen snažíte udržet svůj rozpočet pod kontrolou, tato šablona je pro vás jako stvořená.
Šablona Kanban Board pro správce účtů od ClickUp sleduje vše od poslední aktivity uživatele po obnovení účtu, kontakty a rizika. Tato složka přidává 19 užitečných stavů – spočítejte si je! – včetně Nurturing, Up For Renewal, Churned, Onboarding a dalších – ideální pro potenciální zákazníky a udržování vztahů se stávajícími klienty.
Jedná se také o skvělou šablonu pro navazování kontaktů s novými klienty, která obsahuje sedm typů zobrazení pro posílení interakce s potenciálními zákazníky a zobrazení formuláře pro registraci nových klientů v průzkumu s odpověďmi, které lze převést na akční úkoly ClickUp. A zmínili jsme již, že tato šablona obsahuje mnoho vlastních polí? Díky 10 polím, z nichž si můžete vybrat, máte ještě více možností, jak třídit, filtrovat a seskupovat svou Kanbanovou tabuli.
5. Šablona Kanbanové tabule pro požadavky týmu
Kanbanové tabule jsou oblíbeným nástrojem agilního řízení projektů, ale skutečně jim důvěřují a používají je týmy napříč odděleními – včetně HR!
Šablona Kanban Board pro týmové požadavky od ClickUp je nezbytným nástrojem pro manažery v oblasti lidských zdrojů, IT a kancelářské práce, kteří mají na starosti sledování a organizaci požadavků svých týmů pracujících na dálku.
Tato složka přidává do vašeho pracovního prostoru čtyři zobrazení, včetně samostatné Kanban tabule pro různé typy příchozích požadavků a interního formuláře požadavků s odpověďmi, které lze přímo převést na úkoly ClickUp, které se zobrazí na vaší tabuli. Navíc pět stavů zajišťuje, že žádný požadavek neunikne.
6. Šablona Kanban tabule pro výrobu videa
Šablona Kanban Board pro videoprodukci od ClickUp je dokonalým příkladem toho, jak univerzální mohou být Kanban tabule. Naplánujte si harmonogram natáčení od předprodukce po postprodukci pomocí této šablony vhodné pro začátečníky. Vizualizujte si svůj harmonogram v seznamu nebo přesouvejte úkoly v produkčním procesu přetažením na Kanban tabuli.
Navíc tato základní šablona kanbanové tabule obsahuje nápovědu, která vám pomůže zlepšit organizaci a dotáhnout vaše kreativní projekty do cíle bez námahy.
7. Šablona Kanban tabule pro řízení projektů
Pokud se vám všechny tyto šablony zdají skvělé, ale jsou pro vaši dosavadní úroveň zkušeností s Kanbanem příliš komplikované, tato šablona je pro vás ideální.
Ať už řídíte projekt nebo organizujete své týdenní úkoly, tato šablona projektové tabule od ClickUp, vhodná pro začátečníky, pokrývá všechny základy Kanbanu. Začněte s tabulí, která je již rozdělena do pěti stavů, které lze použít prakticky pro jakýkoli pracovní postup – Otevřeno, Probíhá, Kontrola, Blokováno a Uzavřeno.
8. Šablona Kanban tabule pro sledování kampaní
Toto je šablona, o které váš marketingový tým snil. ✨
Mezi žonglováním s různými nástroji, několika kampaněmi, dodržováním rozpočtu a tlakem na výkon je snadné se cítit přetíženým marketingovým pracovním tokem – ale šablona Campaign Tracking and Analytics od ClickUp je navržena tak, aby sledovala všechny tyto pohyblivé části.
Tato šablona obsahuje 10 vlastních polí, takže do každého úkolu můžete vložit tolik detailů, kolik je potřeba, a vizualizovat své kampaně způsobem, který vám nejlépe vyhovuje. Díky součinnosti více kampaní a úkolů zajistí vaše Kanban tabule, že nikdo nebude mít více práce, než kolik zvládne. Kromě tabule najdete své kampaně naplánované v přehledném kalendáři a seznam všech kampaní, abyste se vyhnuli překrývání.
9. Šablona plánu Kanban
Vývoj produktů nemá univerzální přístup. Každá firma má své jedinečné požadavky a je na každém týmu, aby si vytyčil svou vlastní cestu. Vylepšete své procesy pomocí tohoto kanbanového nástroje. Šablona Kanban Roadmap od ClickUp vám umožní spravovat vaše úkoly a cíle, stanovit priority klíčových prvků a nakonec získat jasný přehled o vašich vývojových aktivitách.
10. Šablona kumulativního toku Kanban pro Excel
Zmínili jsme, že Kanban tabule mohou mít různé tvary a velikosti – a tato šablona Excelu je toho skvělým příkladem! Týmy milují Kanban tabule, protože se zaměřují na plynulý a konzistentní tok práce, aby dokončily projekty včas, jeden úkol po druhém. Díky omezením rozpracovaných úkolů mohou týmy kontrolovat počet úkolů, na kterých pracují, a zajistit tak, že si nenabraly více práce, než jsou schopny zvládnout. Tato šablona Kanban tabule v Excelu se zaměřuje právě na tento aspekt Kanban tabule.
Stačí vyplnit datum související s vaším úkolem nebo procesem a počet úkolů ve fázi zpracování povolených za den, abyste viděli svůj pracovní postup v přehledném kumulativním diagramu v Excelu s barvami přiřazenými ke každému úkolu.
Tato kanbanová tabule v Excelu je skvělým nástrojem pro vizuální typy, které potřebují vidět, jak se úkoly každý den navzájem překrývají!
Spoléháte na pracovní postupy založené na Excelu? Máme pro vás ten správný nástroj! Naučte se
11. Šablona Kanbanové tabule od OneNote
Stejně jako můžete strukturovat svou Kanbanovou tabuli v Excelu nebo na digitální tabuli, můžete si také vytvořit tabuli v OneNote! Vytvořte sloupce pro správu svého pracovního postupu v kanceláři nebo doma s flexibilitou přidávání libovolného počtu sloupců, barev a detailů podle potřeby.
Další zdroje šablon pro řízení projektů:
Osvědčené postupy pro Kanban tabule
Kanbanové tabule, které mají své kořeny v automobilovém průmyslu ve 40. letech 20. století, se přizpůsobily a rozšířily, aby pomáhaly týmům napříč odvětvími díky jednoduchému, ale flexibilnímu rámci pro vizualizaci pracovních postupů.
Týmy se vracejí k Kanban tabulkám, protože jsou přehledné, intuitivní a konzistentní. Jsou dostatečně flexibilní, aby podporovaly téměř jakékoli použití – a jakmile se naučíte interpretovat jednu Kanban tabulku, můžete v podstatě číst všechny.
Při správném použití vytvářejí Kanban tabule plynulý a nepřetržitý tok práce, podporují transparentnost a jasně definují vlastníky jednotlivých úkolů.
Ačkoli se Kanban tabule neomezují pouze na jeden „vzhled“, často začínají alespoň se třemi sloupci – nebo stavy –, které představují fáze dokončení, a úkolovými kartami, které se přesouvají po tabuli, dokud není projekt dokončen.
Ale jak vlastně vypadají? No, pojďme si jeden vytvořit!
Jak používat Kanban tabule? S příklady Kanban tabulek
Svou tabuli můžete vytvořit v reálném životě na povrchu, jako je korková tabule nebo osobní bílá tabule, nebo s pomocí dynamického softwaru Kanban navrženého pro tento přístup. Ať už dáváte přednost tabuli na stole nebo na obrazovce, sledujte nás, jak rozebíráme charakteristické rysy, které musí mít každá efektivní tabule Kanban:
1. Sloupce
Sloupce na vaší Kanban tabuli představují stavy, kterými musí každá úloha projít, než může být považována za dokončenou. Pokud s Kanban přístupem teprve začínáte, držte se jednoduchého řešení se třemi sloupci, které se podobají To-Do, In Progress a Done, ale v ideálním případě byste měli mít stejný počet sloupců, jako je počet kroků ve vašem pracovním postupu.
Toto je také vaše první příležitost přizpůsobit tabuli tak, aby vyhovovala procesům vašeho týmu.
Pokud váš tým pravidelně pracuje s jinou sadou vlastních stavů nebo dalšími fázemi pro výzkum, vývoj nebo zpětnou vazbu, jednoduše přidejte další sloupce, které budou tyto kroky ve vašem pracovním postupu reprezentovat.
Seskupujte úkoly podle stavu, přidělených osob, priority a dalších kritérií pomocí intuitivního a flexibilního zobrazení tabule podobné Kanbanu v ClickUp.
2. Úkoly
Zde vyplníte všechny úkoly související s vaším projektem – ano, opravdu všechny. To je jeden ze způsobů, jakými Kanban tabule podporují transparentnost.
Kategorizujte úkoly podle jejich aktuálního stavu, abyste získali jasnější představu o celkovém stavu vašeho projektu – kolik úkolů ještě zbývá zahájit, kolik úkolů je v procesu a kolik úkolů jste již dokončili.
Úkoly – nebo úkolové karty – se přesouvají po tabuli zleva doprava, počínaje stavem To-Do (K provedení), až jsou dokončeny a dostanou se do sloupce Done (Hotovo).
Vaše sloupce se rychle zaplní, ale vy chcete, aby vaše tabule zůstala přehledná a srozumitelná, aby ji kdokoli mohl kdykoli snadno přečíst. Při prohlížení tabule budete chtít vidět všechny základní informace o úkolech, včetně názvu, přidělených osob, termínu splnění a obrázku (pokud je k dispozici).
Tip pro profesionály: pokud používáte flexibilní software pro správu úkolů, jako je ClickUp, nemusíte vybírat, které informace o úkolech budete sdílet! To za vás udělá sám. 😎
Doplňte své úkoly odkazy, vlastními poli, prioritami, podrobnými popisy, více přiřazenými osobami, sledujícími a dalšími prvky, a to u každého úkolu, přičemž vaše tabule zůstane přehledná a reprezentativní.
📮ClickUp Insight: 92 % pracovníků používá nekonzistentní metody ke sledování akčních položek, což vede k opomenutým rozhodnutím a zpožděnému provedení. Ať už posíláte následné poznámky nebo používáte tabulky, proces je často roztříštěný a neefektivní.
Řešení pro správu úkolů ClickUp zajišťuje plynulý přechod konverzací do úkolů, takže váš tým může jednat rychle a zůstat v souladu.
3. Limity rozpracovaných úkolů
Toto je jeden z klíčových způsobů, jakými Kanban tabule udržují konzistentní pracovní postup. Aby členové nemuseli zvládat více úkolů najednou, omezují limity rozpracovaných úkolů (WIP) počet úkolů, které lze najednou přesunout z To-Do do In Progress.
4. Plavecké dráhy
Zatímco sloupce přidávají vertikální strukturu k vaší tabuli, plavecké dráhy rozdělují tabuli horizontálně, aby vám pomohly vizualizovat více pracovních postupů na jedné tabuli. Pokud spravujete více projektů nebo dohlížíte na různé členy týmu, plavecké dráhy vytvoří na vaší tabuli sekce, které ukazují, které úkoly patří kterému členovi týmu nebo projektu.
Pokud používáte tabulky, můžete si swimlanes představit jako řádky, které obsahují pouze úkoly související s konkrétní kategorií informací.
Ta-da!
Jakmile tyto informace přidáte, váš tým bude připravený začít pracovat s přístupem Kanban! Zní to jednoduše, ale nevýhodou vytváření tabule od nuly je, že každý z těchto čtyř kroků vyžaduje dostatek předběžného plánování, času a úsilí. Zejména pokud jste s tabulemi Kanban nováčkem nebo máte co do činění se složitými pracovními postupy, je snadné zapomenout na klíčové úkoly a informace.
Ale to není vše. Bez šablony nebo flexibilního softwaru pro řízení projektů může údržba související s aktualizací tabule projektu více bránit než pomáhat.
Proto se mnoho projektových manažerů obrací na šablony jako na řešení typu „plug-and-play“, aby mohli co nejrychleji začít používat Kanban tabule.
Spravujte svůj další projekt pomocí šablony Kanban.
Ačkoli při každém vyhledávání na Googlu najdete spoustu šablon, ne všechny Kanban tabule jsou stejné.
Vzhledem k tomu, že mají schopnost optimalizovat procesy napříč odděleními a odvětvími, je důležité vybrat šablonu, která je již přizpůsobena vašim potřebám. Tímto způsobem můžete čerpat inspiraci ze stavů a automatizací, které poskytuje, a slouží jako odrazový můstek pro vás a váš tým, abyste mohli svůj přístup Kanban posunout ještě dále.
Náš návrh?
Vyberte si šablonu vytvořenou pro výkonný software pro správu práce, jako je ClickUp. Vzhledem k tomu, že vaše úkoly, práce, tým a procesy již existují ve vašem pracovním prostoru, budou tam i vaše Kanban tabule! To vám nejen ušetří čas při nastavování pracovního postupu, ale také pomůže posunout proces na tabuli, která se během práce automaticky aktualizuje.
A to nejlepší? Je zdarma! 💸
Získejte přístup k mnoha šablonám Kanban tabulek, 100 MB úložného prostoru, neomezenému počtu úkolů a členů, více než 1 000 integrací, dokumentům pro spolupráci a mnohem více zdarma a navždy v ClickUp! 🦄