Jak vytvořit vlastní CRM v ClickUp

Jen tak ze zvědavosti, proč si vytváříte vlastní CRM?

Nahradí to obrovský soubor v rohu vašeho stolu? Nebo žonglujete s příliš mnoha drahými digitálními nástroji?

Je dobře, že jsme se našli, protože ClickUp netoleruje nedotažené procesy ani peněžní skřítky. 👹 💰

Představte si platformu, která funguje stejně jako váš mozek, bez ohledu na to, v jakém oddělení nebo kde se nacházíte. Vše, co potřebujete vědět o vytvoření vlastního CRM systému, najdete v ClickUp, takže můžete začít podnikat ještě dnes.

Samotná existence CRM platformy ještě neznamená automatický úspěch. Jak tedy poznáte, zda je CRM v ClickUp pro vás to pravé? Záleží na flexibilitě integrace lidí a softwaru pod jednou virtuální střechou. To budete chtít.

Co je CRM?

CRM, neboli Customer Relationship Management (řízení vztahů se zákazníky), je systém pro správu každodenní komunikace a dat od potenciálních zákazníků, kontaktů a stávajících zákazníků. Moderní CRM je živá databáze zákazníků s šablonami, automatickým sledováním a reportováním, která nahrazuje nudné tabulky a e-maily. V jádru CRM transformuje podniky tak, aby se staly méně transakčními a více zaměřenými na zákazníka.

Problém je, že kontakty pocházejí z nesčetných zdrojů, jako je Linkedin a spontánní telefonáty. Nechat dobrý kontakt nebo cenného zákazníka bez odpovědi v doručené poště může vést k velkým problémům. Pro firmy je obtížné růst a rozšiřovat se, pokud plýtvají energií na administrativu, vzpomínání a dohady.

CRM vám může pomoci generovat vyšší příjmy, budovat podpůrné vztahy a zvyšovat kvalitu potenciálních zákazníků a kampaní – pokud máte k dispozici správné procesy a nástroje. A právě zde přichází na řadu ClickUp! ⚡️🌐

Jak vytvořit CRM v ClickUp

Pokud již máte bezplatný účet ClickUp, připojte se ke mně v tomto podrobném průvodci! Za chvilku budete mít funkční CRM. ⏳

Krok 1: Stáhněte si šablonu CRM ClickUp

Začněte stažením šablony CRM od ClickUp!

Zobrazí se okno, ve kterém si můžete vybrat, zda chcete vytvořit nový prostor, nebo použít existující prostor ve svém účtu k uložení složky CRM. Volba je na vás! ♠️

Krok 2: Přidejte zobrazení pro správu a prioritizaci kontaktů

Vidíte předem nahrané příklady úkolů klientů? Než přidáte svá skutečná data, použijeme tyto úkoly k otestování různých zobrazení, která preferujete pro strukturu svého CRM. Tímto způsobem nebudeme pracovat s citlivými daty a budeme mít svobodu si hrát jako děti v pískovišti a stavět úžasné věci. 🏖

Zobrazení, které vidíte, je zobrazení seznamu – výchozí zobrazení šablony CRM. Předpokládejme, že dáváte přednost vizuálnímu přístupu ke správě svých úkolů. V takovém případě můžete snadno přepínat mezi různými zobrazeními, včetně:

Zobrazení ClickUp Board. Úkoly jsou ve výchozím nastavení seskupeny do sloupců podle stavu, přičemž v levé části se zobrazují potenciální zákazníci v rané fázi a v pravé části uzavřené a získané účty.

Zobrazení kalendáře ClickUp. Vaše oblíbené místo pro vše, co se týká plánování, kde můžete sledovat schůzky s klienty, abyste byli vždy připraveni navázat kontakt s potenciálními zákazníky.

Zobrazení tabulky ClickUp. Všechny relevantní informace o vašich účtech jsou přehledně uspořádány v tabulce, ve které se snadno orientuje.

Pokud s ClickUp teprve začínáte, podívejte se na toto krátké úvodní video o úkolech a zobrazeních v ClickUp! ⬇️

Krok 3: Vytvořte vlastní stavy, abyste přizpůsobili každý pracovní postup

Jsme v polovině nastavení! Pojďme se přesunout do oblasti, kde se plně projeví skutečné přizpůsobení: vlastní stavy v ClickUp!

Využijte předdefinované stavy CRM workflow v šabloně nebo si vytvořte vlastní. Tento krok nevynechávejte.

Je důležité, aby tyto stavy poskytovaly rychlý a jasný kontext o fázi, ve které se úkol nachází. Hrají také důležitou roli při reportování, protože poskytují přehled o úzkých místech procesu, alokaci zdrojů a délce cyklu každé fáze v pipeline.

Jak přidat a upravit vlastní stavy

1. Najeďte kurzorem na název stavu a klikněte na tlačítko s třemi tečkami > Spravovat stavy

2. Zadejte název nového stavu nebo upravte stav (nezapomeňte přidat emodži, proč ne?). Pomocí vzorníku barev můžete změnit výchozí barvu nebo kliknout na ikonu kapátka pro více barevných možností! Až budete se stavy svého CRM spokojeni, klikněte na Uložit.

Pokračujeme dál – vlastní pole!

Krok 4: Získejte nejdůležitější informace do zobrazení pomocí vlastních polí

Díky vlastním polím v ClickUp můžete zvýšit svou produktivitu až desetinásobně. Tato funkce umožňuje přidávat jakékoli informace o úkolech do zobrazení! Nebudete muset otevírat a zavírat jednotlivé úkoly, abyste našli tu jednu informaci – datum dalšího kroku, e-mail, velikost účtu atd.

Kromě předem nahraných vlastních polí ve vaší šabloně CRM vyzkoušejte také tato další oblíbená pole pro CRM:

Vzhledem k tomu, že šablona CRM již obsahuje základní vlastní pole související s CRM, zobrazíme je v zobrazení seznamu!

Jak zobrazit/skrýt vlastní pole v zobrazení seznamu

1. Klikněte na ikonu +.

2. Vyberte Zobrazit/Skrýt

3. Přejděte dolů v nabídce a vyberte libovolná vlastní pole z části Pole ve složce . Vlastní pole, na která kliknete, se přesunou do kategorie Zobrazit pole v horní části! Naopak, pokud nechcete vidět konkrétní vlastní pole, klikněte na jeho název v kategorii Zobrazit pole a bude z zobrazení odstraněno.

V tuto chvíli máme nastaveny základy CRM: zobrazení a vlastní pole! 🙌

Krok 5: Vytvářejte úkoly s vašimi daty

Jsme v cílové rovince! Přidejme do CRM tvá skutečná data vytvořením úkolů. Nový úkol můžeš vytvořit třemi způsoby:

Pokud chcete importovat data ze souboru nebo jiných aplikací pro správu projektů, podívejte se na našeho průvodce Importem do ClickUp!

Dejte si dostatek času na projití svých úkolů. Pokud máte před sebou hromadu dat, odložte práci a udělejte si asi 10minutovou přestávku na tanec. 🕺

Krok 6: Spojte se jako jeden tým pomocí relačních databází v CRM

Můžete se zde zastavit a začít používat svůj nový CRM systém v ClickUp. Nebo můžete jít ještě o krok dál a využít funkci ClickUp Relationships.

Je to příliš dobré, abyste si to nechali ujít. Zde můžete vytvářet jednoduché propojení mezi souvisejícími úkoly ve svém pracovním prostoru nebo vytvářet pokročilé databáze pomocí vztahů mezi různými seznamy (účty, kontakty, příležitosti atd.). To budete chtít.

Zde je přehled relačních databází v ClickUp a důvodů, proč vždycky porážejí tabulky: Vztahy vám umožňují snadno přecházet mezi souvisejícími úkoly a dokumenty, aniž byste museli otevírat další kartu v prohlížeči.

Společnost (úkol) ⇔ Kontakt A (úkol) ⇔ Kontakt B (úkol) ⇔ Dokumentace nabídek (dok.)

Jak přidat vztah z pohledu úkolu

1. Přejděte dolů do sekce Vztahy.

2. Klikněte na tlačítko +Přidat vztah.

3. Vyberte libovolný úkol z rozevíracího menu nebo použijte vyhledávací lištu k vyhledání úkolu.

Podívejte se na tyto alternativy CRM!

5 tipů, jak co nejlépe využít CRM v ClickUp

Vše, co jste se dosud naučili, vám poskytuje kroky potřebné k vytvoření CRM v ClickUp. Ale pokud vás znám tak, jak si myslím, že vás znám, jste zvědaví, jak ClickUp využít ještě více – a to respektuji. Tyto tipy posunou vaše CRM v ClickUp z dobrého na skvělé.

Tip 1: Propojte ClickUp se svými oblíbenými aplikacemi a stihněte více za méně času.

V současné době přepínáte mezi několika kanály, které zaplňují vaši pracovní plochu. Není to nejproduktivnější způsob, jak trávit svůj drahocenný čas a využívat své schopnosti. Integrace ClickUp zvyšuje hodnotu vašich osobních a týmových pracovních postupů, protože slouží jako správce úkolů i komunikační nástroj! Zde jsou integrace ClickUp s některými z vašich oblíbených aplikací:

Loom: Vložte odkaz na záznam obrazovky Loom do popisu úkolu nebo nového komentáře a vložte video přímo do ClickUp.

Google Kalendář: Synchronizujte ClickUp s Google Kalendářem a automaticky provádějte změny v reálném čase.

Front: rychle propojujte, vytvářejte a přecházejte mezi úkoly v ClickUp a tikety ve Front pro snadnou správu doručené pošty.

Slack: automaticky rozbalte každý odkaz ClickUp, který zveřejníte, s bohatými informacemi a akcemi.

Calendly: automaticky vytvářejte úkoly v ClickUp se všemi informacemi o schůzce.

Zoom: pořádávejte schůzky kdekoli na světě přímo z úkolu ClickUp.

Tip 2: Přístup k vaší práci odkudkoli

Nosit s sebou pětikilový notebook je někde v první desítce mého seznamu „Věci, bez kterých se obejdu“. Znáte to taky?

Mobilní řešení jsou v dnešním světě práce na dálku důležitější a očekávanější než kdy jindy, a to nejen proto, aby přilákala a udržela talenty, ale také aby umožnila členům týmu vykonávat svou práci a zůstat informováni odkudkoli. Prostřednictvím mobilní aplikace ClickUp máte přístup ke svým úkolům, kalendářům, dokumentům, dashboardům (více o tom v tipu 5!) a řadě dalších funkcí, takže jste vždy připojeni, ať jste kdekoli. 🌎

Nastavujte připomenutí, poznamenejte si úkoly po hovoru se zákazníkem nebo přesouvejte úkoly v rámci procesu pouhým pohybem prstu. A díky komplexnímu zabezpečení ClickUp budete mít jistotu, že vaše data jsou v bezpečí!

Tip 3: Automatizujte administrativní práci, abyste měli více času na interakci se zákazníky

Nezaložili jste ani se nepřipojili k organizaci, abyste byli celý den připoutáni k obrazovce počítače a zadávali data! Automatizace CRM je nezbytnou součástí pracovního postupu a ClickUp má všechny nástroje, které vám pomohou soustředit se na strategické úkoly. Podívejme se na tři automatizace ClickUp, které můžete přidat do svého nově vytvořeného CRM a začít tak hned šetřit čas:

ClickUp za vás provede následné kroky a odešle váš personalizovaný uvítací e-mail pokaždé, když je odeslán kontaktní formulář nebo když sami přidáte úkol!

Když se stav úkolu změní na další fázi cesty zákazníka, ClickUp automaticky přiřadí nového vlastníka úkolu. Jedná se o malý opakující se krok, který urychlí přechod odpovědnosti!

Pokud je součástí vašich standardních postupů informovat partnera z účetního oddělení o okamžitém přijetí platby od zákazníka, ClickUp mu pošle komentář @mention, aby ho o této aktualizaci informoval. Partner může otevřít úkol a reagovat pomocí emodži jako potvrzení nebo odpovědět. A to nejlepší? Už žádné e-mailové vlákna!

Tip 4: Zřídit interní wiki pro konzistentní a průběžné školení zaměstnanců

Existuje někde na sdíleném disku vašeho týmu dokument Word s názvem „Sales_Process_v28“? Jako samostatný dokument představuje pro členy týmu další krok (a kartu v prohlížeči). Tento jediný zdroj pravdivých informací by měl být živým dokumentem, který je přístupný v rámci vašeho CRM.

Vstupte do ClickUp Docs. Zde je jen malý náhled toho, co můžete s touto nativní funkcí dělat:

Ještě jedna věc... pamatujete si funkci Vztahy, kterou jsme zmínili dříve v našem průvodci? Můžete zmínit a propojit úkoly a dokumenty s referenčními informacemi a akčními položkami. To se vám bude hodit. 💜

Tip 5: Analyzujte data a procesy pomocí intuitivního reportingu

CRM dashboard v ClickUp je dokonalým přehledem nejdůležitějších metrik, které člen týmu nebo stakeholder potřebuje v daném okamžiku.

Potřebujete kontrolovat pokrok jednotlivých členů týmu při plnění prodejních cílů? Potřebuje programový manažer týdenní zprávu, aby mohl posoudit zlepšení procesů? Můžete vytvořit různé dashboardy přizpůsobené konkrétnímu publiku, které vám poskytnou přehled na zavolání.

Dashboardy ClickUp zobrazují komunikační a informační grafy, které v reálném čase zobrazují aktuální dění. Úroveň přizpůsobení a soukromí je zcela na vás!

Podívejte se na článek Průvodce pro začátečníky k dashboardům v ClickUp, kde se dozvíte, jak nastavit dashboard. (Sdílíme také tipy, jak uspořádat widgety tak, abyste vytvořili vizuální hierarchii a rovnováhu. A k tomu nemusíte být designéři!)

Související: CRM reporting: Jak vytvořit CRM reporty pro váš prodejní tým

Vyhrajte den s ClickUp

Příteli, naše dobrodružství s vytvářením CRM mě bavilo a doufám, že se cítíš nadšený a máš větší podporu k dosažení svých cílů!

V následujících týdnech a měsících pokračujte v přidávání a vylepšování svého CRM v ClickUp, aby odráželo růst a potřeby vašeho podnikání. ClickUp nebyl navržen pro první verzi vašeho CRM, ale pro druhou, třetí a všechny další verze!

Pokud vás zajímá, jak lze ClickUp přizpůsobit vašim konkrétním potřebám, neváhejte se obrátit na náš tým odborníků, kteří vám poskytnou další informace!