Zákazníci a klienti jsou bezpochyby hnací silou každého podnikání. CRM a projektové řízení udržují oba tyto aspekty pod kontrolou. Zajišťují plynulý provoz a vysokou spokojenost zákazníků.
Vezměte si například Amazon. Jeho schopnost doporučit produkty, o kterých jste ani nevěděli, že je potřebujete? To je CRM v praxi. Software pro řízení projektů zároveň zaručuje, že vaše objednávka bude vždy skladem a doručena včas – protože zpráva „Omlouváme se, tento produkt není k dispozici“ je pro každou společnost obrovskou ztrátou.
A nejde jen o příjemný bonus. Podle společnosti Capterra zaznamenalo 45 % podniků po efektivní implementaci softwaru CRM nárůst tržeb.
Pojďme si tedy tyto dva aspekty rozebrat – objektivně, subjektivně a hlavně tak, aby to bylo ve váš prospěch.
⏰ 60sekundové shrnutí
Prozkoumejte, jak integrace řešení CRM a projektového řízení zvyšuje efektivitu prostřednictvím následujících kroků:
- CRM pomáhá firmám sledovat potenciální zákazníky a spravovat údaje o zákaznících a projektech, aby jim neunikla žádná příležitost.
- Software pro řízení projektů udržuje týmy organizované díky strukturalizaci úkolů, termínů a postupu projektu.
- Integrace obou snižuje nedorozumění, zlepšuje efektivitu pracovních postupů a automatizuje opakující se úkoly.
- Osvědčené postupy, jako je zapojení uživatelů, čistá data a sledování KPI, pomáhají firmám vytěžit maximum ze svých systémů.
- ClickUp kombinuje CRM a řízení projektů do jedné platformy, čímž snižuje náklady a zvyšuje produktivitu.
Co je CRM a k čemu slouží?
V roce 2000 měl Paul Fulchino velké plány pro společnost Aviall, distributora leteckých dílů se sídlem v Dallasu. Jeho cílem bylo proměnit ji v předního poskytovatele služeb v oblasti řízení dodavatelského řetězce pro letecký průmysl.
Na cestě se však vyskytly některé problémy – chaotická zákaznická data a zastaralé procesy:
Věděl, že je čas zavést CRM, a přesně to také udělal:
Během čtyř měsíců se počet prodejních hovorů ztrojnásobil, zákaznická základna vzrostla o 33 % a denní objednávky vyskočily z 1 000 na 2 500 – a to bez navýšení počtu zaměstnanců.
Dalo by se říci, že tento okamžik znamenal začátek vzestupu CRM v podnikové strategii. Dnes 97 % prodejních týmů v USA a Kanadě uvádí, že jejich CRM systém je klíčový pro uzavírání obchodů.
Ale co je to CRM a k čemu slouží?
Systém CRM (Customer Relationship Management) je softwarové řešení, které pomáhá firmám spravovat interakce se zákazníky, sledovat potenciální zákazníky a usnadňovat prodej, marketing a podporu.
📌 Příklad: Martin, majitel malé firmy z Los Angeles, zakládá své vůbec první podnikání. CRM mu pomáhá s následujícími úkoly:
- Ukládá a organizuje údaje o zákaznících (jména, e-maily, telefonní čísla), takže už nikdy nebude hledat kontaktní informace.
- Sledujte potenciální zákazníky od prvního kontaktu až po konverzi a zajistěte, že vám žádný potenciální zákazník neunikne.
- Zaznamenává všechny interakce se zákazníky (e-maily, hovory, chaty), takže má vždy k dispozici kontext, než se s nimi spojí.
- Spravuje prodejní pipeline, což mu poskytuje jasný přehled o stavu každé zakázky.
➡️ Přečtěte si také: Nejlepší bezplatné šablony CRM: Excel, Google Sheets a ClickUp
📮 ClickUp Insight: 92 % profesionálů má potíže sledovat klíčová rozhodnutí.
Podle výzkumu provedeného ClickUpem velká část znalostních pracovníků ztrácí klíčová rozhodnutí v chatových vláknech, e-mailech a roztříštěných tabulkách. Bez centralizovaného systému jsou důležité obchodní informace navždy zapomenuty. ClickUp nabízí nástroj pro správu úkolů, který vám umožňuje okamžitě vytvářet úkoly z zpráv, komentářů, dokumentů a e-mailů, takže se nic důležitého neztratí v záplavě informací. Jste připraveni to vyzkoušet?
Co je software pro řízení projektů?
Nyní si představte, že máte perfektně zpracovaná data o zákaznících, váš CRM systém běží na plné obrátky a vaše prodejní pipeline vzkvétá. Ale bez projektového řízení máte stále velký problém: zdá se, že nedokážete efektivně delegovat úkoly.
Projekty se vlečou, termíny se protahují a váš tým uvízl v nekonečném cyklu nedorozumění. Právě v takových situacích může pomoci software CRM pro řízení projektů, který vám umožní efektivně delegovat úkoly. Zde je několik výhod softwaru pro řízení projektů, které můžete očekávat, jakmile jej začnete používat:
📊 Větší přehlednost projektů: Pokud na stejném projektu pracuje více oddělení, platforma pro řízení projektů zajistí, že týmy budou spolupracovat a termíny se nezmění v „Myslel jsem, že to máš na starosti ty“.
🖇️ Centralizovaná správa úkolů: Každý má svůj vlastní způsob sledování úkolů – poznámkové lístky, tabulky nebo pouhou paměť (riskantní). Nástroj pro správu úkolů vše sjednotí pod jednou střechou a dokonce zasílá upozornění, když jsou závislé úkoly dokončeny.
🔍 Přesné reporty: Vedení miluje čísla. Systém pro řízení projektů načítá data v reálném čase do dashboardů a reportů a nabízí jasný přehled o postupu projektu, ziskovosti a celkovém výkonu týmu.
⌛ Globální sledování času: Pokud fakturujete klientům na základě odpracovaných hodin, potřebujete přesné sledování. CRM pro řízení projektů zaznamenává fakturovatelné a nefakturovatelné hodiny, což pomáhá stanovit přesné sazby a fakturovat klientům bez zmatků.
➡️ Přečtěte si také: Jak vybrat CRM systém pro vaši firmu
To je samozřejmě jen několik důvodů, proč firmy investují do softwaru pro řízení projektů. I když to může znít jako klišé, nejde jen o efektní seznam úkolů – je to základ pro hladký chod projektů, týmů zákaznických služeb a vztahů se zákazníky.
💡 Tip pro profesionály: Hledáte efektivnější přístup? Zkuste spojit tyto klasické strategie řízení projektů s moderními digitálními nástroji a dosáhnete výrazně lepších výsledků.
Výhody integrace CRM a projektového řízení
Je samozřejmé, že spojení CRM a softwaru pro řízení projektů vám ušetří čas a automatizuje nudné úkoly, takže se můžete soustředit na skutečný růst podnikání. Ale jak to přesně funguje? Podívejme se na to na několika příkladech z praxe.
1. Jediný zdroj pravdivých informací
Přepínání mezi více systémy vede k roztříštěným zákaznickým datům, zmeškaným aktualizacím a duplicitní práci. Díky integrované platformě CRM a řízení projektů je vše, od interakcí se zákazníky až po podrobnosti o projektech, centralizováno.
📌 Příklad: Poradenská firma sleduje požadavky klientů, projekty a faktury v jednom systému, čímž předchází nedorozuměním a zpožděním.
2. Rychlejší realizace projektů
Čas jsou peníze a zpoždění stojí obojí. S pomocí softwaru CRM pro řízení projektů mohou týmy přidělovat úkoly, stanovovat termíny a automatizovat schvalování, čímž se snižují překážky a vše probíhá podle plánu.
📌 Příklad: Společnost zabývající se vývojem softwaru urychluje uvádění produktů na trh díky sjednocení svého prodejního týmu a vývojářů v jednotném systému. Ten v podstatě funguje jako software pro správu projektů v klientském portálu, který zajišťuje jasnou komunikaci ohledně potřeb klientů.
3. Vyšší spokojenost zákazníků
Klienti chtějí aktualizace, ale ne 20 e-mailů denně. Systém CRM a řízení projektů jim poskytuje kontrolovaný přístup k průběhu projektu, čímž se snižuje zbytečná komunikace a zachovává se transparentnost.
📌 Příklad: Marketingová agentura umožňuje klientům sledovat stav kampaně v reálném čase, čímž se snižuje potřeba neustálých schůzek o stavu projektu.
4. Silnější spolupráce mezi týmy
Prodej, marketing a zákaznický servis často pracují izolovaně. Když se spojí systémy pro řízení projektů a CRM, týmy jsou na stejné vlně, což zajišťuje plynulé předávání úkolů a méně promarněných příležitostí.
📌 Příklad: Obchodní tým snadno předá zakázku implementačnímu týmu po podpisu smlouvy, čímž se sníží tření při zapracování.
5. Automatizované pracovní postupy šetří čas
Opakující se manuální práce zpomalují týmy. Nástroje CRM pro řízení projektů automatizují klíčové procesy, jako jsou přidělování úkolů, následné kontroly a schvalování úkolů, takže se zaměstnanci mohou soustředit na hodnotnější úkoly.
6. Rozhodování založené na datech
Bez přehledu o situaci se podniky řídí pouze odhady. Integrovaný software CRM a řízení projektů poskytuje přehledy a zprávy v reálném čase, které umožňují sledovat příjmy, výkonnost týmu a efektivitu projektů.
🧠 Věděli jste, že: 48 % organizací se považuje za datově orientované, což je dvojnásobek oproti pouhým 24 % v předchozím roce, což zdůrazňuje rychlý posun směrem k rozhodování založenému na analytice.
➡️ Přečtěte si také: 5 nezbytných CRM integrací pro vaši firmu
Klíčové funkce, které je třeba zvážit
Skvělé, nyní, když znáte význam zavedení systému CRM a řízení projektů, zde jsou funkce, které byste měli hledat:
- Přizpůsobitelné pracovní postupy: Přizpůsobte systém CRM a řízení projektů tak, aby odpovídal vašim obchodním procesům, od prodejních trychtýřů až po sledování projektů.
- Škálovatelnost: Zajistěte, aby nástroj rostl spolu s vaší firmou, zvládal složité projekty a rozšiřoval spolupráci týmu bez přerušení.
- Uživatelsky přívětivé rozhraní: Systém by měl být snadno ovladatelný a vyžadovat minimální školení, aby týmy mohly projekty efektivně spravovat.
- Nástroje pro spolupráci: Integrované zasílání zpráv, sdílené řídicí panely a klientské portály zajišťují, že projektové týmy a zúčastněné strany jsou vždy na stejné vlně.
- Centralizovaná správa dokumentů: Ukládejte, sdílejte a organizujte soubory v rámci platformy CRM a řízení projektů, abyste omezili roztříštěnost informací.
- Automatická oznámení: Informujte týmy pomocí upozornění na aktualizace úkolů, schválení a termíny projektů, abyste předešli zmeškaným akcím.
💡 Tip pro profesionály: Vyzkoušejte tyto osvědčené tipy a triky pro CRM, abyste personalizovali interakce se zákazníky, prohloubili jejich loajalitu a podpořili udržitelný růst.
Jak CRM a projektové řízení spolupracují
Nyní si představte, že všechny funkce, o kterých jsme právě mluvili, zkombinujete s výjimečným řízením úkolů – to je ClickUp.
Jako komplexní aplikace pro práci spojuje dvě výkonné funkce, které konsolidují vaše CRM a řízení projektů do jediného pracovního prostoru: ClickUp CRM a ClickUp Project Management.
Začněme s CRM. ClickUp CRM je vysoce přizpůsobivý systém. Nejste omezeni rigidní, předem danou strukturou.
Za prvé, máte k dispozici přizpůsobitelné pipeline. To znamená, že můžete vytvořit fáze, které dokonale odpovídají vašemu prodejnímu procesu, od „Počátečního kontaktu“ až po „Uzavřenou zakázku“. Nyní máte k dispozici různé možnosti vizualizace. Zobrazení seznamu je skvělé pro rychlý přehled, kanbanové tabule vám umožňují přetahovat zakázky v rámci pipeline a zobrazení tabulky vám umožňuje zobrazit všechna data ve formátu podobném tabulkovému procesoru.
Navíc můžete vytvářet vlastní pole pro sledování konkrétních informací, které jsou důležité pro vaše podnikání, jako je odvětví, zdroj potenciálních zákazníků nebo hodnota obchodu. Mnoho projektových manažerů tráví příliš mnoho času sledováním vztahů a závislostí úkolů, ale ClickUp tento problém řeší pomocí více než 15 vlastních zobrazení.
K dispozici je také centralizovaná databáze kontaktů. Jedná se o dynamický prostor, kde můžete ukládat podrobné informace, historii komunikace a související soubory pro každého potenciálního zákazníka nebo klienta. ClickUp strukturová informace o vašich projektech a klientech v přehledném hierarchickém formátu v rámci prostorů, složek, seznamů, úkolů a podúkolů.
Pokud jde o úkoly, ClickUp Tasks výrazně vylepšuje funkčnost CRM tím, že poskytuje přímé propojení mezi interakcemi se zákazníky a konkrétními kroky.
Každý potenciální zákazník nebo klient může mít přiřazené úkoly, díky čemuž nikdy nezmeškáte následné kroky, schůzky a dodávky. Můžete přiřazovat úkoly členům týmu, stanovovat termíny a sledovat pokrok v kontextu vztahu se zákazníkem. Tato integrace umožňuje plynulou spolupráci a zajišťuje, že každý kontaktní bod je zaznamenán a je na něj reagováno.
Chcete-li vylepšit svůj CRM pracovní postup, využijte závislosti úkolů a automatizaci. Od automatického vytváření následných úkolů po schůzce až po aktualizaci stavu obchodů na základě dokončení úkolů – tyto funkce vám pomohou s efektivní správou zákazníků a zlepšením konverzních poměrů.
📌 Příklad: Řekněme, že spravujete kampaň s newsletterem. Místo ručního sledování každého potenciálního zákazníka:
Registrace nového potenciálního zákazníka → Automatické označení v CRM → Přiřazení následného úkolu → Naplánování zaslání newsletteru
A abyste měli přehled o svém výkonu, můžete si vytvořit dashboardy s vlastními widgety, které vizualizují klíčové metriky, jako jsou konverzní poměry, tržby z prodeje a výkonnost týmu. ClickUp CRM vám v podstatě dává flexibilitu vytvořit si CRM, které funguje přesně tak, jak potřebujete.
Pokud chcete vizuální přehled o míře dokončení úkolů, výkonu týmu nebo efektivitě automatizace, stačí si vytvořit vlastní panel ClickUp.
Můžete si vybrat z více než 50 karet pro sledování postupu úkolů, rozložení pracovní zátěže a sledování cílů – a poté sdílet dashboard se svým týmem nebo klienty pro úplnou transparentnost.
Týmy pro úspěch zákazníků často vytvářejí CRM dashboardy, aby sledovaly stav zákazníků, identifikovaly rizika a sledovaly potenciální příležitosti k růstu.
💡 Tip pro profesionály: S ClickUp Brain bude váš dashboard ještě chytřejší. Namísto ručního prohledávání dat stačí požádat AI a ta okamžitě vyhledá informace z vašeho systému řízení projektů.
Pokud začínáte od nuly, šablona CRM od ClickUp vám poskytne lehký, ale výkonný systém pro správu vztahů se zákazníky.
Zde je vše, co můžete s touto šablonou zvládnout:
- Sledujte potenciální zákazníky, obchody, účty a kontakty.
- Kvalifikujte potenciální zákazníky, uzavírejte obchody rychleji a posilujte vztahy se zákazníky.
- Spravujte fáze prodejního procesu pomocí přehledných vizuálních pracovních postupů.
A nyní k jádru projektového řízení: spolupráce. ClickUp umožňuje týmům spolupracovat v reálném čase napříč:
ClickUp Docs
ClickUp Docs vám umožňuje vytvářet podrobné profily klientů, poznámky z jednání a návrhové dokumenty a upravovat je v reálném čase, aby všichni měli stejné informace. Možnost přiřadit akční položky přímo v dokumentech transformuje tyto poznámky na proveditelné úkoly a zajišťuje, že nikdy nezmeškáte žádné následné kroky. V projektovém řízení usnadňuje Docs vytváření specifikací projektů, programů jednání a znalostních bází, čímž podporuje jasnou komunikaci a odpovědnost.
ClickUp Whiteboards a ClickUp Mind Maps
ClickUp Whiteboards a ClickUp Mind Maps mohou týmům pomoci vizualizovat cesty zákazníků, naplánovat prodejní strategie a vymýšlet řešení pro výzvy klientů. V oblasti řízení projektů tyto nástroje usnadňují plánování projektů, rozdělení úkolů a generování nápadů, což týmům umožňuje vizuálně organizovat složité projekty a identifikovat závislosti. Díky sdílenému vizuálnímu prostoru tyto funkce zlepšují spolupráci, zvyšují porozumění a usnadňují kreativní řešení problémů.
A konečně, dobré řešení CRM a řízení projektů by nemělo vyžadovat neustálé přepínání mezi aplikacemi. Díky integraci ClickUp s více než 1 000 nástroji, včetně Slack, Gmail, Zoom, Outlook a HubSpot, je zajištěn plynulý průběh všech vašich obchodních procesů.
Jak řekl Arnold Rogers, manažer zákaznické podpory společnosti Launch Control:
Integrovali jsme Intercom, Stripe, ChurnZero, Slack, Gmail, ProfitWell atd. To nám umožňuje sledovat finance, retenci, reporty a podrobnosti o zákaznících na jednom místě, protože můžeme čerpat informace ze všech nástrojů, které používáme, a kompilovat je v ClickUp pro snadné použití, aniž by se do toho musely zapojovat všechny oddělení a zabíralo to jejich čas.
Integrovali jsme Intercom, Stripe, ChurnZero, Slack, Gmail, ProfitWell atd. To nám umožňuje sledovat finance, retenci, reporty a podrobnosti o zákaznících na jednom místě, protože můžeme čerpat informace ze všech nástrojů, které používáme, a kompilovat je v ClickUp pro snadné použití, aniž by se do toho musela zapojovat všechna oddělení a zabírat jim čas z jejich rozvrhů.
A pokud stále máte potíže s udržováním všeho na jednom místě, jednoduše přejděte na šablonu pro řízení projektů ClickUp.
Pomáhá projektovým manažerům, programovým manažerům a manažerům portfolia překonávat bariéry, eliminovat překážky a efektivně realizovat projekty díky integrovanému sledování úkolů.
Osvědčené postupy pro integraci CRM a řízení projektů
Úspěšná integrace CRM a nejlepších nástrojů pro řízení projektů může být někdy složitá. Zde je návod, jak na to:
- Zapojení uživatelů: Zapojte svůj tým do integračního procesu již v rané fázi. Lidé, kteří systém denně používají, by měli mít slovo v tom, jak funguje.
- Kvalita dat: Odstraňte duplicity, zastaralé záznamy a nesrovnalosti, abyste předešli budoucím problémům.
- Jasně definujte fáze projektu: Vytvořte si v CRM přehled milníků, časových os a závislostí, abyste měli jasný přehled o postupu projektu.
- Poskytněte odpovídající školení: I ta nejlepší platforma CRM a projektového řízení je k ničemu, pokud váš tým neví, jak ji používat.
- Sledujte KPI: Sledujte metriky CRM, jako je míra dokončení úkolů, pohyb prodejního kanálu a skóre spokojenosti zákazníků, abyste mohli měřit úspěch.
- Synchronizace zákaznických dat: Zajistěte aktualizace v reálném čase v obou systémech, aby nikdo nepracoval s zastaralými informacemi.
Vyberte si ClickUp pro fantastickou efektivitu
Řízení vztahů se zákazníky a zároveň udržování projektů v chodu vám může dát pocit, že máte neustále plné ruce práce.
Proto je ClickUp tak dobrý v tom, že vám ulehčuje práci tím, že zjednodušuje a centralizuje správu úkolů, automatizaci, CRM a dobré řízení projektů na jednom místě.
- Společnost QubicaAMF ušetřila více než 5 hodin týdně, které dříve ztrácela hledáním informací.
- Společnost RevPartners snížila náklady o 50 % díky sloučení tří nástrojů do jednoho.
- Společnost Lulu Press ušetřila díky automatizaci ClickUp 1 hodinu denně na každého zaměstnance, čímž zvýšila efektivitu práce o 12 %.
Nejde o náhodu – je to důkaz, že ClickUp je komplexním řešením pro úspěšné CRM a řízení projektů.
Zaregistrujte se nyní na ClickUp a usnadněte život svému týmu a zvyšte jeho produktivitu.