Šablona CRM obvykle přestane fungovat v den, kdy ji začne používat druhá osoba. Problémem nejsou sloupce. Problémem je vlastnictví. Data se zkomplikují, následné kroky se zpozdí a prodejní proces přestane být sdílený.
Zpráva Johnnyho Growa o neúspěchu CRM v roce 2025 uvádí celkovou míru neúspěchu CRM na 55 %. Šablony selhávají v menším měřítku ze stejných důvodů.
Tento průvodce obsahuje 10 bezplatných šablon CRM pro Excel, Google Sheets a ClickUp. Šablona CRM, kterou si vyberete, by měla odpovídat tomu, jak ve skutečnosti probíhá váš prodejní proces. Pokud má váš prodejní proces na starosti jedna osoba, pravděpodobně vám postačí šablona v tabulkovém procesoru. Pokud je třeba, aby několik lidí zaznamenávalo hovory, aktualizovalo kontakty, přidělovalo následné akce a podávalo zprávy o tom, co se děje, je k tomu určeno pět šablon ClickUp.
Šablona CRM je hotová struktura pro sledování kontaktů se zákazníky, obchodů, konverzací, následných kroků a vlastníků. Obvykle obsahuje pole pro jméno, společnost, fázi obchodu, hodnotu obchodu, další akci, vlastníka a poznámky.
Výběr správné šablony závisí na třech věcech:
Freelancer, který sleduje 30 potenciálních zákazníků, možná potřebuje pouze tabulkový CRM. Pětičlenný prodejní tým, který předpovídá čtvrtletní tržby, potřebuje jasnější rozdělení odpovědnosti, fáze a sledování následných kroků.
Co je to šablona CRM?
Šablona CRM je hotová struktura pro sledování kontaktů se zákazníky, obchodů, konverzací, následných kroků a vlastníků. Obvykle obsahuje pole pro jméno, společnost, fázi obchodu, hodnotu obchodu, další akci, vlastníka a poznámky.
Výběr správné šablony závisí na třech věcech:
- Velikost týmu: Aktualizuje CRM jedna osoba, nebo více?
- Zralost prodejního procesu: Jsou fáze vašich obchodů jasné, nebo se stále mění?
- Požadavky na pracovní postup: Mají záznamy sloužit pouze k ukládání informací, nebo by měly spouštět úkoly, připomenutí, předávání a generování reportů?
Freelancer, který sleduje 30 potenciálních zákazníků, možná potřebuje pouze tabulkový CRM. Pětičlenný prodejní tým, který předpovídá čtvrtletní tržby, potřebuje jasnější rozdělení odpovědnosti, fáze a sledování následných kroků.
10 bezplatných šablon CRM v kostce
| Šablona | Získejte šablonu zdarma | Ideální pro | Nejlepší funkce | Primární formát |
|---|---|---|---|---|
| Šablona CRM od ClickUp | Získejte šablonu zdarma | Týmy připravené spravovat kontakty, obchody, úkoly a komunikaci v jednom pracovním prostoru | Účty, kontakty, obchody, onboardování, automatizace, dashboardy | Složka ClickUp |
| Jednoduchá šablona CRM od ClickUp | Získejte šablonu zdarma | Freelanceři a malé týmy, které se zbavují tabulek | Jednoduché sledování kontaktů, zobrazení na tabuli, zobrazení v seznamu, sledování následných kroků | Seznam ClickUp |
| Šablona CRM pro prodej od ClickUp | Získejte šablonu zdarma | Prodejní týmy spravující potenciální zákazníky, obchodní příležitosti a aktivity obchodních zástupců | Směrování potenciálních zákazníků, fáze obchodů, prodejní dashboardy, reporty o prodejním procesu | ClickUp Space |
| Šablona prodejního procesu od ClickUp | Získejte šablonu zdarma | Týmy, které potřebují pouze sledování fází obchodů | Kanbanový pipeline, hodnota obchodu, termíny uzavření, upozornění na neaktivní obchody | Nástěnka/seznam ClickUp |
| Rychlý start: Šablona pro prodej a CRM od ClickUp | Získejte šablonu zdarma | Týmy, které chtějí pracovní prostor CRM vhodný pro začátečníky | Potenciální zákazníci, obchody, účty, kontakty, týmová wiki, jednoduché nastavení CRM | Pracovní prostor ClickUp |
| Bezplatná šablona CRM tabulky od HubSpot | Získejte šablonu zdarma | Freelanceři a malé týmy sledující počáteční vztahy se zákazníky | Sledování kontaktů, prodejní aktivity, pole pro následné kroky, nastavení vhodné pro začátečníky | Excel, Tabulky Google |
| Šablona CRM pro Excel od Pipedrive | Získejte šablonu zdarma | Malé týmy, které chtějí CRM založené na Excelu od značky specializující se na CRM | Struktura zákaznických dat, sledování potenciálních zákazníků, organizace obchodů, zefektivnění prodejního procesu | Excel |
| Šablona CRM pro Google Tabulky od Zapier | Získejte šablonu zdarma | Distribuované týmy, které chtějí sdílený CRM systém v Google Sheets | Údaje o zákaznících, sledování interakcí, ověřování dat, reporty na dashboardu | Tabulky Google |
| Bezplatná šablona prodejního procesu OnePageCRM | Získejte šablonu zdarma | Prodejní týmy zaměřené na pohyb obchodů a fáze prodejního procesu | Sledování fází, průběh obchodů, přehlednost pipeline, základy prognózování | Excel, Tabulky Google |
| Šablona CRM pro prodejní proces – bezplatná šablona CRM | Získejte šablonu zdarma | Malé podniky, které potřebují komplexnější sešit CRM v tabulkovém procesoru | Kontakty, účty, potenciální zákazníci, příležitosti, přehledy, nabídky, faktury | Excel, Tabulky Google |
10 bezplatných šablon CRM – vysvětlení
Některé z níže uvedených šablon jsou jednoduché nástroje pro sledování kontaktů. Jiné jsou prodejní pracovní prostory s fázemi, vlastníky, dashboardy a automatizovanými následnými kroky. Začněte s nejjednodušší šablonou, která zvládne váš aktuální prodejní proces. Příliš brzký přechod na komplexní CRM vede k zbytečné práci. Příliš dlouhé setrvání v tabulce vede k vynechaným následným krokům, nejasné odpovědnosti a zastaralým záznamům.
1. Šablona CRM od ClickUp
Šablona CRM od ClickUp je určena pro týmy, kterým již tabulky nestačí. Sdružuje kontakty, obchody, úkoly a práci se zákazníky do jednoho pracovního prostoru, takže prodejní aktivity již nejsou roztříštěny mezi záložkami, dokumenty a vlákny ve Slacku.
Klíčovým rozdílem oproti tabulce je akce. Záznam o obchodní příležitosti lze propojit s úkoly, vlastníky, automatizacemi, dashboardy, kroky onboardingu a výstupy pro zákazníky. Když obchodní příležitost postoupí do další fáze, může se z dalšího následného kroku stát úkol namísto poznámky, kterou si někdo musí pamatovat.
Případ použití: Váš tým sleduje potenciální zákazníky v Google Sheets, úkoly související s nástupem nových zaměstnanců v Asaně, poznámky o zákaznících v Docs a aktualizace obchodů ve Slacku. Nikdo nemá úplný přehled. Použijte tuto šablonu k sjednocení všech informací, abyste měli jediný sdílený zdroj pravdivých údajů. Použijte ji ke správě kontaktů, účtů, obchodů, vlastníků a následných kroků v ClickUp a poté pomocí dashboardů sledujte pozastavené obchody, práce po termínu a aktivitu v prodejním procesu.
Proč používat tuto šablonu CRM?
- Sledujte hodnotu obchodu, fázi, zdroj potenciálního zákazníka, kontaktní údaje, úroveň účtu a vlastníka pomocí vlastních polí ClickUp.
- Přesouvejte obchody mezi fázemi prodejního procesu v zobrazení Board View
- Udržujte si přehled ve stylu tabulky díky zobrazení Table View a zároveň přidávejte vlastníky, připomenutí, automatizace a reporty
- Spouštějte následné úkoly, upozornění pro vlastníky a kroky pro zapracování nových zaměstnanců pomocí automatizací ClickUp.
- Zobrazte hodnotu prodejního procesu, obchody podle obchodního zástupce a aktivitu zákazníků pomocí dashboardů ClickUp.
- Propojte obchody s úkoly, dokumenty, kroky onboardingu a výstupy pro zákazníky
Nejvhodnější pro: Týmy, které chtějí mít kontakty, obchody, úkoly, následné akce a reporty na jednom pracovním prostoru.
Vynechte to, pokud: Potřebujete integrované sekvencování e-mailů, hodnocení potenciálních zákazníků nebo podrobnější reporty o tržbách, jaké nabízí Salesforce nebo HubSpot.
2. Jednoduchá šablona CRM od ClickUp
Šablona Simple CRM od ClickUp je kompromisem mezi nepřehlednou tabulkou a plnohodnotným CRM. Sleduje klienty, obchody, následné akce, vlastníky a fáze v jednom seznamu ClickUp.
Stále máte k dispozici vlastnictví úkolů a zobrazení ClickUp. Vynecháte hierarchie účtů, onboardingové pracovní postupy a rozsáhlejší prodejní zprávy. Díky tomuto kompromisu je to užitečné pro jednoduché sledování vztahů.
Případ použití: Jste nezávislý designér s 15 potenciálními zákazníky, 10 aktivními klienty a několika bývalými zákazníky, kteří se možná vrátí v příštím čtvrtletí. Plnohodnotný CRM systém by byl zbytečný. Použijte tuto šablonu ke sledování každého kontaktu, data následné komunikace, hodnoty obchodu a dalšího kroku v jednom seznamu.
Proč používat tuto šablonu CRM?
- Ukládejte základní údaje o každém zákazníkovi a potenciálním zákazníkovi
- Sledujte potenciální zákazníky, příležitosti, uzavřené obchody, ztracené obchody a nekvalifikované potenciální zákazníky
- Seřaďte kontakty podle vlastníka, fáze, hodnoty nebo data dalšího sledování v zobrazení seznamu.
- Prohlédněte si svůj prodejní proces podle jednotlivých fází v zobrazení Board View
- Proměňte následné akce u zákazníků v úkoly s odpovědnými osobami
Nejvhodnější pro: Freelancery, konzultanty a velmi malé týmy, které chtějí v ClickUp využívat jednoduchý CRM systém.
Přeskočte to, pokud: Spravujete více obchodů na jeden účet nebo potřebujete oddělit účty, kontakty a práci související s onboardováním. Místo toho použijte kompletní šablonu CRM od ClickUp (č. 1 na tomto seznamu).
3. Šablona CRM pro prodej od ClickUp
Šablona Sales CRM od ClickUp je určena pro obchodní manažery, kteří potřebují sledovat potenciální zákazníky, příležitosti, fáze obchodů, aktivitu obchodních zástupců a uvízlé obchody před revizí prodejního procesu.
Funguje to nejlépe, když je prodejní proces již definován a tým potřebuje lepší přehled o tom, co se změnilo, které obchody se zadrhávají a kde obchodní zástupci potřebují podporu.
Případ použití: Řídíte pětičlenný prodejní tým. Obchody procházejí fázemi zjišťování, předvedení, návrhu, vyjednávání a uzavření. Potřebujete vidět aktivitu každého obchodního zástupce, další krok u každého obchodu, pravděpodobnost uzavření obchodu a týdenní změny v prodejním procesu. Tuto šablonu použijte ke sledování prodejní činnosti jako úkolů, přesouvání obchodů mezi fázemi a kontrole dashboardů před každou schůzkou týkající se prodejního procesu.
Proč používat tuto šablonu CRM?
- Spravujte potenciální zákazníky od prvního kontaktu až po uzavření obchodu
- Sledujte každou obchodní příležitost podle fáze prodeje
- Přidejte hodnotu, pravděpodobnost, datum uzavření, vlastníka, prioritu a důvod ztráty
- Sledujte konverzace, následné kroky a další postup
- Zkontrolujte hodnotu pipeline, úspěšnost, cyklus obchodu a výkon obchodních zástupců v dashboardu
- Pomocí ClickUp Brain můžete shrnout změny v prodejním procesu, označit neaktivní obchody a navrhovat zprávy pro následné kroky přímo z kontextu obchodu
Nejvhodnější pro: Obchodní týmy, které potřebují přehled o číslech v prodejním procesu, přehled o zástupcích a skutečný systém následných kroků.
Přeskočte, pokud: Potřebujete pouze základní seznam klientů. Šablona Simple CRM (č. 2 na tomto seznamu) se nastaví rychleji.
4. Šablona prodejního procesu od ClickUp
Použijte šablonu prodejního procesu od ClickUp, když každá obchodní příležitost vyžaduje jasnou fázi, odpovědnou osobu, hodnotu a datum uzavření. Každý úkol představuje obchodní příležitost a pracovní postup se soustředí na přesun obchodních příležitostí mezi jednotlivými fázemi.
Tato šablona funguje nejlépe, když není hlavním problémem ukládání kontaktů. Hlavní otázkou je: v jaké fázi se právě nachází každá obchodní příležitost?
Případ použití: Váš tým má 40 aktivních obchodních příležitostí a jasný prodejní proces. Zatím nepotřebujete složitost na úrovni účtu. Potřebujete vizuální tabuli, která ukazuje, které obchody jsou nové, kvalifikované, ve fázi nabídky, ve fázi vyjednávání a uzavřené. Pomocí této šablony můžete přetahovat obchody mezi fázemi, sledovat hodnotu, přiřazovat vlastníky a odhalovat neaktivní příležitosti.
Proč používat tuto šablonu CRM?
- Posouvejte obchody mezi fázemi v zobrazení tabule
- Sledujte hodnotu obchodu, datum uzavření, vlastníka, fázi a prioritu
- Zjistěte, které obchody se brzy uzavřou
- Označte obchody, které zůstaly příliš dlouho v jedné fázi
- Sledujte pohyb obchodů v rámci prodejního cyklu
Nejvhodnější pro: Týmy, které chtějí nástroj zaměřený na sledování fází obchodů bez kompletní CRM databáze.
Přeskočte, pokud: Potřebujete spravovat kontakty, společnosti, onboardování nebo historii zpráv zákazníků. Místo toho použijte šablonu CRM od ClickUp (č. 1).
5. Rychlý start: Šablona pro prodej a CRM od ClickUp
Šablona Quick Start: Sales & CRM od ClickUp poskytuje novým uživatelům ClickUp hotovou strukturu pro potenciální zákazníky, obchody, účty, kontakty a prodejní dokumentaci.
Je to ideální řešení, pokud již máte zavedený prodejní proces, ale systém kolem něj se teprve buduje.
Případ použití: Zřizujete prodejní oddělení pro malý startup. Potenciální zákazníci pocházejí z doporučení, ukázek, obsahu a aktivního oslovování. Poznámky o zákaznících jsou uloženy v různých dokumentech. Váš prodejní proces se odehrává převážně v hlavách lidí. Použijte tuto šablonu k vytvoření sdíleného prodejního pracovního prostoru s potenciálními zákazníky, obchodními příležitostmi, účty, kontakty a týmovou wiki.
Proč používat tuto šablonu CRM?
- Zachyťte a třídte přicházející potenciální zákazníky
- Posouvejte příležitosti jasným prodejním procesem
- Uchovávejte údaje o zákaznících na úrovni společnosti v záznamech o účtech
- Sledujte kupující, zastánce a další kontakty v každém obchodě
- Zaznamenejte pravidla kvalifikace, zprávy, poznámky k předání a podrobnosti prodejního procesu do týmové wiki.
- Začněte s funkčním pracovním prostorem pro prodej, místo abyste si každý seznam vytvářeli sami
Nejvhodnější pro: Týmy, které chtějí rychlé a pro začátečníky přívětivé nastavení CRM v ClickUp.
Přeskočte, pokud: již máte zavedený prodejní proces a potřebujete podrobnější reporty, automatizaci nebo správu prodejního procesu. V tom případě se vám bude lépe hodit šablona Sales CRM (č. 3) nebo kompletní šablona CRM (č. 1).
6. Bezplatná šablona CRM tabulky od HubSpot
Bezplatná šablona CRM tabulky od HubSpot se hodí zejména v případě, že vaším hlavním problémem jsou roztříštěné kontaktní údaje. Poskytuje malým týmům dostatečnou strukturu pro kontakty, prodejní aktivity a následné kroky, aniž by vyžadovala kompletní nastavení CRM.
Příklad použití: Jste nezávislý konzultant s 40 aktivními a bývalými klienty. Potřebujete jedno místo, kde budete mít kontaktní údaje, poslední konverzaci, datum dalšího sledování, stav obchodu a poznámky. Přidejte každý kontakt, seřaďte je podle data dalšího sledování každé pondělí a použijte tabulku jako jednoduchý nástroj pro sledování.
Užitečné pravidlo: když obchodní zástupci zapomenou zaznamenat hovory, dojde k dvojímu zaúčtování obchodů nebo trvá kontrola pipeline 45 minut, tabulka už nestačí.
Proč používat tuto šablonu CRM?
- Ukládejte jména, firmy, e-maily, telefonní čísla a poznámky
- Sledujte, v jaké fázi se každý zákazník nebo potenciální zákazník nachází
- Mějte přehled o nadcházejících následných krocích
- Šablonu použijte v Excelu nebo Google Tabulkách
- Zjistěte, která pole, fáze a návyky při následných krocích jsou důležité, než si pořídíte CRM software
Nejvhodnější pro: Freelancery, samostatné zakladatele a malé týmy, které sledují své první vztahy se zákazníky v Excelu nebo Google Sheets.
Přeskočte, pokud: již máte více obchodních zástupců, více vlastníků obchodů nebo jasný prodejní proces. Tato šablona vám pomůže se zorganizovat, ale není určena k řízení celého prodejního procesu.
7. Šablona CRM pro Excel od Pipedrive
Šablona Pipedrive Excel CRM je užitečná pro týmy, které chtějí Excel CRM od společnosti zabývající se prodejním softwarem. Poskytuje zákaznickým údajům, potenciálním zákazníkům a obchodům přehlednější strukturu než prázdný sešit.
Případ použití: Provozujete malou B2B agenturu a systém pro sledování potenciálních zákazníků, který zavedl zakladatel, se stal nepřehledným. Některé obchody mají termíny uzavření. Některé mají poznámky. Některé mají pouze jména a e-maily. Použijte tuto šablonu, abyste každému potenciálnímu zákazníkovi přiřadili stejná pole, fáze a poznámky k obchodu.
Proč používat tuto šablonu CRM?
- Uspořádejte si informace o potenciálních zákaznících a stávajících zákaznících v Excelu
- Sledujte potenciální zákazníky, než se z nich stanou příležitosti
- Seskupte prodejní příležitosti pro snazší přehled
- Nahraďte ad hoc tabulky jednotnými poli a fázemi
- Zachovejte Excel jako hlavní nástroj CRM a zároveň vylepšete jeho strukturu
Nejvhodnější pro: Malé týmy, které již používají Microsoft Excel a chtějí šablonu tabulky postavenou na reálném prodejním procesu.
Přeskočte to, pokud: Váš tým potřebuje provádět úpravy současně. Excel funguje nejlépe, když má jeden jasně určený správce. Jakmile bude třeba, aby několik lidí společně aktualizovalo záznamy, budou Google Tabulky nebo ClickUp přehlednější.
8. Šablona CRM pro Google Tabulky od Zapier
Šablona CRM pro Google Tabulky od Zapier se hodí, když váš tým potřebuje sdílený CRM systém v Google Tabulkách. Zahrnuje údaje o zákaznících, sledování interakcí, ověřování dat a základní přehledy.
Případ použití: Jste tříčlenný tým pracující na dálku, který spravuje příchozí potenciální zákazníky z doporučení, LinkedIn a webových formulářů. Všichni potřebují stejné záznamy o zákaznících, aniž by si museli posílat soubory e-mailem sem a tam. Použijte tuto šablonu ke sledování kontaktů, zaznamenávání hovorů a e-mailů a kontrole aktivit ve sdílené tabulce.
Proč používat tuto šablonu CRM?
- Ukládejte záznamy o zákaznících a potenciálních zákaznících do Google Sheets
- Zaznamenávejte hovory, e-maily, schůzky a následné kroky
- Pomocí ověřování dat udržujte pole čistá
- Vytvořte jednoduchý CRM dashboard z dat v tabulce
- Jakmile budete mít jasno v postupu, propojte Google Tabulky s formuláři, e-mailovými nástroji a upomínkami na následné kroky prostřednictvím Zapieru.
Nejvhodnější pro: Týmy pracující na dálku, které chtějí sdílený CRM systém v Google Sheets se základními přehledy a sledováním interakcí.
Přeskočte to, pokud: Potřebujete oprávnění na úrovni záznamů, vlastnictví prodejních úkolů nebo automatický pohyb v prodejním procesu. Google Tabulky jsou skvělé pro sdílení, ale stále je potřeba, aby někdo dohlížel na správný průběh procesu.
9. Bezplatná šablona prodejního procesu OnePageCRM
Bezplatná šablona prodejního procesu OnePageCRM se hodí, když jsou fáze prodejního procesu důležitější než kompletní databáze zákazníků. Sleduje přehledný prodejní proces v Excelu nebo Google Sheets.
Případ použití: Váš tým používá pět fází: Nový potenciální zákazník, Kvalifikovaný, Návrh odeslán, Vyjednávání a Uzavřeno. Ukládání kontaktů není problém. Problémem je, že nikdo neví, které obchody uvízly na mrtvém bodě. Pomocí této šablony můžete přidat každý obchod, nastavit jeho fázi, přidat hodnotu obchodu a každý týden zkontrolovat pipeline.
Proč používat tuto šablonu CRM?
- Mapujte obchody pomocí přehledného prodejního procesu
- Sledujte, v jaké fázi se každá příležitost nachází
- Zjistěte, které fáze jsou příliš plné nebo příliš prázdné
- Odhadněte tržby z aktivních příležitostí
- Pracujte v Excelu nebo Google Sheets
Nejvhodnější pro: Prodejní týmy, které uvažují v fázích prodejního procesu a potřebují jednoduchý způsob, jak sledovat vývoj obchodů.
Nevhodné pro: Pokud potřebujete kompletní databázi zákazníků. Tato šablona dobře zvládá obchodní příležitosti, ale není navržena pro správu všech kontaktů, účtů a konverzací.
10. Šablona pro CRM prodejního procesu
Šablona Pipeline CRM Free Sales CRM je nejkomplexnější tabulkovou šablonou v tomto seznamu. Zahrnuje kontakty, účty, potenciální zákazníky, obchodní příležitosti, nabídky, faktury a přehledy v samostatných záložkách.
Případ použití: Řídíte prodej v malé servisní firmě a potřebujete mít kontakty, účty, potenciální zákazníky, obchodní příležitosti, nabídky a faktury v jednom sešitu. Základní CRM tabulka je příliš jednoduchá. Placená CRM platforma je příliš složitá. Použijte tuto šablonu ke správě každého typu záznamu na samostatné kartě, aniž byste museli začínat od nuly.
Proč používat tuto šablonu CRM?
- Ukládejte podrobné údaje o jednotlivých potenciálních zákaznících a zákaznících
- Uchovávejte záznamy na úrovni společnosti odděleně od kontaktů
- Sledujte potenciální zákazníky v rané fázi, než se z nich stanou příležitosti
- Spravujte kvalifikované obchody v rámci prodejního procesu
- Zobrazte si aktivní příležitosti podle fáze, hodnoty a předpokládaného data uzavření
- Využijte vestavěné přehledy k hodnocení prodejních aktivit
- Uchovávejte nabídky a faktury v těsné blízkosti dat CRM
Nejvhodnější pro: Malé firmy, které chtějí výkonnější CRM v Excelu nebo Google Sheets, aniž by zatím musely platit za plnohodnotný CRM software.
Přeskočte to, pokud: Chcete něco jednoduchého. Sešit s více záložkami je více, než většina týmů potřebuje, pokud chtějí pouze seznam kontaktů nebo základní nástroj pro sledování prodejního procesu.
Kterou šablonu CRM byste měli použít jako první?
| Pokud potřebujete… | Začněte s touto šablonou |
|---|---|
| Přesuňte kontakty, obchody, úkoly a reporty do jednoho pracovního prostoru | Šablona CRM od ClickUp |
| Nastavte si jednoduchý CRM systém pro malý tým | Jednoduchá šablona CRM od ClickUp |
| Spravujte prodejní kontakty, příležitosti a aktivity obchodních zástupců | Šablona CRM pro prodej od ClickUp |
| Soustřeďte se pouze na pohyb ve fázích prodejního procesu | Šablona prodejního procesu od ClickUp |
| Vytvořte si v ClickUp pracovní prostor pro prodej, který je vhodný i pro začátečníky | Rychlý start: Šablona pro prodej a CRM od ClickUp |
| Sledujte své první zákazníky v jednoduchém listu | Bezplatná šablona CRM tabulky od HubSpot |
| Vytvořte si CRM v Excelu z nativního zdroje CRM | Šablona CRM pro Excel od Pipedrive |
| Sdílejte CRM v Google Tabulkách s týmem | Šablona CRM pro Google Tabulky od Zapier |
| Sledujte pohyb obchodů v jednotlivých fázích prodeje | Bezplatná šablona prodejního procesu OnePageCRM |
| Spravujte komplexnější sešit CRM v tabulkovém procesoru | Pipeline CRM Bezplatná šablona CRM pro prodej |
Kdy byste měli použít šablonu CRM v ClickUp a kdy šablonu CRM v tabulkovém procesoru?
Používejte tabulku, pokud má pipeline na starosti jedna osoba a počet záznamů je přehledný. Jakmile začne více lidí aktualizovat kontakty, přiřazovat následné akce nebo kontrolovat stav pipeline, přejděte na šablonu pracovního prostoru s vlastníky, připomenutími a živými přehledy.
Šablona CRM v ClickUp dává větší smysl, když je třeba, aby záznamy aktualizovalo více lidí, obchody potřebují vlastníky a následné kroky, dashboardy potřebují živá data, neaktivní obchody potřebují připomenutí nebo práce se zákazníky pokračuje i po prodeji.
Použijte toto rozdělení:
- Vyberte si tabulkový CRM, pokud váš CRM slouží hlavně k evidenci.
- Vyberte si šablonu CRM pro ClickUp, pokud vaše CRM potřebuje přidělovat úkoly, spouštět následné akce a zobrazovat aktuální aktivitu v prodejním procesu.
V recenzi ClickUp na G2 popsal jeden ověřený uživatel z řad malých podniků tuto změnu takto:
Možnost mít kompletní přehled o celém svém podnikání v jednom pracovním prostoru. Mohu sledovat všechny otevřené projekty napříč několika značkami, monitorovat své finance, sledovat dlouhodobé cíle a spravovat potenciální zákazníky prostřednictvím vestavěného CRM, a to vše bez nutnosti přepínat mezi nástroji. Jakmile je vše správně nakonfigurováno, stává se z toho skutečné velitelské centrum pro samostatného kreativního profesionála.
Možnost mít kompletní přehled o celém svém podnikání v jednom pracovním prostoru. Mohu sledovat všechny otevřené projekty napříč několika značkami, monitorovat své finance, sledovat dlouhodobé cíle a spravovat potenciální zákazníky prostřednictvím integrovaného CRM, a to vše bez nutnosti přepínat mezi nástroji. Jakmile je vše správně nakonfigurováno, stává se z toho skutečné velitelské centrum pro samostatného kreativního profesionála.
To je ten skutečný rozdíl. CRM je tam, kde se odehrává zbytek práce, místo aby leželo v samostatném souboru, na jehož otevření si někdo musí vzpomenout.
Proč většina šablon CRM selže v prvním čtvrtletí
Většina neúspěchů CRM nezačíná chybějícími funkcemi. Začínají tím, že tým zavede systém, ale nadále pracuje způsobem, který jej obchází.
Zavedení systémů Siebel CRM, SAP a Manugistics společností Hershey v roce 1999 ukazuje, jak tento problém ovlivňuje podnikové giganty. Společnost uspěchala velký systémový projekt před příchodem roku 2000 a spustila jej ještě před halloweenskou sezónou. Jak dokumentoval časopis CIO Magazine, společnost Hershey nebyla schopna splnit objednávky v hodnotě 100 milionů dolarů na čokoládky Kisses a Jolly Ranchers během jednoho ze svých největších prodejních období.
Toto poučení platí i pro menší týmy: nový systém mění způsob, jakým lidé pracují. Pokud zůstane pracovní postup kolem něj nejasný, CRM se promění v zastaralý adresář.
Bill Band, hlavní analytik ve společnosti Forrester Research, tento vzorec popsal přímo:
Mnoho firem po zavedení online CRM softwaru automaticky předpokládá, že se zvýší jejich prodej a efektivita. Pokračují ve svém podnikání jako obvykle a čekají, co se stane. Po několika měsících, kdy se očekávané výsledky nedostaví, je CRM označeno za neúspěch. Upadne v zapomnění nebo se stane jen přeceňovaným adresářem.
Mnoho firem po zavedení online CRM softwaru automaticky předpokládá, že se zvýší jejich prodej a efektivita. Pokračují ve svém podnikání jako obvykle a čekají, co se stane. Po několika měsících, kdy se očekávané výsledky nedostaví, je CRM označeno za neúspěch. Upadne v zapomnění nebo se z něj stane jen přeceňovaný adresář.
Obchodní zástupci popisují stejnou situaci z první linie. V diskuzním vlákně na r/sales jeden oblastní manažer zodpovědný za přibližně 1 100 prodejen popsal přechod z poznámek v Excelu na CRM, který práci ve skutečnosti zpomalil:
Trvá mi 10 sekund, než se dostanu na úvodní stránku, a když hledám věci, které jsou ZŘEJMĚ v našem systému, hned se mi nezobrazí.
Trvá mi 10 sekund, než se dostanu na úvodní stránku, a když hledám věci, které jsou ZŘEJMĚ v našem systému, hned se mi nezobrazí.
Jiný komentátor na r/CRMSoftware to vyjádřil ještě jasněji: majitelé malých podniků se často dostávají do potíží, „protože se snaží systém nastavit jako podnikový příliš brzy“. Na začátku jsou jednoduché fáze a pevné návyky důležitější než funkce.
Tři typy selhání se opakují znovu a znovu:
- Šablona je seznam, nikoli pracovní postupObchodní zástupce přidá kontakt a vyplní pole, ale nic se neděje dál. Neexistuje žádný úkol pro následnou komunikaci, upozornění na neaktivní obchod ani propojení mezi kontaktem a další akcí
- Rozdíly v definicích fází„Kvalifikovaný“ znamená pro různé obchodní zástupce různé věci. Ve druhém měsíci přestávají čísla v prodejním procesu odpovídat realitě a prognózy se stávají pouhými odhady
- Nikdo nemá na starosti správu datZáznamy se duplikují. Pole pro volný text se množí. „Closed Won“, „won“ a „WON“ narušují filtry a přehledy. Tým CRM méně důvěřuje, méně ho aktualizuje a cyklus pokračuje
Šablony CRM mohou fungovat, pokud jsou jasně stanoveny související postupy: jeden odpovědný za každou obchodní příležitost, sdílené definice fází, další krok u každé příležitosti a týdenní revize.
Průzkum ClickUp zjistil, že 92 % znalostních pracovníků riskuje ztrátu důležitých rozhodnutí v chatu, e-mailech a tabulkách. Následné akce v CRM představují stejné riziko: pokud obchodní zástupce označí potenciálního zákazníka ve Slacku, ale nikdo nevytvoří úkol, další krok zmizí.
Právě v tom pomáhají šablony CRM integrované do pracovního prostoru. V ClickUp mohou týmy převádět chatové zprávy, komentáře k úkolům, dokumenty a e-maily na sledovatelné úkoly, takže následné akce získají odpovědnou osobu a termín splnění.
Podrobnější návod najdete ve videu, které ukazuje, jak chyby při nastavení CRM promění užitečné systémy v neaktuální seznamy kontaktů:
Podrobnější návod najdete ve videu, které ukazuje, jak chyby při nastavení CRM promění užitečné systémy v neaktuální seznamy kontaktů:
Jak zajistit, aby se šablona CRM ujala?
Šablony CRM selhávají z předvídatelných důvodů: nejasné fáze, zastaralé záznamy, zmeškané následné akce a slabá odpovědnost. Tyto opravy fungují bez ohledu na to, zda používáte Excel, Google Sheets nebo ClickUp.
1. Nastavte si fáze obchodů ještě před otevřením šablony
Většina šablon obsahuje obecné fáze. Přejmenujte je tak, aby odpovídaly vašemu skutečnému prodejnímu procesu, než tým začne šablonu používat.
Šablona, která odráží váš prodejní proces, se používá. Šablona, která nutí váš tým do procesu někoho jiného, je rychle opuštěna.
2. Přidejte do každé obchodní příležitosti pole „Další akce“
Nejužitečnějším polem v jakékoli šabloně CRM je položka „Další akce“ s termínem splnění.
Bez toho je vaše CRM jen záznamem toho, co se stalo. S tím je vaše CRM seznamem toho, co je třeba dnes udělat.
3. Nastavte si týdenní frekvenci revize pipeline
Šablona CRM zůstává přesná pouze tehdy, když ji někdo zkontroluje. Vyhraďte si každý týden čas na aktualizaci fází prodejního procesu, vyřazení neuskutečnitelných obchodů a kontrolu dalších kroků.
Hodnota prodejního procesu, úspěšnost, průměrná délka obchodního cyklu a míra konverze mají smysl pouze tehdy, jsou-li podkladová data aktuální.
4. Používejte rozevírací seznamy pro každé pole kategorie
Pole pro volný text znepřehledňují reporty. „Uzavřeno“, „Uzavřeno – vyhráno“, „Vyhráno“ a „Uzavřeno“ mohou pro člověka znamenat totéž, ale narušují filtry, vzorce a dashboardy.
Využijte ověřování dat v Excelu nebo Google Sheets. Využijte vlastní pole ClickUp s nastavenými možnostmi přímo v ClickUp.
5. Odstraňte pole, která nebudete používat
Každé pole ve vaší šabloně CRM by mělo podporovat rozhodnutí nebo akci. Pokud shromažďujete údaje o „odvětví“, ale nikdy je podle nich netřídíte, nevytváříte z nich přehledy ani je podle nich neupřednostňujete, pole smažte.
Přehledný CRM systém je lepší než přeplněný.
6. Nejprve automatizujte následné kroky
Začněte s jednou automatizací.
V ClickUp můžete vytvořit úkol pro následnou komunikaci, když obchod postoupí do další fáze, nebo upozornit vlastníka, když uplyne termín uzavření.
V tabulkách použijte podmíněné formátování k označení neaktivních kontaktů, zpožděných následných akcí a vysoce hodnotných obchodů, které ztrácejí na zajímavosti.
7. Naplánujte si migraci včas
Šablony CRM v tabulkách jsou obvykle výchozím bodem. Než dosáhnete několika stovek záznamů, rozhodněte se, co bude dál: zůstanete v tabulce, přejdete do ClickUp nebo si pořídíte specializovaný CRM software.
Nečekejte, až bude tabulka plná duplicit, nefunkčních vzorců a neplatných obchodů. Jakmile jsou data neuspořádaná, stává se migrace mnohem obtížnější.
Vytvořte šablonu CRM, kterou bude váš tým používat i nadále
Šablona CRM funguje, pokud pomáhá vašemu týmu rychle odpovědět na čtyři otázky:
- Komu se to týká?
- V jaké fázi se vztah nachází?
- Co je třeba udělat dál?
- Kdo má na starosti další krok?
Šablony tabulek mohou na tyto otázky odpovědět pro jednoduché týmy. Šablony ClickUp na ně odpovídají a zároveň propojují záznamy CRM s úkoly, vlastníky, dashboardy, dokumenty a zprávami.
Použijte tabulku, pokud je vaše CRM hlavně záznamem. Použijte ClickUp, pokud vaše CRM potřebuje spravovat následnou práci.
Vytvořte si vlastní CRM v ClickUp. Začněte zdarma.
Často kladené otázky týkající se šablon CRM
1. Jaký je rozdíl mezi šablonou CRM a nástrojem CRM?
Šablona CRM je předem připravená struktura pro sledování kontaktů, obchodů, následných kroků a poznámek o zákaznících. Může být uložena v tabulce, pracovním prostoru ClickUp nebo sešitu.
Nástroj CRM je specializovaný software s pokročilejšími funkcemi, jako je sledování e-mailů, hodnocení potenciálních zákazníků, automatizace a reportování tržeb. Šablony umožňují rychlejší start. Nástroje CRM jsou účinnější, když je váš proces již vyspělý.
2. Potřebuji CRM, pokud mám jen pár klientů?
Pokud máte jen pár klientů, možná nepotřebujete plnohodnotný CRM nástroj. K sledování kontaktních údajů, posledních konverzací, dalších následných kroků a otevřených příležitostí obvykle stačí jednoduchá šablona CRM.
Přejděte na strukturovanější CRM, pokud začnete opomíjet následné kroky, sdílet účty s kolegy nebo spravovat více obchodů najednou.
3. Co by měla šablona CRM obsahovat?
Šablona CRM by měla obsahovat minimálně jméno kontaktu, společnost, e-mail, telefon, zdroj potenciálního zákazníka, fázi obchodu, hodnotu obchodu, další akci, datum další akce a vlastníka.
Všechno, co přesahuje tyto oblasti, by mělo podporovat konkrétní rozhodnutí. Sledování „odvětví“ je zbytečné, pokud podle něj nikdy nefiltrujete, nestanovujete priority ani nevytváříte zprávy. Nejvíce opomíjeným polem je „Další akce“ s termínem splnění, protože díky ní se CRM mění z pouhého záznamu na systém pro sledování.
4. Jak si vytvořím vlastní šablonu CRM od základu?
Začněte s jedním listem a přidejte tyto sloupce: Kontakt, Společnost, Fáze, Hodnota, Další akce, Datum další akce, Vlastník, Poznámky. Pro sloupce Fáze a Vlastník použijte ověření dat pomocí rozevíracího seznamu. Jako výchozí zobrazení použijte seřazení podle data další akce. Do kalendáře si přidejte blok pro týdenní revizi.
5. Jaký je rozdíl mezi šablonou CRM a šablonou prodejního procesu?
Šablona CRM sleduje celý vztah se zákazníkem: kontakty, účty, každou interakci a práci po prodeji. Šablona prodejního procesu sleduje pouze obchody v jednotlivých fázích. Pokud potřebujete přesně vědět, s kým komunikujete, potřebujete CRM. Pokud potřebujete znát pouze aktuální stav každého obchodu, je šablona prodejního procesu rychlejší a jednodušší.