Projekty mají nesčetné množství podob a velikostí, od přestavby domu až po návrh podnikového datového skladu. I v rámci jedné organizace může mít technický tým projekt vývoje softwaru, personální oddělení projekt výročního výletu týmu, finanční oddělení projekt rozdělení rozpočtu atd.
Bez ohledu na rozsah má každý projekt své vlastní složitosti. Efektivní řízení projektů je jediným způsobem, jak zvládnout složitosti, eliminovat plýtvání, optimalizovat zdroje a dosáhnout cíle.
Naštěstí dnes máme software, který se o to postará. V tomto blogovém příspěvku se podíváme na to, jak můžete ve své organizaci úspěšně implementovat software pro řízení projektů – od plánování až po přijetí.
Porozumění implementaci softwaru pro řízení projektů
Abyste pochopili, co implementace softwaru pro řízení projektů obnáší, musíte znát odpovědi na několik otázek. Pojďme na to.
Co je software pro řízení projektů?
Software pro řízení projektů je digitální nástroj určený ke správě činností, zdrojů a úkolů souvisejících s projektem. Dobrý projektový manažer by do softwaru zadal všechna data a události související s projektem a poskytl všem zúčastněným stranám přehled o projektu.
Co je implementace softwaru pro řízení projektů?
Implementace softwaru pro řízení projektů je proces výběru, nastavení a nasazení nástrojů pro řízení projektů pro různé uživatele. Podrobný postup této činnosti popíšeme dále v tomto blogovém příspěvku.
Jak se vyvíjela implementace softwaru pro řízení projektů?
Samotné řízení projektů prošlo v posledních několika desetiletích významným vývojem.
Éra tabulek: První nástroje pro řízení projektů byly jednoduše tabulky. Projektoví manažeři vytvářeli nekonečné tabulky a grafy, aby mohli spravovat všechny informace na jednom místě. Bylo to velmi manuální a spolupracovat na tom bylo obtížné.
Éra ERP/CRM: Velké organizace přešly od tabulek k softwaru pro plánování podnikových zdrojů (ERP) a řízení vztahů se zákazníky (CRM), který jim umožnil spravovat úkoly související s konkrétními projekty. Například CRM mohl zpracovávat marketingový pracovní postup.
Bez zaměření na řízení projektů byly tyto nástroje pouze provizorním řešením. Byly nedostatečné a neefektivní. Navíc bylo náročné je implementovat nebo dokonce používat.
Éra jednoduchých správců úkolů: S rozvojem modelu SaaS se staly populárními mnoho jednoduchých nástrojů pro správu úkolů. Projektoví manažeři vkládali stovky úkolů do jednoduchých kontrolních seznamů, což znemožňovalo správu projektů ve velkém měřítku.
Éra výkonného softwaru pro řízení projektů: S rozvojem trhu SaaS se nástroje pro řízení projektů staly výrazně výkonnějšími. All-in-one nástroj pro řízení projektů, jako je ClickUp, vám umožňuje řídit jakýkoli druh projektu přesně tak, jak chcete.
Díky flexibilitě, přizpůsobení, integraci a automatizaci je výkonný software pro řízení projektů super silou každého projektového manažera!
Je to jako mít virtuální velín na dosah ruky, který umožňuje plynulou komunikaci, spolupráci a sledování pokroku.
Proč se nyní všichni baví o softwaru pro řízení projektů?
Pandemie a nárůst hybridních modelů práce postavily software pro řízení projektů do centra organizační produktivity. Jak se rozptýlená pracovní síla stala normou, software pro řízení projektů se stal virtuální kanceláří.
Pokud vám to zní jako velká slova, chápeme vás. Podívejme se podrobně na to, proč byste měli zvážit implementaci softwaru pro řízení projektů.
Porozumění potřebě implementace softwaru pro řízení projektů
Vaše firma je rušným úlem plným aktivit. Projekty jsou medem a váš tým pilnými včelami. Bez systému, který by tyto projekty organizoval, stanovoval jejich priority a sledoval je, se situace může rychle zkomplikovat. Dobré provedení projektu tomu může zabránit a přinést mimořádnou hodnotu. Zde je návod, jak na to.
Konsolidace: Software pro řízení projektů konsoliduje všechny informace, akce a výsledky projektu. V jakémkoli okamžiku zde najdete vše, co potřebujete vy nebo kdokoli jiný. Díky tomu je řízení projektů jednoduché a efektivní.
Přehlednost: Implementace softwaru pro řízení projektů poskytuje přehled o všech vašich projektech a zdůrazňuje, co je na dobré cestě a co potřebuje popostrčit. Díky této transparentnosti můžete snadno činit obtížná rozhodnutí.
Spolupráce: V případě vzdálených/hybridních týmů implementace softwaru pro řízení projektů překlenuje fyzickou vzdálenost a umožňuje plynulou spolupráci bez ohledu na časová pásma nebo umístění.
I když jste tým pracující na jednom místě, řešení pro řízení projektů umožňují spolupráci s partnery, dodavateli, zákazníky, sponzory atd. a sjednocují všechny klíčové zúčastněné strany.
Předvídatelnost: Software pro řízení projektů vám umožňuje porovnávat plány se skutečnými výsledky v reálném čase. Na základě svých výsledků můžete upravovat své budoucí plány, aby byly přesnější.
Automatizace: Skvělý software pro řízení projektů vám nejen umožňuje vykonávat práci, ale také vám část zátěže odlehčí. Automatizuje opakující se/předvídatelné procesy, čímž uvolňuje čas vašemu projektovému týmu, aby se mohl soustředit na to, co umí nejlépe.
Neustálé zlepšování: Software pro řízení projektů zaznamenává vše, co se týká projektu. V závislosti na tom, kam se podíváte, je to pokladnice poznatků o všem, co můžete v budoucnu zlepšit.
Jak vidíte, výhody softwaru pro řízení projektů daleko přesahují pouhou organizaci práce. Vnáší tempo a přesnost do vašich obchodních procesů. Umožňuje projektovým manažerům maximalizovat výsledky z jejich stávajících zdrojů.
Klíčem k využití nejlepších nástrojů pro řízení projektů pro úspěch v podnikání je však jejich implementace. Pokud je nastavíte nesprávně, může se to stát noční můrou, která bude bránit každodenní práci.
V další části se podíváme na to, jak můžete nastavit svůj software pro řízení projektů tak, aby urychlil úspěch vašeho podnikání.
Klíčové kroky pro implementaci softwaru pro řízení projektů
Implementace softwaru pro řízení projektů vytváří základ pro všechny činnosti, které na něm provádíte. Slabé základy mohou být nespolehlivé a neefektivní, a proto se téměř nepoužívají.
Abyste vytvořili pevný základ, potřebujete úspěšný plán implementace softwaru. Máte štěstí! Zde je plán s příklady využívajícími projekt vývoje softwaru.
Krok 1: Provedení posouzení potřeb a definování obchodních požadavků
Než se vydáte na nákupy, musíte si ujasnit, co vlastně chcete. Implementaci softwaru pro řízení projektů proto začněte komplexním procesem posouzení potřeb.
1. Shromážděte požadavky
Zeptejte se svých projektových týmů, co potřebují. Identifikujte všechny zúčastněné strany zapojené do projektů vaší organizace a požádejte je o jejich názor. Například:
- Vývojář může potřebovat funkce pro přidávání uživatelských příběhů, správu backlogu, stanovení priorit úkolů, zahrnutí akceptačních kritérií atd.
- Kvalitní analytik může potřebovat popis případů použití, kontrolní seznamy, možnost komentovat vývojáře atd.
- Projektový manažer může chtít vidět zprávy, dostávat oznámení o úkolů po termínu atd., stejně jako v softwaru pro správu produktů.
Vytvořte si jasný seznam všeho, co od softwaru pro řízení projektů potřebujete.
2. Identifikujte výzvy
Ne všechny potřeby jsou členy týmu jasně formulovány. Jak by řekl Ford, když se jich zeptáte, většina lidí si myslí, že potřebují rychlejšího koně. Pozorujte tedy současný proces řízení projektů a identifikujte mezery.
Pokud například řídíte projekty pomocí tabulek, může vám velmi chybět možnost diskutovat o konkrétním úkolu v kontextu. Tato roztříštěná komunikace vede k neefektivní práci.
3. Definujte úspěch
Jasně formulujte, jak by měla vypadat úspěšná implementace softwaru pro řízení projektů. Jsou to rychlejší cykly nasazení, lepší synergie týmu nebo větší spokojenost zainteresovaných stran?
Tyto metriky se vám budou hodit při hodnocení návratnosti investic do softwaru pro řízení projektů.
Krok 2: Výběr dodavatele a vhodného softwaru
Počet možností, které máte k dispozici pro software pro řízení projektů, je 442 (podle G2)! Pokud máte na starosti výběr dodavatele, máte před sebou nelehký úkol. Mezi nejčastější funkce, na které je třeba se při výběru správného produktu zaměřit, patří následující.
Správa úkolů
I když se jedná o nejzákladnější potřebu, zajistěte hierarchii kontrolních seznamů, dílčích úkolů, úkolů, seznamů, složek, pracovních prostorů atd. Hierarchie projektů ClickUp je navržena tak, aby umožňovala lepší organizaci a větší kontrolu. Pro softwarové týmy ClickUp také umožňuje přizpůsobení úkolů, jako jsou chyby, milníky, požadavky na změny atd.
Dokumentace
Všechny projekty mají zdroje, dokumenty a poznatky, ke kterým musí členové týmu čas od času přistupovat. Vyberte si nástroj, který to umožňuje bez námahy.
ClickUp Whiteboard vám poskytuje čisté plátno pro brainstorming/plánování pracovních postupů. ClickUp Docs vám umožňuje psát a sdílet dokumenty pouhým kliknutím na tlačítko. S ClickUp AI můžete automaticky shrnovat dlouhé dokumenty pro snazší přístup.
Šablony pro řízení projektů ClickUp vám také poskytnou odrazový můstek pro začátek!
Viditelnost
Ne všechny projekty mají stejný smysl. Projektoví manažeři potřebují různé pohledy, aby mohli činit různá rozhodnutí.
ClickUp nabízí více než 15 zobrazení, abyste mohli své informace vidět tak, jak vám to vyhovuje:
- Kalendářový pohled pomáhá při plánování, přetahování a ukládání úkolů pro větší efektivitu.
- Zobrazení časové osy mapuje závislosti, takže můžete vytvářet nouzové plány.
- Zobrazení pracovní zátěže ukazuje dostupnost a produktivitu týmu pro lepší alokaci zdrojů.
- Zobrazení chatu umožňuje spolupráci v reálném čase.
ClickUp obsahuje agilní nástroje pro řízení projektů pro softwarové týmy, jako jsou scrum tabule, grafy burnup/burndown atd.
Integrace
Dobrý nástroj pro řízení projektů musí být kompatibilní s vaším současným a budoucím technologickým vybavením. Pro softwarový tým to může být GitHub, který propojuje commity, pull requesty a problémy.
Pro tým zabývající se obsahem by to mohlo být propojení s Google Docs, které umožňuje snadný přístup ke všem zdrojům. A samozřejmě každý ocení integraci se Slackem.
ClickUp se hladce integruje s více než 1 000 nástroji, včetně Vimeo, Zoom a Tableau.
Jakmile najdete nástroj/software pro řízení projektů, který splňuje všechny vaše požadavky, je čas jej implementovat a spustit pro vaše uživatele.
Krok 3: Zahájení projektu a implementace ERP
Tato fáze je klíčová, protože představuje přechod od plánování k akci, kdy se strategická vize začíná konkrétně realizovat.
- Získejte souhlas zainteresovaných stran: Sjednoťte vedení organizace a sponzory ohledně vize a cílů.
- Nastavení ERP: Nakonfigurujte systém ERP tak, aby byl připraven podporovat váš implementační cyklus a podle potřeby integrujte další nástroje.
- Zapojte celý tým: Vytvořte tým pro implementaci projektu, který bude zahrnovat projektové manažery, supervizory, kontaktní osoby atd.
- Spusťte projekt: Komunikujte se všemi zúčastněnými, vzbuďte u potenciálních uživatelů nadšení z toho, co je čeká.
Krok 4: Vypracování harmonogramu implementace a stanovení cílů
Při zavádění softwaru od dodavatele se jedná o projekt, jehož cílem je řídit implementaci softwaru pro řízení projektů (ano, je to trochu meta!).
Je tedy třeba dodržovat metodiky řízení projektů:
- Rozdělení implementace softwaru pro řízení projektů na zvládnutelné úkoly
- Naplánujte jasný časový harmonogram pro každý úkol/milník.
- Stanovte jasné cíle implementace, jako jsou bezpečnostní standardy, protokoly pro přenos dat, zaškolení uživatelů atd.
Plán implementace softwaru pro řízení projektů je vaší cestovní mapou, která předvídá každý obrat a kontrolní bod. Pokud jste v plánování implementace nováčkem, máme pro vás řešení.
Šablony implementačního plánu ClickUp
Šablona plánu implementace projektu ClickUp je plánem vašeho projektu, který nastiňuje rozsah projektu, fáze, klíčové aktivity a odpovědnosti.
Šablona pokročilého implementačního plánu ClickUp nabízí komplexní rámec pro projekty vývoje softwaru, na kterých se podílí více týmů nebo oddělení.
Šablona pro řízení implementace ClickUp je vaším projektovým dashboardem, který nabízí přehledný pohled na pokrok, úkoly a milníky.
Je to podobné jako používání panelu pro správu verzí k monitorování postupu vývoje, stavu větví a požadavků na sloučení, což zajišťuje hladký průběh projektu a jeho soulad s cíli.
Krok 5: Plánování školení a podpory
Pro organizace, které zavádějí nový software, je přijetí produktu jednou z největších výzev. Pokud má nástroj splnit svou vizi a dosáhnout svých cílů, musí jej všichni přijmout a používat každý den. To vyžaduje trochu popostrčení.
- Vytvořte školicí programy, které uživatelům představí produkt.
- Najděte první uživatele, kteří se mohou stát šampiony ve svých týmech.
- Shromažďujte zpětnou vazbu od prvních uživatelů a podle toho provádějte úpravy.
- Vytvořte šablony projektových plánů
- Nastavte mechanismy pro průběžnou podporu.
Krok 6: Testování konfigurace softwaru, akceptační testování a zajištění kvality
Než dokončíte implementaci softwaru pro řízení projektů, je třeba provést tři závěrečné kroky.
Testování konfigurace softwaru: Zajistěte, aby byl software pro řízení projektů implementován podle vašich specifikací. To zahrnuje:
- Jakékoli vlastní značky, barvy a loga
- Uživatelské profily a řízení přístupu
- Autorizace a autentizace
Testování přijatelnosti uživateli: Ujistěte se, že uživatelé otestovali všechny funkce, které potřebují. Povzbuďte je, aby vymysleli různé scénáře, ve kterých budou produkt používat, a otestovali daný pracovní postup.
Zajištění kvality: To je záležitost vašich IT týmů. Proveďte důkladné testování zabezpečení, zranitelnosti, integrace, souladu s předpisy atd. Pokud jste použili šablonu pro vývoj softwaru, budete mít v této fázi k dispozici kontrolní seznam všeho, co je třeba zkontrolovat.
Bez ohledu na to, jak důkladně implementujete software pro řízení projektů, pravděpodobně narazíte na určité výzvy. Podívejme se, jak je můžete překonat.
Překonávání výzev a rizik spojených s implementací
Zavedení nového softwaru s sebou přináší řadu technických, logistických a kulturních výzev. Zde je několik tipů, jak se vyhnout problémům při řízení projektů nebo jak je řešit, pokud se vyskytnou.
Zaveďte strategii řízení změn.
Vaše organizace bude odolávat změnám. To je normální a dá se to očekávat. Abyste tuto výzvu překonali, začněte včas.
Při implementaci nového softwaru zároveň realizujte strategii řízení změn.
- Komunikujte pravidelně a jasně se všemi zúčastněnými stranami.
- Naplánujte besedy/schůzky, abyste rozptýlili obavy a zodpověděli otázky.
- Prodiskutujte přechod na nový systém.
- Ujistěte své týmy, že máte plán, jak zvládnout případné narušení provozu.
Zapojte zainteresované strany v rané fázi
Nikdo nemá rád nové procesy, které jsou mu vnucovány shora. Zapojte je proto včas a zahrňte je do rozhodovacího procesu.
Zapojte klíčové zúčastněné strany, jako jsou projektoví manažeři, vedoucí týmů, IT a koncoví uživatelé, již od počátečních fází výběru a plánování implementace softwaru. Porozumějte jejich potřebám, obavám a očekáváním a zajistěte, aby řešení splňovalo požadavky.
Začněte v malém a postupně rozšiřujte
Pokud změníte celý systém řízení projektů přes noc, vaše týmy se budou cítit přetížené. Abyste tomu předešli, provádějte změnu postupně.
Postupné zavádění softwaru vám umožní otestovat software na menší skupině, vyřešit případné problémy a až budete zcela přesvědčeni, zavést jej v celé společnosti.
Zajistěte školení
Dnešní software je intuitivní a k jeho používání není třeba komplexní školení. Při samostatném objevování produktů však mohou vaši uživatelé přehlédnout výkonné funkce, na které nenarazí.
Zajistěte, aby váš projektový tým využíval software na maximum, a to nabídkou školení. Zpřístupněte online výukové programy, často kladené otázky a uživatelskou dokumentaci. Můžete to také udělat neformálně organizováním setkání pro sdílení znalostí.
Sledujte a optimalizujte
Dobrý proces implementace softwaru je nepřetržitý. Sledujte, jak uživatelé produkt používají v průběhu celého životního cyklu projektového řízení. Zjistěte, které funkce jsou nejoblíbenější a které nejméně oblíbené. Shromažďujte zpětnou vazbu o tom, co produktu chybí.
Všechny tyto poznatky předložte dodavateli a produkt pravidelně optimalizujte.
Zefektivněte řízení projektů s ClickUp
Ať už se jedná o #lifeproject nebo projekt související s prací, jeho řízení vyžaduje celou řadu nástrojů. Komplexní software pro řízení projektů ClickUp je navržen tak, aby byl vaším flexibilním, přizpůsobitelným a výkonným pomocníkem.
Díky funkcím pro kreativitu, spolupráci, organizaci, konverzace, reporting a dalším funkcím umožňuje bezplatný software pro řízení projektů ClickUp týmům efektivně spolupracovat. ClickUp vyniká jako komplexní nástroj, který nejen usnadňuje implementaci softwaru, ale také obohacuje řízení distribuované pracovní síly.
Ať už jste sami týmem vývojářů softwaru nebo firmou, která do své organizace zavádí řešení pro řízení projektů, ClickUp je určen právě pro vás.
Nevěřte nám jen na slovo. Vyzkoušejte ClickUp ještě dnes zdarma!
Často kladené otázky týkající se implementace softwaru pro řízení projektů
1. Co je to řízení projektů implementace softwaru?
Řízení projektů implementace softwaru je strukturovaný proces plánování, organizování a dohledu nad nasazením softwarového systému v organizaci.
Tento pojem – implementace softwaru a řízení projektů – se vztahuje na řízení jakéhokoli softwarového projektu.
Liší se to mírně od tématu tohoto blogového příspěvku – implementace softwaru pro řízení projektů –, které se týká zavedení softwaru pro řízení projektů.
2. Jak implementovat nový software pro řízení projektů?
Implementace nového softwaru pro řízení projektů je šestistupňový proces, který se skládá z:
- Provedení posouzení potřeb a definování obchodních požadavků
- Výběr dodavatele a správného softwaru
- Zahájení projektu a implementace ERP
- Vypracování harmonogramu implementace a stanovení cílů
- Plánování školení a podpory
- Testování konfigurace softwaru, akceptační testování a zajištění kvality
3. Co je to implementace systému v projektovém řízení?
V projektovém řízení se implementace systému týká výběru a zavedení nového softwarového systému. Organizace často volí termín implementace systému, protože zároveň mění/optimalizují své procesy a pracovní postupy.