{ „@context“: „http://schema. org“, „@type“: „FAQPage“, „mainEntity“: [ { „@type“: „Question“, „name“: „Co je šablona záznamu hovorů?“, „acceptedAnswer“: { „@type“: „Answer“, „text“: „Šablona záznamu hovoru je přizpůsobitelný dokument, který vám umožňuje zaznamenávat a sledovat různé formy komunikace, jako jsou telefonní hovory, osobní rozhovory a e-maily.“ } } ] }
Představte si, že jste právě měli telefonát s potenciálním klientem, který projevil zájem o vaše služby. Později si přečtete e-mail od jiného klienta, který měl dotazy a chtěl více informací.
Uplyne týden a vy se snažíte vzpomenout si na podrobnosti toho rozhovoru. A nekonečně procházíte svou doručenou poštu a hledáte ten jeden e-mail. To je ale frustrace! ?
Co kdybyste měli jednoduchý a přehledný způsob, jak dokumentovat každý kontakt s externí komunikací? Právě v tom vám pomohou šablony záznamů hovorů. Pomohou vám vést přehledný a komplexní záznam vašich telefonních hovorů, e-mailů a dalších interakcí.
V tomto článku vám představíme 10 bezplatných a tisknutelných šablon pro záznamy hovorů v Excelu a ClickUp, díky kterým zefektivníte komunikaci, zvýšíte produktivitu a zajistíte, že vám neuniknou žádné důležité informace. Pojďme na to! ?
⏰ 60sekundové shrnutí
Zde je 10 nejlepších šablon pro záznamy hovorů, které vám pomohou strukturovaně sledovat komunikaci:
- Šablona záznamu prodejních hovorů ClickUp
- Šablona prodejního procesu ClickUp
- Šablona formuláře pro kontakt se zákazníkem v ClickUp
- Šablona pro eskalaci zákaznického servisu ClickUp
- Šablona pro správu zákaznických služeb ClickUp
- Šablona ClickUp pro zjišťování informací o zákaznících
- Šablona protokolu konverzace ClickUp
- Šablona protokolu hovorů s klienty pro Excel od Template Lab
- Šablona telefonního záznamu Docs Media od Template. Net
- Šablona denního záznamu hovorů pro Word od Template. Net
Co je šablona záznamu hovorů?
Šablona záznamu hovorů je přizpůsobitelný dokument, který vám umožňuje zaznamenávat a sledovat různé formy komunikace, jako jsou telefonní hovory, osobní rozhovory a e-maily. Ačkoli ji může používat kdokoli, obvykle ji využívají telemarketingové, prodejní a zákaznické týmy k strukturovanému a organizovanému sledování své komunikace.
Šablony záznamů hovorů zaznamenávají informace, jako je datum a čas interakce, jméno volajícího nebo odesílatele, jejich kontaktní údaje, účel interakce a veškeré relevantní poznámky nebo následné akce. Díky tomuto důkladnému vedení záznamů je snadné vyhledávat minulé diskuse, budovat silnější vztahy s klienty a mít přehled o důležitých úkolech a závazcích. ?
Co dělá šablonu záznamu hovorů dobrou?
Pokud jde o zaznamenávání a správu vašich externích interakcí, dobrá šablona pro záznamy hovorů pomáhá realizovat projekty a zlepšovat komunikační toky. Ale co přesně dělá šablonu pro záznamy hovorů „dobrou“? Podívejme se na klíčové vlastnosti, na které je třeba dbát:
- Dobře strukturované rozvržení: Šablona by měla mít jednoduché a přehledné rozvržení s jasně označenými sekcemi, které vám umožní snadno zadávat a vyhledávat potřebné informace.
- Rozsáhlé shromažďování dat: Šablona by měla zachycovat relevantní podrobnosti, jako jsou kontaktní údaje, délka hovoru, poznámky a případné následné kroky.
- Uživatelsky přívětivý design: Hledejte šablony, které upřednostňují jednoduchost, přehlednost a plynulou navigaci. Tak se můžete soustředit na sledování svých interakcí a ušetříte si frustraci a zbytečně ztracený čas.
- Flexibilita a přizpůsobení: Ať už jde o přidání dalších polí nebo úpravy v souladu s vaší značkou, dobrá šablona by vám měla poskytnout svobodu a flexibilitu při přizpůsobování vašim konkrétním potřebám.
- Pohodlný přístup: Dobrá šablona pro záznamy hovorů by měla být snadno přístupná, kdykoli ji potřebujete. Ať už je to na vašem počítači, tabletu nebo telefonu, měla by být dostupná pouhým kliknutím.
10 šablon pro záznamy hovorů, které můžete použít
Ať už chcete sledovat příchozí a odchozí hovory, dotazy klientů nebo si prostě jen vést záznamy o svých konverzacích, správná šablona pro záznamy hovorů může být rozhodujícím faktorem.
Naštěstí nemusíte vytvářet šablonu od nuly ani trávit nekonečné hodiny hledáním té správné. My jsme tu práci udělali za vás, takže vy už nemusíte! Zde je náš seznam 10 nejlepších šablon pro záznamy hovorů, které můžete používat letos i v dalších letech! ✨
1. Šablona záznamu prodejních hovorů ClickUp
Bolí vás hlava při pomyšlení na správu prodejních hovorů pomocí spousty tabulek, roztroušených poznámek a ztracených skriptů? Pokud ano, pak je tato šablona záznamu prodejních hovorů právě pro vás.
Šablona ClickUp Sales Calls Template je dodávána ve složce, která obsahuje vše, co potřebujete k zefektivnění svých obchodních hovorů. Uvnitř najdete dva seznamy – sledovač obchodních hovorů a skripty hovorů. Sledovač obchodních hovorů vám umožňuje zaznamenávat klíčové informace o klientech, jako je jméno, adresa, e-mail, webová stránka a typ obchodního hovoru.
K dispozici je také zobrazení kalendáře, díky kterému vám nic neunikne. Plánujte nadcházející obchodní hovory, nabídky a následné kroky a dostávejte včasná upozornění, jak se blíží termíny. ⏰
A zmínili jsme už zobrazení na mapě? Poskytuje vám přehled o tom, jak se vaše obchodní hovory rozprostírají v různých lokalitách. Je to perfektní nástroj, pokud chcete optimalizovat plánování území, efektivně přidělovat zdroje nebo identifikovat potenciální oblasti pro expanzi na trhu.
A teď si povíme něco o automatizaci, ano? Každý nový záznam nebo změna stavu spustí použití odpovídajícího skriptu ze seznamu skriptů hovorů, takže již není nutné skripty ručně vyhledávat.
Stejně jako všechny šablony ClickUp je i tato šablona dodávána s uživatelskou příručkou a je plně přizpůsobitelná, takže můžete přidávat, upravovat nebo odebírat funkce podle svých potřeb. ?️
2. Šablona prodejního procesu ClickUp
Šablona ClickUp Sales Pipeline je komplexnější verzí předchozí šablony. Můžete spravovat své prodejní kanály a účty na jednom místě!
Sekce správy pipeline vám umožňuje zachytit nové potenciální zákazníky pomocí formulářů ClickUp a shromažďovat odpovědi přímo v horní části vaší prodejní pipeline. Odtud můžete nové potenciální zákazníky přesouvat mezi různými fázemi vaší pipeline. A pokud chcete tento proces optimalizovat, můžete přepnout do zobrazení Tým, kde si můžete vizualizovat pracovní kapacitu svého týmu a strategicky přerozdělit pracovní zátěž.
Jakmile získáte klienta, automaticky se přesune do sekce správy účtů, kde je spárován s členy týmu účtů.
Účetní tým může seskupit a vizualizovat své současné klienty podle priority (nízká, střední a vysoká), stavu (začleňování, péče, vyžaduje pozornost a obnoveno) a zapojení (aktivní, neaktivní a ohrožené). To jim umožňuje strategicky stanovit priority svých činností a poskytovat každému klientovi výjimečné služby podle jeho konkrétních potřeb. ?
A když klienti neobnoví své služby, jsou opět automaticky přesunuti do sekce bývalých klientů.
Ale to není vše! Pomocí zobrazení Doc můžete vytvářet, sdílet a spolupracovat v reálném čase na standardních operačních postupech (SOP) se svým týmem. Tím zajistíte centralizovanou dokumentaci a plynulé sdílení znalostí ve vaší společnosti.
Najděte správný rytmus schůzek pro svůj tým!
3. Šablona kontaktního formuláře pro zákazníky ClickUp
Zvládání dotazů zákazníků z vašeho webu, e-mailů a správa platforem sociálních médií může připomínat snahu nahánět kočky. Neustálé přecházení sem a tam, roztroušené zprávy a neúnavné úsilí zůstat v obraze vás mohou přivést do stavu, kdy se budete cítit přetížení a vyčerpaní.
Naštěstí je šablona formuláře pro kontakt se zákazníky ClickUp navržena tak, aby do tohoto chaosu vnesla pořádek. Získáte formulář pro kontakt se zákazníky, který můžete vložit na svůj web, sdílet prostřednictvím e-mailů nebo dokonce propagovat na sociálních médiích.
Když zákazník vyplní kontaktní formulář, jeho údaje se uloží do souhrnného seznamu kontaktů a přiřadí se jim stav Nová žádost. Odtud můžete dotaz přiřadit členovi týmu a nastavit termín splnění a úroveň priority. Kromě toho můžete pomocí zobrazení tabule spravovat a sledovat stav každého dotazu (Nová žádost, Ve zpracování, Blokováno a Dokončeno).
Pomocí této šablony získáte zpět kontrolu nad dotazy zákazníků. Centralizujte všechny důležité údaje o svých uživatelích, pracujte na řešení problémů, zlepšujte kvalitu služeb a posilujte řízení vztahů se zákazníky (CRM). ?
4. Šablona pro eskalaci zákaznického servisu ClickUp
Pokud vaše firma přijímá velké množství dotazů od zákazníků, které často vyžadují různou úroveň podpory, pak jednoduchá šablona kontaktního formuláře nemusí stačit.
K tomu slouží šablona ClickUp Customer Service Escalation Template. Jejím jádrem je plně přizpůsobitelný formulář protokolu, který vašim klientům umožňuje nahlásit jejich problémy a obavy.
Jejich odpovědi se automaticky zaznamenávají jako tikety na úrovni Tier 1. Problémy můžete vyřešit na této úrovni nebo je eskalovat na úroveň Tier 2, aby se jimi zabýval specializovaný tým zákaznické podpory. U složitějších problémů vám úroveň Tier 3 umožňuje zapojit týmy produktového, vývojového nebo technického oddělení, aby se tyto problémy řešily v budoucích aktualizacích.
Jakmile jsou problémy vyřešeny, mohou být archivovány v seznamu uzavřených ticketů pro budoucí použití. Zapnutím automatizace můžete zefektivnit pohyb dotazů napříč různými úrovněmi eskalace a zajistit tak hladký a efektivní pracovní postup.
Pro efektivní správu pracovní zátěže vašeho týmu obsahuje šablona zobrazení Kapacita týmu. Na první pohled můžete zjistit, kteří členové týmu mohou potřebovat pomoc a kteří mohou vyřizovat zákaznické požadavky, což vám umožní efektivně vyvážit pracovní zátěž.
Vytváření odpovědí zákazníkům může být časově náročné, ale díky funkci předdefinovaných odpovědí si můžete ušetřit stres. Šablona obsahuje 11 předem napsaných e-mailových šablon, které pokrývají různé scénáře, od oslovení frustrovaného zákazníka až po informování o vyřešeném ticketu. Tyto šablony vám ušetří drahocenný čas a zajistí konzistentní a profesionální komunikaci s vašimi zákazníky.
Žádný dotaz zákazníka není příliš malý ani příliš velký a bez ohledu na objem vám tato šablona pomůže udržet se nad vodou a nabídnout výjimečné a personalizované služby každému z vašich zákazníků.
5. Šablona pro správu zákaznických služeb ClickUp
Se šablonou ClickUp pro správu zákaznických služeb získáte to nejlepší z obou světů: jednoduchost šablony kontaktního formuláře a některé pokročilé funkce šablony pro eskalaci služeb.
Podobně jako předchozí šablony má i tato šablona přizpůsobitelný formulář pro zaznamenávání dotazů zákazníků a jejich ukládání na jednom centrálním místě. Odlišuje se však rozmanitostí zobrazení, která nabízí pro efektivní správu. Přepnutím do zobrazení Kategorie můžete rychle procházet související dotazy.
Tato šablona představuje jedinečnou variantu zobrazení tabule s speciálním filtrem „Přiřazeno mně“. Když členové týmu přepnou na toto zobrazení, uvidí pouze úkoly, které jim byly přiřazeny v pracovním postupu, což eliminuje rušivé vlivy a umožňuje soustředěnou práci.
Nastavení automatizace navíc sleduje termíny splatnosti přiřazené ke každému tiketu a vyzývá přiděleného člena týmu, aby podnikl nezbytné kroky k vyřešení tiketu. Tím je zajištěno včasné sledování a proaktivní vyřizování dotazů zákazníků.
Pomocí této šablony můžete zlepšit organizaci, zvýšit možnosti sledování a podpořit spolupráci v týmu.
6. Šablona ClickUp pro zjišťování informací o klientech
Při používání jakékoli šablony prodejního procesu je klíčovým krokem kvalifikace nových potenciálních zákazníků, kteří vyplnili formulář nebo projevili zájem. Tento kvalifikační proces často zahrnuje telefonát se zákazníkem.
Ale co přesně byste měli říkat? Jak zajistíte, že vám nic neunikne? A jak si to všechno později zapamatujete? Nemusíte se bát. Šablona ClickUp Client Discovery Template řeší tyto obavy a zefektivňuje váš kvalifikační proces.
Rozlučte se s trapným tichem, protože tato šablona obsahuje scénář hovoru, který vám přesně řekne, co máte říkat, slovo od slova. To je doplněno databází otázek, která vám pomůže lépe poznat vašeho potenciálního zákazníka: co potřebuje, co ho motivuje, co ho brzdí a jak se rozhoduje. Navíc můžete duplikovat část věnovanou zjišťovacímu hovoru pro každého potenciálního zákazníka a během hovorů si dělat poznámky.
Použijte tuto šablonu jako výchozí bod, abyste zapůsobili na své potenciální zákazníky a nikdy na nic nezapomněli. Jelikož je šablona integrována do ClickUp Docs, můžete ji průběžně aktualizovat na základě toho, co funguje a co ne, a přizpůsobit její strukturu podle svých preferencí nebo firemních pokynů.
7. Šablona protokolu konverzace ClickUp
Šablona ClickUp Conversation Log doplňuje šablonu pro zjišťování informací o klientech a slouží jako nástroj pro zaznamenávání všech vašich hovorů.
Při kvalifikačních rozhovorech pomocí šablony pro zjišťování informací o klientech můžete použít šablonu protokolu rozhovorů k zaznamenání klíčových podrobností o každém hovoru. Tyto podrobnosti zahrnují čas hovoru, osobu, se kterou jste hovořili, její telefonní číslo, délku hovoru, akce, které je třeba dokončit, a klíčové poznámky z rozhovoru.
Díky využití obou šablon v ClickUp můžete plynule přejít od používání šablony Client Discovery Template během hovoru k vyplnění šablony Conversation Log Template po jeho skončení.
Díky tomu budete mít k dispozici podrobné a přesné záznamy pro budoucí použití a následné akce.
8. Šablona protokolu hovorů s klienty pro Excel od Template Lab
Tato šablona protokolu hovorů s klienty v Excelu je jednoduchý nástroj pro sledování protokolů hovorů, který se zaměřuje na uchovávání informací souvisejících s hovory s klienty.
S touto šablonou Excel můžete snadno sledovat a organizovat základní údaje o hovorech se zákazníky – datum, čas zahájení a ukončení, celkovou dobu trvání, jméno zákazníka, kontaktní číslo, úkoly a poznámky.
Tento pracovní list vám navíc umožňuje využít funkce a vlastnosti aplikace Excel pro další analýzy a vytváření prodejních zpráv. Můžete provádět výpočty dat a vytvářet grafy z údajů v záznamech hovorů, což vám umožní činit informovaná rozhodnutí a optimalizovat své komunikační strategie.
9. Šablona telefonního záznamu Docs Media od Template. Net
Zatímco šablony záznamů hovorů jsou určeny ke sledování interakcí s klienty, tato šablona Docs Media Call Log Template od Template. Net je speciálně přizpůsobena pro sledování a organizování komunikace související s médii.
Tento dokument si můžete stáhnout a upravovat v různých formátech, jako jsou Google Docs, Google Sheets, Microsoft Word, Microsoft Excel a PDF. Pomůže vám spravovat interakce s kontakty, jako jsou novináři a média. Šablona obsahuje pole pro zaznamenávání informací, jako jsou jméno reportéra, médium, telefonní číslo, e-mail, datum a čas hovoru, povaha hovoru a komentáře.
Tento záznamový list zajistí, že všechny vaše interakce s médii budou zdokumentovány a organizovány. Přispívá také k zdokonalení vašich taktických postupů při komunikaci s médii, zlepšení vztahů s mediálními kontakty a optimalizaci vašich mediálních kampaní.
10. Šablona denního záznamu hovorů pro Word od Template. Net
Tato šablona denního záznamu hovorů je univerzální šablona, kterou lze použít ke sledování a zaznamenávání všech typů příchozích a odchozích hovorů.
Záznamy hovorů obsahují pole pro datum a čas, telefonní číslo, kontaktní osobu, účel, délku hovoru a informaci o tom, zda byl cíl hovoru splněn. Použijte tuto šablonu záznamu kontaktů, abyste měli přehled, sledovali počet hovorů a analyzovali metriky hovorů.
Zefektivněte své konverzace pomocí bezplatných šablon záznamů hovorů
S těmito 10 bezplatnými a tisknutelnými šablonami záznamů hovorů v Excelu a ClickUp můžete zefektivnit svou komunikaci a udržovat pořádek jako nikdy předtím. Představte si ten klid, který vám dá vědomí, že máte centrální úložiště, kde můžete ukládat a vyhledávat všechny své záznamy hovorů. ?
Ať už jste součástí týmu zákaznické podpory nebo prodeje, telemarketingu, call centra nebo majitelem malé firmy, nebo prostě jen někým, kdo chce mít vše přehledně uspořádané, tyto šablony záznamů hovorů vám zcela změní život. Stáhněte si bezplatnou šablonu ClickUp, přizpůsobte ji podle svých představ a začněte snadno dokumentovat své konverzace a interakce!